YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON TALOUS- JA HENKILÖSTÖJAOSTO Sivu 1 Kokousaika Torstai 19.3.2015 kello 18.00 Kokouspaikka Keskusseurakuntatalo, III-kerroksen kokoushuone, Rauhankatu 14 Läsnä Aulis Ansaharju puheenjjohtaja Anja Huostila Anna-Kaisa Häppölä Jouni Lehtonen Heikki Lindroth Anneli Marttila Antti Puuska Erkki Alanen Leena Pietilä Timo Kalaja Jukka Alarotu Heli Ulvinen Kai Kauppinen Eija Rantala Marco Björkskog Päivi Hyvärinen ykv pj ykv vpj ykn pj talousjohtaja kiinteistöpäällikkö talouspäällikkö henkilöstöpäällikkö Käsitellyt asiat 1 - x Allekirjoitukset Puheenjohtaja Aulis Ansaharju Sihteeri Marco Björkskog Pöytäkirjan Tarkistus Paikka ja aika Hämeenlinna 19.3.2015 Pöytäkirja Yleisesti Nähtävänä Otteen Oikeaksi Todistaa: Allekirjoitukset Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto Todistaa Kirkkoherra Timo Kalaja xx.xx.2015
YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON TALOUS- JA HENKILÖSTÖJAOSTO Sivu 2 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. Kokouksessaan 29.1.2015 9 yhteinen kirkkovaltuusto valitsi Aulis Ansaharjun yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajaksi. Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön 11 :n mukaisesti talous- ja henkilöstöjaoston puheenjohtajana toimii yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty ille kirjepostina 16.3.2015. Yhteisen kirkkoneuvoston talous- ja henkilöstöjaoston kokous todetaan laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Yhteisen kirkkoneuvoston talous- ja henkilöstöjaoston sihteerin valinta toimikaudeksi 2015-2016 Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön 13 :n mukaan talous- ja henkilöstöjaoston kokouksissa pöytäkirjanpitäjänä toimii ja sen muistakin sihteerin tehtävistä huolehtii jaoston toimikaudekseen valitsema sihteeri. Puheenjohtajan päätösesitys: Talous- ja henkilöstöjaosto valitsee itselleen sihteerin toimikaudekseen 2015-2016. 4 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys. 5 Pöytäkirjan tarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Valitaan pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat.
YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON TALOUS- JA HENKILÖSTÖJAOSTO Sivu 3 6 Yhteisen kirkkoneuvoston talous- ja henkilöstöjaoston varapuheenjohtajan valinta toimikaudeksi 2015-2016 Yhteinen kirkkoneuvosto asetti kokouksessaan 12.2.2015 9 keskuudestaan talous- ja henkilöstöjaoston, johon kuuluu puheenjohtajana yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja sekä lisäksi kuusi muuta tä. Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön 11 :n mukaan talous- ja henkilöstöjaosto valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Puheenjohtajan päätösesitys: Talous- ja henkilöstöjaosto valitsee itselleen varapuheenjohtajan toimikaudekseen 2015-2016. 7 Ilmoitusasiat Kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirje A 1 / 2015 - Muutos luottamusmieskursseihin Kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirje A 2 / 2015 - Kirkon työmarkkinalaitoksen koulutuksia ja muutoksia luottamusmieskursseihin Kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirje A 3 / 2015 - Uusi yhdenvertaisuuslaki ja siihen liittyviä muutoksia muita lakimuutoksia Kirkon työmarkkinalaitoksen uutiskirje maaliskuu 2015 Talous- ja henkilöstöjaosto merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. 8 Seurakuntayhtymän vuoden 2014 tilinpäätös ja tasekirja Hämeenlinnan seurakuntayhtymän taloussäännön 22 :n mukaan tilinpäätös on laadittava maaliskuun loppuun mennessä kirkkojärjestyksen sekä kirjanpitolain ja -asetuksen säännösten, kirkkohallituksen ja yhteisen kirkkoneuvoston ja sen talous- ja henkilöstöjaoston antamien ohjeiden sekä taloussäännön määräysten mukaisesti. Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman ja taseen liitetietoineen, rahoituslaskelman, talousarvion toteutumisvertailun
YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON TALOUS- JA HENKILÖSTÖJAOSTO Sivu 4 sekä toimintakertomuksen. Talousarvion toteutumisvertailu koostuu käyttötalous-, tuloslaskelma-, rahoitus- ja investointiosasta. Tilinpäätöksen allekirjoittaa päätösvaltainen yhteinen kirkkoneuvosto ja talousjohtaja. Allekirjoitettu tilinpäätös luovutetaan tilintarkastajille viipymättä sen valmistuttua. Tilinpäätösaineisto sidotaan tasekirjaksi. Seurakuntayhtymän tilinpäätöstä vuodelta 2014 laadittaessa on sovellettu kirkkohallituksen virastokollegion hyväksymää ohjetta tilinpäätöksen laatimisesta. Myös kiinteistö- ja hallintomenojen kohdentamisesta on laadittu erillislaskelma kirkkohallituksen ohjeiden mukaisesti. Hämeenlinnan seurakuntayhtymän viides tilikausi oli 1.393.406,43 (vuonna 2012-147.878,03) euroa ylijäämäinen. Talousarviossa ylijäämäksi ennustettiin 38.797 euroa. Ennustettua parempi ylijäämä johtui ennen kaikkea säästöistä toimintamenoissa ja yhteisöveron ennustettua paremmasta toteumasta. Säästöjä kertyi ennen kaikkea henkilöstömenoista. Veronkorotuksen myötä kirkollisveroja tilikaudella kertyi 11.187.124,62 (10.267.419,29) euroa eli 919.705,33 euroa edellistä vuotta enemmän. Yhteisöverotuotot olivat 1.269.705,05 (1.136.596,62) euroa. Verotuloja kertyi yhteensä 12.456.829,67 (11.404.015,91) euroa, mikä on noin 480.000 euroa enemmän kuin mitä talousarviossa ennustettiin ja noin 1.050.000 euroa enemmän kuin vuonna 2013. Toimintatuotot (ilman sisäisiä eriä) olivat 1.675.088,36 (1.1.776.464,76) euroa. Toimintakulut olivat -11.225.662,48 (-11.715.544,21) euroa, joten toimintakate oli -9.550.574,12 (-9.939.079,45) euroa. Rahoitustuottoja kertyi tilikauden aikana 276.068,52 (289.945,05) euroa. Sijoitustoiminnasta kertyi myyntivoittoja 265.824,42 (283.933,94) euroa. Suunnitelman mukaiset poistot olivat tilikaudelta -926.050,15 (871.943,66) euroa. Tilikauden investoinnit olivat 444.264,89 (2.722.036,79) euroa. Merkittävimmät investoinnit olivat kahden traktorin hankinta sekä Loimalahden leirikeskuksen asunnon muuttaminen kerhotilaksi. Rahoituslaskelma osoittaa, että seurakuntayhtymän rahavarat ovat tilikauden aikana lisääntyneet 1.843.013,66 (-2.039.414,96) euroa. Seurakuntayhtymällä oli tilinpäätöshetkellä noteeratuissa arvopapereissa ja pankkitileillä yhteensä 7.470.511,75 euroa. Seurakuntayhtymän noteeratut sijoitukset ja rahoitusarvopaperit on kirjattu hankinta-arvoon tai sitä alempaan markkina-arvoon. Lyhytaikaista vierasta pääomaa oli 1.623.814,16 euroa. Pitkäaikaista vierasta pääomaa ei seurakuntayhtymällä ole. Liitteenä 1 on seurakuntayhtymän tasekirja vuodelta 2013 ja liitteenä 2 ja 3 on valvontatarkastaja Jorma Anttilan 29.1.2015 ja 17.2.2015 päiväämät tilinpäätöstä 2014 koskevat valvontatarkastusmuistiot.
YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON TALOUS- JA HENKILÖSTÖJAOSTO Sivu 5 Talous- ja henkilöstöjaosto käsittelee seurakuntayhtymän vuoden 2014 tilinpäätöksen ja tasekirjan liitteineen sekä lähettää aineiston edelleen yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi ja allekirjoitettavaksi 9 Seurakuntayhtymän verotulokertymä ja tuloslaskelma / helmikuu 2015 Liitteenä 4 on seurakuntayhtymän kirkollisveron tilitykset vertailuineen sekä liitteenä 5 seurakuntayhtymän tuloslaskelma ajalta 1.1.- 28.2.2014. Talous- ja henkilöstöjaosto merkitsee asian tiedoksi. 10 Seurakuntayhtymän sijoitukset Liitteenä 6 on yhdistelmä seurakuntayhtymän sijoituksista 28.2.2015. Talous- ja henkilöstöjaosto merkitsee asian tiedoksi. 11 Sijoitustarjouspyyntö Seurakuntayhtymän varainhoitajat kilpailutettiin edellisen kerran viisi vuotta sitten. Suoritetun kilpailutuksen perusteella kokouksessaan 30.3.2010 32 talous- ja henkilöstöjaosto valtuutti talousjohtajan neuvottelemaan sopimukset sijoitusratkaisusta Ålandsbanken Asset Management Oy:n ja Evli-pankki Oyj / Varainhoidon kanssa. Tarjouspyynnössä sijoitusten aikajänteeksi arvioitiin 5 vuotta. Kun kuluvan vuoden talousarvion valmistelun yhteydessä toimintasuunnitelmaan laadittiin, siihen kirjattiin, että seurakuntayhtymän rahastosalkut myydään vuoden 2015 aikana ja n. 5,0 milj. euron varat sijoitetaan uudelleen toteutettavan varainhoitajien kilpailutuksen myötä.
YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON TALOUS- JA HENKILÖSTÖJAOSTO Sivu 6 Talous- ja henkilöstöjaosto valtuuttaa vuoden 2015 aikana talousjohtajan myymään Ålandsbankenin ja Evli-pankin rahastosalkut, pyytämään tarjoukset ja sijoittamaan uudelleen noin 5.000.000 euroa seurakuntayhtymän likvidejä varoja mahdollisimman tuottavasti 4-7 vuoden sijoituskohteeseen. Päätös valittavista varainhoitajista tehdään talous- ja henkilöstöjaoston seuraavissa kokouksissa. 12 Talousjohtajan sijaisuus Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännössä tai muissa seurakuntayhtymän säännöissä ei ole tarkkaa määräystä siitä, kuka toimii talousjohtajan sijaisena lomien, virkavapauksien tai muiden poissaolojen aikana. Erityisesti juoksevien asioiden kuten laskujen hyväksymisen ja maksatuksen hoitamiseksi talousjohtajan poissa ollessa on pysyvä sijaismääräys tarpeen. Puheenjohtajan päätösesitys: Talous- ja henkilöstöjaosto nimeää talouspäällikkö Marco Björkskogin toimimaan talousjohtajan sijaisena hänen estyneenä ollessaan. 13 Seurakuntayhtymän edustus Jukolan Lintukoto Oy:n, Idänpään Toimintakeskus Oy:n ja Kiinteistö Oy Iittalan Keskuskulman hallinnossa Seurakuntayhtymällä on omistuksesta johtuvat hallituspaikat Jukolan Lintukoto Oy:n, Idänpään Toimintakeskus Oy:n ja Kiinteistö Oy Iittalan Keskuskulman hallinnossa. Näiden yhtiöiden hallitustyössä korostuu erityisesti teknisen osaamisen tarve, joten jatkossa olisi luontevaa, että seurakuntayhtymän edustajana toimii kiinteistöpäällikkö. Talous- ja henkilöstöjaosto päättää, että seurakuntayhtymän edustajina Jukolan Lintukoto Oy:ssä toimivat kiinteistöpäällikkö Eija Rantala ja työjohtaja Esa Lehtonen (varalla talousjohtaja Kai Kauppinen), Idänpään Toimintakeskus Oy:ssä kiinteistöpäällikkö Eija Rantala (varalla talousjohtaja Kai Kauppinen) ja Kiinteistö Oy Iittalan Keskuskulmassa kiinteistöpäällikkö Eija Rantala (varalla työnjohtaja Esa Lehtonen).
YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON TALOUS- JA HENKILÖSTÖJAOSTO Sivu 7 14 Tasa-arvo ja yhdenvertaisuus kysely henkilöstölle keväällä 2015 Yhteistyötoimikunta 1 / 18.2.2015/ 10 Yhteistyötoimikunnan tehtävänä on tarkistaa vuotuinen tasaarvosuunnitelma ja vastata toteutuksen seurannasta vuosittain. Tasaarvosuunnitelma sisältää ne periaatteet ja toimenpiteet, joita Hämeenlinnan seurakuntayhtymä työnantajana noudattaa edistääkseen tasa-arvon toteutumista. Tasa-arvosuunnitelma päivitetään vuosittain tai paikallisesti voidaan sopia, että tarkistus tehdään vähintään kerran kolmessa vuodessa. Tasa-arvosuunnitelmassa esitettyjen toimenpiteiden toteutumisesta raportoidaan tarvittaessa yhteisen kirkkoneuvoston talous- ja henkilöstöjaostolle. Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteistyötoimikunta on kokouksessaan 10.2.2010 11 käsitellyt asiaa ja asettanut uudistamistyöryhmän tasaarvosuunnitelman uusimiseksi. Työryhmän iä olivat Kai Kauppinen, Ilona Seppänen, Kristiina Kantanen (työterveyden asiantuntija) ja Päivi Hyvärinen (siht.). Yhteistyötoimikunta on kokouksessaan 9.12.2014 48 huomioinut työterveyshuollon toimintasuunnitelmassa, että vuonna 2015 järjestetään yhteistyössä Mehiläinen Työterveyden kanssa työpaikkakysely sukupuolten tasa-arvosta, joka on edellisen kerran toteutettu vuonna 2010. Puheenjohtajan päätösesitys: Yhteistyötoimikunta käy keskustelun ja päättää tasa-arvo kyselyn toteutuksesta. Yhteistyötoimikunta hyväksyi Mehiläinen Työterveyden tarjouksen tasaarvokyselyn järjestämisestä webbipohjaisena hintaan 1.800 euroa. Kysely järjestetään toukokuussa ja tulokset julkistetaan syksyllä. Samassa kyselyssä selvitetään sekä tasa-arvo- että yhdenvertaisuusasiat. Tasa-arvo- sekä yhdenvertaisuuskyselyn toteuttavaan työryhmään valittiin Kai Kauppinen, Ilona Seppänen, Sanna Warvas (työterveyden asiantuntija) ja Päivi Hyvärinen. Talous- ja henkilöstöjaosto Talous- ja henkilöstöjaosto merkitsee tiedoksi toukokuussa 2015 toteutettavan tasa-arvo ja yhdenvertaisuuskyselyn. Laadittava loppuraportti tuloksista käsitellään jaostossa syksyn aikana.
YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON TALOUS- JA HENKILÖSTÖJAOSTO Sivu 8 15 Yhteistoimintamenettelyn jatkaminen koskien seurakuntayhtymän henkilöstöorganisaatiota Kokouksessaan 29.4.2015 45 talous- ja henkilöstöjaosto päätti seuraavaa: Talous- ja henkilöstöjaosto toteaa, että 1.) seurakuntayhtymän yhteistoimintamenettelyn päättyneeksi ja lähettää yhteistoimintaneuvottelun tuloksen tiedoksi yhteiselle kirkkoneuvoston (8.5.2014) ja yhteiselle kirkkovaltuuston (22.5.2014.) kokouksille. 2.) yhtään henkilöä ei ole irtisanottu, 3.) avoimeksi julistettavien virkojen/työsuhteiden osalta toimenpiteet on jo aloitettu, 4.) seurakuntayhtymän henkilöstöorganisaation kehittämistä jatketaan syksyn 2014 aikana esitetyltä pohjalta, 5.) koulutuskielto on edelleen voimassa vuoden 2014 loppuun saakka ja poikkeukset siihen myöntää seurakuntayhtymän johtoryhmä. Päätösesitys hyväksyttiin. Em. päätöksen esittelyyn oli henkilöstöorganisaation kehittämisestä kirjattu seuraavaa: Seurakuntayhtymän henkilöstöorganisaatiota ei ole muutettu 1.1.2009 aloittaneen seurakuntayhtymän aikana. YT-neuvottelujen aikana palautteita organisaation muutosehdotuksista kerättiin YT-toimikunnan iltä, seurakuntayhtymän johtoryhmältä ja seurakuntayhtymän päälliköiltä. Muutoksille nähtiin tarvetta. Keskeisimmäksi nousivat työn johtamisen tiivistäminen, raja-aitojen purkaminen kiinteistö- ja hautaustoimen välillä sekä eri työpisteiden välisten siirtymisten ajankäytön minimoiminen. Yhteisesti todettiin, että omalla työvoimalla hoidettavia avaintoimintoja ovat ensisijaisesti kirkot ja kappelit ja vastaavasti ulkoalueiden hoidossa nähtiin suurimmat mahdollisuudet toimintojen ulkoistamiselle. Myös tehtävänimikkeiden yhdenmukaistaminen nähtiin tärkeänä. Laaditussa seurakuntayhtymän henkilöstön organisaatiokaaviossa keskeisenä ajatuksena on kiinteistö- ja hautaustoimen puolella ns. kolmen työnjohtajan malli, jolloin em. työnjohtajien keskeisenä tehtävänä on huolehtia, että työntekijät ovat oikeaan aikaan oikeassa paikassa. Työnjohdon tehostaminen edellyttää työnjohtajien välisen kommunikaation ja yhteistyön tiivistämistä. Kaikkien yhtymän työntekijöiden tehtävänkuvat päivitetään syksyn 2014 aikana ja tavoitteena on ottaa uusi henkilöstöorganisaatio käyttöön 1.1.2015 alusta. Syksyn 2014 aikana pidettiin kaksi yhteistoimintaneuvottelua (10.10. ja 6.11.) ja kolmas sovittu kokous (19.11.) jouduttiin aikataulusyistä perumaan. Samassa yhteydessä todettiin, ettei suunniteltu aikataulu tule pitämään vaan neuvotteluja ehditään jatkaa vasta vuoden 2015 puolella. Selvitykset ja neuvottelut asiasta jatkuivat tammikuussa ja ne saatiin päätökseen 18.2.2015. Neuvottelujen pohjalta YT-toimikunta yksimielisesti esittää, että seurakuntayhtymän henkilöstöorganisaatio on liitteen 7 kaavion mukainen. Neuvotteluissa kirjattiin tavoite käynnistää uuden organisaatiomallin mukainen toiminta viimeistään 1.5.2015. Työntekijöiden tehtävänkuvaukset
YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON TALOUS- JA HENKILÖSTÖJAOSTO Sivu 9 päivitetään huhtikuun aikana ja henkilöstön tehtävänimikkeet tarkistetaan samalla yhdenmukaisiksi. YT-toimikunta yksimielisesti toteaa, että tällä esityksellä uudistukselle asetetut tavoitteet tullaan saavuttamaan. Talous- ja henkilöstöjaosto hyväksyy liitteen 7 mukaisen kaavion seurakuntayhtymän henkilöstöorganisaatioksi ja lähettää sen edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle vahvistettavaksi sekä kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle tiedoksi. 16 Muut asiat 17 Seuraava kokous Seuraava talous ja henkilöstöjaoston kokous pidetään torstaina 7.5.2015 klo 18.00 Keskusseurakuntatalolla. 18 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todetaan pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 19 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen.