1.1.1 Toiminnan tunnusluvut 2014 Toiminnan tunnusluvut TP 2013 TA 2014 TP 2014 Poikkeama-% TP 2014 / TA 2014 Muutos-% TP 2014 / TP 2013 Tuotanto (lkm, euroa) - Laskutusosuudella painotettu volyymimuutos -2,2 % -3,1 % Tekstinkäsittelypalvelut 7 307 866 6 874 872 7 356 224 7,0 % 0,7 % Asiointipalvelut 1 303 876 1 294 688 1 135 773-12,3 % -12,9 % Henkilöstöpalvelut 1 898 486 1 962 382 1 912 788-2,5 % 0,8 % Talouspalvelut 1 847 058 1 927 852 1 840 776-4,5 % -0,3 % Hinnanmuutos-%*** 1,6 % 0,34 % 0,51 % Tuottavuus - Henkilötyövuosilla painotettu suoritemäärä 1,4 % 2,0 % 2,1 % 4,3 % - Tuotannon arvon kehitys suhteessa kuluihin**** 2,8 % 2,0 % 2,5 % 25,6 % Tekstinkäsittelypalvelut 1,6 % 4,4 % Asiointipalvelut 3,1 % -1,1 % Henkilöstöpalvelut 2,8 % 2,3 % Talouspalvelut 4,9 % 7,4 % Tekstinkäsittelyn vasteajat: Vasteaika, ei kiireelliset (24-96 t) 80 120 88,6 Vasteaika, kiireelliset (<24 t) 14 24 13,4 Vasteaika, pika (<2 t) 1,1 2 0,5 Palveluiden saatavuus Ajallaan maksetut palkat 99,9 % 99,00 % 99,90 % 0,9 % Kirjanpidon raportointiaikataulun pitävyys 100,0 % 100,0 % 100,0 % 0,0 % Henkilöstö Henkilöstömäärä (1.1.) 917 911 879-3,5 % -0,3 % Henkilötyövuodet 753 758 733-3,2 % -2,6 % Henkilötyövuoden hinta (sisältää tulospalkkioerät) 43 747 44 826 45 489 1,5 % 4,0 % Henkilötyövuoden hinta (ilman tulospalkkioeriä) 43 747 44 826 44 493-0,7 % 1,7 % *Luvut on laskettu vertailukelpoisin tuottein, jotta erot vuosien 2013 ja 2014 tuotteistuksessa tulisi huomioitua mahdollisimman oikein. Laskutusosuudella painotetussa volyymimuutoksessa painoina on käytetty tuotetason laskutusosuutta, eli laskenta on tehty mahdollisimman tarkalla tasolla. Poikkeamavertailu talousarvioon nähden ei kuitenkaan tuota kovin relevantteja tuloksia talousarvion laadintatavasta johtuen. ** Johtuen tuotteistuksen rakenteesta ja muutoksista 2013 ja 2014 välillä, hinta-määräeroanalyysi ei anna relevantteja tuloksia. Tästä johtuen analyysia ei ole esitetty. *** Hinnanmuutos on laskettu tuotetasolla ottaen huomioon kaikki vertailukelpoiset tuotteet. **** Tuottavuuden laskenta noudattaa seuraavaa periaatetta: Tuottavuuden kehitys = [tuotannon arvo HUS asiakkaalle 2014 laskettuna 2013 hinnoin /oikaistut tuotannon kulut 2014] / [tuotannon arvo HUS asiakkaalle 2013/oikaistut tuotannon kulut 2013] 1. Mallin ajatuksena on siis se, että tarkastellaan, miten tehokkaasti Servis pystyy HUS asiakkaalle tuottamaan palveluita. Tuottavuutta voi parantaa paitsi lisäämällä tuotannon määrää (kuluja kasvattamatta), myös lisäämällä kannattavaa myyntiä ulkopuolisille. Kuluja oikaistaan: a) vähentämällä läpilaskutettavien tuotteiden myynti, b) vähentämällä ulkopuolinen myynti, c) vähentämällä laskutus pääluottamusmiesten ja työsuojeluvaltuutettujen palveluista sekä deflatoimalla 2013 kulut talousarviossa käytetyllä kustannustasonmuutosprosentilla (1,80 %). Tilinpäätös 2014 1
Sitovat tavoitteet 2014 Poikkeama-% TP 2014/ TA 2014 Muutos-% TP 2014/ TP 2013 Sitovat tavoitteet (1 000 euroa / %) TP 2013 TA 2014 TP 2014 - Tilikauden tulos *) 1 198 0 1 277 0,0 % 6,6 % - Tuottavuustavoite-% (kokonaistuottavuus) 2,8 % 2,0 % 2,5 % 25,0 % -10,0 % - Hintatason muutos-%** 1,6 % 0,3 % 0,5 % 66,7 % -68,9 % - Pitkäaikaisten lainojen lisäys 0 0 0 0,0 % 0,0 % - Peruspääoman korko 2 2 2 0,0 % -17,4 % *Tulos ennen saatuja ja annettuja asiakaspalautuksia ja yhtymähallinnon ylijäämän palautusta. Vuoden 2013 tilinpäätös ei sisältänyt henkilöstön tulospalkkiojaksotuksia, mutta vuoden 2014 tilinpäätöksessä tulospalkkiojaksotusten suuruus oli sivukuluineen noin 0,7 milj. euroa. Tämä muutos huomioiden vuoden 2013 kanssa vertailukelpoinen operatiivinen tulos oli vuonna 2014 noin 2,0 milj. euroa **Hintatason muutoksen ylitys johtuu tekstinkäsittelypalveluiden talousarviota suuremmasta volyymista ja kysyntärakenteen muutoksista. Asiakkaiden ennustama tekstinkäsittelypalveluiden suoritemäärät toteutuivat kaikkiaan 7 % talousarviota suurempina. Lisäksi kalleimpien pikasaneluiden kysyntä kasvoi 2 % oletettua suuremmaksi ja vastaavasti edullisempien pikasaneluiden kysyntä laski vastaavalla osuudella. Ilman näitä asiakkaiden kysyntämuutoksia hintatason muutos vastaisi talousarvion mukaista +0,3 %. Talouden tunnuslukuja 2014 Poikkeama-% TP2014/ TA2014 Muutos-% TP2014/ TP2013 Talouden tunnuslukuja (milj. euroa) TP 2013 TA 2014 TP 2014 - Liikevaihto 51,5 53,5 51,9-3,0 % 0,9 % - Sisäinen myynti 51,0 52,8 51,4-2,7 % 0,8 % - Ulkoinen myynti 0,8 0,8 0,9 21,0 % 18,1 % - Toimintatuotot yhteensä 51,8 53,6 52,3-2,4 % 1,0 % - Toimintakulut 51,7 53,6 52,3-2,4 % 1,1 % - Tilikauden tulos ennen saatuja ja annettuja asiakashyvityksiä 1,2 0,0 1,3 ############ 6,5 % - Asiakashyvitykset netto -1,2-1,3 0,0 % 6,5 % - Tilikauden tulos 0,0 0,0 0,0 ############ 16,1 % Henkilöstö TP 2013 TA 2014 TP 2014 Poikkeama- % TP 2014/ TA 2014 Muutos-% TP 2014/ TP 2013 Henkilötyövuodet 754 759 733-3,3 % -2,7 % Henkilötyövuoden hinta (sis. tulospalkkiot) 43 747 44 826 45 489 1,5 % 4,0 % Henkilötyövuoden hinta (ilman tulospalkkioita) 43 747 44 826 44 493-0,7 % 1,7 % OLENNAISET TAPAHTUMAT TILIKAUDELLA JA ARVIO TULEVASTA KEHITYKSESTÄ Kuvaus tukipalveluyksikön toiminnasta Tilinpäätös 2014 2
HUS-Servis tukee HUS:n potilashoitoa tuottamalla laadukkaita asiointi-, henkilöstö-, tekstinkäsittely- ja talouspalveluita kustannustehokkaasti. Kuudetta vuotta palvelukeskusmallilla toimiva liikelaitos tuottaa asiakkaille keskitetysti: Asiointipalvelut monialapalveluna sisältäen aula-, potilaskuljetus-, lähetti-, potilasasiakirja- ja arkistopalvelut hyödyntäen henkilöstön moniosaamista ja laaja-alaista käytettävyyttä Henkilöstö- ja palkkapalvelut sekä henkilöstöasioiden hoidon ja henkilöstöjärjestelmien tarvitseman tukipalvelun Osto-, matka- ja kululaskujen käsittelyn, sairaanhoidon ja muiden palveluiden ja tuotteiden laskutuksen ja perinnän sekä kirjanpidon ja maksuliikenteen hoidon Hoitoyksiköiden tarvitsemat tekstinkäsittelypalvelut Olennaiset tapahtumat tilikaudella Yhteenveto HUS-Servisin palvelutuotanto toteutui odotetusti palvelulupauksen mukaisesti lukuun ottamatta Uranus-päivityksen aiheuttamia yksittäisiä käyttökatkoja digisanelupalvelussa syys-lokakuun aikana. Taloustutkimuksella teetetyn asiakastyytyväisyyskyselyn tulos oli 3,9/5 (tavoite 4), mikä vastaa edellisen vuoden tasoa. Palvelujen laadun kehittämistoimenpiteitä suunnitellaan edelleen yhteistyössä asiakkaiden kanssa saatujen tulosten perusteella. Palvelulaskutus ennen asiakaspalautuksia oli 0,4 % talousarviota ja 0,7 % edellisvuotta suurempi. HUS-Servisin maksamien noin 1,3 milj. euron asiakaspalautusten jälkeen lopullinen palvelulaskutus oli yhteensä noin 52,3 milj. euroa, mikä on -2,4 % talousarviota vähemmän, mutta 1,0 % edellisvuotta enemmän. Sekä euromääräisesti että suhteellisesti suurinta kysynnän lisääntyminen oli tekstinkäsittelypalveluissa. Tekstinkäsittelyn palveluveloitukset kasvoivat viime vuodesta noin 4,1 %, josta noin 0,7 % muodostui volyymin kasvusta, hinnoittelun muutoksista noin 2,6 % ja loput noin 0,8 % kysyntärakenteen muutoksista. Tekstinkäsittelyn kumulatiiviset toimintatuotot ylittivät talousarvion 1,2 milj. euroa. Tästä ylityksestä HYKS:n Medisiinisen tulosyksikön palveluostot olivat 290 000 euroa, HYKS:n Operatiivisen tulosyksikön palveluostot 451 000 euroa, Hyvinkään SHA:n ostot noin 191 000 euroa ja HYKS:n Psykiatriakeskuksen ostot noin 200 000 euroa. Talouspalveluissa palvelulaskutus vastasi sekä viime vuoden että edellisen vuoden tasoa. Henkilöstöpalveluiden laskutus vastasi viime vuotista tasoa, mutta oli noin -3,2 % talousarvioita matalammalla tasolla, mikä oli seurausta palkka- ja palvelussuhdepalveluiden odotettua matalammasta laskutustasosta. Asiointipalveluiden palvelulaskutus alitti talousarvion -3,0 % ja edellisen vuoden -1,9 %. Asiointipalveluiden palvelulaskutuksen huomattava pudotus oli seurausta odotettua nopeammin edenneestä potilasasiakirjojen sähköistämisestä ja arkistotoimitusten vähenemisestä. Tällä muutoksella oli välitön säästövaikutus myös asiakkaan kustannuksiin. Toimintakulut olivat saatujen asiakashyvitysten jälkeen 52,3 milj. euroa, mikä oli -2,4 % talousarviota vähemmän, mutta 1,1 % edellisvuotta enemmän. Talousarvioon nähden henkilöstökustannukset laskivat lähes jokaisella palvelualueella, mutta suhteessa volyymin muutokseen reaalinen henkilöstökulujen lasku oli voimakkainta tekstinkäsittelypalveissa. Tekstinkäsittelyn kappalemääräinen kysyntä nousi, mutta tuotannonohjauksen kehittymisen myötä henkilöstökuluja pystyttiin laskemaan lähes 400 000 euroa. Tekstinkäsittelyn etätyön lisäämisen myötä vuokrakustannukset pystyttiin puolittamaan ja tämän muutoksen vaikutus oli noin 200 000 euroa. Tekstinkäsittelyn ohella henkilöstökustannuksissa saavutettiin merkittäviä talousarvioalituksia henkilöstöpalveluissa, jossa henkilöstökustannukset alittivat talousarvion noin 600 000 euroa erityisesti palvelussuhde- ja palkkaprosessin tehostumisen myötä. Asiointipalveluiden arkistopalveluiden palvelumyynti putosi noin 700 000 euroa edellisestä vuodesta ja sopeutustoimenpiteenä henkilöstökustannuksia pystyttiin laskemaan noin 200 000 euroa edellisestä vuodesta. Henkilöstömäärä putosi arkiston sopeutustoimenpiteiden seurauksena noin 13 henkilöä, Tilinpäätös 2014 3
mutta näiden kokonaisvaikutus realisoituu vasta vuoden 2015 puolella. Lisäksi arkistojen henkilöstökulujen laskua hidasti arkistojen keskittämisestä ja muutoista aiheutuneet henkilöstökustannukset. Osaaikaiset työsopimuksen huomioiden sopeutustoimenpiteiden kokonaisvaikutus tulee olemaan noin 400 000 euroa. Lisäksi talouspalveluissa varauduttiin perintäkustannusten nousuun, mutta nämä kulut jäivät myös odotettua matalammalle tasolle. HUS-Servisin operatiivinen tulos ennen asiakashyvityksiä ja tulospalkkiojaksotuksia oli 2,0 milj. euroa positiivinen, mikä oli noin 0,8 milj. euroa edellisvuotta suurempi. Tulospalkkiojaksotusten jälkeen operatiivinen tulos oli 1,3 milj. euroa, mutta tämä ei ole vertailukelpoinen edellisen vuoden kanssa, koska vuodelta 2013 puuttuivat vastaavat tulospalkkioerät. Tuloksen parantumisesta selittyy valtaosin henkilöstökustannusten laskusta. Palvelualueittain tarkasteltuna eniten ylijäämää syntyi henkilöstöpalveluissa (+1,1 milj. euroa). Talouspalveluiden ylijäämä oli 0,5 milj. euroa ja asiointipalveluiden 0,6 milj. euroa. Edelliseen vuoteen nähden suurin tulosparannus oli kuitenkin tekstinkäsittelypalveluissa, jossa tuotannonohjauksen kehittymisen myötä tappio pienentyi -0,1 milj. euroon edellisen vuoden -0,6 milj. eurosta. Tuottavuusmittareina käytettiin vuonna 2014 liikelaitoksen kokonaistuottavuutta ja henkilötyöntuottavuutta. Kokonaistuottavuus oli +2,5 %, mikä on noin +0,5 % prosenttiyksikköä asetettua tavoitetta (+2,0 %) suurempi. Vastaavasti henkilötyön tuottavuus kasvoi noin +2,1 %. Kokonaistuottavuuden ja henkilötyöntuottavuuden välistä eroa selittää useiden tehostamistoimenpiteiden kohdistuminen muihin kuin henkilöstökulueriin. Kokonaistuottavuus kehittyi voimakkaasti erityisesti alkuvuoden aikana, mutta viimeisen neljän kuukauden aikana tuottavuuden kehitys oli kuitenkin alkuvuotta heikompaa. Erityisen suurta tuottavuuden kasvu oli alkuvuonna tekstinkäsittelypalveluissa toiminnanohjauksen kehittymisen myötä, mutta loppuvuodesta positiivinen kehitys kuitenkin hieman tasaantui Uranus-päivityksen ja Kanta-arkiston vaatimien lisäresursointien myötä. Lisäksi tuottavuutta pudotti edellisen vuoden suuri lomapalkkajaksotus, jonka vuoksi lomapalkkajaksotusten erotus vuosien välillä oli noin 150 000 euroa, mikä pudotti myös tuottavuutta joulukuussa. Talous-, henkilöstö- ja tekstinkäsittelypalveluissa tuottavuus on kehittynyt positiivisesti läpi koko vuoden. Sen sijaan asiointipalveluissa siirtyminen sähköiseen potilasarkistoon on näkynyt suoritemäärien laskuna ja erityisesti henkilötyön tuottavuuden voimakkaana putoamisena. Asiointipalveluiden henkilöstöresursseja on sopeutettu laskevaan kysyntään kesästä alkaen ja sopeuttamistoimenpiteitä tullaan jatkamaan myös ensi vuonna. HUS-Servisin toiminnallisista muutoksista merkittävin oli syksyllä 2013 aloitettu Harppi toiminnanohjaushanke, jonka toiminta kasvoi täyteen laajuuteen vuoden 2014 aikana. HUS-Servisistä hankkeeseen osallistuivat talous- ja henkilöstöpalvelut. Tämän hankkeen kustannusvaikutus oli noin 400 000 euroa ja tämä oli euromääräisesti suurin yksittäinen muutos HUS-Servisin toiminnassa verrattuna aikaisempiin vuosiin. Tekstinkäsittelypalveluissa merkittävänä muutoksena oli toiminnanohjauskehitystyön ohella etätyöntekijöiden määrän moninkertaistaminen, joka johti vuokrakustannusten puolittumiseen sekä sairauspoissaolojen merkittävään putoamiseen. Asiointipalveluissa merkittävimpänä muutoksena oli sähköisen potilasasiakirjapalvelun aloittaminen uusissa toimipaikoissa sekä toiminnan sopeuttaminen, mikä vähensi sairaanhoitoalueiden laskutusta noin 350 000 euroa. Henkilöstöpalveluissa toteutettiin HUS-Servisin ensimmäinen lean-kehittämishanke, jonka seurauksena palvelussuhde- ja palkkaprosessin laatu- sekä kustannustehokkuus kehittyi merkittävästi. Ympäristötavoitteeksi on asetettu kopiopaperin kulutuksen vähentäminen 7 % vuosittain, kun vastaava tavoite koko HUS:ssa on pääsääntöisesti 5 %. Vuoden 2014 aikana kulutus on ollut euromääräisesti 1,3 % pienempi kuin edellisenä vuonna. Sähköisen asioinnin lisääminen vähentää jatkossa myös tulostamisen tarvetta ja tämä vaikutus näkyy koko HUS:ssa, ei pelkästään Servisin kulutuksen vähenemisenä. Asiointipalvelut Asiointipalveluiden tavoitteena on tuottaa aula-, postitus-, potilaskuljetus-, potilasasiakirja-, puhelin-, hallintoasiakirjapalvelut asiakkaiden kanssa hyvällä yhteistyöllä ja laadukkaasti. Palvelutaso on parantunut vuosittain. Asiakastyytyväisyyden tavoitteeseen (4/5) päästiin lähes jokaisessa palvelussa. Tilinpäätös 2014 4
Asiointipalvelun suurimmat muutokset vuonna 2014 tapahtuivat arkistopalveluissa. Arkiston lainaukset vähenivät sähköisen asioinnin myötä 21 % edellisestä vuodesta. Arkiston tilojen keskittämistä jatkettiin, kahdesta pienestä arkistosta luovuttiin. Arkistossa aloitettiin sähköisen arkistoinnin pilotti Töölön sairaalassa. Pilotin tavoitteena on paperisten arkistoitavien potilasasiadokumenttien sähköistäminen. Pilotin päättyessä on luotu HUS-tasoinen malli siitä, miten ennen vain paperisena ollut tieto on sähköisesti käytettävissä HUS-alueella. Uutena palveluna aloitettiin HUSLABin ajanvarauspalvelu. Toiminta oli odotettua vilkkaampaa, puheluita yksikköön tuli keskimäärin 610 kpl/päivä. Puhelinvaihteen 4711 osalta välitysteknistä alustaa on uudistettu yhteistyössä Tietohallinnon kanssa. Potilaskuljetuksen toiminta oli hiukan edellistä vuotta vilkkaampaa. Kuljetuksia oli 7 % edellistä vuotta enemmän. Neuvottelut aula-, posti-, ja potilaskuljetuspalveluista uuden Espoon sairaalan osalta jatkuivat. Tekstinkäsittely Tekstinkäsittelyssä vuosi 2014 oli ensimmäinen kokonainen vuosi, jolloin koko HUS:ssa oli mahdollisuus käyttää digisanelua. Saneluja purettiin ennätysmäärä yhteensä 1 831 781 kpl. Digisanelujen osuus oli 96 % (1,75 milj. kpl) ja kasettisaneluja 4 % (77 886 kpl). Asiakastyytyväisyys säilyi samalla tasolla edelliseen vuoteen verrattuna (3,81/5). Saneluiden palvelulupaus pystyttiin pitämään läpi vuoden Uranus-päivityksen aiheuttamia hetkellisiä käyttökatkoja lukuun ottamatta. Pikasanelut toimitettiin keskimäärin alla kahdessa tunnissa (mediaani 30 min), kiiresanelut toimitettiin alle 24 tunnissa (mediaani 13 t) ja normaalisanelut alle viidessä arkivuorokaudessa (mediaani 4 vrk; 89 t). Sanelujen valmistumisen vaihteluvälit olivat ajoittain merkittäviä. Erityisesti heinäkuussa palvelutasot olivat heikot ja ylityksiä tapahtui runsaasti ja ne aiheuttivat asiakasreklamaatioita. Variaatioiden tasaaminen priorisoitiin ensisijaiseksi tavoitteeksi. Tekstinkäsittelyssä haittatapahtuma ilmoituksia (HaiPro) tuli 60, joista suurin osa koski viiveitä saneluissa. Merkittäviä (luokan 4-5) tapahtumia oli 1 kappale, jossa potilaan hoito todettiin viivästyneen, mutta ei aiheuttaneen haittaa. Merkittävin muutos oli HUS:n potilastietojärjestelmäpäivitys (Uranus 8.4) syyskuussa ja sen korjauspäivitys marraskuussa. Päivitys heikensi tuottavuuden kehitystä, koska tietojärjestelmät eivät olleet käytössä normaalisti ja käyttökatkoja oli loppuvuonna yli 40. Versiopäivityksestä johtuvat uudet toimintamallit vaativat harjoittelua kaikilla ammattiryhmillä. Marraskuun korjauspäivityksessä korjattiin kaikkiaan 150 järjestelmässä havaittua virhettä ja korjauspäivitystä voidaan pitää kokonaisuudessaan onnistuneena projektina. Kanta-potilastietoarkistoon siirtymistä jouduttiin kuitenkin siirtämään vuodelle 2015 Uranuksen vaatimien korjauspäivitysten vuoksi. Tekstinkäsittelyn merkittävin kehitysprojekti oli puheentunnistuksen pilotointi. Projektissa tutkittiin puheentunnistuksen hyödyntämistä osana lääkärin saneluprosessia ja tekstinkäsittelijän sanelunpurkuprosessia. Lääkärit käyttivät edustapuheentunnistusta, jossa lääkäri itse saneli ja korjasi sanelutekstinsä. Taustapuheentunnistuksessa 10 tekstinkäsittelijää korjasivat puheentunnistuksen kautta tullutta valmista tekstiä. Saneluminuutin purkamiseen käytetty aika pieneni korvatautien pilotissa tuotantoon verrattuna jopa 41 %, vaikka integraation puuttuessa käytettiin manuaalista kopioi-liitä -toimintoa. Sanelujen valmistumisen nopeutumisen lisäksi tekstinkäsittelijöiden käyttämien kielityökalujen avulla saatiin laadukkaampia tekstejä perinteiseen digisaneluun verrattuna. Lupaavien havaintojen perusteella puheentunnistuksen ja kielityökalujen kehittämiseen tullaan myös tulevaisuudessa varaamaan kehitysresursseja. Myös asiakkaiden näkökulmasta halukkuus edusta puheentunnistuksen käyttöönottoon on olemassa, mutta käytetty teknologia vaatii edelleen jatkokehittämistä. Muita tärkeitä kehittämisasioita olivat tekstien jatkuva laadunarviointi, laatukäsikirjan suunnittelu, osaamiskartoitus, tuotannonohjauksen projektin suunnittelu ja eteneminen, potilasasiakirjojen englannin kielisen käännöspalvelun aloittaminen, etätyöprojektin aloittaminen sekä osallistuminen kumoushankkeen suunnitteluun yhdessä työterveyslaitoksen kanssa. Tilinpäätös 2014 5
Henkilöstöpalvelut Koulutuspalveluiden järjestämiin koulutuksiin osallistui vuoden aikana lähes 9 000 työntekijää sekä HUS:sta että kuntien ja terveydenhuoltoalalla toimivien organisaatioiden henkilöstöstä. Koulutukset ovat olleet onnistuneita palautekeskiarvon ollessa 4,1 asteikolla 1-5. Mittavimpia koulutushankkeita olivat Itä-Uudenmaan terveydenhuoltopäivä yhdessä Porvoon sairaanhoitoalueen kanssa, haavahoitokoulutukset, sihteeripäivä sekä alueelliset koulutukset yhteistyössä HYKSin kanssa. Lisäksi koulutuspalvelut osallistui Uranus U8.4 käyttöönoton verkkokoulutuksen tuottamiseen runsaalle 12 000 käyttäjälle. Rekrytointipalvelujen toiminnassa painottui työpaikkailmoitustoiminta sekä esimiesten neuvonta ja koulutus rekrytointiprosessiin. Työpaikkailmoitukset käännetään ruotsiksi, ja kielenkääntäjät saivat käyttöönsä Trados-käännösohjelman palvelinversion, joka nopeuttaa toimintaa ja parantaa tuottavuutta. HUS-Rekrytointi osallistui HUSPlus rekrytointi- ja palvelussuhteen aloitusosioiden kehittämiseen osana Harppi-hanketta. Henkilöstöjärjestelmien tukitiimit olivat vahvasti mukana Harppi-hankkeen määrittelyvaiheissa ja HUSPlussan toiminnallisuuksien kehittämisessä. Harppi-hankkeen edetessä käyttöönottoon vuonna 2015 järjestelmätukitiimeillä on testaus- ja käyttöönoton tukivaiheissa edelleen keskeinen rooli. Väestörekisterikeskuksen varmennekorttien korttijakelu HUS:n Helsingin sairaaloiden terveydenhuollon ammattilaisille saatiin valmiiksi. Yhteensä korttijakelu tavoitti noin 20 000 henkilöä. Palkkapalvelujen Lean projekti käynnistyi keväällä 2014. Projektin lopputuloksena saatiin rakennettua joustavampi ja tehokkaampi palveluorganisaatio, koostuen viidestä palvelulinjasta. Samalla parannettiin tapoja käsitellä palkka-aineistoa sähköisesti Rondon ja sähköpostin avulla. Vuoden aikana uudistettiin intran Palvelussuhdeasiat osio yhdessä Yhtymähallinnon kanssa. Uudistuksessa sivustosta tuli asiakaslähtöisempi ja rakenteelta selkeämpi. Palvelussuhdepalvelujen pääkaupunkiseudun palvelutiimeissä tehtiin palvelutiimien asiakkuuksien ja keskinäisen resursoinnin muutoksia, joilla tavoiteltiin entistäkin parempaa joustavuutta asiakaspalvelussa. Muutokset osoittautuivat tehokkaiksi ja palvelussuhdepalvelujen tuottavuus tehtyjen palvelujaksojen suoritemäärällä mitattuna parani edellisvuodesta runsaat 20 %. Talouspalvelut Talouspalvelujen jatkuvana tavoitteena on hoitaa taloushallinnon prosessit yhteistyössä asiakkaiden kanssa tehokkaasti ja laadukkaasti. Palvelutaso on ollut korkea jo useita vuosia, kiitosta asiakkailta on tullut mm. henkilöstön ammattitaidosta ja ystävällisestä asiakaspalvelusta. Sähköisten osto- ja myyntilaskujen määrä on lisääntynyt edelleen vuonna 2014 ja on noin 70 % sekä myyntilaskuissa että ostolaskuissa. Sekä osto- että myyntilaskutuksessa näkyi vuonna 2014 potilaan vapaan liikkuvuuden lisääntyminen hoitopaikan valinnassa. Vuonna 2014 saatiin ratkaisu markkinaoikeudesta perintätoimiston kilpailutukseen. Markkinaoikeus hylkäsi Intrum Justitian valituksen ja syksyllä 2014 käynnistyi käyttöönottoprojekti Lindorff Oyj:n kanssa. Tavoitteena on ottaa Lindorffin palvelut käyttöön pääosin vuoden 2015 aikana. Kesäkuussa 2014 talouspalvelut järjesti yhdessä HUS- Tietohallinnon kanssa yhteistyötilaisuuden jäsenkuntien kanssa asiakas- ja laskutustietojen hallinnasta. Talouspalvelut on aktiivisesti mukana HUS:n toiminnankehittämishankkeessa, Harppi-projektissa. Harppi-projektissa uusitaan HUS:n toiminnanohjausjärjestelmä, johon myös talous kuuluu. Talouspalvelut osallistuu myös HUS:ssa käynnissä olevaan ostopalvelulaskutuksen uudistamis- ja kehittämishankkeeseen. Kesästä 2014 lähtien talouspalvelut on myös tuottanut HYKSin Oy:lle laskutuspalveluita. Tulevaisuuden näkymät Tilinpäätös 2014 6
Vuoden 2015 aikana asiointipalveluiden kehittämistoimenpiteet tulevat kohdistumaan paperittoman potilashoidon tukemiseen, josta saatiin lupaavia tuloksia jo vuonna 2014. Asiointipalveluiden sopeuttamisen onnistuminen tulee olemaan yksi keskeisimmistä tekijöistä HUS-Servisin vuoden 2015 tuloksessa. Potilasasiakirjojen sähköistäminen loi välittömiä kustannussäästöjä jokaiselle palvelua käyttävällä kliiniselle yksikölle. Tätä kehitystyötä tullaan jatkamaan myös vuonna 2015 asiakaslähtöisen palvelumallin kehittämiseksi ja kustannussäästöjen lisäämiseksi. Asiointipalveluissa arkistopalveluiden toimintoja sopeutetaan paperittoman potilashoidon ja sähköisen arkistoinnin käyttöönoton myötä. Alkusyksyn aikana määräaikaisia työsopimuksia on päätetty useissa eri arkistoissa ja henkilöstövähennykset tulevat jatkumaan seuraavan seitsemän kuukauden aikana. Kaikkiaan henkilöstölukumäärä on pudonnut vuodessa 94 henkilöstä 81 henkilöön. Henkilöstövähennykset tapahtuvat eläköitymisten ja määräaikaisten työsopimusten päättämisen kautta. Arkiston henkilöstöä on myös siirtynyt HUS-Servisin muihin palveluihin. Toisena sopeuttamissuunnitelman osaalueena potilasarkistopalveluissa on aloitettu lean-projektin kartoitusvaihe prosessien tehostamiseksi. Kolmantena osa-alueena potilasarkiston sopeuttamisessa on lokakuussa aloitettu selvitys arkistojen keskittämisestä yhteen toimipaikkaan, mutta tämä edellyttää myös toimivan skannausprosessin kehittämistä potilasasiakirjojen käsittelyyn. Tekstinkäsittelyn palvelulupausta pyritään nostamaan vuoden 2015 aikana ja erityisesti pikasaneluiden toimintamallia kehitetään entistä asiakaslähtöisemmäksi. Digisanelun tulevaisuuden kehitysnäkyvät liittyvät valintoihin, jossa dokumentaatioratkaisut, tiedonsiirto ja viestinvälitys asiantuntijoiden ja asiakkaan kesken ratkaistaan. Todennäköisemmät dokumentaatiotavat ovat itsekirjoittaminen tai tietojen lisääminen valmiisiin pohjatietoihin ja rakenteisiin tietomassoihin. Puheentunnistuspilotin tulosten perusteella kehitystyötä jatketaan ja puheentunnistuksesta odotetaan merkittävää teknistä läpimurtoa tulevien vuosien aikana. Tekstinkäsittelyn toiminnanohjausta kehitetään edelleen. Kuntayhtymän henkilöstö-, materiaali- ja taloushallinnon toiminnanohjauksen kehittämishankkeella (Harppi hanke) tehostetaan ja kehitetään asiakaslähtöisesti logistiikan, talouden ja henkilöstöjohtamisen sekä käyttövaltuuksien hallinnan prosesseja ja toimintoja. Työntekijöille näkyvimpiä muutoksia tulevat olemaan henkilöstöhallinnon sähköisen asioinnin lisääntyminen sekä HUS Plussan käytettävyyden parantaminen muun muassa palvelussuhdeasioiden ja matkalaskujen hoitamisessa. Hanke mahdollistaa ostotilausten ja laskujen käsittelyn uudistamisen. Hanke aiheuttaa HUS-Servisille huomattavaa lisätyötä mm. suunnittelun, määrittelyn, testauksen ja koulutuksen osalta myös vuonna 2015. Samanaikaisesti haasteena on häiriöttömän palvelutuotannon varmistaminen. Hus-Servis rahoitti syntyneet lisäkustannukset omaa tuottavuuttaan kehittämällä vuonna 2014 ja lisäkustannusten vaikutus oli arviolta noin 0,5 miljoonaa euroa. Harppi-hankkeen lisäkustannusvaikutus tulee pysymään vastaavalla tasolla myös vuonna 2015 ja tämän vuoksi hanke tulee olemaan keskeisin muuttuja ja riskitekijä myös vuonna 2015. Hankkeella tulee kuitenkin pitkällä aikavälillä olemaan merkittävä vaikutus HUS-Servisin kykyyn tehostaa toimintaansa henkilöstö- ja talouspalveluiden osalta. Harppi toiminnanohjausjärjestelmä tuo myös mahdollisuuksia skaalata investoinnin hyötyjä laajemminkin sote-alueen palvelutuotannossa. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Sisäinen valvonta on osa johtamista ja siihen sisältyvät kaikki ne toiminnot, joilla tavoitellaan liikelaitokselle asetettujen tavoitteiden toteuttamista säädösten ja ohjeistuksen mukaisesti. Sisäisessä valvonnassa noudatetaan yhtymähallinnon sisäisen tarkastusyksikön ja ulkoisen tarkastuksen suosituksia. Sisäisen valvonnan kannalta keskeisiä toimintoja ovat strategisia tavoitteita toteuttava toiminnan suunnittelu ja toteutus, päätöksentekomenettely, sopimukset ja hankintatoimi sekä taloudellisen ja toiminnallisen tiedon luotettavuus ja toiminnan tuloksellisuus. Toimitusjohtaja on delegoinut hankintavaltuuksia, laskujen hyväksymisoikeuksia sekä henkilöstöhallinnon päätöksenteko-oikeuksia alaiselleen henkilöstölle. Päätökset tehdään delegointipäätösten mukaisesti ja niitä valvotaan. Palvelukuvauksissa on kuvattu tehtävät ja vastuut asiakkaiden ja HUS-Servisin välillä. Riskien tunnistaminen ja arvioiminen on osa johtamista ja projektinhallintaa. Kaikilla palvelualueilla on nimetty riskit, arvioitu niiden todennäköisyys ja vaikutus sekä yksilöity kunkin riskin hallintakeinot. Ar- Tilinpäätös 2014 7
viointi päivitetään vuosittain. HUS:n valmius- ja jatkuvuussuunnitelma tukee liikelaitoksen omaa jatkuvuuden hallintaa sekä toiminnan yhteensovittamista operatiivisella tasolla. HUS-Servisin vuosittaisen riskianalyysin perusteella merkittävimpinä strategisina riskeinä on tunnistettavissa positiivisen tuottavuuskehityksen ylläpitäminen tulevaisuudessa sekä muutokset toimintaympäristössä. Keskeisimpiä muutoksia toimintaympäristössä ovat julkisen palvelutuotannon lakimuutokset sekä eduskunnassa valmistelussa oleva sote-uudistus. Toimintaympäristön varaudutaan seuraamalla aktiivisesti lakimuutoksia ja osallistumalla mahdollisuuksien mukaan niiden toimeenpanoon sekä palvelutuotannon osalta valmistautumalla tuleviin mahdollisuuksiin ja haasteisiin ennakoivasti. Tuottavuuskehityksen ja talouden hallinnassa ovat avainasemassa toiminnan sopeuttaminen kysynnän muutoksiin sekä resurssien dynaaminen tasapainottaminen eri palvelualueiden välillä. Kuluneen vuoden aikana sopeutustoimia on kohdistettu erityisesti potilasasiakirjapalveluihin, joissa sähköinen potilasasiakirjaratkaisu on edellyttänyt nopeaa toiminnan uudelleen organisointia ja resurssien sopeutusta. Lisäksi eri palvelualueiden toimintojen tehokkuuden varmistamiseksi on otettu käyttöön systemaattinen lean-kehittämisen malli. Merkittävimmät operatiiviset riskit ovat sidoksissa käytettävissä olevien resurssien riittävyyteen, avainhenkilöiden osaamiseen ja kuormittumiseen, tietoturvallisuuteen ja kehitysprojektien etenemiseen. Vuoden 2014 aikana kehittämisprojektien pääpaino on ollut järjestelmäprojekteissa, joista Uranuspäivitys ja Harppi-toiminnanohjausjärjestelmä ovat olleet merkittävimmät kehitysprojektit. Kehitysprojektien hallinnassa avainasemassa on projektien hyvä kokonaisohjaus, jatkuva seuranta sekä tarvittavien resurssien ja tuen varaaminen projektien läpiviennille. Erityisesti Harppi-projektissa yksittäisten avainosaajien sitouttaminen ja työntekijöiden osaamisen ja työtehtävien yhteensovittaminen kuormituksen hallitsemiseksi on ollut keskeinen lähtökohta projektin onnistuneen läpiviennin takaamiseksi. Riippuvuus tietojärjestelmistä ja tietoliikenneyhteyksistä tuo haasteita useiden toimintojen häiriöttömälle jatkuvuudelle. Tietoteknisiä riskejä hallitaan järjestelmiä testaamalla, toimittajayhteistyöllä, riskit minimoivilla työjärjestelyillä, koulutuksella, ohjeistuksella ja esimiesvalvonnalla sekä määrittämällä sopimuksiin palvelutasoehtoja. Tietojärjestelmäriskeihin on varauduttu myös kattavilla varahenkilöjärjestelyillä, joilla varmistetaan osavan henkilökunnan riittävyys myös mahdollisissa käyttökatkoissa ja poikkeustilanteissa. Asiointipalvelut ja tekstinkäsittely osallistuvat potilasturvallisuustoimintaan ja haittailmoitus (HaiPro) raportointiin. HUS-Riskit portaali on käytössä. Vaaratapahtumailmoitusten käsittelemiseksi ja palvelun kehittämiseksi on luotu toimintamalli. Kokonaisuudessaan riskien hallinnassa onnistuttiin hyvin vuonna 2014. Tilinpäätös 2014 8
VUOSITASON TOIMINTASUUNNITELMA / STRATEGISISTA TAVOITTEISTA JOHDETTUJEN TUOTTAVUUS- JA KEHITTÄMISTOIMENPITEIDEN SEURANTA PALVELUIDEN TOTEUTUMINEN Poikkeama-% TP2014/ TA2014 Muutos-% TP2014/ TP2013 Liikevaihdon analysointi (milj. euroa) TP 2013 TA 2014 TP 2014 - Kuntayhtymän sisäinen myynti 50,7 52,7 51,0-3,2 % 0,7 % - Myynti jäsenkunnille ja muille maksajille 0,8 0,8 0,9 11,9 % 11,7 % LIIKEVAIHTO YHTEENSÄ 51,5 53,5 51,9-3,0 % 0,9 % Tilinpäätös 2014 9
Palvelut ja tuotteet kaikille maksajille Poikkeama-% TP 2014/ TA 2014 Muutos-% TP 2014/ TP 2013 Tuotteet ja palvelut (lkm) TP 2013 TA 2014 TP 2014 Kirjoitetut sanelut 1 825 168 1 746 000 1 823 571 4,4 % -0,1 % Kirjoitetut saneluminuutit 5 442 270 5 206 000 5 486 148 5,4 % 0,8 % Asiakirjan haut 897 676 877 000 705 469-19,6 % -21,4 % Välitetyt puhelut 655 634 645 000 609 208-5,5 % -7,1 % Potilaskuljetukset - 219 000 241 623 10,3 % 0,0 % Ansioerittelyt 443 306 445 000 435 675-2,1 % -1,7 % Ostolaskut 153 659 155 000 154 231-0,5 % 0,4 % Tiliöintirivit 148 647 151 000 125 536-16,9 % -15,5 % Potilaslaskut 1 316 963 1 290 000 1 327 237 2,9 % 0,8 % KAIKKI YHTEENSÄ (lkm) 10 883 323 10 734 000 10 908 698 1,6 % 0,2 % Poikkeama-% TP 2014/ TA 2014 Muutos-% TP 2014/ TP 2013 Tuotteet ja palvelut (1 000 euroa) TP 2013 TA 2014 TP 2014 -Liikelaitoksen johto 17 30 30 0,0 % 77,8 % -Pääluottamusmiehet ja työsuojeluvaltuutetut 1 862 1 957 1 960 0,1 % 5,3 % -Tekstinkäsittelypalvelut 14 619 13 903 15 190 9,3 % 3,9 % -Asiointipalvelut 18 430 18 695 18 056-3,4 % -2,0 % -Henkilöstöpalvelut 12 721 13 175 12 770-3,1 % 0,4 % -Talouspalvelut 5 764 5 841 5 824 KAIKKI YHTEENSÄ (1 000 euroa) 53 414 53 602 53 830 0,4 % 0,8 % Tilinpäätösluvut ennen asiakkaille annettuja hyvityksiä Palvelulaskutus vuonna 2014 oli ennen tilinpäätöshyvityksiä +0,4 % yli talousarvion ja +0,8 % yli edellisen vuoden toteuman. Tiinpäätöshyvityksiä annettiin noin 1,3 milj. euroa, ja sen jälkeen laskutus oli noin -2,4 % talousarviota pienempi, mutta noin +1,0 % prosenttia edellisvuotta suurempi. Kokonaismyynnin kasvu edellisvuoteen nähden selittyy valtaosin tekstinkäsittelyn palveluveloitusten kasvusta. Muilla palvelualueilla palvelulaskutus jäi hieman talousarviota matalammalle tasolle. Palvelulaskutuksen kasvu edelliseen vuoteen nähden oli seurausta tekstinkäsittelyn kasvaneesta kysynnästä, kysyntärakenteen muutoksista sekä hinnanmuutoksista. Tekstinkäsittelyn palveluveloitukset kasvoivat viime vuodesta noin 4,1 %, josta noin 0,7 % muodostui volyymin kasvusta, hinnoittelun muutoksista noin 2,6 % ja loput noin 0,8 % kysyntärakenteen muutoksista. Tekstinkäsittelyn kumulatiiviset toimintatuotot ylittivät talousarvion 1,2 milj. euroa. Tästä ylityksestä HYKS:n Medisiinisen tulosyksikön palveluostot olivat 290 000 euroa, HYKS:n Operatiivisen tulosyksikön palveluostot 451 000 euroa, Hyvinkään SHA:n ostot noin 191 000 euroa ja HYKS:n Psykiatriakeskuksen ostot noin 200 000 euroa. Tekstinkäsittelyn loppuvuoden palvelutuotantoa rasitti Uranus-päivitys, joka aiheutti kaikkiaan yli 40 tekstinkäsittelyjärjestelmän käyttökatkoa. Uranus-päivityksen aiheuttamat käyttökatkot selittävät myös hetkelliset poikkeamat palvelulupauksen pidossa syys-lokakuun aikana. Uranus-päivityksen jälkeen tilanne on tasaantunut myös tekstinkäsittelyssä ja palvelulupaus on pystytty pitämään jokaisella palvelualueella marraskuun aikana. Palvelualueittain tarkasteltuna muiden palvelualueiden palvelulaskutus jäi budjetoitua matalammaksi. Erityisesti palvelulaskutus on laskenut asiointipalveluiden potilasasiakirja-arkiston veloituksissa arkistojen sähköistämisen myötä. Potilasasiakirja-arkistojen sähköistäminen on edennyt odotettua nopeammin ja tällä muutoksella on välitön säästövaikutus myös asiakkaan kustannuksiin. Asiointipalveluiden laskutus oli noin 0,5 milj. euroa alle budjetoidun tason. Potilasasiakirjapalveluiden aiheuttamaa palvelu- Tilinpäätös 2014 10
laskutuksen pudotusta on kuitenkin hieman tasannut HUSLABin ajanvarauspalvelu, jonka suoritevolyymi on ollut odotettua suurempaa. Henkilöstöpalveluiden laskutus vastasi viime vuotista tasoa, mutta oli noin -3,2 % talousarvioita matalammalla tasolla, mikä oli seurausta palkka- ja palvelussuhde-palveluiden odotettua matalammasta laskutustasosta. Lisäksi talousarvion alittumisesta selittyy noin kolmannes talousarvioon sisällytetystä Uudenmaan sairaalapesulaa koskevasta toiminnallisesta muutoksesta, mikä jäi kuitenkin toteutumatta vuonna 2014. Talouspalveluissa palvelulaskutus vastasi sekä viime vuoden että edellisen vuoden tasoa. Talouspalveluiden asiakkuuksissa ei tapahtunut merkittäviä muutoksia, lukuun ottamatta HYKSin Oy:n laskutuspalveluita. Sähköisten osto- ja myyntilaskujen määrä on lisääntynyt edelleen vuonna 2014 ja on noin 70 % sekä myyntilaskuissa että ostolaskuissa. Talouspalveluiden resursseja on sitoutunut vuoden aikana hyvin paljon ERP-hankkeeseen sekä perintätoimintojen käyttöönottoprojektiin Lindorffin kanssa. Huomattavia resursseja sitovista kehitysprojekteista huolimatta palvelulupaus pystyttiin toteuttamaan jokaisessa prosessissa. TALOUDEN TOTEUTUMINEN, RAHOITUS JA INVESTOINNIT Tuloslaskelma 1 000 euroa TP 2010 TP 2011 TP 2012 TP 2013 TA 2014 TP 2014 Poikkeama-% TP2014/ TA2014 Muutos-% TP2014/ TP2013 Toimintatuotot yhteensä 47 151 48 349 49 700 51 787 53 602 52 331-2,4 % 1,0 % Myyntituotot 47 105 48 257 49 569 51 469 53 510 51 918-3,0 % 0,9 % Maksutuotot 0 0 0 0 0 0 0,0 % 0,0 % Tuet ja avustukset 31 3 4 8 0 59 0,0 % 640,7 % Muut toimintatuotot 15 89 127 310 92 354 285,1 % 14,1 % Toimintakulut yhteensä 46 288 48 326 49 642 51 718 53 553 52 276-2,4 % 1,1 % Henkilöstökulut 29 812 30 416 31 674 32 940 33 965 33 362-1,8 % 1,3 % Palvelujen ostot 11 755 12 966 12 694 13 689 14 605 14 175-2,9 % 3,5 % Aineet, tarvikkeet ja tavarat 676 860 732 599 664 737 11,0 % 23,1 % Avustukset 0 0 0 0 0 0 0,0 % 0,0 % Muut toimintakulut 4 045 4 085 4 543 4 491 4 319 4 002-7,3 % -10,9 % Toimintakate 863 22 58 69 48 54 12,1 % -21,0 % Rahoitustuotot ja -kulut -31-65 -12 7-8 -5-44,7 % -168,9 % Vuosikate 894 87 70 62 57 59 3,8 % -5,1 % Poistot ja arvonalentumiset 62 50 65 57 57 53-6,7 % -7,0 % Tilikauden tulos 832 37 5 5 0 6 ############ 16,1 % Toimintakulut ja poistot yhteensä 46 350 48 377 49 708 51 775 53 610 52 329-2,4 % 1,1 % Sisäiset toimintatuotot 98,6 % 98,3 % 98,5 % 98,4 % 98,5 % 98,2 % Ulkoiset toimintatuotot 1,4 % 1,7 % 1,5 % 1,6 % 1,5 % 1,8 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % Tilinpäätös 2014 11
Toimintatuottojen ja kulujen yhteismäärän sekä poistojen poikkeamat ja niihin johtaneiden toiminnallisten syiden analysointi TA 2014 TP 2013 Toimintatuotot yhteensä (1 000 euroa) poikkeama % (1 000 euroa) muutos % TA / Edellinen vuosi 53 602 51 787,2 Tekstinkäsittelypalveluiden volyymin kasvu 1 165 2,2 % 562,5 1,1 % Asiointipalveluiden puhelinvaihteen ajanvarauspalveluiden laajentuminen Asiointipalveluiden potilasasiakirjojen sähköistäminen Henkilöstöpalveluiden talousarvioon sisältyneet toteutumattomat toiminnalliset muutokset Pasu- ja palkkaprosessin tehostaminen ja HTV-perusteisen laskutuksen vähentäminen Talouspalveluiden suoritteiden kasvu ja HYKSin Oy:n palvelut 284 0,5 % 340 0,7 % -828-1,5 % -720-1,4 % -100-0,2 % 0,0 0,0 % -294-0,5 % 40,0 0,1 % -15 0,0 % 52,6 0,1 % Muut muutokset -206-0,4 % 394,8 0,8 % Asiakaspalautukset -1 277-2,4 % -126,9-0,2 % TP 2014 52 331-2,4 % 52 331 1,0 % TA 2014 TP 2013 Toimintakulut ja poistot yhteensä (1 000 euroa) poikkeama % (1 000 euroa) muutos % TA / Edellinen vuosi 53 610,0 51 775,4 Tekstinkäsittelypalveluiden toiminnanohjauksen tehostaminen ja etätyön lisääminen -361,0-0,7 % -83,8-0,2 % Asiointipalveluiden kustannusten sopeuttaminen kysyntävolyymien laskuun -251,4-0,5 % -156,1-0,3 % Henkilöstöpalveluiden toiminnan tehostaminen -830,1-1,5 % -350,0-0,7 % Talouspalveluiden toiminnan tehostaminen -608,9-1,1 % -193,1-0,4 % ERP-projekti (Harppi) -12,0 0,0 % 388,0 0,7 % Muut muutokset 89,2 0,2 % 255,6 0,5 % Tulospalkkiojaksotukset 693,5 1,3 % 693,5 1,3 % TP 2014 52 329-2,4 % 52 329 1,1 % Toimintakulujen ja tuottojen poikkeamat on laskettu asiakashyvitysten jälkeisellä tuloksella. Kone- ja laiteinvestoinnit Vuoden 2014 syyskuussa päivitetyssä talousarviossa oli suunniteltu 50 000 euroa käytettäväksi pieninvestointeihin. Vuoden 2014 aikana investointeja ei kuitenkaan toteutunut lainkaan. Talousarviovaiheessa suunnitellut investoinnit koostuivat pääosin tietojärjestelmäinvestoinneista. Suunniteltuja tietojärjestelmäinvestointeja olivat tekstinkäsittelyn tuotannonohjausjärjestelmä, tekstinkäsittelyn asiakasra- Tilinpäätös 2014 12
portointiosio Cognos-raportointijärjestelmään, lääkehoidon verkkokoulutuksen lisäosiot ja Tradoskäännösohjelmisto. Lisäksi investointirahaa varattiin lean-hankkeiden visuaalisen toiminnanohjauksen välineisiin. Tekstinkäsittelyn tuotannonohjausjärjestelmäinvestointi toteutui vuoden 2013 puolella. Vastaavasti tekstinkäsittelyn asiakasraportointiosio Cognos-raportointijärjestelmässä siirtyi vuoden 2015 puolelle Tietotuotannon riittämättömän resurssin aiheuttaman priorisointitarpeen seurauksena. Henkilöstöpalveluiden investointisuunnitelman Trados-ohjelmisto siirtyi Tietohallinnon investoinniksi ja lääkehoidon verkkokoulutuksen lisäosiot siirtyivät toistaiseksi vuodelle 2015. Lean-hankkeiden visuaalisen toiminnanohjauksen välineet hankittiin, mutta toteumasumma jäi huomattavasti 10 000 euron investointirajan alle. HENKILÖSTÖ Poikkeama-% TP 2014/ TA 2014 Muutos-% TP 2014/ TP 2013 Henkilöstömittarit TP 2013 TA 2014 TP 2014 Tasapainotettu ohjauskortti/henkilöstö - Vakinaisen henkilöstön %-osuus henkilöstömäärästä 78,1 79 79 0,0 % 1,2 % - Työssäolo-% 79,8 79 79,7 0,9 % -0,1 % - Henkilötyövuoden hinta 43,7 44,8 45,5 1,6 % 4,1 % Tasapainotetun ohjauskortin lisäksi seurattavat henkilöstömittarit Henkilöstön riittävyys ja rekrytointi - Työnantajan suositteleminen (%) 66 82 83 1,2 % 25,8 % - Perehdyttämisen toteutuminen 4 4 4-10,0 % -2,7 % - Alle vuoden palveluksessa olleen henkilöstön %-osuus henkilöstöstä 9 12 12-1,7 % 31,1 % Vuorovaikutteinen johtaminen - Kehityskeskustelu, käyntiaste 80 80 66-17,5 % -17,5 % - Kehityskeskustelujen hyödyllisyys 57 80 62-22,5 % 8,8 % Henkilöstön osaaminen - Tietojen ja taitojen riittävyys työtehtävissä 4 4 4 3,8 % -0,5 % - Koulutukseen osallistuneiden osuus henkilöstöstä 40 71 76,3 % 0,0 % Työhyvinvointi ja työsuojelu - Työkykyisyysindeksi 4 4 4 0,0 % 1,0 % - Sairauspoissaolot, päivää/hlö 16,4 16,2 14,3-11,7 % -12,8 % - Alle 3 päivän sairauspoissaolopäivät, päivää/hlö 3,9 2,3 4 73,9 % 2,6 % Henkilöstön riittävyys ja rekrytointi Henkilöstörakenteen muutostarve Vuodelle 2014 suunnitellut toimenpiteet 2014 ja niiden toteutuminen 0-100 % Potilasasiakirjapalvelut HTV 60 % Tekstinkäsittelypalvelut HTV 100 % ERP -projekti HTV 100 % Henkilöstörakennesuunnitelman tavoitteena oli vastata asiakkaiden toiminnan muutoksiin ja palvelutarpeisiin sekä tukea HUS-Servisin sisäisiä muutostarpeita. Näiden lisäksi rakennesuunnitelmassa pyrittiin henkilötyön tuottavuuden paranemiseen. Tilinpäätös 2014 13
Henkilöstön määrän väheni arvioitua enemmän 3,5 % (32 henkilöä). Henkilöstötyövuodet noudattivat samaa linjaa ja vähenivät arvioitua enemmän 3,2 % (32 henkilötyövuotta). HUS-Servisin potilasasiakirjapalveluissa lainaukset vähentyivät 21 % vuoden 2014 aikana. Keskittämällä ja kehittämällä potilasasiakirjapalveluja saatiin aikaan 8,4 HTV:n säästö, joka jäi asetettua tavoitetta (14 HTV) pienemmäksi. Syynä alitukseen olivat osin asiakkaiden tarpeet ja keskittämisen ongelmat pienten yksikköjen kohdalta. HUS-Servisin tekstinkäsittelyssä uusi tuotannon- ja johtamisen rakennemuutos tuotti 8,4 HTV:n säästön, joka ylittyi asetetusta tavoitteesta (7,5 HTV). Toteutetun puheentunnistuksen pilotoinnin perusteella voi arvioida henkilötyön tuottavuuden kasvavan olennaisesti jatkossa, kunhan tekniset haasteet ratkaistaan. ERP hankkeeseen käytettiin 2014 6,4 henkilötyövuotta, joka lisäsi johdon vastuualueen henkilöstökuluja Henkilöstön toisen kotimaisen kielen käytön edistämiseksi ohjataan henkilöstöä HUS:n järjestämiin kielikoulutuksiin. Osaamiskartan avulla esimiehet pystyvät varmistamaan sekä tiimi- että yksilötasolla riittävän toisen kotimaisen kielen osaamisen. Häirintäindeksi oli vuoden 2014 työolobarometrissa 4,75. HUS-Servisissä noudatetaan HUS:n nollatoleranssia häirinnän suhteen ja esimiesten osaamista varmistetaan koulutuksen avulla. Henkilötyövuosien muutokset TA 2014/TP 2014 Henkilötyövuodet htv poikkeama % Muu henkilökunta Kumulatiivinen TA 2014 758 757,7 Tekstinkäsittelyn toiminnanohjauksen tehostaminen -3,2-0,4 % -3,2 Asiointipalveluiden sopeuttaminen potilasarkiston sähköistämiseen -3,6-0,5 % -3,6 Henkilöstöpalveluiden tehostaminen -11,2-1,7 % -11,2 Henkilöstöpalveluiden talousarvioon sisältyneet toteutumattomat toiminnalliset -2,0-1,7 % -2,0 muutokset Talouspalveluiden tehostaminen -3,1-0,4 % -3,1 Muut muutokset -1,1-0,1 % -1,1 Toteuma 1-12/2014 733-3,2 % 733 TP 2014/TP 2013 Henkilötyövuodet htv muutos % Muu henkilökunta Kumulatiivinen TP 2013 753 753 Tekstinkäsittelyn toiminnanohjauksen tehostaminen -6,6-0,9 % -6,6 Asiointipalveluiden sopeuttaminen potilasarkiston sähköistämiseen -3,3-0,4 % -3,3 Henkilöstöpalveluiden tehostaminen -10,7-1,4 % -10,7 Talouspalveluiden tehostaminen 0,9 0,1 % 0,9 Muut muutokset 0,1 0,0 % 0,1 Toteuma 1-12/2014 733-2,6 % 733 Tilinpäätös 2014 14
HUS-Servisin henkilötyövuodet olivat koko vuoden selvästi sekä budjetoitua että edellisen vuoden tasoa matalammalla. Koko vuoden henkilötyövuodet ja henkilöstökustannukset jäivät noin 3,2 % budjetoitua matalammalle tasolle. Henkilötyövuodet alittivat myös budjetoidun tason noin -2,6 %. Talous- ja henkilöstöpalveluiden budjetoitua matalammat henkilötyövuodet selittyvät ERP-projektin resursoinnilla, koska projektia varten suunniteltuja rekrytointeja ei ole toteutettu suunnitellussa laajuudessa. Lisäksi henkilöstöpalveluissa henkilötyövuosia on pystytty vähentämään myös eri palveluprosesseista merkittävästi. Erityisesti palkka- ja palvelussuhdepalveluissa henkilötyöresurssien käyttö on tehostunut voimakkaasti. Palvelussuhde- ja palkkaprosessien lean-projektin odotetaan tuottavan lisää tehostumista myös vuonna 2015. Tekstinkäsittelyssä henkilötyövuodet ovat olleet alkuvuoden aikana sekä edellisvuotta että budjetoitua matalammalla tasolla. Henkilötyövuosien lasku edelliseen vuoteen selittyy toiminnanohjausjärjestelmien kehittymisellä sekä henkilöstöresursoinnin keskitetyllä ohjaamisella ja tiukentamisella. Uranuspotilastietojärjestelmäpäivityksen aiheuttamat järjestelmien käyttökatkot näkyivät kasvaneina henkilöstökustannuksina loppuvuoden aikana. Lisäksi loppuvuoden aikana rekrytointiin lisää henkilöstöä palvelulupauksen turvaamiseksi. Vuokratyövoiman käyttö kasvoi viime vuoden noin 0,4 milj. eurosta 0,6 milj. euroon. Vuokratyövoiman käyttöä on tietoisesti lisätty, koska vuokratyövoimalla on pystytty mukautumaan tekstinkäsittelyn volyymien voimakkaaseen vaihteluun eri kuukausien välillä. Toiminnanohjausjärjestelmän kehittäminen ja vuokratyövoiman käytön lisääminen samanaikaisesti on ollut oleellinen osa tekstinkäsittelyn toiminnan tehostamista. Henkilöstökustannukset ja vuokratyövoima Henkilöstösuunnitelman keskeisenä tavoitteena oli hillitä henkilöstökulujen kasvua ja lisätä sitä kautta kustannustehokkuutta. Henkilöstökulujen kasvun hillintään käytettiin toimenpiteinä henkilöstöresurssointisuunnittelua. Suunnittelun avulla pyrittiin löytämään taloudellisesti optimaalisin tasapaino vakituisen, määräaikaisen ja vuokratyövoiman välille. HUS-Servisissä käytettiin täyttölupamenetelmää ja vuosilomien taloudellista suunnittelua ohjattiin. Lisäksi tavoitteena oli sairauspoissaolojen vähentäminen, jossa onnistuttiin hyvin. HUS-Servisissä henkilöstötyön tuottavuus kasvoi vuoden 2014 aikana 2,1 %, joka ylitti asetetun tavoitteen (2,0 %). HUS-Servisissä henkilöstötyön tuottavuus on voimakkaasti sitoutunut järjestelmien käytettävyyteen ja niissä tapahtuviin muutoksiin. Lisäksi henkilöstötyön tuottavuutta lisäsivät prosessien kehitys ja voimakkaasti vähentyneet sairauspoissaolot. Henkilöstökulut kasvoivat 1,3 % (422 000 euroa). Kulujen kasvu kohdistui kokonaan HUS- Servisin johdon vastuualueelle. Muiden vastuualueiden henkilöstökulut pienenivät. Syynä johdon vastuualueen henkilöstökulujen kasvamiseen on ERP-hankkeeseen osallistuneen henkilöstön kulujen kohdentaminen johdon vastuualueelle. Henkilötyövuoden hinta kasvoi 4,1 % verrattuna vuoteen 2013. Keskeisimmät syyt hinnan nousuun ovat eläkkeelle jäävien määrän kasvaminen sekä lisä- ja ylityöt tekstinkäsittely- ja asiointipalveluissa. Vuokratyövoimaa käytetään ainoastaan tekstinkäsittelypalveluissa ruuhkahuippujen tasauksiin. Kokonaisuudessaan vuokratyövoiman käyttö on vähäistä. Vuonna 2014 käytettiin tekstinkäsittelypalveluissa vuokratyövoimaa 13,0 henkilötyövuoden verran. Kasvua edelliseen vuoteen oli 4,4 henkilötyövuotta ja talousarvioon verrattuna 6,5 henkilötyövuotta. Vuokratyövoiman kustannukset olivat 573 000 euroa. Tarkoituksena on jatkossakin tasata ruuhkahuippuja vuokratyövoimalla. Sairauspoissaolopäiviä henkilöä kohden oli 14,3, joka on 2,1 päivää vähemmän kuin vuonna 2013. Prosentuaalisesta sairauspoissaolojen määrä väheni 10,1 %, joka henkilötyövuosina on Tilinpäätös 2014 15
5,0 henkilötyövuotta. Sairauspoissaolojen kustannukset vähenivät 200 000 euroa verrattuna edelliseen vuoteen. Henkilöstön osaaminen Osaamisen kehittämissuunnitelman tavoitteena olivat toiminnan onnistumista kuvaavien mittareiden kautta saatu palaute ja osaamiskartoituksessa havaitut osaamisvajeet. Työolobarometrin lisäksi HUS- Servisissä tehtiin keväällä 2014 Työterveyslaitoksen kehittämä Tiimien toimivuus mittarointi. Vuodelle 2014 johdetut kehittämiskohteet olivat johtamisosaaminen, tuotannon hallinnan johtaminen ja jatkuvan asiakas- ja työntekijälähtöisen kehittämismallin luominen. Kriittisin osaaminen liittyi tietojärjestelmäosaamiseen. Aikaisemmin tehtyihin osaamiskartoituksiin tehtiin tekstinkäsittely- ja potilasasiakirjapalveluissa yksilöidympiä osaamiskarttoja. Potilasasiakirjapalveluissa kartoitettiin omaan työhön liittyvän osaamisen lisäksi muita osaamisia arkistoiminnan rakennemuutoksen takia. Tekstinkäsittelypalveluissa toteutettiin esimiestyöskentelyn rakennemuutos, jossa osa esimiehistä siirtyi muihin tehtäviin. JET koulutukseen osallistuneet valmistuivat ja esimiehet kävivät HUS:n järjestämissä esimieskoulutuksissa. Esimiespäivillä keskityttiin Lean osaamisen lisäämiseen ja vuorovaikutteiseen johtamiseen. Kaikilta vastuualueilta osallistui esimiehiä 360 arviointiin, joihin on tarkoitus kaikkien esimiesten osallistua kahden seuraavan vuoden aikana Lean osaamista vahvistettiin henkilöstöpalvelujen palkkapalveluissa, joissa toteutettiin HUS- Servisin ensimmäinen Kaizen -viikko. Jatkossa on tarkoitus kaikilla vastuualueille toteuttaa Kaizen viikkoja, joihin osallistuu johdon, esimiehien, henkilöstön ja asiakkaiden edustajia. Tavoitteena on luoda HUS-Servisiin jatkuva asiakas- ja henkilöstölähtöinen kehittämismalli. Tekstinkäsittelypalveluissa vahvistettiin tuotannon johtamisen osaamista rekrytoimalla tuotantopäällikkö, joka aloitti vuoden 2014 alussa. Järjestelmäosaamista on vahvistettu rekrytoimalla uusia osaajia ja oman henkilökunnan siirtymisillä muista tehtävistä järjestelmätehtäviin. Henkilöstö on osallistunut aktiivisesti ERP hankkeeseen henkilöstö- ja talouspalveluissa. Lisäksi HUS-Servisistä on kaksi henkilöä kokopäiväisesti ERP hankkeessa koko päiväisesti. Vuodelle 2014 suunnitellut toimenpiteet 2014 ja Tärkeimmät osaamisalueet niiden toteutuminen 0-100 % Johtamisosaaminen Esimiespäivät 100 %, osaamiskartat 100 %, 360 -arviointi 50 % Tuotannon hallinta Tuotantopäällikön rekrytointi 100 % Kehittämisosaaminen Kehittämismallin luominen 30 % Järjestelmäosaaminen Järjestelmäosaamisen varmistaminen 100 % ERP osaaminen ERP -osaaminen 100 % Työhyvinvointi ja työsuojelu HUS-Servisin tavoitteiden saavuttamisen kannalta keskeisintä on osaava, motivoitunut ja hyvinvoiva henkilöstö. Henkilöstön hyvinvoinnin tukeminen lisää henkilöstön tyytyväisyyttä, parantaa työilmapiiriä ja auttaa henkilöstöä jaksamaan muutoksissa. HUS-Servisissä strategista hyvinvointia johdetaan erillisellä ohjauskortilla. Ohjauskorttiin tavoitteet luodaan vastuualuetasoisesti työolobarometritutkimuksesta ja Työterveyslaitoksen Tiimin toimivuus mittarista. Strategisen hyvinvoinnin keskeisin tavoite on hyvinvoinnin kautta lisätä tuottavuutta. Lisäksi HUS-Servisin tekstinkäsittelypalveluissa on noin kolmasosa henkilöstöstä kokopäiväisesti etätyössä. Henkilöstö on kokenut etätyön erittäin positiivisena. Strategisen hyvinvoinnin ohjauskortti päivitettiin vuosille 2015-2017 Tilinpäätös 2014 16
Ikäkausitarkastuksia tehostettiin etenkin 40 50 vuotta täyttävien henkilöjen osalta Työkyvyn tuki mallin tehokasta käyttöä jatkettiin Keväällä järjestettiin henkilöstölle uimakoulu ja syksyllä tekstinkäsittelypalveluissa kehonhuolto kurssi. Istumatyön kuormittavuuteen kiinnitettiin erityistä huomiota koko vuoden aikana etenkin niissä yksiköissä, joissa tehdään staattista istumatyötä. Työsuojelussa tehtiin työpaikkakäyntejä ja riskien arviointia jatkettiin suunnitelman mukaisesti. Työpaikkakäyntejä toteutettiin yhteistyössä HUS:n työterveyshuollon kanssa. TILIKAUDEN TULOKSEN KÄSITTELY Tukipalveluiden johtokunta hyväksyy ja allekirjoittaa HUS-Servisin vuoden 2014 tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen. Johtokunta esittää, että tilikauden tulos asiakashyvitysten jälkeen 5952,84 euroa kirjataan taseeseen tilikauden ylijäämäksi. Tilinpäätös 2014 17
EI-SAIRAANHOIDOLLISTEN TUKIPALVELUJEN LIIKELAITOSTEN JOHTOKUNTA Kuntalaki sisältää säännökset kunnallisesta liikelaitoksesta, johtokunnasta ja johtajasta. Kuntalain 87 c :n mukaan kunnallisella liikelaitoksella tulee olla johtokunta, joka ohjaa ja valvoo liikelaitoksen toimintaa. Johtokunta vastaa liikelaitoksen hallinnon ja toiminnan sekä sisäisen valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä. Ei-sairaanhoidollisten liikelaitosten johtokunta toimii HUS-Desiko, HUS-Logistiikka, HUS-Servis ja Ravioli-liikelaitosten yhteisenä johtokuntana. Johtokuntaan kuuluu seitsemän (7) varsinaista jäsentä ja heidän henkilökohtaiset varajäsenet. HUS:n hallitus valitsee johtokunnan jäsenet valtuuston toimikaudeksi. Hallitus määrää yhden varsinaisen jäsenen johtokunnan puheenjohtajaksi ja yhden varapuheenjohtajaksi. HUS:n hallitus käsitteli 24.11.2014 kokouksessa liikelaitosten johtokuntien nimen muuttamista ja valtuuston päätöksellä 11.12.2014 Ei-sairaanhoidollisten tukipalvelujen liikelaitosten johtokunnan nimi muutettiin Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunnaksi. Johtokunnan tehtävänä on: 1. päättää liikelaitoksen toiminnan kehittämisestä valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden rajoissa sekä seurata tavoitteiden saavuttamista ja raportoida niiden saavuttamisesta 2. hyväksyä liikelaitoksen talousarvio ja suunnitelma 3. valita ja irtisanoa liikelaitoksen johtaja, jollei johtosäännössä toisin mainita 4. päättää liikelaitoksen investoinneista ja muista pitkävaikutteisista menoista, jollei johtosäännössä toisin määrätä 5. päättää liikelaitoksen nimen kirjoittamiseen oikeutetuista; j a 6. valvoa liikelaitoksen etua ja, jollei johtosäännössä toisin määrätä, edustaa kuntaa ja käyttää sen puhevaltaa liikelaitoksen tehtäväalueella. Asiat johtokunnassa päätetään pääsääntöisesti viranhaltijaesittelystä siten, että kukin liikelaitoksen toimitusjohtaja toimii esittelijänä liikelaitostaan koskevissa asioissa. Myös henkilöstön edustajalla on liikelaitosten johtosääntöjen mukaisesti johtokunnan kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus. Johtokunta kokoontui 10 kertaa vuoden 2014 aikana. Ei-sairaanhoidollisten tukipalvelujen liikelaitosten johtokunnan kokoonpano valtuustokautena 2013 2016 Varsinaiset jäsenet Ulla-Marja Urho, puheenjohtaja Harry Yltävä, varapuheenjohtaja Jari Oksanen Leena Laine Seppo Olli Mari Frostell, talousjohtaja Asko Saari, sairaanhoitoalueen johtaja Henkilökohtaiset varajäsenet Sirpa Asko-Seljavaara Marjut Lumijärvi Tuomas Tuure Jukka Pihko Ilkka Kauppinen Anne Priha, investointijohtaja Sune Lang, sairaanhoitoalueen johtaja Henkilöstön edustaja Kalevi Kannisto Anja Lehtosaari Esittelijät Pirjo Hakala-Lahtinen, toimitusjohtaja, Ravioli Tuula Karhumäki, toimitusjohtaja, HUS-Desiko Leena Koponen, toimitusjohtaja, HUS-Servis Markku Laakso, toimitusjohtaja, HUS-Logistiikka Tilinpäätös 2014 18
Johtokunnan sihteeri Kati Sipinen, johdon assistentti Tilinpäätös 2014 19
TILINPÄÄTÖKSEN LASKELMAT JA TUNNUSLUVUT Tuloslaskelma HUS-SERVIS, TULOSLASKELMA 1.1.-31.12.2014 1.1.-31.12.2013 Liikevaihto 51 918 044,98 51 469 444,39 Liiketoiminnan muut tuotot 412 640,06 317 738,30 Materiaalit ja palvelut Aineet, tarvikkeet ja tavarat -736 943,15-598 505,56 Palvelujen ostot -14 175 172,29-14 912 115,44-13 689 313,87-14 287 819,43 Henkilöstökulut Palkat ja palkkiot -26 792 161,34-26 620 633,01 Henkilöstösivukulut Eläkekulut -4 833 161,61-4 854 313,39 Muut henkilösivukulut -1 737 026,82-33 362 349,77-1 464 697,81-32 939 644,21 Poistot ja arvonalentumiset Suunnitelman mukaiset poistot -52 932,14-56 928,01 Liiketoiminnan muut kulut Vuokrat -3 928 428,53-4 480 957,96 Muut kulut -73 504,59-10 036,11 Muut toimintakulut -4 001 933,12-4 490 994,07 Liikeylijäämä (-alijäämä) 1 354,57 11 796,97 Rahoitustuotot ja -kulut Korkotuotot kuntayhtymältä 8 299,96 7 677,15 Muut rahoitustuotot 1 436,63 3,65 Kuntayhtymälle maksetut korkokulut 0,00 0,00 Korvaus peruspääomasta -2 421,24-2 421,24 Muut rahoituskulut -2 717,08-11 929,02 Rahoitustuotot ja -kulut yhteensä 4 598,27-6 669,46 Tilikauden +yli/-alijäämä 5 952,84 5 127,51 TULOSLASKELMAN TUNNUSLUVUT 2014 2013 2012 2011 2010 Sijoitetun pääoman tuotto, % 0,37 0,34 0,34 1,79 47,12 Kuntayhtymän sijoittaman pääoman tuotto, % 0,37 0,34 0,34 1,79 47,12 Voitto, % 0,01 0,01 0,01 0,08 1,77 Tilinpäätös 2014 20