OPAS URHEILUTAPAHTUMAN JÄRJESTÄMISEEN CASE KOKKOLAN TIIKERIT

Marko Hiitola OPAS URHEILUTAPAHTUMAN JÄRJESTÄMISEEN CASE KOKKOLAN TIIKERIT Opinnäytetyö KESKI-POHJANMAAN AMMATTIKORKEAKOULU Liiketalouden koulutusohjelma Toukokuu 2008

OPINNÄYTETYÖN SUOMENKIELINEN TIIVISTELMÄ KESKI-POHJANMAAN AMMATTIKORKEAKOULU Koulutusohjelma: Liiketalous Suuntautumisvaihtoehto: Yrittäjyys ja liikkeenjohto Tekijä(t): Marko Hiitola Opinnäytetyön nimi: Opas urheilutapahtuman järjestämiseen case Kokkolan Tiikerit Työn ohjaaja: Marko Ovaskainen Työn tarkastaja(t): TTM Jorma Salonniemi Opintojen aloitusvuosi: 2004 Valmistumisvuosi: 2008 Sivumäärä: 43+11 TIIVISTELMÄ Suomessa on urheilutapahtumia todella paljon. Tapahtumia järjestetään vuosittain tuhansia aina puulaakitasolta MM-tasolle asti. Tavallisesti urheilutapahtuma järjestetään jonkin urheiluseuran toimesta vapaaehtoisvoimin eli talkootyöllä. Tämä opinnäytetyö on tehty mielenkiinnosta urheilutapahtumia ja niiden järjestämistä kohtaan. Tarkoituksena oli tehdä napakka opas kaikille urheilutapahtuman järjestäjille ja erityisesti urheiluseuroille ja aloitteleville projektipäälliköille. Urheilutapahtuman järjestäminen ja siinä onnistuminen on aina yhteistyön tulos. Se on vuorovaikutusta järjestäjien, osallistujien ja yleisön kesken. Yhteistä heidän kaikkien välillä on se, että jokainen haluaa kokea elämyksiä ja onnistumisen tunteita urheilutapahtuman kautta. Onnistunut urheilutapahtuma koostuu monien asioiden saumattomasta yhteistyöstä. Tämä opas toimii myös järjestäjän muistilistana, jotta toimivaan tapahtumaketjuun ei eksyisi heikkoa lenkkiä. Urheilutapahtuman järjestämisessä tarvitaan myös uskomaton määrä liiketaloudellista osaamista. Järjestelyihin osallistuvilta tulee löytyä suunnitelmallisuutta, esimiestaitoja, vuorovaikutustaitoja, markkinointiosaamista ja paljon kärsivällisyyttä. Nämä taidot hallitsemalla turvataan erityisesti tapahtuman taloudellinen puoli. Opinnäytetyöstä löytyy runsaasti ohjeita kaikenkokoisten ja tasoisten urheilutapahtumien suunnitteluun, markkinointiin ja sponsoreiden hankintaan. Opinnäytetyö on tehty urheilutapahtuman järjestäjien ja erityisesti urheiluseurojen käyttöön, jotta urheilutapahtumaan osallistuville voitaisiin tarjota entistä parempia ja monipuolisempia elämyksiä urheilutapahtumien parissa. Opinnäytetyö tarjoaa myös käytännön esimerkkejä urheilutapahtuman järjestämisestä empiirisessä osuudessa. Empiirisessä osuudessa on kerrottu yhteistyössä Kokkolan Tiikereiden kanssa, mitä lentopallo-ottelun järjestäminen vaatii ja kuinka ottelutapahtumaa voidaan elävöittää pienillä panostuksilla. Avainsanat: Urheilutapahtuma, markkinointi, sponsorointi

OPINNÄYTETYÖN ENGLANNINKIELINEN TIIVISTELMÄ CENTRAL OSTROBOTHNIA UNIVERSITY OF APPLIED SCIENCES Degree programme: Business administration Option: Entrepreneurship and management Author(s): Marko Hiitola Name of thesis: Management of sport event case Kokkolan Tiikerit Supervisor: Marko Ovaskainen Inspector: TTM Jorma Salonniemi Starting year of studies: 2004 Year of graduation: 2008 Number of pages: 43+11 ABSTRACT There are a lot of sport events in Finland. Sport events are arranged a thousands from amateur level to world championchip level every year. A regularly sport event is arranged voluntarily by some sport club. This graduation work has made of my own interest in sport events and managing of them. Meaning of graduation work is to make a short guide for all sport events organisers and especially for sport clubs and first-time project managers. Arrangement of sport events and success in it is always a result of co-operating. It is interaction between organisers, athletes and public. It is common between all of them that they all want to experience something special and get good feelings by participation in sport event. A successful sport event is a result of good co-operating. This guide is also like a list of things that sport events managers should remember. There is also unbelievable amount of business skills included in arrangement of sport events. People who arrange sport events need a great supervisor-, marketing- and interaction skills and a lot of patience. These skills help to control specially a financial side of sport event. There are a lot of introductions of all size and level sport events management, marketing and sponsorship. Sport clubs can use this guide freely and when they need tips to manage a sport event. These tips help to arrange better and more creative sport events. This guide offers also practical examples, how to arrange a sport event in empirical part of graduation work. Empirical part has made in co-operation with volleyball club Kokkolas Tiikerit. With Tiikerit I tell, what kind of project is to arrange a volleyball match and how can people arrange more interesting volleyball events. Key words: Sports event, sponsorship, marketing

SISÄLLYS Sivunumero 1 JOHDANTO 1 1.1 Opinnäytetyön tarkoitus ja tavoitteet 1 1.2 Opinnäytetyön rakenne ja tutkimusmenetelmä 1 2 URHEILUTAPAHTUMAN SUUNNITTELU 3 2.1 Tavoitteiden määrittely 3 2.2 Organisointi ja työnjako 4 2.2.1 Vapaaehtoisten merkitys urheilutapahtumalle 5 2.2.2 Tapahtumaorganisaation luominen 5 2.2.3 Projektipäällikön rooli 7 2.2.4 Projektipäällikön johtamiskeinot 8 2.3 Tapahtumapaikan valinta 9 2.4 Tapahtuma-ajan valinta 10 2.5 Tapahtuman talouden hallinta ja budjetointi 11 2.6 Tapahtuman turvallisuus 12 2.6.1 Ilmoitukset, luvat ja järjestyksenvalvojat 13 2.6.2 Tapahtuman järjestämistä koskevat lait 15 2.6.3 Tapahtuman järjestäjän tärkeimmät vakuutukset 15 2.6.4 Pelastussuunnitelma ja riskianalyysi 16 3 URHEILUTAPAHTUMAN MARKKINOINTI 18 3.1 Markkinoinnin kilpailukeinot 18 3.1.1 Ainutlaatuinen urheilutuote 19 3.1.2 Urheilutapahtuman hinta ja hinnoittelu 20 3.1.3 Saatavuus ja markkinointiviestintä 21 3.2 Tapahtuman kohderyhmät 22 3.3 Tapahtuman viestintä ja tiedottaminen 23 3.4 Urheilutapahtuman markkinointisuunnitelma 24 3.5 Tapahtumamarkkinointi 25 4 URHEILUTAPAHTUMAN SPONSOROINTI 26 4.1 Mitä sponsorointi on? 26 4.1.1 Mitä yritykset tavoittelevat sponsoroinnilla? 27 4.1.2 Miksi urheilutapahtuma tarvitsee sponsoreita? 28 4.2 Miten hankitaan sponsoreita urheilutapahtumalle? 28 4.2.1 Miten löydetään oikea yritys? 29 4.2.2 Miten löydetään oikea kontaktihenkilö? 29 4.2.3 Miten toimitaan sponsorointineuvottelussa? 30 4.2.4 Sponsorointiyhteistyön jälkihoito 31 5 CASE KOKKOLAN TIIKERIT 32 5.1 Lähtökohdat ja tarkoitus 32 5.2 Ottelutapahtumien suunnittelu 33 5.2.1 Tavoitteiden määrittely 33 5.2.2 Ottelutapahtumien ajankohta ja paikka 34 5.2.3 Järjestelyorganisaatio 35 5.2.4 Pakolliset toimenpiteet 35

5.3 Ottelutapahtumien markkinointi 36 5.4 Tiikerit ja sponsoriyhteistyö 37 5.5 Kehitysideoita Tiikereiden ottelutapahtumiin 38 6 YHTEENVETO JA LOPPUAJATUKSET 40 LÄHTEET 42 LIITTEET

1 1 JOHDANTO 1.1 Opinnäytetyön tarkoitus ja tavoitteet Urheilutapahtumia järjestetään Suomessa vuosittain tuhansia. Urheilutapahtumien suuri määrä johtuu siitä, että urheilussa on eri lajeja ja tasoja todella paljon. Tapahtumia löytyy aina puulaakitasolta MM-tasolle asti (Laiho 1982, 6). Urheilutapahtumien joukkoon voidaan laskea erilaiset liikunta-, kuntoliikunta-, huippu-urheilu- ja ottelutapahtumat sekä turnaukset, sillä kaikki nämä tapahtumat oheistoimintoineen ovat lähtökohtaisesti rakennettu urheilun ympärille. Opinnäytetyön tarkoitus on tutkia urheilutapahtumien järjestämiseen liittyviä toimenpiteitä ja laatia ohjeita siitä, mitä urheilutapahtuman järjestäjän on otettava huomioon työssään ja kuinka hän onnistuu siinä. Suomalaisten urheilutapahtumien huonosta tilasta ja yleisön vähyydestä on ollut huolissaan myös Suomen tärkeimmäksi urheiluvaikuttajaksi tituleerattu Veikkauksen toimitusjohtaja Risto Nieminen (Sportmagasinet, 1.4.2008). Tästäkin syystä hyvät neuvot ovat ajankohtaisia ja tarpeellisia varmasti monelle urheilutapahtuman järjestäjälle. Tavoitteena on koota käytännönläheinen ja napakka opas kaikille urheilutapahtuman järjestäjille. Koska urheiluseurat ovat tärkeimpiä urheilutapahtumien järjestäjiä, on opinnäytetyöni lähtökohtaisesti ajateltu niiden näkökulmasta eli nk. urheilun ruohonjuuritasolta. Opinnäytetyön ohjeita on mahdollista soveltaa kaikenkokoisiin urheilutapahtumiin. Vinkkejä voivat löytää myös tapahtumajärjestäjät kulttuurin, viihteen tai minkä tahansa alan saralta. 1.2 Opinnäytetyön rakenne ja tutkimusmenetelmä Opinnäytetyön teoriaosuus koostuu kolmesta pääkohdasta, jotka ovat urheilutapahtuman suunnittelu, -markkinointi ja -sponsorointi. Urheilutapahtuman järjestämisessä tapahtuman suunnittelu on pisin ja aikaa vievin osuus. Hyvällä suunnittelulla toiminta tehostuu ja onnistumisen todennäköisyys kasvaa. Markkinoinnin tarkoituksena on myydä tapahtuma ja

2 hankkia tapahtumalle mahdollisimman paljon yleisöä. Sponsoroinnin tarkoitus on taas luoda tapahtumalle taloudelliset lähtökohdat, jotta tapahtuman järjestäminen on ylipäänsä mahdollista. Sponsorointi-osassa on myös runsaasti ohjeita siihen, kuinka tapahtumalle hankitaan sponsoreita. Lisäksi työhön kuuluu empiirinen osuus, jonka tarkoituksena on tutustua Kokkolan Tiikereiden tulevien lentopallo-otteluiden järjestelyihin ja pyrkiä löytämään kehitysideoita seuran tuleviin otteluihin ja turnauksiin. Työni ei ole varsinainen toimeksianto vaan se on syntynyt omasta mielenkiinnosta aiheeseen. Olen tehnyt kuitenkin yhteistyötä Kokkolan Tiikereiden kanssa, jotta saisin käytännön oppia ja esimerkkejä urheilutapahtuman järjestämisestä. Tutkimusotteeltaan työ on kvalitatiivinen eli laadullinen ja merkityksiä käsittelevä. Työn teoriaosuus pohjautuu aiheeseen liittyvään kirjallisuuteen ja aiempiin tutkimuksiin. Käytännön osuus on tehty lähinnä haastattelututkimuksien, Suomen lentopalloliiton sarjamääräyksien ja henkilökohtaisen lentopallokokemukseni pohjalta.

3 2 URHEILUTAPAHTUMAN SUUNNITTELU Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, pitää paikkansa myös urheilutapahtumien toteuttamisessa. Tapahtumien suunnittelu pitää aloittaa riittävän ajoissa. Suunnitteluun kannattaa ottaa mukaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa kaikki ne ihmiset, joiden panosta tapahtuman toteutuksessa tarvitaan. Näin mukaan saadaan erilaisia näkökulmia ja ideoita, ja kaikki tapahtumaa toteuttamassa olevat henkilöt sitoutuvat paremmin tapahtuman tavoitteisiin ja sitä kautta tapahtuman onnistumisen todennäköisyys kasvaa. (Vallo & Häyrinen 2003, 179.) Suunnitteluvaihe on pisin ja aikaa vievin osuus. Se voi viedä useita kuukausia, jopa vuosia riippuen tapahtuman laajuudesta. Yleensä se vie noin kolme neljäsosaa koko projektiin kuluvasta ajasta. Mitä isompia ja vaativampia tiloja tapahtumaan tarvitaan, sitä aikaisemmin järjestäjän pitää olla liikkeellä. (Vallo & Häyrinen 2003, 179.) Hyvääkään tapahtumaideaa ei saa kuitenkaan polkaista liikkeelle liian nopeasti. Suunnitteluun on käytettävä riittävästi aikaa. Hyvin suunnitellulla tapahtumalla on suuremmat mahdollisuudet onnistua. Hyvin suunniteltu toiminta parantaa myös toiminnan tehokkuutta. Selkeä suunnitelma auttaa käyttämään resursseja paremmin ja johtamaan eri toimintoja. Tällöin myös ajankäyttö tehostuu. (Iiskola-Kesonen 2004, 9.) Hyvässä suunnittelussa yhdistyvät lyhyen ja pitkän tähtäimen näkymät. Lisäksi on muistettava varautua muuttuviin olosuhteisiin ja uskallettava luottaa omiin hyviin suunnitelmiin. (Iiskola-Kesonen 2004, 10.) 2.1 Tavoitteiden määrittely Urheilutapahtuman suunnittelu käynnistetään miettimällä, miksi ja kenelle urheilutapahtumaa tehdään, eli asetetaan tapahtumalle tavoitteet. Tavoitteet voivat olla esimerkiksi taloudellisia, imagollisia tai kilpailullisia. Tapahtumalla voidaan myös aktivoida jäsenistöjä tai elävöittää paikkakuntaa. Kun tavoitteet on mietitty huolellisesti, ne todennäköisemmin saavutetaan. Tavoitteet tulee pukea yksinkertaiseen ja ymmärrettävään muotoon. Silloin ne

4 on myös helppo välittää kaikille tapahtumaorganisaatioon kuuluville. Selkeät tavoitteet kertovat ammattitaitoisista järjestäjistä ja helpottavat markkinoimaan tapahtumaa. (Iiskola- Kesonen 2004, 9.) Useiden tapahtumien ensisijaiset tavoitteet ovat taloudellisia. Taloudelliset tavoitteet voidaan jakaa karkeasti kahteen osaan, välillisiin ja välittömiin. Välittömissä tavoitteissa on tarkoituksena hyötyä kertakorvauksen omaisesti suoraan itse tilaisuudesta. Välillisissä tavoitteissa ei pyritä saamaan itse tilaisuudesta niinkään taloudellista voittoa vaan luomaan pohjaa suuremmalle taloudelliselle menestykselle. (Kauhanen, Juurakko & Kauhanen 2002, 45.) Urheilutapahtumassa tulee olla yleisöä ja etenkin maksullisella tapahtumalla tulee olla näkyvyyttä. Yleisömäärä- ja näkyvyystavoitteiden asettamisessa tulee kuitenkin olla realistinen. Jos työryhmällä ei ole aihepiiristä omakohtaista kokemusta, heidän tulisi hankkia itselleen faktatietoa. Yleisömäärän realistinen arviointi on monesti vaikeaa, mutta se on etenkin budjetoinnin kannalta yksi keskeisimmistä kysymyksistä. Olipa kyseessä sitten maksullinen yleisötilaisuus tai osallistujille maksuton asiakastilaisuus, niin järjestäjän on budjetoinnin yhteydessä varauduttava johonkin kävijämäärään. Kun jokin tilaisuus järjestetään ensimmäistä kertaa, kannattaa yleisömäärätavoitetta asetettaessa ottaa huomioon jo olemassa olevien tapahtumien yleisömääriä. Näistä luvuista nähdään realiteetteja, mutta täysin suoraa vertailua kannattaa välttää. (Kauhanen ym. 2002, 46.) 2.2 Organisointi ja työnjako Tapahtuman järjestämiseen osallistuvien ihmisten organisointi ja työtehtävien jako on oleellinen seikka tapahtuman suunnitteluvaiheessa. Luodaan nk. tapahtumaorganisaatio ja jaetaan kullekin sen jäsenelle omiin tietoihin ja taitoihin parhaiten soveltuva työtehtävä. Iso haaste organisoinnille tulee siitä, että suurin osa suomalaisista urheilutapahtumista järjestetään vapaaehtoisvoimin. Tapahtumatuotantoon ja -markkinointiin erikoistuneiden yritysten määrä on kasvanut, mutta talkootyö on edelleen tapahtumajärjestelyjen suurin voima. (Iiskola-Kesonen 2004, 30.)

5 2.2.1 Vapaaehtoisten merkitys urheilutapahtumalle Vapaaehtoistyö on muuttunut paljon. Talkootöitä tehdään edelleen runsaasti, mutta niihin liittyy aiempaa enemmän varainhankintaa. Talkoita ei tehdä enää tekemisen ilosta, vaan usein tarkoituksena on tukea esimerkiksi oman perheen harrastuksia. Tukea ei kuitenkaan saa ainoastaan yhden henkilön kustannuksiin, mutta esimerkiksi tietyn joukkueen tai koko yhdistyksen varainhankinta on mahdollista. (Iiskola-Kesonen 2004, 30.) Perinteinen vapaaehtoistyö yhdistyksissä ja urheiluseuroissa on usein ympärivuotista ja jatkuvaa. Se saattaakin tuntua liian aikaa vievältä ja raskaalta. Sen sijaan tapahtumiin liittyvä talkootyö on jaksottaista ja se helpottaa usein vapaaehtoisten löytämistä. Tapahtuma vaatii yleensä paljon työtä vain muutamana päivänä ja sen jälkeen urakka on ohi. (Iiskola- Kesonen 2004, 30.) Talkoolaisten rekrytointiin kannattaa varata aikaa, jotta vapaaehtoisten toiveet ja taidot saadaan selvitettyä ja jokaiselle löydetään sopiva työtehtävä. Työntekijöitä etsiessä tulee olla liikkeellä avoimin mielin, sillä innostuneita osaajia saattaa löytyä yllättävistäkin paikoista. Kun sopivat työntekijät ovat löytyneet, tulee heidät perehdyttää tehtäviinsä hyvin. Oikein tehty perehdyttäminen auttaa työntekijää viihtymään ja onnistumaan työssään. (Iiskola-Kesonen 2004, 40; Porkka 2005, 83.) Vapaaehtoisten töitä johtaessa tulee lähtökohtana olla se, että työntekijän on helppo tulla työhönsä ja sen tekeminen on mukavaa. Vaikka työtehtävä ei olisi kovin mieluisa, tekee mukava työilmapiiri siitä nautittavamman. Jokaista työntekijää pitää arvostaa ja se on osoitettava tapahtuman aikana. Talkoolaisten kiittäminen ja heidän työpanoksensa huomioiminen erilaisissa tilaisuuksissa, haastatteluissa ja julkaisuissa on oleellinen osa motivointia. Myös yhtenäinen asu lisää yhteenkuuluvuutta ja kertoo hyvästä palvelusta myös asiakkaille. (Iiskola-Kesonen 2004, 40; Porkka 2005, 83.) 2.2.2 Tapahtumaorganisaation luominen Tapahtumaorganisaation luominen on mahdollista toteuttaa ainakin kahdella eri tavalla. Kauhanen ym.(2002) kuvaa toimivaa organisaatiota perinteisellä puumallilla (Kuvio 1),

6 kun taas Iiskola-Kesonen (2004) moittii puumallin epäkäytännöllisyyttä käytännön töiden järjestämisessä. Iiskola-Kesonen käyttääkin mieluummin nk. saarekemallia (Kuvio 2), jossa osa-alueiden vastuuhenkilöt ratkaisevat ongelmat ja tekevät työt yhdessä muut sektorit huomioon ottaen. (Iiskola-Kesonen 2004, 17; Kauhanen ym. 2002, 29.) 0 0 0 0 0 0 0 KUVIO 1. Organisaation puumalli Perusorganisaatio Projektiryhmä, järjestelytoimikunta Projektipäällikkö Yhteistyökumppanit, sidosryhmät Johtoryhmä Työntekijät, henkilökunta, vapaaehtoiset KUVIO 2. Organisaation saarekemalli Kauhanen ym. (2002) sekä Iiskola-Kesonen (2004) korostavat organisoinnin ja henkilövalintojen merkitystä tapahtuman onnistumisen kannalta. Kauhasen mukaan liian raskas tai

7 liian kevyt organisaatio voi haitata tai jopa estää projektin hyvän toteutumisen. Samoin väärien henkilöiden valinta vääriin tehtäviin voi olla kohtalokasta. Hyviä henkilövalintakriteereitä ovatkin hetkellisen halun ja mielenkiinnon sijasta kokemus, aiemmat näytöt, teoreettinen osaaminen, kielitaito ja ulospäin suuntautuneisuus. (Kauhanen ym. 2002, 31.) 2.2.3 Projektipäällikön rooli Yksi konkreettinen apukeino on verrata tapahtumajärjestelyjä projektiin, sillä uuden tapahtuman järjestäminen on tyypillinen projektityö. Sillä on selkeät tavoitteet ja erillinen aikataulunsa. Kuten projektikin, urheilutapahtuma on yleensä kertaluonteinen ja siinä on sitä varten perustettu organisaatio. Tämän organisaation johtohahmona toimii projektipäällikkö. (Iiskola-Kesonen 2004, 43; Virtanen 2000, 154.) Projektipäällikön tulee olla esikuva omalle organisaatiolleen ja tapahtuman sidosryhmille. Vastuu on suuri, sillä hänen on kyettävä ohjaamaan organisaatiota ja järjestelyjä taitavasti kohti sovittuja päämääriä. Vaikka tavoitteista on sovittu yhdessä, voivat ne hetkittäin olla kaikilta muilta unohduksissa. (Iiskola-Kesonen 2004, 38.) Projektipäällikön on hallittava kokonaisuus. Hänen on pystyttävä yhdistämään kaikki asiat, jotka vaikuttavat tapahtuman onnistumiseen. Monimutkainenkin organisaatio on pidettävä koossa ja dynaamisena. On tärkeää, että projektipäällikkö löytää avukseen ammattilaisia, oppii delegoimaan oikeita asioita ja valvoo töiden etenemistä. Tapahtuman johtajaksi voi kasvaa myös vähitellen hankkimalla ensin kokemusta pienemmistä osa-alueista. (Iiskola- Kesonen 2004, 38; Kettunen 2003, 57.) Kauhasen ym. (2002, 33) mukaan projektipäällikön tärkeimpiä tehtäviä ovat esimerkiksi: laatia tapahtumasuunnitelma yhdessä muun henkilöstön ja/tai tiimien kanssa käynnistää projektiryhmän työskentely ja ohjata ryhmää johtaa tapahtuman toteuttamista, valvoa työn edistymistä ja seurata kustannuksia huolehtia projektiryhmän tiedoista ja taidoista sekä kehittää niitä

8 huolehtia tapahtuman raportoinnista ja asiakirjojen arkistoinnista laatia tapahtuman loppuraportti yhdessä muun henkilöstön ja tiimien kanssa päättää projekti Sekä Iiskola-Kesonen (2004) että Kauhanen ym. (2002) korostavat, että projektipäällikön vastuu ja tehtävät on mahdollista jakaa myös useamman henkilön kesken esimerkiksi jos kyseessä on erityisen laaja tapahtuma. (Iiskola-Kesonen 2004; Kauhanen ym. 2002.) Vallon & Häyrisen (2003, 252) ohjelista projektipäälliköille on seuraava: varmista, varmista, varmista luota intuitioosi älä tingi unohda omat mieltymyksesi muista kuka on kohderyhmäsi tee aina varasuunnitelma ole aina kaksi askelta edellä kerro, kerro, kerro: briifaukset ja infot tärkeät puhelinnumerot muistiin tekstiviestit käyttökelpoisia varmisteita anna sitoumuksesi ja innostuksesi näkyä Vallo & Häyrinen (2003) edellyttävät projektipäälliköltä sataprosenttista sitoutumista työhönsä sekä kykyä erottaa omat mieltymyksensä ja halunsa tapahtuman tavoitteista. He nimeävät myös kolme erittäin tärkeää tehtävää eli tarkistaminen, varmistaminen ja koordinointi. Näin projektipäällikkö takaa, että kaikki asiat toteutuvat sovitusti ja sovitussa ajassa. (Vallo & Häyrinen 2003, 250.) 2.2.4 Projektipäällikön johtamiskeinot Tapahtumajärjestelyt vaativat projektipäälliköltä jämäkkyyttä. Hänen vastuullaan on, että tapahtuman tavoitteet täyttyvät. Jämäkkyys näkyy hänen kyvyssään toimia itsenäisesti,

9 päättäväisesti ja ystävällisesti muiden ihmisten kanssa. Taitava projektipäällikkö kuuntelee muiden mielipiteitä ja muodostaa käsityksensä asiantuntijoiden avulla. Hän osaa myös muuttaa mielipiteensä perustellusti. (Iiskola-Kesonen 2004, 39; Kettunen 2003.) Selkeä kommunikointikyky ja hyvät neuvottelutaidot auttavat projektipäällikköä toimimaan johdonmukaisesti. Hänen tulee muotoilla asiat selkeästi ja tarvittaessa toistaa useissa erilaisissa tilanteissa. Neuvottelutilanteissa on syytä pysyä rauhallisena ja pyrittävä aina johonkin ratkaisuun, sillä asioiden täytyy edetä. (Iiskola-Kesonen 2004, 39.) Kauhanen ym. (2002) kannustavat projektipäälliköitä käyttämään apunaan ainakin atkvälineitä. Hän muistuttaa, että on olemassa erilaisia projektinhallintaohjelmia, joita voi käyttää apuna esimerkiksi tapahtuman tietojenkäsittelyssä. Ohjelmistoja on tarjolla niin isojen kuin pientenkin tapahtumien järjestämiseen. Näitä ohjelmistoja käytettäessä tulee ottaa huomioon, että niiden käyttö hallitaan kunnolla sekä tietoturvariskit. (Kauhanen ym. 2002, 111.) 2.3 Tapahtumapaikan valinta Urheilutapahtuman paikan valinnassa on otettava huomioon paljon asioita. Tapahtumapaikan valinta riippuu ennen kaikkea tapahtuman suuruudesta eli kuinka paljon tapahtumaan tulee ihmisiä. Paikan valinnassa myös imagon merkitys on suuri, mitä arvostetummat kisat sitä laadukkaammat puitteet. Pienemmissä kisoissa taas mielestäni on järkevintä valita käytännöllisin ja toimivin tapahtumapaikka. Väitän, että urheilutapahtuman paikan valinta on kuitenkin usein tapahtumajärjestäjän helpoimpia päätöksiä, koska valinnanvaraa paikoista on harvoin varsinkin pienillä paikkakunnilla. Uskon, että esimerkiksi oman kunnan liikuntahallin valinta paikallisen koripalloseuran otteluihin on paras ratkaisu, vaikka puitteet olisivatkin heikommat kuin jossakin naapurikunnassa. Tämä on kuitenkin yleensä paras ratkaisu niin yleisön, talouden kuin pelaajien kannalta. Urheilupaikan valintaan vaikuttavat kuitenkin myös lajiliittojen määräykset siitä, että tietyillä sarjatasoilla on pelattava tietyn kokoisissa tiloissa. Nämä määräykset urheilutapahtuman järjestäjän on huomioitava urheilupaikan valinnassaan.

10 Alajan (2000) mielestä urheilupaikan sijainti on ensiarvoisen tärkeää kaikille urheilulajeille. Paikan on oltava helposti saavutettavissa tapahtuman kohderyhmään nähden. Sinne on päästävä valtaväyliä pitkin joko omin kulkuneuvoin tai julkisella liikenteellä. Jos tapahtuma on tarkoitettu vanhemmalle väelle, nuorisolle tai alhaisempia tuloluokkia edustaville ihmisille, julkisen liikenteen merkitys korostuu entisestään. Riittävät pysäköintitilat ovat myös välttämättömiä. Perussääntönä pidetään yhtä pysäköintipaikkaa neljää istuinpaikkaa kohden. (Alaja 2000, 99.) Vallo & Häyrinen (2003) muistuttavat myös, että tapahtumapaikka on tarkistettava aina hyvissä ajoin ja arvioida kriittisesti sen soveltuvuutta tapahtuman pitopaikaksi. Valinnassa on syytä huomioida seuraavia seikkoja: tilan sopiminen tapahtumaa järjestävän organisaation imagoon, onko paikka liian käytetty, kulkuyhteydet ja paikoitusmahdollisuudet, tilan koko ja sen sopivuus tapahtuman luonteeseen, somistusmahdollisuudet, tekniikka ja sen yhteensopivuus, tarjoilun järjestäminen sekä saniteettimahdollisuudet. Lisäksi toiminnallisuuteen vaikuttavat ulkopuolinen melu, kisailevat muut tapahtumat, äänentoisto ja tekniikka. Myös pienet yksityiskohdat tulee huomioida, kuten yleinen siisteys, wc-paperin, naulakoiden ja tuhkakuppien riittävä määrä. Ulkotilaisuuksia järjestettäessä on aina oltava varasuunnitelma sateen tai myrskyn varalle. Paikkaa valitessa on myös huomioitava liikuntaesteisiä esimerkiksi pyörätuolilla liikkuvia. (Vallo & Häyrinen 2003, 156 159.) Kauhanen ym. (2002) korostavat lisäksi tiloista aiheutuvien kustannusten, majoituspalveluiden sekä tilojen joustomahdollisuuksien tärkeydestä. Tapahtumapaikalla tulee olla joustavuutta ja muunneltavuutta erityisesti silloin, kun tapahtumaa kohtaan osoitetaan odotettua suurempaa mielenkiintoa. Lisätilaa tulisi löytyä tarvittaessa varastosta, jotta kaikki halukkaat voisivat osallistua tapahtumaan. Riittävän lähellä tapahtumapaikkaa tulisi myös olla majoituspalvelua, varsinkin jos urheilutapahtuma kestää useamman päivän. (Kauhanen ym. 2002, 38.) 2.4 Tapahtuma-ajan valinta On normaalia, että hiihtokisat järjestetään talvella ja yleisurheilukisat kesällä, mutta urheilutapahtuman ajankohtaan kannattaa kuitenkin kiinnittää erityistä huomiota, sillä se vaikuttaa oleellisesti siihen, kuinka moni ihminen voi/haluaa osallistua tapahtumaan. Ajankohdan

11 valinnassa on merkitystä niin vuodenajalla, viikonpäivällä kuin kellonajallakin. Lisäksi on syytä ottaa huomioon muiden tapahtumien päällekkäisyys, loma-ajankohdat, juhlapäivät sekä suositut televisio-ohjelmat. Yleensä urheilutapahtumat järjestetään eri lajiliittojen ennakkoon tekemien sarja- ja kilpailuohjelmien mukaan. Ennen näiden ohjelmien ja aikataulujen julkistamista/(tai sen jälkeen) urheilutapahtuman järjestäjän on syytä esittää toiveensa tapahtumansa ajankohdasta. Ajankohdan selviämisen jälkeen voi myös tehdä salapoliisityötä ja selvittää, onko ajankohdassa jotain sellaista, joka voisi vaikuttaa tapahtuman yleisömäärään negatiivisesti. Näin tapahtumajärjestäjä voi tarvittaessa muuttaa tai anoa ajankohdan siirtoa itselleen suotuisammaksi. Pääsylippujen ennakkomyynti on myös hyvä keino supistaa mahdollisten yhteensattumien aiheuttamaa taloudellista harmia. Ajankohdan lisäksi tapahtuman kesto vaikuttaa sekä yleisön että osallistujien määrään. Urheilutapahtumia on turha venyttää liian pitkiksi, koska se saattaa karsia niin osallistujien eli urheilijoiden kuin katsojienkin määrää. Sopivan keston löytämiseksi kannattaa tehdä ennakkotiedusteluja ja luottaa omaan tai yhteistyökumppaneiden kokemukseen. (Kauhanen ym. 2002, 37; Vallo & Häyrinen 2003, 163.) 2.5 Tapahtuman talouden hallinta ja budjetointi Useat suomalaiset tapahtumat ovat olleet talousvaikeuksissa. Ongelmat johtuvat usein heikosta talouden suunnittelusta ja seurannasta sekä liian optimistisista tulostavoitteista. Tapahtuma pysyy parhaiten taloudellisesti tasapainossa, kun budjetointi on tehty huolellisesti ja realistisesti ja kulupäätöksissä pysyy tiukka kuri. Talouden tarkka ja reaaliaikainen seuranta on äärimmäisen tärkeää. Kannattavan tapahtuman järjestäminen perustuu yksinkertaiseen ja tuttuun ajatukseen, että tulojen tulee olla kuluja suuremmat. (Iiskola-Kesonen 2004, 76.) Usein tapahtumajärjestäjät rakentavat taloussuunnitelmasta liian optimistisen ja yliarvioivat tulot ja aliarvioivat menot. Yleisömääriä ja sponsorointituloja ei kannata arvioida epärealistisesti, jolloin niitä ei ole mahdollisuus saavuttaa. Tapahtumasta voi syntyä arvioitua

12 suuremmat kulut ja pienemmät tulot, joka tuo mukanaan ongelmia. (Iiskola-Kesonen 2004, 77.) Tapahtuman talouden suunnittelussa on hyvä tavoitella tilannetta, jolloin talous on tasapainossa ja kulut katettu ennen kuin yhtään pääsylippua on myyty. Mikäli kulut ovat tuloja suuremmat, on ehdottaman tärkeää miettiä muita tulonlähteitä pääsylippujen lisäksi, esimerkiksi sponsorointiyhteistyötä tai avustuksia. Tehokas pääsylippujen ennakkomyynti vähentää aina muun muassa huonon sään vaikutuksia yleisömäärään. (Iiskola-Kesonen 2004, 77.) Tapahtuman budjettia (Liite 4) laadittaessa on hyödyllistä tarkastella aikaisempia vastaavia projekteja, jotta saa realistisen pohjan omalle budjetoinnille. (Vallo & Häyrinen 2003, 166.) 2.6 Urheilutapahtuman turvallisuus Suomessa järjestetään satoja tuhansia urheilutapahtumia vuosittain. Tästä syystä tapahtumissa sattuu myös väistämättä tapaturmia ja onnettomuuksia, koska ihmisiä on paljon liikkeellä. Tapahtuman järjestäjien tuleekin kiinnittää erityistä huomiota turvallisuuteen suunnitteluvaiheessa, sillä turvallisuus on noussut yhä tärkeämmäksi asiaksi kaikissa urheilutapahtumissa. Turvajärjestelyjen tarkoitus on turvata niin kilpailijoiden, tuomareiden, toimitsijoiden kuin katsojienkin turvallisuus. Turvallisuus tarkoittaa ennen kaikkea toiminnan laatua ja tasokkuutta. Helpoin tapa pilata tapahtuman maine ja imago on unohtaa turvallisuustekijöiden tärkeys. Opinnäytetyössäni turvallisuusasioita tarkastellaan erityisesti liikunta- ja urheiluseurojen kannalta. Sirpa Arvosen laatiman yhdistyksen turvallisuusoppaan mukaan turvallisen tapahtuman resepti on seuraavanlainen (Arvonen 2004, 5): suunnittele ajoissa ja täsmällisesti järjestäjän kokemus ja sitoutuneisuus

13 yhteistyö viranomaisten kanssa tekijöiden keskinäinen viestintä tekijöiden selkeä työnjako toimijoiden ja ohjaajien osaaminen realistinen riskien arviointi riskienhallinnan motivaatio ja osaaminen toimijoiden motivointi ja perehdytys ensiaputaidot ja järjestelyt olosuhteet ja ympäristö ja niiden huomioiminen välineiden kunto ja laatu osallistujien lähtökohdat huomioon kriisiviestinnän suunnitelma kriisijohtamisen organisaatio vakuutukset Vielä muutama vuosi sitten tiukat turvatoimet koettiin yleisön keskuudessa kiusallisiksi tai jopa tarpeettomiksi maassamme. Nykyään asenne on kuitenkin muuttunut suopeammaksi Suomessakin tapahtuneen katsomohäiriköinnin vuoksi. Turvajärjestelyt mielletään nykyään yhdeksi merkittäväksi asiakaspalvelun muodoksi. (Alaja 2000, 162.) 2.6.1 Ilmoitukset, luvat ja järjestyksenvalvojat Yleisötapahtuman järjestäjä tekee tapahtumasta ilmoituksen poliisille vähintään viisi vuorokautta ennen tapahtuman alkua. Ilmoitukseen tarvitaan tiedot vastuullisesta järjestäjästä, tapahtuman luonteesta, arvio osallistujien määrästä, tapahtumapaikasta, liikennejärjestelyistä, järjestyksenvalvonnasta, alkamis- ja päättymisajasta, anniskelusta ja musiikista. Kun poliisi antaa asiasta päätöksen ja luvan, tarkistavaa se samalla järjestyksenvalvojiksi aikovien taustat. (Arvonen 2004, 30; Iiskola-Kesonen 2004, 87.) Jos tapahtumaan rakennetaan tilapäisiä rakenteita, telttoja tai esiintymislavoja, on niiden pystyttämiseksi haettava lupa kunnan rakennuslautakunnalta, ellei kunta ole omassa rakennusjärjestyksessään päättänyt, että pelkkä ilmoitus riittää (Arvonen 2004, 30). Elintarvik-

14 keiden tilapäisestä myynnistä ja/tai valmistuksesta on ilmoitettava hyvissä ajoin (viimeistään 15 vuorokautta) ennen tapahtuman alkua kunnan terveysviranomaiselle (Arvonen 2004, 30; Iiskola-Kesonen 2004, 90). Musiikin soittamisesta tapahtumassa on tehtävä Teosto-ilmoitus ja maksettava asiaan kuuluvat maksut. Lisäksi on maksettava myös Gramexmaksut. SLU ja monet lajiliitot ovat kuitenkin tehneet Teoston ja Gramexin kanssa sopimuksia, joiden ansiosta seurat saavat käyttää musiikkia ilman korvauksia. Asia on aina syytä tarkastaa etukäteen lajiliitosta. (Arvonen 2004, 30.) Tapahtuman järjestäjä tarvitsee luvan myös tapahtumapaikan maankäytöstä joko kunnalta/kaupungilta tai yksityiseltä maanomistajalta. Lupa vaaditaan myös mainoskylttien ja banderollien laitolle. Järjestäjän on tehtävä lisäksi meluilmoitus kunnan ympäristöviranomaiselle, jos tilaisuuden melun oletetaan olevan häiritsevää. Arvioitaessa melun häiritsevyyttä, on otettava huomioon tapahtuman paikka, kesto ja ajankohta. (Arvonen 2004, 30; Iiskola-Kesonen 2004, 93.) Järjestyksenvalvojien tehtävänä on järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitäminen sekä rikosten ja onnettomuuksien estäminen siinä tilaisuudessa tai toimialueella, jonne hänet on asetettu järjestyksenvalvojiksi. Järjestyksenvalvojien pitää olla poliisin hyväksymiä. Järjestyksenvalvojaksi voidaan hyväksyä tehtävään sopiva täysivaltainen henkilö, joka on saanut sisäasiainministeriön hyväksymän koulutuksen. Paikallispoliisi voi kuitenkin tapahtuman luonteen huomioon ottaen sekä muusta erityisen painavasta syystä hyväksyä järjestyksenvalvojaksi myös henkilön, jolla ei ole sisäasiainministeriön hyväksymää koulutusta. (Iiskola-Kesonen 2004, 88.) Järjestyksenvalvojan on aina toiminnassaan asetettava etusijalle yleisön turvallisuus. Hänen on toimittava asiallisesti ja tasapuolisesti sekä sovinnollisuutta edistäen. Hänen tulee ensisijaisesti neuvoin, kehotuksin ja käskyin ylläpitää järjestystä, mutta hänellä on myös oikeus käyttää sellaisia voimakeinoja, joita voidaan pitää puolustettavina. Voimakeinojen puolustettavuutta arvioitaessa otetaan huomioon tehtävän tärkeys ja kiireellisyys, vastarinnan vaarallisuus, käytettävissä olevat voimavarat ja muut tilanteen kokonaisarvosteluun vaikuttavat seikat. Järjestyksenvalvojien tehtävät ja toimivaltuudet on määritelty tarkasti järjestyksenvalvojalaissa. (Iiskola-Kesonen 2004, 88 89.)

15 2.6.2 Tapahtuman järjestämistä koskevat lait Tapahtuman turvallisuudesta vastaa tapahtuman järjestäjä, jonka toimintaa säätelevät monet turvallisuutta koskevat lait. Kokoontumislaki ja laki järjestyksenvalvojista säätelevät tapahtuman järjestämistä. Pelastuslaki velvoittaa tapahtumajärjestäjän ehkäisemään vaaratilanteita ja varautumaan vaaroihin sekä niiden vaatimiin pelastustoimenpiteisiin. Terveydensuojelulaki velvoittaa toimimaan elintarvikkeiden kanssa turvallisesti. Näiden lisäksi tapahtumajärjestäjän on huomioitava seuraavat lait: kuluttajansuojalaki, laki kulutustavaroiden ja kuluttajapalvelusten turvallisuudesta, ympäristönsuojelulaki, tuotevastuulaki, vahingonkorvauslaki, vastuuvahinkolaki, meluntorjuntalaki sekä jätelaki. Tapahtuman koko, tavoite, paikka, osallistujamäärä yms. vaikuttavat siihen mitä säädöstä kulloinkin on noudatettava. Kaikki tapahtuman järjestämistä säätelevät lait kokonaisuudessaan ja yksityiskohtaisesti löytyvät www.finlex.fi sivuilta. (Arvonen 2004, 50; Iiskola-Kesonen 2004, 87.) 2.6.3 Tapahtuman järjestäjän tärkeimmät vakuutukset Mikäli urheilutapahtumassa sattuu tapaturmia tai onnettomuuksia, joihin vahingon kärsinyt katsoo järjestäjien toimien vaikuttaneen, voi vahingon kärsinyt vaatia korvausta. Tästä syystä järjestäjän on hyvä vakuuttaa toimintansa vastuuvakuutuksella. Vastuuvakuutuksella korvataan ulkopuoliselle aiheutettu henkilö- ja omaisuusvahinko, josta yrittäjä tai yrityksen työntekijä on vahingonkorvauslain mukaan korvausvastuussa. (Arvonen 2004, 55; Iiskola-Kesonen 2004, 84.) Vastuuvakuutus ei ole ainoa keino turvata tapahtumaa vaan vakuutusyhtiöillä on useita vaihtoehtoja tapahtumien vakuuttamiseen. Suomen Liikunta ja Urheilu (SLU) on yhdessä lajiliittojen kanssa vakuuttanut jäsenjärjestönsä Tuplaturvavakuutuksella, johon kuuluu toiminnanvastuuvakuutus sekä vapaaehtoistyöntekijöiden tapaturmavakuutus. Tuplaturva on lisäksi useille SLU:n seuroille ilmainen, sillä monet lajiliitot ovat maksaneet sen seurojensa puolesta. Lista vakuutuksen piirissä olevista lajeista löytyy sivuilta www.slu.fi. Tämän opinnäytetyön liitteenä (Liite 2) on lisäksi lista kaikista tapahtuman järjestäjän tärkeimmistä vakuutuksista. (Arvonen 2004, 9; Iiskola-Kesonen 2004, 84.)