RIISTANHOITOPIIRIN ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA

Transkriptio

1 1 RIISTANHOITOPIIRIN ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA Säilytys: = ajan tasalla = voimassa oloajan = pysyvästi koa = kunnossa oloajan hm = harkinnan mukaan Säilytys 0 YLEISHALLINTO 01 Hallintoa koskev pöytäkirj Kokouskutsut ja esityslist 2 v 011 Piirin kokousten pöytäkirj liitteenä edustajaluettelo ym. 012 Hallituksen ja työvaliokunnan pöytäkirj 013 Muut pöytäkirj ja muistiot vain itse laaditut, tiedoksi tulleet 2 v 02 Lausunnot, ohjeet, määräykset 021 Lähetetyt lausuntopyynnöt, aloitteet, esitykset itse laaditut 022 Annetut lausunnot itse laaditut Saapuneet lausunnot ja esitykset 2 v Saapuneet lausuntopyynnöt MMM:stä ja MKJ:stä saapuneet ohjeet ja esim. tulosohjaus määräykset MKJ:stä tiedoksi tulleet pöytäkirj ja muistiot 2 v Muu kirjeenvaihto 2 v vähäistä merkitystä omaav, esim. kutsut eri tilaisuuksiin Lait ja asetukset sekä niiden perustelut 03 Säännöt, sopimukset, kauppakirj 031 Kauppakirj esim. huoneiston kauppakirja Ohjesääntö Sopimukset esim. puhelinliittymät, leasingsopimukset Yhteistyösopimukset esim. SML, RKTL Takuutodistukset 04 Luettelot ja selosteet rhp:n itsensä laim tai ylläpitämät luettelot ja hakemistot Tietojärjestelmäseloste lupahallinta, RiistaWeb, kirjanpito, palkanlaskenta, ams:in liite Tietosuojaselosteet - Palvelussuhteessa olev toimihenkilöt - Luottamushenkilöt - Ansiomerkkien saaj - Koulutustoiminta - Luvanhakij - Yhteyshenkilöt RiistaWeb MKJ ylläpitää järjestelmää ja vastaa siihen syötettyjen tietojen säilyttämisestä ja hävittämisestä 041 Arkistointiohje 042 Arkistoluettelo 043 Asiakirjojen poistoluettelo vain kirjanpitoaineistosta 044 Arkistokaava 045 Arkistonmuodostussuunnitelma Kalustoluettelo Kirjaluettelo Ansiomerkit ja viirit 50 v rhp:n itse myöntämät Ansiomerkkiesitykset 2 v saapuneet ja lähetetyt Rhp:n metsästäjämäärät saapunut yhdistelmä Metsästäjärekisterin maksuntarkkailulist Muut luettelot

2 2 Säilytys 1 HENKILÖSTÖHALLINTO 11 Henkilöstöluettelo aakkos jos ei sisälly toimintakertomukseen 12 Hallituksen jäsenet ja varajäsenet aakkos jos ei sisälly toimintakertomukseen Palkka- ja palkkiokortit 50 v /aakkos Tilinauh 2 v Muu palkkakirjanpidon aineisto 10 v palkkapahtumalist, tarkastuslist, menetelmäkuvaus Vuosi-ilmoitus ja kk-ilmoitus verovirastolle ja 6 v vakuutusyhtiölle Vakuutusyhdistelmät 2 v saapuneet, Tel, työttömyys, ryhmähenki Lisäeläke- ja etueläkevakuutussopimukset 50 v Työsopimus 10 v työsuhteen päättymisestä Työtodistus 10 v antopäivästä Vuosilomaluettelot Ylityöluettelot Palkkaa koskev kirjeet ja ohjeet 10 v Työehtosopimukset +10 v Lääkärintodistukset sairauslomista 2 v aakkos Tapurmailmoitukset ja vakuutusyhtiöltä 10 v aakkos saap. päätökset Työterveyshuollon sopimukset Henkilöstön koulutus 2 v 13 Työpaikkahakemukset, valittu henkilö - muut hakij 2 v aakkos Palkanlaskentajärjestelmä Oscar tms. 10 v Tiedot sähköisessä muodossa, tiedot poistetaan järjestelmästä 10 v. kuluttua. 2 TALOUSHALLINTO Päätös valtionavustuksen myöntämisestä 21 Talous- ja toimintasuunnitelma, jos ei ptk:n liitteenä suunnitteluasiakirja 22 Toimintakertomus jos ei ptk:n liitteenä 23 Tasekirja, tilintarkastuskertomus jos ei ptk:n liitteenä Kirjanpito- ja varainkäyttöohjeet 10 v voimassaoloajan päättymisestä Pääkirja, päiväkirja, tililuettelo, 10 v tilikauden päättymisestä menetelmäkuvaus Tositteet 6 v /nro tilikauden päättymisestä Projektitositteet (EU) 12 v /nro mikäli osittainkin EU:n rahoittama Vakuutukset muut paitsi henkilöstöön liittyvät Projektihakemus hakemus esim. MMM:lle Projektihakemus (EU) 12 v mikäli osittainkin EU:n rahoittama Päätös projektihakemukseen (EU) 12 v 24 Projektien loppuraportit Kirjanpitojärjestelmä Navision 6 v Tiedot sähköisessä muodossa, tiedot poistetaan järjestelmästä 6 vuoden kuluttua

3 3 Säilytys 3 METSÄSTYKSEN JA RIISTANHOIDON KOULUTUS JA NEUVONTA 31 Riistanhoito itse tuotettu meriaali 311 Riistanhoitosuunnitelm Lopputuote, ei työstömeriaalia 312 Riistarhaus- ja istutussuunnitelm 313 Elinympäristöparannukset 314 Riistapellot, kesannointi 315 Riistanhoidonkokeilut 32 Koulutus ja neuvonta Muu kuin rhy:ten ohjaukseen kuuluva Koulutusohjelm itse tuotettu meriaali, esim. hirvenmetsästyksen johtajien koulutus, karhunmetsästäjien koulutus, jäljestyskoulutus Osallistujaluettelot Messut, näyttelyt, tapahtum 2 v Muu koulutus- ja neuvonta-aineisto 2 v 4 RIISTANHOITOYHDISTYSTEN OHJAUS JA VALVONTA 41 Metsästyksen valvonta Metsästyksen valvojien koulutus koulutusohjelm, Valvontasuunnitelm 2 v rhy/ rhy:ten lähettämät Valvontaraportit 2 v rhy/ rhy:ten lähettämät Tilastot metsästysrikoksista 2 v 42 Metsästäjätutkinto Tutkinnon vastaanottajien koulutus koulutusohjelm, Ohjeet tutkinnon järjestämisestä ja metsästäjärekisteristä 43 Ampumakoe Ampumakokeen vastaanottajien koulutus koulutusohjelm, Ohjeet ampumakokeen järjestämisestä 44 Taloushallinto Toiminnanohjaajien ja rahastonhoitajien koulutus koulutusohjelm, Talous- ja henkilöstöhallintoa koskev ohjeet Tiliselostukset ja tilintarkastuskertomukset rhy/ rhy:stä saapuneet Yhdistelmät tiliselostuksista 10 v Toimintakertomukset ja -suunnitelm rhy/ rhy:stä saapuneet Toimihenkilöilmoitukset rhy:stä saapuneet Vuosikokousten pöytäkirj rhy:stä saapuneet 45 Muu rhy:n ohjaus Lähetetyt ohjeet ja tiedotteet 10 v

4 4 Säilytys 5 LUPAHALLINTO Kantojen hoitoon, arviointiin, riistakantojen verotuksen suunnitteluun, metsästyksen tulokseen, vahinkojen torjuntaan liittyvä aineisto Lupahallintajärjestelmä Tiedot sähköisessä muodossa, MKJ ylläpitää järjestelmää, rhp vastaa siihen syötettyjen tietojen säilyttämisestä ja hävittämisestä 51 Metsästyksen rajoittaminen ja hoitosuunnitelm MMM:n määräykset metsästyksen esim. karhu, susi, ilves rajoittamisesta Rhy:ille lähetetyt lausuntopyynnöt 2 v metsästysajoista Saapuneet rhy:ten lausunnot metsästysajoista 2 v 511 Pyyntiluvanvaraisten riistaeläinten yleensä pöytäkirjan liitteenä hoitosuunnitelm RKTL:n tiedotteet /laji Riistaeläinvahingot maalous, metsä, liikenne, petoeläin ym. Suurpetohavaintolomakkeet 2 v 512 Sidosryhmäpalaverien muistiot 52 Hirvieläimet Rhy:ten lausunnot pyyntilupahakemuksiin yleensä myös ptk:n tai hakemuksen liitteenä 521 Yhdistelmä anotuista ja myönnetyistä jos ei ptk:n liitteenä 522 Yhdistelmä kaadetuista Päätökset ja hakemusasiakirj /nro myös valituslautakunnalta tulleet Saalisilmoitukset /nro Tiliotteet pyyntilupamaksuista 2 v 523 Kannanarviointiaineisto 524 Verotus- ja hoitosuunnitelm itse tuotettu aineisto 525 Sarvitilastot ja muut tilastot itse tuotetut Muu aineisto hm kart, tilastot muilta rhp:ltä ym. 53 Suurpedot 531 Karhu Yhdistelmä myönnetyistä ja kaadetuista Hakemusasiakirj, päätökset, Kannanarviointiaineisto 532 Ilves Yhdistelmä myönnetyistä ja kaadetuista Hakemusasiakirj, päätökset, Kannanarviointiaineisto 533 Susi Yhdistelmä myönnetyistä ja kaadetuista Hakemusasiakirj, päätökset, Kannanarviointiaineisto järjestämien laskentojen

5 5 Säilytys 534 Ahma kts. soveltuvin osin susi 54 Saukko 541 Yhdistelmä myönnetyistä ja kaadetuista 542 Kannanarviointiaineisto 55 Majava ja piisami 551 Yhdistelmä myönnetyistä ja kaadetuista 552 Kannanarviointiaineisto 553 Yhdistelmät pojen ja pesien purkuluvista 56 Luv riistaeläinten metsästämiseksi vahinkojen estämiseksi 561 Yhdistelmä myönnetyistä ja kaadetuista /nro Eläinlajeittain esim. rusakko, metsäjänis, sepelkyyhky 57 Rauhoittamtom linnut räkättirastas yms. 571 Yhdistelmä myönnetyistä ja kaadetuista myös variskasettiluv /nro myös variskasettiluv 58 Muut riistaeläimet ja riistalinnut kts. soveltuvin osin majava, esim. pienpedot, vesilinnut, metsä- ja peltokanalinnut 581 Yhdistelmä myönnetyistä ja kaadetuista Hakemusasiakirj, päätökset, /nro 582 Kannanarviointiaineisto ks. soveltuvin osin saukko 59 Muut lupapäätökset esim. koirakoe 591 Yhdistelmä myönnetyistä ja kaadetuista Päätökset ja hakemusasiakirj /nro 6 TIEDOTUS- JA SUHDETOIMINTA 61 Tiedotteet itse tuotettu aineisto tiedotusvälineille Työryhmien loppuraportit 2 v ulkopuolisen tahon työryhmä Ulkomainen yhteistoiminta Muu kirjeenvaihto 2 v vähäistä merkitystä omaav lähetetyt ja saapuneet kirjeet 62 Om painotuotteet esim. rhp:n historiikki 63 Lehtileikkeet systematisesti koottu, muut 1 vuosi 64 Valokuv, videot, diasarj, filmit, digiaineisto, myös niitä koskev luettelot aihe historiallisia, toiminnan kannalta merkittäviä (merkitään henkilöt, ja paikka), muut koa