5ASKELTA ONNISTUNEESEEN TAPAHTUMAAN

ILMOITUSLIITE TÄMÄ ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA ERIKOISJULKAISU ILMOITUSLIITE Etäneuvottelu Säästöä ja teknistä laatua tapaamisiin Kongressi Pienenkin organisaation ulottuvilla Ylitä odotukset Järjestä ikimuistoinen tapahtuma N:O 6 / Syyskuu 2010 KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT 5ASKELTA ONNISTUNEESEEN TAPAHTUMAAN Leena Harkimo: Tapahtuman järjestämisessä tärkeää on käyttää luovuutta. Elling Hamsö Mittaa tapahtumasi ROI Juhani Tamminen Tapahtuman järjestäminen esiintyjän näkökulmasta TAPAHTUMAPAIKAN VALINTA VAIKUTTAA JÄRJESTÄJÄN IMAGOON KUVA: JAHN TEIGEN/SCANPIX

2 ILMOITUSLIITE TÄMÄ ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA ERIKOISJULKAISU HAASTEITA Äiti, kutsuin koko meidän luokan mun synttäreille, kuuluu poikani iloinen tervehdys hänen tullessaan muutama vuosi sitten tammikuisena iltapäivänä koulusta kotiin. Pienet asiat ratkaisevat Äidin kannalta tilanne ei kuitenkaan ollut niin iloinen. Mielessäni pyöri ainoastaan, kuinka monet talvisaappaat ja toppavaatteet eteiseemme mahtuu, minkä verran jauhelihapasteijoita täytyy varata, mitä ohjelmaa alun perin muutamalle kaverille ja serkukselle tarkoitettuihin syntymäpäiväjuhliin tulee järjestää ja selviänkö yksin koko tilaisuuden organisoimisesta. Onneksi apu löytyi läheltä. Sain suostuteltua isoveljen ja hänen kaverinsa arvokkaaksi avuksi, korvausta vastaan tietenkin. Vieraille kotoisa olo Kansanedustajan työssäni 1 olen osallistunut lukemattomiin tilaisuuksiin ja nähnyt hyvin eri tavoin järjestettyjä tapahtumia niin intiimeistä juhlaillallisista valtaviin messutapahtumiin. Koko on kuitenkaan harvoin ollut merkittävin tekijä mietittäessä reseptiä onnistuneeseen tilaisuuteen. Pienelle seurueelle järjestetyistä juhlista on voinut jäädä ulkopuolinen olo, jos keskustelu on pyörinyt liikaa muutaman henkilön ympärillä. Toisaalta suurissa yleisötapahtumissa on voinut tuntea olonsa kotoisaksi, jos kokoustilaan on vaikkapa tuotu muutama maljakko leikkokukkia. Tärkeintä on ollut tunne siitä, että olen vieraana tuntenut oloni tervetulleeksi tilaisuuteen. Yksityiskohdat kohdalleen Luonnollisesti mahdollisuus 2 interaktiivisuuteen, visuaalisuudesta huolehtiminen, sujuvat kokousjärjestelyt ja tietysti korkeatasoinen sisältö ovat avainasemassa laadukkaan tapahtuman järjestämisessä. Nämä asiat on hyvä olla hoidettuina kutsukorttien lähettämisestä virallisen ohjelman päättymiseen. Ei myöskään ole samantekevää, mitä tilaisuuden jälkeen tapahtuu. Kerran jouduimme etsimään juhlapuvuissa bussipysäkkiä pakkasessa yli 20 minuuttia, kun suurehkon tapahtuman yhteydessä taksikeskus oli ruuhkautunut, eikä paikallisista joukkoliikenneyhteyksistä informoitu lainkaan. Pidä langat käsissä Pienet asiat ovat usein niitä 3 kaikkein ratkaisevimpia tekijöitä. Näyttävä kutsukortti kertoo Jokainen tilaisuus tarvitsee seremoniamestarin, jolla langat pysyvät käsissä. Panostus maksaa itsensä varmasti takaisin vieraiden tyytyväisyytenä. Leena Harkimo Kansanedustaja KUVA: SAKARI MAJANTIE arvokkaasta juhlasta. Helteellä varatut ylimääräiset vesipullot osoittavat sään tuomien haasteiden huomioimista. Sujuvasti etenevä ohjelma ja kukitettavien harjoiteltu siirtyminen lavalle ja pois puolestaan viestivät hyvin jäsennellystä kokonaisuudesta. Jokainen tilaisuus tarvitsee seremoniamestarin, jolla langat pysyvät käsissä. Panostus maksaa itsensä varmasti takaisin vieraiden tyytyväisyytenä. Juhlan järjestämisessä tärkeää on osata käyttää luovuutta. Oman poikani syntymäpäiväjuhlat hoidin porrastamalla muutaman tutun lapsen saapumisajan. Jokaisen lapsen kohdalla kerroin tätä tuovalle vanhemmalle, tarvittiinko hänen apuaan. Ohjelmaksi järjestin ongintaa keittiön oviaukkoon ripustamastani lakanamerestä. Lakanan toisella puolella laitoin lihapasteijoita uuniin sitä mukaa, kun vieraita saapui. Talvikengät veimme pesuhuoneeseen, jossa juhlien loppupuolella leikimme kenkien tunnistustehtävää; jokaisen lapsen tuli yrittää löytää sokkona omat kenkänsä kenkävuoresta. Onnistuneen tapahtuman järjestäminen sujui lopulta kirjaimellisesti kuin lasten leikki. SUOSITTELEMME SIVU 5 Heidi Ekholm-Talas Toimitusjohtaja Yhtenä vaikuttavana markkinointiviestinnän välineenä hyvin suunniteltu ja rakennettu tapahtuma vahvistaa ja tukee yrityksen imagoa. Toiveet ylittävä asiakastapahtuma s. 6 1. Mieti jokainen yksityiskohta tarkasti ja arvosta asiakkaasi aikaa. Hanna Lindholm s. 10 2. Näin arvioit koulutuksesi tehon ja onnistumisen Autamme lukijoitamme onnistumaan! KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT N:O 6, SYYSKUU 2010 Julkaisija: Suomi Mediaplanet Oy Unioninkatu 18, 00130 Helsinki Liiketoimintajohtaja: Sauli Asikainen Toimituspäällikkö: Saara Silván Layout: Lii Treimann Business Developer: Outi Keskinen Vastuussa tästä numerosta Projektipäällikkö: Anu Turkia-Rachad Puhelin: 09-565 84 023 S-posti: anu.turkia-rachad@mediaplanet.com Jaetaan Helsingin Sanomien liitteenä 14.9.2010 www.mediaplanet.com Mediaplanetin liikeidea on luoda yhteistyökumppaneilleen uusia asiakkaita. Konseptimme perustuu korkealaatuiseen toimitukselliseen sisältöön, joka saa lukijamme toimimaan. INSPIRAATIO VINKKI TARJOA OSALLISTUJILLE VAIN PARASTA! Tähtää parhaaseen mahdolliseen tulokseen omassa yritystilaisuudessasi. Olipa kyseessä asiakkaille tai henkilöstölle suunnattu tilaisuus, pyri jokaisessa yksityiskohdassa asettamaasi tavoitteeseen. Vieraat vaistoavat ja tunnistavat huolellisen suunnittelun ja toteutuksen. Onnistunut tilaisuus palkitaan osallistumalla siihen seuraavallakin kerralla. KUVAT: ISTOCK.COM

TÄMÄ ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA ERIKOISJULKAISU ILMOITUSLIITE 3 INSPIRAATIO VINKKI Jyväskylä kokous-, kongressija messukaupunki. Tervetuloa! Jyväskylän Paviljonki tarjoaa monipuolisia tilavaihtoehtoja Auditoriot 1200, 600 ja 300 hengelle. Luentosaleja sekä neuvottelu- ja ryhmätyötiloja. Pääravintolassa 750 istumapaikkaa, lämpiöitä ja kabinetteja. Näyttelyt, tuote-esittelyt ja myyntipäivät Runsaasti näyttelytilaa lämpiöissä, auloissa ja messuhalleissa Talon oma tekniikka: ääni-, valo- ja esitystekniikka sekä näyttelytekniset palvelut Tunnelmallinen juhlatalo kattavine ravintolapalveluineen Paviljonki tarjoaa erinomaiset puitteet yritysjuhlille. Juhlaan kuuluu hyvää ruokaa ja juomaa tyylikkäässä ja tunnelmallisessa ympäristössä. Pyöreän pöydän banketti-illallinen on aina juhlava kokonaisuus. Tiedustelut ja varaukset Paviljongin myyntipalvelusta puh. 014 339 8100 tai sähköpostilla paviljonki@jklpaviljonki. KANNUSTA VIERAAT KESKUSTELEMAAN! Riittävä määrä taukoja kokouksen tai seminaaripäivän lomassa on välttämätön osallistujien vireyden ylläpitämiseksi. Osallistujien keskinäiset keskustelut saattavat monesti olla tilaisuuden hedelmällisin osa. Tämä kannustaa omaan ajatteluun sekä oppimiseen ja mikä parasta - tilaisuutesi viesti jää paremmin mieleen! KUVAT: SHUTTERSTOCK.COM Messukatu 10, 40100 Jyväskylä KOKOUS ON KATETTU! Tuo tiimisi virkistävään kokoukseen ja yhdistä työpäivään upea luonto, hyvinvointipalvelut ja herkullinen SiuntioFood. PÄIVÄKOKOUS alk. 59 e/hlö. Lue lisää www.siuntionhyvinvointikeskus.fi ja pyydä tarjous: myynti@siuntionhyvinvointikeskus.fi tai puh. 09 2606 060. Varaa videoneuvottelusi: kokous@ technopolis.fi Technopolis Videoneuvottelupalvelu on toimiva ratkaisu. Vuokrattavat videoneuvottelupalvelumme ovat käytössäsi Suomen kahdeksalla Technopolis-paikkakunnalla, joista avautuvat yhteydet kaikkialle maailmaan. Tarvittaessa autamme neuvottelukumppaniasi löytämään sopivan videoneuvottelupalvelun alueeltaan. Valitse kustannustehokas ja helppo tapa järjestää kokous - varaa videoneuvottelusi jo tänään. Lisätietoa löydät osoitteesta: www.technopolis.fi/video Videoneuvottelu- ja muita kokouspalveluja moderneissa toimintaympäristöissä tarjoavat Technopolis-paikkakunnat Espoo, Helsinki, Jyväskylä, Kuopio, Lappeenranta, Oulu, Tampere ja Vantaa. Tutustu tarkemmin monipuolisiin palveluihimme: www.technopolis.fi www.technopolis.fi

4 ILMOITUSLIITE TÄMÄ ON MEDIAPLANETIN IN TUOTTAMA T ERIKOISJULKAISU AJASSA 1ASKEL HYVÄT PUITTEET, PAREMPI MIELI KESKITY YMPÄ- RISTÖÖN Kysymys: Miksi yritystilaisuuden tapahtumapaikka on syytä valita tarkasti? Vastaus: Kun juhla- tai kokouspaikka on juuri oikeanlainen, osallistujille jää positiivinen mielikuva sekä tilaisuudesta että sen järjestäneestä yrityksestä. Paikan valinta on yksi tärkeimmistä päätöksistä, kun suunnitellaan yritystilaisuutta. Ennen eri tilavaihtoehtoihin tutustumista olisi tehtävä selväksi muutama perusasia: mitä, kenelle ja miksi järjestetään. Kohderyhmä ja tapahtuman tavoite nimittäin ohjaavat valintaa, sanoo Director of Partnerships Nina Pulliainen MPI Finlandista. Ensimmäiseksi on mietittävä, missä tapahtumapaikan tulisi sijaita ja miten sinne pääsee. Kun kyse on yritysten päättäjätason vieraista, on muistettava, että he liikkuvat lähinnä omalla autolla. Paikoituksen on siis oltava kunnossa. Toinen vaihtoehto on tuoda tapahtuma mahdollisimman lähelle kutsuttujen toimitiloja. Nina Pulliaisen mukaan myös yhteiskuljetus voi tulla kyseeseen, jos osallistujat halutaan viedä kauemmas. Koolla on väliä Tapahtumapaikan miljöön ja tunnelman valinnassa vaihtoehtoja on valtavasti. Valikoima ulottuu kongressikeskuksista aina vaatimattomiin piilopirtteihin. Tässäkin asiassa ainoa oikea ohjenuora on miettiä, mitä ja keille halutaan tarjota. Retkinuotiolla istuskelu voi olla hyvä valinta arvovaltaisillekin vieraille, jos tarkoituksena on herättää luottamuksellista keskustelua pienessä porukassa, Nina Pulliainen toteaa. Erittäin tärkeää on myös pohtia tilan kokoa. Väärin mitoitettu paikka pilaa helposti koko tapahtuman, vaikka ohjelma ja tarjoilut olisivat kuinka loistavat hyvänsä. Liian väljä paikka luo kolkon tunnelman. Osallistujille tulee sellainen olo, että tilaisuuteen on odotettu paljon enemmän väkeä, Nina Pulliainen sanoo. Nina Pulliainen Director of Partnerships, MPI Finland KUVA: MARI VEHMANEN Ahtaus on vielä pahempaa Väki hermostuu ja ahdistuu, happi alkaa loppua. Pian kaikkien huomio kohdistuu lähinnä siihen, milloin tukalasta tilanteesta pääsee pois. Tarkista ja varmista Nina Pullianen kehottaa järjestelyistä huolehtivaa henkilöä käymään aina etukäteen tutustumassa tapahtumapaikkaan. Nettisivut ja esitteet eivät yleensä kerro koko totuutta. Paikan päällä kannattaa tehdä huomioita ja muistiinpanoja heti saapumisesta lähtien. Oliko perille helppo löytää? Mihin kaikkialle tulisi asettaa kylttejä ja opasteita? Missä ovat WC:t ja narikka? Pääseekö myöhästynyt tulija livahtamaan saliin huomaamattomasti? Myös varsinaisena tapahtumapäivänä paikalla kannattaa olla ajoissa. Tehtävissä on tuolloin vielä paljon. Istumajärjestelyä voi muuttaa, jos väkeä onkin tulossa oletettua enemmän tai vähemmän. Myös tekniikan toimivuus pitää varmistaa viimeistään tuossa vaiheessa. Vaivannäkö kannattaa, sillä toimivan tapahtumapaikan hyöty voi olla arvaamattoman suuri. Tapahtuma on media, joka joko vahvistaa tai nakertaa järjestäjän brändiä. Parhaassa tapauksessa tilaisuus jättää positiivisen mielikuvan. Sen jälkeen ovet kaikenlaiselle yhteistyölle ovat auki. MARI VEHMANEN Parhaat kokoukset ja yritystapahtumat. Tilaisuus. Työyhteisöjen työhyvinvointi- tai kehittämispäivät persoonallisessa kartanomiljöössä ympäri vuoden. Käynnistä päivä kokouksella Varikon uudessa kokoustilassa ja nauti hyvästä lounaasta Rastilan Kartanolla. Koe liikunnan virkistävä vaikutus osaavien ohjaajien ja huippuvälineiden parissa tai löydä uusia tuulia työelämään henkisen valmennuksen avulla. Kokoa huoltopakettisi osoitteesta www.henkilohuoltamo.fi. p. 09 310 87702, henkilo.huoltamo@hel.fi Me järjestämme tilaisuuksia neuvotella, edustaa ja nauttia. Tutustu kymmeniin kokous- ja juhlatiloihimme tai tilaa tapahtuma teille. Sodexo Service Center p. 010 540 7500 www.sodexo.fi/tilaisuudet Rastila Camping Karavaanikatu 4 00980 Helsinki www.rastilacamping.fi

TÄMÄ ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA ERIKOISJULKAISU ILMOITUSLIITE 5 Tapahtuma on aina mediavalinta HEIDIN VINKIT ONNISTUNUT KOKOUS Yksi hyvä vaihtoehto virkistävälle kokoukselle on piipahdus ulkoilmaan, ainakin osaksi päivää. KUVA: SHUTTERSTOCK.COM Kysymys: Miksi yritystapahtuman järjestäminen tulisi ulkoistaa ammattimaiselle tapahtumatoimistolle? Vastaus: Jotta asiakasyritys voi keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa. MTL Tapahtumatoimistojen puheenjohtaja ja tapahtumajärjestämisen ammattilainen, toimitusjohtaja Heidi Ekholm-Talas kehottaa yrityksiä ulkoistamaan tapahtumiensa suunnittelun ja tuotannon luotettavalle tapahtumatoimistolle. Sellaisia on Suomessa jo useita kymmeniä. Ulkoistaessaan tapahtuman järjestelyt asiakas määrittelee tapahtuman tavoitteet, kohderyhmän ja budjetin. Tällöin tapahtumatoimisto kantaa kokonaisvastuun tuotannosta ja huolehtii tapahtuman onnistumisesta alusta loppuun saakka. Toimeksiantoa annettaessa on tärkeää, että asiakas on budjetissaan rehellinen ja realistinen. Usein tapahtumamarkkinointiin budjetoidut rahat ovat riittämättömät sen tavoitteisiin nähden. Heidi Ekholm-Talas sanoo, että tapahtumamarkkinointi antaa asiakkaalle mahdollisuuden kontrolloida asiakaskohtaamista aivan toisella tavalla kuin muissa medioissa. Olisi suoranaista typeryyttä järjestää tapahtuma ilman etukäteen mietittyä strategiaa ja tavoitteita, hän toteaa. Millainen media olet? Heidi Ekholm-Talaksen mukaan hyvin järjestetty tapahtuma on oikein hyödynnettynä tehokas mediavalinta. Yhtenä vaikuttavana markkinointiviestinnän välineenä hyvin suunniteltu ja rakennettu tapahtuma vahvistaa ja tukee yrityksen imagoa. Tapahtumien viestinnällistä vaikutusta sovi unohtaa myöskään yrityksen henkilöstöön nähden. Henkilöstölle suunnatut, laadukkaat tapahtumat maksavat itsensä takaisin parempana työtehokkuutena ja myynnin kasvuna. Pysy suunnitelmassa! Miten tapahtuman järjestämiseen tulisi sitten valmistautua? Heidi Ekholm-Talas kehottaa suunnittelemaan tapahtumamarkkinointiin liittyvät toiminnot vähintään vuositasolla ja mikä tärkeintä, pysymään suunnitelmassa. Kilpailuttaminen jokaisen tapahtuman osalta ei hyödytä ketään ei asiakasta, eikä tapahtumanjärjestäjää. Syvä yhteistyö, keskinäinen luottamus ja ymmärrys asiakkaan liiketoiminnasta eivät synny yksittäisten tilausten kautta. Tapahtumakumppani kannattaakin kilpailuttaa pitkäaikainen yhteistyö mielessä pitäen. TARU SCHRODERUS Heidi Ekholm-Talas Toimitusjohtaja KUVA: NIINA STOLT Ketkä mukaan suunnitteluun? Vanha sanonta mitä useampi kokki, sitä huonompi soppa pitää Heidi Ekholm-Talaksen mukaan paikkansa myös tapahtuman suunnittelussa. Paras lopputulos saadaan aikaan, kun suunnittelusta vastaa ammattimainen tapahtumatoimisto. Tämä edellyttää, että asiakas on kertonut tapahtumalle asetetut tavoitteet mahdollisimman hyvin. Yrityksestä ja tapahtuman koosta riippuen tapahtuman suunnitteluun saattaa osallistua asiakasyrityksen käyttämät mainos-, viestintä- ja mediatoimistot. Asiakasyrityksen puolelta on aina hyvä nimetä yksi vastuuhenkilö, joka toimii tapahtumatoimiston kanssa tiiviissä yhteydessä. Yrityksen nimeämällä vastuuhenkilöllä tulee olla päätösvalta tai tapahtumatoimiston pitää voida esitellä suunnitelmat päätöksentekijälle ilman välikäsiä. Jotta lopputulos on suunnitellun mukainen, tulee niin yrityksen kuin tapahtumatoimistonkin olla perillä tapahtuman tavoitteista, aikataulutuksesta, budjetoinnista ja vastuista. Oulu kokouskaupunkien aatelia Oulussa asiat sujuvat luonnostaan. Aidosti ystävälliset ihmiset jouhevine asenteineen, sujuva liikkuminen paikallisesti sekä monipuoliset kokouspaikkavaihtoehdot historiallisista kartanoista kansainväliset vaatimukset täyttäviin moderneihin kokoustiloihin mahdollistavat onnistuneen kokouksen kaikkiin tarpeisiin. Oulusta löytyy kaikki tarvittavat palvelut suurkokouksen järjestämiseen. Panostamme suurkokousten määrän lisäämiseen entisestään, toteaa Kaisu Laurila-Seluska, Oulun Matkailu Oy:n toimitusjohtaja. Majoituskapasiteettia Oulun hotelleissa on lähes 3000 kokousvieraalle. Kokous- ja konferenssipaikkoja löytyy aina tuhannen ihmisen kokouksiin saakka. KUSTANNUKSET KURIIN Pohjoisen Suomen palveluiden selvästi edullisempi hintataso tekee Oulusta erittäin kilpailukykyisen kaupungin myös kokonaiskustannusten osalta. Ouluun saapuu päivittäin yli 20 lentoa neljän liikennöivän yhtiön voimin, myös ulkomailta. POHJOISTA EKSOTIIKKAA EU-ministerikokous Oulun Kaupunginteatterissa. Pääsali kuten muutkin salit muuntuvat helposti ja avarat aulatilat tarjoavat tilat näyttelyille ja iltatilaisuuksille. Oulun sijainti Lapin porteilla Pohjois-Suomen kauniissa luonnossa antaa oman lisäulottuvuuden kokouksiin. Kokouksen oheisohjelmiin pohjoinen sijainti antaa lukemattomia elämyksellisiä mahdollisuuksia kesällä ja talvella. Kirjoittaja: Jussi Ovaskainen

6 ILMOITUSLIITE TÄMÄ ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA ERIKOISJULKAISU AJASSA 2ASKEL PANOSTA YKSI- TYISKOHTIIN TEE KOKOUKSESTA ELÄMYS! Toiveet ylittävä asiakastapahtuma Kysymys: Kuinka järjestetään toiveet ylittävä asiakastapahtuma? Vastaus: Mieti jokainen yksityiskohta etukäteen ja arvosta asiakkaan aikaa. ESIMERKKI Kirsi Larkiala, Head of Global Transaction Services, johtaa SEB konsernissa Suomessa mittavan kokoista Global Transaction Services -osastoa. Hän vastaa yrityksen tuotteiden myynnistä, asiakaspalvelusta ja tuotekehityksestä. Tapahtumista ja niiden tuottamisesta Larkialallla on paljon kokemusta, sillä he järjestävät niitä yritysasiakkailleen viikoittain. Haluamme tuottaa asiakkaillemme ensiluokkaisia asiakaskokemuksia (vrt. superior customer experience), mikä meillä tarkoittaa sitä, että he yllättyvät joka kerta ja saavat hieman enemmän kuin odottivat, kertoo Larkiala. KUVA: ILPO VAINIONPAA Arvosta asiakkaan aikaa Asiakkaillamme on kiireiset aikataulut ja perhe kotona. Koska he ovat valmiita antamaan aikaansa meille, tulee tapahtuman olla todella hyvin suunniteltu ja toteutettu. Asiakastapahtumien onnistunen vaatii paljon työtä ja sen takia on tärkeää suunnitella jokainen pienikin yksityiskohta etukäteen. Vaikka tapahtumia on useita viikossa, käydään jokainen tapahtuma kohta kohdalta läpi niin ravintoloitsijan kuin henkilökunnan kanssa. Mietimme miten ja millä kukakin liikkuu, missä pidetään alkumalja ja mitä sitten tapahtuu. Tiedotan myös omaa henkilökuntaani koko tapahtuman kulusta, jotta he osaavat vastata asiakkaiden kysymyksiin aikatauluista, ohjelmasta ja tarjottavasta. Usein ennen tapahtumaa kertaamme yleisölle illan aikataulun, jolloin ihmiset rentoutuvat, kertoo Larkiala. KIRSI LARKIALAN YRITYSTAPAHTUMAVINKIT Jos on tärkeä iso tapahtuma kyseessä, lähetä asiakkaille jo reilusti etukäteen save the date -kutsu ja lähempänä tapahtumaa virallinen kutsu. Suunnittele koko illan kulku askel askeleelta ottaen huomioon jokainen liikkuva osa. Tarjoa asiakkaalle enemmän kun hän osaa odottaa. Pienillä yksityiskohdilla ja huomaavaisilla pienillä lahjoilla on merkitystä. Viihdytä vieraitasi, kenenkään ei pitäisi olla yksin. Viesti etukäteen illan kulus- Suomessa piirit ovat tunnetusti pienet ja samalla alalla työskentelevät ihmiset tuntevat toisensa. Kirsi Larkiala Head of Global Transaction Services ta, jotta osallistujat tuntevat olonsa mukavaksi. Kun välit asiakkaisiin ovat hyvät ja läheiset, voit mennä tapahtuman suunnittelussa henkilökohtaiselle tasolle. Arvosta asiakkaittesi aikaa ja laita itsesi heidän kenkiinsä. Mitä itse kaipaisit tapahtumassa? Pyri siihen, että visuaalinen ilme vastaa yritysilmettä: kutsut, yrityslahjat ja teemat voivat tukea yrityksen väritystä. Huolehdi että sinulla on hyvät suhteet palvelutarjoajiin, näin saat itse parasta mahdollista palvelua. TAPAHTUMAPAIKKA Yksi tärkeimmistä asioista tapahtumapaikan suunnittelussa on valaistuksen valitseminen. KUVA: BROADWAY FINLAND Asiakassuhde on vuosien tulos Suomessa piirit ovat tunnetusti pienet ja samalla alalla työskentelevät ihmiset tuntevat toisensa. Liiketoiminnassa menestyy se, jolla on läheiset asiakassuhteet. Larkiala muistuttaa, että ihmiset ostavat ihmiseltä, eivät yritykseltä. Tämän tulee näkyä myös tapahtumissa sosiaalisena älykkyytenä, joka saattaa meiltä suomalaisilta joskus uupua. Larkiala painottaa, että yritystapahtuma ei ole paikka työkavereiden kanssa omista ja työasioista jutustelulle. Tilaisuus tulee käyttää hyväksi ja keskustella asiakkaiden kanssa. Parhaimmassa tapauksessa tämä johtaa siihen, että tunnemme asiakkaan henkilökohtaisesti ja tiedämme hänen yksityiselämästään paljon ja myös toisin päin, kuvailee Larkiala. Case: Madonnan keikka Jokainen yksityiskohta, joka on valmiiksi mietitty ja järjestetty etukäteen lisää niin asiakkaiden kun isäntien viihtymistä ja osoittaa välittämistä. Hyvä esimerkki tästä on Madonnan keikka, jonne Larkiala kollegoineen vei naisasiakkaitaan. Koska lehdistössä etukäteen varoiteltiin koko Helsingin olevan konsertin myötä täynnä liikenneruuhkia, päätti Larkiala kutsua asiakkaat kotiinsa. Emme halunneet mennä ravintolaan, koska ne olivat tuohon aikaan tupaten täynnä. Järjestin asian siten, että kutsuin vieraat luokseni, jossa kilistelimme alkumaljat ja saimme kyydin aivan portille. Keikan jälkeen auto tuli hakemaan meitä ja pääsimme ruuhkatta takaisin luokseni, jossa tarjosin vielä kaikille yöpalaa. Siitä kaikki pystyivät sitten hiljalleen soittamaan miehiään hakemaan, kun pahimmat ruuhkat olivat jo menneet ohi. KATI HUURTELA KUVA: SHUTTERSTOCK.COM Kuka enää jaksaa nyhjöttää tunkkaisessa neukkarissa, jos vaihtoehtoina on palaveri luonnonhelmassa tai asiakaspäivät purjeveneilyn merkeissä? Mitä kaikkea voisikaan tehdä oman henkilöstön tai asiakkaiden kanssa? Korkeita paikkoja pelkäämättömät voi viedä katsomaan, miltä maailma näyttää lintuperspektiivistä. Kuumailmapallokyyditys saattaa kirvoittaa uusia ja lennokkaita bisnesideoita. Yhteen hiileen puhaltamista voi treenata vaikka kirkkovenesoudussa. Kun yksi huilaa, muut soutavat. Erinomaista tiimityöskentelyä! Vauhdin hurmaa voi kokea eri puolella Suomea järjestettävillä mönkijäsafareille. Muutaman tunnin tai koko päivän retkeen voi yhdistää elämyksellisen palaverin ja yöpymisen luonnon helmassa. Vanha kunnon keilaus on varmasti koko porukan mieleen. Taitoa vaativa laji sopii kaikille ikään ja kokoon katsomatta. Mitäpä jos yllättäisit asiakkaasi irlantilais-kelttiläisillä pidoilla? Näissä kesteissä palataan ajassa tuntemattomalle keskiajalle ja nautitaan unohtumaton illallinen entisajan ritarien ja linnanneitojen tapaan. Jos haluat järjestää vieraillesi todella kuumat paikat, voit viedä heidät keskelle oikeaa tulipaloa. Paloalan ammattilaiset tarjoavat turvallisen ja opettavan elämysmatkan hallitun huoneistopalon keskelle. Melko uskomatonta! Jos työpaikan joulusikermään ei löydy taaskaan vapaaehtoisia, anna henkilöstön keskittyä tonttuiluun tai yllätä heidät veret seisauttavalla murhamysteerillä! Murhamysteerissä ryhmän tulee selvittää aidossa linnassa tapahtunut murha annettujen vihjeiden perusteella. LISÄTIETOJA ELÄMYKSELLISESTÄ KOKOUS- JA TA- PAHTUMAVAIHTOEHDOISTA OSOITTEESTA: WWW. ELAMYS.COM TARU SCHRODERIUS

INSPIRAATIO TÄMÄ ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA ERIKOISJULKAISU ILMOITUSLIITE 7 VINKKI Odotukset ylittävä tapahtuma 1 Sisältö on aina olennaisin tapahtumassa, mutta jos muut asiat eivät ole kunnossa, hyvät puhujatkaan/ohjelma ei välttämättä pelasta tapahtumaa. 2 Vasta 3 oikean ympäristön avulla tapahtumasta luodaan elämys. Yritykset järjestävät niin paljon asiakastilaisuuksia, että erottuminen ei ole helppoa. Kuitenkin laadukkaat tapahtumat muistetaan ja niissä käydään joskus jopa vuodesta toiseen. Siksi laatuun kannattaa aina panostaa! 4 Älä tingi valaistuksesta, sillä se on tärkein sisustus ja somistus. Päivä- ja iltatilaisuuksien tunnelma on erilainen eli ne valaistaan täysin eri tavoin. 5 Äänentoiston merkitystä ei voi koskaan korostaa liikaa. Kun äänentoisto toimii hyvin, siihen ei kiinnitä huomiota, kun se ei toimi, kaikki läsnäolijat huomaavat ja muistavat. KUVAT: BROADWAYN ARKISTO

8 ILMOITUSLIITE TÄMÄ ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA ERIKOISJULKAISU INSPIRAATIO Kysymys: Miksi tapahtuman tuloksia ja rahallista tulosta kannattaa mitata? Vastaus: Saat luotettavaa tietoa siitä, vastasiko se osallistujien odotuksia ja toimiiko yleisö haluamallasi tavalla. Parhaassa tapauksessa vahvistat brandia ja asiakassuhdetta. Tapahtuman tuloksellisuuden mittaaminen JOHTAJALTA JOHTAJALLE TAPAHTUMAT Kuinka on mahdollista mitata tapahtuman ROI (return on investment), kun kyseessä on ihmisten tunteet ja paljon numeerisista arvoista poikkeavaa tietoa? Event ROI instituutin toimitusjohtaja Elling Hamsö kertoo, että kaikki lähtee tavoitteista. Tunnumme pelkäävän mittauksia, jotka perustuvat arvioihin aivan kuin arviot eivät olisi mistään kotoisin, aloittaa Elling Hamsö. Esimerkiksi päätös tehtaan rakentamisesta perustuu arvioihin tulevaisuuden tuotoista. Kun yritykselle maksetaan miljoonia kaupan yhteydessä, perustuu tuotto arvioihin. Meidän ei siis pidä pelätä arvioita tapahtuman tuottavuutta mitattaessa. Sen sijaan meidän pitää kysyä, kuinka me päädyimme mahdollisimman oikeisiin arvioihin. Arviointia tehdään jatkuvasti epäammattimaisesti ja tässä onkin koko jutun juoni. Tarvitaan ammattimaiset mittarit. Pienellä vaivalla, arvioinnin eri askelmista, muodostuu ROI-metodologia, joka on helppo oppia ja ottaa käyttöön ja joka johtaa lopulta parempiin tapahtumiin. Mittaa osallistujien tyytyväisyyttä Arvioinnin kaksi ensimmäistä askelta ovat osallistujien ja miksei myös järjestäjien tyytyväisyyden mittaaminen sekä oppiminen. Tyytyväisyyden mittaaminen keskittyy perusasioihin kuten tapahtumapaikan, tarjoiluiden, tapahtuman toimivuuden, sisällön ja vieraanvaraisuuden arviointiin. Saiko osallistuja sen, mitä tuli hakemaan? Toinen askel oppimisen mittaaminen on oleellinen, oli kyseessä sitten uuden tuotteen lanseeraus, yritysseminaari, koulutustilaisuus tai sisäinen henkilöstötilaisuus. Monien tapahtumien pyrkimyksenä on muuttaa mielipidettä brandia kohtaan. Helpoin tapa mitata muutosta on esittää osallistujille kysely, jossa on arvoväittämiä. Kyselyn tuloksia verrataan tämän jälkeen siihen, mitä samankaltainen yleisö normaalitilanteessa ajattelee brandista, Hamsö opastaa. Oleellisinta on kuitenkin tietää mitä yleisö tekee oppimisen jälkeen. MITTAUS Tunnumme pelkäävän mittauksia, jotka perustuvat arvioihin aivan kuin arviot eivät olisi mistään kotoisin. Elling Hamsö Toimitusjohtaja Saitko aikaan muutoksia? Totuus on, ettei tapahtumalla ole juurikaan arvoa, elleivät osallistujat tee asioita eri tavalla sen jälkeen, Hamsö tiivistää Olet siis saavuttanut tapahtumallasi uuden brandin oppimista, tiedottanut uudesta tuotteesta tai tuonut eri alan ihmisiä verkostoitumistapahtumassa. Millaiseen käytökseen uuden oppiminen johtaa? Yksinkertainen vastaus on, että ihmiset menevät ja ostavat tuotteen tai tekevät jotakin toisin kuin aikaisemmin, Hamsö toteaa. Hän kuitenkin jatkaa, ettei asia ole niin suoraviivainen. Valitettavasti ostoprosessi ei etene edellä mainitulla tavalla vaan siihen liittyy paljon muita ihmisiä, joko perheen tai yrityksen sisällä. Ostopäätöstä harkitaan tarkkaan ja sen perusteluiksi kerätään paljon lisäinformaatiota. Hamsö kertoo esimerkin. Luksusautomerkki halusi päästä 20 prosetin markkinaosuuteen. He järjestivät tapahtumia, joiden päämääränä oli saada ihmiset koeajamaan auto, ei suinkaan ostamaan sitä. Esimerkillistä tapahtumissa oli tavoitteen asettelu, sillä tilastojen mukaan auton koeajaminen vaikuttaa selkeän positiivisesti ostopäätökseen. Kuinka mittaaminen tapahtuu? Tapahtuman osallistujien oppineisuutta ja tapahtuman vaikutusta on hyvin helppo mitata. Paras työkalu tähän on internetin välityksellä jaettava kyselylomake. Kyselystä etukäteen informoiminen nostaa huomattavasti vastausprosenttia. Kun ihmiset ovat valmiiksi tietoisia kyselystä, he luultavimmin avaavat sen ja vastaavat kysymyksiin, painottaa Hamsö. He myös pitävät itseään hieman muita parempina, koska ovat niiden valittujen joukossa, joiden mielipide merkitsee. Vastausprosenttia nostaa informoinnin lisäksi tarpeeksi lyhyt kysely, johon vastaaminen kestää maksimissaan viisi minuuttia. Kyselyn on oltava ja selkeä, jossa on järkevästi aseteltuja suljettuja kysymyksiä. Kysely antaa tietoa tapahtuman järjestäjälle, mutta se myös nostaa tapahtuman järjestävän yrityksen brandia ja osoittaa että asiakkaan viihtyminen on heille tärkeää. Asiakas huomaa, että yrityksellä on kunnianhimoa tehdä tulevista tapahtumista vielä parempia, summaa Hamsö. KATI HUURTELA INSPIRAATIO VINKKI KÄYTÄ ROIN MITTAAMISTA SUUNNITTELUN TYÖKALUNA! Voit asettaa objektiiviset tavoitteet ja mitata lopuksi tulokset eri tavoitetasoilla. Arviointi ja mittaus pitää pyrkiä tekemään mahdollisimman ammattimaisesti. Muista tärkeysjärjestys suunnittelussa. Määritä ensimmäisenä neljännen tason tavoitteet (pyramidissa Impact) eli kuinka kokoontumisen tai tapahtuman pitää vaikuttaa organisaation perustavoitteisiin käytännössä. Lisääntyykö myynti vai vähenevätkö kulut? Kasvaako brändin tunnettuus tms? Kolmas taso (pyramidissa Application) mittaa sitä miten yleisö alkaa käyttää ja soveltaa tilaisuudessa oppimaansa sisältöä. Määritä siis mitä haluat yleisön käytännössä tekevän tilaisuuden jälkeen. Toinen taso (pyramidissa Learning) mittaa miten tilaisuudessa kerrottu sisältö on opittu ja ymmärretty. Mikä oppiminen on tapahduttava, jotta toivottu käytös kolmannella tasolla toteutuu? Vasta näiden tavoitteiden määrittelyjen jälkeen voit siirtyä suunnittelemaan tilaisuuden sisältöä ja sen viihdyttävää muotoa. Ylempien tasojen tavoitteet määrittelevät minkä muotoinen tilaisuudesta tehdään. Alin (pyramidissa Satisfaction) mitattava taso on kävijän ja yleisön tyytyväisyys luvattuihin perusasioihin.

TÄMÄ ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA ERIKOISJULKAISU 3ASKEL ARVIOI LOPPU- PU TULOKSIA ILMOITUSLIITE 9 3 TULEVAISUUDEN KOKOUSTEN HAASTEET Elling Hamsö Toimitusjohtaja 1 Elling Hamsö puhuu Helsingissä 16.9. alkavassa CORE-tapahtumassa tulevasta sukupolvesta, joka on kasvanut sosiaalisen median ja vuorovaikutteisuuden ympäröimänä lähes koko elämänsä. Hamsö väittää, että tapahtumien tulee muuttua merkittävästi säilyttääkseen tämän sukupolven kiinnostuksen. 2 Hamsön mukaan tapahtumat siirtyvät tiedon jakamisesta kohti vuorovaikutteisuutta. Kun tietoa on saatavilla niin monesta eri lähteestä, miksi tuhlata aikaa sen kuulemiseen? Myös suhtautuminen auktoriteetteja kohtaan on muuttumassa ja uuden tiedon jakamisen on tapahduttava samalla tasolla. 1 MITTAA MUUTOSTA Hamsö näkee onnistuneen tapahtuman vaikutukset kävijöiden toiminnan muutoksena. KUVAT: ELLING HAMSÖN ARKISTO 3 Online kommunikaatio ja eri tavat kokoontua, ennen, jälkeen ja kokouksen aikana muuttuvat virtuaalisuuden yhä lisääntyessä. Lopuun Hamsö heittää väitteen, jota hän käsittelee Helsingissä 16.9. alkavassa tapahtumassa: Paljon videopelejä pelaavat nuoret ovat tulevaisuuden johtajia. Mene ja tiedä. Kirjaimellisesti. Airport Congress ainutlaatuisia kokouselämyksiä kiitotien äärellä Monipuoliset kokoustilat, nautinnolliset tarjoilut ja Helsinki- Vantaan lentokentän kansainvälinen ilmapiiri luovat puitteet onnistuneelle, tehokkaalle ja virikkeelliselle kokoukselle. Kokoustilojen huikeat kiitotienäkymät tekevät kokouspäivästä unohtumattoman. Varaukset ja tiedustelut: Myyntipalvelu puh. 0207 629 732, sales@sspfinland.fi, www.sspfinland.fi

10 ILMOITUSLIITE TÄMÄ ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA ERIKOISJULKAISU INSPIRAATIO 3 1 2 Mitä koulutuksesta jäi käteen? Kysymys: Mistä tiedän, oliko koulutustapahtumani sisältö lainkaan kohderyhmälleni sopiva? Vastaus Yritykset voivat mitata niin tapahtuman sisällön onnistumista kuin siihen käytettyä panos tuotos-suhdettakin. Se on jopa suositeltavaa! ESITTELY KOULUTUSTAPAHTUMAT GlaxoSmithKlinen koulutuspäällikkö Hanna Lindholm tietää, miten koulutustapahtumista saadaan otettua kaikki hyöty irti parhaalla mahdollisella tavalla. Yritys järjestää yli kuusisataa koulutustilaisuutta vuosittain. Lindholm kehittää koulutuksia koulutusten osallistujilta ja lääke-edustajilta saamansa palautteen perusteella. Koulutustapahtumien sisällön ja onnistumisen mittaaminen on tärkeää, jotta osaamme rakentaa kullekin kohderyhmälle ajankohtaisia, kiinnostavia ja aidosti tarpeellisia koulutuksia, Lindholm toteaa. Lääkäreille ja sairaanhoitajille reseptivalmisteisiin liittyviä koulutuksia järjestävä Lindholm kertoo, miten mukavaa työskennellä yrityksessä, jossa saa ennakkoluulottomasti kokeilla eri menetelmiä oppimisen mittaamiseksi. Mitä, missä, kenelle? Hanna Lindholmin mukaan onnistuneen tapahtuman järjestäminen alkaa huolellisesta suunnittelusta. Myös koulutukselle asetetut tavoitteet tulee miettiä tarkasti, jotta ne palvelevat tarkoitusta ja ovat helposti mitattavissa. Jo lähtövaiheessa tulee asennoitua niin, että koulutustapahtuman ROI, tuotto, on samalla tavoin mitattavissa kuin kaikki muukin tapahtumaan liittyvä markkinointi ja viestintä. Yksittäisen toimenpiteen ROI:n irrottaminen kokonaisuudesta ei ole MEDISTEP OLI MENESTYS GlaxoSmithKlinen viime vuoden suurin koulutustapahtuma, yli 150 lääkäriä tavoittanut MediStep, oli koulutuspäällikkö Hanna Lindholmin mukaan menestys. Ohessa Hannan listaus tärkeimmistä koulutuksen onnistumiseen vaikuttaneista seikoista: 1. Oikea aika, paikka ja ajankohta Tapahtuman suunnittelussa tehtiin alusta alkaen laaja-alaista yhteistyötä julkisen sektorin kanssa. 2. Kohderyhmään pureutuva asiasisältö Pystyimme tarjoamaan kohderyhmänä olleille yleislääkäreille lyhyessä ajassa varsin kattavan paketin ajankohtaista tietoa vauvoista vaareihin. 3. Kohderyhmälle sopivat koulutusmenetelmät Ne valittiin koulutuksen tavoitteita parhaiten tukeviksi. 4. Tarkkaan harkitut mittarit Mittareiden avulla pystyimme osoittamaan, että osallistujien keskuudessa oli tapahtunut koulutuksen myötä oppimista. 5. Palautekyselyn vastausprosentti Palautekyselyymme vastasi peräti 80 prosenttia osallistujista. Sen avulla saimme arvokasta palautetta ja kehitysideoita seuraavan vuoden tapahtumia silmällä pitäen. ONNISTUNUT TAPAHTUMA 1. Yleisön osallistumien on tärkeää 2. Mittaa reaktioita 3. Hanna Lindholm on järjestelyjen konkari KUVAT: GLAXOSMITHKLINE kuitenkaan mielestäni järkevää. Yhtiön kannalta tärkeämpää on tehtyjen toimenpiteiden yhteisvaikutus. Lindholm pitää ROI:ta enemmänkin toimintaansa ohjaavana ajattelutapana kuin johtoportaalle esiteltävinä lukuina. Yksittäisen tapahtuman osalta hän kiinnittää tuottoon huomiota vetämällä yhteen ennakko- ja palautekyselyjen sekä koulutustapahtuman jälkeisen kontaktoinnin tulokset. Koulutusten panos tuotos-suhde näkyy lopulta yhtiön tuloksessa. Edustajamme tapaavat koulutustilaisuuteen osallistuneita kahden - kolmen kuukauden kuluessa koulutuksesta. Kuulemme heiltä melkoisen nopeasti, miten koulutuksen opit ovat lähteneet elämään käytännön hoitotyössä. Yhteistyöstä voimaa Jotta koulutusta on ylipäätään järkevä järjestää, tulee sen sisällön olla ajankohtainen ja asiakaslähtöinen. Hanna Lindholm luottaa koulutustapahtumien suunnittelussa yhteistyön voimaan. Isoimmat GlaxoSmithKlinen koulutukset rakennetaan hyvässä yhteistyössä kulloisenkin sairaanhoitopiirin tai klinikan kanssa siten, että koulutuksen sisältö räätälöidään aidosti kohderyhmää palvelevaksi ja kiinnostavaksi. Kouluttajina näissä koulutuksissa toimivat sairaanhoitopiirin tai -klinikan erikoislääkärit. Terapia-aluekoulutus ja tuotteita käsittelevä näyttely pidetään aina tiukasti toisistaan erillään, jotta varmistutaan laadukkaasta ja korkeatasoisesta koulutuksesta. On myös tärkeää, että koulutus pidetään hyvien kulkuyhteyksien varrella, jolloin sijainti ei estä osallistujia saapumasta koulutukseen. TARU SCHRODERUS NO-SHOW JÄRJESTÄJÄN PAHIN PAINAJAINEN Aseta tilaisuudelle tavoite Mieti tarkoin mikä on tilaisuuden tarkoitus ja mitä se tarjoaa osallistujalle. Vieras saapuu paikalle, jos hän on varma siitä, että se tarjoaa hänelle jotain henkilökohtaisesti tärkeää. Kutsu ratkaisee Kutsun muoto, sisältö ja ajoitus ratkaisevat kiinnostuuko vieras tilaisuudestasi. Ole houkutteleva ja varmista, että kutsut oikean henkilön. Onnistunut kutsuprosessi vaatii useita vahvistavia ja ohjaavia viestejä, jolloin vieras kokee olevansa tärkeä sekä alusta saakka laadukkaasti huolehdittu. Oikeat ihmiset oikeaan paikkaan Ihmiset viihtyvät hyvin erilaisissa paikoissa. Ympäristön on syytä olla kohderyhmän mukainen, muuten kutsuun jätetään vastaamatta. Vieras tulee helpoiten kun hän uskoo jo etukäteen viihtyvänsä tilaisuudessa. Tee saapuminen helpoksi Mieti millä keinoin kutsumasi vieraat haluavat ja voivat saapua paikalle. Jotkut tulevat aina omalla autolla ja silloin vaikea pysäköintitilanne voi asettaa henkisen esteen osallistumiselle. Voit myös valita tapahtumapaikan, johon pääsee helposti julkisilla kulkuvälineillä. Aamu parempi kuin ilta Aamutilaisuuksiin osallistutaan varmimmin. Päivän aikana syntyneet työkiireet voivat helposti estää saapumisen tilaisuuteen päivän päätteeksi. Iltatilaisuuden täytyy olla erityisen vetovoimainen, jotta se on kilpailukykyinen perhe-elämän ja harrastusten rinnalla. Pidä huolta vieraastasi Älä epäröi kutsua joskus hyvin pientä joukkoa vieraita ja tarjoa heille erityisen eksklusiivinen tilaisuus. Älä unohda lahjaa Varaa aina harkittua mukaan vietävää, jolla jätetään muistijälki ja levitetään oman tilaisuuden sanomaa yhä pidemmäksi ajaksi. Kiittäminen viestillä, kirjeellä tai kyselyllä tilaisuuden onnistumisesta ovat välttämättömiä toimenpiteitä. Tämä luo myös pohjan ja jatkumon seuraaville tilaisuuksille. Ylitä odotukset Tämä on paras tapa ehkäistä no-show seuraavassa järjestämässäsi tilaisuudessa. ANU TURKIA-RACHAD

AJASSA TÄMÄ ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA ERIKOISJULKAISU ILMOITUSLIITE 11 4ASKEL KOTIMAASTA ASTA LÖYTYY LAATUA BISNESTÄ BISNEKSESTÄ Suomi käärii sievoiset summat rahaa vuosittain kongressikohteena. KUVA: SHUTTERSTOCK.COM Suomi suosituimpien kongressimaiden joukossa Kysymys: Mitä Suomi hyötyy kongressien järjestämisestä? Vastaus: Kongressivieras jättää Suomeen keskimäärin 1 640 euroa. Suomi on puolustanut paikkaansa maailman 20 parhaan kokousmaan joukossa jo parinkymmenen vuoden ajan. Tuoreimmat UIA:n (Union of International Associations)tilastot kertovat, että Suomessa pidettiin vuonna 2009 maailman 18:nneksi eniten kansainvälisiä kongresseja. Suosio kongressimaana tietää myös tuloja. Viimeisimmän kongressitutkimuksen mukaan yhden kongressivieraan tulovaikutus on 1 640 euroa. Kansainvälisen kongressin osanottaja kuluttaa matkallaan aina rahaa, sekä matkustaessaan kongressipaikkakunnalle että paikan päällä. Vierailija tuo rahaa kongressikaupunkiin Useamman päivän kestävän kongressin ajan osallistuja luonnollisesti majoittuu kongressikaupunkiin tai sen lähistölle. Vatsa tarvitsee ravintoa ja mieli taas rentoutuu suomalaisia nähtävyyksiä kierrellessä tai sosiaalisen yhdessäolon merkeissä. Jotakin on myös saatava mukaan, muistoksi tai käyttöön joten ostoksiakin kertyy. Nämä ovat vain esimerkkejä rahankäyttökohteista. Kongressiosallistujat viipyvät Suomessa keskimäärin 5,2 vuorokautta. Kokoustaminen on kannattavaa liiketoimintaa. Tästä kertoo esimerkiksi se, että vuonna 2009 Suomessa järjestetyt kansainväliset järjestökongressit ja eri alojen tieteelliset kokoukset toivat maallemme matkailutuloina noin 104 miljoonaa euroa, kertoo Finland Convention Bureaun vt. toimitusjohtaja Kerstin Träskman. Suomi on pidetty järjestäjämaa Tulotiedot saadaan säännöllisin väliajoin toteutetusta, Finland Convention Bureaun teettämästä kongressitutkimuksesta. Parhaillaan käynnissä olevan tutkimuksen tulokset julkaistaan vuoden 2011 alussa. Edellinen kongressitutkimus toteutettiin kesä-lokakuussa 2007. Suomessa vierailleiden kansainvälisten kongressiosallistujien mielipiteitä on tutkittu vuodesta 1986 lähtien. Vuonna 2009 tilastoiduista 11 968 kongressista Suomessa järjestettiin 153 eli 1,5 prosenttia. Pohjoismaisessa vertailussa Suomi oli Ruotsin jälkeen toiseksi paras Tanskan ja Norjan löytyessä sijoilta 20 ja 21. Tilastoissa oli mukana 194 maan ja 1 653 kaupungin tiedot. Kaupunkikohtaisessa vertailussa Helsinki oli 20. sijalla. Kongressien vaikutus työllisyyteen oli suoraan 608 henkilötyövuotta ja välillisesti 871 henkilötyövuotta. ANU TURKIA -RACHAD FAZER RAVINTOLAT PÄÄPOSTI Ravintola Pääposti on ainutlaatuinen kokous- ja juhlapaikka keskellä kaupunkia. Monipuoliset ja nykyaikaiset kokoustilat sekä tyylikäs ravintolasali keskeisellä sijainnilla takaavat onnistuneen tilaisuuden isoille tai pienemmille joukoille. FAZER RAVINTOLAT JÄRVENPÄÄ-TALO Järvenpää-talo on areena kaikille tapahtumille isoista kongresseista monipuolisiin konsertteihin ja tapaamisiin. Akustiikaltaan erinomaisessa Sibelius-salissa ja parvellisessa Juhani Aho -salissa järjestät näyttävät tilaisuudet konserteista ja kokouksista yritys- sekä perhejuhliin. Salien lisäksi talosta löytyy useita juhla-, kokous- ja näyttelytiloja. FAZER TAKAA TARJOILUJEN LAADUN. Laadukas tapahtuma syntyy kokonaisvaltaisesta palveluelämyksestä: herkullisesta ja laadukkaasta ruuasta, ammattitaitoisesta henkilökunnasta, asianmukaisesta somistuksesta sekä tilaisuuteen sopivasta ohjelmasta ja tunnelmasta. Fazerilla on Pääpostin ja Järvenpää-talon lisäksi kokous- ja juhlatoimintaa ympäri Suomen. Fazerin hallinnoimia uniikkeja juhlatiloja ovat mm. Olavinlinna, Turun linna ja Lappeenrannan kasino. Lue lisää monipuolisista tarjoiluistamme kotisivuiltamme tai ota yhteyttä myyntipalveluumme niin kerromme mielellämme lisää. Fazer Ravintolat, Ravintola Pääposti Mannerheiminaukio 1 B, 00100 Helsinki Puh. 020 729 6712 paaposti@fazer.fi www.fazer.fi/paaposti Fazer Ravintolat, Järvenpää-talo Hallintokatu 4, 04400 Järvenpää Puh. (09) 2790 170 myynti@jarvenpaatalo.fi www.fazer.fi/jarvenpaatalo

12 ILMOITUSLIITE TÄMÄ ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA ERIKOISJULKAISU AJASSA Vihreitä kohtaamisia Kysymys: Miksi paneutua vihreämmän kokouksen järjestämiseen? Vastaus: Säästät selvää rahaa ja viestit yrityksestäsi positiivisessa valossa. ESIMERKKI Haluaisin esittää julkisen sitoumuksen Meidän täytyy kehittää toimintaamme käyttämällä energiaa tehokkaammin ja karsimalla tuhlaavaisia käytäntöjä. Pyydänkin tänään, kaikkia YK:n päälliköitä, rahastoja ja ohjelmia liittymään tähän ponnistukseen. Pyydän myös koko YK:n perhettä kanssani kohti yhteistä päämäärää, BanKi-Moon, YK:n pääsihteeri, 5.kesäkuuta 2007. YK pienentää hiilijalanjälkeään Yhdistyneiden Kansakuntien organisaatiot järjestävät monia kokouksia vuosittain. Tapahtumia järjestetään niin kymmenelle osallistujalle, kuin usealle tuhannelle. Tapahtumapaikkoina on eri maita, joissa on kaikissa erilainen luonto, kapasiteetti ja infrastruktuuri. Vaikka tapaamisilla on korkeampi, yhteisen hyvän päämäärä, aiheuttavat ne aina negatiivisia vaikutuksia ympäristöön. Näitä ovat mm. matkustaminen kokouskaupunkiin ja matkat paikan päällä, kokouspaikan ilmastointi, isännöinti ja tarjoilut, printtimateriaali ja dokumentit. Tämän takia pääsihteeri BanKi- Moon esitti vetoomuksen henkilökunnalleen pienemmän hiilijalanjäljen tapahtumista. Yhdistyneillä Kansakunnilla on aloitteen seurauksena Green meetings: what to know ja Green meetings: what to do käsikirjat vihreämpiin kokouskäytäntöihin. Onko kokous tarpeen? Aivan ensimmäiseksi YK:n vihreämmän kokouksen käsikirjassa käsketään esittämään kysymys: tarvitsemmeko me todella kokousta? Toinen esitettävä kysymys on, tarvitseeko ihmisten olla paikalla kokouksessa. Pienempiä kokouksia varten etäneuvottelu on aina ensimmäinen vaihtoehto. Myös ne kokoukset, joihin ainoastaan muutama ihminen joutuu matkustamaan, on muutettu etäneuvotteluiksi. Etäneuvottelun suorat vaikutukset ovat jätteen vähentäminen ja matkustaessa syntyvien kasvihuonekaasujen ja muiden päästöjen minimoiminen. Jos kokous päätetään järjestää, nimitetään järjestäjiin vihervastaava, joka suunnittelee ohjeistuksen perusteella kokouksen jokaisen eri osa-alueen. Tiedottaminen vihreämmästä lähestymistavasta on tärkeää viestiessä niin kokouspaikan järjestäjien, kun osallistujien, puhujien ja muiden sidosryhmien kanssa. Kun päätös vihreämpiin käytäntöihin siirtymisestä on tehty, YK:N PÄÄSIHTEERI BANKI-MOON. YK järjestää vuosittain lukuisia kokouksia ympäri maailmaa ja joutuu samalla ottamaan huomioon vaihtelevat kokousympäristöt niin ilmaston, matkustamisen kuin kapasiteetinkin suhteen. tulee tuloksia mitata ja niistä raportoida. Tulosten mittaamiseen tarvitaan yhteistyökumppaneita, tapahtumaisäntiä, osallistujia ja palvelutarjoajia. Kun tuotetaan vihreämpiä tapahtumia ja viestitään niistä, levitetään samalla tietoisuutta, joka on yksi tärkeimmistä eduista. YK:N OHJEISTUKSIA KOHTI VIHREÄMPIÄ KOHTAAMISIA Valitse aina etäneuvottelu, mikäli fyysinen kokoustaminen ei ole aivan tarpeen. Valitse kokouspaikka, joka panostaa energian säästämiseen, vihreään rakentamiseen ja uusiutuvien energialähteiden käyttöön. Valitse sellainen sijainti, joka minimoi niin osallistujien kuin paikalla tarjottavien tuotteiden kuljetukset. Hyödynnä energiaa säästäviä toimiston ohjeistuksia (esim. WWF Green Office) kokouksen järjestämisessä ja toteutuksessa. Minimoi osallistujille jaettavat materiaalit, sekä catering-palveluiden käyttämä materiaali ennen ja jälkeen kokouksen. Vältä kertakäyttöisten astioiden ja tavaroiden käyttöä ja suosi kierrätettyjä ja uudelleen kierrätettäviä materiaaleja. Vältä veden jakamista muovipulloissa. Erottele jäte, mikäli mahdollista. Suosi tuotteita, jossa on käytetty vähemmän ympäristölle haitallisia aineita, kuten klooritonta paperia ja myrkyttömiä puhdistustuotteita. KUVA: UN PHOTO/ESKINDER DEBEBE Palveluiden ostamisesta helpompaa Joutsenmerkin avulla Pohjoismainen ympäristömerkki selvittää parhaillaan vihreämpien kokousten ja kongressien kriteereitä, jotta suomalaisille ja pohjoismaalaisille toimijoille voidaan myöntää yhteisten standardien mukaan Joutsenmerkki. Selvitys konkretisoituu vuoden 2011 lopulla, mutta nyt on selvillä jo osa-alueet, joille eri kriteerit asetetaan. Näitä ovat mm. veden ja kemikaalien käyttö kokouspaikalla, jätteen määrä, kongressimateriaalit, rakennusmateriaalit. Lisäksi asetetaan kriteerit kongressikeskuksen ravintoloille, tavarantoimittajille ja siivouspalveluille, audiovisuaaliselle tekniikalle ja videoneuvotteluille. Tämä tulee helpottamaan kokouspalveluiden ostamista huomattavasti ja on takuuna sille, että palvelut ovat aidosti vihreämpinä. Myönteinen vaikutus ympäristömerkillä on myös se, että se painottaa alihankkijoiden vastuuta, jolloin syntyy ikään kuin parempien palveluiden dominoefekti. Sanottakoon vielä kerran se, jota toitotetaan kyllästymiseen saakka: usein vihreämpi vaihtoehto on se edullisempi. KATI HUURTELA VINKIT Videoneuvottelut edistävät henkilöstön jaksamista Säästä kuluissa Yhä useampi kasvotusten käytävä tapaaminen hoidetaan videoneuvotteluna ja syy tähän on selvä. Se parantaa tuottavuutta, alentaa matkakuluja ja tukee henkilökunnan jaksamista. Esimerkiksi neljän henkilön palaverin ajankohdan löytäminen on haastavaa nykyisin niin tiukkojen aikataulujen takia. Videoneuvotteluna käytynä säästetään parhaimmassa tapauksessa kolmen henkilön matkustamiseen käytetty aika joka on työtunteina suhteessa paljon. Säästä aikaa Muiden maiden toimistoissa tapahtuvat kokoukset ja palaverit voidaan hoitaa omalta työpisteeltä ilman aikaisia aamuja ja myöhäisiä iltoja lentokentillä. Kokouksen ollessa ohi, olet heti valmiina töihin. Valitse sopiva vaihtoehto Eri palveluntarjoajat myyvät erilaisia paketteja. Videoneuvottelu kokonaisuus on mahdollista ostaa osissa tai tilata avaimet käteen palvelu.yksinkertainen palvelu maksaa muutaman kympin kuukaudessa ja se toimii Internetin kautta, joten erillisen laitteiston hankkiminen ei ole tarpeen, eikä ulkopuolista asentajaa tarvita. Neuvotteluhuonepalvelu maksaa joitain satoja euroja kuukaudessa, ja se rakennetaan nimensä mukaisesti neuvotteluhuoneeseen. Tämä järjestelmä mahdollistaa monihenkisetkin palaverit ja saa tilan vaikuttamaan siltä kuin osallistujat olisivat samassa huoneessa. Realistinen neuvottelutilanne Videoneuvotteluteknologia on tänä päivänä niin edistynyttä ja nykyiset järjestelmät niin hyviä, että häiriötekijöitä ja viivettä ei esiinny ollenkaan. Virtuaalikokouksen osallistujat näkyvät kaikki teräväpiirron välityksellä ja ääni ja liike tulevat samanaikaisesti. Kahden ihmisen puhuessa päällekkäin, kuuluvat molemmat äänet selvästi. Näin ollen keskeyttäminen, päälle puhuminen ja kaikki muu epäkohtelias, joskin inhimillinen keskustelutapa on mahdollista ja luonnollista.

INSPIRAATIO TÄMÄ ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA ERIKOISJULKAISU ILMOITUSLIITE 13 VINKKI VIDEONEUVOTTELUN MYÖNTEISET YMPÄRISTÖVAIKUTUKSET Etäneuvottelun avulla lento -ja automatkustamisen korvaamista suositellaan useissa suuryrityksissä sekä julkishallinnossa, jossa etäneuvottelun käytöstä on olemassa suositus. Suoria myönteisiä ympäristövaikutuksia ovat haitallisten kasvihuonekaasupäästöjen leikkaaminen. Etäneuvottelu parantaa myös yksilön elämänlaatua, sillä matkustamisen sijaan aikaa voi viettää esim. perheen parissa. Alla esimerkki laskelma sekä lentomatkustamisen ja automatkustamisen korvaamisesta etäneuvottelun avulla. Laskelma ei ota huomioon lisääntynyttä ekotehokkuutta, ainoastaan päästöleikkaukset. Meno paluu Oulun ja Helsingin välillä: Lentomatka: 159,34 kg hiilidioksidia/matkustaja (EU-komission ilmastosivusto) Automatka Diesel autolla: 2x(600km x 160g/km)= 192 kg CO₂ Automatka Bensiiniautolla: 2x(600km x 157,7g/km) = 189,2 kg CO₂ Videoneuvottelun energian käytön aiheuttama hiilidioksidipäästö laitteiston kulutuksen perusteella: LCD näyttö, tunnin käyttö n.0,15kwh Videoneuvottelulaite(vastaa pöytäkonetta) kuluttaa tunnin aikana 0,17kWh Suomessa keskimääräinen CO₂ -päästö sähkönkulutuksessa on 260g/kWh 2x(0,15x260 CO₂ g/kwh)=78 grammaa CO₂ 0,17x 260 CO₂ g/kwh=44,2 grammaa CO₂ Yht. 0,122 kg CO₂ hiilidioksidia tunnin neuvottelusta! Koska liikenne on erittäin suuri hiilidioksidin lähde, on EU asettanut selkeät tavoitteet juuri liikenteen päästöjen vähentämiseksi. EU:n tavoitteena on, että uusien autojen keskimääräinen CO2-päästöarvo olisi 120 g/km viimeistään vuonna 2012. Nykyisellään keskimääräiset päästöt ovat kuitenkin 160g/km dieselautojen ja 157,7g/km bensiinikäyttöisten autojen osalta (AKE). LÄHDE: YMPÄRISTÖTOIMINTOJEN KUVAUS JA VAIKUTUS YMPÄRISTÖÖN SANNA RÄSÄNEN 2.10.2009

14 ILMOITUSLIITE TÄMÄ ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA ERIKOISJULKAISU AJASSA 5ASKEL ORGANISOI TYÖVAIHEET 4 SUURTAPAHTUMA ON KAIKKIEN ULOTTUVILLA Kongressin ja suurtapahtuman tekeminen on iso urakka, mutta se on mahdollista pienellekin organisaatiolle. Oheisilla vinkeillä pääset alkuun. Kysy neuvoa heti alussa 1 Ota yhteyttä kaupunkisi kokous- ja tapahtumapalvelujen neuvontaa antavaan convention bureau:hun jo siinä vaiheessa, kun suunnittelet kongressin tai tapahtuman järjestämistä. Niitä löytyy jo lähes kaikista suurimmista kaupungeista. JÄRJESTELYKYSYMYS Pienikin porukka voi saada aikaan ison mittakaavan tapahtuman huolellisella suunnittelulla. KUVA: EAA-ARKISTO Mahdollisuus apurahoihin? 2 Kysy neuvoa virallisen tapahtumahakemuksen tekemiseen ja apurahojen hakemiseen. Neuvontapalvelua antavat organisaatiot toimivat veloituksetta. Me teimme sen! Kysymys: Miten onnistua ensikertalaisena? Vastaus: Aloita suunnittelu ajoissa ja luo tarkka budjetti. Professori Salme Näsi nosti Suomen, Tampereen ja Tampereen yliopiston viime keväänä oman ammattikuntansa parissa maailmankartalle. Tampereen yliopiston taloustieteiden laitoksella laskentatoimen professorina työskentelevä Näsi järjesti kansainvälisen konferenssin yli 1200:lle Euroopan laskentatoimen yhdistykseen kuuluvalle tutkijalle. Konferenssissa pidettiin kolmen päivän aikana 780 tieteellistä esitelmää. Järjestelytoimikunnan puheenjohtajana toiminut Näsi kertoo, että konferenssin suunnittelu aloitettiin jo neljä vuotta aiemmin. Laitoksemme laskentatoimen tutkijoista koostunut viisihenkinen järjestelykomitea oli pieni, mutta tehokas. Apua saimme mm. Tampere Convention Bureaulta, joka auttoi erityisesti konferenssin hakuvaiheessa. Konferenssi järjestettiin Tampere-talolla, jonka osaava henkilökunta oli suureksi tueksi. Näsin mukaan konferenssin budjetin ja ohjelman laatimiseen käytettiin runsaasti aikaa. Joukkomme koostui talouden asiantuntijoista, joten budjetin tekeminen ja päivittäminen eivät tuottaneet suurempia ongelmia. Suosittelen lämpimästi mahdollisimman yksityiskohtaista ja eri osallistujamäärille rakennettua budjetointia ja tarvittaessa ulkopuolisen ammattiavun hankkimista sen laatimiseen. EAA:n 32. kerran järjestetty maailmanlaajuinen konferenssi onnistui erinomaisesti, vaikka järjestelytoimikunnan jäsenet olivat tekemässä megaluokan tapahtumaa ensimmäistä kertaa. Konferenssin imagoarvoa Tampereelle ja yliopistolle ei voi mitata rahassa, mutta lopputulos oli kaiken uurastuksen arvoinen. Konferenssin päätyttyä oli mahtavaa todeta, että me teimme sen! TARU SCHRODERUS Varaa ajoissa Hanki asiantuntija-apua sopivien tilojen kartoittamiseen. Kongressi- ja 3 messukeskukset sekä muut tuhansia ihmisiä vetävät tilat varataan tavallisesti jo vuosia aiemmin. Hyödynnä tapahtuman suunnittelussa heidän asiantuntemustaan. Asiantuntijat apuun 4 Rakenna tapahtuman budjetti yhdessä asiantuntijan kanssa ja hyödynnä neuvontapalvelua antavien organisaatioiden valmiita budjetti-, lomake- ja kilpailutuspohjia. INSPIRAATIO VINKKI ULKOISTAMINEN KANNATTAA! Ulkoistamalla tapahtumatuotannon voit säästää pitkällä aikavälillä niin henkilökunnan aikaa kuin selvää rahaakin. Ammattimainen järjestäminen tuo tapahtumaan laatua ja varmuutta, kun panostat tavoitteesi selkeyteen ja yhteistyöhön järjestäjän kanssa. KUVAT: ISTOCK.COM

TÄMÄ ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA ERIKOISJULKAISU AMMATILLINEN NÄKÖKULMA Juhani Tammisen Eurotam Oy:n liikeidea on yksinkertainen: hyvät koulutustilaisuudet myyvät kirjoja ja hyvät kirjat myyvät koulutustilaisuuksia. Jo noin 4000 koulutustilaisuutta vetäneen Tammisen kuulijamäärä on vaihdellut viiden hengen johtoryhmistä Tokion täpötäyteen Yoyogi-areenan 15 000 kuulijaan. ILMOITUSLIITE 15 JUHANIN VINKIT Esiintyjän näkövinkkelistä Kokemuksen rintaäänellä uskallan sanoa, että vaikka kohta jo mennään vuorokoneella kuuhun, niin tilaisuuden äänentoisto tökkii silti neljässä tapauksessa kymmenestä. Oma ratkaisuni noina hetkinä on jättää vinkuvat mikrofonit odottamaan aikaa parempaa ja ottaa upseerin ääni kehiin. Yhteenvetona edellä kerrotusta voinkin vain todeta vanhan jääkiekkoprinsiippini: 95 % valmistautuminen on 50 % suoritus. Tämä koskee niin järjestävää tahoa kuin esiintyjää yleisöstä puhumattakaan. Esiintyjänä ja puhujana voin tosin todeta sen, että nykyiset kongressihotellimme ovat erittäin korkeatasoisia ja niissä on hienoa esiintyä. Laivayhtiöt ovat samoin onnistuneet hienosti kehittämään yrityspalveluitaan, jolloin luonnollinen irrottautuminen arjesta näkyy ja tuntuu tunnelmassa. Haluan toki saman tien muistuttaa sellaisesta seikasta, että esiintyjän on hyvä päästä ääneen mieluummin laivan lähdön hetkellä, kun virkeysaste on vielä huipussaan. Uusia näkökulmia Meillä vierailevilla esiintyjillä on selkeä etu puolellamme, jos sen osaamme käyttää. Olemme useimmiten odotettuja vieraita ja oikein varustettuna sanoma uppoaa kuuluisan voiveitsen tavoin. Tästä minulla on myös kuulijana omakohtaista kokemusta jääkiekkojoukkueitteni luona vierailleista puhujista. Valmensin Oulun Kärppiä 1998 2001 ja kutsuin usein tunnettuja hahmoja puhumaan joukkueeni lounastilaisuuksiin. Järjestin tilaisuudet useimmiten niihin hetkiin, jolloin joukkueellani oli raskasta joko tappioiden tai kovan harjoituskuurin myötä. Ikuisesti mieleeni on jäänyt kuuluisan Oululaisen yritysjohtajan Jorma Terentjeffin briljantti esitys kesällä 2000, kun harjoituskuuri oli kovimmillaan ja Suomen kesä kauneimmillaan. Jorma laittoi kädet farmariensa taskuun ja veti tunnin tajunnanvirtaa yhtiönsä JOT:n vaiheista verottajan konkurssiuhasta maailmanluokan menestykseen ja miljoonatiliin. Sitä esitystä oli ilo kuunnella takarivistä ja tarkkailla samalla pelaajien intensiivistä seuraamista. Sen jälkeen oli taas helpompi puhua pelaajille asenteen ja periksiantamattomuuden tärkeydestä - kukaan ei ole profeetta omalla maallaan. ESIINTYJÄ Usein ajatellaan, että mitähän tuokin kiekkovalmentaja ymmärtää meidän bisneksestä? Juhani Tamminen www.eurotam.com KUVA: JUKKA LIUKAS Ennakkoluulojen murtaja Toinen viehättävä rooli meillä vieraspuhujilla on ennakkoluulojen murtajana. Usein ajatellaan, että mitähän tuokin kiekkovalmentajaja ymmärtää meidän bisneksesta? Mieleeni nousee nykyisen suvereenin ulkoministerimme Alex Stubbin tilaama keikka Brysseliin, kun Suomi valmistautui ensimmäiseen puheenjohtajakauteensa EU:ssa. Alex pyysi puhumaan joukkuepelistä ja valottamaan sitä maailmaa tilanteessa kun heidän tiiminsä Brysselissä valmistautui omiin Olympialaisiinsa. Söin hermostuneena seisaaltani lounasta yhdessä puutarhan nurkkauksessa, enkä voinut olla kuulematta keski-ikäisen diplomaattirouvan taivastelua, kun hän silmäili iltapäivän ohjelmaa: Herranjestas, mitähän tuokin kiekkocoachi ymmärtää ulkopolitiikasta ja meidän tilanteesta? Tilaisuus meni kuitenkin nappiin ja seuraavana päivänä oli hauska kuulla hyvää palautetta. Tätä minusta meidän vieraspuhujien rooli on parhaimmillaan: rajojen murtamista, uutta näkökulmaa, perspektiiviä ja freesiä spirittiä. Näissä merkeissä kohti uusia koulutustilaisuuksia! Optimistiluonteena näen sen päivän koittavan, jolloin joka puolella äänentoistokin pelaa. KUVA: SHUTTERSTOCK.COM Meidän esiintyjien osalta seuraavat asiat takaavat menestyksen: Kunnon briiffi tilaajan kanssa mieluiten kasvotusten. Esiintymistilan huolellinen tarkistaminen. Toimiihan äänentoisto ja visuaalinen tekniikka? On hyvä myös vilkaista, että millainen on akustiikka, valaistus, yleisön etäisyys esiintyjästä, sisäilma jne. Timing. Oletko päivän avaaja, lounaan jälkeen puhuja vai kauhuskenaariona kolmen päivän seminaarin viimeinen puhuja perjantaina klo 16-18? Juontajan oma osuus ja ammattitaito. Myös yleisön vaikutus on suuri. Yksi harmillisimmista yleisön tavoista on kännyköiden käyttäminen esityksen aikana. Ei pelkästään puhelimen pirinä vaan yleinen kännyköiden näpyttely häiritsee esiintyjää. YRITYSTAPAHTUMAT RADIOMAINOKSET DVD TUOTANNOT MEILLÄ TAIVAS EI OLE KATTONA! INSPIRAATIO VINKKI KYSY MEILTÄ MITEN JA MISSÄ TAPAHTUMASI KANNATTAA JÄRJESTÄÄ. Luovat Palvelut Oy Läkkisepäntie 4 A 6, 00620 Helsinki Puh: (09) 61 29 500 www.luovatpalvelut.fi Aina paikalla. LUO UPEAT PUITTEET TAPAHTUMALLESI! Innovatiivisilla ideoilla ja viimeisimmällä tekniikalla pystyy luomaan paikkaan kuin paikkaan upean ilmeen. Pidä huoli, että somistus ja valaistus tukevat tapahtuman tavoitteita. Parhaat esiintyjät kruunaavat tilaisuutesi. KUVA:TONI MÄÄTTÄ

KERRO MIELIPITEESI, ME KUUNTELEMME! OSALLISTU KYSELYYN OSOITTEESSA WWW.MEDIAPLANET.FI/FEEDBACK Tavoitteemme on auttaa lukijoitamme menestymään. Mielipiteesi ja ajatuksesi ovat siis meille erityisen tärkeitä. Kuulisimme ne mielellämme! VOITA LIPOVACUUM- VARTALONHOI- TOSETTI Anna palautetta ja autat meitä tekemään sinulle vielä parempaa luettavaa. Mikä miellytti tai motivoi? Mikä ei ajanut asiaansa? Vastaamalla kyselyymme autat meitä auttamaan sinua! Palautetta antamalla osallistut arvontaan, jossa voit voittaa Lipovacuumvartalonhoitosetin. Kauneushoitolatasoisella laitteella hoidat ulkonäköäsi ja rentoudut. WWW.MEDIAPLANET.COM/FI TOIMITUS@MEDIAPLANET.FI PUH. 09-5658 4000