Maakuntauudistukseen liittyvät sopimusten siirrot Sopimusten siirron valmistelun tilannekatsaus Lauri Tanner Esivalmistelun kuntajohtajakokous 22.11.2017
Taustaksi Voimaanpanolain mukaan uudistuksen voimaantullessa maakunnalle siirtyvät sairaanhoitopiirien, erityishuoltopiirien ja maakuntien liittojen varat, velat ja sitoumukset kokonaisuudessaan kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämiseen liittyvät sopimukset (eräin rajauksin) Luovutusprosessissa useita vaiheita Jos kunnan sopimus koskee sosiaali- ja terveydenhuollon tai pelastustoimen lisäksi muuta kunnan toimintaa, pitää se jakaa siirtyvän ja muun kunnan toiminnan kesken Jos jakaminen on mahdollista
Kolme maakuntavalmistelun vaihetta 1. Vapaaehtoisen projektin vaihe (2017 - kesä 2018) Ei lainsäädännöllistä tukea sopimusluovutuksille Perustuu vapaaehtoisuuteen 2. Väliaikaishallinnon vaihe (2018 loppuvuosi) Maakunta olemassa jo oikeushenkilönä Sopimusluovutuksia koskeva lainsäädäntö voimassa Ei vielä vaaleilla valittuja toimielimiä 3. Maakunnan vaihe (2019 ) Toimielimet valittu ja aloittaneet toimintansa Maakunnan omassa toiminnassa syntyy jo sopimuksia
Väliaikaishallinnon sopimusrekisteri HUS:in asianhallintajärjestelmästä (D360) on irrotettu lisenssejä, joilla on perustettu väliaikaishallinnon käyttöön oma itsenäinen ympäristö / sopimusrekisteri HUS:n omaa käyttöä rajoitetaan ko. lisenssien osalta Tavoitteena tässä kustannusten minimointi edellä kuvattujen periaatteiden mukaisesti HUS on ohjelmiston hankinnan yhteydessä maksanut jo ko. lisenssit Lisenssit tulevat siirtymään maakunnan omaisuudeksi Ohjelmiston metatiedot ja sopimustyypit määritelty yhteistyössä kuntien edustajien (sopimusvastaavat) kanssa
Siirtoprosessin lähtökohdat Kustannusten minimointi Määrärahoja tietojärjestelmien hankintaan tai ylipäätään siirtoprosessiin ei ole kunnissa tai kuntayhtymissä budjetoitu Ihmistyön minimointi Siirrettävä sopimusmäärä on valtava jo HUS:ista siirtyy maakuntaan 5000-6000 sopimusta Kaikki sopimukset tulee myös maakunnassa seuloa tähän menee vielä enemmän aikaa! Siirrot tulee pyrkiä automatisoimaan mahdollisimman pitkälle Tiedon syöttäminen vain kertaalleen Vrt. työmäärä edellä Prosessin lopullisena tavoitteena on toimivan sopimushallintajärjestelmän saaminen maakunnalle 1.1.2020 lukien, jotta maakuntaa voidaan johtaa
Haasteena prosessin pitkä kesto ja monivaiheisuus Voimaanpanolakiluonnoksen mukaan siirtyvistä sopimuksista tulee ensin antaa väliaikaishallinnolle määräaikaan mennessä yksityiskohtainen selvitys (=sopimusten kaikki tiedot), Lisäksi sopimukset tulee luovuttaa maakunnalle uudistuksen voimaantullessa Käytännössä samojen tietojen luovuttaminen uudelleen! Lisäksi kunnat ja kuntayhtymät ovat velvollisia valmistelun kuluessa luovuttamaan väliaikaishallinnolle valmistelun edellyttämät välttämättömät tiedot mm. sopimuksista Sopimuksista pitää luovuttaa tietoja vielä useita kertoja! Tietoa tarvitaan koko valmistelun ajan, mutta voisiko nämä luovutustapahtumat yhdistää?
Mahdollisuus selvitä kertaluovutuksella? Jos siirtyvät sopimukset erotettaisiin jo tässä vaiheessa, ja siirrettäisiin väliaikaishallinnon järjestelmään sähköisesti, ei kunnan periaatteessa tarvitsisi enää tehdä muuta sopimusten osalta Väliaikaishallinnon tarvitsemat raportit olisi mahdollista tällöin tehdä suoraan väliaikaishallinnon rekisteristä ei lisätyötä kunnalle Lopullinen sopimusluovutus ennen maakunnan toiminnan käynnistymistä olisi tehty jo ennakkoon Maakunnan rekisteri syntyisi vain käyttöoikeuksia muuttamalla Toimintatapa vastaa myös muiden maakuntien suunnitelmia (esim. Pirkanmaa, Satakunta)
Sähköisten sopimussiirtojen rahoitus Uusimaa 2019-valmisteluhankkeella tällä hetkellä mahdollisuus ainakin osittain rahoittaa sopimusten sähköisiä sopimussiirtoja Edellyttää kuntien halukkuutta ja toimintaa etupainotteisesti (määrärahoja ei välttämättä tuonnempana tarkoitukseen olemassa)
Siirron tekniikkaa Joko järjestelmätoimittajien avustuksella sähköisenä konversiona Kunnan sähköisestä rekisteristä väliaikaishallinnon sähköiseen rekisteriin Tai robotiikkaa hyödyntäen HUS:lla hyviä kokemuksia robotiikasta henkilöstösiirtojen toteuttamisessa Esivalmistelun ICT-hanke selvittää tarkoituksenmukaisinta vaihtoehtoa Nyt käynnissä nykytilanteen kartoitus kuntien järjestelmien teknisten ominaisuuksien osalta
Vaihtoehtoinen etenemistapa? Tiedot tulee joka tapauksessa syöttää väliaikaishallinnon / maakunnan järjestelmään ennen maakunnan toiminnan käynnistymistä Manuaalityö on hitaampaa ja kalliimpaa Erillisselvitysten ja raporttien laatiminen työllistää kunnassa ja niiden käsittely työllistää maakunnassa
Sopimusrekisteri myös kuntien käytössä Väliaikaishallinnon järjestelmää on mahdollista käyttää myös kunnista Lisenssien lainaaminen kuntien käyttöön Näkymien rajaaminen käyttöoikeuksin siten, että kukin kunta näkee vain omat sopimuksensa Jos tiedot eivät ole sähköisessä muodossa tai jos sähköinen konversio ei onnistu, tulee tiedot syöttää järjestelmään käsin
Sopimusten hallinnointi (1/2) Kunta / kuntayhtymä hallinnoi edelleen omia sopimuksiaan uudistuksen voimaantuloon saakka Sopimuksiin tulee päivityksiä 31.12.2019 saakka Sopimuspäivitysten vieminen maakunnan rekisteriin Erilliskonversioiden toteuttaminen teknisesti hankalaa miten siirretään vain muuttuneet sopimukset? Käytännössä yksinkertaisinta olisi, että kunta tekisi päivitykset oman järjestelmänsä lisäksi väliaikaishallinnon järjestelmään Jos sopimus päättyy, tulisi se päättää rekisteristä Jos tehdään uusi siirtyvä sopimus, tulisi se kirjata rekisteriin
Sopimusten hallinnointi (2/2) Tietosuojakysymykset ennen maakuntalainsäädännön voimaantuloa Ei lakimääräistä perustetta sopimusten luovuttamiseen luovutus perustuu vapaaehtoisuuteen Tietosuoja-asioiden huomioon ottaminen sopimusteitse Käsittely muutoinkin toimeksiantosopimuksen kautta Salassapitositoumuksen antaminen luovuttajataholle Uusimaa2019 -hankkeen osalta Mikäli uudistus peruuntuu, sitoumus myös hävittää tiedot Sitoumuksen voimassaolo päättyy, kun lainsäädäntö ja luovutusvelvoite tulee voimaan
Etenemisehdotus (1/2) Uusimaa2019 projektin toimesta toteutetaan nykytilakartoitus kuntien sopimusrekistereistä ja suunnitellaan paras sähköisten siirtojen toteuttamistapa HUS toteuttaa tämän jälkeen voimassa olevien sopimusten siirrot kahdesta järjestelmästään (D360, Dynasty). Näin saadaan aikaan mallisuoritus sopimusten siirrosta maakunnan järjestelmään mikä on tarkoituksenmukaisin tapa siirtojen toteuttamiseen? Samalla muodostuu myös kohtuullisen luotettava arvio siitä, millaiset kustannukset muodostuu sopimusten siirrosta/järjestelmä
Etenemisehdotus (2/2) Kuntien osalta siirrot projektoidaan kunnittain kevään 2018 aikana Kunnat ja muut maakuntaan siirtyvät organisaatiot merkitsevät omaan järjestelmäänsä ne sopimukset, joiden katsotaan siirtyvän maakunnalle Tämän perusteella voidaan poimia sopimukset ja tallentaa ne väliaikaishallinnon järjestelmään Näin vältyttäisiin siltä, että jokaisessa organisaatiossa tallennetaan exceltaulukkoon tuhansien sopimusten tietokenttiä Massasiirron jälkeen maakunnalle siirtyvissä toiminnoissa uudet sopimukset tallennettaisiin eri organisaatioissa suoraan väliaikaishallinnon alustaan. Näin väliaikaishallinnon järjestelmään muodostuisi koko ajan kattavampi siirtyvien toimintojen sopimusrekisteri.
Etenemisehdotus kunnan näkökulmasta, yhteenveto Yhteenveto: 1. Organisaatiot, joilta siirtyy toimintoja maakuntaan, merkitsevät siirtyvät sopimukset omaan järjestelmäänsä 2. Toteutetaan siirtyvien sopimustietojen poiminta ja konversio väliaikaishallinnon järjestelmän vaatimaan muotoon 3. Toteutetaan massasiirto väliaikaishallinnon järjestelmään 4. Organisaatio siirtyy tallentamaan myös uudet siirtyviä toimintoja koskevat sopimukset väliaikaishallinnon järjestelmään
Ehdotuksen edut Vältytään massiiviselta käsin tehtävältä työltä (excel-taulukkoon kirjaaminen) Väliaikaishallinnon käyttöön muodostuu kattava sopimuskokonaisuus maakunnalle siirtyvistä toiminnoista vaiheittain organisaatio kerrallaan jo hyvissä ajoin Kun organisaation maakunnalle siirtyvät sopimukset on siirretty väliaikaishallinnon järjestelmään ja uudet muodostuvat tallennetaan suoraan samaan väliaikaishallinnon rekisteriin, ei mitään erityisiä luovutustoimia enää tarvitse tehdä loppusuoralla
Seuraa valmistelua ja osallistu keskusteluun www.uusimaa2019.fi @Uusimaa2019 #Uusimaa2019