Sosiaalisen median ohje

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Sosiaalisen median ohje"

Jarkko Pakarinen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 LUONNOS Sosiaalisen median ohje pvm ja käsittelyelin 1

2 Nurmijärven kunnan sosiaalisen median ohje Sisällys sivu 1. Johdanto 1 2. Mitä on sosiaalinen media? 2 3. Miten kunta voi hyödyntää sosiaalista mediaa? 2 4. Palvelujen käyttöön otto 3 5. Osallistumisen periaatteet 4 6. Turvallisesti sosiaalisessa mediassa 4 7. Työntekijä sosiaalisen median käyttäjänä 5 8. Lähteitä 6 3

2 4. Palvelujen käyttöön otto 3 5. Osallistumisen periaatteet 4 6.

3 1. Johdanto Tämä ohje sisältää yhteiset menettelytavat sosiaalisen median käyttöön. Ohjeella halutaan innostaa kunnan toimialoja ja keskuksia käyttämään ja kokeilemaan sosiaalista mediaa tavalla, joka edistää kuntalaisten tiedonsaanti-, vuorovaikutus- ja vaikuttamismahdollisuuksia. Sillä pyritään myös välttämään sosiaalisen median käytön riskejä. Sosiaalisen median käytöllä voidaan tukea Nurmijärven kuntastrategiassa olevaa tavoitetta kuntalaisten osallistumismahdollisuuksien, yhteisöllisyyden ja vastuullisuuden lisäämisestä. Toimialoilla ja keskuksilla voi olla erillisiä, tämän ohjeen pohjalta laadittuja tarkempia ohjeita omasta toiminnastaan sosiaalisessa mediassa. Sosiaalinen media ei korvaa kunnan perinteisiä viestintäkanavia (mm. intranet, www-sivut ja tiedotteet). Sosiaalisen median avulla käyttäjä voidaan myös ohjata virallisen tiedon lähteille, kuten kunnan verkkosivuille. 1 5

Sillä pyritään myös välttämään sosiaalisen median käytön riskejä.

4 2. Mitä on sosiaalinen media (some)? Sosiaalinen media on tietoverkoissa tapahtuvaa sosiaalista toimintaa. Sillä tarkoitetaan verkkoviestintäjärjestelmiä, joissa jokaisella käyttäjällä tai käyttäjäryhmällä on mahdollisuus olla aktiivinen viestijä ja sisällöntuottaja sen lisäksi, että vastaanottaa tietoa. Viestintä tapahtuu siis monelta monelle. Tyypillistä sosiaalisen median järjestelmille on, että osallistujat voivat tuottaa sisältöjä, muokata niitä, kommentoida, keskustella, jakaa aineistoja ja verkottua keskenään. Julkaisukynnys sosiaalisissa medioissa on erittäin matala, sisältö leviää viiveettä ja ilman ulkopuolisen tahon etukäteisvalvontaa toisin kuin perinteisessä julkaisutoiminnassa. Sosiaalinen media synnyttää monenlaista yhteisöllisyyttä, jonka muotoja ovat esimerkiksi sosiaaliset verkostot, ryhmät, verkkoyhteisöt ja ns. parvet. Median yhteisöllisyyden muodoista voidaan käyttää myös käsitteitä sosiaalinen verkko, kansalaisjournalismi, vertaismedia tai osallistuva media. 3. Miten kunta voi hyödyntää sosiaalista mediaa? Kunnissa voidaan käyttää sosiaalista mediaa esimerkiksi seuraaviin seuraaviin tarkoituksiin: ulkoinen viestintä ja markkinointi tiedonjakaminen palveluiden tunnetuksi tekeminen palautteen saaminen asiakaspalvelu ja neuvonta osallisuuden ja yhteisöllisyyden edistäminen kansalaismielipiteiden luotaaminen palvelun toteuttaminen (esim. nuorisotyö, opiskelu) 2 6

Viestintä tapahtuu siis monelta monelle.

5 kuntalaisten ja henkilöstön itsepalvelun tukeminen (vertaistukiryhmät jne.) työntekijöiden ammatillinen verkostoituminen ja työn ja osaamisen kehittäminen yhteistyökumppaneiden välinen työskentely Ota sosiaalisen median palveluja käyttöön silloin, kun niille löytyy hyödyllinen rooli tukemaan toimintaa perinteisten kanavien rinnalle. Sosiaalinen media auttaa myös tavoittamaan erilaisia kohderyhmiä. 4. Palvelujen käyttöön otto Sosiaalisen median hyödyntäminen edellyttää suunnittelua ja sen tulee tukea kunnan strategiaa. Kaikissa sosiaalisen median palveluissa ja kanavissa tulee noudattaa yhteneviä käytäntöjä. Sosiaalisen median palvelun käyttöönotosta tehdään päätökset toimialoilla ja keskuksissa, joissa sovitaan päätöksentekotavasta. Ennen käyttöönottoa sovitaan yhteisistä pelisäännöistä ja tehdään käyttöönoton suunnitelma: mitä sosiaalisen median avulla tavoitellaan, kuka vastaa palvelusta, ketkä päivittävät ja valvovat palvelua sekä miten profiilia käytetään. Toimialat/keskukset välittävät tiedon julkisen välineen käyttöönotosta ennen suunnitelman laatimista viestintäyksikölle. Viestintä pitää myös yllä listaa käytössä olevista julkisista some-palveluista ja niistä vastaavista henkilöistä päivitysoikeuksineen. Työntekijällä ja viranhaltijalla on oltava esimiehen valtuutus toimiakseen kunnan edustajana sosiaalisessa mediassa. Tämän tulee näkyä myös henkilön tehtäväkuvassa. 3 7

hyödyllinen rooli tukemaan toimintaa perinteisten kanavien rinnalle. Sosiaalinen media auttaa myös tavoittamaan erilaisia kohderyhmiä. 4.

6 5. Osallistumisen periaatteet Kun sosiaalista mediaa otetaan käyttöön, määritellään selkeästi, ketkä henkilöt palvelua ylläpitävät ja resursoidaan heille työaikaa. Palvelusta tulee käydä ilmi ylläpitävän organisaation nimi ja että kyse on kunnan virallisesta palvelusta. Palvelu linkitetään myös kunnan kotisivuille ja mainostetaan/tiedotetaan muissa tarpeellisissa välineissä. Palvelulla tulee aina olla vähintään kaksi ylläpitäjää/päivittäjää. Palvelua ylläpidetään ja päivitetään säännöllisesti. Ylläpitäjä vastaa sisällöstä. Pääkäyttäjätunnus/omistajuus ei saa olla sidoksissa pelkästään henkilön yksityiseen tunnukseen. Koska sosiaalisessa mediassa on kyse vuorovaikutteisesta palvelusta, tuleviin viesteihin ja keskusteluihin vastataan/osallistutaan aktiivisesti ja nopeasti. Julkista palvelua tulee seurata säännöllisesti ja myös loma-aikojen ylläpidosta on sovittava. Kuntalaisten kysymyksiin vastataan kuten muuhunkin palautteeseen. 6. Turvallisesti sosiaalisessa mediassa Noudata voimassa olevia tietoturvaohjeita sekä pysyttele ajan tasalla sosiaalista mediaa ja internetiä koskevista tietoturvauhkista ja niiden torjuntakeinoista. Tietoturvallisuuden vuoksi sosiaalisen median palveluihin ei saa kirjautua samalla salasanalla ja/tai käyttäjätunnuksella kuin Nurmijärven kunnan tietoverkkoon. Sosiaalisen median kautta saatuja lisäohjelmistoja ja -toimintojen asentamisesta työpaikan tietokoneelle on sovittava tapauskohtaisesti tietotekniikkayksikön kanssa. Suhtaudu terveen kriittisesti ja varoen sosiaalisen median kautta saamiisi viesteihin, kutsuihin ja linkkeihin, joiden sanotaan johtavan johonkin kivaan ja kiinnostavaan. Huijaukset ovat valitettavan yleisiä ja niitä on asiaan perehtyneiden melko helppo tehdä. 4 8

Palvelu linkitetään myös kunnan kotisivuille ja mainostetaan/tiedotetaan muissa tarpeellisissa välineissä. Palvelulla tulee aina olla vähintään kaksi ylläpitäjää/päivittäjää.

7 Älä avaa linkkejä tai liitetiedostoja, joiden turvallisuutta et voi etukäteen varmistaa. Jos epäilet, että sosiaalisessa median työssä käyttämääsi käyttäjätiliä on käytetty väärin, ota välittömästi yhteyttä palveluntarjoajaan tilin väliaikaiseksi sulkemiseksi ja lisäselvitysten käynnistämiseksi. Ilmoita asiasta myös esimiehellesi, viestintään, tietotekniikkaan ja/tai muille, jotka työpaikalla ovat sovitusti tekemisissä ao. palvelun hyödyntämisen kanssa. Tietosuojasitoumuksen allekirjoitettuaan Nurmijärven kunnan palveluksessa oleva henkilö sitoutuu noudattamaan kunnassa annettuja tietojenkäsittelyohjeita. Kunnalla on lisäksi toimintaohje tilanteista, joissa ohjeita ei ole noudatettu. 7. Työntekijä sosiaalisen median käyttäjänä Työaikana sosiaalisen median palveluita saa käyttää työtehtävien hoitamisen tueksi kunnan verkosta ja tietokoneilta. Työaikaa ei voi käyttää sosiaalisen median palvelujen käyttöön, ellei se kuulu työtehtäviin tai työtehtävät vaadi tiedonhankintaa näistä medioista. Työaikana ei päivitetä tai kommentoida esimerkiksi Facebook-sivustoja, jos niiden ylläpito ei kuulu työtehtäviin. Työaikana ja työnantajan välineitä käyttäessään sosiaaliseen mediaan kirjautunut työntekijä toimii työnantajan edustajana, eli virkaroolissa. Vapaa-ajalla edustat itseäsi, mutta lojaliteettivelvollisuus työnantajaa kohtaan säilyy. Jos esiintyy sosiaalisessa mediassa vapaa-aikana yksityishenkilönä, on käytettävä aina omia siviilitunnuksia (käyttäjätunnus, nimi). Tiedon ja materiaalin turvallisessa käytössä muista, että työasiat eivät saa levitä asiaankuulumattomille vaikutat työnantajan maineenhallintaan ei-julkista tietoa ei saa koskaan julkaista sosiaalisen median palveluissa kenellekään 5 9

käynnistämiseksi. Ilmoita asiasta myös esimiehellesi, viestintään, tietotekniikkaan ja/tai muille, jotka työpaikalla ovat sovitusti tekemisissä ao. palvelun hyödyntämisen kanssa.

8 tekijänoikeuksin suojattua tai aiheeseen liittymätöntä materiaalia ei saa välittää tai jakaa valokuvien ym. käyttö- ja tekijänoikeuksia tulee noudattaa julkaistua sisältöä ei saa välttämättä pois verkosta, joten tutustu ja ymmärrä käyttöön otettavan palvelun ehdot. Työntekijää velvoittavat sosiaalisessa mediassa toimiessakin työlainsäädäntö ja henkilötietosuojalaki. Hyviä sosiaalisen median käytäntöjä ja turvallisuusohjeita kannattaa noudattaa myös yksityishenkilönä. 8. Lähteitä Eri kuntien ja kaupunkien sosiaalisen median ohjeita, mm. Tampere (2013) Kuntien verkkoviestintä ja sosiaalinen media (Helsingin yliopisto/ Viestinnän laitos yliopistotutkija Janne Matikainen) Valtiovarainministeriö sosiaalisen median tietoturvaohje 2010 Wikipedia 6 10

Työntekijää velvoittavat sosiaalisessa mediassa toimiessakin työlainsäädäntö ja henkilötietosuojalaki.

9 12

Samankaltaiset tiedostot

Khall liite 1 Kh 26.1.2016

1 Khall liite 1 Kh 26.1.2016 Luonnos 31.12.2015 SUOMUSSALMEN KUNNAN SOSIAALISEN MEDIAN OHJEET Tämä ohje sisältää Suomussalmen kunnan ja kuntakonsernin yhteisöjen toimintaperiaatteet sosiaalisen median