Käyttöohje Vianova Systems Finland Oy Lokakuu 2014
2(14) SISÄLLYSLUETTELO 1. KIRJAUDU SISÄÄN... 3 2. ASETUKSET... 3 3. ALOITUS... 4 4. HAKU... 5 5. LATAA TIEDOSTOJA... 5 5.1. Käsittele dokumentteja... 5 5.2. Ostoskori... 6 6. LISÄÄ AINEISTOA... 7 6.1. Tallenna... 7 6.2. Lue lisätiedot Excel listauksesta... 8 7. PÄIVITÄ AINEISTOA... 9 7.1. Päivitä tietoja manuaalisesti... 9 7.2. Lisää uusi (*.zip tiedostona)... 9 7.3. Päivitä metatiedot (Excel listauksesta)... 9 8. JULKISET LINKIT... 10 8.1. Luo uusi julkinen linkki tekstidokumenttiin... 10 8.2. Jaa 3D-malli julkisella linkillä katseltavaksi... 11 8.3. Jaa 3D-malli julkisella linkillä ladattavaksi ja katseltavaksi... 11 8.4. Hallitse julkisia linkkejä... 12 9. DOKUMENTTIEN POISTAMINEN... 14
3(14) 1. KIRJAUDU SISÄÄN Järjestelmä toimii Firefox ja Chrome selaimilla suoraan, Internet Explorer vaatii sivulle Trusted sites asetuksen. Tarkemmat ohjeet IE asetuksiin löydät Info painikkeen takaa. Ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä järjestelmä vaatii käyttäjää vaihtamaan salasanan. Salasanan vaihtamisen jälkeen sinun tulee kirjautua uudelleen järjestelmään. 2. ASETUKSET Toiminnallisuus ja toiminnot määräytyvät käyttäjäroolin mukaan. Oikean yläkulman painikkeiden toiminnallisuus: Kirjekuori: Sähköposti-ilmoitusten määrittäminen Avain: Salasanan vaihtaminen Info: Tukipalvelut Kirjaudu ulos 2.1. Sähköposti-ilmoitusten määrittäminen Kuvakkeen takaa aukeavassa dialogissa käyttäjä voi määritellä, mihin dokumenttityyppeihin kohdistuvista muutoksista hän saa sähköpostiinsa ilmoituksen. Oletusarvoisesti ilmoitus tulee kaikista dokumenttityypeistä, mutta laittamalla ruksin dokumenttityypin ylä- tai alatasolle, voi ilmoitukset rajata ainoastaan valittuihin kohteisiin. Lisäksi on mahdollista valita, tulevatko sähköpostit heti muutosten jälkeen vai kootusti kerran päivässä tai viikossa.
4(14) 3. ALOITUS Aloitussivun Viimeksi lisätyt lista esittää uusimmat hankkeelle tallennetut dokumentit. Voit järjestää listan rivit haluamasi sarakkeen mukaan (kuten käyttäjä tai muokattu) klikkaamalla sarakkeen otsikkoa. Järjestelmä aakkostaa solun sisällön ja voit vaihtaa järjestyksen suunnan (lopusta alkuun) klikkaamalla solun otsikkoa uudelleen. Jos teksti ei näy kokonaan tekstikentässä (kuten sisältö), vie hiiren kursorin ko. solun kohdalle niin teksti kirjautuu kokonaisuudessaan kursoriin näkyviin.
5(14) 4. HAKU Hakutoiminnoissa on käyttöoikeuksista riippuen valittavana Lähtötieto, Suunnitelma ja Tilaajan asiakirjat. Tallennettua aineistoa voi hakea yhdellä tai usealla määräävällä valinnalla (alasvetovalikot) sekä vapaalla hakusanalla. Vapaa hakusana toiminnolla voi hakea aineistoa mm. dokumenttityypin, käyttäjänimen, aineiston nimen tai nimen/aiheen osan mukaan. Hakusana(t) kohtaan voit esimerkiksi kirjoittaa.dgn niin saat listauksena vain dgn tiedostot. Samanaikaisesti voi olla valittuna myös yksi tai useampia muita rajauksia. Voit lisäksi itse valita kuinka monta tiedostoa hakutulosten sivunäkymässä näytetään kirjoittamalla luvun Hakutuloksia sivulla kohtaan. Tietokenttien (alasvetovalikot, kuten ryhmät) sisältö on listattuna Aloitussivun Tietosisältö painikkeen takana. 5. LATAA TIEDOSTOJA Tiedoston saa ladattua Käsittele dokumentteja -ikkunan sekä Ostoskorin kautta. 5.1. Käsittele dokumentteja Käsittele dokumentteja -ikkuna aukeaa klikkaamalla tiedostolistauksen riviä joko etusivun Viimeksi lisätyt -listalta tai hakutuloksista. Lataa uusin revisio. Oletusasetuksena järjestelmä ehdottaa ladattavaksi uusinta revisiota. Halutessasi saat aikaisemmat versiot käyttöösi Revisiohistoria-sarakkeen lataus-painikkeesta.
6(14) 5.2. Ostoskori Lataa tiedostoja. Hakutuloksista voit valita tiedostoja ja lisätä niitä ostoskoriin. Voit lisätä ostoskoriin hakutuloksista yksittäisiä tiedostoja (tee valinta rivikohtaisesti) tai valita kaikki sivulla listatut tiedostot (tee valinta sarakkeen otsikon ruudusta Dokumentti-tekstin vieressä). Kun haluat ladata valitsemasi tiedostot, saat ne ostoskorista *.zip tiedostokokonaisuutena omalle työasemallesi klikkaamalla sivun ylälaidassa olevaa -nappia. Valittujen tiedostojen lisäksi mukaan tallentuu Excel tiedosto, johon on listattu valitsemasi tiedostot sekä niiden metatiedot (kuten ryhmät joihin aineisto on kohdistettu tallentamisen yhteydessä). Ostoskorin toiminnoilla voit ladata valitut, ladata kaikki, poistaa valittuja tiedostoja korista tai tyhjentää sen kokonaan. Valitsemalla Lataa valitut tai Lataa kaikki saat ilmoituksen zip-paketin prosessoinnista.
7(14) Hyväksy paketointi painamalla OK. Kun zip-paketti on valmis ladattavaksi, sivun oikeassa ylälaidassa näkyvä nuolikuvake on muuttunut vihreäksi. Lataa zip-paketti klikkaamalla vihreää nuolta. Zip-paketit säilyvät nuolen takaa löytyvässä tiedostolistassa 7 päivää niiden luomisesta, jonka jälkeen ne poistuvat järjestelmästä automaattisesti. 6. LISÄÄ AINEISTOA Tiedostoja lisätään etusivun Lisää aineistoa painikkeesta. Käyttöoikeuksista riippuen voit lisätä Lähtötietoja, Suunnitelmia ja/tai Tilaajan asiakirjoja. Tilaajan asiakirjoissa käyttöoikeus on rajoitettu myös ryhmiin. Tiedostot kohdistetaan dokumenttityypeittäin tarvittaviin metatietoihin. Metatietojen listaus löytyy Aloitussivun Tietosisältö painikkeen takaa. 6.1. Tallenna Tiedostoja voi lisätä yksitellen tai *.zip tiedostokokonaisuutena. Järjestelmä purkaa käyttäjän niin valitessa.zip-tiedoston yksittäisiksi dokumenteiksi. Huomaa, että useita tiedostoja lisätessä kaikkiin tiedostoihin kohdistuu samat lisätiedot (kuten alue ja dokumenttityyppi) mikäli lisätietoja ei tuoda hankkeen määrämuotoisesta Excel listauksesta (ref. lähtötiedot).
8(14) 6.2. Lue lisätiedot Excel listauksesta Lisää aineistoa. Lähtötietoja tallentaessa aineiston lisätiedot voidaan lukea hankkeen määrämuotoisesta Excel listauksesta (Lue lisätiedot) tai syöttää manuaalisesti käyttäjän toimesta (kirjoita lisätiedot).
9(14) 7. PÄIVITÄ AINEISTOA Tiedoston voi päivittää manuaalisesti Käsittele dokumentteja -ikkunan sekä Hakutulosten kautta tai automaattisesti lisäämällä tiedoston uudelleen *.zip tiedostona. 7.1. Päivitä tietoja manuaalisesti Päivitä aineistoa. Käsittele dokumentteja -ikkuna aukeaa klikkaamalla tiedostolistauksen riviä joko etusivun Viimeksi lisätyt -listalta tai hakutuloksista. Ikkuna tarjoaa toiminnot uuden revision tallentamiseen (Valitse tiedosto), sekä metatietojen päivittämiseen (alasvetovalikot, tekstikentät). Aineisto päivittyy Tallenna -painikkeella. 7.2. Lisää uusi (*.zip tiedostona) Päivitä aineistoa. Lisää päivitetty aineisto *.zip tiedostona. *.zip tiedostokokonaisuuksia lisätessä järjestelmä vertaa tiedostoja jo tallennettuihin tiedostoihin ja ilmoittaa käyttäjälle mikäli tiedosto A) korvaa aikaisemman tai B) se on identtinen jo tallennetun tiedoston kanssa (jolloin uutta täsmälleen saman sisältöistä tiedostoa ei tallenneta järjestelmään). Myös tallennuksen yhteydessä annettavat metatiedot päivittyvät, mikäli niissä on muutoksia edelliseen. 7.3. Päivitä metatiedot (Excel listauksesta) Järjestelmään tallennetuille tiedostoille voidaan päivittää muuttuneet metatiedot samasta määrämuotoisesta Excel listauksesta (ref. Lähtötiedot) etusivun Päivitä metatiedot painikkeesta.
10(14) 8. JULKISET LINKIT Tilaajan asiakirjat -luokkaan tallennettuja tiedostoja voidaan jakaa julkisten latauslinkkien avulla, jolloin linkin saanut henkilö ei tarvitse henkilökohtaisia tunnuksia VDC Streamiin lukeakseen dokumentteja. Julkisia linkkejä voivat tehdä vain käyttäjät, joille on määritelty ns. Support- -rooli. 8.1. Luo uusi julkinen linkki tekstidokumenttiin Hae ensin dokumentti, jonka haluat jakaa julkisen linkin kautta ja avaa dokumentin tiedot. Valitse Julkinen linkki-painike. Määrittele linkin voimassaoloaika päivämäärä- ja kellonaikavalikoista. Tallenna. Voit nyt kopioida Linkki-riviltä maalaamalla www-osoitteen, jonka voit jakaa esim. sähköpostilla tai kotisivuilla. Huomioithan, että kaikki linkin saavat henkilöt pääsevät katselemaan dokumenttia!
11(14) 8.2. Jaa 3D-malli julkisella linkillä katseltavaksi Hae.vm,.ifc, tai.xml päätteinen tiedosto, jonka haluat jakaa julkisella linkillä. Avaa malli 3D-painikkeella. Valitse esikatselunäkymän vasemmasta reunasta Julkinen linkki. Määritä linkin voimassaoloaika päivämäärä- ja kellonaika valikoista. Tallenna. Voit nyt kopioida Linkki-riviltä maalaamalla www-osoitteen, jonka voit jakaa esim. sähköpostilla tai kotisivuilla. Huomioithan, että kaikki linkin saavat henkilöt pääsevät katselemaan dokumenttia! 8.3. Jaa 3D-malli julkisella linkillä ladattavaksi ja katseltavaksi Hae.vm,.ifc, tai.xml päätteinen tiedosto, jonka haluat jakaa julkisella linkillä siten, että linkin kautta voidaan ladata tiedosto paikallisesti. Avaa dokumentit tiedot ja valitse Julkinen linkki.
12(14) Määritä linkin voimassaoloaika päivämäärä- ja kellonaikavalikoista. Tallenna. Voit nyt kopioida Linkki-riviltä maalaamalla www-osoitteen, jonka voit jakaa esim. sähköpostilla tai kotisivuilla. Huomioithan, että kaikki linkin saavat henkilöt pääsevät lataamaan ja katselemaan dokumenttia! Malli voidaan nyt ladata paikallisesti sinisellä nuolikuvakkeella tai esikatsella 3Dkuvakkeesta: 8.4. Hallitse julkisia linkkejä Voit hallita julkisten linkkien voimassaoloaikaa tai poistaa ne käytöstä etusivun Hallitse linkkejä toiminnon kautta. Mikäli 3D-malli on jaettu pelkkänä 3D-katselulinkkinä, se erottuu oheisessa linkkinäkymässä sinisellä 3D-kuvakkeella Linkki-sarakkeen edessä. Voit myös muokata linkin voimassaoloaikaa Muokkaa-painikkeella ja poistaa linkin punaisella rasti-painikkeella. Tulevat linkit sekä linkit, joiden voimassaolo on päättynyt, näkyvät omilla välilehdillään avautuvassa dialogissa.
13(14) 8.5. Lähetyslinkit Lähetyslinkit toiminnon avulla käyttäjä voi luoda projektilleen väliaikaisesti sivun, jonka kautta henkilö, jolla ei ole käyttäjätunnuksia Stream projektiin, voi ladata tiedostoja portaaliin Tilaajan asiakirjat ryhmään. Voit hallita lähetyslinkkien voimassaoloaikaa tai poistaa ne käytöstä etusivun Hallitse linkkejä toiminnon kautta. Uusi lähetyslinkki luodaan klikkaamalla -kuvaketta ja täydentämällä linkkisivun otsikon, voimassaoloajan sekä valitsemalla ryhmän, johon ladatut dokumentit tallentuvat. Kun tiedot on kertaalleen tallennettu, tulee Linkki kohtaan näkyviin URL-linkki, jonka voi kopioida dialogista ja jakaa tarvittaville henkilöille. Linkistä aukeaa uusi sivu, jossa dokumentin lisääjä valitsee tiedoston, syöttää sähköpostiosoitteensa sekä lyhyen sisältökuvauksen ja kirjoittaa vahvistuskoodin sille varattuun kenttään.
14(14) 9. DOKUMENTTIEN POISTAMINEN Tiedostoja voidaan poistaa, mikäli käyttäjälle on määritelty ns. Support-rooli. Hae ensin poistettavat tiedostot Hae-toiminnolla. Valitse poistettavat dokumentit rivikohtaisesti klikkaamalla valintaruutua ja paina Poista. Varmista dokumentin poistaminen OK-painikkeella.