Opintojaksomallin käyttäminen opintojakson suunnitelmana

Transkriptio

1 Opintojaksomallin käyttäminen opintojakson suunnitelmana Kun valitset Sivisverkon Koulutukset -valikosta Tee uusi, Opintojakso ja Käytä valmista mallia - toiminnon, pääset valikkoon, jossa sinulle näkyvät kaikki käytettävissäsi olevat opintojaksojen mallit. Voit hakea haluamasi opintojakson mallin täyttämällä sivun hakukenttiin haluamasi hakusanat. Hakutulos listautuu samalle sivulle hakukenttien alapuolelle. Hakutulokseen listautuvien opintojaksomallien perässä on linkki Tee koulutus, josta pääset laatimaan mallin mukaisen koulutussuunnitelman. Huomaa! Jos painat hakutuloksen aktiivista koulutuksen nimilinkkiä, pääset tarkastelemaan koulutusmallin sisältöä ja rakennetta, mutta tätä kautta et pääse suunnittelemaan omaa koulutustasi. Perustiedot Valitse koulutuksen tuntilaji* a) Käytä koulutukseen järjestösi opintojaksomallikoulutusten tunteja (Pisteytetty koulutus), jos järjestölläsi on tähän kohtaan varattuja tunteja tai b) Toteuta koulutus ilman Siviksen tukea, jolloin voit kuitenkin hyödyntää Sivisverkkoa koulutuksen hallinnoissa ja koulutuksen osallistujat saavat suorituksestaan todistuksen sekä suoritusmerkinnän Sivisverkon opintorekisteriin. Opintojaksomallin avulla suunnitellussa koulutuksessa osa opintojakson suunnitelman kentistä on täytetty valmiiksi, etkä pysty muokkaamaan niitä (harmaat kentät). Alla on lueteltu ne kentät, joita 1

2 voit muokata käyttäessäsi opintojaksomallia, mikäli mallin laatija on sen määritellyt mahdolliseksi. Tähdellä merkittyjen kenttien täyttäminen on pakollisia. Järjestön koodi: Jos järjestölläsi on käytössä koodeja eri koulutuksille, merkitse kyseisen koulutuksen koodi tähän kenttään. Kentän voit jättää tyhjäksi. Ajankohta*: Merkitse koulutuksen alkamis- ja päättymispäivä. Suosittelemme, että teet opintojakson suunnitelman Sivisverkkoon aikaisintaan kolme kuukautta tai viimeistään kaksi viikkoa ennen koulutusta. Opintojakson suunnitelmaa et voi tehdä Sivisverkkoon koulutuksen alkamisajankohdan jälkeen. Paikka*: Merkitse paikka, jossa koulutus toteutetaan. Jos rastitat vaihtoehdon Koulutukseen voi osallistua verkossa, lisää Paikka-kohtaan toimistosi osoite. Jos toteutat koulutuksen samanaikaisesti useammalla paikkakunnalla, esimerkiksi videoneuvottelun välityksellä, merkitse kaikki paikat suunnitelmaan + Lisää paikka - painikkeen avulla. Ohjelma*: Tarkenna ohjelmaan opintojakson toteutuksen päivämäärät, kellonajat ja sisällöt. Älä muuta ohjelman sisältöä. Vastuuhenkilöt*: Jos koulutuksella on sinun lisäksi järjestössäsi yksi tai useampi koulutuksen hallinnollinen vastuuhenkilö, voit antaa heille hallinnointioikeudet kyseiseen koulutukseen Valitse vastuuhenkilö -painikkeen kautta avautuvasta listasta. Huomaa! Lisättävillä henkilöillä pitää olla voimassa oleva käyttöoikeus kyseiseen organisaatioon Sivisverkossa. Jos toimit itse tai lisäämäsi vastuuhenkilö toimii koulutuksessa myös kouluttajana, muista rastittaa Toimii kouluttajana -kohta, niin tiedot siirtyvät automaattisesti Kouluttajat-listaan. Kouluttajat*: Listaa tähän kohtaan kaikki koulutuksessa kouluttajina toimivat henkilöt ja heidän tietonsa: etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite. Voit lisätä uuden kouluttajan + Lisää kouluttaja -painikkeesta. Kohderyhmä*: Kerro, kenelle opintojakso on suunnattu. Jos opintojaksoon osallistuminen vaatii esitietoja tai aiempia suorituksia, kirjoita ne tähän. Osallistujamäärä*: Mieti koulutuksen toteuttamisen kannalta ihanteellinen minimi- ja maksimiosallistujamäärä. Esteettömyys: Koulutuksen esteettömyys tarkoittaa tilajärjestelyjen lisäksi tiedonsaannin ja ymmärtämisen esteettömyyttä. Selkomateriaalit tukevat esteetöntä vuorovaikutusta. Lisätietoja esteettömyydestä: 2

3 Ilmoittautumistiedot Jos haluat käyttää Sivisverkon koulutuskalenteria, täytä myös Ilmoittautumissivun tiedot. A. Saa näkyä koulutuskalenterissa: Jätä tähän kohtaan rasti, jos koulutuksesi saa näkyä Sivisverkon koulutuskalenterissa tai haluat hyödyntää kalenteria koulutuksen markkinoinnissa B. Osallistujaksi voi ilmoittautua Sivisverkon koulutuskalenterin kautta: Jätä tähän kohtaan rasti, jos haluat kerätä osallistujien tiedot suoraan Sivisverkkoon Markkinointiteksti: Kirjoita koulutuksestasi osallistujia houkutteleva markkinointiteksti. Jos Markkinointiteksti-kohtaan ei ole kirjoitettu mitään, koulutuksen Esittely-kohdan teksti näkyy koulutuskalenterissa. Koulutuskalenterin taustakuva: Lisää halutessasi koulutuskalenteriin oma taustakuva. Jos et lisää omaa kuvaa, näkyy koulutuskalenterissa oletusarvoinen taustakuva. Koulutuskalenterin sivukuva: Voit lisätä kuvan myös koulutuskalenteriin koulutuksen sijainnin näyttävän kartan yläpuolelle. Jos et lisää omaa kuvaa, näkyy koulutuskalenterissa oletusarvoinen sivukuva. Ilmoittautuminen*: Lisää tähän kenttään päivämäärä, mihin mennessä osallistujien tulee ilmoittautua koulutukseen. Tämän päivämäärän jälkeen ilmoittautuminen ei onnistu Sivisverkon kautta. Yhteenveto ilmoittautumisista: Voit valita tästä kohdasta, tuleeko sähköpostiisi Sivisverkon koulutuskalenterin kautta yhteenveto ilmoittautuneiden tiedoista päivittäin, kerran viikossa tai ei lainkaan. Koulutuspaikat ja osallistujamäärät: Merkitse tähän kohtaan lukumäärä, kuinka monta osallistujaa koulutukseen mahtuu. Kun koulutuksen varsinaiset paikat ovat täyttyneet, tähän kohtaan syötetty tieto siirtää ilmoittautuneet varasijoille. Osallistumismaksu: Merkitse koulutuksen osallistumismaksu, jos sellainen on. Viestit - ilmoittautuminen ja varasijat*: Muotoile kenttiin selkeät viestit, jotka lähtevät järjestelmästä automaattisesti henkilöille, kun he ilmoittautuvat koulutukseen. Muista mainita viestissä, mistä koulutuksesta (nimi, paikka, aika) on kyse ja mahdolliset lisätiedot. Lisäkentät: Jos sinun tarvitsee antaa muita kuin yllämainittuja koulutukseen tai ilmoittautumiseen liittyviä tietoja (esim. ruokavalio, peruutusehdot tms.), voit ilmoittaa tai kysyä sitä/niistä lisäämällä ilmoittautumislomakkeeseen tekstikenttiä ja kirjoittamalla niihin oman kysymyksen tai tiedotteen. Lopuksi paina Valmis-painiketta. 3

4 Lisätiedot, mitoitus ja todistus -välilehdet Välilehdet 3-5 (lisätiedot, mitoitus ja todistus) muodostuvat opintojaksomallissa automaattisesti suunnitelmaan. Voit katsoa ne läpi Seuraava-painiketta käyttäen. Opintojakson hallinnointi (muokkaus) Kun koulutuksen suunnitelma on valmis, pääset tarkastelemaan tekemääsi suunnitelmaa menemällä Sivisverkon yläpalkin valintanauhasta Koulutukset kohtaan ja valitsemalla Hae koulutus -kohta tai Sivisverkon etusivulta Omat koulutukseni -kohdasta. Pääset muokkaamaan ja hallinnoimaan oman koulutuksesi tietoja Muokkaa/hallinnoi painikkeella, joka löytyy sivun oikeasta laidasta kyseisen koulutuksen riviltä. Huomaa! Jos painat hakutuloksen aktiivista nimilinkkiä, pääset tarkastelemaan koulutuksen sisältöä ja rakennetta, mutta et pääse hallinnoimaan omaa koulutustasi. Koulutuksen tiedot Koulutuksen tiedot -kohdasta pääset tarkastelemaan opintojakson suunnitelman yhteydessä kirjaamiasi tietoja ja päivittämään niitä tarvittaessa. Opintojakson tietoja voit päivittää siihen saakka, kun opintojakso on päättynyt ja selvitys tehty. Muun muassa opintojakson nimeä, osaamistavoitteita ja opetustunteja et voi muokata. Huomaathan, että päivitetyt tiedot siirtyvät myös koulutuskalenteriin, jos olet sitä käyttänyt. 4

5 Osallistujapalaute Sivisverkossa on kaikille opintojaksoille palautelomake. Sivisverkko lähettää palautekyselyn automaattisesti kaikille koulutukseen osallistuneille (huomio: tämä toiminto otetaan käyttöön myöhemmin). Voit itse koulutuksen vastuuhenkilönä lähettää kyselyn heti koulutuksen päättymisen jälkeen tarkistettuasi osallistujaluettelon. Valmis palautekyselypohja löytyy opintojakson hallinnointinäkymästä kohdasta Osallistujapalaute. Vastuuhenkilönä voit lisätä omia kysymyksiäsi kyselyn loppuun Lisää kysymys, kuva tai tekstiä - painikkeen kautta. Tämän jälkeen voit valita kysymystyypin. Valittavana on: Kysymys Valitse yksi vaihtoehto Valitse useampi vaihtoehto Kysymysruudukko Kuva Tekstiä Muista painaa lopuksi Tallenna-painiketta. Kysely on anonyymikysely, joten vastauksia ei voi yhdistää vastaajan henkilöön. Osallistujien antamat vastaukset näkyvät kohdasta Yhteenveto. Sivis ohjaa ja tarvittaessa järjestää koulutusta opintojakson palautekyselyn laatimiseen sekä tulosten analysointiin ja arviointiin. Kouluttajat ja osallistujat Kouluttajat ja osallistujat -välilehdellä voit hallinnoida opintojakson kouluttajien ja osallistujien tietoja. Jos kouluttajien nimissä tai yhteystiedoissa tapahtuu muutoksia ennen koulutusta tai sen aikana, ne kannattaa käydä heti päivittämässä välilehden Kouluttajat-kohtaan. Myös uusia kouluttajia voit lisätä + Lisää kouluttaja -painikkeen kautta. 5

6 Osallistujalista-kohtaan päivittyvät automaattisesti ne osallistujat, jotka ovat ilmoittautuneet opintojaksolle Sivisverkon koulutuluskalenterin kautta. Näistä ilmoittautumisista saat myös koosteen sähköpostiisi päivittäin tai viikoittain, jos olet valinnut sen ilmoittautumistietojen määrittelyn yhteydessä. Jos et käytä Sivisverkon kalenteria opintojakson osallistujien ilmoittautumisiin, suosittelemme, että osallistujalista tuodaan Sivisverkkoon ennen opintojakson alkamista. Voit lisätä osallistujat Sivisverkkoon lisäämällä heidät yksittäin + Lisää osallistuja -painikkeen kautta. Pakollisia tietoja osallistujista ovat etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja sukupuoli. Jos koulutukseen osallistujalle ei ole sähköpostiosoitetta, kentän voi ohittaa rastista Ei sähköpostia. Voit tuoda suuremman määrän osallistujia kerralla Sivisverkkoon hyödyntämällä Tuo osallistujat tiedostona -toimintoa. Huomaa: Sinun tulee käyttää tässä tapauksessa Sivisverkossa olevaa valmista tiedostopohjaa. 1. Lataa ensin Kouluttajat ja osallistujat -sivulta tiedostopohja Lataa tiedostopohja - painikkeen kautta omalle koneellesi. Tiedostopohjia on erityyppisiä. 2. Täytä osallistujatiedot lataamaasi tiedostopohjaan ja tallenna valmis tiedosto omalle koneellesi. Huomaa että sarakejärjestystä ei saa muuttaa. 3. Tuo tallennettu tiedosto Sivisverkkoon omalta koneeltasi Selaa -painikkeen kautta (kuten esimerkiksi liitetiedosto sähköpostiin). Paina lopuksi Lataa tiedosto -painiketta. 4. Luettelo osallistujista tulee näkyviin Kouluttajat ja osallistujat -sivun alaosaan. Lisää osallistujat Sivisverkkoon painamalla aivan listan lopussa olevaa Lisää osallistujat - painiketta. Opintojakson päättymisen jälkeen koulutuksen vastuuhenkilön tulee tarkistaa osallistujaluettelo. Poista osallistujalistalta ne henkilöt, jotka eivät ole osallistuneet koulutukseen valitsemalla kyseiset henkilöt ja painamalla Poista-painiketta. Todistuksen ja opintorekisteriotteen tulostaminen Sivisverkosta Merkitse Hyväksy suoritus niille osallistujille, jotka ovat suorittaneet opintojakson. Kun merkintä on tehty, osallistujalle lähtee sähköpostiin automaattinen ilmoitus suorituksesta. Suoritusmerkinnän jälkeen osallistuja itse tai kouluttaja voi tulostaa Sivisverkosta Opintokeskus Siviksen myöntämän todistuksen tai opintorekisteriotteen. Huomaa: Jos koulutukseen osallistuja on alaikäinen ja/tai hänellä ei ole henkilökohtaisia pankkitunnuksia, koulutuksen vastuuhenkilön täytyy tunnistaa hänet ja lisätä henkilötunnus suoritusmerkinnän yhteydessä Sivisverkkoon Vahvista henkilöllisyys -painikkeella Lisää henkilötunnus sekä merkitsemällä rasti kohtaan Henkilöllisyys vahvistettu. Tarkista, että osallistujien sähköpostiosoitteet ovat oikein, koska tieto opintosuoritusmerkinnästä eli todistus koulutuksesta lähetetään osallistujan sähköpostiin. 6

7 HUOMAA Osallistujalle muodostuu käyttäjätunnus Sivisverkkoon automaattisesti Kun osallistujan tiedot tallennetaan Sivisverkkoon tai osallistuja itse ilmoittautuu koulutukseen Sivisverkon kalenterin kautta, muodostuu hänen sähköpostiosoitteestaan Sivisverkon käyttäjätunnus. Sähköpostiosoitteen tallentumisesta Sivisverkkoon tulee automaattinen ilmoitus osallistujan sähköpostiin. Käyttäjätunnuksen avulla osallistuja voi kirjautua Sivisverkon käyttäjäksi ja päivittää tietojaan, ilmoittautua koulutuksiin tai perua ilmoittautumisiaan. Lisäksi hän voi Tupas-tunnistautumisen jälkeen tarkastella opintojaksomallien pohjalta toteutettujen koulutustensa suoritustietoja sekä tulostaa niistä todistuksen tai opintorekisteriotteen. Kuluselvitys Opintojakson päättymisen jälkeen tarkista ja täydennä mahdollisimman nopeasti koulutuksen osallistujien ja kouluttajien tiedot sekä päivitä ohjelma koulutusta vastaavaksi. Lisäksi sinun tulee laatia kuluselvitys. Koulutuksen kuluselvityslomaketta voit käydä katsomassa ja täydentää jo ennen kuin koulutus on päättynyt. Selvitys laaditaan viimeistään neljän (4) viikon kuluessa koulutuksen päättymisestä. Vuoden 2017 lopussa toteutuneiden koulutusten selvitykset tehdään viimeistään Tee kuluselvitys Sivisverkossa opintojakson hallinnointinäkymässä Kuluselvitys-välilehdellä. Opetustunnit: Täydennä tähän kohtaan opintojakson toteutuneet lähi- ja etäopetuksen tunnit. Jos ilmoittamasi toteutuneiden tuntien määrä on erisuuruinen kuin suunnitelmassa, tulee opetustuntien alapuolelle kenttä Muutokset ohjelmassa vrt. alkuperäiseen. Täydennä tähän kenttään perustelu tuntimuutokselle. Tunteja voi korjata vain alaspäin. Kulut: Täydennä kenttiin opintojakson suunnittelusta ja toteutuksesta syntyneet kulut. Jokaisen kululajin kohdalta löydät info-painikkeen, jossa on tarkemmin kerrottu, mitä kuluja kuhunkin kenttää on tarkoitus syöttää. Kuluselvityksessä tulee olla eriteltynä opintojaksoa koskevat todelliset ja todennettavat kulut. Opintokeskus hyväksyy opintojakson kuluiksi koulutuksen järjestämisestä aiheutuneet välittömät kulut. Lisätiedot: Kirjoita tähän kenttään tilityksen kannalta oleelliset asiat, jotka haluat Siviksen tietoon. 7

8 Viite: Lisää tähän halutessasi viitenumero tai teksti, jonka haluat näkyvän Siviksen maksamassa tuessa yhdistyksen tilillä. Kun kuluselvitys on valmis, Tallenna-painike tallentaa tiedot. Kun kaikkien välilehtien tiedot ovat valmiita ja niiden tiedot on päivitetty (osallistujat, ohjelma jne.), siirrät Lähetä hyväksyttäväksi - painikkeella kuluselvityksen Siviksen käsittelyyn. Siviksen taloudellinen tuki opintojaksoille vuonna 2017 Sivis pyytää sinulta tarvittaessa lisätietoja, hyväksyy selvityksen ja maksaa tuen opintojakson toteuttajan organisaation Sivisverkkoon ilmoittamalle tilille. Taloudellisen tuen suuruuteen vaikuttaa kaksi tekijää: opetustuntien määrä ja opintojakson kaikki kulut. Taloudellinen tuki on enintään 55 % niistä kuluista, jotka aiheutuvat opintojakson toteuttamisesta, kuitenkin enintään 21 /opetustunti. Jos opintojakson kuluihin kohdistuu muuta julkista tukea, yhteenlaskettu tuki ei saa olla yli 100 %. Kuluselvityksen tilat: Odottaa hyväksymistä: Kun olet tallentanut kaikki lomakkeet ja lähettänyt kuluselvityksen hyväksyttäväksi, koulutussuunnitelma muuttuu tähän tilaan ja siirtyy odottamaan Siviksen käsittelyä. Hyväksytty: Siviksen koulutussihteerit ovat käsitelleet kuluselvityksen Lisäselvitys pyydetty: Jos selvitykseen tarvitaan lisätietoja, saat järjestelmässä lisäselvityspyynnön. Se näkyy myös tehtävänä omalla etusivulla. Maksettu: Kun Sivis on käsitellyt kuluselvityksen, taloudellinen tuki voidaan maksaa yhdistyksen tilille. Tila muuttuu maksetuksi, kun maksatus on lähtenyt pankkiin. Sivis maksaa tuen opintojaksoittain noin kahden viikon kuluessa käsittelystä. Kulutositteet pyydetty: Järjestelmä pyytää otannan perusteella kuluselvityksessä ilmoitettujen kulujen tositteet nähtäviksi. Kulutositteet / lisäselvitys annettu: Kuluselvitys odottaa käsittelyä lisäselvityksen antamisen tai otannalla pyydettyjen kulutositteiden lisäämisen jälkeen. Hylätty: Sivis voi hylätä kuluselvityksen, mikäli pyydettyjä lisätietoja tai tositteita ei toimiteta määräaikaan mennessä. Opintojakson toteuttaja sitoutuu säilyttämään kuluselvityksen perusteena olevat asiakirjat (tositteet, laskelmat ja hinnastot jne) kirjanpitosäännösten edellyttämällä tavalla ja antamaan ne pyydettäessä Siviksen tai viranomaisten nähtäväksi. Toteuttaja sitoutuu myös antamaan tilaisuutta koskevat tiedot pyydettäessä Sivikselle. Jos Sivis epäilee taloudellisen tuen väärinkäyttöä, se voi jättää tuen maksamatta osittain tai kokonaan. Ilmenneet epäselvyydet Sivis antaa tarvittaessa viranomaisen tutkittavaksi. 8

9 Opintojakson henkilöstökulujen laskemisen periaatteita Järjestön oman henkilöstön työtunnit Esimerkki: Opintojaksossa on yhteensä seitsemän tuntia opetusta. Yhdistyksen työntekijä kouluttaa kaksi tuntia ja ulkopuolinen kouluttaja kouluttaa loput viisi tuntia. Yhdistyksen työntekijä on paikalla koko koulutuksen ajan. Ohjelmassa: Minna Makkonen (yhdistyksen työntekijä) ulkopuolinen kouluttaja opetustunnit yhteensä opetustunnit 2 tuntia opetustunnit 5 tuntia 7 tuntia Muu tarpeellinen henkilöstö: Minna Makkonen Minna Makkonen opetuksen suunnittelu 1 tunti läsnäolo toteuttajan edustajana 5 tuntia Palkka lasketaan todellisen palkan mukaan sosiaalikulut huomioiden. Tässä esimerkissä ne ovat Minnan osalta 25 ja ulkopuolisen kouluttajan osalta 35. Tilityksessä: Maksetut opetuspalkkiot -kohtaan merkitään Minnan opetuspalkkio 2 tuntia x 25 sekä ulkopuolisen opettajan veloittama koulutuspalkkio 5 tuntia x 35. Minnan opetuksen suunnittelupalkkio 1 x 25 merkitään kohtaan Maksetut opetuksen suunnittelupalkkiot. (Opetuksen suunnittelupalkkioita hyväksytään maksimissaan 50 % suhteessa maksettuihin opetuspalkkioihin.) Minnan välttämätön läsnäolo 5 x 25 eli 125 merkitään Muut maksetut palkkiot -kohtaan. Maksetut opetuspalkkiot 225 Maksetut opetuksen suunnittelupalkkiot 25 Muut maksetut palkkiot 125 Sivis ei ole toiminnastaan arvonlisäverovelvollinen. 9

10 Opintokeskuksen ja koulutuksen toteuttajan vastuut Jäsenjärjestöt (tai niiden piirit tai yhdistykset) toteuttavat opintojaksoja yhteistyössä Siviksen kanssa Siviksen taloudellisella tuella. Jäsenjärjestöt ovat koulutuksen toteuttajia ja Sivis koulutuksen järjestäjä. Sivis vastaa järjestämästään toiminnasta omalle rahoittajalleen eli opetus- ja kulttuuriministeriölle. Opintojakson toteuttajan vastuu Opintojakson toteuttaja (eli yhdistys, piiri tai järjestö) vastaa opintojakson opetuksesta, järjestelyistä, vakuutuksista, osallistujien tietosuojasta ja muista olosuhteista. Opintojakson vastuuhenkilö vakuuttaa, että kaikki Sivikselle annetut tiedot ovat oikeita ja kulut kirjanpidon mukaisia. Kun opintojakson toteuttaja markkinoi opintojaksoja, ilmoittelussa on näyttävä Opintokeskus Sivis -logo. Logo on ladattavissa Siviksen verkkosivuilta Jos logo puuttuu, voidaan Siviksen taloudellinen tuki jättää maksamatta. Opintojakson toteuttaja sitoutuu säilyttämään tilityksen perusteena olevat asiakirjat kirjanpitosäännösten edellyttämällä tavalla ja antamaan ne pyydettäessä opintokeskuksen tai viranomaisten nähtäväksi. Toteuttaja sitoutuu myös antamaan tilaisuutta koskevat tiedot pyydettäessä Sivikselle. Jos opintokeskus epäilee taloudellisen tuen väärinkäyttöä, se voi jättää tuen maksamatta osittain tai kokonaan. Tarvittaessa opintokeskus antaa ilmenneet epäselvyydet viranomaisen tutkittavaksi. Opintojakson järjestäjän eli Opintokeskus Siviksen vastuu Sivis vastaa opintojaksoista opetusviranomaisille. Sivis vastaa siitä, että opintojaksot ovat pedagogisesti laadukkaita. Opintokeskus huolehtii myös opintojaksojen arvioinnista, jota opetusviranomaiset edellyttävät. 10