Maakunnan ICT-palvelut ja ICTsopimusten siirtyminen Mikko Rotonen, ICT-hankejohtaja, Uusimaa2019-hanke Karri Vainio, erityisasiantuntija, Kuntaliitto Maakuntaparlamentti 23-24.11.2017
ICT-muutoksen onnistumisen edellytykset 1.Tunnistetaan maakunnittain eroava lähtötilanne, mahdollistetaan liikkumavara ja yhteistyö kuntien kanssa 2. Varmistetaan maakunnille riittävä rahoitus ja realistiset siirtymäaikataulut 3. Kehitetään digiratkaisuja uudistuvan palvelutoiminnan ja asiakkaiden tarpeet edellä markkinoita hyödyntäen 4. Varmistetaan selkeä ja toimiva työnjako: Valtiomaakunnat LÄHTÖ- TILANNE MAAKUNTA- HALLINTO, TEHTÄVÄ- SIIRROT, TOIMINNAN JATKUVUUDEN TURVAAMINEN Ensi vaiheen TAVOITETILA 2020 TOIMIN- NALLISEN MUUTOKSEN MAHDOLLISTA MINEN TAVOITETILA PITKÄLLÄ AIKAVÄLILLÄ Maakunnattuottajat Julkiset toimijatmarkkinatoimijat Onnistuva Suomi tehdään lähellä Finlands framgång skapas lokalt 2
Uudenmaan maakunnan tietohallinnon lähtötilanne Lähde: Valtakunnallinen selvitys 12/2016 - HUS 276 - Helsinki 70 - Espoo 53 - Vantaa 15 Arvio maakuntaan siirtyvästä tietohallinnon henkilötyömäärästä, yhteinen tietohallinto + ydintoimintojen yksiköiden tietohallinto (htv): 493,1 Keskitetysti tuettujen/hallittujen tietoteknisten sovellusten ja sähköisten palveluiden lkm (Sovellusportfolion koko): 1 264 Työasemien lkm kiinteät: 30 231 Työasemien lkm kannettavat: 10672 Työasemien lkm muut: 1 824 Mobiililaitteiden lkm : 10 608 Palvelinten kokonaismäärä: 1 243 Omien konesalien lkm : 9 Tietoliikenne- ja verkkolaitteiden lkm : 6 309
Maakuntaan siirtymisen keskeinen tavoite Asiakkaiden palvelut eivät saa heiketä palvelujen on toimittava Työntekijöillä oltava toimintaedellytykset ja palkat on maksettava Vaiheittainen siirtymä asiakas- ja potilastietojärjestelmissä
Uudenmaan maakunnan ICT-hankkeen eteneminen vuonna 2017 Aikataulu Hankkeen projektien tehtävät ja vaiheistus 3/17 4/17 5/17 6/17 7/17 8/18 9/17 10/17 11/17 12/17 1. Nykytilan kartoitus, tiekartta 1.1.2019 saakka ja alustava suunnitelma tiekartaksi 2022+ 2. Toteutussuunnitelma hankkeittain maakunnan käynnistämiseksi tarvittavien ICT-toimenpiteiden osalta 2.1. Hankesuunnitelman laatiminen VM:lle 2.2. Rekrytointi Uudenmaan eri organisaatioista 2.3. Toteutussuunnitelman laatiminen 3. Väliaikaishallinnon tarvitsemien asiahallinnan, projektihallinnan ja niiden käyttäjätuki 3.1. Asiahallinta 3.2. Sopimushallinta 3.3. Projektihallinta 3.4. Käyttäjätuki 4. Alustava suunnitelma toimenpiteistä 2022+ tavoitetilaan etenemiseksi 4.1. Toimialasidonnaiset järjestelmät 4.2. Toimialariippumattomat järjestelmät 4.3. Tekniikka 4.4. Tukipalvelut 5. Loppuraportointi
Uudenmaan maakunnan ICT-hankkeen organisointi Ohjausryhmä ICT-hankkeen ohjausryhmä Johtoryhmä ICT-johtoryhmä Laajennettu ICTjohtoryhmä 4T projektit valmentava, ohjaava yhteistoiminta koordinoiva Arkkitehtuuri ja tietoturva TOSI TORI Tekniikka Tuki Aliprojektiryhmät Arkisto Sairaala / ensihoito Yleishallinto Taloushallinto Tietoliikenne Asiakkuuspalvelut Sähköinen asiointi Apotti Asiakastietojärjestelmät Potilastietojärjestelmät Henkilöstöhallinto Tietohuolto ja raportointi Materiaali hallinto Puhe- ja viestintä Päätelaitteet ja konesalipalvelut Kuntien ICTtuki ja toimittajat ServiceDesk ja tukipalvelut Toimintasuunnitelma: (Nykytila) / Tavoitetila / Toimenpiteet tavoitetilan saavuttamiseksi
Missä Uusimaa menee suhteessa muihin? (kuvaa suunnittelun valmiusastetta, ei vielä toteutuksia) Onnistuva Suomi tehdään lähellä Finlands framgång skapas lokalt 7
Sopimussiirtoihin liittyviä aikatauluja ja yleisiä periaatteita Sopimusten kartoittaminen Kuntien selvitys MK:lle 28.2.2019 mennessä. Täydentäminen 30.6.2019 mennessä Maakunnan päätös sopimusten vastaanottamisesta Maakunnan kirjallinen ilmoitus siirtyvien sopimusten sopimusosapuolille viimeistään 31.10.2019 Lähde: Voimaanpanolaki (HE) Riskienhallinta korostuu Jokainen sopimus oma yksittäistapauksensa Sopimusehdot ratkaisevat Lähde: ICT-sopimukset ja hankinnat ohje (VM, 2016) Onnistuva Suomi tehdään lähellä Finlands framgång skapas lokalt 8
Uudenmaan tilanne sopimusten kartoitukseen ja siirtoihin liittyvän valmisteluun liittyen VM:n kysely marraskuussa 2016 pohjatietona, mutta se oli sisällöltään vielä epätarkka ja vain suuntaa-antava Sopimusten selvitys ja sopimushallinnon valmistelu aloitettiin keväällä 2017 Tietosisältö on määritelty lakimiesryhmän toimesta Valmius sopimusten tallennukseen sopimushallintoon on toteutettu jo syyskuussa Kuntien ict-yhteyshenkilöt informoitu sopimusten kokoamisesta Kontaktoitu keskeisiä Uudenmaan SOTE-toimialan ICT-toimittajia sopimusten läpikäynnistä ja siirroista Sopimuslakimies rektytoinnissa sopimusten läpikäyntiin joulukuussa Yhteistyö Vimana Oy:n kanssa käynnistetty uusien hankintojen ja sopimusten osalta 9
VM:n 11/2016 kyselyn tuloksia ja havaintoja Useiden organisaatioiden tiedot puuttuvat kokonaan Vain osa sopimuksista on ilmoitettu Kartoitus on tehtävä tarkemmin Todellinen määrä on luokkaa 1500-2000 sopimusta
Sopimuksiin liittyvää pohdintaa ja tarkastelua + + + + Osa sopimuksista helppo tunnistaa siirtyvän toiminnan myötä Luopuvien organisaatioiden sopimus- ja rahoitusvastuut tulee voida siirtää Maakunnalle 1.1.2020 alkaen hallitusti Aikaa selvitykseen on riittävästi, mutta työ on aloitettava koska läpikäytäviä sopimuksia on runsaasti Maakunnat voivat yhdessä saavuttaa parempia etuja kuin aiemmin suuremman volyymin avulla - Osa sopimuksista tulee jakaa nykyisen organisaation ja maakuntaan siirtyvän toiminnan kesken - Sopimuksen jakamisen myötä kustannukset voi kasvaa, kun menetetään skaalaetuja - Osa sopimuksista tulee päättää hallitusti vuoden 2020 alussa siten, että vuoden 2019 tilinpäätös ja toimintakertomus voidaan toteuttaa - Sopimuksen veloitusten määräytyminen ei sovi enää muuttuvaan tilanteeseen (esim. väestömääräpohjaiset sopimukset)
Hyvinvoivat asukkaat ja yhteensopivat palvelut kuntien & maakunnan yhteisenä tavoitteena Osaamisen ja kulttuurin edistäminen Sosiaali- ja terveyspalvelut Aluekehittäminen Osallisuus Pelastustoimi Elinympäristön kehittäminen Työ- ja elinkeinopalvelut Nuorisotyö Kotouttaminen Ympäristöterveydenhuolto Onnistuva Suomi tehdään lähellä Finlands framgång skapas lokalt 12
Kysymyksiä, kommentteja? Mikko Rotonen, ICT-hankejohtaja, Uusimaa2019-hanke Karri Vainio, erityisasiantuntija, Kuntaliitto