Sijoittelu ja tulosten julkaisu yhteishaussa 1. Automaattinen sijoittelu 2. Tulosten julkaiseminen Ehdollinen valinta 3. Varasijatäyttö Sijoittelun ajastus tulosten julkaisun jälkeen Varasijatäytön asetukset Tässä ohjeessa kuvataan vaihettain sijoittelu, tulosten julkaisu ja varasijatäyttö korkeakoulujen yhteishaussa. Ongelmatilanteissa ota yhteyttä korkeakoulutiimiin ( korkeakoulutiimi@opintopolku.fi). 1. Automaattinen sijoittelu Sijoittelu on automatisoitu toiminto, jossa verrataan hakijan valintamenestystä hänen hakutoivejärjestykseensä. Hakija hyväksytään korkeimmalle priorisoimaansa hakutoiveeseensa jossa hän valintamenestyksensä mukaisesti mahtuu aloituspaikkamäärän sisään. Kun hakija tulee hyväksytyksi, alemmat toiveet peruuntuvat sijoittelussa automaattisesti. a) Valintojen tulosten siirtäminen sijoitteluun valintajonokohtaisesti sekä seurantatietojen toimittaminen Opetushallitukselle Kun hakukohteessa on tehty varsinainen valinta Opintopolun valintalaskentaa hyödyntäen tai valintatapajonot on tuotu korkeakoulujen omista järjestelmistä käyttäen Excel- tai rajapintatuontia ja valinnat on tarkastettu, korkeakoulujen on siirrettävä hakukohteen valintatapajonot sijoitteluun. Tämä tapahtuu valintapalvelussa (valitse ylänavigaatiosta "Valinnat" ja sieltä "Valintojen toteuttaminen") hakukohteen "Valintalaskennan tulos"-välilehdellä. Päästäksesi välilehdelle valitse pudotusvalikosta oikea haku, etsi oikea hakukohde "Suodata hakukohteita"-kentästä ja klikkaa lopuksi "Valintalaskennan tulos". "Valintalaskennan tulos"-välilehdellä klikkaa "Siirrä jono sijoitteluun"-painiketta ja tallenna. Toista tämä jokaisen sijoitteluun siirrettävän jonon kohdalla. HUOM! Opetushallitus ilmoittaa jokaisessa yhteishaussa päivän, johon mennessä kaikki valintapajonot on oltava siirretty sijoitteluun yhteistä tulosten julkaisua varten. Päivämäärä löytyy myös prosessikaaviosta (ks. Valmis-päivämäärä tehtävälle "Valintojen tulosten siirtäminen sijoitteluun valintajonokohtaisesti sekä seurantatietojen toimittaminen Opetushallitukselle). Sijoitteluun siirroista toimitetaan myös seurantatiedot KSHJ-wikissä olevaan taulukkoon. b) Sijoittelun ajastus Opetushallitus ajastaa sijoittelun pyörimään kerran vuorokaudessa aamuisin klo 7.00 siitä päivästä lähtien, kun ensimmäinen korkeakoulu ilmoittaa tuloksensa olevan sijoiteltavissa. Sijoittelun ajastus asetetaan valintapalvelun kautta. Valintapalveluun pääsee valitsemalla ylänavigaatiosta "Valinnat" ja sieltä "Valintojen toteuttaminen". Pudotusvalikosta valitaan se haku, jonka sijoittelun halutaan ajastaa. Sijoittelun ajastus löytyy "Yhteisvalinnan hallinta"-välilehdeltä, ja sinne on oikeudet vain rekisterinpitäjällä (eli Opetushallituksella).
"Yhteisvalinnan hallinta"-välilehdellä klikkaa "Valintalaskenta ja sijoittelu" ja aseta tarvittavat parametrit. Sijoittelun ajotiheys (t): Tähän merkitään kuinka monen tunnin välein sijoittelu ajetaan. Korkeakoulujen yhteishaussa sijoittelu ajetaan kerran vuorokaudessa (eli ajotiheydeksi määritellään 24). Sijoittelun aloitusajankohta: Valitse kalenterista se päivä, jolloin ajastettu sijoittelu lähtee käyntiin. Merkitse kalenterin alle ajastetun sijoittelun kellonaika. Klikkaa Päivitä-painiketta kun olet asettanut ajastuksen. Avaa sen jälkeen uudestaan "Valintalaskenta ja sijoittelu"-osio ja klikkaa Ota käyttöön ajastettu sijoittelu painiketta. c) Automaattinen sijoittelu valinnan tulosten julkaisemiseen asti
Automaattisen sijoittelun lopputuloksena syntyy valintaesitys. Tässä vaiheessa: hyväksytty-tilassa ovat hakijat, jotka mahtuvat aloituspaikkojen sisään valintamenestyksensä perusteella hylättyjä ovat hakijat, jotka on valintalaskennan tuloksissa jo tulleet hylätyiksi varalle jäävät hakijat, jotka ovat hyväksyttävissä mutta eivät mahdu aloituspaikkamäärän mukaan hyväksytyiksi peruuntuneita ovat hakijat, jotka tulevat esim. hyväksytyksi ylemmälle hakutoiveelle peruneita ovat hakijat, jotka ovat olleet hyväksyttyjä, mutta ovat ilmoittaneet etteivät ota opiskelupaikkaa vastaan Kullakin sijoittelukerralla käsitellään aina kaikki sijoitteluun siihen mennessä siirretyt valintatapajonot. Ennen kuin kaikki valintatapajonot on siirretty sijoitteluun, varasijakäsittelysäännöt eivät ole päällä, eikä varasijalta hyväksytyn hakijan tilaksi tule varasijalta hyväksytty vaan hyväksytty. Sijoittelu täyttää aloituspaikat tässä vaiheessa automaattisesti koko ajan myös hakukohteissa, joissa ei ole varasijatäyttöä. Yhteisvalinnan hallinta -välilehdeltä näkyy, koska sijoittelu on viimeksi ajettu. Sijoittelu ajettu: aikaleima kertoo koska sijoittelu on viimeksi ajettu Sijoittelu ajossa: Kyllä tarkoittaa että ajastus on päällä, Ei tarkoittaa että ei ole Viimeksi ajettu: aikaleima kertoo koska ajastettu sijoittelu on ajettu viimeksi (joko onnistuneesti tai yritetty) d) Automaattisen sijoittelun keskeyttäminen
Ajastettu sijoittelu poistetaan hetkeksi käytöstä, kun kaikki valintatapajonot on siirretty sijoitteluun Opetushallituksen ilmoittamana päivämääränä (ks. Valmis-päivämäärä tehtävän "Automaattisen sijoittelun keskeyttäminen" kohdalta). Näin varmistetaan, että sijoittelun tulos on sama siinä vaiheessa kun hakijat saavat tuloskirjeensä. Ajastus poistetaan käytöstä "Yhteisvalinnan hallinta"-välilehdeltä klikkaamalla "Poista käytöstä ajastettu sijoittelu"-painiketta. 2. Tulosten julkaiseminen Valintatulosten julkaisulla tarkoitetaan valintaesityksen hyväksymistä "Sijoittelu"-välilehdellä. Alla kuvataan valintaesitysten julkaisu ja muut valintatulosten julkaisuun liittyvät toimenpiteet. HUOM! Opetushallitus toimittaa erikseen jokaisessa yhteishaussa aikataulun valintatulosten julkaisun etenemisestä. Valintaesityksiä ei pidä hyväksyä tästä aikataulusta poiketen. a) Ehdollinen valinta -tiedon vieminen Ehdollinen valinta Korkeakoulujen yhteis- ja erillishauissa on mahdollista merkitä hakijalle tieto ehdollisesta hyväksymisestä. Tieto merkitään yhteishaussa sijoittelun tulos -välilehdellä ja erillishaussa erillishaku -välilehdellä. Kun olet lisännyt täpän ruutuun Ehdollinen valinta sen alle ilmestyy pudotusvalikko, josta virkailija valitsee ehdollisuuden syyn/perusteen (Huom! Tyhjää vaihtoehtoa ei voi valita). OPH on luonut valmiita ehdollisuuden syitä virkailijoiden käyttöön: FI SV EN Ehdollinen: lopullinen tutkintotodistus toimitettava määräaikaan mennessä Ehdollinen: lukuvuosimaksu maksettava määräaikaan mennessä, ennen kuin voit ilmoittautua Ehdollinen: tutkintotodistuskopio hakuperusteena olleesta tutkinnosta toimitettava määräaikaan mennessä Villkor: lämna in ditt slutliga examensbetyg inom utsatt tid Villkor: betala läsårsavgiften inom utsatt tid för att du ska kunna anmäla dig Villkor: lämna in kopia av examensbetyget för den examen som du använt som ansökningsgrund inom utsatt Condition: Submit your final qualification certificate by the deadline Condition: You have to pay the tuition fee by the deadline before you can enroll as a student Condition: Submit a copy of the qualification certificate of the qualification you used to prove your eligibility by the deadline
Virkailija voi valita valikosta myös kohdan Muu, joka on vapaa kenttä, johon korkeakoulun virkailija kirjoittaa syyn suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi (huom! kieliversiokenttiä ei voi jättää tyhjäksi). Jos valitset ehdollisuuden syyksi vaihtoehdon "muu", niin vapaaseen kenttään kirjoitettavaan tekstiin täytyy myös sisällyttää sana "ehdollinen" (/villkor/condition), mikäli halutaan, että termi "ehdollinen" näkyy hakijalle. Lopuksi paina Tallenna-painiketta. Valintatiedon alla on ehdollinen valinta -valintaruutu. Jos hyväksytylle tai varasijalta hyväksytylle hakijalle on laitettu merkintä ehdollisesta valinnasta, näkee hakija Oma opintopolussa ja tuloskirjeessä hyväksytty (ehdon syyn), varasijalta hyväksytty (ehdon syy) tai "hyväksytty (odottaa ylempien hakutoiveiden tuloksia) (ehdon syy). Virkailijan näkymä sijoittelun tulokset -välilehdellä. Virkailijan näkymä sijoittelun tulokset -välilehdellä hakijan nimeä klikkaamalla Hakijan näkymä Oma Opintopolku- palvelussa:
Hakija pääsee ottamaan opiskelupaikan vastaan, mutta ei pääse ilmoittautumaan. Ilmoittautumislinkin sijaan hakijalle näytetään tieto siitä, että valinta on vielä ehdollinen ja ilmoittautumaan pääsee vasta ehdollisuuden poistuttua. Ehdollisen valinnan voi merkitä myös varalla olevalle hakijalle. Tällöin tietoa ei näytetä vielä hakijalle, mutta jos hakija nousee varasijalta hyväksytyksi, on hänellä jo valmiiksi tieto ehdollisuudesta. Kun valintaan liittyvä ehto poistuu, eli esimerkiksi hakija saa hakukelpoisuuden tuottavan tutkinnon valmiiksi tai on maksanut lukuvuosimaksun, poista täppä valintaruudusta ja tallenna. Tämän jälkeen hakija pääsee ilmoittautumaan. Hakijalle ei lähde automaattista viestiä siitä, että ehdollisuus on poistunut ja ilmoittautuminen on mahdollista. Korkeakoulun tulee informoida hakijaa tästä. Lukuvuosimaksun tilan (maksamatta, maksettu, vapautettu) voi merkitä maksuvelvollisille hakijoille. Tämä tieto ei kuitenkaan vaikuta hakijaan millään tavalla (esim. ei estä ilmoittautumista), vaan on vain virkailijoiden avuksi. Ilmoittautumisen estämiseksi tulee käyttää ehdollinen valinta -merkintää ja ehdollisuuden syytä: lukuvuosimaksu maksettava määräaikaan mennessä, ennen kuin voit ilmoittautua. b) Valintaesitysten hyväksyminen
Sijoittelun jälkeen valintaesitys tulee hyväksyä. Se tarkoittaa että korkeakoulu on tarkistanut sijoittelun menneen oikein ja samalla julkaisee tulokset. Jotta hakija näkee valinnan tuloksensa Oppijan henkilökohtaisissa palveluissa, hänellä täytyy olla merkintä "Julkaistavissa"-kohdassa. Voit hyväksyä kerralla valintaesityksen painamalla "Sijoittelun tulokset"-välilehdellä "Hyväksy ja tallenna valintaesitys"-painiketta (joka näkyy vain "Valintatapajonoittain"-näkymässä). Tällöin kaikille hakijoille muodostuu kerralla täppä julkaistavissa-kohtaan. Valintaesityksen hyväksyminen on valintatapajonokohtaista, eli muista tehdä toiminto erikseen jokaiselle jonolle! Julkaistavissa-tieto myös lukitsee hyväksytylle hakijalle hyväksymisen. Eli vaikka hakukohteelle ajettaisiin uusi laskenta, jossa hakijoiden pisteet ja keskinäinen järjestys muuttuisivat, uusi sijoittelu ei poista hyväksytty-tietoa sellaiselta hakijalta, jonka hyväksymistieto on merkitty julkaistavissa olevaksi, vaikka hän uuden laskennan perusteella tipahtaisikin varasijalle. Julkaistavissa-tietoa voi päivittää erikseen myös yksittäisten hakijoiden kohdalla ottamalla pois tai lisäämällä rastin valintaruutuun sekä painamalla Tallenna-painiketta. c) Automaattinen sähköposti hyväksytyille ja varasijalta hyväksytyille, kun opiskelupaikka vastaanotettavissa Korkeakouluhauissa sähköpostin antaneille hyväksytyille tai varasijalta hyväksytyille hakijoille lähtee automaattinen sähköposti, kun opiskelupaikka on vastaanotettavissa. Viesti lähtee kaksi kertaa vuorokaudessa (klo 8 ja 20). Kukin hakija saa yhdestä hyväksymisestä vain kerran ilmoituksen sen jälkeen kun korkeakoulu on merkinnyt hakijan valinnantilan julkaistavissa olevaksi. Viestin lähettäjä on opintopolku@oph.fi ja viestin otsikkona Opiskelupaikka vastaanotettavissa Opintopolussa. Viestin sisältö on: Hei <hakijan kutsumanimi> Sinulle on myönnetty opiskelupaikka. Katso lisätiedot ja ota paikka vastaan Opintopolku-palvelussa. Älä vastaa tähän viestiin - viesti on lähetetty automaattisesti. d) Tuloskirjeen tai -sähköpostin lähettäminen tulosten julkaisemisen jälkeen
Opetushallitus lähettää keskitetysti tuloskirjeen kaikille hakijoille, kun kaikkien hakukohteiden tulokset ovat valmiit. Keskitetty tuloskirje lähtee hakijan asiointikielen mukaan. Kustannukset jaetaan korkeakoulujen maksettaviksi suhteutettuna hakijoiden määrään. Keskitetyt tuloskirjeet muodostetaan "Yhteisvalinnan hallinta"-välilehdeltä, joka on käytössä vain rekisterinpitäjän oikeuksilla. Hyväksymiskirjeet löytyvät "Sijoittelun tulokset"-osion alta, ja ei-hyväksyttyjen kirjeet "Ei-hyväksytyt"-osion alta. Kummassakin osiossa on erikseen painikkeet suomen-, ruotsin- ja englanninkielisten kirjeiden muodostamiseen. Opetushallitus huolehtii yhdessä IT-toimittajan kanssa kirjeaineiston toimittamisen kuoritettavaksi ja postitettavaksi. 3. Varasijatäyttö Varasijatäyttö tapahtuu automaattisesti sijoittelussa. Sijoittelu täyttää aina vapautuneet aloituspaikat jonosijajärjestyksessä. Hakija näkee välittömästi sijoittelun jälkeen Oma Opintopolku-palvelussa tulleensa varasijalta hyväksytyksi. Tulosten julkaisemisen jälkeen ajastettu sijoittelu otetaan uudestaan käyttöön painamalla "Yhteisvalinnan hallinta"-välilehdellä Ota käyttöön ajastetty sijoittelu -painiketta. (Ks. edellisestä kohta: Sijoittelun ajastus kun ensimmäinen jono on siirretty sijoitteluun ). a) Automaattinen sijoittelu varasijatäytön päättymiseen asti Sijoittelun ajastus tulosten julkaisun jälkeen Tulosten julkaisemisen jälkeen ajastettu sijoittelu otetaan uudestaan käyttöön painamalla "Yhteisvalinnan hallinta"-välilehdellä Ota käyttöön ajastetty sijoittelu -painiketta. (Ks. ensimmäisestä osiosta kohta: Sijoittelun ajastus kun ensimmäinen jono on siirretty sijoitteluun ). Varasijatäytön asetukset Jos valintatapajonossa käytetään varasijatäyttöä (eli ei ole määritelty valintaperusteissa ei varasijatäyttöä ), hyväksytään opiskelupaikan peruneen tilalle aina uusi opiskelija. Jos jonolle on määritetty valintaperusteissa, että poissa olevaksi ilmoittautuneen tilalle hyväksytään uusi opiskelija, tapahtuu sekin automaattisesti sijoittelussa. Jos hakija on ottanut opiskelupaikan ehdollisesti vastaan ja tulee varasijalta hyväksytyksi ylemmälle hakutoiveelle, ehdollisesti vastaanotettu opiskelupaikka peruuntuu ja ehdollinen vastaanotto siirtyy ylemmälle toiveelle mukana. Jos hakija tuleekin ylimmälle hakutoiveelle hyväksytyksi varasijalta, ehdollinen vastaanotto muuttuu sitovaksi. b) Mahdolliset ylimääräiset varasijahyväksymiset korkeakoulujen pyynnöstä Opetushallitus voi korkeakoulun pyynnöstä merkitä varalla olevan hakijan varasijalta hyväksytyksi aloituspaikkamäärän yli. Sijoittelun tulosnäytöllä varalla olevien hakijoiden vieressä on Hyväksytään varasijalta -valintaruutu. Rekisterinpitäjän oikeuksilla siihen pääsee laittamaan rastin, jolloin hakija näkee välittömästi Oma Opintopolku-palvelussa olevansa varasijalta hyväksytty, kunhan "Julkaistavissa"-täppä on aktivoitu. Sijoittelun tuloksiin "Varalla"-tila muuttuu "Varasijalta hyväksytty"-tilaksi seuraavassa sijoittelussa.