Katsaus maakunnan hallinnon valmisteluun Keskustelutilaisuus kuntien ja kuntayhtymien johtaville viranhaltijoille Kuntatalo 9.2.2017
Ohjelma 12.00-12.15 12.15-12.30 12.30-12.50 12.50-13.10 13.10-13.30 13.30-13.45 13.45-14.00 14.00-14.20 14.20-14.40 14.40-15.00 Tilaisuuden avaaminen ja Uusimaan 2019 projektin esittely, Lauri Tanner Maakunnan hallintoyksiköiden suunnitteluperiaatteita, Lauri Tanner Henkilöstöjohtamisen ja henkilöstösiirtojen valmistelutilanne, Outi Sonkeri Maakuntatalouden neuvottelumenettely mistä maakunta saa tulonsa?, Ilari Soosalu Maakunnan taloustoiminnon rakentuminen, Markus Syrjänen Tauko Maakunnan viestintä, Tero Manninen Maakunnan tilapalvelut ja Maakuntien Tilakeskus Oy, Carl Slätis Tukipalvelut ja TAHE miten näitä selvitetään Uudellamaalla?, Markus Syrjänen Loppukeskustelu ja tilaisuuden päättäminen, Outi Sonkeri
Tilaisuuden esiintyjät Lauri Tanner, hallinto, hankkeessa 40 % (HUS) Outi Sonkeri, henkilöstö, hankkeessa 50 % (HUS) Ilari Soosalu, rahoitus, hankkeessa 100 % (Kuntaliitto) Markus Syrjänen, talous, hankkeessa 40 % (Espoo) Tero Manninen, viestintä, hankkeessa 100 % (Keva) Carl Slätis, tilat, hankkeessa 100 % (Espoo)
Uusimaa 2019 hankkeen esittely
Mistä tässä on kyse? Sote- ja maakuntauudistuksen esivalmistelusta = edellytysten luomisesta uuden maakunnan toiminnan käynnistämiselle Vapaaehtoinen valmistelu tukena valtionosuudet Ei toimivaltaa tehdä päätöksiä tulevan maakunnan puolesta Valmistelun kolme vaihetta 1. Esivalmisteluvaihe (-> kesä 2018) 2. Väliaikaisen toimielimen vaihe (kesä 2018 -> vuodenvaihde 2018/19) 3. Maakuntavaltuuston vaihe (vuosi 2019)
Tilannekatsaus Uudenmaan liitto jatkoi kesällä 2017 maakunta- ja sotevalmistelua perustamalla Uusimaa 2019 hankkeen huolehtimaan alun perin ns. väliaikaiselle toimielimelle (VATE) suunnitelluista tehtävistä. Linjauksen taustalla uudistuksen aikataulun viivästyminen vuodella. Hankkeen talous perustuu valtionavustuksiin; kunnille ja kuntayhtymille kompensoidaan hankkeelle luovutettu työpanos. Henkilöstö tammikuussa 41 henkilöä, toukokuun henkilömääräksi arvioidaan n. 75 henkilöä, useimmat osa-aikaisia. Budjetoidut kustannukset n. 10 m /2018; rahoitus pääpiirteissään kunnossa. Runsas 100 alaprojektia, ryhmitelty 6 hankesalkkuun. Laaja ICT-projekti valmistelee toimialariippumattomien (TORI, mm. talous- ja henkilöstöhallinto) järjestelmien pystyttämistä ja toimialasidonnaisten (TOSI) järjestelmien siirtoa kunnista ja kuntayhtymistä (omat ratkaisut valtion osalta). Ennustettu henkilöstömäärä toukokuussa 2018 n. 94 henkilöä, useimmat osa-aikaisia. Budjetoidut kustannukset n. 37 m /2018, rahoitus kunnossa runsaan 20 m osalta. Lisätiedot: uutinen & muistio uusimaa2019.fi -sivuilla https://www.uusimaa2019.fi/uusimaa2019.fi/ajankohtaista/uutiset/paljon_on_saavutettu_viela_enemman_vaaditaan_rap ortti_uusimaa_2019_-hankkeen_kuluneesta_vuodesta.29447.blog https://www.uudenmaanliitto.fi/dynastia32/kokous/20181094-5-1.pdf
Hankekorien henkilöstö (tilanne helmikuussa 2018, rekrytoinnit kesken) Konserni-, hallinta- ja ohjaustoiminnot 1. Lauri Tanner 2. Markus Syrjänen 3. Ilari Soosalu 4. Markus Pauni 5. Eero Venäläinen 6. Outi Sonkeri 7. Tero Manninen 8. Omistaja-ohjauksen hankejohtaja 9. 1-2 juristia 10. 2 maakunnan sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen selvityshlöä Konserniresurssit 1. Markus Syrjänen 2. Merja Mäkitalo 3. Kirjanpitäjä 4. Lauri Tanner 5. Ilari Soosalu 6. Outi Sonkeri 7. Tero Manninen 8. Carl Slätis 9. 3 tukipalveluiden valmistelija 10.4 HR-valmistelijaa 11.1-2 juristia 12.4 viestinnän valmistelijaa 13.ruotsinkielisten palveluiden selvityshenkilö Sote-järjestäjä 1. Tiina Mäki 2. Pirjo Marjamäki 3. Leena Turpeinen 4. Lasse Lehtonen 5. Jean-Tibor IsoMauno 6. Teppo Heikkilä 7. Grigori Joffe 8. Marianne Juosila 9. 3 sote-järjestämisen valmistelija 10. 3 osallisuusvalmistelijaa 11. 2 sosiaalihuollon tiedonhallinnan valmistelijaa 12. Soteintegraatiovalmistelija 13. Kustannuslaskennan valmistelija 14. Terveystaloustieteen valmistelija 15. viranomaistoiminnan valmistelija 16. Minna Klemettilä 17. Sote-järjestäjäfunktion sihteerituki Sote-liikelaitos Elinvoimatoimiala Turvallisuustoimiala 1. Markku Mäkijärvi 2. Mira Uunimäki 3. Pirjo Laitinen- Parkkonen 4. Kati Liukko 5. Mikaela Westergård 6. Maarit Sulavuori 7. Jaana Vilpas 8. ruotsinkielisten palveluiden selvityshenkilö 9. 10-13 liikelaitosvalmistelijaa (900%) 10.Carl Slätis 11.Leena Serpola- Kaivo-oja 12. Kaarina Heikinheimo 1. Elinvoimatoimialan hankejohtaja 2. 1-2 valmistelijaa 3. Eero Venäläinen 4. Rolf Paqvalin 5. Anneli Vartio ICT-tukipalvelut TORI-järjestelmät TOSI-järjestelmät ICT-Tekniikka 1. 1-2 turvallisuustoimiala valmistelijaa 2. Tero Suursalmi 3. Rolf Paqvalin 4. YTH-valmistelu? Uudenmaan liitto // Nylands förbund // Helsinki-Uusimaa Region
Periaatteita Koska maakuntaa sitovia päätöksiä ei voi tehdä ennen kuin uuden maakunnan poliittinen johto aloittaa vuodenvaihteessa 2018/2019, hanke perustuu laajaan yhteistyöhön ja siinä tavoitellaan yksimielisyyttä keskeisistä linjauksista. Hankkeen viestinnässä noudatetaan laajaa avoimuutta ja sen kirjallinen materiaali (pl. työsuhteisiin liittyvät asiakirjat) ovat julkisia. Hankkeen viestintään on panostettu ja mm. some-näkyvyys on julkishallinnossa poikkeuksellisen laajaa. Vaikka hanke raportoi Uudenmaanliiton hallitukselle ja sen edustajana maakuntajohtajalle, hankkeessa valmisteltavat asiat käsitellään sidosryhmien ja henkilöstön kesken laajalti konsultoiden.
Tekeillä Hankejohtajien ja muun henkilöstön sisäänajo osin vielä käynnissä; suurin rekryaalto oli lokakuussa ja seuraava valmisteilla. Hankesuunnitelmia ja aikatauluja sekä vastuunjakoja tarkennetaan. Hankkeelle on hankittu hankehallintaan ja raportointiin konsulttiapua. Hankemalli tarkentuu helmikuun aikana. Maakuntahallitus kokoontuu keväällä 2 vk välein käsittelemään luonnoksia tuleva maakunnan linjauksiksi. Linjaukset käsitellään mm. sote-virkamieskoordinaatioryhmässä, kuntajohtajakokouksessa ja ns. virkamiesjohtoryhmässä sekä hankkeen sisäisissä suunnittelukokouksissa. Prosessissa mukana Henkilöstöfoorumi ja perusteilla oleva Yrittäjäfoorumi. Prosessikaavion ja aikataulun tarkentaminen käynnissä. Soten ulkopuolisten tehtäväalueiden (elinvoima- ja pelastus/varautuminen/turvallisuus-toimialat) valmisteluun saadaan nyt käynnissä olevien rekrytointien jälkeen enemmän konkretiaa. ICT-hankkeessa ollaan siirtymässä suunnitteluvaiheesta toteutukseen.
Väliaikainen valmistelutoimielin (VATE) Toimikausi Toimielimen toiminta alkaisi 1.6.2018 ja jatkuisi kunnes vaaleilla valittu johto maakunnassa aloittaa vuodenvaihteessa 2018/2019. Aikataulu perustuu oletukseen että lait voimaan 1.6.2018. VATE:n tulee pystyä päätöksentekoon heti kesäkuun alussa. Nopea aloitus kesäkuun alussa edellyttää, että toimielin voi kokoontua epävirallisesti jo huhti-toukokuussa 2018 sopimaan kesäkuussa virallisesti tehtävät päätökset. Nimeäminen Maakunnassa tulee sopia kokoonpanosta ja asettamisesta seuraavien tahojen kesken: 1) Maakunnan liiton, 2) kuntien, 3) perusterveydenhuollon ja sosiaalihuollon yhteistoiminta-alueiden 4) sairaanhoitopiirin, 5) erityishuoltopiirin, 6) pelastuslaitoksen, 7) ELY keskuksen ja 8) TE toimiston. Maakunnan liitto johtaa sopimusneuvotteluja ja asettaa valmistelutoimielimen neuvotteluissa sovitulla tavalla. Jos valmistelutoimielintä ei pystytä asettamaan yhteisymmärryksessä siirtyy nimeäminen valtioneuvostolle. Jäsenet Jäsenten tulee olla virkamiehiä, tasa-arvolakia on noudatettava.
Väliaikaisen valmistelutoimielimen (VATE) toimivalta maakunnan nimissä Voi solmia määräaikaisia virka- ja työsopimuksia 31.12.2019 saakka Voi solmia muita määräaikaisia sopimuksia 31.12.2020 saakka Voi jatkaa valtion, kuntien ja kuntayhtymien viranomaisilta sekä näille palveluja tuottavilta yksityisiltä tai julkisoikeudellisilta palveluntuottajilta hankittavia palveluja koskevia sopimuksia ilman kilpailutusta.
Tarkemmat tehtävät Tehdä itse 1. Päättää perustettavan maakunnan minitalousarviosta vuosille 2018-2019. 2. Selvittää siirtyvä henkilöstö ja valmistella siirtosuunnitelma- ja sopimukset. 3. Valmistella toiminnan ja hallinnon järjestämistä. 4. Valmistella muut käynnistämiseen välittömästi liittyvät asiat. 5. Viestintä ja osallistaminen. Osallistua yhteistyössä 1. Maakuntavaalien järjestämiseen. 2. Siirtyvän irtaimen ja kiinteän omaisuuden selvittämiseen. 3. Siirtyvien sopimusten selvittämiseen. 4. Tieto- ja viestintä tukijärjestelmien selvittämiseen. 5. Viestintä ja osallistaminen.
Sote-valmistelu Hankekorit (valmistelualueet) Sote-järjestäjä Sote-liikelaitos
Sote-projektit - pelkistetty Aikataulu (alustava) SOTE-järjestäjän perustaminen ( järjestäjän keittokirja ) 5/2018 Osallisuustehtävä palvelustrategia, palvelulupaus Integraatiotehtävä palvelutarjonta, palvelutavoitteet Sopimustehtävä palvelutuottajien hallinta, sopimukset Viranomaistehtävä valvonta, rekisterit SOTE-liikelaitoksen muodostaminen ( tuotannon keittokirja?) 6/2018 Liikelaitoksen muodostamisen perusteet, aluemallinnus Liikelaitoksen hallinto, ohjaus ja johtaminen Erityistason palvelut - suunnittelu Perustason palvelut - suunnittelu Kliiniset tukipalvelut - suunnittelu
Maakunnan hallintoyksiköiden suunnitteluperiaatteita
Mitä tarkoitetaan hallintopalveluilla? Valmistelussa käytetty myös termiä back office Talouspalvelut Viestintäpalvelut HR Yleishallinto Omistajaohjaus Myös ICT-tilaaminen, asiakkuudenhallinta, hankinnat ym.
Suunnittelun lähtökohtia (1/2) Maakuntaan siirtyy maakunnalle siirtyviä tehtäviä hoitava henkilöstö Sote-voimaanpanolaki ja maku-voimaanpanolaki (3 luvut) Tukihenkilöstön osalta, jos tosiasiallisista työtehtävistä vähintään 50 % kohdistuu siirtyviin tehtäviin sekä toimialojen että keskushallinnon henkilöstö Kokonaan uudet toiminnot Merkittävimpänä järjestäjän ja tuottajan erottaminen järjestäjätoiminnon resursoiminen Maakunnan toiminnan käynnistymisestä ja vuoden 2020 rahoitusperusteista seuraavat riskit Supistuva rahoituspohja Ei käytännössä mahdollisuuksia resursoida uusia hallinnollisia toimintoja
Suunnittelun lähtökohtia (2/2) Hallintopalveluiden organisointiin vaikuttaa myös maakuntahallinnon ja liikelaitoksen keskinäinen suhde Maakunnan ja liikelaitoksen suhde ilmenee mm. Liikelaitoksen itsenäisen päätöksenteon aste Tarvittavat ohjauskeinot liikelaitokseen: millaisia työkaluja maakuntahallinto tarvitsee suhteessa liikelaitokseen Optimoidaanko enemmän kokonaisuutta vai paikallisen tason herkkyyttä? Ei joko-tai tyyppinen kysymys, vaan jotain tältä väliltä
Lähde: Kari Neilimo
Maakunnan ohjausvalta Lähtökohtana vahva maakunta / järjestäjä Järjestämistehtävän kannalta olennaisten kysymyksen linjaaminen Edellyttää tehokkaita ohjaustyökaluja; ohjaaminen mm. toimivaltuuksien kautta (esim. mitkä palvelut ovat lähipalveluita)? talousohjauksen kautta palvelusopimuksen kautta Hallinnon asiantuntijapalveluilla on myös rooli toiminnan ohjaamisessa Riittävätkö em. kolme ohjauskeinoa, vai tarvitaanko ohjausta myös hallinnon asiantuntijapalveluiden kautta? Onko maakunnalla ja liikelaitoksella yhteiset talouden ja HR:n pelisäännöt? Jos on, miten niiden mukainen toiminta turvataan?
Yhteisten pelisääntöjen turvaaminenmiten se tehdään? Maakuntahallinnolla ei keinoja puuttua yksittäisiin liikelaitoksen päätöksiin Ei otto-oikeutta - estää järjestäjää menemästä tuottajan tontille Mutta toisaalta ei anna maakuntahallinnolle keinoja puuttua esim. liikelaitoksessa tehtyihin strategian vastaisiin päätöksiin Hallinnon prosessien määrittely selkeällä ja yksiselitteisellä tavalla osaltaan turvaa yhdenmukaista toimintaa Esim. taloussuunnitteluprosessi, päätösvalmisteluprosessi As-is-periaate osaltaan heikentää tätä yhdenmukaisuutta 20+ erilaista toimintatapaa ja -kulttuuria
Niukan resurssin tarkoituksenmukainen käyttö Hallinnon asiantuntijapalvelut ovat yleensä niukka resurssi (esim. juridiikka, viestintä) Hajauttaminen johtaa ko. resurssin tehottomaan käyttöön Mutta toisaalta voi palvella alayksiköiden herkkyyttä toimia asiakasrajapinnassa Näiden alojen ammattilaiset arvostavat työtä saman alan ammattilaisten kanssa Mahdollisuus jakaa asiantuntijuutta ei tarvitse osata kaikkea yksin Luo mahdollisuuden vertaistukeen Riskinä kuitenkin kosketuspinnan häviäminen perustehtävään tärkein taito asiantuntijalla ydintoiminnan ymmärtäminen Liiketoiminnan johtajat arvostavat omassa johdossa olevia hallinnon asiantuntijoita Kyse osaltaan palvelun saatavuudesta Kyse myös po. henkilöiden lojaalisuudesta ko. liiketoiminnalle Jos hallinnon palvelu ei toimi, syntyy organisaation sisään korvaavia palveluja
Tämänhetkisiä valmistelulinjauksia Valmistelussa on lähdetty siitä, että hallinnon tuki- ja asiantuntijapalveluita (back office) suunnitellaan keskitetysti johdetuiksi mutta paikallisesti, asiakkaan lähellä tuotetuiksi Back office ammattilaiset kuuluvat maakuntahallinnon organisaatioon ja heitä johtaa ko. alaa tunteva esimies Organisaatio voi fyysisesti toimia hajautetusti työ tehdään asiakkaan luona Palvelua antavilla henkilöillä voi olla sekä omia asiakasvastuita (esim. vastuu yksikön X viestinnästä) että omia substanssivastuita (esim. vastuu jostain viestintäkanavasta koko konsernin osalta) Joitain osia back office toiminnoista voi erikoistumisen vuoksi kannattaa hajauttaa Palveluorganisaatio palvelun laatua tulee mitata ja seurata
Mitä pitää tehdä seuraavaksi? Em. periaatteiden yksityiskohtainen soveltaminen eri palveluissa linjauksen ei tarvitse olla välttämättä sama Liikelaitoksen valmistelu alkanut myöhemmin kuin back office palveluiden yhteensovittaminen vielä tekemättä Mitä palveluja johdetaan keskitetysti, mitä liikelaitoksen johdon toimesta? Hallinnon ydinprosessien suunnittelu Tarkempi organisaatiosuunnittelu ja hallinnon / esikunnan organisaatiokaavio Täsmentyy kevään aikana Lopullisen organisaation suunnittelu edellyttää resurssitietoja kunnista ja valtiolta
Esikuntafunktiot EI ORGANISAATIOKAAVIO Talous HR Viestintä Strategia Hallinto Omistajaohjaus Investoinnit ja investointiohjaus, investointipolitiikka Talousohjaus ja budjetti Henkilöstömenot/- kustannukset Talousvaikutusten arviointi Kustannuslaskennan osaaminen Sisäinen tarkastus Verotus Talouden ohjeistaminen ja prosessit Rahoitus Talousarviosuunnitelma Kirjanpito Tilinpäätös Raportointi, BI Controlling/BC Työntekijäkokemus Työnantajamielikuva Osaamisen kehittämien Työterveyshuollon tilaaja Hr-ict ohjaus Henkilöstöpalvelujen ohjaus: tahe Johtamisen ja esimiestyön tuki Työnantajatoiminta ml. neuvottelut HR-prosessit: Pasu, työhyvinvointi, osaaminen, työsuojelu Henkilöstöpolitiikka Viestintä ja vuorovaikutus Vaikuttamistoimielimet ja osallisuus Markkinointi Maakuntaidentiteetti Brändit Työyhteisöviestintä Asiakaskokemus Strategian, strategiaprosessin ja strategisten ohjelmien kokonaisuuden hallinta, ohjaus ja kehittäminen Strategisen vuosisuunnittelun ja strategisten tilannekuvien ja tiedontuotannon koordinointi Strateginen ennakointi ja tiedontuotanto Johtamisjärjestelmän kehittäminen Digitalisaatio ICT-tilaaja TKI-toiminnan johtamisjärjestelmän ja projektisalkun ylläpito sekä yleinen koordinaatio; konsernin yhteinen projektitoimisto Yhteisten kehittämisprosessien hallinta ja kehittämisen tuki Yhteistyö valtion ja kuntien kanssa Edunvalvonta ja vaikuttaminen KV-asioiden koordinaatio (Kulttuuri?) Asiakirjahallinto Päätöksenteon tuki: toimielinten toiminnan järjestely, muutoksenhakujen valmistelu Päätöksentekoprosessi en omistajuus ja kehittäminen Lakiasiat Tilapalvelut, yhteistoiminta maakuntien tilakeskuksen kanssa Hankintatoimi ja logistiikka Maakunnan yhteisten palvelujen ohjaus: puhtaanapito, ravintohuolto Kielelliset palvelut Omistajapolitiikka Tukipalveluyhtiöiden omistajaohjaus: omat tukipalveluyhtiöt, kansalliset palvelukeskukset Sote-keskusten omistajaohjaus Kilpailukyky, strategia Saumaton yhteistyö
Muita esikunta- ja tukitoimintoja Maakuntajohtajan vastuulle kuuluvat toiminnot Maakunnan edunvalvonta Maakuntien neuvottelumenettely Ulkoinen ja sisäinen tarkastus Sote-järjestäjäyksikkö Pela-järjestäjäyksikkö Elinvoimatoimialan järjestäjäyksikkö Turvallisuus ja varautuminen TAHE, ICT, Kiinteistöt
Seuraa valmistelua ja osallistu keskusteluun www.uusimaa2019.fi @Uusimaa2019 #Uusimaa2019