WORD TEKSTINKÄSITTELYÄ TÄYDELLÄ TEHOLLA: Miksi tyytyä köröttelemään skootterilla kärrypolkuja, kun Word kulkisi kuin Ferrari kilparadalla? Ota Wordista kaikki irti näppärillä nikseillä. TIETOJA VAIKEUSTASO Helppo Keskitaso Vaikea JÄRJESTELMÄ Windows 8 Windows Windows Vista Windows XP TÄTÄ TARVITSET Microsoft Word KOTIMIKRO 0 T ekstinkäsittelyohjelma Word on loistava ja monipuolinen kirjoittajan työkalu. Ohjelma sopii erinomaisesti lyhyen ja yksinkertaisen tekstin kirjoittamiseen ja tulostamiseen saman tien, mutta siinä on myös kaikki tarpeelliset toiminnot, joilla saa luotua vaikkapa ammattilaisen tarvitseman raportin teksteineen, kuvineen, taulukoineen ja niin edelleen. Edistyksellisten toimintojen käyttäminen vaatii toki hetken opettelua, mutta niiden omaksuminen on lopulta helppoa. Yksinkertaisillakin keinoilla saa tehtyä upeita julkaisuja, kunhan tietää mitä tehdä. Juttuun on kerätty eri tavoin tehokasta Wordin niksiä. Artikkelin edetessä tutustutaan uusiin toimintoihin ja opitaan käyttämään tuttujakin ominaisuuksia kätevämmillä tavoilla. Jutussa on käytetty esimerkkinä Word 00:ä, mutta valtaosa nikseistä toimii myös aiemmissa Wordeissa sekä Word 0 -versiossa.
Tee selkeitä luetteloita Luettelemerkeillä saa luettelomaisista teksteistä paljon Lisää näyttäviä luetteloita Wordiin CD :n selkeämpiä, ja niitä voi vielä Ajankohtaisista. piristää Wordin lisätoiminnoilla. Smartart-painikkeella saa nimittäin tehtyä luetteloista grafiikkaa. Valitse itse luettelon muoto ja koko, niin lopputulos on valmis muutamalla napsautuksella. Kirjoita ensin teksti, josta ha luat laatia luettelon. Napsauta sitten luettelomerkkien kuvaketta. Valitse luettelon teksti vielä kerran ja kopioi se leikepöydälle painamalla näppäimiä Ctrl + C. Valitse sitten ylhäältä valikosta Lisää ja SmartArt. Valitse Luettelo ja kaksois napsauta sitten muotoa, joka sopii parhaiten omaan luetteloosi. 9 8 Valitse kaikki laatikon rivit niin, että sana Teksti häviää 8. Paina näppäimiä Ctrl + V, niin saat liitettyä oman luettelon tekstin. Teksti: Steffen Slumstrup Nielsen. Kuvat: Shutterstock /M_A_R_G_O, rizvand, schab ja Janfilip. Lopputulos on yllä olevan kal tainen. Grafiikan kokoa voi muokata nurkasta vetämällä 9. KOTIMIKRO 0
Käytä käteviä kommentteja Kommenttien kirjoittaminen on käytännöllistä varsinkin, kun samaa tekstiä työstetään yhteistuumin. Kommenttikenttä on kätevämpi kuin huomautusten kirjoittaminen itse tekstiin, niin muille suunnatut kommentit eivät päädy vahingossa lopulliseen tekstiin. Valitse kaistale Vaikkapa nimiluettelosta pitäisi joskus poimia vain etunimet, mutta se on hankalaa, sillä Word valitsee muunkin tekstin. Onneksi näppärällä niksillä voi valikoida vain tietyn kaistaleen tekstistä pystysuuntaan. Vie hiiren osoitin valittavan tekstin vasempaan yläkulmaan. Pidä Alt-näppäintä painettuna ja vedä tekstin ympärille kehys. Kopi oi tekstikaistale näppäimillä Ctrl + C. Vaihda oletusfonttia teksti, jota haluat Valitse kommentoida. Valitse sitten Tarkista ja Uusi kommentti. Valtaosa Word-tiedostoista kirjoitetaan Calibri-fontilla, sillä se on ohjelman oletuskirjasin. Jos jokin toinen fontti on kuitenkin oma suosikki, niin se kannattaa vaihtaa pysyvästi Wordin oletusfontiksi. Määritämme nyt uuden oletus fontin. Avaa välilehti Aloitus ja etsi sieltä kohta Fontti. Napsauta oikean alakulman pientä nuolta. kommentti vaaleanpu Kirjoita naiseen kenttään ja tallenna se napsauttamalla itse tekstiä. KOTIMIKRO 0 Poimi luettelosta se fontti, jota haluat käyttää jatkossa. Valitse Aseta oletukseksi. Valitse vaihtoehto Kaikki malliin Normal pohjautuvat tiedostot? ja sitten OK. Valittua fonttia käytetään jatkossa oletuksena.
Tee sivuille ylätunniste Kirjoitatko edelleen nimen ja osoitteen käsin asiakirjan joka sivulle? Ylätunnisteen lisääminen on paljon kätevämpää. Se tekee asiakirjasta heti ammattimaisemman näköisen ja säästää jatkossa rutkasti aikaa. Katso mallia komeasta ylätunnisteesta CD :n Ajankohtaisista. Avaa välilehti Lisää ja valitse Ylätunniste. Valitse sopiva ylätunnisteen muoto tässä se on sinisellä taustalla Sanomalehtipaperi. Tunnistetta voi muokata ja kokonaan oman voi tehdä kohdassa Tyhjä. 8 Kirjoita kenttään esimerkiksi oma nimi tai yhdistyksen nimi. Valitse Päivämäärä ja aika. Word tarjoaa eri vaihtoehtoja päi väyksen lisäämiseen automaatti sesti asiakirjan joka sivulle. Valitse sopi va ajankohdan muoto ja sitten OK. Napsauta painiketta Sulje yläja alatunniste 8, kun olet val mis. Alatunnisteen voi tehdä valitse malla kohdassa Alatunniste. Pelasta oma asiakirja Kaikki mokaavat joskus, vaikkapa valitsemalla vahingossa Älä tallenna. Asiakirjan voi onneksi palauttaa entiselleen. Keino ei tepsi aina, mutta nopeasti reagoimalla voi ehtiä palauttaa asiakirjan käyttöön. Voit saada tallentamattoman asiakirjan takaisin valitsemalla Tiedosto ja sitten Versionhallinta. Napsauta seuraavaksi painiketta Palauta tallentamattomat tiedostot. Pääset käsiksi kansioon, jossa on sellaisia asiakirjoja, joita ei ole tallennettu tavallisin keinoin. Valitse luettelosta viimeisin versio. Valitse Avaa ja tallenna tavalliseen tapaan. KOTIMIKRO 0
Lajittele tiedot taulukkoon Word on tarkoitettu tekstille ja Excel numerotiedoille muttei aina. Itse asiassa myös Wordilla voi lajitella numerotietoja vaikkapa taulukkomuotoon. Taulukkotyökalu on kullan arvoinen, jos käytät usein taulukoita omissa asiakirjoissa. Ensin täytyy luoda taulukko. Avaa välilehti Lisää ja valitse sitten Taulukko. Valitse rivien ja sarakkeiden määrä hiirellä ja napsauta hiiren vasenta painiketta. 8 9 Lajittelu tehdään sarakkeen Sijoitus mukaan pienin luku ylimpänä 8. Valitse OK 9. 0 Word osaa lajitella sekä numeroita että kirjaimia. Kirjoita tarpeelliset tiedot taulukkoon. Valitse taulukko napsauttamalla sen jotakin kohtaa. Napsau ta sitten välilehteä Asettelu ja napsauta vielä painiketta Lajittele. KOTIMIKRO 0 Näet pian lopputuloksen. Mui den sarakkeiden tiedot järjeste tään sarakkeen Sijoitus 0 mukaan.
8 Vaihda tekstin suuntaa Varsinkin taulukoissa voi olla joskus järkevämpää kirjoittaa tekstiä pysty- eikä vaakasuuntaan. Silloin teksti näyttää paremmalta kapeassakin tilassa. Valitse teksti, avaa välilehti Asettelu ja valitse Tekstin suunta. Tekstiä voi kiertää napsaut tamalla aina 90 astetta myötäpäivään. Tältä taulukko näyttää, kun valittua tekstiä on kierretty 90 astetta myötäpäivään yhdellä napsautuksella. 9 Käytä muotoilusivellintä Tällä niksillä säästää hurjasti aikaa tekstiä muotoillessa. Asiakirjan tietyn muotoilun voi kopioida sellaisenaan toiseen kohtaan. Näytämme yksinkertaisen esimerkin, mutta voit tehdä saman monimutkaisemmile muotoiluille, niin mukaan saa tekstin värin, alleviivauksen, kehyksen ja muut tehokeinot. Valitse ensin jokin tekstikatkelma, jonka muotoilua haluat käyttää toisaalla asiakirjassa. Napsauta sitten hiiren vasemmalla painikkeella muotoilusivellintä. VINKKI! Kaksois napsauta muotoilu sivellintä, niin voit kopioida saman muotoilun asiakirjan eri kohtiin valitsemalla useita tekstikatkelmia. Valitse sitten se teksti, jonka muotoilun haluat muuttaa. Päästä hiiren painike vapaaksi, niin muotoilu muuttuu. Tässä tapauksessa muotoiluna on lihavointi. KOTIMIKRO 0
0 Vaihda asiakirjan tiedostomuoto Microsoft Word 00 tallentaa oletuksena docx-tiedostomuodossa. Doc on kuitenkin kätevämpi formaatti, jos tiedostoja jaetaan aiempia Word-versioita käyttäville. Formaatin voi valita aina tallentaessa, mutta pysyvän oletusasetuksen valitseminen on toki kätevämpää. Muokkaa oletuksena käytettävää tiedostomuotoa välilehdellä Tiedosto. Napsauta sitten valikon alalaidasta löytyvää kohtaa Asetukset. Valitse Tallentaminen ja poimi pudotusvalikosta vaihtoehto Word 9-00-asiakirja (*.doc). Vahvista valinta napsauttamalla painiketta OK. Kirjoita isoin kirjaimin Isoilla kirjaimilla eli versaaleilla voi kirjoittaa pitämällä Shift-näppäintä painettuna. Se on kuitenkin työlästä, jos tekstiä kirjoitetaan paljon. Yksittäisellä asetuksella voi kirjoittaa paljon isoja kirjaimia yhteen menoon. 8 KOTIMIKRO 0 Avaa välilehti Aloitus, Napsau ta Aa-nuolta ja valitse Isot kirjaimet. Sitten voi kirjoittaa isoin kir jaimin. Niksiä voi käyttää aiemmin kirjoi tettuun tekstiin valitsemalla sen ensin. pikanäppäintä Ctrl + < Pienennä valitun tekstin kokoa Ctrl + + < Suurenna valitun tekstin kokoa Ctrl + Del Poista sana osoittimen oikealta puolelta F Toista äskeinen toimenpide Ctrl + 0 Lisää tai poistaa edeltävän rivivälin. Tämä on kätevä varsinkin taulukoissa. + F Siirry kohtaan, jossa tekstiä viimeksi muokattiin Ctrl + Lisää sivunvaihto
Siirry kätevästi asiakirjassa Pitkän raportin tai muun monipolvisen asiakirjan silmäilyä voi helpottaa huomattavasti lisäämällä siihen linkkejä. Linkeistä tulee mieleen lähinnä nettisivut, mutta myös asiakirjan voi linkittää toiseen asiakirjaan. Näytämme seuraavaksi, kuinka sen voi tehdä mahdollisimman helposti. Etsi ensin asiakirjasta se kohta, jonne linkitys teh dään. Valitse yksi sana tai tekstikatkelma. Avaa sitten välilehti Lisää ja valitse Kirjanmerkki. Nimeä kirjanmerkki kuvaavasti ja valitse sitten Lisää, niin kirjanmerkki tallennetaan. 8 9 0 Valitse sitten asiakirjasta se kohta, josta haluat tehdä linkityksen. Valitse linkin muodostava teksti, joka voi olla myös tekstikatkelma. Valitse Hyperlinkki. Valitse Kohta tässä tiedostossa 8, poimi kirjanmerkki 9 ja valit se OK 0. Linkitys on nyt käytössä. KOTIMIKRO 0 9
Tee pikakuvake viimeisimpään asiakirjaan Tämä niksi säästää taatusti aikaa: enää ei tarvitse avata ensin Wordia ja sitten vielä erikseen asiakirjaa, jota muokattiin juuri eilen. Sen sijaan voi tehdä pikakuvakkeen, jolla voi avata kerralla Wordin sekä viimeksi muokatun asiakirjan. Pikakuvake tallennetaan työpöydälle. Napsauta työpöydän vapaata aluetta kakkos painikkeella. Valitse Uusi ja Pikakuvake. Vaiheessa vasemmalla nime tään pikakuvakkeen kohteen täsmällinen tiedostopolku. Tässä esimerkissä on käytös sä Word 00 ja -bittinen järjestelmä. Omassa koneessa polkua pitää ehkä muokata: J os tietokone on -bittinen, jätä pois teksti (x8) J os käytät Word 00:ää, kirjoita Office eikä Office J os käytä Word 0:a, kirjoita Office eikä Office Kirjoita C:\Program Files (x8)\microsoft Office\ Office\Winword.exe /mfile. Teksti täytyy olla täsmälleen yllä oleva ja ennen viimeistä vinoviivaa täytyy olla välilyönti. Napsauta painiketta Seuraava. Nimeä pikanäppäin ja napsauta painiketta Valmis. Wordin ja viimeisimmän asiakirjan avaava pikakuvake tallennetaan työpöydälle. 0 KOTIMIKRO 0
Lähennä tekstiä hiirellä Tekstin lähentämiseksi ei tarvitse selata esiin oikeaa valikkokohtaa painikkeineen. Sen sijaan tekstiä voi lähentää ja loitontaa hiirellä vierittämällä. Valitse teksti, jota haluat katsella lähempää. Pidä Ctrl-näppäin painettuna ja vieritä rullaa eteenpäin. Valittu teksti näkyy suurem pana. Vieritä rullaa taaksepäin, jos haluat loitontaa tekstiä. Leikkaa kuva kuvion muotoon Asiakirjan kuvista voi tehdä näyttävämpiä rajaamalla ne kolmioksi, soikioksi tai johonkin muuhun sopivaan muotoon. Katsele esimerkkejä rajaamisesta CD :n Ajankohtaisista. Valitse asiakirjassa oleva kuva. Valitse Rajaa ja Rajaa muodon mukaan. Valitse sopiva muoto. Lopputuloksena on valittuun muotoon rajattu kuva. Valitse virke yhdellä napsautuksella Tekstikatkelma valitaan usein maalaamalla se hiirellä, mutta kätevällä pikakomennolla saa tehtyä saman nopeammin. Kokonaisen virkkeen, sanan, kappaleen tai rivin valitsemiselle on omat pikakomentonsa. Valitse kätevillä pikakomennoilla Valitse vaikkapa kokonainen virke pitämällä Ctrl-näppäintä painet tuna, kun napsautat virkettä. Virke: Ctrl + napsauta virkettä Sana: Kaksoisnapsauta sanaa Kappale: Napsauta kolme kertaa jotakin kappaleen kohtaa Rivi: Vie hiiren osoitin rivin vasemmal le puolelle ja napsauta, kun osoitin on muuttunut valkoiseksi nuoleksi. KOTIMIKRO 0