Muistio 1 (5) 20.11.2017 Mikko Rotonen Helena Ylisipola Uudenmaan maakuntauudistuksen suunnitteluvaiheen ICT-ryhmän kokous Aika Maanantai 20.11.2017, kello 9.00 10.55 Paikka Kallion virastotalo, Toinen Linja 4 A, 3. kerros, neuvotteluhuone 3, Skype kokous Liitteet Liite 1 Tuija Kuusiston esitys Liite 2 Tukipalvelut-projektin esitys tukipalvelujärjestelmän suunnittelun linjauksiksi. Läsnä Poissa Pertti Mäkelä, johtaja, HUS-Tietohallinto, ICT-ryhmän puheenjohtaja Petri Otranen, tietohallintopäällikkö, Helsinki, sote toimiala, Skype Maarit Waskilampi-Kuikka, tietohallintojohtaja,espoo, Skype Antti Ylä-Jarkko, tietohallintojohtaja, Vantaa, Skype Arja Toivonen, Keski-Uudenmaan edustaja, tietotekniikkapäällikkö, Nurmijärvi, sij. Pentti Laari, tietojärjestelmäasiantuntija, Järvenpää Pasi Perämäki, Länsi-Uudenmaan edustaja, tietohallintojohtaja, Lohja, Skype Marko Perttilä, tietohallintopäällikkö, Loviisa, Itä-Uudenmaan edustaja, Skype Harri Lehto, tietohallintopäällikkö, Helsingin Pelastuslaitos, Pelastuslaitosten edustaja Vesa Lipponen, erityissuunnittelija, Valtiovarainministeriö Tomi Hytönen, budjettineuvos, Valtiovarainministeriö asiantuntijajäsen Heikki Heikkilä, tietohallintojohtaja, KEHA-keskus, asiantuntijajäsen Janne Kesälahti, lakimies, Ely-keskus Saku Salonen, tietohallintopäällikkö, Eteva Markus Sovala, Uusimaa 2019-projekti, Uudenmaanliitto, klo 9.10 10.30 Timo Aronkytö, Uusimaa 2019-projekti, Uudenmaanliitto Helena Ylisipola, hankejohtaja, Uudenmaanliitto, ICT-ryhmän sihteeri Mikko Rotonen, hankejohtaja, Uudenmaanliitto, ICT-ryhmän sihteeri Asiantuntijat Tuija Kuusisto, valtiovarainministeriö, klo 9.00 10.00 Pekka Lampinen, ICT-tuki, projektijohtaja Ilkka Nenonen, TOSI-järjestelmät, projektijohtaja Johannes Salminen, TOSI-järjestelmät, projektijohtaja Arja Rantanen, TOSI-järjestelmät, projektijohtaja Into Laine, TORI-järjestelmät, projektijohtaja Timo Hakala, TORI-järjestelmät, projektijohtaja Helge Finnberg, ICT-tekniikka, projektijohtaja Jari Luotola, ICT-arkkitehti Juha Muinonen, ICT-arkkitehti Annamari Raatikainen, ICT-arkkitehti
2 (5) Hannu Vilpponen, ICT-arkkitehti, Skype Heikki Kähkönen, ICT-arkkitehti ja tietoturvapäällikkö, Skype Jouni Karvo, tietoturvapäällikkö Tiedoksi Rolf Paqvalin, Uudenmaanliitto Inka Tikkanen-Pietikäinen, Uudenmaanliitto Inka Kanerva, Uudenmaanliitto Asiat 1. Kokouksen avaus ICT-ryhmän puheenjohtaja Pertti Mäkelä avasi kokouksen ja todettiin kokouksen osanottajat. 2. SoteDigi Oy:n tehtävistä, tämänhetkisestä tilanteesta ja etenemisen stepeistä Erityisasiantuntija Tuija Kuusisto Valtiovarainministeriöstä esitteli SoteDigi Oy:n tehtäviä ja tilannetta. Liite 1. Kuusisto kiteytti SoteDigi Oy:n tehtäväksi toteuttaa maan hallituksen strategista uudistuksen tahtotilaa mahdollistamalla kansallisesti ja keskitetysti paremmat palvelut, edullisemmin ja tasapuolisesti. SoteDigi kehittää nimenomaan Sote-alueelle tulevia digitaalisia palveluja, vastaa niiden käyttöönotosta ja levittämisestä. SoteDigi tulee tuottamaan integraatiopalveluja, asiakkkuuden hallinnan palveluja ja tiedolla johtamisen palveluja. Sote Digi kehittää uusia ratkaisuja ja siirtää ne tuotantokäyttöön Viman Oy:n huolehtiessa vakiintuneiden ratkaisujen tarjoamisesta asiakkailleen sekä toimialariippumattomista palveluista. Tarkoitus on, että maakunnat ja valtio omistajina ohjaavat Vimana Oy:n ja SoteDigi-yhtiön toimintaa saman konsernin toiminallisena kokonaisuutena. Valitut maakuntavaltuustot päättävät viimeistään 3/2019 mennessä maakunnan tulosta SoteDigin osakkaaksi. Esityksen pohjalta käydyssä keskustelussa nostettiin esiin mm. seuraavia asioita - Digitaalisten palvelujen käyttöönotto edellyttää toiminnallista muutosta, tämä on huomioitava maakunnan palveluja kehitettäessä - Kehittäminen on ulotettava myös sosiaalihuollon palveluihin. Integraation aikaansaamisessa erityisesti tietojohtamisen työkalujen kehittäminen keskeistä, Uusimaa on tässä työssä mukana - On tärkeä linjata ja määritellä tarkemmin SoteDigi Oy:n ja Vimana Oy:n välistä rajapintaa ja työnjakoa: millä prosesseilla kehittämisvaihe päätetään ja siirrytään kehitetyn tuotteen/toiminnon ylläpitoon, jotta vältytään palveluprosessien katkeamiselta tai joidenkin vaiheiden jäämiseltä pimentoon - SoteDigin ja varsinaisen toiminnan rajapinta ja todellisen muutoksen konkreettinen eteenpäinvieminen on haaste. Tähän tarvitaan yhteisiä elimiä, mm. asiakasneuvottelukunta. Lisäksi on valtion puolella saatava konserniohjaus toimimaan hyvin, koska tehtäviä on useammassa ministeriössä. 2.1 Ohjausryhmä merkitsi esityksen tiedoksi 2.2 Ohjausryhmä kävi tarvittavan keskustelun esityksen pohjalta 2.3 Ohjausryhmä linjasi Uusimaa2019 ICT-hankkeen kannalta huomioonotettavia seikkoja: o ODA:n ja virtuaalisairaalan roolit kansallisena digitaalisena kehityksenä on hyvä huomioida ICT-hankkeen toteutussuunnitelmavaiheen loppuraportissa o Luottamusta eri tahojen välillä rakennetaan mahdollisimman avoimella valmistelulla.
3 (5) 3. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen Ohjausryhmä kävi läpi edellisen kokouksen 30.10.2017, laajennettu ohjausryhmä, muistion, joka on lähetetty kokouksen jälkeen laajennetun ohjausryhmän jäsenille sekä ohjausryhmälle vielä tämän kokouksen asialistan liitteenä. Hyväksyttiin edellisen kokouksen, 30.10.2017, muistio. 4. Uusimaa2019 ICT-hankkeen tilannekatsaus ICT-hankejohtajat esittelivät hankekokonaisuuden tämänhetkisen tilanteen ja ICT-hankkeen projektijohtajat, kokonaisarkkitehtuuriryhmän edustaja ja tietoturvaryhmän edustaja esittelivät ICThankkeen projekteittaiset tilannekatsaukset. Koko hankkeen osalta todettiin hankkeen yleistilanteen olevan hyvä, rekrytoinneissa on onnistuttu ja hanke etenee suunnitelman mukaisesti. Suunnitteluvaiheen tehtävien osalta todettiin, että vielä harmaina alueina ovat valtiolta maakuntiin siirtyvien palvelujen kokonaisarkkitehtuurin kuvaaminen JHS 179 liite 5 mukaisesti, koska ELYkeskusten taholta on todettu, että näitä suunnitelmia ei kattavasti ole olemassa. Tämä aiheuttaa hankaluuksia mm. maakunnan tietojärjestelmien kriittisyysluokituksen osalta. Toisena vielä hahmottumattomana kokonaisuutena on kasvupalvelujen ja ympäristöterveydenhuollon siirtyminen maakuntaan. Tämä aiheuttaa epävarmuutta hankkeen vuoden 2018 ja 2019 talousarvioiden laadinnan osalta. Koko hankkeen riskien osalta todettiin, että ei ole muutoksia edelliseen riskiraportointiin. Projektijohtajat esittelivät projektikohtaiset tilanneraportit, joista keskustelussa nostettiin esiin seuraavia asioita - Tekniikka-projektin osalta muistutettiin, että Vimana Oy:n kanssa on käytävä keskustelut palveluista kun Vimanalla alkaa olla palveluja tarjolla - Arkkitehtuurityön osalta todettiin, että VM:n viitearkkitehtuurityö on myöhässä ja tuloksia on vasta vuodenvaihteen jälkeen, tämä viive on hyvä huomioida - Tietoturvatyön osalta kysyttiin onko VM:ssä ollut keskustelua tietoturvan VAHTI-tasojen määrittelystä ja että Uusimaa ottaa mielellään näitä linjauksia vastaan tietoturvasuunnitelmaa tehtäessä. - Tukipalvelujen osalta hyväksyttiin esitys valmistella suunnitelma ICT-tukipalvelujen tuottamisen järjestelmän rakentamiseksi maakuntatasoiseen ratkaisuun perustuen. Tuki-projektin esitys tukipalvelujärjestelmän suunnittelusta liitteenä 2. 4.1 Ohjausryhmä merkitsi tiedoksi tilannekatsaukset ja hankkeen riskien hallintaraportin 4.2 Ohjausryhmä käy tarvittavan keskustelun ja riskien hallinnan johdosta ja sopi seuraavasta toimenpiteestä o ICT-tukipalveluiden tuottamiseksi tehdään suunnitelma esitetyllä tavalla, jolloin järjestelmä rakennetaan Efekten avulla sisältäen tiketöinnin lisäksi myös palvelu-, lisenssi- ja konfiguraatiohallinnan sekä laiterekisterin. 5. Ohjausryhmän toimikauden jatkaminen Maakuntajohtaja on päätöksellään 18.8.2017 263 asettanut ICT-ryhmän toimikaudelle 1.9.2017 31.12.2017 ICT-hankkeen hankesuunnitelman (21.6.2017) mukaisesti. Maakuntajohtaja on samalla päättänyt, että työryhmän toimikaudesta on optio vuoden 2018 loppuun saakka ja että tuon option käyttämisestä tehdään päätös viimeistään joulukuussa 2017.
4 (5) 5.1 Ohjausryhmä kävi keskustelun asiasta 5.2 Ohjausryhmä esittää, että ryhmän toimikauden jatkaminen vuoden 2018 loppuun saakka valmistellaan maakuntajohtajan päätettäväksi ja että päätöksessä tiivistetään entisestään yhteistyötä myös muiden kuin VM:n kanssa ja lisäksi esitetään ryhmän jäseniksi myös SoteDigi Oy:n ja Vimana Oy:n edustajia kun yhtiöiden toiminta on käynnistynyt. 6. Kuntien ja kuntayhtymien yhdyshenkilöt Uusimaa2019 ICT-hankkeelle Laajennetun ICT-ryhmän kokouksessa 30.10.2017 kohdassa käytiin keskustelu kuntein ja kuntayhtymien yhdyshenkilöstä. Kokouksessa todettiin, että ICT-hanke tarvitsee kustakin kunnasta ja kuntayhtymästä yhteyshenkilöt, joiden kautta kanavoidaan mahdolliset ICT-projekteihin liittyvät kysymykset kunnassa. Näin saadaan yhteistyö kuntien kanssa mahdollisimman koordinoiduksi ja selkeäksi. Todettiin, että ohjausryhmän jäsenet ovat velvoitettuja informoimaan omassa kunnassaan tai kuntayhtymässään hankkeen etenemisestä ja koordinoimaan sen, että kunta- ja kuntayhtymäkohtaiset yhteyshenkilöt tulevat nimetyiksi. Yhteyshenkilöiden nimet pyydetään lähettämään projektiassistentti Anna Erikssonille (anna.eriksson@uusimaa2019.fi). Näitä yhdyshenkilöden nimeämisiä on saatu vasta muutamasta kunnasta. Kokouksessa sovittiin päätöskohdassa mainitusta menettelystä asian suhteen ja lisäksi kerrottiin tiedoksi että Uudenmaanliitto on valmistelmassa salassapitosopimus-asiakirjaa (NDA) Uudenmaanliiton ja kuntien väliseen kommunikointiin salassa pidettävien ICT-asioiden osalta. 6.1 Ne kunnat ja kuntayhtymät, jotka eivät ole vielä ilmoittaneet yhdyshenkilöitään ilmiottavat 27.11.2017 mennessä yhdyshenkilön sähköpostilla projektiassistentti Anna Erkissonille. Lisäksi sovittiin, että kuntiin lähetetään asiasta paimenkirje. 7. Muut asiat Ohjausryhmä päätti, että jatkossa ohjausryhmän ja laajennetun ohajusryhmän kokoukset ovat yksinomaan Skype-kokouksia. 8. Kokouksen ydinviesti Uusimaa2018 hankkeessa on päätetty, että kunkin kokouksen osalta kirjataan kokouksen keskeinen ydinviesti, joka muotoillaan kokouksen lopussa. Tavoitteena on, että ydinviesti on tärkein viesti, jonka halutaan ulkopuolisten tietävän kokouksen sisällöstä. Kokouksen sihteeri lähettää tiedon ydinviestistä ja muistion valmistumisesta viestintäsuunnittelija Kosti Keistiselle, joka vie ydinviestin ja muistion uusimaa2019.fi-sivustolle. Muutosjohtajien linjauksen mukaan ydinviesti kirjataan vain ohjausryhmän kokouksista. Ohjausryhmä päätti kokouksen ydinviestiksi seuraavaa: Uusimaa2019 ICT-hankkeen ohjausryhmän kokouksessa 20.11.2017 VM:n erityisasiantuntija Tuiija Kuusisto kiteytti SoteDigi Oy:n tehtäväksi toteuttaa maan hallituksen strategista uudistuksen tahtotilaa mahdollistamalla kansallisesti ja keskitetysti paremmat palvelut, edullisemmin ja tasapuolisesti. SoteDigi kehittää nimenomaan Sote-alueelle tulevia digitaalisia palveluja, vastaa niiden käyttöönotosta ja levittämisestä. SoteDigi tulee tuottamaan integraatiopalveluja, asiakkkuuden hallinnan palveluja ja tiedolla johtamisen palveluja. Sote Digi kehittää uusia ratkaisuja ja siirtää ne tuotantokäyttöön Viman Oy:n huolehtiessa vakiintuneiden ratkaisujen tarjoamisesta asiakkailleen sekä toimialariippumattomista palveluista. Tarkoitus on, että maakunnat ja valtio omistajina ohjaavat Vimana Oy:n ja SoteDigi-yhtiön toimintaa saman konsernin toiminallisena kokonaisuutena. Valitut maakuntavaltuustot päättävät viimeistään 3/2019 mennessä maakunnan tulosta SoteDigin osakkaaksi.
5 (5) Kokouksessa esitettyjen tilannerpaorttien pohjalta voidaan todeta, että hankkeen yleistilanne on hyvä, rekrytoinneissa on onnistuttu ja että hanke etenee suunnitelman mukaisesti. Lisäksi sovittiin hankkeen tulosten katselmointien ja hyväskymisten prosessista. Jokaisen kunnan asiantuntemus ja mukanaolo hankkeessa on erittäin tärkeää. ICT-ryhmän toimiausi on vuoden 2017 loppuun saakka, kokous esittää maakuntajohtajan päätettäväksi toimikauden jatkamista vuoden 2018 loppuun saakka. ICT-ryhmä siirtyy digiaikaan ja jatkossa kokoukset ovat yksinomaan skypellä. 9. Kokouksen päättäminen ja seuraava kokous Puheenjohtaja päätti kokousen kello 10.55 ja totesi, että ohjausryhmän seuraava kokous on maanantaina 18.12.2017 klo 9.00 11.00. Jakelu: Ohjausryhmän jäsenet Kokoukseen kutsutut Uusimaa2019 hankkeen internetsivut