Elisa Toimisto 365 Pääkäyttäjän pikaopas 02/2015 Tämän ohjeen avulla pääset alkuun Elisa Toimisto 365 palvelun käyttöönotossa. Lisää ohjeita käyttöösi saat: www.elisa.fi/toimisto365-ohjeet Kirjautumalla Hallintaliittymään ja painamalla Ohjekuvaketta sivun oikeassa yläkulmassa. Elisa Appelsiini Oy Kaarlenkatu 11, FI-00530 Helsinki Y-tunnus 1539836-5 www.appelsiini.fi
Elisa Oyj 2/11 Sisällys 1. KIRJAUTUMINEN HALLINTALIITTYMÄÄN... 3 2. HALLINTALIITTYMÄN ESITTELY... 4 3. KÄYTTÄJIEN LUOMINEN... 5 4. KÄYTTÄJÄN MUOKKAAMINEN JA SALASANAN VAIHTAMINEN... 7 5. KÄYTTÖOIKEUKSIEN ELI LISENSSIEN TILAAMINEN... 9 6. SÄHKÖPOSTIN JA MUIDEN PALVELUIDEN KÄYTTÄMINEN... 10 7. LISÄÄ OHJEITA JA HENKILÖKOHTAISTA OHJEISTUSTA ELISA YRITYSGURULTA 11
Elisa Oyj 3/11 1. Kirjautuminen hallintaliittymään Toimisto 365:n Hallintaliittymä löytyy osoitteesta https://portal.microsoftonline.com. Hallintaliittymään kirjaudutaan Toimitusvahvistuksesta löytyvällä Pääkäyttäjätunnuksella ja salasanalla. Ensimmäisellä kirjautumiskerralla salasana pyydetään vaihtamaan. Toimitusvahvistuksessa mainitut pääkäyttäjätunnukset ovat muotoa xxxxxxxx@omadomain.onmicrosoft.com. Tällä pääkäyttäjätunnuksella ei voi käyttää mitään Toimisto 365:n palveluita vaan tunnus on tarkoitettu yrityksen hallinnointiin; Hallintaliittymässä. Pääkäyttäjätunnuksilla ei ole käyttöoikeutta eli lisenssiä käyttää itse palveluita. Jos sivusto on englanninkielinen, voit vaihtaa sivuston kielen oikeasta yläkulmasta, ratas symbolin alta, Office 365 asetukset / Office 365 settings ja avautuvalta sivulta kieli / language. Huomaa, että sinun tulee ensin luoda myös itsellesi yrityksesi oman domainin mukainen käyttäjätili, jotta voit käyttää sähköpostia ja muita palveluita. Ohjeet käyttäjätilin luontiin löytyvät tästä ohjeesta sivulta 4. Huom! Sharepointin hallinnointiin tarvitset tilin, jolla on pääkäyttäjäoikeudet sekä aktiivinen SharePoint Online -lisenssi!
Elisa Oyj 4/11 2. Hallintaliittymän esittely Hallintaliittymän yläosasta löytyy linkit joiden avulla pääsee siirtymään palvelun eri sivustoille: Outlook-sivu tarkoittaa Outlook Web App selainsovellusta (OWA), eli Webmailia. Webmailissa sähköpostia voi käyttää miltä tahansa tietokoneelta tietokoneen selaimessa. Outlook Web App löytyy myös osoitteesta http://mail.office365.com. Kalenteri-sivu sisältää Outlookin kalenterin verkkoversion. Henkilöt-sivun kautta käyttäjä voi hallinnoida Outlook kontakteja. Uutissyöte-sivun avulla käyttäjä voi seurata organisaation henkilöitä, dokumentteja ja tapahtumia sosiaalisen median tavoin. OneDrive-sivu on käyttäjän henkilökohtainen tallennustila, jonka kautta käyttäjä voi jakaa tiedostoja. Sivustot-sivun alta käyttäjä pääsee organisaation SharePoint-sivustolle. Tehtävät-sivu on Outlook Web Appin osio tehtävien luomista ja ylläpitoa varten. Word Online, Excel Online, Powerpoint Online ja OneNote Online ovat verkossa käytettäviä suoratoistettuja Office-sovelluksia. Järjestelmänvalvoja-valikosta käyttäjä pääsee järjestelmänvalvojan hallintanäkymään. Delve on oppiva ja räätälöityvä tiedonhakupalvelu. Rattaan takaa löytyvät käyttäjäkohtaiset asetukset, mm. salasanavaihto, kieliasetus sekä käyttäjän yhteystiedot.
Elisa Oyj 5/11 3. Käyttäjien luominen Kirjaudu portaaliin (https://portal.microsoftonline.com) organisaatiosi pääkäyttäjätunnuksella: xxxxxxxx@omadomain.onmicrosoft.com Käyttäjien luominen tapahtuu Järjestelmänvalvoja-näkymässä seuraavasti: 1. Siirry käyttäjien hallintaan painamalla vasemmalta Käyttäjät - otsikon alta Aktiiviset käyttäjät -linkki. 2. Paina avautuvalta sivulta + -symbolia (ks. kuva) Huom! Mikäli haluat lisätä käyttäjiä massa-ajona tiedostosta, paina -symbolia. Koontinäytön järjestelmänvalvojan pikatoiminnoista pääsee suoraan uuden käyttäjätilin luomiseen Lisää uusia käyttäjiä linkistä (ks. kuva) 3. Syötä käyttäjän tiedot ja paina Luo. Näyttönimi tarkoittaa nimeä mikä näkyy esimerkiksi, kun käyttäjä lähettää sähköpostia. Käyttäjänimi-kohdan alkuun kirjoitetaan käyttäjän sähköpostiosoitteen alkuosa. Muista valita yrityksesi oma toimialue eli domain @-merkin jälkeisestä alasvetovalikosta. Oletuksena salasana tulee järjestelmän tarjoamana satunnaissalasanana, mutta Kirjoita salasana linkistä pääset itse syöttämään salasanan. Pakota henkilö vaihtamaan salasanansa seuraavalla kirjautumiskerralla on oletuksena aktiivinen asetus, mutta ottamalla täpän pois kyseisen asetuksen saa pois käytöstä. Uuden käyttäjätilin salasana tulee lähettää vähintään yhteen ja enintään viiteen sähköpostiosoitteeseen. Kirjoita kenttään käyttäjän entuudestaan toimiva käytössä oleva sähköpostiosoite jonne sivusto lähettää käyttäjän tunnukset.
Elisa Oyj 6/11 Mikäli käyttöoikeuksia (lisenssejä) on vapaana, uudelle käyttäjälle pääsee valitsemaan tarvittavan käyttöoikeuden. 4. Sivusto näyttää lopuksi uuden käyttäjän tunnuksen, käyttäjälle määritetyn salasanan ja käyttöoikeuden. Paina lopuksi Sulje. Uusi käyttäjä on nyt luotu palveluun.
Elisa Oyj 7/11 4. Käyttäjän muokkaaminen ja salasanan vaihtaminen Voit muokata käyttäjiä Järjestelmänvalvoja-sivulta valitsemalla, Käyttäjät-otsikon alta, Aktiiviset käyttäjät -linkin. Merkitse käyttäjä painamalla käyttäjän vieressä olevaa laatikkoa ja paina kynän kuvaa oikealta (ks. punainen laatikko). Muokkaus-näkymässä voit syöttää tarkempia tietoja käyttäjästä painamalla Lisätiedot-otsikkoa (ks. kuva). Lisäksi vasemman reunan otsikoista pääsee hallinnoimaan seuraavia ominaisuuksia: Asetukset-otsikon takaa pääset määrittämään roolia, mikäli haluat asettaa käyttäjälle järjestelmänvalvojan käyttöoikeuksia. Järjestelmänvalvojarooleja on erilaisia. Korkein rooli ja omaa xxxxxx.xxxx@omadomain.onmicrosoft.com tunnustasi vastaava rooli on Yleinen järjestelmänvalvoja. Halutessasi voit luoda itsellesi yrityksesi oman domainin mukaisen sähköpostiosoitteen ja määrittää sille järjestelmänvalvojan käyttöoikeudeksi Yleinen järjestelmänvalvoja, jolloin voit sekä käyttää palveluita, että hallita yritystäsi samalla tunnuksella. Eri roolien kuvaukset löytyvät painamalla tältä sivulta linkkiä Lisätietoa järjestelmänvalvojarooleista. Järjestelmänvalvojille tulee määrittää vaihtoehtoinen sähköpostiosoite. Tätä osoitetta voidaan hyödyntää salasanan palauttamisessa. Licenses-sivulla voit valita, mitä käyttöoikeuksia haluat käyttäjälle myöntää. Palvelupaketteihin kuuluvat kaikki paketin alla luetellut ominaisuudet. Jos käytettävissä ei ole enää vapaita käyttöoikeuksia, katso tämän ohjeen lopusta kohta Käyttöoikeuksien tilaaminen. Tarvittaessa käyttöoikeuksia saa käyttöön myös poistamalla vanhoja tarpeettomia käyttäjiä tai poistamalla käyttöoikeuksia muilta käyttäjiltä. Sähköpostiosoite-sivulla pääset hallinnoimaan käyttäjän sähköpostiosoitteita ja luomaan alias-osoitteita. Uuden osoitteen lisääminen tapahtuu Lisää uusi linkistä. Postilaatikon käyttöoikeudet otsikon takaa pääset määrittämään muille käyttäjille oikeuksia kyseisen käyttäjätilin postilaatikkoon. Vaihtoehtoina ovat oikeudet postin lähettämiseen, postilaatikon viestien lukemiseen ja hallinnointiin sekä postilaatikon puolesta lähettämiseen. Lisää-otsikon kautta pääsee hallinnoimaan Exchange- ja Lync-ominaisuuksia käyttäjälle. Salasana vaihto tapahtuu merkitsemällä haluttu käyttäjä ja painamalla Vaihda salasana (ks. yllä olevan kuvan vihreä laatikko). Avautuvalla sivulla, kirjoita kenttään jokin käyttäjän toinen
Elisa Oyj 8/11 käytössä oleva sähköpostiosoite ja paina Vaihda salasana. Sivusto lähettää käyttäjän uuden salasanan sähköpostitse määritettyyn osoitteeseen. Jos et halua lähettää tunnuksia käyttäjälle, ota ruksi pois kohdasta Lähetä sähköpostia. Valinnaisena asetuksena pääsee myös valitsemaan, tuleeko käyttäjän vaihtaa salasana seuraavalla kirjautumiskerralla. Sivusto näyttää lopuksi käyttäjän uuden salasanan.
Elisa Oyj 9/11 5. Käyttöoikeuksien eli lisenssien tilaaminen Voit lisätä käyttöoikeuksia käyttäjille vain sen verran, mitä yrityksellä on tilattuja käyttöoikeuksia. Kun kaikki käyttöoikeudet ovat käytössä, ei uusille käyttäjille voi lisätä käyttöoikeutta, eivätkä he voi käyttää palveluita. Tilattujen käyttöoikeuksien ja käytössä olevien käyttöoikeuksien määrän näet Hallintaliittymästä Järjestelmänvalvoja-sivun kohdasta Käyttöoikeudet. Käyttöoikeuksia voi tilata lisää sähköpostitse osoitteesta 365tilaukset@elisa.fi tai ottamalla yhteyttä Elisan myyntiin.
Elisa Oyj 10/11 6. Sähköpostin ja muiden palveluiden käyttäminen Kun uusi käyttäjä on saanut omat käyttäjätunnuksensa, pääsee hän käyttämään kaikkia niitä palveluita, joihin hänellä on käyttöoikeus. Sähköpostia pääsee käyttämään suoraan selaimella, joko kirjautumalla Hallintaliittymään osoitteessa https://portal.microsoftonline.com tai kirjautumalla suoraan sähköpostin Outlook Wep App sivulle osoitteessa http://mail.office365.com. Sähköpostia on myös mahdollista käyttää tietokoneen sähköpostiohjelmassa ja matkapuhelimessa. Kaikkien palveluiden käyttöönotto tapahtuu kirjautumalla Hallintaliittymään osoitteessa https://portal.microsoftonline.com. Hallintaliittymän Aloitus-sivulta löytyy ohjeita ja asennuslinkkejä palveluiden käyttämiseen.
Elisa Oyj 11/11 7. Lisää ohjeita ja henkilökohtaista ohjeistusta Elisa Yritysgurulta Lisää ohjeita Jokaisesta Hallintaliittymän sivusta tai muista sivustoista ja ohjelmista löytyy sivun oikeasta yläkulmasta Ohjekuvake koskevaan ohjeeseen.. Kuvaketta painamalla pääsee suoraan kyseistä sivua tai ohjelmaa Ohjeita löytyy myös Elisa Asiakaspalvelusivustolta www.elisa.fi/toimisto365-ohjeet. Yritysguru Yritysguru auttaa kaikissa Elisa Toimisto 365 pulmissa, niin käyttöönotossa kuin varsinaisessa palvelun käyttämisessäkin. Yritysgurun tavoitat puhelimitse: 0600 900 200 (2,19 /min + mpm/pvm). Yritysguru palvelee arkisin kello 8-16