SISÄASIAINHALLINNON PALVELUKESKUKSEN ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA 329/060/08 Arkistotunnus Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t 0 YLEISHALLINTO 00 Valtioneuvoston ym. päätökset sekä niiden valmistelu ja hallituksen esitykset 01 Hallinnonalan yleiskirjeet ja ohjeet 02 Toiminnan ulkopuolinen ohjaus, valvonta ja raportointi 020 Valtiontalouden tarkastusviraston kertomukset ym. t, sekä niihin liittyvät lausunnot ja vastaukset 021 Valtion tilintarkastajain kertomukset ja selvityspyynnöt sekä eduskunnan oikeusasiamiehen ja oikeuskanslerinviraston kertomukset, arkistotoimen tarkastukset yms. 03 Projektit, komiteat, toimikunnat, työryhmät ym. 030 Työryhmien asettamispäätökset, jäsenyydet myös muiden viranomaisten asettamissa työryhmissä diaari diaarijärj. sp kirjaamo julk. 2 diaari diaarijärj. 5 kirjaamo julk. 3 diaari diaarijärj. 5/sp kirjaamo julk. diaari diaarijärj. 5/10 kirjaamo julk. diaari diaarijärj. 5 kirjaamo julk. 2
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t 031 Palvelukeskuksen itse asettamien aika oma t. oma t. projektin sihteeri projektien ja työryhmien muistiot, lausunnot, kirjeenvaihto ja muut t 032 Palvelukeskuksen itse asettamien diaari aika 5/sp oma t. kirjaamo julk. 2 projektien ja työryhmien loppuraportit, mietinnöt ja ehdotukset 033 Palvelukeskuksen ulkopuolisten aika oma t. työryhmän jäsen julk. 3 työryhmien pöytäkirjat, lausunnot ym. 04 Palken yleishallinto ja päätöksenteko 040 Ohjeet ja määräykset - Työjärjestykset ja niiden valmisteluun diaari aika 5/sp kirjaamo julk. 1 liittyvät muistiot - Johtajan päätökset diaari aika 5/sp kirjaamo julk. 2 - Toimintaohjeet diaari aika 5/sp kirjaamo julk. 2 - Muut ohjeet ja määräykset oma valmistelija 3 tarve 041 Päällikkökokousten pöytäkirjat diaari aika 1/sp oma t. johdon siht. julk. laki 6 6 (pöytäkirja tulee julkiseksi allekirjoituksen jälk.) 042 Yksikkökokousten pöytäkirjat aika oma t. yksikön päällikkö 05 Sisäinen valvonta ja tarkastukset 050 Sisäisen tarkastuksen ohjesääntö diaari diaarijärj. 10/sp kirjaamo 051 Sisäisen valvonnan malli diaari diaarijärj. sp kirjaamo julk. 2 052 Sisäisen valvonnan raportit, riskikartoitus diaari diaarijärj. 10 kirjaamo julk. 2 2
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t - Sisäisen tarkastuksen raportit ja kirjeet diaari diaarijärj. 10 kirjaamo julk. 3 Rutiininomaiset tarkastuspöytäkirjat ja sisäisen tarkastuksen toimintasuunnitelmat ja kertomukset 10v 06 Asiakirjahallinto ja rekisteriselosteet 060 Asiakirjahallinto - Arkistosääntö diaari diaarijärj. 5/sp at kirjaamo julk. 1 - Arkistonmuodostussuunnitelma diaari aika 5/sp at kirjaamo julk. 1 - Diaarikaava diaari aika 5/sp at kirjaamo julk. 1 - Diaari aika 5/sp at kirjaamo julk. 1 Diaarista otettava vuosittain arkistotuloste, johon sisältyvät määräyksen KA 195/40/2003 mukaiset tiedot asian käsittelyn kulusta sekä diaarikaava - Arkistoluettelot aika 5/sp kirjaamo julk. 2 - Arkistoaineiston hävitysluettelot aika 5/sp kirjaamo julk. 2 061 Rekisteriselosteet - lain mukaiset selosteet diaari diaarijärj. 5/10 at kirjaamo julk. 2 - Henkilötietolain mukaiset rekisteriselosteet diaari diaarijärj. 5/10 at kirjaamo julk. 2 07 Viestintä ja tiedotus 070 Sisäinen ja ulkoinen tiedottaminen 3
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t - Ulkoiset tiedotteet (sanomalehdet, diaari aika 5/sp kirjaamo julk. 2 radio, tv) - Omat julkaisut aika 5/sp kirjaamo julk. 2 - Osavuosiraportit aika 5 kirjaamo - Sisäinen tiedottaminen (viikkotiedotteet, aika oma t. intra henkilöstöinfojen muistiot, muut muistiot) - Postituslistat, osoiterekisterit yms. aika at johdon siht, palv.suunn. 3 - Sisäinen puhelinluettelo at intra julk 3 071 Asiakastiedottaminen ja ohjeistus diaari diaarijärj. 5 voa etranet / kirjaamo julk. 3 072 Yleiset toimintakertomukset ja aika oma t. kirjaamo julk. 3 katsaukset sekä matkakertomukset 073 Tiedoksi saapuneet kirjeet, julkaisut aika oma t. kirjaamo julk. 3 ja tilastot - Yleiskirjeet, tiedotteet ja monisteet aika oma t. kirjaamo julk. 3 08 Muut asiat 09 (varalla) 1 HENKILÖSTÖ 10 Palvelussuhde 100 Palvelussuhteen alkaminen - Viranhakua koskevat kuulutukset diaari/heli diaarijärj. 2 2 kirjaamo julk. 2 ja ilmoitukset - Saapuneet avoimet hakemukset diaari/heli aika 2 hlöstös. tai ao. julk. 3 yksikön päällikkö - Valituksi tulleiden hakemukset diaari/heli aika 2 kirjaamo julk. 2 Tiedot koulutuksesta 4
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t liitteineen ja työkokemuksesta henkilöaktiin, joka sp - Valitsematta jääneiden hakemukset diaari/heli diaarijärj. 2 kirjaamo julk. 2 liitteineen aakkosj. - Yhteenvedot hakijoista diaari/heli kyllä diaarijärj. 2/sp kirjaamo salaine 2 laki 24 29 - Nimittämismuistiot diaari/heli diaarijärj. 2/sp kirjaamo n - Ilmoitus virkaan valitsematta diaari/heli diaarijärj. oma t. hlöstös. jääneille - Nimittämiskirjat, ilmoitus virkaan diaari/heli aika 50 henkilöakti valituille - Kuulutukseen liittyvä työnjohdollinen määräys 101 Palvelussuhteessa tapahtuneet muutokset ja -suhteen päättyminen - Nimikkeen muutokset diaari diaarijärj. 2/10 kirjaamo Huom! Virkanimikkeen muutokset kohdassa 103 - Palkkausperusteen muuttaminen voa + hlöstös. 10 - Henkilökohtainen lisä 10 hlöstös. - Irtisanoutumiset diaari diaarijärj. 10 hlöstös. 10 v. palvelussuhteen päättymisestä - Irtisanomiset diaari diaarijärj. 10 hlöstös. 10 v. lopullisen päätöksen lainvoimasta. - Virkarikoksia ja vastaavia koskevat ja niiden johdosta irtisanomista (viraltapanoa) ja virandiaari diaarijärj. sp hlöstös. 5
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t toimituksesta pidättämistä koskevat keskeiset t - Kirjalliset huomautukset työntekijälle diaari diaarijärj. 10 hlöstös. ja muut kurinpidolliset t - Todistukset palvelussuhteen diaari diaarijärj. 5 hlöstös. X päättymisestä - Työtodistukset diaari diaarijärj. 10 hlöstös. Valtion virkamieslaki 750/1994 67 - Ilmoitukset vanhuuseläkkeen diaari diaarijärj. 2 hlöstös. myöntämisestä ym. eläkeasiat - Lomarahan maksaminen virkasuhteen 10 hlöstös. päättyessä - Työnjohdollinen määräys diaari diaarijärj. 10 hlöstös. 102 Virkavapaudet (ml. osa-aikatyö ja hoitovapaat), opintovapaat, osaaikatyö, poissaolot, vuosilomat ja virkamatkat - Virkavapausanomukset (ei sähköiset) 5 hlöstös. - Virkavapauspäätökset (ei sähköiset) äitiys-, isyys-, vanhempainvapaat, erityisäitiysvapaat, hoitovapaat, osittainen hoitovapaa, lapsen vaikea sairaus, muu poissaolo (mm. opintovapaat, vuorotteluvapaat) - Virkavapausanomukset ja - päätökset (sähköiset) diaari 5/50 hlöstös. VES (2007-2010) 21, 24, 26, 27, 31, 41 ESS 50 VES (2007-2010) 8, 29, 36, 37, 38 6
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t sairauspoissaolot, tilapäinen hoitovapaa, merkkipäivät ja lähiomaisiin liittyvät poissaolot, henkilöstökoulutus, maanpuolustus ja kriisivalmennus, ammattiyhdistyskoulutus, poissaolo pakottavista perhesyistä - Liitteenä olevat lääkärintodistukset hävitetään kun ei tarvita hlöstös. - Vuosittaiset poissaololuettelot diaari diaarijärj. 10 hlöstös. - Vuosiloman säästösopimukset ja aakkosjärj. 10 hlöstös. lomarahan vaihtosopimukset - Virkamatkaesitykset ja Travel voa päätökset - Matkalaskut Travel 6 103 Virat ja tehtävät (virkojen perustaminen, diaari diaarijärj. 2/sp kirjaamo lakkauttaminen ja muuttaminen, virkojen siirrot) 104 Henkilöt - Nimikirjat Henkilö aakkosjärjestys sp Palveluksessaoloaik hlöakti - Henkilöarviointi ja vuosittaiset uuden palkkausjärjestelmän edellyttämät suoritusarvioinnit aakkosjärjestys salainen - Koulutuskortti Henkilö aakkosjärjestys a Palve- hlöakti lukses- saoloaik voa + 2 a esimies salainen, 50, 32 Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 7
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t - Tulos- ja kehityskeskustelut - Henkilötietoilmoitukset aakkosjärjestys voa +2 voa esimies hlöakti salaine n - Koulutus- ja työtodistusten jäljennöksejärjestys diaari aakkos- 10 hlöstösuunn. 105 Vuosilomaan oikeuttava palvelusaika diaari diaarijärj. 10 hlöstösuunn. (yksityiseltä) 106 Sivutoimiluvat ja -ilmoitukset diaari aakkosjärj. 5 hlöstösuunn. julk. 2 Myönnetyn oikeuden päättymisestä 107 Työaika - Kulunvalvontaraportit aika 2 hlöstösuunn. Sisäinen valvonta ja seuranta. Palvelusajan päättymisen jälkeen kahden viimeisen virassaolovuoden raportteja säilytetään 2 v. paperisena. - Ylityömääräykset 10 hlöstösuunn. 8 - Saldovapaahakemukset ja - päätökset 11 Palvelussuhteen ehdot Virkaehtosopimukset ja niiden soveltaminen, työaika, matkustusasiat, siirtomenettely ja siirtokustannukset, palkkaus ja lisäpalkkiot, virkojen kelpoiehdot ja erivapaudet ESS 10 voa hlöstös.
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t - Henkilöstötilinpäätös diaari aika 5/sp kirjaamo 12 Henkilöstön osallistuminen ja diaari diaarijärj. 5/sp kirjaamo työsuojeluasiat henkilöstöjärjestöt, yhteistoiminta-asiat, luottamusmiesasiat, luottamusmiesluettelot, aloitteet - Luottamusmiesten t ei säilyt. - Yhteistoimintaa ja työsuojeluasioita diaari diaarijärj. voa kirjaamo koskevat ohjeet ja määrä- ykset - Työsuojeluasiat (henkilökoht.) voa työsuojelupääll. - Yhteistoiminta- ja työsuojelutoimikunnan pöytäkirjat - Työsuojelutarkastukset - Työsuojelun toimintaohjelmat - Työtyytyväisyyskyselyjen vastaukset ja yhteenvedot säilytysvastuu amm.yhd:llä diaari diaarijärj. 5/sp kirjaamo os Poikkeusoloihin varautumista ja turvajärjestelyjä koskevat tiedot salaisia (Laki viranomaisen julkisuudesta 24 7 ja 8) aika sp henkilöstösuunn. yhteenvedot julk. - Aloitteet aika oma t. henkilöstösuun. 13 Palkitseminen - Kirjeenvaihto, ansiomerkkien ja diaari diaarijärj. 5/50 kirjaamo palkitsemisesineiden myöntämispäätökset - Esitys kunniamerkkien myöntämisestä diaari 5/10 kirjaamo Yksittäiset vastaukset ei julk. (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 24 29 ja 32) 9
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t 14 Terveydenhuolto - Terveydenhuoltoa koskevat määräykset, päätökset ja ohjeet, terveydenhuollon toimintasuunnitelmat - Tapaturmailmoitukset ja selosteet, ammattitautiilmoitukset diaari diaarijärj. voa + 2 kirjaamo aikajärj. 20 tapaturmaasiamies aikajärj. 10 hlöstös. - Terveystilanneilmoitukset ja tilastot - Sairausvakuutuspäivärahahakemukset - Hoitoonohjaust ja sopimus hoitoonohjauksesta aakkosjärj. 6 palkanlaskenta 5 hlöstös. salaine n 10 os 2 Terveystietojen osalta salainen (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 ; laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 24 25) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 ; laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 24 25 - Työterveyttä ja -kykyä koskevien diaari diaarijärj. 2/sp kirjaamo tutkimusten raportit ja muis- tiot - Muut terveydenhuoltoa koskevat 5 hlöstös. t 16 Työharjoittelu - Työharjoittelu, työelämävalmennus, diaari diaarijärj. voa + kirjaamo sopimukset ym. 10 - Siviilipalveluasiat diaari diaarijärj. voa + kirjaamo Sa- 2 Siviilipalveluslaki 50
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t 11 10 nen 17 Koulutus - Koulutussuunnitelmat diaari diaarijärj. voa voa hlöstös. - Ulkopuolinen koulutus ja talon diaari diaarijärj. voa hlöstös. sisäinen koulutus - Osanottajaluettelot oma t. hlöstös. Sisäinen valvonta ja seuranta - Neuvottelupäivien ja infotilaisuuksien ohjelmat ja opetusaineistot oma t. hlöstös. Keskeiset aineistot sp. - Työntekijöiden perehdyttämisaineisto at hlöstös. 18 Palkkakirjanpito - Palkkaluettelot Personec F.V. aikajärj. 10 10 Rondo - Palkkakortit Personec F.V. aikajärj. 50 arkisto/palk.lask. - Muutosluettelo Personec F.V. aikajärj. 10 10 Rondo 19 Muut henkilöstöasiat 2 TOIMINTA JA TALOUS 20 Taloushallinnon määräykset, ohjeet ja kirjeenvaihto - Palvelukeskuksen taloussääntöä täydentävä ohje sekä muut talousarvioasetuksen määräämät ohjeet ja määräykset - Määrärahojen käyttöä ja arviomäärärahojen ylittämistä koskevat luvat, tiliviraston tilijaottelut - Muut taloushallinnon määräykset ja ohjeet sekä kirjanpitota- diaari diaarijärj. voa + 10 Rondo + kirjaamo diaari diaarijärj. 10 kirjaamo diaari diaarijärj. 10 Rondo + kirjaamo Esim. Valtiokonttorin, VM:n, VTV:n
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t pahtumia koskeva kirjeenvaihto 21 Toiminta- ja taloussuunnittelu, tulosohjaus - Toiminta- ja taloussuunnitelmaasiat diaari diaarijärj. sp kirjaamo (TTS) ja tulossuunnitteluasi- at (TS) - Välituloskeskusteluaineistot diaari 10 kirjaamo - Talousarvio- (TAE) ja lisätalousarvioehdotukset diaari diaarijärj. sp kirjaamo (LTAE) ja ke- hysehdotukset - Sisäiset budjetit diaari 10 kirjaamo - Määrärahapäätökset diaari aika 10 kirjaamo - Muut suunnitteluasiat diaari diaarijärj. 10 kirjaamo 22 Tilinpäätös - Toimintakertomus diaari diaarijärj. sp kirjaamo - Kustannusvastaavuuslaskelmat diaari diaarijärj. sp kirjaamo 23 Kirjanpito ja maksuliike - Sisäiset tililuokat Rondo aika 6 Rondo 2 - Ostolaskujen liitteet Rondo tositenro 6 Rondo 2 - Matkalaskujen liitteet Travel tositenro 6 Travel 2 - Kululaskujen liitteet Travel tositenro 6 Travel 2 24 Hankinnat ja sopimukset 240 Hankintasuunnittelu - Ohjeet, määräykset, suositukset diaari aika voa + 5 kirjaamo 241 Toimitilahankinnat - Vuokrasopimukset diaari diaarijärj. voa + 5 kirjaamo 242 ATK-hankinnat diaari aika voa + 5 tietohallintosuunn. 12 määräykset ja ohjeet. Hallinnansiirtoilmoitukset
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t 13 243 Tietojärjestelmäsopimukset - Tarjouspyynnöt diaari diaarijärj. 5/10 kirjaamo - Saapuneet tarjoukset diaari diaarijärj. 5/10 kirjaamo - Hankintapäätökset diaari diaarijärj. 5/10 kirjaamo os 2 salainen mikäli sisältää liikesalaisuuksia (laki 24 17) - Hankintasopimukset diaari diaarijärj. voa + 5 kirjaamo os 2 salainen mikäli sisältää liikesalaisuuksia (laki 24 17) - Takuut aika voa kirjaamo julk. 2 - Sopimusten muutokset diaari diaarijärj. voa + 5 kirjaamo julk. 2 - Sopimusten irtisanomiset 5 kirjaamo - Liittymisilmoitukset puitesopimuksiin diaari diaarijärj. 6 kirjaamo julk. 2 Hanselille - Tilaukset diaari diaarijärj. 5/10 kirjaamo 244 Palvelusopimukset (asiakkaiden kanssa) - Puitesopimukset - Toimeksiantosopimukset - Liitteet 245 Muut hankinnat ja sopimukset, laitehankinnat ja leasingsopimukset, palvelujen ostoon liittyvät sopimukset diaari aakkosj. voa/sp at palvelusuunn. Alkuperäiset sopimukset palvelusuunnittelijalla, sähköisesti ajantasaisena yhteisessä tietokannassa. Toiminnan alkuvuosilta sp. diaari diaarijärj. voa + 5 kirjaamo - Tarjouspyynnöt diaari diaarijärj. 5/10 kirjaamo julk. 2 - Saapuneet tarjoukset diaari diaarijärj. 5/10 kirjaamo julk. 2
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t 14 - Hankintapäätökset diaari diaarijärj. 5/10 kirjaamo os 2 salainen mikäli sisältää liikesalaisuuksia (laki 24 17) - Hankintasopimukset diaari diaarijärj. voa + 5 kirjaamo os 2 salainen mikäli sisältää liikesalaisuuksia (laki 24 17) - Takuut diaarijärj. voa kirjaamo julk. 2 - Liittymisilmoitukset puitesopimuksiin diaari diaarijärj. 6 kirjaamo julk. 2 Hanselille - Tilaukset diaari diaarijärj. 5/10 kirjaamo - Lähetyslistat aika oma t. - Atk-tukisopimukset, diaari diaarijärj. voa + 5 tietohallintosuunn. os - Työpaikkaruokailusopimukset diaari diaarijärj. voa + 5 kirjaamo työterveyshuollon sopimukset, palvelusopimukset Itella yms - Sopimusten muutokset diaari diaarijärj. voa + 5 kirjaamo julk. 2 - Sopimusten irtisanomiset diaari 5 kirjaamo 25 Hinnoittelu - Ohjeet, määräykset, suositukset diaari diaarijärj. 5/10 kirjaamo julk. - Työajanseurannan raportit aika 6 taloussuunn. - Hinnoittelun ja laskutuksen aika 6 taloussuunn. perusteena käytettävät raportit ja tilastot 27 Muut taloushallinnon t - Hylkäykset ja poistot diaari diaarijärj. 5/10 kirjaamo 3 TIETOHALLINTO 30 Ohjeet ja määräykset diaari aika voa + 5 tietohallintosuunn. os
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t - Kirjeet ja lausunnot, kyselyt diaari diaarijärj. 5 tietohallintosuunn. os - Lokiraportit 5 31 Suunnitelmat, työryhmät - Kehittämissuunnitelmat diaari diaarijärj. voa + 5 tietohallintosuunn. os - Tietoturvallisuunnitelmat diaari diaarijärj. voa + 5 tietohallintosuunn. os - Käyttöönottosuunnitelmat diaari diaarijärj. voa tietohallintosuunn. os - Muut suunnitelmat diaari diaarijärj. voa tietohallintosuunn. - Pöytäkirjat oma t. tietohallintosuunn. os 32 Käyttöoikeuksien hallinta 4 PALVELUTUOTANTO 40 Palvelutuotanto 400 Yleiset määräykset, käskyt, ohjeet ja suunnitelmat palvelutuotannosta 15 diaari diaarijärj. 5/sp kirjaamo mm. sisäasiainministeriön ohjeet 401 Ilmoitukset ja kertomukset diaari 5/10 kirjaamo 402 Asiakastyytyväisyyskyselyt aika oma t. palvelusuunn. 409 Muut palvelutuotantoasiat diaari diaarijärj. 5 kirjaamo 41 Talouspalveluyksikkö 410 Määräykset, ohjeet ja suunnitelmat diaari diaarijärj. 5/sp kirjaamo 411 Rondo sähköisen arkistoinnin arkistosuunnitelma 412 Ostolaskupalvelut - liikekumppanirekisteritietojen perustamis- ja muutospyynnöt 413 Myyntilaskupalvelut Rondo virastoittain voa + 2 v. sp Rondo järjestelmä / pääkäyttäjä pääkäyttäjä Tulostetaan vuosittain tilinpäätöksen yhteyteen
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t - laskutuspyyntö virastoittain 1 / 6 6 yhteiset palvelut 1 las- kunrojärj. (myyntilaskun liitteenä) - myyntilasku 1 / 6 6 - perintäajon perintälistat virastoittain 1 / 6 yhteiset palvelut 1 aika- järj. - ulosottohakemus virastoittain 1 / 6 6 yhteiset palvelut 1 aika- järj. 414 Maksatuspalvelut - ulkomaanmaksatus 10 - Lista reskontraan siirtyvistä 10 Ostolaskuryhmän esimies - matkalaskut ja matkaennakot 1 / 6 6 Yhteiset palvelut 1 Travelista (muodostuvat listat: maksutapahtumat, lähtötilanne, yhteenveto, siirtopäiväkirja ja tiedonsiirtokuitti) - Travel/Basware siirtolista 1 / 6 - valtionavut kunnille, päätökset 1 / 6 - valtionavut, laskulista 1 / 6 - poliisikoulun kokelaspäiväraha, laskulista kyllä aikajärj. 1 / 6 6 palveluasiantuntija - RVL:n varusmiesten päivärahamaksatukset (tiedonsiirtopaketti muutetaan kyllä aikajärj. 1 / 6 6 palveluasiantuntija 16
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t purettavaksi tiliotteen maksuerittelyksi arkistointi Rondossa 2008) - suoraveloitusten katemaksuluettelo aikajärj. 1 / 6 6 yhteiset palvelut 1 415 Yhteiset palvelut (kirjanpito) - menotilin palautukset 1 / 6 - palkkojen kirjanpitosiirtojen virhelistat kyllä kyllä - tulo- ja menotiliotteen virhelistat virastoittain aikajärj. 1v / tilintarkastukseen saakka 1v / tilintarkastukseen saakka oma tarve virastoittain - sairasvakuutuspäivärahan tulon kirjausperuste; tiliöinti tiliotteelle virastokohtainen /nimen mukaan - liittymästä tuotu omai (kirjanpidosta 1 / 6 hankinnat käyttöomai- suuteen: siirtolista Meritt KOM kirjanpito) Vientimuistio, suunnitelman mukaiset 1 / 6 poistot (käyttöomaisuudes- ta kirjanpitoon) Virhelistat: KOM (Täsmäytys: 1 / 6 - kirjanpitäjä - kirjanpitäjä - kirjanpitäjä ei julk 17 kirjausperuste on kopio henkilöstöhallinnon alkuperäisestä kpl:sta; sisältää henkilötunnustiedon
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t 18 poistoja siirrettäessä käyttöomaisuudesta kirjanpitoon) Käyttöoikeuslistat oma tarve työversiot: saldolistaus ja käyttöomairaportti (täsmäytys) oma tarve 416 Pääkäyttäjäpalvelut Travel matkatoimistotapahtumat - matkatoimistotapahtumat kirjanpitootain virastoit- 1 / 6 - pääkäyttäjä aikaj. - matkatilitapahtumat kirjanpitootain virastoit- 1 / 6 pääkäyttäjä aikaj. - maksuaikakorttitapahtumat virastoittain 1 / 6 kirjanpitoon aikaj - käyttöoikeushakemuslomake virastoittain voa + 2 pääkäyttäjä virastolta tuleva aikaj. v kirjallinen pyyntö 42 Henkilöstöpalveluyksikkö 420 Määräykset, ohjeet ja suunnitelmat diaari diaarijärj 5/sp kirjaamo Tarkentavat virkaehtosopimukset, ministeriön osastojen antamat määräykset ja ohjeet, tiedot oma t. asiaa hoitavan palveluryhmän esimies työnantajamaksuista, valtiokonttorin tiedotteet, muut palvelutuotantoa koskevat ohjeet ja suunnitelmat Koneellisen palkkakirjanpidon menetelmäkuvaus 10 pääkäyttäjäryhmän esimies 421 Vakanssitietojen sekä tehtävien vaativuuksien ylläpito
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t Virkojen perustamispäätökset voa Virkojen lakkautuspäätökset voa Vakanssimuutokset voa 422 Henkilö- ja palvelussuhdetietojen ylläpito Henkilötietoilmoitukset psvoa+1 Nimittämiskirjat ja työsopimukset psvoa+1 Määräykset liittyen palkanmaksuperusteisiikinen psvoa+1 jul- Vaativuusluokkamuutokset (työnantajan psvoa+1 jul- hyv) kinen Suorituspiste/%-muutokset psvoa+1 423 Palvelusaikalaskenta Kokemusosapäätökset psvoa+1 Päätökset yksityisen palvelun psvoa+1 hyväksymisestä palveluaikalaskentaan 424 Nimikirjanpito / henkilöstörekisterinpito Koulutustodistukset psvoa+1 Palke Työtodistukset psvoa+1 Palke 19
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t psvoa+1 Palke 425 Poissaolo- ja vuosilomatiedot Poissaoloilmoitukset ja päätökset psvoa+1 Palke Päivärahahakemukset 1 / 6 Palke 1 / 6 Palke Vuosilomaoikeudet/lomarahat 1 / 3 Palke Lomarahanvaihto-, säästövapaa- psvoa Palke ja lomansiirtosopimukset +1 Lomalistat 1 / 3 Palke Lomahakemukset/muutokset 1 / 3 Palke Poissaolopäätökset psvoa Palke +1 Lomarahat/vuosilomakorvaukset 1 Palke palv.suhteen päättyessä Muut nimikirjaa ja henkilöstörekisteriä varten toimitetut jäljennökset salainen Kela-/VK- päätökset päivärahoista salaine n Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 ; laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 25 Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 ; laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 25;Tal.hallin kirjanpidossa 20 Toimitetaan asiakkaalle lopulliseen
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t 426 Palkanlaskenta ja maksatus sekä palkasta perinnät Alkuperäisten asiakirjojen kopiot 1 Ay-valtakirjat 1 Palke salainen 21 arkistointiin asiakkaan ams:n mukaisesti Henkilöstön pankkiyhteystiedot luottamuksellisia, NimikirjaL 7 :n mukaiset tiedot salaisia Henkilötietolaki 11 2 Maksukieltoilmoitukset 1 Palke Verokortit 1 Palke Verotilitys (kuukausi-ilmoitus verottajalle) 3 Palke / pääkäyttäjät Verottajan vuosi-ilmoitus 3 Palke / pääkäyttäjät Verottajan vuosi-ilmoituksen erittelyt 3 Palke / pääkäyttäjät Palkkaluettelot hyväksytyt (paperinen) Palkkaluettelo kopio (paperinen) Asiakas - maksu- Numerointi kirjaamossa salaine n salainen salaine n 10 Virasto 2 Palke / palveluryhmä Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 23; Ulosottolaki 30 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 23 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 23 Viraston ams
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t 22 kerta Palkkaluettelot hyväksytyt (sähköinen) Rondo Asiakas - 10 Palke maksu- kerta Tilierittely hyväksytyt (paperinenkinen 10 Virasto jul- Viraston ams Tilierittely kopio ja muut versiot 2 Palke / palveluryhmkinen jul- (paperinen) Tilierittely hyväksytyt (sähköinen) Rondo 10 Palke Muutosluettelo hyväksytyt (paperinenkinen Personec F.V 2 Virasto jul- Viraston ams Muutosluettelo kopio ja työkappaleeryhmkinen Personec F.V oma t. Palke / palvelu- jul- Muutosluettelo hyväksytyt (sähköinenkinen Personec F.V 2 Rondo jul- Koelaskenta palkkaluettelot Prima oma t. Katemaksuluettelo hyväksytyt 10 Palke / talouspalveluyksikkkinen jul- (paperinen) Katemaksuluettelo hyväksytyt Personec F.V 10 Rondo (sähköinen) Tilityserittely (Palkka- ja palkkiosuoritusten Prima oma t. Palke / pääkäyttä- jul- Tilitysten yhteydessä yhdistelmä) jät kinen Jäsenmaksutilitykset Personec 6 Rondo Taloushallinnon kirjanpidossa F.V/Prima Eläkemaksutilitykset Personec 6 Rondo ~"~ F.V/Prima Työttömyysvakuutusmaksutilitykset Personec F.V/Prima 6 Rondo ~"~
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t ~"~ Tapaturmavakuutusmaksutilitykset Personec F.V/Prima 6 Rondo Ulosoton tilitys (viitteellinen) 6 Rondo salaine n Valtakirjat palkasta perintöjä varten voa + 1 Palke Palkkaennakot / Käsinmaksut Rondo tai Meritt 6 Palke/talouspalveluykinen jul- s Palkkiolaskut alkuperäiset Personec F.V 1 Palke Työaikajärjestelmien haittakorvauslistat (Palkkaerittely - Taimi) Personec F.V 1 Palke Ylityölaskut tai ylityölaskelmat Personec F.V 1 Palke Ulosottoselvitysraportit 1 Palke / pääkäyttäjät salaine n 23 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 23; Ulosottolaki 30 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 23; Ulosottolaki 30 Taloushallinnon kirjanpidossa Toimitetaan asiakkaalle lopulliseen arkistointiin asiakkaan ams:n mukaisesti Toimitetaan asiakkaalle lopulliseen arkistointiin asiakkaan ams:n mukaisesti Toimitetaan asiakkaalle lopulliseen arkistointiin asiakkaan ams:n mukaisesti
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t Palkasta perinnät koontiluettelot ja laskut 1 Palke Palkanpalautustositteet (Vahvistus palkanpalautuspyyntöön) 6 Palke Palkkakortit Virasto Palkkalaskelman kopiot jos ei palkkakorttia arkistoida Toimitetaan asiakkaalle lopulliseen arkistointiin asiakkaan ams:n mukaisesti Talouspalveluyksikkö / Kirjanpitotosite Viraston ams (50 v) tulostetaan vuosittain Viraston ams (50 v) tulostetaan vuosittain Viraston ams mukaan Rondo Virasto Työllisyysvaroilla palkattujen kktilitys/määrärahaseuranta 427 Vuokrat ja luontaisedut Luontaisetupäätökset psvoa + 1 428 Henkilöstöhallinnon pääkäyttäjätehtävät Listaus siirrettävistä tiedoista 10 pääkäyttäjäryhmän esimies Käyttöoikeust virastoittain aikajärj. 429 Muut Ilmoitukset palvelussuhderekisteriin (PSR) Personec F.V/ Prima sp pääkäyttäjäryhmän esimies oma tarve, ma 5 palveluryhmän esimies Ay-maksujen ¼-vuosiselvitykset 2 pääkäyttäjät Rondo Virasto 24
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t Tahti siirto- ja virheraportit oma pääkäyttäjät tarve Palkkatodistus palkkajärjestelmä oma palveluryhmä tarve Siirtoilmoitus oma palveluryhmä tarve 43 Yhteyspalveluyksikkö 430 Määräykset, ohjeet ja suunnitelmat diaari diaarijärj 5/sp kirjaamo - - yhteyspalveluyksikön palvelutuotantoon liittyvät virastoittain voa+ 2 v Kajaani/ asian - ohjeet asiakasvirastoilta aikajärj. - ohjeet asiakasvirastoille - siirtymäaikasuunnitelmat 25 käynnistysvaiheessa t sp 431 Käyttöoikeushakemukset - Asiakasvirastoille - Omalle henkilöstölle virastoittain aikajärj. voa + 2v Kajaani / pääkäyttäjä/esimies 433 Raportit asiakasvirastokohtainen raportointi virastoittain aikajärj. Joensuu oma henkilöstö oma t. Kajaani / asiakasvastaava 434 Päivityspyynnöt - HelpNETin tietokantaan tehdyt päivityspyynnöt virastoittain aikajärj. oma t. Kajaani / pääkäyttäjä Jos tulee asiamuutoksia, säilytetään paperiversio.
Syntyvät tiedot / kokonaisuudet / t 435 Pöytäkirjat aika aikajärj. projektittain oma t. + 2v Kajaani/ yks.päällik 5 OIKEUDELLISET ASIAT 50 Oikeudellisen alan yleiset asiat diaari diaarijärj. 5/sp kirjaamo 51 Oikeudenhoito, mm. tehdyt diaari diaarijärj. 5/sp kirjaamo valitukset 52 Reklamaatiot, korvaus- ja vaurioasiat diaari diaarijärj. 5/10 kirjaamo 53 Kantelut, valitukset ja selvityspyynnöt diaari diaarijärj. 5/sp kirjaamo - Virantäyttöä koskevat kantelut diaari diaarijärj. 5/sp kirjaamo julk. 2 ja valitukset - Annetut vastineet kanteluihin ja diaari diaarijärj. 5/sp kirjaamo julk. 2 valituksiin - Valituksista tehdyt lopulliset diaari diaarijärj. 5/sp kirjaamo julk. 2 päätökset 54 Muut oikeudelliset asiat diaari diaarijärj. 5 kirjaamo 26 julk. yksikön käynnistysvaiheessa t SP