SharePoint-pohjaisten Intranet- ja Internettoteutusten parhaat käytännöt SharePoint HPR 7.5.2014 Twitter: #sphpr 1
SharePoint-pohjaisten Intranet- ja Internet-toteutusten parhaat käytännöt Miten Intranet- ja Internet-toteutukset poikkeavat toisistaan erityisesti käytettäessä SharePoint-alustaa? Miten ketterät projektimallit soveltuvat SharePoint-toteutuksiin Parhaat käytännöt toteutusprojekteissa 2
Kumppanisi informaation hallintakysymyksissä Erityisosaamisalueet Informaation hallinta Sisällön hallinta Dokumenttien ja tuotetiedon hallinta Asiakkaat Joka kolmas Suomen TOP100 yritys on asiakkaamme Lisäksi palveluitamme käyttävät lukuisat pienemmät yritykset, julkishallinnon organisaatiot sekä kunnat ja kaupungit lyhyesti Konsultointi Koulutus Julkaisutoiminta 3
Pentti Otsamo, 2012 4
, työskentelee :ssä, joka on informaation hallinnan konsultointiin, koulutukseen ja julkaisutoimintaan erikoistunut yhtiö. Juhalla on kahdenkymmenen vuoden kokemus informaationhallinnan kehittämisestä ja järjestelmien käyttöönotosta aiemmin eri järjestelmätoimittajien ja nykyisin konsultin roolissa. Juha on kokenut projektinvetäjä ja tiedonhallintaprojektin sparraaja. Juha on kirjoittanut IT Pressin kustantaman Dokumenttien hallinta kirjan, joka on ainoita suomenkielisiä alan perusteoksia. Juha toimii Liikearkistoyhdistyksen hallituksessa ja vetää yhdistyksen koulutustoimikuntaa. Juha on toinen SharePoint Hyvät, Pahat ja Rumat tapahtumasarjan taustahahmoista Tyypillisesti Juha on mukana hankkeissa seuraavan kaltaisilla rooleilla: Nykytilaselvityksen ja tarvekartoituksen tuki Vaatimusmäärittelyn tuki Projektipäällikön sparraus Kilpailutuksen konsultointi Käyttöönoton suunnittelu ja tuki Anttila, Juha 2001, Dokumenttien hallinta. IT Press. ISBN 951-826-427-9 Dokumenttien hallinnan ABC Sisällönhallinnan ABC Sähköpostiarkistoinnin ABC 5
Miten Intranet- ja Internet-toteutukset poikkeavat toisistaan erityisesti käytettäessä SharePoint-alustaa? 6
Internet-palvelu Tunnistamaton käyttäjä Kaikki sisältö yleensä kaikille avointa Kirjava joukko päätelaitteita Käyttäjämäärä voi vaihdella paljonkin Visuaalisuus erityisen tärkeää Ulkoinen hakukoneoptimointi jopa sisäistä hakua tärkeämpi Tietoturvassa lisähaasteita Kieliversiot Ulkoinen sähköinen asiointi Intranet-palvelu Tunnistettu käyttäjä Sisällön kohdentaminen Käyttöoikeudet Kieliversiot Sisäinen sähköinen asiointi Metatiedot ja haku Työtilat ja dokumentit 7
Miten ketterät projektimallit soveltuvat SharePointtoteutuksiin? 8
Projektinhallintamenetelmiä Vesiputous Perinteinen menetelmä Laaja etukäteissuunnittelu Toteutus tehtyjen suunnitelmien perusteella Ei paluuta aiempiin vaiheisiin Prototyyppimalli Toteutus prototyypin pohjalta Iteratiivinen malli Ketterät menetelmät Perinteinen Mikä soveltuu parhaiten SharePointprojekteihin? Ketterä Ketteriä menetelmiä on useita, joista yleisin lienee Scrum (ohjelmistokehityksessä) Tavoitteena tuoda kehitykseen joustavuutta ja nopeutta Yhdistelmät Eri malleja yhdistelevät menetelmät 9
Vesiputousmallin sudenkuopat Onko tarve enää sama? Tarpeet Vaatimukset Suunnitelma toteutuksesta Toteutus Toteutuksen käyttö Loppukäyttäjä Projektiryhmä Projektiryhmä Projektiryhmä Toimittaja Toimittaja Loppukäyttäjä 10
Ketterän menetelmän sudenkuopat Yleensä SharePoint-projektissa ei tehdä mittavaa ohjelmistokehitystä, missä ketterät menetelmät ovat parhaimmillaan Työ on harvemmin niin laaja, että koko tiimi voisi keskittyä siihen ja istua jatkuvasti samassa tilassa Ketterän projektin ostaminen on hankalaa julkisessa hankinnassa Kuitenkin tehdään monesti paljon konfigurointia, jossa ketteryyttä voidaan hyödyntää Daily-palaveri voidaan silti pitää esim. videon kautta Voidaan vuokrata tekijät tai toimia puoliketterästi Päivä Sprintti Tuotteen työlista Sprintin työlista Sprintin työlista Sprintin työlista Sprintin työlista Tarkennettu sprintin työlista Uusi toiminnallisuus 11
Parhaat käytännöt toteutusprojekteissa Lähtötilanne Projektin vaiheet Milloin käyttöönoton voidaan itse asiassa katsoa päättyneen? Projektissa tarvittavia resursseja Parhaat käytännöt 12
Lähtötilanne Ensimmäinen SharePoint-projekti SharePoint- kurinpalautus SharePointin käytön laajentaminen SharePoint-päivitys tai migraatio pilvipalveluun Ensimmäinen projekti kannattaakin rajata kohtuullisen pieneksi tai vaiheistaa selkeiksi osakokonaisuuksiksi, jotta projekti pysyy näpeissä ja organisaatiolle jää aikaa omaksua uusia toimintatapoja. Monen toisen tai kolmannen kierroksen SharePoint-projektin tavoitteena onkin saada kokonaisuus paremmin hallintaan ja luoda yhtenevämmät toimintatavat läpi organisaation. Kyseessä olla vaikkapa siirtyminen yksinkertaisista työtiloista kattavampaan dokumenttien hallintaan tai esimerkiksi Intranetin laajentaminen sosiaalisempaan suuntaan. SharePoint-päivitys tai migraatio pilvipalveluun kuulostaa sinänsä selkeältä projektin rajaukselta. Toisaalta voi kysyä, että onko pelkkä päivittäminen tai migraatio järkevää, jos ei tavoitella mitään muita hyötyjä? 13
Projektin vaiheet Käynnistys Toteutus Käyttöönotto Päättäminen Projektin käynnistämiseen tähtäävät toimenpiteet Varsinainen suunnittelu ja toteutus Toimintatapojen jalkautus Koulutus, tuki, seuranta Projektin päättäminen ja siirto ylläpitoon 14
Milloin käyttöönoton voidaan itse asiassa katsoa päättyneen? Käyttäjäkysely, jossa verrataan lähtötilannetta ja käyttöönoton jälkeistä tilannetta. Koulutuksen saaneen henkilöstön määrä ja mahdollisen testin suorittaminen, Onnistuminen tietyn verkkolevyn sulkemisessa (se, jonka käyttö oli tarkoitus korvata työtiloilla). Uusien työtilojen ja niihin tallennettujen dokumenttien määrä. 15
Projektissa tarvittavia resursseja Omia resursseja Muita tarvittavia resursseja Liiketoimintojen edustus Tietohallinto Viestintä etenkin Internet- ja Intranetprojekteissa HR etenkin Intranet-projekteissa Asiakirjahallinto & Laatu etenkin dokumenttien hallinnassa SharePoint-arkkitehti Konseptisuunnittelija Informaatioarkkitehtuurin suunnittelija Ulkoasusuunnittelija Integraatioasiantuntija Pääkäyttäjien kouluttaja/tukihenkilö 16
Parhaat käytännöt Varmista johdon tuki ja omistajuus projektin käynnistämisvaiheessa. Vaiheista hanke järkevän kokoisiin projekteihin ja tavoittele nopeita voittoja. Hanki oikeat resurssit oikeille paikoille. Suunnittele käyttöönotto jo alkuvaiheessa ja panosta muutoshallintaan koko projektin ajan. Paperityötä pitää tehdä projektin käynnistämisvaiheessa, mutta ei liian pitkään ilman konkretiaa. Informaatioarkkitehtuuri on kaiken perusta ainakin dokumenttikeskeisessä ympäristössä. Projektiryhmällä tulee olla SharePointin peruskurssit käytynä ennen määrittelyn aloitusta. Testi- tai pilottiympäristö pitää olla projektin käytössä havainnollistamista ja prototyyppejä varten. Käyttötapausten kuvaaminen auttaa monessa vaiheessa projektin aikana. Räätälöintejä kannattaa välttää. Ei-toivottuja riippuvuuksia tulee välttää. Panosta oikeaan ajoitukseen etenkin käyttöönottovaiheessa. Suunnittele myös se, mitä vanhoja järjestelmiä tai toimintatapoja on tarkoitus korvata. 17
Yhteenveto Perinteinen Ketterä Käynnistys Toteutus Käyttöönotto Päättäminen Projektin käynnistämiseen tähtäävät toimenpiteet Varsinainen suunnittelu ja toteutus Toimintatapojen jalkautus Koulutus, tuki, seuranta Projektin päättäminen ja siirto ylläpitoon 18
Kiitos! juha.anttila@iitc.fi www.iitc.fi http://www.linkedin.com/in/juhaanttila https://twitter.com/juhaant 19