Talous ja henkilöstöhallinnon (TAHE) organisoituminen valtakunnassa ja PohjoisPohjanmaalla Lokakuu 2017 Jarkko Raatikainen 1
Valtakunnalliset palvelukeskukset Sote ja maakuntauudistuksen osana maakuntien omistukseen ja ohjaukseen perustetaan yhteisiä valtakunnallisia palvelukeskuksia, joihin kootaan palveluiden järjestämisen ja tuottamisen tarvitsemia tukipalveluja. Palvelukeskusten perustamisen tavoitteena on luoda säästöjä, yhtenäistää toimintatapoja ja tarjota parasta osaamista kaikkien maakuntien käyttöön. Tällöin varmistetaan tasainen palveluiden laatu kaikissa maakunnissa. Palvelukeskuksia perustetaan kolme: Toimitila ja kiinteistöhallinnon palvelukeskus (perustettu 30.1.2017 Maakuntien tilakeskus Oy) ICTpalvelukeskus (perustettu 8.6.2017 Vimana Oy) sekä Talous ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (perustettu 16.6.2017 Hetli Oy) 2 4.10.2017
Palvelu ja ohjausmalli Markkinoilta ostettavat palvelut TAHEn tuottamat keskitetyt palvelut Maakunta A Palvelun toimittaja x Palvelun toimittaja y Palvelut Toimittajaohj., tarpeet Palvelut Toimittajaohj., tarpeet Hetli Oy Suorat asiakastarpeet Palvelut Valtioneuvosto perustanut Hetli Oy:n ja rahoittaa sen toiminnan alkuvaiheessa. Kunnat MAKU TAHE 1 Oy Maakunta valitsee 3
TAHE Konsortioohjaus Yhtiön omistajat (18 maakuntaa) Yhtiökokous Hallitus Asiakasneuvottelukunta TAHE yhtiö (Hetli Oy) Yhtiön johtoryhmä Yhtiön tytär/osaomistus yhtiöt MAKU TAHE 1 hallitus MAKU TAHE 2 hallitus MAKU TAHE 3 hallitus MAKU TAHE N hallitus 4
Palvelu ja ohjausmalli Hetli Oy Omistajien (maakunnat) tarpeiden koordinointi ja yhdistäminen, vision ja kehitysstrategian luominen MAKU TAHE yhtiöiden omistajaohjaus, kehityksen ohjaus Palveluverkoston (konsortio) yhteisten kehityshankkeiden hallinta ja toteutus Palveluiden järjestäjä; minimivaatimusten määrittely, ohjaus ja linjaukset Asiantuntijapalvelut Maakunta A Omistajaohjaus Strateginen ohjaus Palveluiden käyttäjä Raportointi Keskitetyt palvelut Omistajaohjaus strateginen ohj., Palvelusopimus ja käyttövelvoite Palvelut Suorat asiakastarpeet Omistajaohjaus, kehityspalvelut, palvelusopimus MAKU TAHE 1 Oy Tuottaa palveluita asiakastarpeiden mukaisesti (TAHE, maakunta, kunnat) Kehittää palveluita omistajaohjauksen ja asiakastarpeen mukaisesti Palvelut Asiakastarpeet Omistajaohjaus, palvelusopimus Kunnat Omistajaohjaus Strateginen ohjaus Palveluiden käyttäjä Raportointi Mallin tulee tukea suuruuden ekonomian tuomia etuja SEKÄ ketterää kehittämistä. Kilpailuympäristö tulee myös säilyä. Liian pitkä tilaaja/toimittaja ketju johtaa usein kankeaan toimitusmalliin nopeiden käytännön tarpeiden osalta. 5
TAHEpalvelutarjoama Taloushallinnon peruspalvelut (sis. järjestelmät) Ostolaskut ja ostoreskontra Laskujen kierrätys Myyntilaskutus, myyntireskontra ja perintä Maksuliikenne Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat Konsernitilinpäätös Maksatuspalvelut Maakuntien keskitetty talousraportointi Maakunnilla on käyttövelvoite peruspalveluihin. Henkilöstöhallinnon peruspalvelut (sis. järjestelmät) Palkanlaskenta Palkkojen ja palkkioiden laskenta ja maksatus Kela ja tapaturmavakuutuskorvausten käsittely Tilitykset, tilastot ja vuosiilmoitukset viranomaisille Perusraportointi Palkka ja palvelutodistukset Asiakaspalvelu ja perusneuvonta Palvelussuhdetietojen hallinta (järjestelmät) Matkan ja kulunhallinta Taloushallinnon lisäpalveluita Talousarvion ja taloussuunnittelun tuki Ennustamisen ja seurannan tuki Kassanhallinta ja rahoituspalvelut Leasingrahoituksiin liittyvät hallinnointipalvelut Kustannuslaskennan tuki Johdon raportointi Muut asiantuntijapalvelut Henkilöstöhallinnon lisäpalveluita Rekrytoinnin tuki Henkilöstöhallinto: osaamisen ja suorituksen hallinta (HRD) sekä koulutusten hallinta (järjestelmät) Henkilöstöraportointi Matkanvarausprosessi ja neuvontapuhelin Muut asiantuntijapalvelut 6
PALVELUIDEN KEHITYKSEN LINJAUKSIA Kehitys ja verkoston voima Yhteisen palvelutavoitteiden avulla ohjataan kehitystä. Tietoa ja tuloksia jaetaan verkostossa, TAHE yhtiö koordinoi keskeisiä kehityslinjoja. MAKU TAHE yhtiöt voivat edetä omalla tahdillaan, jotta säilytetään ketterä kehitys. Robotiikka ja automatisointi rutiinit automatisoitu Itsepalvelun käytettävyys loppukäyttäjien itsepalvelukanavat ovat helppokäyttöisiä, käyttöaste 95% Yhtenäinen arkkitehtuuri Yhtenäinen arkkitehtuuri, joka mahdollistaa tietovirtojen liikkumisen helposti Yhtenäiset tietoelementit (tilikartat, palvelukatalogi) mahdollistavat tietovirtojen tehokkaat toteutukset, yhtenäisen raportoinnin sekä tiedolla johtamisen Yhtenäiset rajapinnat, palveluväylä käytössä tekniset toteutukset tehdään vain kerran, jonka jälkeen tieto eri järjestelmien välillä liikkuu vaivattomasti. Vastataan asiakastarpeisiin, säilytetään kilpailuympäristö. Arkkitehtuuri ei pakota yhden järjestelmän käyttöön. Pitkäntähtäimen tavoitteena on järjestelmäarkkitehtuuri, jossa on muutamia järjestelmiä per osaalue: taloushallinnon sekä henkilöstöhallinnon volyymipalvelut Yhteiset ratkaisut Toteutetaan yhteisiä ratkaisuja ja lisäarvopalveluita Keskeisimmät kehitysalueet: Hankinnasta maksuun kokonaisprosessi Johdon raportointi 7
Palvelulupaus Palvelulupaus Palvelulupauksen tarkennus Asiakaslähtöinen palvelu Tasalaatuiset ja kustannustehokkaat palvelut kaikille maakunnille Digitaaliset palvelukanavat Palveluiden yhteinen kehittäminen Järjestämme talous ja henkilöstöhallinnon palvelut maakunnille asiakastarpeisiin perustuen, lähellä asiakasta. Mahdollistamme palveluiden keskittämisellä ja prosessien automatisoinnilla kaikille maakunnille yhtenäiset, kustannustehokkaat, laadukkaat ja toimintavarmat talous ja henkilöstöhallinnon palvelut. Palveluita ohjataan selkeillä palvelutaso ja hintatasotavoitteilla. Luomme palvelukanavien digitalisoinnilla käyttäjäystävälliset ja tehokkaat talous ja henkilöstöhallinnon palvelut. Toimimme maakuntien yhteisenä talous ja henkilöstöhallinnon palvelukonseptien kehittäjänä yhdistämällä suuruuden ekonomian, laajan asiantuntijaverkoston sekä alueellisen ketterän kehityksen hyödyt. 8
TAHEyhtiön tarina Käynnistysvaihe 2017 2018 Maakunnissa on nimetty talous ja henkilöstöhallinnon vastuuvalmistelijat ja käynnistetty TAHEverkoston toiminta tukemaan talous ja henkilöstöhallinnon palveluiden muutosta. Maakunnissa ryhdytään toimenpiteisiin MAKU TAHE yhtiöiden valitsemiseksi tai perustamiseksi, jolta maakunnat tulevat ostamaan talous ja henkilöstöhallinnon tukipalvelunsa. Tavoitteena on hyödyntää olemassa olevia palvelukeskuksia, suositaan laajaa yhteistyötä yli maakuntarajojen. Maakuntien toimijat valitsevat maakunnassa käytettävät talous ja henkilöstöhallinnon järjestelmät ja suunnittelevat tarvittavat järjestelmäintegraatiot siten, että maakunnan johtaminen 1.1.2019 on mahdollista. Maakuntien toimijat siirtävät tukipalveluita tuottavaa henkilöstöä valittuun MAKU TAHE yhtiöön. TAHEyhtiö perustettu ja toiminta käynnistetty kesällä 2017 (HETLI OY) MAKU TAHE yhtiöiden valmistelu TAHEyhtiön osaomistus tai tytäryhtiöksi käynnissä. 9
TAHEyhtiön tarina Muutosvaihe 2019 2021 Vakiintuneen tuotannon vaihe 2022 Maakunnat ohjaavan TAHEyhtiön toimintaa. TAHEyhtiö järjestää keskitettyjä ratkaisuja järjestelmiin ja palveluihin liittyen. Keskitettyjä palveluita on tuotannossa (mm. valtiolta siirtyvät maksatuspalvelut). Palveluiden yhtenäistäminen ja yhteinen kehittäminen on käynnissä. TAHEyhtiö järjestää palvelut maakunnille tuottamalla palvelut lähellä asiakasta TAHEkonsortiossa 46 keskeisen MAKU TAHE palvelutuottajan toimesta. Palveluiden keskitetty ohjaus, konsortion palvelutuotanto sekä palveluiden toimintamallit mahdollistavat kaikille maakunnille tehokkaat, laadukkaat ja toimintavarmat palvelut. MAKU TAHE yhtiöt toimivat vähintään maakunnallisesti. TAHEyhtiön omistus siirtyy maakunnille 1.1.2020 alkaen. MAKU TAHE yhtiöt ovat TAHEyhtiön osaomistus tai tytäryhtiötä, omistusosuussiirrot toteutetaan vuoden 2020 alkupuolella. Kehityksen nopeus taataan yhdistämällä suuruuden ekonomian sekä alueellisen ketterän kehityksen hyödyt. Hyviä toimintamalleja jaetaan aktiivisesti konsortiossa. Maakuntien yhteisellä kehittämisellä saavutetaan ajantasaiset, kustannustehokkaat, asiakastarpeet täyttävät, sähköiset talous ja henkilöstöhallinnon tukipalvelut. 10
TAHEyhtiön toimintamalli TAHEyhtiö tuottaa palveluja vain maakunnille, maakuntien liikelaitoksille ja yhtiöille. Yhtiö ei tuota palveluita markkinoilla toimiville toimijoille (esim. maakunnan omistama Soteyhtiö). Tuotettavista palveluista sovitaan yhdessä maakuntien kanssa. Osa palveluista tuotetaan yhtiön toimesta (mm. asiantuntijapalvelut, keskitetyt palvelut osittain). Suurin osa hankitaan ostopalveluina verkostosta (in house yhtiöt ja kaupalliset toimijat). Toimitaan hajautetulla mallilla lähellä asiakkaita, henkilöt jatkavat työskentelyä niissä maakunnissa, joissa ovat nytkin. 11
Talous ja henkilöstöhallinnonpalvelukeskuksen uusi rakenne tiivistetysti TAHEyhtiö tuottaa palveluita omana tuotantona sekä hyödyntää olemassa olevia rakenteita (nykyiset in house yhtiöt) tarkoituksenmukaisella ja maakuntien haluamalla tavalla. 12 13.12.2016
Mitä muutos tarkoittaa käytännössä (1/2) 1) Talous ja henkilöstöhallinnon palveluita ei ole yhtiöitetty maakunnalle siirtyvien toimintojen osalta, siirretään toiminta (ihmiset, sopimukset sekä tarvittavat tuotantotekijät kuten järjestelmät) suoraan (tai maakunnan kautta) TAHEyhtiöön. Myös yhtiöjärjestelyitä (uusi perustettava yhtiö tai liittyminen johonkin olemassa olevaan) voidaan harkita tilanteen mukaan. Tässä tapauksessa pätee kohdan 2 kriteerit (ks. seuraava sivu). 13 13.12.2016
Mitä muutos tarkoittaa käytännössä (2/2) 2) Talous ja henkilöstöhallinnon palvelut on yhtiöitetty maakunnalle siirtyvien toimintojen osalta: A. Kyseinen in house yhtiö voi tuottaa maakunnan talous ja henkilöstöhallinnon tukipalvelut jatkossakin, edellyttäen että seuraavat kriteerit täyttyvät: Kyseinen in house yhtiö liittyy TAHEyhtiön konsortioon siten, että TAHEyhtiö saa in house yhtiön osakkeita ja in house aseman (osaomistus tai tytäryhtiö). In house asema edellyttää osakeomistuksen lisäksi riittävää ohjausmahdollisuutta. Osaomistuksen osalta riittävä ohjaus voidaan toteuttaa hallituspaikalla ja mahdollisella erityisen määräysvallan osakkeilla. Palvelusopimus maakunnalle tuotettavista talous ja henkilöstöhallinnon palveluista tehdään TAHEyhtiön kanssa. B. Mikäli kohdan A. kriteereitä ei täytetä, palvelut siirretään hallitusti TAHEyhtiön tuotettavaksi maakunnan kanssa sovittavan aikataulun mukaisesti. TAHEyhtiö voi ostaa kyseisiä palveluita ylimenoaikana (2019 2022) nykyiseltä toimijalta. Palveluidensiirto voidaan tehdä liiketoimintasiirtona, mikäli näin kyseisen in house yhtiön kanssa sovitaan. PohjoisPohjanmaalla PPSHP:n omistamat Monetran osakkeet siirtyvät maakunnan omistukseen. Maakunta luovuttaa osan Monetran osakkeista Tahekonsortiolle ja osa jää maakunnalle. Näin mahdollistuu vaihtoehto A. 14 13.12.2016
TAHEyhtiön organisoitumisen skenaario 2019 Maakunta A (oma tuotanto) Maakunta D (oma tuotanto) HETLI Oy Maakunta H (oma tuotanto) Maakunta K (oma tuotanto) Maakunta O (Tuottaja 7 Oy) Maakunta B (Tuottaja 1 Oy) Maakunta E (oma tuotanto) Maakunta I (Tuottaja 3 Oy) Maakunta L (oma tuotanto) Maakunta P (Tuottaja 7 Oy) Maakunta C (Tuottaja 2 Oy) Maakunta F (Tuottaja 3 Oy) Maakunta J (Tuottaja 5 Oy) Maakunta M (oma tuotanto) Maakunta Q (oma tuotanto) Maakunta G (Tuottaja 4 Oy) Maakunta N (Tuottaja 6 Oy) Maakunta R (oma tuotanto) HETLI Oy Hallinto ja johtaminen Tuotantoalue A Tuotantoalue B Tuotantoalue C Tuotantoalue D Tuotantoalue E = siirtoprojektin ja palvelun operatiivinen vastuu Tuottaja x Oy, TAHEyhtiöllä ohjaava rooli = siirtoprojektin ja palvelun operatiivinen vastuu TAHEyhtiö Oy
Tilanne PohjoisPohjanmaalla 16
Taloustyöryhmän kokoonpano Pohjois Pohjanmaalla Työryhmän valmistelija: Talousjohtaja Jarkko Raatikainen, PPSHP. Työskentelee maakuntauudistukselle 60 % työpanoksella, 8/2017 alkaen 100 % Työryhmän kokoonpanossa edustajia kuntayhtymistä ja kunnista, PohjoisPohjanmaan liitosta, KEHAkeskukselta (ELY, AVI, TEtoimisto) sekä pelastuslaitoksilta. Yhteensä 28 jäsentä. Monetralta Oy:ltä ja Kuntien Hetapalvelut Oy:ltä on kutsuttu kaksi asiantuntijajäsentä (palvelutuotanto) Henkilöstöjärjestöt ovat nimenneet kolme edustajaa työryhmään Työjaos/työnyrkki nimetty työryhmästä. Työjaos kokoontuu tiheämmin valmistelemaan asioita. Työryhmän toimeksianto 30.6.2017 saakka, esivalmistelun loppuraportti julkaistiin elokuussa Työryhmän työskentely jatkuu kevääseen 2018 saakka
Alatyöryhmä Taloustyöryhmä perusti keskuudestaan alatyöryhmän, jonka tehtävänä oli laatia vaihtoehtoisia esityksiä maakunnan (ja kuntien) talous ja henkilöstöhallinnon valtakunnallisen linjausten mukaisen palvelukeskuksen perustamiseen. PohjoisPohjanmaan maakunnassa toimii kaksi kuntaomisteista yhtiöitettyä inhouse periaatteella toimivaa talous ja henkilöstöhallinnon toimijaa. Nämä ovat Monetra Oy sekä Kuntien Hetapalvelut Oy. Yhtiöiden toimitusjohtajat osallistuivat alatyöryhmän työskentelyyn.
Vaihtoehdot PohjoisPohjanmaan maakunnan palkka ja talouspalvelun hoitamiseksi Alatyöryhmän ehdotus päävaihtoehdoista Fuusio Monetra ja Hetapalvelut Hetapalvelut Oy:n kesäkuun yhtiökokouksessa on linjattu, että fuusio ei tässä vaiheessa tule kysymykseen. Valitaan Monetra (tai Hetapalvelut) Osto toiselta inhouseyhtiöltä (esim. Taitoa Oy)
Huomioitavia seikkoja Talous ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Maakunnan tehtävä valinta MAKUtahe yhtiöstä jo vuoden 2017 puolella (valmistelutoimielimen linjaus) Taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon järjestelmävalinta tehtävä syksyllä 2017 ja käynnistettävä projekti. Maakunta ja MAKUtahe yhtiö neuvottelevat ja sopivat erikseen tahehenkilöstön mahdollisesta siirtymisestä yhtiö palvelukseen (vastuunjakomatriisin mukainen tehtäväjako) Voiko maakunnan Sotekeskus osta palvelut MAKUtahe yhtiöstä? Riippuu tulevasta lainsäädännöstä.
Monetra Oy Omistajat ja asiakkuudet (liite) Isoimmat asiakkuudet; Oulun kaupunki 78%, PPSHP 19%, muut pienosakkaita Talous ja henkilöstöhallinnon lisäksi Monetralla lukuisia muita tukipalveluita Liikevaihto 14,4m, liikevaihtoennuste 2017 28m, voittoa tavoittelematon Henkilöstö 450, tahehenkilöstö 160
Monetran omistajat ja asiakkaat Oulun kaupunki PohjoisPohjanmaan Sairaanhoitopiiri Limingan kunta Hailuodon kunta Lumijoen kunta NordLab OSEKK Sodankylän kunta Haapaveden kaupunki Pelkosenniemen kunta Jyväskylän kaupunki (tulkkipalvelu) KeskiSuomen sairaanhoitopiiri (tulkkipalvelu) Kuusamon kaupunki (tulkkipalvelu, hankinta) Kempele, Muhos, Tyrnävä, Ii, Oulunkaari (hankinta) Oulun Energia Oy, 5 yhtiötä Haapaveden Energia Oy OAMK Oy Oulun kaupunginteatteri Oy Oulun Satama Oy Oulun Jätehuolto Oy Oulun Keskuspesula Oy Haapaveden Pesula Oy ScanLab Oy PohjoisSuomen Leikkaus Oy Lumijoen Vesi Oy Tähtikuitu Oy Haapaveden Teollisuuskiinteistöt Oy Haapaveden Teknologiakylä Oy useita kiinteistöyhtiöitä Nallikari Oy Finnhems Oy
Kuntien Hetapalvelut Oy Omistajat Kallio, Alavieska, Ylivieska, Sievi, Nivala, Kärsämäki, Siikalatva useiden kuntien kanssa keskusteluja menossa asiakkuuksista Asiakkuudet Edellä mainitut ja lisäksi kuntien tytäryhtiöitä Liikevaihto 1,8 m ; voittoa tavoittelematon Henkilöstö 30 Toimii Ylivieskassa ja Nivalassa.
Järjestelmät Monetrassa ja Hetapalveluissa Palkkajärjestelmät Kirjanpito Ostolaskut Maksuliike nne Matkustus, työajanseuranta Monetra Personec F.K. CGI Prima Visma Fivaldi Aditro Intime Plus Visma Fivaldi Basware IP ja P2P Visma Fivaldi Basware Visma Fivaldi Visma M2 Norlic Visma Fivaldi Hetapalvelut Personec F.K. Aditro Intime Plus Aditron Workflow Basware Norlic Heeros Heeros Heeros Heeros Heeros
Päätösesitys maakunnan talous ja henkilöstöhallinnon palveluntuottajasta Maakuntien toimijoiden päätökset etenemismallista pitää olla TAHE valmistelun tiedossa viimeistään 30.11.2017. Maakunnan väliaikaishallinnolle ja edelleen TAHEkonsortiolle esitetään, että PohjoisPohjanmaan maakunnan talous ja henkilöstöhallinnon palveluntuottajaksi valitaan Monetra Oy. 25