JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 1 Hankintatoimen johtokunta Aika 18.06.2014 klo 13:09-13:41 Paikka Länsikatu 15, rak. 4A 2. krs, Neuvotteluhuone Käsitellyt asiat Sivu 6 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 7 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 4 8 Kopio- ja tulostuspalveluiden hankintaa (SEU15155) koskeva oikaisuvaatimus 5 9 Osavuosikatsaus 1.1. - 31.3.2014 8 10 Hankintatoimen ajankohtaisia asioita 9 11 Värikasettien hankintaa (SEU15972) koskeva oikaisuvaatimus 10 12 ATK-laitteiden ja tarvikkeiden hankintaa (SEU14574) koskeva hankintaoikaisuvaatimus, kohderyhmä Medical PC 13 ATK-laitteiden ja tarvikkeiden hankintaa (SEU14574) koskeva hankintaoikaisuvaatimus; kohderyhmä A4-tulostimet 12 15 14 Hankintapäällikön tekemät päätökset 19 15 ATK-laitteiden ja tarvikkeiden hankintaa (SEU14574) koskeva hankintaoikaisuvaatimus 16 Anestesian ja tehohoidon tarvikkeiden hankintaa (SEU12854) koskeva hankintaoikaisuvaatimus 21 26
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 2 Hankintatoimen johtokunta Läsnä Oinonen Veijo Puheenjohtaja Ikonen Hilkka jäsen Lampio Eija jäsen Nevalainen Ilari 1. varapuheenjohtaja Nevanto Jari jäsen Tähkiö Johanna jäsen Poissa Ikonen Matti jäsen Allekirjoitukset Veijo Oinonen puheenjohtaja Merja Penttinen pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu 18.6.2014 Jari Nevanto pöytäkirjan tarkastaja Ilari Nevalainen pöytäkirjan tarkastaja Pöytäkirja yleisesti nähtävillä Edellä oleva tarkastettu pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä Joensuun seudun hankintatoimistossa ( Länsikatu 15, rak. 4A 2.krs) 25. päivästä kesäkuuta 2014 alkaen. Pöytäkirjanpitäjä Merja Penttinen
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 3 Hankintatoimen johtokunta 6 18.06.2014 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus HTJK 6 Puheenjohtaja päättää todeta kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti.
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 4 Hankintatoimen johtokunta 7 18.06.2014 Pöytäkirjan tarkastajien valinta HTJK 7 Hankintapäällikön päätösehdotus: Hankintatoimen johtokunta päättää valita pöytäkirjan tarkastajiksi Jari Nevanto ja Ilari Nevalainen. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti.
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 5 Hankintatoimen johtokunta 8 18.06.2014 Kopio- ja tulostuspalveluiden hankintaa (SEU15155) koskeva oikaisuvaatimus 3669/02.08/2014 HTJK 8 Joensuun seudun hankintatoimi kilpailutti kopio- ja tulostuspalveluiden hankinnan ajalle 1.6.2014-31.5.2016 + yhden (1) vuoden optio ajalle 01.06.2016-31.05.2017. Option käytöstä tehdään erillinen päätös viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä ja siitä ilmoitetaan asianosaisille kirjeellä. Hankintamalli on useamman eli kolmen (3) toimittajan puitejärjestely, jossa valittujen toimittajien kanssa tullaan tekemään tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaiset erilliset puitesopimukset. Tilaaja tekee tilauksen suoraan valitulta toimittajalta seuraavan toimintamallin mukaisesti: Tilaaja valitsee puitejärjestelyn vertailussa eniten pisteitä saaneen toimittajan, jonka tämän sopimuksen mukaiseen tuoteluetteloon ko. tuote sisältyy. Korjausilmoituksessa on korjattu seuraavia asioita: -Toimitusaika normaaliaikaisille toimituksille kysytään -Pikatoimitusten määritystä on tarkennettu Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, max. 100 p., jota arvioidaan tarjouspyynnön mukaisesti kokonaishankinnan mukaan. Pisteytys, pisteiden määräytyminen ja laskukaavat ovat nähtävillä päätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta. Joensuun seudun hankintatoimen hankintapäällikkö päätti 7.5.2014, että sopimus kopio- ja tulostuspalveluiden hankinnasta ajalle 1.6.2014-31.5.2016 tehdään kokonaistaloudellisesti edullisimpien tarjousten tehneiden tarjoajien kanssa eli LaserMedia Oy:n, Kopijyvä Oy:n ja Kopio Niini Finland Oy:n kanssa. Päätös mahdollisen option käytöstä tehdään erikseen. Kopijyvä Oy on lähettänyt 20.5.2014 hankintaa koskevan hankintaoikaisuvaatimuksen, joka on liitteenä. Valituksessaan Kopijyvä Oy vaatii, että hankintatoimi hylkää LaserMedia Oy:n, Kopio Niini Finland Oy:n ja Kopio Niini Oy:n tarjoukset tarjouspyynnön vastaisina. Valituksessaan Kopijyvä Oy vaatii LaserMedia Oy:n tarjouksen hylkäämistä sillä perusteella, että tarjoajan liitteet koskien aineistopalvelua ja reklamaatiokäsittelyä eivät täytä kuvauksen kriteerejä. Tarjouspyynnössä ei ole kuitenkaan asetettu kriteerejä, minkälainen ladattavan kuvauksen tulee olla. Tästä johtuen LaserMedia Oy:n tarjoukseen liitetyt kuvaukset ovat tarjouspyynnön mukaisia. Lisäksi valittaja vaatii LaserMedia Oy:n hylkäämistä sillä perusteella, että LaserMedia Oy:llä ei ole vielä tilausjärjestelmää valmiina. Hankintayksikkö ei
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 6 Hankintatoimen johtokunta 8 18.06.2014 tarjouspyynnössään voi vaatia, että kaikki vaadittavat järjestelmät tulisi olla valmiina tarjoushetkellä. Hankintalain ja tarjouspyynnön vaatimukset täyttyvät, kun tarjoaja täyttää tilausjärjestelmävaatimuksen sopimuskauden käynnistyessä. Mikäli tilausjärjestelmän tulisi olla olemassa jo tarjoushetkellä, tämä asettaisi tarjoajat eriarvoiseen asemaan, koska aiempi sopimustoimittaja hyötyisi siitä, että tilausjärjestelmä on jo tehty aiempaa sopimuskautta varten sekä lisäksi tilausjärjestelmän luominen pelkästään tarjouksen tekemistä varten olisi kohtuuton vaatimus. Valituksen toisessa kohdassa valittaja ei esitä vaatimusta vaan kysyy menettelyn oikeellisuutta juridiselta kannalta. Valittaja tietää Kopio Niini Finland Oy:n ja Kopio Niini Oy:n kuuluvan samaan konserniin. Konsernissa samoille palveluille on käytössä yhteinen hinnasto, jossa käytetään konsernin KopioNiini tuotemerkkiä. Sillä, mikä yhtiö on hinnaston alun perin laatinut tai mitä liikemerkkiä hinnastossa näytetään, ei ole mitään merkitystä. Ainoa asia, jolla on hankintamenettelyn kannalta merkitystä on se, että tarjoaja on sitoutunut nimenomaan kyseisestä hinnastosta ilmeneviin hintoihin. Näin ovat kumpikin tarjoaja tehneet, joten tällaisella seikalla ei ole minkäänlaista merkitystä kilpailutuksen kannalta. Valittaja ei ole käyttänyt tätä perustelua hankintalain mukaisena hylkäämisperusteella vain ainoastaan kysynyt, onko kyseessä juridisesti oikea menettely. Vastauksena kysymykseen voidaan siis todeta, että juridisesti hinnasto sitoo riippumatta sen alkuperästä. Valituksen kolmannessa kohdassa valittajan mielestä pikatoimituskriteerin osalta Kopio Niini Oy ja Kopio Niini Finland Oy on esittänyt virheellistä tietoa. Hankintayksikkö on perustellusti harkinnut, että Kopio Niini Oy ja Kopio Niini Finland Oy kykenevät täyttämään pikatoimitusaikakriteerin. Tarjoajat ovat toimineet tarjouspyynnön mukaisesti vastatessaan vaatimukseen. Vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan tarjoajalla ei tarvitse olla tarjouksessa merkittyä toimituskykyä vielä tarjoushetkellä vaan riittää, että se on olemassa sopimusta toteutettaessa. Muunlainen harkintaperuste tarkoittaisi, että vain nykyinen toimittaja voisi tarjota uskottavasti toimituskykyä. Valittaja ei ole esittänyt mielipiteensä lisäksi mitään väitettä tai perustetta, miksi hankintayksikön olisi tullut katsoa, etteivät Kopio Niini Oy tai Kopio Niini Finland Oy eivät kykenisi täyttämään pikatoimitusaikakriteeriä sopimuksen alkamisajankohtaan mennessä. Tarjouspyynnössä ei ole edellytetty yksilöityä suunnitelmaa tältä osin, joten hankintayksikkö on ollut oikeutettu tekemään päätöksensä oman harkintansa mukaisesti. Kuten edellä on todettu, Kopio Niini Finland Oy ja Kopio Niini Oy kuuluvat samaan konserniin ja väite tarjouskartellista on näin ollen outo. Valituksen neljännessa kohdassa valittajan mielestä kopiointipalvelua Kopio Niini Oy ja Kopio Niini Finland Oy eivät pysty toimittamaan vasteajan puitteissa. Kopio Niini Finland Oy vastaa tehtävän sopimuksen mukaisesti vasteajan toteutumisesta sopimuksen toteutushetkellä. Tarjouspyynnössä ei ole edellytetty selvitystä yksityiskohtaisesta palvelun toteutustavasta. Hankintapäällikön päätösehdotus: Joensuun seudun hankintatoimen johtokunta päättää, että Kopijyvä Oy:n tekemä hankintaoikaisuvaatimus hylätään edellä mainituilla perusteilla.
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 7 Hankintatoimen johtokunta 8 18.06.2014 Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. Liitteet Liite 1 Kopio- ja tulostuspalveluiden hankintaa (SEU15155) koskeva oikaisuvaatimus
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 8 Hankintatoimen johtokunta 9 18.06.2014 Osavuosikatsaus 1.1. - 31.3.2014 3675/02.08/2014 HTJK 9 Joensuun seudun hankintatoimen osavuosikatsaus 1.1. - 31.3.2014 liitteenä. Hankintapäällikön päätösehdotus: Joensuun seudun hankintatoimen johtokunta päättää merkitä osavuosikatsauksen tiedokseen. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. Liitteet Liite 2 Osavuosikatsaus 1.1. - 31.3.2014
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 9 Hankintatoimen johtokunta 10 18.06.2014 Hankintatoimen ajankohtaisia asioita 3676/02.08/2014 HTJK 10 Julkisten hankintojen hankintaopas yrityksille julkaistu Hankintatoiminnasta strateginen menestystekijä -hankkeessa on lähdetty vuoden 2014 alusta edesauttamaan ja aktivoimaan alueemme pk-yrityksiä osallistumaan julkisiin hankintoihin. Hankkeessa tullaan yritysten aktivoinnin ja käytännön opastuksen lisäksi laatimaan selkokielinen hankintaopas sekä painettuna että sähköisenä versiona. Nyt edellä mainittu selkokielinen hankintaopas on julkaistu. Oppaan tarkoituksena on rohkaista kaikenkokoisia yrityksiä osallistumaan julkisiin hankintoihin ja tarjoamaan tuotteitaan ja palveluitaan Joensuun seudun hankintatoimeen kuuluville tahoille. Oppaasta löytyy käytännönläheiset neuvot ja ohjeet helpottamaan kilpailutuksiin osallistumista. Opas on koottu yhteistyössä Joensuun seudun hankintatoimen ja Joensuun Seudun Kehittämisyhtiö JOSEK Oy:n kanssa. Opas löytyy osoitteesta: http://issuu.com/josekoy/docs/hankintaopas_2014_josek Hankintapäällikön päätösehdotus: Joensuun seudun hankintatoimen johtokunta merkitsee asiat tiedoksi. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti.
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 10 Hankintatoimen johtokunta 11 18.06.2014 Värikasettien hankintaa (SEU15972) koskeva oikaisuvaatimus 3673/02.08/2014 HTJK 11 Joensuun seudun hankintatoimi kilpailutti tulostimien ja monitoimilaitteiden värikasettien hankinnan tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla sopimuskaudelle 1.5.2014-30.4.2016 ja yhden (1) vuoden optio ajalle 01.05.2016-30.04.2017. Option käytöstä tehdään erillinen päätös viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä ja siitä ilmoitetaan asianosaisille kirjeellä. Hankintamalli on yhden (1) toimittajan puitejärjestely, jossa tilaajat tulevat tekemään tilaukset suoraan valitulta toimittajalta. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, max. 100 p, jota arvioidaan tarjouspyynnön mukaisesti kokonaishankinnan mukaan. Pisteytys, pisteiden määräytyminen ja pisteiden laskentakaavat ovat nähtävillä päätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta. Kilpailutuksessa käytettiin sähköistä huutokauppaa. Huutokauppakutsu lähetettiin 5.5.2014. Kutsun mukaan huutokauppa alkaa 8.5.2014 klo 08:00 ja kutsun mukaan huutokauppa päättyy 12.5.2014 klo 09:00 tai 15 minuuttia viimeisen huudon jälkeen. Huutokaupassa mentiin jatkoajalle ja huutokauppa päättyi 12.5.2014 klo 12:26. Joensuun seudun hankintatoimen hankintapäällikkö päätti 12.5.2014, että sopimus tulostimien ja monitoimilaitteiden värikasettien hankinnasta tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla sopimuskaudelle 1.5.2014-30.4.2016 tehdään kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen Bruce Campbell Ltd Oy:n kanssa. Sopimuskausi käynnistyy vasta hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja molempien osapuolten allekirjoitettua hankintasopimuksen. Päätös mahdollisen option käytöstä tehdään erikseen. X-Partner Joensuu Oy/OfficePro on lähettänyt 13.5.2014 hankintaa koskevan hankintaoikaisuvaatimuksen, joka on liitteenä. Valituksessaan valittaja vaatii, että hankintatoimi hylkää EHD Finland Ay:n, Staples Finland Oy:n ja Bruce Campbell Ltd Oy:n tarjouspyynnön vastaisina. Valittajan mielestä kaikki edellä mainitut toimittajat ovat syyllistyneet hintojen polkemiseen, kilpailun rajoittamiseen sekä markkinoiden häiritsemiseen. Lisäksi valittajan mielestä tarjoajat ovat niin suuria, että tällä tavalla pystyvät vääristämään markkinoita. Hankintatoimi on ollut yhteydessä mm. valittuun toimittajan huutokaupan päätyttyä ja huutokaupassakin tehty tarjous on sitova ja valittu toimittaja on vahvistanut, että hinnat pitävät paikkansa ja sitoutuvat tarjouspyynnön ehtoihin. Hankintalain mukaan hankintayksiköllä ei ole mahdollisuuksia ottaa kantaa
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 11 Hankintatoimen johtokunta 11 18.06.2014 tarjoajan tekemän tarjouksen kannattavuuteen ja sen vaikutuksiin tarjoajan toiminnan yleiseen kannattavuuteen; ja eikä hankintayksikkö voi hylätä tarjoajan tarjousta alihintaisena, mikäli tarjoaja on ilmoittanut sitoutuvansa tarjoukseensa sekä ymmärtäneensä tarjouspyynnön ehdot oikein. Lisäksi tarjoaja voi itse päättää, tarjoajaako osaa ostoskorin tuotteita tappiolla ja osaa voitolla, hankintayksikkö ei tarjoajan hinnoittelumekanismiin voi vaikuttaa. Lisäksi, koska 3-4 tarjoajaa on ollut hintatasoltaan samaa luokkaa eikä värikasettien markkinoilla voida katsoa, että jollain tarjoajalla olisi alalla määräävä markkina-asema niin ei voida myöskään katsoa, että kyseessä olisi ollut määräävän markkina-aseman väärinkäyttö. Valittu toimittaja on suorittanut kaikki lakisääteiset velvoitteensa eikä toimittajan teknistä tai taloudellista kykyä suoriutua hankinnasta ole syytä epäillä. Valituksensa toisessa kohdassa valittajan mielestä tarjouspyynnössä on pyydetty tarjouksia epärelevanteista tuotteista. Tarjoajan mukaan tarjousvertailussa on hyvin paljon tuotteita, joita ei käytännössä osteta enää lainkaan. Hankintayksiköllä on hankintalain perusteella oikeus rakentaa tarjouspyynnössä pyydettävä ostoskori omien tarpeidensa mukaisesti. Värikasettien tarjouspyynnössä on ostoskorin muodostamiseen käytetty vuoden 2013 ostotilastoa ja ostoskoriin on laitettu vain vuoden aikana eniten ostetuimmat tuotteet. Tästä johtuen viittaus epärelevantteihin tuotteisiin on täysin perusteeton eikä tarjoajalla muutenkaan ole oikeutta määritellä, mitä tuotteita hankintayksikkö tarvitsee. Lisäksi valittaja ei ole missään vaiheessa pyytänyt hankintatoimelta tietoja toteutuneista ostoista ja näin ollen valittajan väite epärelevanteista tuotteista on täysin perusteeton Hankintapäällikön päätösehdotus: Joensuun seudun hankintatoimen johtokunta päättää, että X-Partner Joensuu Oy/OfficePro:n tekemä hankintaoikaisuvaatimus hylätään edellä mainituilla perusteilla. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. Liitteet Liite 3 Värikasettien hankintaa (SEU15972) koskeva oikaisuvaatimus
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 12 Hankintatoimen johtokunta 12 18.06.2014 ATK-laitteiden ja tarvikkeiden hankintaa (SEU14574) koskeva hankintaoikaisuvaatimus, kohderyhmä Medical PC 3745/02.08/2014 HTJK 12 Joensuun seudun hankintatoimi kilpailutti atk-laitteiden ja tarvikkeiden hankinnan seuraavan kohderyhmäjaottelun mukaisesti: 1) Työasemat, kannettavat tietokoneet, zero-päätteet (thin client), näytöt 2) Windows- ja Android-tabletit 3) Medical-PC 4) A4-tulostimet Osatarjous kohderyhmittäin on sallittu. Karelia ammattikorkeakoulu ei ole mukana kohderyhmässä 3). Hankinnan sopimuskausi on 01.06.2014-31.05.2017 + yhden (1) vuoden optio ajalle 01.06.2017-31.05.2018. Option käytöstä tehdään erillinen päätös viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä ja siitä ilmoitetaan asianosaisille kirjeellä. Hankintamalli on useamman eli kolmen (3) toimittajan puitejärjestely per kohderyhmä, jossa valittujen toimittajien kanssa tullaan tekemään tämän tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaiset erilliset puitesopimukset. Tilaaja tekee tilauksen suoraan valitulta toimittajalta seuraavan toimintamallin mukaisesti: Tilaaja valitsee puitejärjestelyn vertailussa eniten pisteitä saaneen toimittajan, jonka tämän sopimuksen mukaiseen tuoteluetteloon ko. tuote sisältyy. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, max. 100 p, jota arvioidaan tarjouspyynnön mukaisesti kohderyhmittäin. Pisteiden määräytyminen ja pisteiden laskentakaavat ovat nähtävillä päätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta. Hankintamenettelyn aikana jouduttiin täsmentämään laitteiden sähkönkulutusarvoja tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takaamiseksi. Tästä johtuen vertailutaulukossa on tiedot ilmoitettu seuraavasti: - Kohdassa Tarjottavan laitteen sähkönkulutus normaalitilassa on tiedot Tarjottavan laitteen sähkönkulutus valmiustilassa (IDLE STATE/MODE) - Kohdassa Tarjottavan laitteen sähkönkulutus valmiustilassa on tiedot Tarjottavan laitteen sähkönkulutus lepotilassa (SLEEP STATE/MODE) - Kohdassa Tarjottavan laitteen sähkönkulutus lepotilassa on tiedot Tarjottavan laitteen sähkönkulutus pois päältä -tilassa (OFF/STAND BY) Täsmennys jouduttiin suorittamaan, koska havaittiin, että ilmoitetut arvot olivat menneet tarjoajilla sekaisin, vaikkakin ero oli joissain kohdissa pieni sekä kävi myös ilmi, että normaalikäytön arvoa eivät suurin osa valmistajista enää mittaa, joten tiedon saaminen olisi ollut vaikeaa. Kaikkien tarjoajien tietoja jouduttiin täsmentämään, joten täsmennys ei asettanut yhtään tarjoajaa eriarvoiseen asemaan. Kilpailutuksessa käytettiin sähköistä huutokauppaa. Huutokauppakutsu lähetettiin 24.04.2014. Kutsun mukaan huutokauppa alkaa 29.04.2014 klo 09:00 ja kutsun mukaan huutokauppa päättyy 05.05.2014 klo 10:00 tai 0,5
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 13 Hankintatoimen johtokunta 12 18.06.2014 tuntia viimeisen huudon jälkeen. Huutokaupassa mentiin jatkoajalle ja huutokauppa päättyi 19.05.2014 klo 10:47. Kohderyhmissä 2) Windows- ja Android-tabletit ja 3) Medical-PC huutokaupan lopputuloksena ykkössijalle päätyi kaksi toimittajaa tasapistein. Puitejärjestelyn tilausjärjestyksen selvittämiseksi hankintatoimessa suoritettiin arvonta näiden toimittajien kesken. Molempiin ryhmiin arvonnan jälkeen ykkössijalle sijoittui Atea Finland Oy. Joensuun seudun hankintatoimen hankintapäällikkö päätti 22.05.2014, että sopimus atk-laitteiden ja tarvikkeiden hankinnasta sopimuskaudelle 01.06.2014-31.05.2017 tehdään kohderyhmittäin kokonaistaloudellisesti edullisimpien tarjousten tehneiden tarjoajien kanssa kohdan "Valittu toimittaja/toimittajat" mukaisesti. Päätös mahdollisen option käytöstä tehdään erikseen. Sopimus astuu voimaan vasta hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja molempien osapuolten allekirjoitettua sopimuksen. Päätöksessä valitut toimittajat olivat seuraavat: Atea Finland Oy - 2) Windows- ja Android-tabletit - 3) Medical-PC BCC Finland Oy - 1) Työasemat, kannettavat tietokoneet, zero-päätteet (thin client), näytöt - 2) Windows- ja Android-tabletit - 4) A4-tulostimet Businessforum Oy - 1) Työasemat, kannettavat tietokoneet, zero-päätteet (thin client), näytöt - 3) Medical-PC - 4) A4-tulostimet Fujitsu Finland Oy/tuotepalvelut - 3) Medical-PC Mikkelin Puhelin Oyj - 1) Työasemat, kannettavat tietokoneet, zero-päätteet (thin client), näytöt Pohjois-Karjalan Systema Oy - 4) A4-tulostimet Kaukomarkkinat Oy on lähettänyt 4.6.2014 hankintaa koskevan hankintaoikaisuvaatimuksen, joka on liitteenä. Oikaisuvaatimus koskee pelkästään kohderyhmää Medical PC. Johtokunnan kokouksessa 18.6.2014 on käsiteltävänä myös hankintaoikaisuvaatimus koskien A4-tulostimien kohderyhmää. Kohderyhmien 1) Työasemat, kannettavat tietokoneet, zero-päätteet (thin client), näytöt ja 2) Windows- ja Android-tabletit osalta hankintapäätös on lainvoimainen. Valituksessaan valittaja vaatii, että hankintatoimi hylkää Fujitsu Finland Oy:n, Mikkelin Puhelin Oyj:n, BusinessForum Oy:n, Atea Finland Oy:n ja BCC Finland Oy:n tarjoukset tarjouspyynnön vastaisina. Valittajan mielestä kaikki edellä mainitut toimittajat ovat tarjonneet kyseiseen
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 14 Hankintatoimen johtokunta 12 18.06.2014 kohderyhmään tarjouspyynnön vastaisia tuotteita, jotka eivät täytä kaikkia tarjouspyynnön vaatimuksia. Valittajan mielestä BCC Finland Oy:n tarjoama Onyx Zeus -merkkinen laite ei täytä tarjouspyynnön vaatimuksia RS232-porttien määrässä sekä niiden isoloinnissa. Lisäksi laite ei täytä CE-merkinnän vaatimuksia. Tarjoaja on vahvistanut hankintayksikölle, että toimitettavassa laitteessa on tehtaan asentama lisäkortti, joka tuottaa tarvittavan määrän RS232-portteja. Portit ovat isoloitu tarjouspyynnön edellyttämällä tasolla. Lisäksi laite täyttää CE-merkinnän sekä EN-60601-1 medical -luokituksen vaatimukset. Tämä käy ilmi sekä tarjoajan vahvistuksesta sekä tarjoajan toimittamasta esitemateriaalista. Valittajan mielestä Fujitsu Finland Oy:n, Mikkelin Puhelin Oyj:n ja Atea Finland Oy:n tarjoama Advantech POC-W211 -merkkinen laite ei täytä tarjouspyynnön vaatimuksia RS232-porttien määrässä sekä niiden isoloinnissa. Lisäksi laite ei täytä CE-merkinnän vaatimuksia.tarjoaja on vahvistanut hankintayksikölle, että toimitettavassa laitteessa on tehtaan asentama lisäkortti, joka tuottaa tarvittavan määrän RS232-portteja. Portit ovat isoloitu tarjouspyynnön edellyttämällä tasolla. Lisäksi laite täyttää CE-merkinnän sekä EN-60601-1 medical -luokituksen vaatimukset. Tämä käy ilmi sekä tarjoajan vahvistuksesta sekä tarjoajan toimittamasta esitemateriaalista. Valittajan mielestä BusinessForum Oy:n tarjoama Viewmedic Clinio 322c5 Touch -merkkinen laite ei täytä tarjouspyynnön vaatimuksia RS232-porttien määrässä sekä niiden isoloinnissa. Lisäksi laite ei täytä CE-merkinnän vaatimuksia.tarjoaja on vahvistanut hankintayksikölle, että toimitettavassa laitteessa on tehtaan asentama lisäkortti, joka tuottaa tarvittavan määrän RS232-portteja. Portit ovat isoloitu tarjouspyynnön edellyttämällä tasolla. Lisäksi laite täyttää CE-merkinnän sekä EN-60601-1 medical -luokituksen vaatimukset. Tämä käy ilmi sekä tarjoajan vahvistuksesta sekä tarjoajan toimittamasta esitemateriaalista. Lisähuomiona voidaan esittää, että tarjouspyynnössä ei ole vaadittu EN-60601-1 medical -sertifikaattia vaan tarjouspyynnössä on riittänyt, että tarjottava tuote täyttää kyseiselle luokitukselle asetetut vaatimukset. Hankintapäällikön päätösehdotus: Joensuun seudun hankintatoimen johtokunta päättää, että Kaukomarkkinat Oy:n tekemä hankintaoikaisuvaatimus hylätään edellä mainituilla perusteilla. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. Liitteet Liite 4 ATK-laitteiden ja tarvikkeiden hankintaa (SEU14574) koskeva hankintaoikaisuvaatimus, kohderyhmä Medical PC
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 15 Hankintatoimen johtokunta 13 18.06.2014 ATK-laitteiden ja tarvikkeiden hankintaa (SEU14574) koskeva hankintaoikaisuvaatimus; kohderyhmä A4-tulostimet 3748/02.08/2014 HTJK 13 Joensuun seudun hankintatoimi kilpailutti atk-laitteiden ja tarvikkeiden hankinnan seuraavan kohderyhmäjaottelun mukaisesti: 1) Työasemat, kannettavat tietokoneet, zero-päätteet (thin client), näytöt 2) Windows- ja Android-tabletit 3) Medical-PC 4) A4-tulostimet Osatarjous kohderyhmittäin on sallittu. Karelia ammattikorkeakoulu ei ole mukana kohderyhmässä 3). Hankinnan sopimuskausi on 01.06.2014-31.05.2017 + yhden (1) vuoden optio ajalle 01.06.2017-31.05.2018. Option käytöstä tehdään erillinen päätös viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä ja siitä ilmoitetaan asianosaisille kirjeellä. Hankintamalli on useamman eli kolmen (3) toimittajan puitejärjestely per kohderyhmä, jossa valittujen toimittajien kanssa tullaan tekemään tämän tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaiset erilliset puitesopimukset. Tilaaja tekee tilauksen suoraan valitulta toimittajalta seuraavan toimintamallin mukaisesti: Tilaaja valitsee puitejärjestelyn vertailussa eniten pisteitä saaneen toimittajan, jonka tämän sopimuksen mukaiseen tuoteluetteloon ko. tuote sisältyy. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, max. 100 p, jota arvioidaan tarjouspyynnön mukaisesti kohderyhmittäin. Pisteiden määräytyminen ja pisteiden laskentakaavat ovat nähtävillä päätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta. Hankintamenettelyn aikana jouduttiin täsmentämään laitteiden sähkönkulutusarvoja tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takaamiseksi. Tästä johtuen vertailutaulukossa on tiedot ilmoitettu seuraavasti: - Kohdassa Tarjottavan laitteen sähkönkulutus normaalitilassa on tiedot Tarjottavan laitteen sähkönkulutus valmiustilassa (IDLE STATE/MODE) - Kohdassa Tarjottavan laitteen sähkönkulutus valmiustilassa on tiedot Tarjottavan laitteen sähkönkulutus lepotilassa (SLEEP STATE/MODE) - Kohdassa Tarjottavan laitteen sähkönkulutus lepotilassa on tiedot Tarjottavan laitteen sähkönkulutus pois päältä -tilassa (OFF/STAND BY) Täsmennys jouduttiin suorittamaan, koska havaittiin, että ilmoitetut arvot olivat menneet tarjoajilla sekaisin, vaikkakin ero oli joissain kohdissa pieni sekä kävi myös ilmi, että normaalikäytön arvoa eivät suurin osa valmistajista enää mittaa, joten tiedon saaminen olisi ollut vaikeaa. Kaikkien tarjoajien tietoja jouduttiin täsmentämään, joten täsmennys ei asettanut yhtään tarjoajaa eriarvoiseen asemaan. Kilpailutuksessa käytettiin sähköistä huutokauppaa. Huutokauppakutsu lähetettiin 24.04.2014. Kutsun mukaan huutokauppa alkaa 29.04.2014 klo 09:00 ja kutsun mukaan huutokauppa päättyy 05.05.2014 klo 10:00 tai 0,5
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 16 Hankintatoimen johtokunta 13 18.06.2014 tuntia viimeisen huudon jälkeen. Huutokaupassa mentiin jatkoajalle ja huutokauppa päättyi 19.05.2014 klo 10:47. Kohderyhmissä 2) Windows- ja Android-tabletit ja 3) Medical-PC huutokaupan lopputuloksena ykkössijalle päätyi kaksi toimittajaa tasapistein. Puitejärjestelyn tilausjärjestyksen selvittämiseksi hankintatoimessa suoritettiin arvonta näiden toimittajien kesken. Molempiin ryhmiin arvonnan jälkeen ykkössijalle sijoittui Atea Finland Oy. Joensuun seudun hankintatoimen hankintapäällikkö päätti 22.05.2014, että sopimus atk-laitteiden ja tarvikkeiden hankinnasta sopimuskaudelle 01.06.2014-31.05.2017 tehdään kohderyhmittäin kokonaistaloudellisesti edullisimpien tarjousten tehneiden tarjoajien kanssa kohdan "Valittu toimittaja/toimittajat" mukaisesti. Päätös mahdollisen option käytöstä tehdään erikseen. Sopimus astuu voimaan vasta hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja molempien osapuolten allekirjoitettua sopimuksen. Päätöksessä valitut toimittajat olivat seuraavat: Atea Finland Oy - 2) Windows- ja Android-tabletit - 3) Medical-PC BCC Finland Oy - 1) Työasemat, kannettavat tietokoneet, zero-päätteet (thin client), näytöt - 2) Windows- ja Android-tabletit - 4) A4-tulostimet Businessforum Oy - 1) Työasemat, kannettavat tietokoneet, zero-päätteet (thin client), näytöt - 3) Medical-PC - 4) A4-tulostimet Fujitsu Finland Oy/tuotepalvelut - 3) Medical-PC Mikkelin Puhelin Oyj - 1) Työasemat, kannettavat tietokoneet, zero-päätteet (thin client), näytöt Pohjois-Karjalan Systema Oy - 4) A4-tulostimet X-Partner Joensuu Oy/OfficePro on lähettänyt 4.6.2014 hankintaa koskevan hankintaoikaisuvaatimuksen, joka on liitteenä. Oikaisuvaatimus koskee pelkästään kohderyhmää A4-tulostimet. Johtokunnan kokouksessa 18.6.2014 on käsiteltävänä myös hankintaoikaisuvaatimus koskien Medical PC -kohderyhmää. Kohderyhmien 1) Työasemat, kannettavat tietokoneet, zero-päätteet (thin client), näytöt ja 2) Windows- ja Android-tabletit osalta hankintapäätös on lainvoimainen. Valituksessaan valittaja vaatii, että hankintatoimi hylkää Pohjois-Karjalan Systema Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena. Toissijaisesti valittaja vaatii A4-tulostimien kohderyhmän kilpailuttamista uudestaan. Käytännössä valituksessa vaatimukset 2 ja 3 koskevat molemmat kyseisen kohderyhmän kilpailuttamista uudestaan.
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 17 Hankintatoimen johtokunta 13 18.06.2014 Valittajan mielestä Pohjois-Karjalan Systema Oy:n ilmoittaman mustavalkoisen verkkolasertulostimen värikasetin riittoisuus ei ole tarjoajan ilmoittama 16 000 sivua vaan 8 000 tai 3 000 sivua. Kyseinen 16 000 sivun ilmoitettu riittoisuus johtuu siitä, että tarjoaja on tarjonnut kyseiseen kohtaan tuotepakettia, joka sisältää kaksi 8 000 sivun riittoisuuden lupaavaa värikasettia. Jotta tulostimella päästään tarjouspyynnössä pyydettyyn 48 000 sivun tulostusmäärään niin tällöin kyseisiä paketteja tulee tilata kolme kappaletta. Tarjouspyynnössä on ilmoitettu tarvikelogistiikalle 20 euron kustannus, joka sisältää laskennallisten toimituskulujen lisäksi pääasiassa tarvikkeen asiakkaan sisäiset kustannukset kuten esim. värikasetin vaihto toimipisteessä, vanhan värikasetin pakkaaminen kierrätystä varten. Toimituskulujen osalta on totta, että kyseisiä paketteja tarvitaan vain kolme kappaletta, mutta varsinaisten toimenpiteiden osalta toimenpiteitä tehdään kuusi kappaletta, jotta päästään vaadittuun 48 000 sivun tulostusmäärään. Valittaja puolestaan on käsitellyt laskentataulukossa aina kyseisen tulostinkoon kohdalla laitteiden yhteenlasketun kappalemäärän mukaan tulostintarvikkeiden tai muiden huoltotoimenpiteiden laskennallisen jaetun määrän eli valittaja on taulukkoon ilmoittanut esimerkiksi mustavalkoisen verkkolasertulostimen kohdalla, että päästäkseen 48 000 sivun tulostusmäärään tarvitaan 0,6 kuvarumpua ja taulukko on laskenut tämän määrän mukaisesti. Luonnollisesti tarviketta joudutaan tilaamaan ja asentamaan kokonaisen kappalemäärän mukaisesti, vajaata kuvarumpua laitteeseen ei pystytä asentamaan. Myös vajaa kappalemäärä vaikuttaa myös huomattavasti tarvikelogistiikkakustannusten laskemiseen. Edellä mainituista syistä voidaan huomata, että tarjouspyynnössä käytetty taulukko, jolla on laskettu tulostimien TCO-kustannuksia on ollut selvästi tulkinnan varainen eikä kyseistä kohtaa pystytä enää kilpailutuksen tässä vaiheessa oikaisemaan. Tulkinnanvaraisuuksien vuoksi ei voida yksiselitteisesti todeta, että Pohjois-Karjalan Systema Oy:n tarjous olisi tarjouspyynnön vastainen eikä myöskään sitä, että X-Partner Joensuu Oy:n tarjous olisi tarjouspyynnön vastainen. Tästä johtuen kilpailutuksen keskeyttäminen kyseisen kohderyhmän osalta on perusteltua. Lisäksi kyseisen kohderyhmän keskeyttämistä puoltaa myös se, että hankintatoimella on olemassa oleva sopimus tulostimien värikaseteista ja -tarvikkeista niin tästä johtuen osa tarjoajista on saattanut laskea tarvikehinnoitteluaan TCO-laskennassa mahdollisesti jopa tappiolliseksi, koska ovat tarjousta tehdessään tienneet, että tarvikkeita ei tultaisi tilaamaan tulostintoimittajalta vaan värikasettitoimittajalta. Hankintatoimi ei kuitenkaan pysty ottamaan kantaa tarjoajan laatimaan hinnoitteluun, mikäli tarjoaja pystyy osoittamaan, että tarjoaja on sitoutunut antamaansa hinnoitteluun. Hankintapäällikön päätösehdotus:
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 18 Hankintatoimen johtokunta 13 18.06.2014 Joensuun seudun hankintatoimen johtokunta päättää, että atk-laitteiden ja tarvikkeiden hankinta kohderyhmän 4) A4-tulostimet osalta keskeytetään edellä mainituilla perusteilla ja kyseinen kohderyhmä kilpailutetaan uudestaan. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. Liitteet Liite 5 ATK-laitteiden ja tarvikkeiden hankintaa (SEU14574) koskeva hankintaoikaisuvaatimus; kohderyhmä A4-tulostimet
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 19 Hankintatoimen johtokunta 14 18.06.2014 Hankintapäällikön tekemät päätökset 3751/02.08/2014 HTJK 14 Hankintapäällikkö on tehnyt Joensuun kaupungin hallintosäännön puitteissa seuraavat päätökset: Päätöspöytäkirja 20.02.2014 SEU10529 / Sekalaiset hoitotarvikkeet Päätöspöytäkirja 27.02.2014 SEU10529 / Sekalaiset hoitotarvikkeet Päätöspöytäkirja 27.02.2014 13537 / Turvapuhelinpalvelu - Ilomantsin kunta Päätöspöytäkirja 27.02.2014 15281 / Kehätiehankkeen (vt6/vt9) toteutuksen ilmakuvaus ja pohjakartan laadinta Joensuun kaupungissa Päätöspöytäkirja 27.02.2014 14730 / Hopearannan hoivakodin hoivasängyt ja hygieniapatjat Päätöspöytäkirja 27.02.2014 04160 / Säle- ja rullaverhot Päätöspöytäkirja 03.03.2014 15477 / Lava-auton hankinta Päätöspöytäkirja 13.03.2014 SEU13920 / Hampaiden oikomishoitopalvelut Päätöspöytäkirja 13.03.2014 15050 / Pohjois-Karjalan pelastuslaitoksen käyttöön tulevat ambulanssien alustat vuosille 2014-2016 Päätöspöytäkirja 20.03.2014 12578 / Siivous- ja kiinteistönhoitopalvelut, Joensuun Tiedepuisto Oy Päätöspöytäkirja 20.03.2014 SEU10291 / Haavanhoitotarvikkeet Päätöspöytäkirja 26.03.2014 SEU14961 / Tietoliikenneverkon laitteet Päätöspöytäkirja 26.03.2014 03641 / Harjakoneiden harjat Päätöspöytäkirja 27.03.2014 15755 / Kuljetukset Joensuun kaupungin päivätoimintaan Päätöspöytäkirja 27.03.2014 13746 / Konsultointi- ja asiantuntijapalvelut Päätöspöytäkirja 28.03.2014 12913 / Imu- ja yhdistelmäautojen tuntityöt sekä viemäriverkostojen tv-kuvaukset Päätöspöytäkirja 02.04.2014 SEU14961 / Tietoliikenneverkon laitteet Päätöspöytäkirja 08.04.2014 SEU15144 / Palvelin- ja tallennuslaitteet Päätöspöytäkirja 08.04.2014 SEU14574 / ATK-laitteet ja -tarvikkeet Päätöspöytäkirja 10.04.2014 SEU14389 / Kopiopaperit ja -kartongit Päätöspöytäkirja 11.04.2014 12980 / Terapeuttinen työtoiminta Päätöspöytäkirja 11.04.2014 13412 / Ambulanssien korityöt Päätöspöytäkirja 11.04.2014 16636 / Syväilmastaja ulkoliikuntapaikoille ja Mehtimäelle Päätöspöytäkirja 11.04.2014 15607 / Kasvualusta Päätöspöytäkirja 11.04.2014 SEU15562 / Urologiset tarvikkeet / virtsapussit Päätöspöytäkirja 11.04.2014 14794 / Suun terveydenhuollon jononpurku Päätöspöytäkirja 17.04.2014 SEU15144 / Palvelin- ja tallennuslaitteet Päätöspöytäkirja 17.04.2014 16644 / Hoitajakutsujärjestelmä Päätöspöytäkirja 23.04.2014 SEU14389 / Kopiopaperit ja -kartongit Päätöspöytäkirja 24.04.2014 SEU16258 Joensuun kaupungin ja muiden sopimuskuntien yhteispäivystyksen virka-ajan ulkopuoliset lääkäripäivystyspalveluiden rekrytointipalvelut Päätöspöytäkirja 25.04.2014 15839 / Elokuvateatterin digitalisointi Päätöspöytäkirja 25.04.2014 16114 / Defibrillaattorit ensihoitopalvelun käyttöön Päätöspöytäkirja 25.04.2014 17236 / Keräävä ruohonleikkuri Päätöspöytäkirja 25.04.2014 16246 / Uimaharjun koulun teknisen työn työkalut ja koneet
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 20 Hankintatoimen johtokunta 14 18.06.2014 Päätöspöytäkirja 28.04.2014 SEU01967 / Pehmopapereiden hankinta Päätöspöytäkirja 28.04.2014 SEU01966 / Siivousaineiden hankinta Päätöspöytäkirja 28.04.2014 SEU01965 / Siivousvälineiden hankinta Päätöspöytäkirja 28.04.2014 16246 / Uimaharjun koulun teknisen työn työkalut ja koneet Päätöspöytäkirja 30.04.2014 02402 / Joensuun kaupunginorkesterin valo- ja äänipalvelut Päätöspöytäkirja 30.04.2014 04704 / Sanelunpurkupalvelu Päätöspöytäkirja 30.04.2014 17264 / Tenniskenttäjyrän hankinta Päätöspöytäkirja 05.05.2014 17981 / Henkilöautot (3 kpl) Päätöspöytäkirja 05.05.2014 SEU15972 / Värikasetit Päätöspöytäkirja 07.05.2014 SEU15155 / Kopio- ja tulostuspalvelut Päätöspöytäkirja 08.05.2014 16229 / Digitaalinen ultraäänilaitteisto (1 kpl), Liperi Päätöspöytäkirja 12.05.2014 SEU15972 / Värikasetit Päätöspöytäkirja 22.05.2014 SEU14574 / ATK-laitteet ja -tarvikkeet Päätöspöytäkirja 26.05.2014 17135 / Joensuun itäinen alueurakka Päätöspöytäkirja 28.05.2014 16825 / Henkilöauto Liperin kotihoidon käyttöön Päätöspöytäkirja 28.05.2014 18335 / Puhas Oy:n Kontiolahden jäteaseman rakentaminen Päätöspöytäkirja 28.05.2014 18498 / Uimaharjun teknisen työn työkalut ja koneet Päätöspöytäkirja 28.05.2014 15223 / Pesulapalvelut, Ilomantsin kunta Päätöspöytäkirja 02.06.2014 SEU12854 / Anestesian ja tehohoidon tarvikkeet Päätöspöytäkirja 03.06.2014 17196 / Toimeentuloasiakkaiden hautauspalvelut sekä vainajien kuljetuspalvelut Päätöspöytäkirja 03.06.2014 18362 / Puhas Oy:n lajitteluhallin maanrakennustyöt Hankintapäällikön päätösehdotus: Joensuun seudun hankintatoimen johtokunta merkitsee päätökset tiedoksi, eikä ota niitä kuntalain 51 :n ja Joensuun kaupungin hallintosäännön 14 :n nojalla johtokunnan käsiteltäväksi. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti.
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 21 Hankintatoimen johtokunta 15 18.06.2014 ATK-laitteiden ja tarvikkeiden hankintaa (SEU14574) koskeva hankintaoikaisuvaatimus 3755/02.08/2014 HTJK 15 Joensuun seudun hankintatoimi kilpailutti atk-laitteiden ja tarvikkeiden hankinnan seuraavan kohderyhmäjaottelun mukaisesti: 1) Työasemat, kannettavat tietokoneet, zero-päätteet (thin client), näytöt 2) Windows- ja Android-tabletit 3) Medical-PC 4) A4-tulostimet Osatarjous kohderyhmittäin on sallittu. Karelia ammattikorkeakoulu ei ole mukana kohderyhmässä 3). Hankinnan sopimuskausi on 01.06.2014-31.05.2017 + yhden (1) vuoden optio ajalle 01.06.2017-31.05.2018. Option käytöstä tehdään erillinen päätös viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä ja siitä ilmoitetaan asianosaisille kirjeellä. Hankintamalli on useamman eli kolmen (3) toimittajan puitejärjestely per kohderyhmä, jossa valittujen toimittajien kanssa tullaan tekemään tämän tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaiset erilliset puitesopimukset. Tilaaja tekee tilauksen suoraan valitulta toimittajalta seuraavan toimintamallin mukaisesti: Tilaaja valitsee puitejärjestelyn vertailussa eniten pisteitä saaneen toimittajan, jonka tämän sopimuksen mukaiseen tuoteluetteloon ko. tuote sisältyy. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, max. 100 p, jota arvioidaan tarjouspyynnön mukaisesti kohderyhmittäin. Pisteiden määräytyminen ja pisteiden laskentakaavat ovat nähtävillä päätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta. Hankintamenettelyn aikana jouduttiin täsmentämään laitteiden sähkönkulutusarvoja tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takaamiseksi. Tästä johtuen vertailutaulukossa on tiedot ilmoitettu seuraavasti: - Kohdassa Tarjottavan laitteen sähkönkulutus normaalitilassa on tiedot Tarjottavan laitteen sähkönkulutus valmiustilassa (IDLE STATE/MODE) - Kohdassa Tarjottavan laitteen sähkönkulutus valmiustilassa on tiedot Tarjottavan laitteen sähkönkulutus lepotilassa (SLEEP STATE/MODE) - Kohdassa Tarjottavan laitteen sähkönkulutus lepotilassa on tiedot Tarjottavan laitteen sähkönkulutus pois päältä -tilassa (OFF/STAND BY) Täsmennys jouduttiin suorittamaan, koska havaittiin, että ilmoitetut arvot olivat menneet tarjoajilla sekaisin, vaikkakin ero oli joissain kohdissa pieni sekä kävi myös ilmi, että normaalikäytön arvoa eivät suurin osa valmistajista enää mittaa, joten tiedon saaminen olisi ollut vaikeaa. Kaikkien tarjoajien tietoja jouduttiin täsmentämään, joten täsmennys ei asettanut yhtään tarjoajaa eriarvoiseen asemaan. Kilpailutuksessa käytettiin sähköistä huutokauppaa. Huutokauppakutsu lähetettiin 24.04.2014. Kutsun mukaan huutokauppa alkaa 29.04.2014 klo 09:00 ja kutsun mukaan huutokauppa päättyy 05.05.2014 klo 10:00 tai 0,5 tuntia viimeisen huudon jälkeen. Huutokaupassa mentiin jatkoajalle ja
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 22 Hankintatoimen johtokunta 15 18.06.2014 huutokauppa päättyi 19.05.2014 klo 10:47. Kohderyhmissä 2) Windows- ja Android-tabletit ja 3) Medical-PC huutokaupan lopputuloksena ykkössijalle päätyi kaksi toimittajaa tasapistein. Puitejärjestelyn tilausjärjestyksen selvittämiseksi hankintatoimessa suoritettiin arvonta näiden toimittajien kesken. Molempiin ryhmiin arvonnan jälkeen ykkössijalle sijoittui Atea Finland Oy. Joensuun seudun hankintatoimen hankintapäällikkö päätti 22.05.2014, että sopimus atk-laitteiden ja tarvikkeiden hankinnasta sopimuskaudelle 01.06.2014-31.05.2017 tehdään kohderyhmittäin kokonaistaloudellisesti edullisimpien tarjousten tehneiden tarjoajien kanssa kohdan "Valittu toimittaja/toimittajat" mukaisesti. Päätös mahdollisen option käytöstä tehdään erikseen. Sopimus astuu voimaan vasta hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja molempien osapuolten allekirjoitettua sopimuksen. Päätöksessä valitut toimittajat olivat seuraavat: Atea Finland Oy - 2) Windows- ja Android-tabletit - 3) Medical-PC BCC Finland Oy - 1) Työasemat, kannettavat tietokoneet, zero-päätteet (thin client), näytöt - 2) Windows- ja Android-tabletit - 4) A4-tulostimet Businessforum Oy - 1) Työasemat, kannettavat tietokoneet, zero-päätteet (thin client), näytöt - 3) Medical-PC - 4) A4-tulostimet Fujitsu Finland Oy/tuotepalvelut - 3) Medical-PC Mikkelin Puhelin Oyj - 1) Työasemat, kannettavat tietokoneet, zero-päätteet (thin client), näytöt Pohjois-Karjalan Systema Oy - 4) A4-tulostimet Marko Haakana on lähettänyt 5.6.2014 hankintaa koskevan oikaisuvaatimuksen, joka on liitteenä. Koska kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, muutoksenhakukeinoina on hankintaoikaisu ja markkinaoikeusvalitus. Edellä mainitut keinot ovat käytettävissä vain hankintaan asianosaisilla. Kunnallista oikaisuvaatimusta ei kynnysarvon ylittävästä hankinnasta voi tehdä. Koska Marko Haakana ei ole asianosainen niin tästä johtuen valittajan tekemää oikaisuvaatimusta ei voida ottaa käsittelyyn. Joensuun seudun hankintatoimi haluaa kuitenkin kommentoida valittajan tekemiä väittämiä selventääkseen valittajan käsityksiä, vaikka käsittelyllä ei olekaan oikeudellista vaikutusta. Valittajan liitteenä oleva laskelma ottaa kantaa kohderyhmän 1) Työasemat, kannettavat tietokoneet, zero-päätteet (thin client), näytöt
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 23 Hankintatoimen johtokunta 15 18.06.2014 energiankulutusarvoihin. Laskelmasta on kuitenkin jätetty kokonaan huomioimatta se seikka, että pisteytyksessä huomioitiin hinnan pisteytyksen ja energiankulutuksen pisteytyksen lisäksi myös laitteiden melutasot, jotka myös pisteytettiin. Lisäksi laskelma ei ota kantaa myös siihen, että miten päivän aikana laitteen eri energiankäyttötilat vaihtelevat ja lisäksi laskelmassa käytetty oletettu energiahinta on huomattavasti kaupungin energiahintaa korkeampi. Niinpä esitettyä laskelmaa ei voida käyttää tulkitsemaan kustannusvaikutusta. Ympäristöarvojen kuten mm. energiankulutuksen ja melutasojen huomioiminen voi luonnollisesti joissain tapauksissa johtaa siihen, että hiljaisten, energiapihien laitteiden hankintahinta voi olla korkeampi kuin laitteen, jonka melutaso ja energiankulutus on korkeampi. Julkisten hankkijoiden kuitenkin tulee huomioida hankinnoissa myös ympäristöä. Julkisten hankkijoiden hankintamäärät ovat mittavat, joten julkisen sektorin tulee näyttää esimerkkiä yksityiselle sektorille, jotta valmistajatkin ottavat ympäristöasiat huomioon kehitystyössään. Tarjouspyynnön tekniset määritykset ja pisteytys on mietitty yhteistyössä Joensuun seudun hankintatoimen asiakkaiden kanssa, pääasiallisesti Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskus Oy:n kanssa. Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen myös lopputulosta on tarkasteltu kriittisesti mm. valittajan esittämien väitteiden vuoksi. Lisäksi lopputuloksen vertailu aiemman sopimustoimittajan voimassa olevaan hintaan on normaali käytäntö hankintatoimessa. Tällä tavalla pystytään selvittämään kustannusvaikutus vanhan sopimuksen päättymishetkellä verrattuna uuden sopimuksen alkamishetkeen. Tässä tapauksessa, kun vertailuun otetaan esimerkiksi hallinnon perustyöasema (hankittava määrä sopimuskaudella 3200 kpl), hallinnon peruskannettava (930 kpl) sekä perusnäyttö (4400 kpl) niin uuden kilpailutuksen tuottama säästö jo pelkästään näiden kolmen tuotteen osalta sopimuskaudella on yhteensä noin 631 000 euroa. Vertailu on tehty uudessa kilpailutuksessa eniten pisteitä saaneen toimittajan sekä halvimman vanhan sopimuskauden toimittajan hintojen kesken, jonka laatima valittajan käyttämä laskelma itse asiassa on. Toisin sanoen, toteutetulla kilpailutuksella on saavutettu hankintatoimen asiakkaille erittäin mittavat säästöt verrattuna nykyiseen hintatasoon. Valittaja ottaa kantaa myös huutokaupan käyttöön. Huutokaupan käyttäminen ei tarkoita sitä, etteikö tarjouspyynnössä huomioida myös laatua. Tarjouspyynnössä vaaditaan tavaroilta ja palveluilta tiettyä ennalta määriteltyä laatutasoa sekä myös paremmasta laadusta voidaaan myös pisteytyksessä palkita. Huutokauppa ei vaikuta saavutettuun laatutasoon. Huutokaupassa tarjoajat pystyvät parantamaan tarjoustaan vain hinnan tai muiden numeeristen kriteerien osalta, jotka on ilmoitettu etukäteen tarjouspyynnössä. Joensuun seudun hankintatoimi on saavuttanut huutokaupalla erittäin mittavia säästöjä, mutta säästöjen saavuttamista ei ole tehty laadun kustannuksella. Sähköisen huutokaupan käyttö yleistyy vähitellen muuallakin Suomessa hankintatoimen esimerkin myötä. Joensuun seudun hankintatoimi on eniten Suomessa sähköisiä huutokauppoja toteuttanut hankintayksikkö. Esimerkkejä sähköisellä huutokaupalla saavutetuista säästöistä on pykälän liitteenä. Jo pelkästään esimerkkien kohdalla saavutetaan sopimuskaudella vähintään noin
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 24 Hankintatoimen johtokunta 15 18.06.2014 1,2 miljoonan euron säästöt. Aluekehittämisen näkökulma on luonnollisesti tärkeä seikka, jota hankintatoimi tarkastelee kilpailutusten yhteydessä. Hankintatoimi pystyy huomioimaan paikalliset tarjoajat kuitenkin vain lain sallimissa rajoissa. Hankintatoimen tulee taata kaikille tarjoajille avoin, tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu, eikä yhtään tarjoajaa saa saattaa eriarvoiseen asemaan tarjoajan sijainnin perusteella. Luonnollisesti pyrimme luomaan tarjouspyyntökokonaisuuksista sellaisia, joka mahdollistaa mahdollisimman hyvän kilpailun, joka tarkoittaa myös paikallisten tarjoajien mahdollisuutta osallistua kilpailutuksiin. Valittaja myös kehottaa tarkistamaan kilpailutuksen taustat huolella ja viittaa värikasettikilpailutukseen. Kyseiseen kilpailutukseen on otettu kilpailutusta edeltäviltä 12 kk:n ajalta kaikkein eniten ostetut tuotteet sekä määrällisesti että euromääräisesti. Väittämä virheellisistä ostoluvuista on täysin perusteeton. Valittajan esittämän polkuhinnoittelun osalta hankintalaki velvoittaa hankintatoimen pyytämään selvitystä tarjoajalta poikkeuksellisen edullisesta hinnoittelusta. Kyseisessä kilpailutuksessa kolme tarjoajaa oli suunnilleen samalla hintatasolla. Valittu toimittaja antoi hankintatoimelle selvityksen hinnoittelustaan sekä vahvisti, että hinnat pitävät paikkansa ja sitoutuvat esittämäänsä hinnoitteluun. Lisäksi valittu toimittaja on suorittanut kaikki lakisääteiset velvoitteensa, joten hankintatoimella ei ole mitään syytä epäillä toimittajan teknistä tai taloudellista kykyä suoriutua hankinnasta. Tarjoajat hinnoittelevat omat tarjouksensa eri tavoin, jolloin tarjoaja saattaa hinnoitella joitain ostoskorissa olevia tuotteita tappiolla ja osan voitolla. Tämä on täysin tarjoajan itsensä päätettävissä, eikä hankintayksiköllä ole mahdollisuuksia vaikuttaa asiaan. Hankintatoimi myös panostaa sopimus- ja hinnankorotusneuvotteluihin. Kaikissa hankintatoimen sopimuksissa on tarkat hinnankorotusehdot, joiden mukaan sopimustoimittajat voivat ehdottaa hinnankorotusta. Mikäli sopimuksessa asetetut ehdot eivät täyty tarkalleen niin tällöin hinnankorotusta ei hyväksytä. Lopussa valittaja mainitsee, että yrittäjät leimataan osaamattomiksi tarjoajiksi, joille on annettava koulutusta tarjousten jättämiseksi. Tämä on aika hämmästyttävä väite. Vuoden alussa käynnistyneen Hankintatoiminnasta strateginen menestystekijä -hankkeen hankinta-asiamiestoiminnan yhtenä tarkoituksena on madaltaa yrittäjien kynnystä osallistua julkisiin kilpailutuksiin ja kynnyksen madaltamiseksi tarjota koulutusta mm. sähköisen tarjouspalvelun käyttöön. Kysymyksessä ei suinkaan ole tarjoajien leimaaminen osaamattomiksi vaan tutustuttaa yhä useampi yrittäjä julkisiin hankintoihin ja myös sillä tavalla mahdollistaa yhä useamman yrittäjän osallistuminen ja mahdollinen menestyminen julkisissa hankinnoissa. Hankinta-asiamies myös tiedottaa tulevista hankinnoista sekä toimii yrittäjien apuna erilaisissa julkisia hankintoja koskevissa kysymyksissä. Lisäksi uusi hankintadirektiivi ja tuleva hankintalaki tulee velvoittamaan kilpailuttamaan julkiset hankinnat sähköisesti niin on ensiarvoisen tärkeää yrittäjille jo viimeistään tässä vaiheessa tutustua sähköiseen toimintatapaan. Julkiset hankinnat muuttuvat koko ajan ja niinpä kouluttautuminen on ajankohtaista sekä yrittäjille että julkisille hankkijoille, eikä koulutuksen järjestämisellä leimata kumpaakaan osapuolta.
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 25 Hankintatoimen johtokunta 15 18.06.2014 Hankintapäällikön päätösehdotus: Joensuun seudun hankintatoimen johtokunta päättää, että Marko Haakanan tekemää oikaisuvaatimusta ei käsitellä ja merkitsee asian tiedoksi. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. Liitteet Liite 6 ATK-laitteiden ja tarvikkeiden hankintaa (SEU14574) koskeva hankintaoikaisuvaatimus Liite 7 Huutokaupan case-esimerkit
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2014 26 Hankintatoimen johtokunta 16 18.06.2014 Anestesian ja tehohoidon tarvikkeiden hankintaa (SEU12854) koskeva hankintaoikaisuvaatimus 3804/02.08/2014 HTJK 16 Joensuun seudun hankintatoimi kilpailutti anestesian ja tehohoidon tarvikkeiden hankinnan sopimuskaudelle 1.4.2014-31.3.2017 + yhden (1) vuoden optiomahdollisuus yhteisestä sopimuksesta ajalle 1.4.2017-31.3.2018. Option käytöstä tehdään erillinen päätös viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä ja siitä ilmoitetaan asianosaisille kirjeellä. Tarjottujen tuotteiden tulee täyttää Euroopan unionin suoraan velvoittavien säädösten, Suomen lakien ja asetusten sekä viranomaisten antamat määräykset. Tarjous tulee laatia suomen kielellä ja se on sitova. Korjausilmoituksella tarjouspyyntöön 13.1.2014 tehdyt muutokset / korjaukset seuraavissa kohderyhmissä: POS 5 / CPAP SETTI ESIKYTKETTY ILMAN MASKIA POS 15 / HENGITYSLETKUSTO 150CM POS 17 / HENGITYSLETKUSTO AIKUISTEN PERUS KK POS 18 / HENGITYSLETKUSTO AIKUISTEN VEDENKERÄÄJÄLLÄ KK POS 19 / HENGITYSLETKUSTO KK KÄSIVENTILAATIO PUSSILLA POS 20 / HENGITYSLETKUSTO LASTEN JACKSON REES MUOVI KK POS 21 / HENGITYSLETKUSTO LASTEN LÄMMITETTÄVÄ POS 26 / HENGITYSKOSTUTIN TRAKEA POS 44 / LARYNX-MASKI KK ILMATÄYTTEINEN POS 46 / OHJAIN INTUBAATIOPUTKEN POS 47 / ELVYTYSPALJE KK AIKUISTEN JA LASTEN POS 50 / LÄÄKESUMUTIN SUUKAPPALEELLA AIKUISTEN JA LÄÄKESUMUTIN MASKILLA LASTEN POS 54 / KIPUPUMPPU KATETRI KK POS 63 / KANYYLI LÄÄKKEENOTTO SULJETTU STER POS 64 / KANYYLI LÄÄKKEENOTTO LUER-LOCK STER JA LÄÄKKEENSEKOITUS STER POS 72 / YLIPAINEPUSSI NESTEENSIIRTOON POS 76 / SPINAALIEPIDURASLISETTI POS 79 / PLEXUSPUUDUTUSNEULA KK HERMOSTIMULAATT POS 84 / PAINEENMITTAUSSETTI INVAS SULJET Lisätietokysymysten määräaikaa jatkettu 20.1.2014 klo 12:00 saakka. Tarjousten jätön määräaikaa jatkettu 4.2.2014 klo 14:00 saakka. Hankintamalli on yhden (1) toimittajan puitejärjestely / kohderyhmä, jossa tilaajat tulevat tekemään tilaukset suoraan valitulta toimittajalta. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, max. 100 p, jota arvoidaan tarjouspyynnön mukaisesti kohderyhmittäin. Koska kohderyhmien väliset painotukset poikkeavat niin tästä johtuen osassa kohderyhmissä valintaperusteena on ollut pelkästään hinta, max. 100 p.