työpöytä ohjeita tutkimusryhmille Mikko Kylmänen, tutkimuspalvelukoordinaattori HYKS-instituutti Oy ext-mikko.kylmanen@hus.fi päivitetty 29.12.2017
Sivu 3: Mistä Tutkijan työpöytä löytyy Tutkijan työpöytä ohjeita käyttäjille, sisällysluettelo (klikkaamalla laatikkoa pääset valitsemaasi osioon) Sivu 4: Kirjautuminen Sivut 6-7: Tutkimusprojektien avaaminen Sivu 8: Linkit tutkimusluvan ja eettisen lausunnon hakuohjeisiin Sivut 9-11: Budjetin hyväksyminen (tutkijan osuus) Sivut 12 19: Sähköinen seuranta: potilaiden lisääminen, käyntien seuranta, käyntien kuittaaminen (tutkimusryhmän osuus) Sivut 20-22: Sähköinen seuranta: käyntien hyväksyntä (tutkijan osuus) Sivut 23 27: Manuaaliset palkkiolaskut, palkkioiden seuranta
Mistä Tutkijan työpöytä löytyy? Tutkijan työpöytä sovellus löytyy Internetistä www.hus.fi -> Tutkijalle -> Tutkimusluvan hakeminen tai hakusanalla Tutkijan työpöytä HUS -intranetistä Tutkimus, opetus ja kehittäminen -osiosta Mistä lupa käyttöön haetaan? HUS:n työntekijöille ei haeta erikseen lupaa. Käytännössä kaikki työntekijät voivat käyttää sitä suoraan, kun on kirjautunut (tunnistautunut) työasemalle omilla tunnuksilla Kun tutkimusprojekti on Tutkijan työpöydällä, liittää tutkimuksen vastuuhenkilö (tutkijalääkäri) muut tutkimuksessa mukana olevat henkilöt mukaan ja määrittelee näille kaikille selkeät roolit Esim. tutkimushoitajan roolissa voidaan valita näkeekö hän budjettia.
kirjautuminen HUS käyttäjät kirjautuvat HUS:n työntekijöinä. HUS:n ulkopuoliset voivat kirjautua valitsemalla Henkilöasiakkaan kirjautuminen. Käyttö vaatii rekisteröitymistä ns. Kumppanikäyttäjä / Ammattilaistilin käyttäjäksi, ohjeet.
etusivu
Tutkimusprojektit -sivulla tutkimusryhmän jäsen näkee ne tutkimukset, joihin hänelle on määritelty oikeudet Tutkijan projektit
projektin avaaminen Tilaustutkimuksissa tutkimuksen (projektin) tiedot on pääsääntöisesti jo avattu TT:lle HYKS-instituutissa Ota yhteyttä HYKS-instituutin tutkimuspalvelukoordinaattoriin mikäli et löydä haluamaasi projektia Pääset haluamasi projektin tietoihin klikkaamalla Avaa
Tutkimusluvan tai eettisen lausunnon hakeminen Tutkijan työpöydällä - Tutkimusluvan hakeminen, ohjeet HUS-internetissä Ennen kuin uutta tutkimuslupaa lähdetään hakemaan kannattaa varmistaa onko tutkimuksella jo rahoitusnumero - Eettinen lausuntohakemus, ohjeet HUS-internetissä
Budjetti löytyy Rahoitukset ja kustannukset osiosta sivun alareunasta. Budjettinäkymä avautuu klikkaamalla Avaa. Tutkijan budjetin hyväksyminen (päätutkijan osuus)
budjetin hyväksyminen (päätutkijan osuus) Tarkista budjetti Määritä palkkioiden maksutapa (työryhmälle) kirjausten perusteella vai itse laskuttamalla. Hyväksy budjetti
budjetin hyväksyminen (päätutkijan osuus) Budjetin hyväksyntä näkymässä voit joko hyväksyä tai hylätä budjetin. Kun budjetti on hyväksytty mahdollistuu tutkimuksen budjetin sähköinen seuranta ja automaattinen palkkioiden maksu Se liittyy automaattisesti tutkimuslupahakemuksen liitteeksi Voit myös hylätä budjetin, tällöin se palautuu budjetin valmistajalle (yleensä HYKS-instituutin koordinaattorille). Voit lisätä kommenttikenttään syyn budjetin hylkäämiselle. Oheisessa mallissa näkyy budjetti, joka on jo aiemmin hyväksytty ja milloin hyväksyntä on tehty.
tutkimusten seuranta ja käyntien kirjaaminen Tämä osio koskee tutkimusprojekteja missä on niin sanottu sähköinen seuranta Sähköisen seurannan hyötyjä on muun muassa palkkioiden maksun automaattinen eteneminen Automaattinen palkkioiden maksua varten tutkimusryhmän jäsenten tulee päivittää osoite- ja pankkitietonsa Omat tiedot -sivulla
potilaan lisääminen projektiin
Lisää potilas Tutkijan potilaan lisääminen projektiin Potilastunniste: käytä tutkimuksessa (protokollassa) käytettäviä koodeja voidaan lisätä yksi potilas kerrallaan lisäys kannattaa tehdä vasta kun potilaalta on saatu suostumus.
käynnin kuittaaminen
käynnin kuittaaminen Käynnin kuittaaminen tutkimuspalvelukoordinaattori pyrkii käyttämään protokollan mukaista termistöä luodessaan uutta tutkimusta Tutkijan työpöydälle kun klikkaa Kuittaa, avautuu: merkkaa oikea pvm valitse käynnin suorittaja yleensä tutkimusryhmästä voidaan valita useampi henkilö kerrallaan Tallenna.
käynnin lisäkulut
käynnin lisäkulut Ilmoita toteutuneesta lisäkulusta lisäkuluja voivat olla mm. jotkut kuvantamiset ylimääräiset laboratoriokokeet muut ylimääräiset tai harkinnan mukaiset kulut
Ilmoita toteutuneesta lisäkulusta Lisäkulu ilmoitetaan oikealle päivämäärälle ja oikealle käynnille, mikäli se kuuluu jollekin tietylle käynnille Tutkijan käynnin lisäkulut
käynnin hyväksyminen (päätutkijan osuus) Kun tutkimusryhmän jäsen on käynyt kuittaamassa käynnin tehdyksi tulee päätutkija käydä hyväksymässä käynti. Vasta tämän jälkeen käynnistä menee tieto HYKS-instituutin taloushallintoon. Kuitatuista käynneistä tulee tutkijan sähköpostiin heräte Herätteissä voi olla pitkä viive, joten tutkijoiden kannattaa käydä aktiivisesti tarkistamassa omien tutkimusten tilannetta
käynnin hyväksyminen (päätutkijan osuus) Valitse yksi käynti kerrallaan Hyväksy -napilla tai lisäkulu Hyväksyntä napilla. Tällöin pääset tarkistamaan, että tiedot ovat oikein.
käynnin hyväksyminen (päätutkijan osuus) Hyväksy käynti Tarkista ensin, että tiedot ovat oikein Hyväksy napin painanta lähettää tiedot HYKS-instituuttiin laskutukseen ja palkanlaskijalle
palkkionmaksu Tässä osiossa tutustutaan 1. miten voi tarkistaa omien palkkioiden maksuja ja 2. miten laaditaan palkkionmaksulomakkeita niissä tutkimuksissa, missä ei käytetä ns. sähköistä, käyntikohtaista palkkionmaksua
Omia palkkioita seurataan Omat tiedot-sivulla Tutkijan omien palkkioiden maksun seuranta
Manuaalisia palkkiolaskuja käytetään kun tutkimuksessa ei ole sähköistä tutkimuksen seurantaa eikä näin ollen automaattista palkkioiden maksua kun palkkio on ns. lisäkuluna tietyissä tapauksissa sovitusti (varmista aina tutkijalta jos olet epävarma) Tutkijan manuaalinen palkkiolasku
Valitsemalla Luo uusi palkkionmaksu avautuu seuraava näkymä: Tutkijan manuaalinen palkkiolasku Tutkimus, mihin palkkionmaksu perustuu valitaan erillisellä sivulla, oikean tutkimuksen löydät helpoiten käyttämällä rahoitusnumeroa. (Linkki avaa valikon, missä näkyy kaikki tutkimukset). Työnsuorittamisajanjakso voidaan joko syöttää käsin tai hakea kalenterista. Palkkion määrä perustuu aina tehtyyn ja hyväksyttyyn budjettiin. Palkkion peruste kirjataan lyhyesti. Samalla lomakkeella voidaan ilmoittaa useammasta samaan tutkimukseen liittyvästä palkkiosta. Lopuksi Lähetä käsittelyyn
työpöytä, lisätietoa Lisätietoja muun muassa: HYKS-instituutin tutkimuspalvelukoordinaattoreilta Tutkijan ohjeistus HUS-internetissä