1. YLEISTÄ Lappeenrannan teknillinen yliopisto Toimintasuunnitelma vuodelle 2013 Kaplaaki ry toimii Lappeenrannan teknillisen yliopiston tuotantotalouden opiskelijoiden etujärjestönä sosiaali-, opinto-, vapaa-ajan- sekä ammatillisissa asioissa. Tarkoituksena on vaalia ja välittää perinteitä sekä pysyä alan kehityksessä mukana. Tärkeimmät sidosryhmät LUT, Tuotantotalouden koulutusohjelma LTKY Lappeenrannan teknillisen yliopiston ainejärjestöt TEK Yhteistyökumppanit Sisarkillat ESTIEM LTKY:n alaiset kerhot 2. HALLITUS JA TOIMIHENKILÖT Hallitukseen kuuluu Kaplaaki ry:n sääntöjen mukaisesti puheenjohtaja ja 4-7 jäsentä. Hallitus valitsee tarvitsemansa toimihenkilöt emäntää, isäntää ja fuksivastaavaa lukuun ottamatta vuoden alussa järjestäytymiskokouksensa jälkeen. Hallitus ja toimihenkilöt kokoavat kukin toiminnastaan vuoden aikana tiedostot, joissa he kertovat oleellisimmat asiat ja joihin he säilövät tarvittavat tiedot ja asiakirjat seuraavan vuoden viranhoidon helpottamiseksi. Vanhat toimijat perehdyttävät uudet toimijat heti toimikauden alussa. Organisaatiota tulee kehittää siten, että kiltatoiminnan mielekkyys ja toimintatyytyväisyys säilyy hyvänä. Hallituksen alaisuuteen perustetaan jaostoja ja työryhmiä hallituksen valitseman vastuuhenkilön alaisuuteen. Toimihenkilöt, jaostot ja työryhmät toimivat hallituksen alaisuudessa. Jaostojen ja työryhmien tarkoituksena on integroida enemmän jäsenistöä killan toimintaan. Hallitus ja toimihenkilöt virkistäytyvät hallituksen oman budjetin rajoissa.
Kehitetään johtamiskäytäntöjä ja selkeytetään hallituksen ja toimihenkilöiden välistä työnjakoa. Tehostetaan Kaplaakin toimintaa lisäämällä yhteistyötä hallituksen vastuualueiden välillä. Hallituksen jäsenet ovat velvollisia valmistelemaan hallituksen kokouksissa käsiteltävät asiat etukäteen. Hallitus pyrkii lisäämään entisestään toiminnan läpinäkyvyyttä jäsenistön suuntaan. 3. TALOUS Killan toiminta rahoitetaan avustuksin, liittymis- ja kannatusmaksuin, myyntituotoin, yritysyhteistyöstä saatavin varoin sekä projektien ja tapahtumien tuotoilla. Killan talous tulee säilyttää järkkymättömänä. Hallitus kartoittaa mahdollisuuksia hankkia uusi kirjanpito-ohjelma. Hallitus kilpailuttaa killan pankkiyhteistyön kevään 2013 aikana. Hallitus selvittää erilaisia mahdollisuuksia killan ylimääräisten varojen hoitoon, kuitenkin siten, että killan maksuvalmius säilytetään hyvällä tasolla. 4. YRITYSYHTEISTYÖ Kaplaakin suhdetoimintaa yrityksiin koordinoivat hallituksen valitsemat henkilöt. Suhdetoiminnan kautta pyritään pysymään alan kehityksessä mukana sekä hankkimaan uusia killan ja sen jäsenistön kannalta tärkeitä ja hyödyllisiä yhteistyökumppaneita. Lisäksi parannetaan suhteita vanhoihin yhteistyökumppaneihin.
Yhteistyökumppaneiden avulla kerätään varoja killan toiminnan ylläpitämiseen sekä etenkin sen kehittämiseen. Varojen hankinta tapahtuu haalarimainoksien myymisellä sekä muilla yhteistyösopimuksilla. Etenkin pitkäaikaisilla yhteistyösopimuksilla pyritään vähentämään vuotuista työmäärää sekä killan, että yhteistyöyrityksen osalta. Tapahtumakohtaista suhdetoimintaa kehitetään entisestään, jotta esimerkiksi jokavuotisten tapahtumien kuluja pystyttäisiin kattamaan entistä paremmin yhteistyösopimuksien kautta. Tuta-päivien yhteistyökumppaneiden hankkimista jatketaan syksyn 2012 aikana muodostetun toimikunnan kanssa. Vuosijuhlien yhteistyökumppaneiden hankkimista jatketaan heti vuoden alusta alkaen. Vuoden 2013 aikana muodostetaan Kaplaakin yrityssuhdeverkosto, jonka tarkoituksena on parantaa killan yrityssuhdetoimintaa pitkällä aikavälillä. Hankitaan ainakin kaksi uutta yrityssuhdeverkostokumppania. Haalarit hankitaan kalenterivuoden aikana. Tilataan haalarit syksyllä heti fuksien haalarikokojen selvittyä. Fukseja ohjeistetaan haalarimainosmyynnistä ennen lukukauden alkua toimitettavassa fuksioppaassa. Järjestetään haalarisovitus kandifukseille fuksiviikkojen aikana ja muille fukseille heti alkusyksystä. Hankitaan Kaplaaki-tarralla saatavia etuuksia. Informoidaan jäsenistöä Kaplaaki-tarroista ja niiden etuuksista, sekä jaetaan tarrat jäsenistölle.
5. EDUNVALVONTA Opintoasioihin vaikutetaan koulutusohjelman neuvoa-antavassa johtoryhmässä, OPStyöryhmässä, tutkintoanomustyöryhmässä sekä tiedekuntaneuvostossa olevien ja muiden hallinnon opiskelijaedustajien, sekä ylioppilaskunnan koulutuspoliittisen sektorin avulla. Kilta vaikuttaa osaltaan siihen, että tiedekunnan ja koulutusohjelman valmisteleviin toimielimiin saadaan kattava opiskelijaedustus. Suhteet koulutusohjelman henkilökuntaan pidetään hyvinä mm. kotipiiritapaamisten avulla. Kilta käsittelee yhdessä koulutusohjelman henkilökunnan kanssa kurssipalautteita. Killan hallitus osallistuu myös muihin koulutusohjelman kehittämisprojekteihin ja työryhmiin, esimerkiksi tiedekunnan kandiuudistuksen suunnitteluun. Lisäksi osallistutaan tuotantotalouden laitoksen kehittämispäiville. Hallitus osallistuu aktiivisesti syksyn fuksiviikkojen ja erityisesti tuotantotalouden osaston sekä Kaplaakin yhteisen toimintailtapäivän suunnitteluun ja toteutukseen. Killan hallituksen keskuudestaan valitsema henkilö osallistuu ylioppilaskunnan kopo-tapaamisiin, muun muassa edunvalvontatoimikunnan kokouksiin. Killan hallitus järjestää prujukierrätyksen kaksi kertaa vuodessa. Hallitus tarkistaa harjoitustyöoppaan ja päivittää sen tarpeen mukaan. Kaplaaki ottaa osaa dekaanin tapaamisiin yhdessä tiedekunnan hallinnon opiskelijaedustajien kanssa. Hallitus osallistuu tiedekunnan uusien fuksien perehdyttämiseen tarkoitetun infomateriaalin suunnitteluun ja tekemiseen. Hallitus valitsee edustajat Tuotantotalouden koulutusohjelman neuvoa-antavaan työryhmään.
6. KULTTUURI JA LIIKUNTA Kaplaaki ylläpitää ja edistää Lappeenrantalaista teekkarikulttuuria, osallistuu aktiivisesti ylioppilaskunnan järjestämiin tapahtumiin ja tempauksiin sekä tukee jäynäkulttuuria. Saunaillat järjestetään perinteitä vaalien. Kiltaneuvostossa sekä fuksi- ja saunatoimikunnassa kehitetään vapaa-ajantoimintaa yliopistossamme yhdessä muiden kiltojen sekä ylioppilaskunnan kanssa. Kaplaaki organisoi liikuntatoimintaa jäsenistölle ja osallistuu liikuntamahdollisuuksien kehittämiseen ylioppilaskunnan ja muiden kiltojen kanssa. Fukseille välitetään tietoutta teekkarielämästä ja heitä autetaan sopeutumaan yliopistoelämään. Killan projekteihin kuuluvat vuonna 2013: Killan logo maalataan Wappuna Punkkerimäkeen. Järjestetään killan sisäiset kyykkämestaruuskilpailut. Järjestetään Fuksitehtävien jatkot keväällä osana kiltojen yhteistä tapahtumakiertoa. Vuoden aikana järjestetään akateemiset vuosijuhlat. Keväällä järjestetään Tutapäivät. Hallitus järjestää kehittämispäivän, jolloin jäsenistöllä on mahdollisuus esittää ideoita killan toiminnan kehittämiseksi. Lukuvuoden alussa järjestetään uusille opiskelijoille toimintapäivä yhdessä tuotantotalouden koulutusohjelman kanssa. Syksyn aikana aloittaneista fukseista kootaan fuksijaosto, joka järjestää haluamansa tapahtuman. Jaoston kokoamisesta, toiminnasta sekä tapahtuman järjestämisestä vastaa fuksivastaava. Hallitus järjestää vähintään kaksi liikuntatapahtumaa ja kehittää liikuntatapahtumista tiedottamista tehokkaammaksi. Kootaan jäynätoimikunta, joka tekee haluamansa jäynän. Toimikunnan kokoamisesta,
Lappeenrannan teknillinen yliopisto Toimintasuunnitelma vuodelle 2013 toiminnasta sekä jäynän tekemisestä vastaa fuksivastaava. Kilta järjestää fukseille suunnatun tervehenkisen tapahtuman, jonka avulla fukseja voidaan perehdyttää teekkarikulttuuriin. Kaplaaki tilaa ja myy wappumerkit vuonna 2013. Kaplaakin 40. akateemisten vuosijuhlien suunnittelu aloitetaan jo syksyn alussa. 7. ULKOASIAT Kaplaaki edistää jäsenistönsä kansainvälistymistä parhaansa mukaan olemalla mukana ESTIEM-toiminnassa sekä integroimalla kansainvälisiä maisteriopiskelijoita kiltaan. Yhteydenpitoa myös suomalaisten sisarkiltojen kanssa vaalitaan ja erilaisia yhteistyömahdollisuuksia kehitetään.. Vuonna 2013 Kaplaaki järjestää vuoden 2013 tutapäivät Lappeenrannassa. Hallitus järjestää tuotantotalouden opiskelijoille suunnatun TIMES-case kilpailun. LUT:n alkukarsinta vuoden 2013 kilpailuun järjestetään vuoden 2012 lopussa yhteistyössä Strategiakonsultoinnin case-kurssin kanssa. Paikallisen TIMESalkukarsinnan voittajajoukkue lähetetään edustamaan yliopistoamme välieriin Göteborgiin. TIMES kilpailun kuluja katetaan sponsoriavustuksin. Kaplaaki lähettää osallistujia vähintään yhdeksään (9) ESTIEM-tapahtumaan ja järjestää ainakin yhden (1) tapahtuman vuoden aikana. Saadaan vähintään seitsemän (7) uutta matkustajaa. Aalef- lehteen kirjoitetaan ESTIEM -aiheinen artikkeli. Tapahtumien korvausperusteet arvioidaan ja tehdään tarvittaessa muutoksia. Kansainvälisen maisteriohjelman tutorit perehdytetään Kaplaakin KV-toimintaan ennen fuksiviikkoja ja huomioidaan Kaplaakin järjestämässä tutor-toiminnassa.
Lappeenrannan teknillinen yliopisto Toimintasuunnitelma vuodelle 2013 Kaplaaki kartoittaa mahdollisuutta järjestää ESTIEM:n Committee Meeting vuonna 2013. Kaplaaki kartoittaa mahdollisuutta järjestää LG Exchange vuonna 2013. 8. EXCURSIOT Kaplaaki pyrkii edistämään jäsenistön ammatillisia valmiuksia sekä urakehitystä järjestämällä eri vuosikursseille sekä kaikille jäsenille suunnattuja excursioita. Pukukursio järjestetään ensisijaisesti vanhemmille opiskelijoille ja fuksikursio fukseille. Excursioiden kulujen kattamiseksi pyritään keräämään yhteistyöavustuksia. Muut mahdolliset kulut katetaan excursiolippujen maltillisilla korotuksilla. Kaplaaki ry järjestää tammi/helmikuussa yritysexcursion. Hallitus jatkaa ulkomaan excursion suunnittelua. Myös mahdollisuuksia excursion järjestämiseen yhdessä sisar- tai naapurikiltojen kanssa kartoitetaan. Pukukursio suunnataan tuta-di:n työkentän yrityksiin. Fuksikursio järjestetään uusien opiskelijoiden aloitettua opinnot. Kotimaan Rankka on pidempi excursio, joka on tarkoitettu koko jäsenistölle. Kotiseutukursio järjestetään Wapun aikaan. 9. KILTAHUONE Kiltahuone pidetään vapaa-ajan huoneena kaikille kiltalaisille yliopiston kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti. Kiltahuonetta käytetään killan toiminnan keskittämiseen, tiedonjakoon sekä rentoutumistarkoitukseen. Kiltahuoneesta huolehtivat hallitus ja toimihenkilöt.
Huone pidetään siistinä ja siivotaan perusteellisesti vähintään neljä kertaa vuodessa. Siivouksen yhteydessä huolletaan kahvin- ja vedenkeitin. Paitojen ja muiden killan tuotteiden myynti järjestetään organisoidusti neljä kertaa vuodessa kiltahuoneella. Killan hallituksen jäsenet ja toimihenkilöt myyvät killan tuotteita kiltahuoneella myös muina aikoina mahdollisuuksien mukaan. 10. TIEDOTUS Killan tiedotusvastuuta jaetaan hallituksen jäsenten sekä toimihenkilöiden kesken vastuualueiden mukaisesti entistä tehokkaammin. Pääasiassa tiedotuksesta vastaa hallituksen valitsema tiedottaja, joka välittää ylioppilaskunnan, muiden kiltojen sekä muiden eri sidosryhmien tiedotteet keskitetysti jäsenistölle. Ensisijaiset tiedotuskanavat ovat killan omat sähköpostilistat, virallinen ilmoitustaulu sekä killan www-sivu. Muita tiedotukseen käytettäviä kanavia ovat sosiaaliset mediat ja uusille opiskelijoille suunnattu fuksiopas. Ilmoitustauluna käytetään killan virallisen ilmoitustaulun sekä nettisivujen lisäksi fuksi-ilmoitustaulua. Koulutusohjelman henkilökuntaa tiedotetaan kotipiiritapaamisten sekä osastosihteerin kautta. Kaplaakin hallituksella on oma postituslista (kaplaaki@lists.lut.fi), jota kiltalaiset voivat halutessaan käyttää välittäessään ajatuksia killan hallitukselle. Kiltalaiset voivat lähettää palautetta nettisivujen palaute-osion kautta. Killan hallituksen kokousten pöytäkirjat julkaistaan killan www-sivuilla, sekä virallisella ilmoitustaululla. Hallituksen kokouskutsut ja esityslistat toimitetaan sähköisesti. Killan kokouksista tiedotetaan säännöissä mainituilla tavoilla sekä sähköisesti. Hallituksen ja toimihenkilöiden sisäinen tiedotus hoidetaan pääasiassa hallituksen sähköpostilistan kautta. Tapahtumista otettuja kuvia arkistoidaan killan kuvagalleriaan.
Koulutusohjelman ja Kaplaakin välisistä kotipiiritapaamisista laaditaan tiedote wwwsivuille. Hallitus kartoittaa Kaplaakin nettisivujen päivittämismahdollisuuksia uudistetulle pohjalle. Hallitus parantaa tiedottamistaan jäsenpalvelukyselystä saamansa palautteen avulla. 11. ALUMNI JA TUNNUSTUKSET Alumnitoiminnan tarkoituksena on tukea ja edistää killan toimintaa sekä tukea Kaplaakin jäsenistöä sekä opinto- että ammatillisissa asioissa. Alumnitoiminnalle luotua pohjaa pyritään kehittämään ja vahvistamaan. Hallitus palkitsee mahdollisuuksien mukaan ansioituneita killan jäseniä sekä tuotantotalouden koulutusohjelman luennoitsijoita. Hallitus ottaa huomioon jäsenistön ehdotukset palkinnon saajista. Tehdään yhteistyötä Kaplaakin Alumni ry:n kanssa. Hallitus palkitsee vuoden Tuta-opettajan.