VERTAISOPINTORYHMÄN TAI OPINTOJAKSON JÄRJESTÄMINEN OK-OPINTOKESKUKSEN TUELLA Opas tukiyhdistyksille Tämä opas on koostettu OK-opintokeskuksen verkkosivujen materiaalista Kehitysvammaisten Tukiliiton tarpeisiin OK-opintokeskuksen luvalla. Lähde: www.ok-opintokeskus.fi
2 SISÄLLYS 1. JOHDANNOKSI... 3 2. LYHYESTI OK-OPINTOKESKUKSESTA... 3 3. VERTAISOPINTORYHMÄT... 4 3.1 Vertaisopintoryhmät mitä ne ovat?... 4 3.2 Milloin OK-opintokeskuksen opintoryhmien taloudellista tukea voi saada?... 5 3.3 Millaisiin kuluihin taloudellista tukea voi saada?... 5 3.4 Paljonko taloudellista tukea voi saada?... 5 3.5 Miten taloudellisen tuen hakeminen käytännössä tapahtuu?... 6 3.5.1 Opintoryhmän toteuttamisprosessi pähkinänkuoressa... 6 3.5.2 Asiointi Okryverkon kautta... 6 3.5.3 Asiointi postitse... 16 3.5.4 Muuta tärkeää... 16 3.5.5 Mistä neuvoja ja lisätietoja?... 17 4. OPINTOJAKSOT... 17 4.1 Opintojaksot mitä ne ovat?... 17 4.2 Milloin OK-opintokeskuksen opintojaksojen taloudellista tukea voi saada?... 17 4.3 Millaisiin kuluihin taloudellista tukea voi saada?... 18 4.4 Paljonko taloudellista tukea voi saada?... 18 4.5 Miten taloudellisen tuen hakeminen käytännössä tapahtuu?... 19 4.5.1 Opintojakson toteuttamisprosessi pähkinänkuoressa... 19 4.5.2 Yksityiskohtaisemmat ohjeet opintojaksoprosessin toteuttamisesta Okryverkossa... 20 4.6 Opintojakson toteuttajan vastuu... 31 4.7 Mistä neuvoja ja lisätietoja?... 31
3 1. JOHDANNOKSI Tämän oppaan tarkoituksena on tarjota yksityiskohtaiset ohjeet siitä, kuinka tukiyhdistyksenne voi hakea OK-opintokeskuksen taloudellista tukea vertaisopintoryhmien tai opintojaksojen järjestämiseen. Vertaisopintoryhmällä tarkoitetaan opintoryhmää, jossa opiskellaan yhdessä valitusta aihealueesta yhdessä päätetty aika, joka voi olla muutamasta päivästä kuukausiin. Opintojaksolla puolestaan tarkoitetaan erilaisten kurssien tai luentotilaisuuksien toteuttamista. Kehitysvammaisten Tukiliitto ry on OK-opintokeskuksen jäsenjärjestö, ja meidän kannattaakin hyödyntää opintokeskuksen palveluita niin keskusjärjestössä kuin paikallisyhdistyksissäkin mahdollisimman paljon. Toivon, että tämä opas auttaa osaltaan lisäämään OK-tietoutta, jotta voisimme jatkossa käyttää opintokeskuksen palveluita enemmän. Muistattehan tutustua myös OK-opintokeskuksen omaan koulutustarjontaan. Löydätte sen OKopintokeskuksen verkkosivujen etusivun pikalinkistä: www.ok-opintokeskus.fi koulutuskalenterit OK kouluttaa -osion alta Kaikki OK:n koulutukset Annan mielelläni lisätietoja ja autan kaikissa yhdistyskoulutukseen tai OK-opintokeskuksen palveluihin liittyvissä asioissa. Otattehan empimättä yhteyttä! Ystävällisin terveisin Jonna Suhonen Aluekoordinaattori, painopistealue: opastus yhdistyskoulutusasioissa Kehitysvammaisten Tukiliitto ry puhelin 0207 718 253 jonna.suhonen@kvtl.fi 2. LYHYESTI OK-OPINTOKESKUKSESTA OK-opintokeskus on Opintotoiminnan Keskusliiton ylläpitämä valtakunnallinen aikuisoppilaitos ja koulutuksen järjestäjä. OK-opintokeskuksen jäseninä on 67 valtakunnallista, puoluepoliittisesti sitoutumatonta kansalaisjärjestöä. Toimintaan osallistuu kansanterveys- ja vammaisjärjestöjä, kasvatus- ja kulttuurijärjestöjä, erityisjärjestöjä sekä neuvonta- ja luontoalan järjestöjä. Kehitysvammaisten Tukiliitto ry on OK-opintokeskuksen jäsenjärjestö. OK-opintokeskus on järjestökoulutuksen asiantuntija, joka tukee ja ohjaa aikuisten oppimista
4 tukee taloudellisesti jäsenjärjestöjensä koulutustoimintaa tarjoaa koulutusta erityisesti jäsenjärjestöjensä toimijoille toteuttaa jäsenjärjestöjensä kanssa kansallisia ja kansainvälisiä hankkeita toteuttaa kulttuuritapahtumia osallistuu kansalliseen ja kansainväliseen opintokeskusten yhteistyöhön. OK-opintokeskus saa toimintaansa valtionrahoitusta opetus- ja kulttuuriministeriöltä. Toimintaa valvovat ja arvioivat opetus- ja kulttuuriministeriö, Opetushallitus sekä Koulutuksen arviointineuvosto. 3. VERTAISOPINTORYHMÄT 3.1 Vertaisopintoryhmät mitä ne ovat? Vertaisopintoryhmä on yhdistyksen toimintaan kuuluva ryhmä, jossa opitaan yhdessä. Ryhmässä jaetaan tietoja, kokemuksia ja näkemyksiä vertaisina, yhdessä pohtien. Opiskelu voi olla tietojen lisäämistä, taitojen harjaannuttamista, toiminnan kehittämistä tai yksittäisten jäsenten toimintakyvyn ylläpitämistä yhdessä toisten kanssa. Samalla vertaisopintoryhmä rikastaa ja kehittää yhdistyksen toimintaa. Vertaisopintoryhmä voi sopia itse opiskeluaiheensa, tavoitteensa sekä opiskelunsa aikataulun. Ryhmä sopii myös, milloin opiskelu alkaa ja milloin se päättyy. OK-opintokeskuksen taloudellista tukea voi hakea kerrallaan enintään vuodeksi. Jos ryhmä toimii pidempään, seuraavalle vuodelle tehdään uusi opintosuunnitelma. Saman vuoden aikana voidaan toteuttaa useampiakin opintoryhmiä. Vertaisopintoryhmän opiskelun ei tarvitse olla kouluttajakeskeistä vaan se voi olla yhdessä vertaisina opiskelua. On kuitenkin hyvä keskustella ja sopia, valitaanko ryhmästä yhteisesti ohjaaja vai onko ohjausvastuu esimerkiksi kiertävä. Tärkeää on myös valita henkilö, joka vastaa opintoryhmän hallinnoinnista OK-opintokeskuksen suuntaan. Jos yhdistyksessänne jo toimii tällainen ryhmä tai suunnittelette ryhmän perustamista, kannattaa teidän hakea ryhmän toimintaan OK-opintokeskuksen taloudellista tukea. Tukiyhdistyksemme ovat pyörittäneet OK-opintokeskuksen tuella muun muassa Menoa ja meininkiä -vertaisopintoryhmää, Erityis-Ellit -vertaisopintoryhmää sekä Teeritien torstai - vertaisopintoryhmää. Menoa ja meininkiä -ryhmässä osallistutaan monipuolisesti yhteiskunnan elämään ja tapahtumiin. Erityis-Ellit -ryhmä tarjoaa tietoa erityislasten oikeuksista ja arjesta selviytymisestä. Teeritien torstai -ryhmässä puolestaan opitaan uutta yhteiskunnasta ja kulttuurista sekä vahvistetaan ryhmäläisten toimintakykyä.
5 3.2 Milloin OK-opintokeskuksen opintoryhmien taloudellista tukea voi saada? OK-opintokeskuksen taloudellisen tuen saamisen edellytykset: opintoryhmänne toiminta on osa rekisteröidyn yhdistyksenne toimintaa ryhmässänne on vähintään viisi 15 vuotta täyttänyttä jäsentä ryhmänne tekee suunnitelman opiskelukauden alussa ryhmänne opiskelee vähintään 10 tuntia (yksi oppitunti 45 minuuttia) yhden kalenterivuoden aikana yhdistyksellenne on aiheutunut opintoryhmän opiskelusta kuluja opintoryhmänne kulut on merkitty rekisteröidyn yhdistyksenne kirjanpitoon (OKopintokeskus voi pyytää tositteita tarvittaessa) 3.3 Millaisiin kuluihin taloudellista tukea voi saada? OK-opintokeskuksen taloudellista tukea voi saada yhdistyksenne maksamiin vertaisopintoryhmän ohjaajan tai vierailevan asiantuntijan matkakuluihin ja yhdistyksenne näille maksamiin palkkioihin sosiaalikuluineen opintoaineistojen ja opetusvälineiden hankintakuluihin tilavuokriin muihin opiskelusta aiheutuneisiin kuluihin Huom! Hyväksyttävät kustannukset ovat suoraan vertaisopintoryhmän toiminnasta aiheutuvia. Esimerkiksi lastenhoitokuluja ryhmän toimimisen ajalta ei voi sisällyttää kustannuksiin. 3.4 Paljonko taloudellista tukea voi saada? Vertaisopintoryhmän taloudellinen tuki lasketaan toteutuneiden ja hyväksyttyjen oppituntien perusteella. Taloudellinen tuki on enintään 3 euroa/oppitunti ja enintään tukihakemuksessa ilmoitettu kulujen yhteismäärä. Esimerkki: Vertaisopintoryhmä on opiskellut 20 tuntia. Sillä on kuluja yhteensä 150. Tällöin tuki on 20 x 3 = 60. Toisella vertaisopintoryhmällä on myös 20 hyväksyttävää oppituntia, mutta kuluja on vain 50. Tällöin tuki on 50.
6 3.5 Miten taloudellisen tuen hakeminen käytännössä tapahtuu? Voit asioida OK-opintokeskuksessa joko sähköisesti tai postitse. Suositeltavin ja nopein tapa on käyttää opintokeskuksen omaa Internetin kautta käytettävää Okryverkko-tietojärjestelmää. Okryverkossa voi täyttää kaikki vertaisopintoryhmien ja opintojaksojen suunnitteluun ja selvitykseen liittyvät lomakkeet. Okryverkossa opintoryhmän yhteyshenkilön on myös helppo seurata opintoryhmän suunnitelman ja tukihakemuksen käsittelyn etenemistä opintokeskuksessa. Okryverkosta saa kätevästi tulostettua hyväksytyn opintoryhmän tukihakemuksen yhdistyksen kirjanpitoon tositteeksi. 3.5.1 Opintoryhmän toteuttamisprosessi pähkinänkuoressa OPISKELUN ALUSSA OPISKELUN AIKANA OPISKELUN JÄLKEEN 1. Opiskelun suunnittelu 2. Opiskelun raportointi A. Suunnitelma A. Osallistujaluettelo ja - viimeistään kaksi viikkoa kokoontumiskerrat (pvm ja h) opintoryhmän aloittamisesta B. OK-tukihakemus ODOTTAA VAHVISTAMISTA VAHVISTETTU KÄSITTELYSSÄ HYVÄKSYTTY OK-opintokeskus vahvistaa suunnitelman OK tarkastaa lomakkeet OK-tuki (Kuva mukailtu OK-opintokeskuksen vertaisopintoryhmien webinaari-nauhoitteesta) Seuraavassa yksityiskohtaiset ohjeet prosessin etenemisestä Okryverkossa. 3.5.2 Asiointi Okryverkon kautta Käyttäjätunnuksen hakeminen Ennen kuin voit käyttää Okryverkkoa, tarvitset järjestelmän käyttäjätunnuksen. Okryverkon käyttäjätunnuksen hakulomake sähköistä asiointia varten löytyy OK-opintokeskuksen verkkosivujen etusivun pikalinkistä: www.ok-opintokeskus.fi Hae Okryverkon käyttäjätunnuksia täytä Käyttäjätunnus opintojaksojen vastuuhenkilöille ja vertaisopintoryhmien yhteyshenkilöille -lomake (lomake on myös tämän oppaan liitteenä)
7 Täytettyäsi lomakkeen tulosta se, allekirjoita ja postita lomake OK-opintokeskukseen, osoitteeseen OK-opintokeskus Paasivuorenkatu 2 A 2 00530 HELSINKI Käyttäjätunnusta voi hakea yhdistyksen nimeämä vertaisryhmän yhteyshenkilö tai ryhmän ohjaaja. Tunnuksen haltija on luonnollisesti vastuussa suunnitelmista, selvityksistä ja hakemuksista, jotka tehdään Okryverkkoon hänen tunnuksellaan. Kun saat OK-opintokeskukselta käyttäjätunnuksen, voit kirjautua Okryverkkoon. Kirjautumaan pääset opintokeskuksen etusivun keltapohjaisesta pikalinkistä: www.ok-opintokeskus.fi Okryverkko tai suoraan osoitteesta www.okryverkko.net Syötä opintokeskukselta saamasi käyttäjätunnus ja salasana niille varattuihin kenttiin: (Kuvan lähde: OK-opintokeskus) Kirjauduttuasi avautuu Okryverkon etusivu, joka näyttää tältä (sinulle avautuu Kehitysvammaisten Tukiliiton Okryverkko-etusivu, kuvissa OK-opintokeskuksen esimerkkisivut):
8 (Kuvan lähde: OK-opintokeskus) Nyt voit aloittaa vertaisopintoryhmän suunnitelman laatimisen! Opintoryhmän suunnitelman laatiminen Okryverkossa Tallenna opintoryhmän suunnitelma Okryverkkoon aina uuden opiskelukauden alkaessa. Tee suunnitelma viimeistään kahden viikon kuluessa opiskelun aloittamisesta. Kun olet tallentanut suunnitelman, suunnitelman tilana näkyy Okryverkon etusivulla odottaa vahvistamista. OKopintokeskus vahvistaa tämän jälkeen suunnitelman ja varaa opintoryhmän käyttöön enintään sen tuntimäärän, jonka ilmoitat suunnitelmassa. Tilaksi etusivulla vaihtuu vahvistettu.
9 Etene näin: 1. Aloita valitsemalla etusivun ylävalikosta opintoryhmä-välilehti. Aloita tästä! Opintoryhmien tilat (Kuvan lähde: OK-opintokeskus) 2. Jatka valitsemalla Uusi opintoryhmä (opintoryhmän suunnitelma) (Kuvan lähde: OK-opintokeskus)
10 3. Täytä opintoryhmän kaksisivuinen suunnitelma. Huomaathan, että Okryverkon käytössä on 30 minuutin aikaraja, joten tallenna keskeneräinen työsi säännöllisesti. Täytä vähintään tähdellä merkityt kentät. Kerro selkeästi opintoryhmänne oppimistavoitteet ja se, millaisia tietolähteitä aiotte oppimisessa käyttää. Tietolähteitä voivat olla esimerkiksi keskustelut vertaisten kanssa, ohjaajan tuki ja erilaiset oppimismateriaalit. Valitse opintoryhmän tyyppi - kohdassa perustukea hakeva ryhmä. (Kuvan lähde: OK-opintokeskus) Muista lopuksi tallentaa tekemäsi suunnitelma. Tallennettuasi suunnitelman se jää odottamaan OK:n vahvistusta. Vahvistuksesta saat tiedon sähköpostitse, samalla myös suunnitelma on siirtynyt vahvistettu-tilaan Okryverkossa. Vahvistuksen saatuasi voit muuttaa vain päivämääriä, osallistujamäärää, kuntaa ja lisätietoja aina opiskelukauden päätökseen asti. Jos opintoryhmän toiminta jostakin syystä peruuntuu, tee peruutus Okryverkkoon!
11 (Kuva: OK-opintokeskus) Tallennetun opintoryhmäsuunnitelman hakeminen Okryverkosta Kun OK-opintokeskus on vahvistanut opintoryhmäsi suunnitelman, siirtyy opintoryhmä etusivulla vahvistettu-kohtaan. Klikkaamalla vahvistettu-sanan edessä olevaa vihreää nuolta pääset vahvistettujen opintoryhmien listaan. Klikkaa vielä listasta oman ryhmäsi nimeä.
12 (Kuva: OK-opintokeskus) (Kuva: OK-opintokeskus)
13 Osallistujaluettelon täyttäminen Okryverkossa Olet jälleen oman opintoryhmäsi suunnitelmassa, opintoryhmä-välilehdellä. Klikkaa osallistujaluettelo-välilehteä, jotta pääset täyttämään osallistujaluettelon. Täytä sivulle osallistujien tiedot sekä ryhmäsi kokoontumisten päivämäärät ja kestot. (Kuva: OK-opintokeskus) Lisää Okryverkon osallistujaluetteloon osallistujien nimet ja sähköpostiosoitteet suunnitelman tallentamisen jälkeen. Voit täydentää osallistujaluetteloa, jos ryhmään tulee uusia osallistujia. Kokoontumisen päivämäärän ja keston voit lisätä jokaisen kokoontumisen jälkeen, muutaman kerran kaudessa tai yhdellä kertaa opiskelukauden lopussa. Okryverkko seuraa suunnitelmassa ilmoitettua tuntimäärää, joten osallistujaluetteloon voi merkitä korkeintaan suunnitelmassa ilmoitetun tuntimäärän.
14 (Kuva: OK-opintokeskus) OK-tukihakemuksen täyttäminen Okryverkossa Muista täyttää ja tallentaa OK-tukihakemus viimeistään kahden viikon kuluessa viimeisestä kokoontumisesta. Osallistujaluettelon täyttämisen jälkeen siirry opintoryhmän OK-tukihakemus -välilehdelle. Täytä tukihakemus huolellisesti. Muista, että kaikkien opintoryhmän kulujen tulee olla yhdistyksen kirjanpidossa! Opintoryhmän toteuttaja sitoutuu säilyttämään tukihakemuksen perusteena olevat asiakirjat kirjanpitosäännösten edellyttämällä tavalla ja antamaan ne pyydettäessä OKopintokeskuksen tai viranomaisen nähtäväksi.
15 Huomaa tallentamisjärjestys: täytä ensin osallistujaluettelo ja viimeiseksi tukihakemus. (Kuva: OK-opintokeskus) Okryverkko-järjestelmä kysyy lopuksi varmistuskysymyksen ennen OK-tukihakemuksen tallentamista.
16 (Kuva: OK-opintokeskus) Tämän jälkeen et voi enää tehdä muutoksia tukihakemukseesi, vaan hakemus siirtyy odottamaan OK-opintokeskuksen käsittelyä. OK-tuki maksetaan tukihakemuksessa ilmoitetun yhdistyksen tilille. 3.5.3 Asiointi postitse Jos et voi käyttää Okryverkkoa, täytä vertaisopintoryhmän suunnitelma, osallistujaluettelo ja tukihakemus paperilomakkeina, ja lähetä ne OK-opintokeskukseen postitse. Lomakkeet löytyvät OKopintokeskuksen verkkosivuilta: www.ok-opintokeskus.fi Koulutus Vertaisopintoryhmät sivun oikeasta laidasta opintoryhmien lomakkeet. Huomaa, että tukihakemuslomakkeeseen tarvitaan aina opintoryhmän yhteyshenkilön ja kulutositteiden hyväksyjän allekirjoitukset (aina kaksi eri henkilöä). He vahvistavat allekirjoituksillaan tietojen oikeellisuuden ja sen, että kulut ovat aiheutuneet opiskelusta ja että ryhmän kulut ovat yhdistyksen kirjanpidossa. Kulutositteet tarvitsee lähettää vain, jos OK-opintokeskus sitä erikseen pyytää. Lähetä tukihakemus ja osallistujaluettelo kahden viikon kuluessa viimeisestä opintokokouksesta. Jos vertaisopintoryhmäsi on opiskellut yhden opiskelukauden aikana useita aiheita, liitä paperilla tehtyyn hakemukseen kokouskohtainen aiheluettelo opiskelusta -lomake. 3.5.4 Muuta tärkeää OK-opintokeskuksen pitää näkyä opintoryhmän ilmoituksissa ja ryhmän jäsenille jaettavassa materiaalissa. Yksinkertaisimmin se tapahtuu lisäämällä ilmoituksiin ja opiskelumateriaaleihin OKopintokeskuksen logo. Logoa on erittäin tärkeää käyttää. Logo on ladattavissa verkkosivuilta osoitteesta: www.ok-opintokeskus.fi/logot.
17 3.5.5 Mistä neuvoja ja lisätietoja? Kysythän tarvittaessa neuvoja vertaisopintoryhmiin tai Okryverkon käyttöön liittyen! Jonna Suhonen Kehitysvammaisten Tukiliitto ry aluekoordinaattori jonna.suhonen@kvtl.fi 0207 718 253 OK-opintokeskuksen opintoryhmien yhteyshenkilöt: Liisa Leskinen koulutussuunnittelija liisa.leskinen@ok-opintokeskus.fi (09) 4153 4228 040 717 7021 Tiia Herlevi toimistosihteeri tiia.herlevi@ok-opintokeskus.fi (09) 4153 4233 tai 040 839 8777 4. OPINTOJAKSOT 4.1 Opintojaksot mitä ne ovat? Opintojakso tarkoittaa yhtä opiskeltavaa asiakokonaisuutta, kuten kurssia tai luentotilaisuutta. Tukiliiton paikallisyhdistykset ovat saaneet OK-opintokeskuksen opintojaksotukea esimerkiksi esteettömyyspäivän järjestämiseen ja taideleirin järjestämiseen kehitysvammaisille henkilöille. 4.2 Milloin OK-opintokeskuksen opintojaksojen taloudellista tukea voi saada? OK-opintokeskuksen taloudellisen tuen saamisen edellytykset: vähintään 7 yli 15-vuotiasta osallistujaa opintojakso kestää vähintään yhden opetustunnin (= 45 minuuttia)
18 opintojakson oppimistavoitteet ovat selkeät koulutuksen kohderyhmä on selkeästi määritelty käytetyt opetusmenetelmät tukevat oppimista sisältö vastaa asetettuja tavoitteita ohjelmassa on riittävät tauot (tauko jokaisen opetustunnin jälkeen) 4.3 Millaisiin kuluihin taloudellista tukea voi saada? OK-opintokeskuksen taloudellista tukea voi saada yhdistyksenne maksamiin: kouluttajien matka-, päiväraha- ja majoituskuluihin osallistujien matkakuluihin osallistujien majoituskuluihin sekä kahvi- ja ruokailukuluihin koulutusmateriaali- ja aineistokuluihin maksettuihin suunnittelu- ja opetuspalkkioihin muihin maksettuihin palkkioihin (sisältää esim. tulkin, säestäjän, opintojakson johtajan sekä muun tarpeellisen henkilön palkkiot) koulutustilojen vuokriin, kokouspaketteihin opetusvälineiden vuokriin markkinointiin ja tiedotukseen (esim. lehti-ilmoitukset) muihin koulutuskuluihin. Huom! Hyväksyttävät kustannukset ovat suoraan opintojaksosta aiheutuvia. Esimerkiksi lastenhoitokuluja opintojakson ajalta ei voi sisällyttää kustannuksiin. 4.4 Paljonko taloudellista tukea voi saada? Taloudellinen tuki on enintään 24 /opetustunti, jos opintojakson toteuttaja hoitaa asioinnin täysin sähköisesti eli käyttää opintojakson ilmoittamiseen ja selvittämiseen Okryverkkoa. Tuki on enintään 21 /opetustunti, jos opintojakson toteuttaja hoitaa asioinnin paperilomakkeilla tai vain osittain Okryverkossa. Tuki voi olla enintään 55 % kustannuksista. Esimerkki: Kokonaan sähköisesti hoidetun opintojakson hyväksyttävät tunnit ovat kuusi tuntia, ja sen kulut ovat 300. Tuki 144 on täysimääräinen (6 x 24 ). kuusi tuntia, ja sen kulut ovat 250. Tuki 137,50 on 55 % kuluista. Selvitys on toimitettava opintokeskukseen viimeistään neljän viikon kuluttua opintojakson päättymisestä! Jos selvitys saapuu opintokeskukseen myöhemmin, tuen määrää voidaan vähentää 3 /opetustunti.
19 4.5 Miten taloudellisen tuen hakeminen käytännössä tapahtuu? Voit asioida OK-opintokeskuksessa joko sähköisesti tai postitse. Suositeltavin ja nopein tapa on käyttää opintokeskuksen omaa Internetin kautta käytettävää Okryverkko-tietojärjestelmää. Okryverkossa voi täyttää kaikki vertaisopintoryhmien ja opintojaksojen suunnitteluun ja selvitykseen liittyvät lomakkeet. Ohjeet Okryverkon käyttäjätunnuksen hakemisesta löydät tämän oppaan kohdasta 3.5.1. Kun saat OK-opintokeskukselta käyttäjätunnuksen, voit kirjautua Okryverkkoon. Kirjautumaan pääset opintokeskuksen etusivun keltapohjaisesta pikalinkistä: www.ok-opintokeskus.fi Okryverkko tai suoraan osoitteesta www.okryverkko.net 4.5.1 Opintojakson toteuttamisprosessi pähkinänkuoressa Ennen opintojakson toteuttamista: 1. Tallenna opintojakson suunnitelma Okryverkkoon aikaisintaan kolme kuukautta ja viimeistään kaksi viikkoa ennen opintojakson alkua. 2. Liitä opintojakson ilmoituksiin, ohjelmaan ja materiaaleihin näkyviin OK-opintokeskuksen logo. Logo on ladattavissa verkkosivuilta osoitteesta www.ok-opintokeskus.fi/logot. Mikäli logoa ei käytetä, koulutus voi jäädä ilman OK-opintokeskuksen taloudellisesta tukea. 3. OK-opintokeskus pyytää tarvittaessa tarkennuksia ja vahvistaa suunnitelman. Opintojakson aikana: Jos opintojaksossa on opetusta yhteensä vähintään 6 tuntia, tulosta Okryverkosta osallistujatietolomake ja kerää siihen osallistujien tiedot koulutuksen aikana. Opintojakson jälkeen: Laadi selvitys Okryverkkoon 4 viikon kuluessa opintojakson päättymisestä. Laadi kuitenkin vuoden lopun koulutusten selvitykset 10.1.2014 mennessä. Selvitykseen kuuluvat seuraavat lomakkeet: selvitys ohjelma osallistujaluettelo ja osallistujatietolomake, jos opetusta oli vähintään 6 tuntia tilitys.
20 4.5.2 Yksityiskohtaisemmat ohjeet opintojaksoprosessin toteuttamisesta Okryverkossa Opintojakson suunnitelman laatiminen Okryverkossa Jotta OK-opintokeskus voi myöntää opintojakson toteuttamiseen tukea, opintojakson vastuuhenkilön on laadittava sitä koskeva suunnitelma Okryverkkoon tai lähetettävä se postitse aikaisintaan kolme kuukautta ja viimeistään kaksi viikkoa ennen jakson alkua. 1. Klikkaa etusivulta kohtaa opintojakso. 2. Valitse uusi opintojakso (opintojakson suunnitelma).
21 (Kuvan lähde: OK-opintokeskus) 3. Täytä opintojakson kaksisivuinen suunnitelma. Muista opintojakson laajuutta määritellessäsi, että mittayksikkö on opetustunti. Jos opintojaksoon kuuluu sellaista ryhmäopetusta, jossa jokaisella ryhmällä on oma, nimetty kouluttajansa, kullekin ryhmälle annetut opetustunnit lasketaan yhteen. Mainitse ryhmäopetuksesta suunnitelman lisätiedoissa. Jos toteutatte yhteisen opintojakson jonkin toisen järjestön tai yhdistyksen kanssa, sopikaa keskenänne, kuka tekee suunnitelman ja selvityksen. Samalle opetustunnille ei voi hakea eri järjestöistä useampaa tukea.
22 (Kuvan lähde: OK-opintokeskus) Huom! Kohdassa opinnollinen tavoite vastaa kysymykseen, mitä osallistujien on tarkoitus oppia (ei siis mitä opintojaksolla tehdään vaan mitä siellä opitaan). Voit aloittaa esimerkiksi juuri näin: Osallistujien on tarkoitus oppia. Lopuksi paina jatka ja siirry suunnitelman toiselle sivulle. Toisella sivulla järjestelmä näyttää automaattisesti opintojakson toteuttajan ja vastuuhenkilön. Voit tarvittaessa lisätä toisen vastuuhenkilön. OK-opintokeskuksen verkkosivuilla näytetään kaikkien OK:n kanssa yhteistyössä toteutettujen opintojaksojen nimet, ajat, paikkakunnat ja opintojaksojen toteuttajat. Jos haluat, että opintojaksoon voi myös ilmoittautua OK:n verkkosivuilla, laita rasti opintojakson suunnitelmassa kohtaan Osallistujaksi voi ilmoittautua OK:n verkkosivujen kautta. Kun tämä kohta on valittuna, opintojakson nimi näkyy linkkinä Jäsenjärjestöjen OK-koulutukset -kalenterissa ja aiemmin mainittujen tietojen lisäksi näkyvät osallistumaksu, viimeinen ilmoittatumispäivä sekä ilmoittautumisohjeet. Ilmoittautumisohjeissa voi kertoa myös lisätietoja antavan henkilön nimen ja muut tiedot. Tietojen alareunassa on Ilmoittaudu-painike, jota painamalla avautuu Okryverkon ilmoittautumissivu. Kun henkilö täyttää tämän sivun tiedot ja tallentaa lomakkeen, ilmoittautujan tiedot ovat automaattisesti opintojakson osallistujaluettelossa Okryverkossa.
23 Tiedot tulevat automaattisesti Täytä tarvittaessa (Kuvan lähde: Okryverkko) Kun olet tallentanut opintojakson suunnitelman Okryverkkoon, OK-opintokeskuksen koulutussuunnittelijat vahvistavat sen. Vahvistamisen jälkeen et voi enää muuttaa lomakkeessa ilmoittamiasi opinnollista tavoitetta, kohderyhmää tai ohjelman pääkohtia. Muita tietoja voit muuttaa tarvittaessa.
24 Opintojakson peruuntuminen Jos opintojakso peruuntuu, muista peruuttaa se mahdollisimman pian myös Okryverkossa tai ilmoittaa peruuntumisesta OK-opintokeskukseen. Peruuntumisesta on tärkeää ilmoittaa, sillä peruutetun opintojakson tunnit palautuvat takaisin järjestön käytettäväksi. Luentosarjan suunnitelman laatiminen Yhdellä opintojakson suunnitelmalla voi ilmoittaa useita samaan luentosarjaan kuuluvia, enintään viisi tuntia kestäviä opintojaksoja, jotka ajoittuvat enintään kolmen kuukauden ajalle. Luentosarja voi olla suunniteltu toteutettavaksi samalla tai eri sisällöllä eri osallistujaryhmille. Ota huomioon luentosarjan suunnitelmaa täyttäessäsi seuraavat asiat: Merkitse opintojakson paikaksi oman yhteisösi osoitetiedot ja kotikunta. Opintojakson alkamispäivä on ensimmäisen jakson päivämäärä ja päättymispäivä on viimeisen jakson päivämäärä. Merkitse opetustuntien määräksi jaksojen yhteenlaskettu tuntimäärä ja arvioiduksi osallistujamääräksi yhteenlaskettu arvioitu osallistujamäärä. Kerro lisätiedoissa kunkin luennon toteuttamisen kunta, päivämäärä ja tuntimäärä. Merkitse suunnitelmalomakkeeseen opintojakson tyypiksi luentosarja (Okryverkon suunnitelmassa sivulla 2 tai paperilomakkeeseen). Opintojakson osallistujatiedot Jos opintojakson tuntimäärä on kuusi tuntia tai enemmän, kerää osallistujien nimet ja sähköpostiosoitteet osallistujaluetteloon sekä muita tietoja osallistujatietolomakkeelle. Opetus- ja kulttuuriministeriö rahoittaa koulutusta ja tarvitsee tilastotietoja mm. rahoituksen suunnittelua ja vaikuttavuuden seurantaa varten. Opintojaksoista, joiden tuntimäärä on alle kuusi tuntia, näitä lomakkeita ei tarvitse toimittaa.
25 (Kuva: Okryverkko) Kierrätä osallistujatietolomake opintojakson alkaessa osallistujien keskuudessa. Pyydä osallistujia merkitsemään osallistujatietolomakkeessa kysytyt tiedot pystyviivoilla. Osallistujat, jotka osallistuvat OK-opintokeskuksen järjestämälle opintojaksolle ja täyttävät tietonsa lomakkeeseen ensimmäistä kertaa kyseisen kalenterivuoden aikana, merkitsevät tiedot lomakkeen kohdasta 2 eteenpäin. Aiemmin kalenterivuoden aikana osallistuneet merkitsevät osallistujatiedot lomakkeen kohtaan 1. Huomaa, että aikaisempi osallistuminen OK-opintokeskuksen opintojaksolle on voinut olla minkä tahansa OK-opintokeskuksen jäsenyhteisön opintojaksolla kyseisen kalenterivuoden aikana.
26 Aiemmin samana vuonna osallistuneet täyttävät vain tämän! (Kuvan lähde: Okryverkko) Opintojakson raportointi Tee selvitys neljän viikon kuluessa opintojakson päättymisestä. Tallenna Okryverkkoon seuraavat verkkolomakkeet tai lähetä ne postissa (paperilomakkeet löytyvät OK-opintokeskuksen verkkosivuilta: www.ok-opintokeskus.fi Koulutus Opintojaksot sivun oikeassa laidassa Opintojaksojen lomakkeet ).
27 opintojakson selvitys opintojakson ohjelma opintojakson osallistujaluettelo ja osallistujatietolomake, jos opetusta on ollut vähintään kuusi tuntia tilitys opintojakson kuluista tai maksettavat laskut. Merkitse opintojakson ohjelmaan jakson sisältö, kouluttajat/ohjaajat sekä aikataulu. Merkitse ohjelmaan lisäksi tilaisuuteen käytettyjen opetustuntien määrä. Jos toteutunut opetustuntimäärä poikkeaa oleellisesti suunnitelmassa ilmoitetusta tuntimäärästä, ota yhteyttä OK-opintokeskuksen koulutussihteereihin tai opintojakson vahvistaneeseen koulutussuunnittelijaan. Merkitse ohjelmalomakkeen alalaidassa olevaan tilaan muu tarpeellinen henkilöstö, joka on ollut jakson toteuttamiselle välttämätön ja jolle maksetaan korvauksia. (Kuvan lähde: Okryverkko) Opintojakson vastuuhenkilö saa sähköpostitse muistutusviestin, jos opintojaksoa ei ole raportoitu tai peruutettu neljän viikon määräajassa. Jos opintojakso jää viesteistä huolimatta raportoimatta tai peruuttamatta, se vanhenee kolmen kuukauden kuluessa opintojakson päättymisestä. Tämän jälkeen vastuuhenkilö ei voi enää tehdä raporttia opintojaksosta.
28 (Kuvan lähde: Okryverkko) Luentosarjan selvittäminen Ilmoita Opintojakson selvitys -lomakkeessa eri opintojaksojen yhteenlaskettu toteutunut tuntimäärä sekä yhteenlaskettu miesten ja naisten lukumäärä. Merkitse ohjelmaan koulutusten päivämäärät, opetustunnin alkamis- ja päättymisaika, opetustuntien määrä, kouluttajat ja sisällöt. Tee opintokeskukselle yksi tilitys ja ilmoita siinä kaikkien luentosarjaan kuuluvien opintojaksojen kulut. Voit myös lähettää opintokeskukseen postitse selvityslomakkeen liitteenä kaikki maksamattomat laskut. Osallistujaluetteloa ja osallistujatietolomaketta ei tarvita. Opiskelijapalautteet OK-opintokeskus kerää otannan perusteella opintojaksoista opiskelijapalautteet. Palautekysely on jäsenjärjestöille suunnattu maksuton palvelu. Sen avulla saadaan tietoa oppimistuloksista ja opiskelun järjestelyistä. Kyselyn lähettämistä varten opintokeskus tarvitsee osallistujien sähköpostiosoitteet. Kysely lähetetään osallistujille heti, kun tilitys ja selvitys on tallennettu Okryverkkoon. Vastaukset käsitellään nimettöminä. OK-opintokeskus laatii vastauksista yhteenvedon, joka toimitetaan myös opintojakson vastuuhenkilölle. Keskusjärjestöjen edustajat saavat vuosittain yhteenvedon oman järjestönsä
29 opiskelijapalautteista. Opintojakson selvitys otetaan käsittelyyn opiskelijapalautteiden saavuttua. Palautteiden puuttuminen voi johtaa taloudellisen tuen epäämiseen. Palautekyselyn tavoitteena on kehittää koulutuksen laatua. Sen avulla myös etsitään hyviä käytäntöjä palvelemaan koko opintotoimintaa. Palautearvioinnin avulla varmistetaan, että OK-opintokeskuksen opintotoiminta vastaa asetettuja tavoitteita. Opintojakson kulujen selvittäminen Opintojakson toteuttaja (eli järjestö, piiri tai yhdistys) voi huolehtia opintojakson kuluista kahdella tavalla: 1. maksaa kulut itse ja toimittaa OK-opintokeskukselle tilityksen tai 2. lähettää maksamattomat laskut opintokeskukselle maksettavaksi. Tilityksessä tai laskussa tulee olla eriteltynä opintojaksoa koskevat todelliset ja todennettavat kulut. Todelliset kulut tarkoittavat tästä opintojaksosta suoranaisesti syntyneitä kuluja. Todennettava tarkoittaa, että kuluista on kirjanpidossa ulkopuolisen lähettämä lasku tai muu tosite tai selkeä laskelma tilityksessä esitetystä kulusta. Opintojakson toteuttaja sitoutuu säilyttämään tilityksen tai laskun perusteena olevat asiakirjat kirjanpitosäännösten edellyttämällä tavalla. Tuki lasketaan opintojakson toteutuneiden opetustuntien määrän ja toteutuneiden kulujen perusteella. OK-opintokeskus hyväksyy opintojakson kuluiksi koulutuksen järjestämisestä aiheutuneet välittömät kustannukset (ks. myös luku 6.3). Tilitys opintojakson kuluista Tilitysmenettelyssä opintojakson toteuttaja täyttää tilityslomakkeen ja ilmoittaa sen avulla opintojaksosta aiheutuneet kulut. Tilitykseen ei liitetä laskuja tai muita tositteita. Opintojakson toteuttajan on säilytettävä tositteet, laskelmat ja hinnastot tilittämistään kuluista ja esitettävä ne pyydettäessä opintokeskukselle. Kun teet sähköisen tilityksen Okryverkossa, muista rastittaa selvityslomakkeessa kohta Sähköinen selvitys ja tilitys sekä Liitteet-kohdassa Tilitys ja Ohjelma sekä tarvittaessa Osallistujaluettelo ja Osallistujatietolomake. Täytä tilityslomake viimeisenä. Opintojakso muuttuu Okryverkossa Käsittelyssä -tilaan, kun tallennat lomakkeen. Tämän jälkeen et voi enää tehdä muutoksia selvitykseen. Tilityksestä laskuerittelyksi ja tuen maksu Kun OK-opintokeskus on käsitellyt selvityksesi, tuki voidaan maksaa opintojakson toteuttajan selvityksessä ilmoittamalle rekisteröidyn yhdistyksen tilille. Opintokeskus maksaa tuen opintojaksoittain noin viikon kuluessa siitä, kun opintojakso on hyväksymisen merkiksi muutettu Okryverkossa Hyväksytty -tilaan. OK-opintokeskus maksaa opintojakson toteuttajalle tuen opintojakson hyväksytyn tuntimäärän ja kulujen mukaan.
30 Kun opintojakso on hyväksytty, näet Okryverkosta laskuerittelyn. Voit tulostaa laskuerittelyn yhdistyksen kirjanpitoon tallennettavaksi tositteeksi. Opintokeskus lähettää laskuerittelyn opintojakson toteuttajalle vain pyydettäessä. Yksittäisen opintojakson laskuerittelyn tietoa pääsee katsomaan henkilö, jolla on Okryverkon käyttäjätunnus ja joka on kyseisen opintojakson vastuuhenkilö. Yhdellä opintojaksolla voi olla kaksi vastuuhenkilöä. Maksamattomien laskujen lähettäminen opintokeskukseen Tilitysmenettelyn sijaan voit lähettää opintojaksoon liittyvät laskut maksamattomina opintokeskukselle. Jos kouluttajat laskuttavat palkkioita ja matkakuluja, käytä Palkkio- ja matkalasku - lomaketta. Jos olette korvanneet osallistujille matkakuluja, voit raportoida niistä Osallistujien matkakulut -lomakkeella. Liitä lehti-ilmoituslaskuihin näyte ilmoituksesta. OK-opintokeskus voi maksaa palkkioita, jos opintotilaisuuden toteuttaja lähettää opintotilaisuuden selvityksen liitteenä maksamattomia palkkio- ja matkalaskuja. Tällöin OK-opintokeskus maksaa myös lakisääteiset maksut palkkioista. OK-opintokeskuksella on oikeus täydentää tai muuttaa palkkio- ja matkalaskuja maksettavien kulujen osalta. OK-opintokeskus maksaa tässä tapauksessa työnantajan eläkemaksun, koska yhteistyössä toteutetuissa opintotilaisuuksissa katsotaan olevan kysymys OK-opintokeskuksen toiminnasta ja siten palkkion saajan ja OKopintokeskuksen välisestä työsuhteesta. Työntekijän eläkelain (TyEL) piiriin kuuluvat 18 68-vuotiaat palkkion saajat. OK-opintokeskus pidättää työntekijän eläkemaksun (TyEL) ja työttömyysvakuutusmaksun työntekijän bruttopalkasta. Jos OK-opintokeskukselta laskutetaan opetuspalveluja, maksun saajan on kuuluttava ennakkoperintärekisteriin. Muussa tapauksessa maksusta vähennetään ennakonpidätys. OK-opintokeskus maksaa opintojakson laskut. Siltä osin kuin laskujen summa ylittää tuen määrän, opintokeskus laskuttaa yli menevän osuuden opintojakson toteuttajalta jälkikäteen. Laskun liitteenä toimitetaan laskuerittely, josta näkee hyväksytyt kulut ja tuen määrän. Opintojakson henkilöstökulujen laskemisen periaatteita Opintojakson toteuttaja vastaa palkkaamiensa henkilöiden palkkioista ja niihin liittyvistä työnantajavelvoitteista. Palkatut henkilöt voivat olla joko toteuttajan omia työntekijöitä tai ulkopuolisia. Tilitykseen lasketaan mukaan lakisääteiset henkilöstösivukulut, joita ovat sotu-maksu, eläkemaksut, työttömyys- ja tapaturmavakuutusmaksut ja prosenttiperusteinen lomakorvaus vuosilomalain 12 :n mukaisesti. Järjestön palkkaaman ulkopuolisen kouluttajan palkkiot sisällytetään tilityksessä maksettuihin opetuspalkkioihin sen suuruisena kuin kouluttajalle on koulutuksesta maksettu joko palkkiona tai laskutettuna. Matkakustannusten korvaukset Kouluttajien ja ohjaajien matkakulut oikeuttavat tukeen enintään Verohallituksen verovapaiden matkakustannusten päätöksen suuruisina. Päätös löytyy hakusanalla verovapaat matkakustannukset Verohallituksen www-sivuilla osoitteessa www.vero.fi.
31 Verovapaita korvauksia ovat: kokopäiväraha yli 10 tunnin kotimaanmatkasta. Jos matkustusvuorokausi ylittyy 6 tunnilla, maksetaan kokopäiväraha. Jos ylitys on kaksi tuntia, mutta vähemmän kuin kuusi tuntia, maksetaan osapäiväraha. osapäiväraha yli kuuden tunnin mutta alle 10 tunnin kotimaan matkasta. ateriakorvaus. Ateriakorvauksen maksaminen edellyttää, että työmatkasta ei suoriteta päivärahaa ja että palkansaajalla ei työn vuoksi ole mahdollisuutta ruokailutauon aikana aterioida tavanomaisella ruokailupaikallaan. korvaus oman auton käytöstä. yömatkaraha. Yömatkarahan suorittaminen edellyttää, että päivärahaan oikeuttavasta matkavuorokaudesta vähintään neljä tuntia on kello 21.00 07.00 ja että työnantaja ei järjestä palkansaajalle ilmaista majoitusta eikä suorita majoittumiskorvausta tai korvausta makuupaikasta. 4.6 Opintojakson toteuttajan vastuu Opintojakson toteuttaja (eli yhdistys, piiri tai järjestö) vastaa opintojakson opetuksesta, järjestelyistä, vakuutuksista, osallistujien tietosuojasta ja muista olosuhteista. Opintojakson vastuuhenkilö vakuuttaa, että kaikki OK-opintokeskukselle annetut tiedot ovat oikeita ja kulut kirjanpidon mukaisia. Kun opintojakson toteuttaja markkinoi opintojaksoja, ilmoittelussa on näyttävä OKopintokeskuksen logo. Lisäksi logon tulee näkyä opintojakson aikana käytettävissä materiaaleissa. Logo on ladattavissa OK-opintokeskuksen verkkosivuilta osoitteesta www.okopintokeskus.fi/logot. Mikäli logo puuttuu, voidaan OK-opintokeskuksen taloudellinen tuki jättää maksamatta. Opintojakson toteuttaja sitoutuu säilyttämään tilityksen perusteena olevat asiakirjat kirjanpitosäännösten edellyttämällä tavalla ja antamaan ne pyydettäessä OKopintokeskuksen tai viranomaisten nähtäväksi. Toteuttaja sitoutuu myös antamaan tilaisuutta koskevat tiedot pyydettäessä OK-opintokeskukselle. Jos OK-opintokeskus epäilee tuen väärinkäyttöä, se voi jättää tuen maksamatta osittain tai kokonaan. Tarvittaessa OK-opintokeskus antaa ilmenneet epäselvyydet viranomaisen tutkittavaksi. 4.7 Mistä neuvoja ja lisätietoja? Kysythän tarvittaessa neuvoja opintojaksoihin tai Okryverkon käyttöön liittyen! Jonna Suhonen Kehitysvammaisten Tukiliitto ry aluekoordinaattori jonna.suhonen@kvtl.fi 0207 718 253
32 OK-opintokeskuksen koulutussuunnittelijat: Hanna Alaniska: 050 374 5829 Christina Erola: 040 717 7019 Liisa Leskinen: 040 717 7021 Lea Lihavainen: 040 717 7018 Minna Pesonen: 040 530 2210 Antero Pohjatalo: 040 720 5745 Matti Rautavirta: 040 717 7017 Heidi Ristolainen: 040 738 1702 Riitta Tervasmäki: 040 717 7020 Mia Valanne: 0400 537 262 OK-opintokeskuksen koulutussihteerit käsittelevät opintojaksojen selvitykset, ohjelmat ja tilitykset. He ottavat opintojakson vastuuhenkilöön yhteyttä, jos tarvitsevat lisätietoja selvityksestä. Koulutussihteerit neuvovat ja ohjaavat opintojaksojen selvityksiin liittyvissä asioissa. He myös huolehtivat taloudellisen tuen maksatuksesta ja pyytävät otannan mukaan tositteet, laskelmat ja hinnastot nähtäväksi. Koulutussihteerit: Tanja Malk: 040 731 608 Heli Nieminen: 0400 36 287 OK-opintokeskuksen sähköpostit ovat muotoa etunimi.sukunimi@ok-opintokeskus.fi Tämä opas on koostettu OK-opintokeskuksen verkkosivujen materiaalista Kehitysvammaisten Tukiliiton tarpeisiin OK-opintokeskuksen luvalla. Lähde: www.ok-opintokeskus.fi.