MÄNTSÄLÄN KUNTA Kunnanhallitus 8.1.2014 Lautakunnille Mäntsälän veden johtokunnalle VUODEN 2014 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE Kunnanvaltuusto on kokouksessaan 9.12.2013 hyväksynyt vuoden 2014 talousarvion sekä vuosien 2014-2016 taloussuunnitelman. Syksyn 2013 tilinpäätösarviossa lasketaan toimintakatteen (ilman Mäntsälän Vesi liikelaitosta) heikkenevän tänä vuonna 5,9 milj. euroa (6,3 %) 95,3 milj. euroon. Marraskuun lopussa toimintakate (84,5 milj. euro) alitti talousarvion laskennallisen toteutuman 3 milj. euroa. Lisämäärärahoja on kunnanvaltuusto myöntänyt vuonna 2013 käyttötalouteen brutto vajaa miljoona euroa ja netto 0,4 milj. euroa. Vuosikate tilinpäätösennusteessa on arviolta 4,7 milj. euroa ja tilikauden tulos jää -0,5 milj. euroon. Kunnan lainakannan arvioidaan nousevan 58,6 miljoonaan euroon ja asukasta kohden noin 2 800 euroon. Uusi tilinpäätösennuste valmistuu viikolla 3 ja annetaan tilastokeskukselle 17.1.2014 mennessä. Valtuuston 9.12.2013 hyväksymässä talousarviossa vuodelle 2014 kunnan toimintakate kasvaa 99,8 milj. euroon muutoksen ollessa 3,9 milj. euroa (4,1 %) ja ilman myyntivoittoja 3,8 milj. euroa (3,9 %). Verorahoitus supistuu -1,4 milj. euroa (-1,4 %), josta verotulojen osuus +0,6 milj. euroa. Verotulojen ja valtionosuuden arviointiin liittyy suunnitelmakaudella paljon epävarmuustekijöitä. Vuosikate -0,8 milj. euroa ei kata suunnitelmapoistoja lainkaan. Tilikauden tulos on Mäntsälän Veden ja Mäntsälän Sähkön myynnistä holding yhtiölle johtuen positiivinen 52,4 milj. euroa. Investoinnit brutto ovat 45,2 milj. euroa. Kunta saa konserniyhtiöiden pääomajärjestelyistä 10 milj. euroa rahaa kassaan. Lainakanta pysyy edellisvuoden tasolla 58,7 milj. eurossa, mikä tekee asukasta kohden 2 815 euroa. Kustannus- ja menokehityksen hallitsemiseksi kunta hakee vuonna 2014 säästöjä seuraavasti:
2 Toimialoille on asetettu vajaa miljoonan euron säästötavoite henkilöstökuluissa. Säästöä haetaan kunnanhallituksen 2.12.2013 351 päätökseen perustuen toimintojen kehittämis- ja tehostamishankkeiden, henkilöstötyön kehittämisen, työaikasäästöjen, henkilökuntaetujen karsinnan ja sairauspoissaolojen vähentämisen kautta. Käytännön toimenpiteiden konkretisointia ja ohjeistusta esitellään esimiehille 14.1.2014 esimiesinfossa. Määrärahojen seurantaraportointia säästöistä tehdään lautakunnille ja kunnanhallitukselle kuukausittain ja valtuustolle osavuosikatsausten yhteydessä. Kaikkiin määrärahaylityksiin tullaan suhtautumaan kriittisesti talouden säästö- ja tasapainottamistavoitteiden voimassa ollessa, kun myös talouden yleinen suhdannetilanne on epävarma. Käyttösuunnitelmien tulee olla linjassa valtuuston hyväksymän talousarvion kanssa. Siltä osin kuin määrärahoihin liittyviin toimintoihin on jo etukäteen tiedossa mahdollisia ylityspaineita, on määrärahojen käyttöön liittyvät kriteerit määriteltävä tarkasti etukäteen käyttösuunnitelman tarkistamisen yhteydessä. Mikäli käyttösuunnitelma on joiltakin osin ylittymässä, on samassa yhteydessä tilivelvollisten vastuuhenkilöiden varauduttava antamaan selvitys, jolla määrärahojen ylitykset voidaan kattaa vastuualueen tai toimialan sisältä. Erityisesti tilivelvolliset ovat vastuussa valtuuston tulosalueille hyväksyttyjen määrärahojen riittävyydestä ja kohdentamisesta koko vuodelle. Määrärahojen riittävyydestä koko vuodelle tulee toimielimen päättää viimeistään tammikuussa tarkistaessaan yksityiskohtaisen käyttösuunnitelman vuodelle 2014. Kate (= tulot, alitukset, siirrot) määrärahan riittävyyteen tulee ensisijaisesti hakea tulosalueen tai toimialan sisältä. Mikäli tämä ei ole mahdollista, tulee määrärahan tarpeesta tehdä kunnanhallitukselle perusteltu esitys välittömästi käyttösuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Määrärahojen ylitysten perusteleminen suoritetuilla talousarviokarsinnoilla on jälkikäteen perusteltuna virheellinen. Toimialojen tulee kuukausittain raportoida lautakunnalle talousarvion toteutumasta. Kunnanhallitukselle toteutumasta raportoidaan normaalien huhtikuun ja elokuun osavuosikatsausten lisäksi kuukausittain. Kunta-alan uusi 2014 2016 virka- ja työehtosopimuskausi on voimassa 1.3.2014 31.1.2017. sopimukset nostavat kunta-alan työvoimakustannuksia ensimmäisen 22 kuukauden aikana keskimäärin 1,2 %. Työ- ja virkaehtosopimuksen korotukset eri sopimusaloille tehdään vuonna 2014 seuraavasti: 1.7.2014 KVTES OVTES LS TS TTES Yleiskorotus 0,88 0,57 % 0,013 % 0,82 % 1,04 % Tekstimuutokset 0,11 % 0,001 % Palkkoja korotetaan 20 euron yleiskorotuksella 1.7.2014. Vuoden 2015 palkankorotuksen käytöstä neuvotellaan keväällä 2015. Kuntatyönantajan sosiaalivakuutusmaksut vuodelle 2014 ovat seuraavat: - sairasvakuutusmaksu 2,14 % - työttömyysvakuutusmaksu on 2,85 %, taloudellinen tuki 0,035 % ja lakisääteinen tapaturmavakuutus 0,15 %. KVTEL -maksu koostuu o palkkaperusteisesta maksusta, arvio 16,85 %
3 o varhaiseläkeperusteisesta maksusta: vuosina 2011 2013 alkaneet työkyvyttömyyseläkkeet, työttömyyseläkkeet, yksilölliset varhaiseläkkeet ja kuntoutustuet, joiden alkamisesta on vuoden 2014 alkuun mennessä alle 36 kk. Kuntien eläkevakuutus ilmoittaa tarkan summan tammikuussa 2014 lähettämällä euromääräiset laskut kuntiin. o eläkemenoperusteisesta maksun alustava arvio jää hieman alle vuoden 2013 arvion. Maksu määräytyy ennen vuotta 2006 karttuneiden maksussa olevien eläkemenojen perusteella. - VaEL maksu on vuodelle 2014 arviolta 21,02 % Kuluttajahintaindeksin muutos vuonna 2014 arviolta 2,1 %. 1. Käyttösuunnitelmat Kunnanhallitus, lautakunta ja johtokunta hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Käyttösuunnitelmilla toimielimet asettavat valtuuston määrittelemien tavoitteiden kanssa yhdenmukaiset, tarkennetut tavoitteet sekä jakavat määrärahat ja tuloarviot seuraavan tason yksiköille (käyttötalousosa: tulosyksikkö 1-taso) ja kohteille (investointiosa). Kunnanhallituksen tai johtokunnan määräämä tulosalueen vastuuhenkilö päättää seuraavan tason käyttösuunnitelmista (tulosyksikkö 2-taso) sekä päättää omalta osaltaan tehtävien toteuttamisesta ja määrärahojen käytöstä asettamalla tarkennetut tavoitteet ja jakamalla määrärahat ja -tuloarviot tarkempiin osiin. Mikäli talousarvio jaetaan vielä tarkemmalle tasolle kuin tulosyksikkö 2-taso, niin tulosyksikkö I-tason vastuuhenkilö jakaa määrärahan III-tasolle jne. Lautakunnan/kunnanhallituksen käyttösuunnitelmissa määrärahat voidaan päättää nettositoviksi = toimintakate, koska valtuustotason sitovuus on netto = toimintakate. Päätös on kuitenkin tehtävä siten, että määrärahat ja tuloarviot todetaan päätöksessä myös bruttomääräisenä (menot, tulot, netto). Uudet tilikartat löytyvät kunnan Intrasta. Tilikartat ovat asiasisällöltään merkittäviltä osin toimialakohtaisia, jolloin myös vastuu tarvittavan koulutuksen järjestämisestä henkilöstölle on asianomaisen hallintokunnan tilivelvollisilla virkamiehillä. Toimielinten tulee toimittaa käyttösuunnitelmat perusteluineen 5.2.2014 mennessä toimitettavaksi 17.2.2014 kunnanhallitukselle tiedoksi. Päätökset tulosalueiden/ tulosyksiköiden vastuuhenkilöistä ja tulosyksikköjaosta tulee toimittaa taloushallintoon välittömästi päätöksen jälkeen. 2. Talousarvion sitovuus Käyttötalousosa Kunnanvaltuuston toimielimen tulosalueelle hyväksymä toimintakate on sitova määräraha ja sitä voidaan muuttaa vain kunnanvaltuuston päätöksellä. Tilivelvolliset ovat vastuussa siitä, että kunnanvaltuuston hyväksymät toiminnalliset ja taloudelliset ta-
4 voitteet eri toimielinten tulosalueilla toteutuvat ja että määrärahaylityksiä ei tilikaudessa pääse syntymään. Tuloslaskelmaosa Kunnanvaltuustoon nähden sitovat tasot ovat: verotulot, valtionosuudet, rahoitus netto ja satunnaiset tuotot ja kulut. Investointiosa Kunnanvaltuuston toimielinten investointiryhmälle, hankkeelle ja hankeryhmälle hyväksymät nettomäärärahat ovat sitovia ja niitä voidaan muuttaa vain kunnanvaltuuston päätöksellä. Käyttöomaisuushankinnan arvonlisäveroton euroraja on ollut 1.1.2010 alkaen 10 000. Tätä pienemmät yksittäiset hankinnat pääosin mm. täydennys- ja korvaushankinnat tulee hankkia hallintokuntien käyttötalousmäärärahoilla. Kunnan uutta poistosuunnitelmaa on sovellettu 1.1.2013 alkaen. Merkittävimmät muutokset koskivat rakennusten suunnitelmapoistoja ja vuosihankintoja. Rahoitusosa 3. Määrärahojen käyttö Rahoituslaskelmassa kunnanvaltuustoa sitovat tasot ovat antolainojen muutos ja lainakannan muutos. Kunnanvaltuuston sitovin perusteluin hyväksymiä määrärahoja tms. ei saa käyttää ilman valtuuston päätöstä muuhun tarkoitukseen, eikä määrärahaa voi ylittää ilman valtuuston päätöstä. Mikäli ylitysuhka ilmenee, tulee hallintokunnan pikimmiten selvittää mahdollisuus kattaa ylitysuhka ao. toimielimen alaisuuteen kuuluvista muista määrärahoista. Toimielinten tulee talousarviovuoden aikana seurata tulosalueiden toimintatulojen ja menojen käyttöä siten, että poikkeamat voidaan viipymättä käsitellä ao. toimielimessä, kunnanhallituksessa ja valtuustossa. Määrärahojen käytön tulee perustua systemaattiseen menojen suunnitteluun, ennakointiin ja seurantaan. Kaikkien määrärahojen käytöstä vastuussa olevien on noudatettava kunnassa voimassa olevia sääntöjä ja ohjeita (hallintosääntö ja sisäisen valvonnan ohjeet). Kaikkien tulosalueiden ja tulosyksiköiden tulee tuottaa palvelut kustannustehokkaasti ja kehittää vaihtoehtoisia palvelujen tuotantotapoja. Toimintoketjuja tulee tarpeen mukaan muuttaa, jotta toiminnot sujuvat tehokkaasti ja taloudellisesti. 4. Talousarvion seuranta Osavuosikatsaukset huhtikuun 30.4. ja elokuun 31.8. toteutumasta käsitellään kunnanvaltuuston kokouksissa kesäkuussa ja lokakuussa. Osavuosikatsauksissa seurataan toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista sekä ennakoidaan lopullista tilinpäätöstä ja poikkeamia sekä niistä aiheutuvia muutoksia suunniteltuun. Talouden tarkemmasta seurannasta ja raportointivelvoitteesta on kerrottu edellä sivulla 1.
5 Osavuosikatsausten lisäksi kunnanhallitus, lautakunta ja johtokunta seuraavat systemaattisesti talousarvion toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista tulosyksikkö I-tasolla tarpeen mukaan kuitenkin vähintään neljännesvuosittain. Kunnanhallitus ja kunnan johtoryhmä seuraavat talousarvion toteutumista kuukausittain. Kunnan uusi poistosuunnitelma tuli voimaan 1.1.2013 alkaen ja koskee erityisesti uusia, valmistuvia hyödykkeitä, joille määritellään uudet poistoajat. Palvelukeskukset tekevät ilmoitukset valmistuneista, käyttöön otetuista investointihankkeista kirjanpitoon kuukausittain. Hyödykkeen poistolaskenta aloitetaan käyttöönottoa seuraavan kuukauden alusta. Hankkeen osalta on seurattava kokonaiskustannuksia hankkeen aloituksesta sen valmistumiseen. Lisätietoja ja ohjeita saa teknisistä palveluista ja taloushallinnosta. 5. Palkat Palkasta on aina toimitettava ennakonpidätys ja palkkausmenot tulee kirjata palkkatileille (tilit 4000-4099). Laskut, joihin sisältyy palvelua tai palkkiota, eikä työn suorittajaa ole merkitty ennakkoperintärekisteriin, kirjataan ja maksetaan palkkojen kautta, jotta ennakonpidätys voidaan suorittaa. Jos kunta solmii muun kuin työsopimuksen sellaisen henkilön kanssa, joka säännöllisesti tekee kunnalle työsuorituksia, kunnan (ao. esimiehen) tulee varmistaa, että työsuorituksen toteuttaja on selvittänyt Eläketurvakeskukselta, onko hän velvollinen järjestämään itselleen eläketurvan. Lisätietoja antaa palkanlaskennasta. 6. Koulutus Matkakustannukset korvataan halvimman matkustustavan mukaisesti. Jos matka on laskutettu muun kuin halvimman tavan mukaisesti, on tarvittaessa selvitettävä vertailu kustannuksista, miksi matka on ollut kunnalle edullisinta tehdä muulla tavoin. Työmarkkinakoulutukseen osallistumisesta ja kustannusten korvausten maksamisesta päättää henkilöstöpäällikkö talousarviossa olevan koulutusmäärärahan puitteissa. 7. Laskujen käsittely Tositteesta on käytävä selväkielisesti ilmi, mihin kirjauksen aiheuttama tapahtuma perustuu. Lisäksi siinä tulee olla täydellinen tiliöinti (tunnisterakenteen kaikki tarvittavat koodit mukaan lukien alv. koodit), josta laskun hyväksyjä vastaa. Tositteessa tulee olla selväkielinen asiaselostus. Jos tapahtuma perustuu jonkin toimielimen tai viranhaltijan päätökseen tulee päätösmerkintä tehdä tositteeseen. Katso ja perehdy tarkemmin sisäisen valvonnan ohjeen kohtaan 8.1. menojen hyväksymisvaltuudet. Lautakuntien päätökset hyväksyjistä tulee toimittaa taloustoimistoon. Muistutetaan myös, että ne hyväksyjät, jotka eivät ole tilivelvollisia, toimivat tilivelvollisten viranhaltijoiden alaisuudessa ja vastuulla. Tarkemmat laskujen käsittelyyn liittyvät ohjeet mm. arvonlisäveron osalta löytyvät kunnan intrasta ja lisäohjeita saa talouspalveluista.
6 Kunnan maksuvalmiuden ennakoinnissa on tärkeää, että laskut käsitellään viipymättä. Jokainen vaihe laskujen kiertokulussa on tärkeä, jotta vältytään turhilta korkolaskuilta ja maksuvalmius voidaan turvata. Laskujen järkevä ja tarkoituksenmukainen kiertokulku edellyttää yhteistyötä palvelukeskusten sisällä ja välillä. Maksuvalmiuden varmistamiseksi tulee suurista laskuista koskien erityisesti investointien maksuposteja ilmoittaa etukäteen. Toimielimen on määrättävä henkilöt, jotka niiden puolesta hyväksyvät tositteet, jollei hyväksyjää ole määrätty johtosäännössä. Hyväksymisoikeudet päätetään toistaiseksi voimassa oleviksi ja muutetaan välittömästi, jos olosuhteissa ja henkilöissä tapahtuu muutoksia. Pöytäkirjanote hyväksyjistä tulee toimittaa talouspalveluihin, jossa pidetään päivitettyä luetteloa hyväksyjistä ja asiatarkastajista. 8. Kirjaaminen meno- ja tulokohdille 9. Kassatilitykset 10. Hankinnat 11. Avustukset Menot ja tulot tulee kirjata oikeille meno- ja tulokohdille riippumatta siitä, onko ao. meno- tai tulokohdalla määrärahaa (tai tuloarviota). Kunnanvaltuustoon nähden tulosalueen toimintakate on sitova lukuun ottamatta tilapalveluiden tulosaluetta, jossa sitovuustason on tilikauden tulos. Kirjaukset tehdään johdonmukaisesti sille laskentayksikölle, jolle ne luontaisesti kuuluvat. Uudet tilikartat ja tilipuitteet vuodelle 2013 tallennetaan intraan. Kaikki kunnalle kuuluvat tulot ja menot kirjataan kunnan kirjanpidon tilien kautta. Tilivelvollisten tulee huolehtia siitä, että kassa- ja alitilitykset tehdään pankkiin ajallaan. Kassatilitykset taloustoimistoon tulee toimittaa kuukausittain. Vastuullisen kassanhoitajan on täsmäytettävä tilitykset kirjanpidosta tulostettaviin raportteihin välittömästi kuukauden päättymisen jälkeen. Kassojen ja alitilittäjien työnkulussa tulee varmistua siitä, että työketjut toimivat aukottomasti ja teknisesti oikein. Kassojen tarkastamisesta vastaa toimialan tilivelvollinen viranhaltija, jonka tulee sisäisen valvonnan ohjeen mukaan tehdä tarkastuksesta viranhaltijapäätös toimitettavaksi kunnankamreerille. Hankinnoissa ja niiden kilpailuttamisessa on noudatettava hankinnoista annettuja lakeja, kunnan hankintaohjeita ja kunnan hallintosääntöä. Hankinnat on suoritettava järkevästi ja taloudellisesti kilpailuttaminen huomioiden. Hankinnoissa on pyrittävä kunnan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisimpaan lopputulokseen. Mäntsälän kunnalla on hankintaohjeet (Kh 14.5.2012 131), ohjeistus koskee kuntien pienhankintoja, jotka jäävät alle kansallisen kynnysarvon ja joita hankintalaki ei koske. Toimialojen tulee huolehtia, että tarvittavat delegointipäätökset ovat ajan tasalla. Kunnan keskitettyjen hankintojen koordinoijana toimii hallintopalveluissa hankintaasiantuntija. Hankintoja koskevat kaikki päätökset ja niitä koskevat sopimukset on dokumentoitava Dynastia asianhallintaohjelmaan. Avustusten myöntämisessä tulee ottaa huomioon sisäisen valvonnan ohjeet (kohta 13). Varainhoitovuoden päätyttyä tulosyksikön on vaadittava avustuksen käytöstä ti-
7 litys (pyydettävä toimintakertomus ja tilinpäätös), joka osoittaa avustuksen käytön. Jos avustuksen käytössä ilmenee epäselvyyttä, on asia saatettava ao. toimielimen tai tarvittaessa kunnanhallituksen käsiteltäväksi. MÄNTSÄLÄN KUNNANHALLITUS ESKO KAIRESALO kunnanjohtaja ANJA TUPAMÄKI kunnankamreeri Jakelu Kunnanhallitus/Hallintopalvelut/Esa Siikaluoma, Mika Lindgren, Eero Laaksonen Maankäyttölautakunta/Ympäristöpalvelut/Lauri Pouru Tarkastuslautakunta/pj. Perusturvalautakunta/Perusturvapalvelupalvelut Mustijoen perusturva/eija Rintala, Sivistyslautakunta/Sivistyspalvelut/Pekka Lintonen Tekninen lautakunta/tekniset palvelut/hannu Seppälä Mäntsälän Vesi/Hanna Yli-Tolppa sekä jaettavaksi edelleen tulosalueiden ja tulosyksiköiden vastuuhenkilöille