Helsingin valmiussuunnitelma Rakennusviraston toiminnan jatkuvuudenhallinta SKTY syyspäivät 21.10.2014 Timo Rytkönen
Kaupungin valmiussuunnittelu Valmiuslaki (22.7.1991/1080) 40 : kunnan tulee valmiussuunnitelmin ja toiminnan etukäteisvalmisteluin varmistaa tehtäviensä mahdollisimman häiriötön hoitaminen myös poikkeusoloissa Varautuminen on kaupunginjohtajan vastuulla Virastot ja liikelaitokset laativat suunnitelman johtosäännössä kuvatun toiminnan turvaamiseksi (Helsingin kaupunkikonsernin valmiusohje 2010(2014)) Kokonaisvalmiuden koordinointivastuu on kaupunginkanslian turvallisuus- ja valmiusyksiköllä 2
Rakennusviraston jatkuvuudenhallinta Rakennusvirastossa valmistui keväällä 2014 Jatkuvuudenhallinnan suunnitelma, joka on valmiuslain mukainen valmiussuunnitelma Jatkuvuudenhallinnan tulee olla osa viraston johtamista ja prosesseja Tavoitteena varmistaa viraston tärkeimpien tehtävien hoitaminen eri häiriö- ja poikkeusoloissa, painopiste normaaliolojen häiriötilanteissa (esim. tulva, myrsky ) Verkottuneen yhteiskunnan haasteet mm. resurssien saatavuuden varmistaminen sopimuksin pitkissä hankintaketjuissa 3
Kaikkea voi sattua. 10.7.2010 15.11.2010 4
5 KULOSAAREN SILTA
Edellisestä suunnitelmasta tähän päivään.. Edellinen valmiussuunnitelma on vuodelta 2004 ja viimeisimmät henkilövaraukset (VAP) on alkuvuodelta 2009 Tilaaja-tuottaja muutoksen jälkeen tehtäväkentässä ja henkilöstörakenteessa on tapahtunut muutoksia Muutokset kaupungin suojelusuunnitelmassa ja valmiusohjeessa Varautumisen ajattelumalleissa on tapahtunut muutos - sodanuhkaa ei enää koeta merkittävänä uhkatekijänä 6
Miten suunnitelma on toteutettu? johtosäännön mukaisten tehtävien vaikuttavuusanalyysi palveluntuottamista haittaavien häiriöiden kartoittaminen häiriöiden ehkäisyyn ja minimointiin tähtäävien toimenpiteiden kartoitus Toimenpidekortit http://www.huoltovarmuus.fi/mediabank/200.pdf 7
Tärkeimmät poiminnat suunnitelmasta Kriisiryhmä Toimenpidekortit Sopimuksellinen varautuminen Varallaolo ja henkilövaraukset Huovi Kriisiviestintä 8
Kriisiryhmä Tehtävät vakavampien häiriötilanteiden johtaminen ja viestintä suunnitelman ylläpidon järjestäminen valmiusharjoitusten järjestely Jäsenet 9 kaupungininsinööri, ryhmän puheenjohtaja ja koollekutsuja varahenkilönä katu- ja puisto-osaston päällikkö katu- ja puisto-osaston päällikkö varahenkilönä ohjelmointitoimiston päällikkö hallinto-osaston päällikkö viestintäpäällikkö varahenkilö normaalin sijaisuuskäytännön mukaan ryhmää täydennetään asiantuntijoilla tarpeen mukaan
Toimenpidekortit (7 kpl) Kortit toimivat karkeina toimintaohjeina häiriötilanteissa sekä muistilistana häiriöiden ennaltaehkäisyssä Katujen ja viheralueiden ylläpito Katujen ja viheralueiden käytön hallinta, maanvuokraus, lupien käsittely sekä valvonta Katujen ja viheralueiden korvausinvestoinnit Pysäköinnin valvonta ja ajoneuvojen siirtäminen Hallinnon tukipalvelut Asiakaspalvelu Viestintä 10
Esimerkki: 11
Sopimuksellinen varautuminen Verkottuneessa yhteiskunnassa varautuminen on vaikeaa Koko verkoston toimivuutta parannetaan jokaisen verkostoon kuuluvan organisaation omaa toimintavarmuutta kehittämällä Huoltovarmuuskeskuksen Sopiva-hankkeessa on kehitetty toiminnan jatkuvuudenhallintaa koskevat suositukset sekä sopimuksiin liitettävät mallilausekkeet Jatkuvuudenhallinnan tulee olla osa myös työpalavereja palaute suunnitelman ylläpitoon 12
Varallaolo ja henkilövaraukset (VAP) Kriittisimmille tehtäville tulee olla nimetyt varahenkilöt Asevelvollisuuslain 89 :ssä on määritelty palvelukseen kutsumatta jättäminen yleisen edun vuoksi. Toimenpidettä, jolla tämä toteutetaan, kutsutaan henkilövaraamiseksi (VAP) varataan viraston toiminnan kannalta välttämättömiä tehtäviä hoitavat henkilöt viraston palvelukseen henkilökohtaisia varauksia ainoastaan kaupungin suojelusuunnitelmasta viraston palvelukseen varattavien varauskelpoisten henkilöiden lista lähetetään puolustusvoimien aluetoimistoon varaukset uusitaan: joka toinen vuosi päivitysvarauksella tai jos viraston toiminnassa tai rakenteessa tapahtuu merkittäviä muutoksia perusvarauksella 13
Huovi -portaali Verkossa toimiva huoltovarmuuskriittisten kuntien, yritysten, poolien ja Huoltovarmuuskeskuksen varautumisen suojattu tietokanava Rakennusvirasto ja Stara ovat kaupungissa Huovi - pilottivirastoja Jatkuvuudenhallinnan suunnitelmaa ja sen liitteitä säilytetään HUOVI -järjestelmässä Pääkäyttäjät myöntävät käyttäjätunnukset Viraston kriisiryhmä päättää talon ulkopuolelle myönnettävistä oikeuksista 14
Kriisiviestintäohjeen päivitys Ohje perustuu kaupungin ohjeeseen Päivityksessä huomioidaan mm. sosiaalinen media Viestintävälineet toimivat myös virka-ajan ulkopuolella ja on riittävät resurssit, määriteltävä riittävä minimitaso Kriiseillä/kolahduksilla on eri tasot ja ne on tunnistettava Viestintäkanavat, joita johto voi käyttää Myös perehdytyksessä huomioitava, että henkilöstö tuntee valmiussuunnitelman ja kriisiviestintäohjeen sekä oman roolinsa siinä 15
Käytössä olevat keskeiset viestintäkanavat Sisäinen viestintä: intranet Helmi, mobiiliviestit, johtoryhmät, sähköposti Ulkoinen viestintä: tiedotteet medialle, mediayhteydet, nettisivut, Twitter Mediapalvelu: sovitaan keskitetysti, kuka vastaa Huom. Sosiaalisen median rooli. Twitterissä suuri osa media- ja päättäjäkontakteistamme 16
Jatkossa Kriisiviestintäohje ja miten median kanssa toimitaan löytyy viraston intrasta Helmestä Kriisiviestintää harjoitellaan myös mediavalmennuksissa, joita viestintä koordinoi Kriisitilanteiden harjoittelu, myös yhteistyökumppaneiden kanssa Uusien kanavien sovittaminen ohjeeseen sitä mukaa kuin niitä tulee Tärkeää pitää käytännönläheisenä kriisissä ei enää ehdi perehtyä 17
Tieto, jota yrität peitellä, on jo Somessa. Se elää, voi hyvin ja paisuu.. 18
Viestinnällä voi olla kilpailijoita 20.-21.3.2010 19
Kiitos! 20