JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO HALLITUKSEN PÖYTÄKIRJA 10/2012 Kokous: Perjantai 23.11.2012 klo 13.00 Rehtoraatissa, Seminaarinkatu 32 Läsnä: Professori Jorma Rantanen (läsnä asiat 1-11) Viestintäjohtaja Merja Haverinen (läsnä asiat 1-11) Professori Matti Leino (läsnä asiat 1-11) Professori Minna-Riitta Luukka (läsnä asiat 1-11) Lehtori Auli Poutanen (läsnä asiat 141) Professori Pentti Vartia (läsnä asiat 1-11) Muut läsnäolijat Rehtori Matti Manninen (läsnä asiat 1-11) Hallintojohtaja Kirsi Moisander (läsnä asiat 1-11) Yhteysjohtaja Anu Mustonen (läsnä asiat 141) Sisäinen tarkastaja Matti Pitkänen (läsnä asian 3) Tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja Hannu Salminen (läsnä asian 3) Talousjohtaja Päivi Seppä (läsnä asiat 4-5) Henkilöstöasiantuntija Ulla Huttunen (läsnä asian 7) Sihteeri lakimies Visa Hiltunen p. 0400 248 120, visa.hiltunen@jyu.fi ja yliopistonlakimies Tuomo Ratinen, p. 050 443 2367, tuomo.ratinen@jyu.fi. 1. Päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous päätösvaltaiseksi. 2. Esityslistan hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista.
3. Jyväskylän yliopiston tarkastus- ja varmennustoiminnan ohjesäännöstön uudistaminen Rehtori Matti Manninen, p. 040 6800215, matti.manninen@jyu.fi (Valmistelijat sisäinen tarkastaja Matti Pitkänen, 040 8054402, inaiti.pitkunen@iyu.ci. tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja Hannu Salminen, 0400 641795, hannu.salniinen@hansadialoz.ci ja yliopistonlakimies Tuomo Ratinen, p. 050 443 2367, tuomo.ratinen@jyu.fi) Vuoden 2010 alusta voimaantullut yliopistolain uudistus on lisännyt yliopistojen taloudellista ja hallinnollista itsenäisyyttä. Irtautuminen välittömästä valtion ohjauksesta edellyttää yliopistolta aiempaan suurempaa aktiivisuutta ja panostusta sisäisen toiminnan ohjaukseen, prosessien kehittämiseen sekä riskienhallintaan. Yliopistossa sisäisen tarkastuksen ja riskienhallinnan järjestämisestä ja valvonnasta on vastannut hallituksen asettama tarkastusvaliokunta. Yliopisto on jatkanut tarkastus- ja varmennustoimirman kehittämistyötä rekrytoinnein ja toimintaprosesseja uudistamalla. Yliopisto on palkannut muun muassa sisäisen tarkastajan ja controllerin sisäisen tarkastustyön ja riskienhallintaosaamisen Tallvistamiseksi Osana edellä kuvattuja kehittämistoimenpiteitä on valmisteltu liitteenä 1 oleva yliopiston tarkastus- ja varmennustoiminnan ohjesääntö ja tarkastusvaliokunnan työjärjestys sekä liitteenä 2 sisäisen tarkastuksen toimintaohje aiemman 1.1.2010 voimaan tullut sisäisen tarkastuksen ohjesäännön uudistamiseksi. Uudistetun tarkastus- ja varmennustoimen ohjesäännöstön tarkoituksena on kuvata aiempaa tarkemmin tarkastus- ja varmennustoiminnan sisältö ja toimijat ja kytkeä tarkastus- ja varmennustyö kiinteäksi osaksi yliopiston päivittäistä operatiivista toimintaa. Tarkastus- ja varmennustoiminnan kehittäminen on osa yliopiston itsevalvonnan, hyvän hallinnon ja laadunhallinnan tehostamis- ja kehitystyötä. Liitteet Liite 1: yliopiston tarkastus- ja varmennustoiminnan ohjesääntö ja tarkastusvaliokunnan työjärjestys Liite 2: sisäisen tarkastuksen toimintaohje Liite 3: tarkastusvaliokunnan vuosikalenteri
ESITYS: Hallitus hyväksyy liitteinä 1 ja 2 olevat yliopiston tarkastus- ja varmennustoiminnan ohjesäännön, tarkastusvaliokunnan työjärjestyksen sekä sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen. Hallitus päättää että mainitut dokumentit tulevat voimaan 1.1.2013 lukien ja voimaantulon myötä kumotaan aiempi 1.1.2010 voimaantullut sisäisen tarkastuksen ohjesääntö. Päätettiin esityksen mukaan. 4. Talousraportti 31.10.2012 Rehtori Matti Manninen, p. 040 6800215, matti.manninen@jyu.fi (Valmistelija talousjohtaja Päivi Seppä, p. 050 591 9522, paivi.seppa@jyu.fi) Yliopiston kymmenen kuukauden kuluylijäämä on noin kuusi prosenttia kokonaistuotoista. Tämä on budjetoitua ylijäämää enemmän, mutta hieman vähemmän kuin vuosi sitten tähän aikaan. Ylijäämää selittävät edelleen samat perustekijät: tuottoja on hieman enemmän kuin on budjetoitu ja henkilöstökuluja vähemmän kuin on budjetoitu. Rahoitustuottoja on myös toteutunut budjetoitua enemmän. Tuotot ovat kokonaisuudessaan viime vuoden vastaavaa ajankohtaa suuremmat sekä perusrahoituksen että täydentävän rahoituksen kasvun seurauksena. Henkilöstökulut ovat kasvaneet 6 %, mutta ovat kokonaisuudessaan pienemmät kuin on budjetoitu. Muiden kulujen toteuma on lähes budjetoidulla tasolla. Kokonaiskulujen kertymä on hieman kasvanut viime vuodesta, mutta on kuitenkin budjetoitua pienempi. Tavoiteltavan taloudellisen vuosituloksen saavuttamiselle on hyvät edellytykset. Hallituksen jäsenille on toimitettu erikseen yksiköiden taloudellinen tulos lokakuun tilanteesta. Liitteenä 4 yliopistotason toteutunut tuloslaskelma 31.10. tilanteesta. Vuoden 2011 toteumista on vähennetty arvonlisäverokulut tietojen vertailtavuutta varten. ESITYS: Todetaan ja keskustellaan taloustilanteesta.
Merkittiin saatu raportti tiedoksi. 5. Talousarvion 2013 vahvistaminen Rehtori Matti Manninen, p. 040 6800215, rnatti.manninen@jvu.fi (Valmistelija talousjohtaja Päivi Seppä, p. 050 591 9522, paivi.seppa@jjyu.fi) Hallitus käsitteli vuoden 2013 talousarvion valmistelutilannetta kokouksessaan 19.9.2012. Taustalla on 5.6.2012 käsitellyt pidemmän aikavälin talousarviolinjaukset ja tavoite n. 1 %:n ylijäämätavoitteesta. Yliopistotasolla budjetoitu ylijäämä pienenee n. 7 miljoonaa euroa kuluvan vuoden toteumaennusteeseen verrattuna. Perusrahoituksen tuotot pienenevät 2,7 miljoonaa euroa (n. 2 %), mutta täydentävän rahoituksen tuottoihin on vastaavasti budjetoitu lievää kasvua. Ylijäämän pieneneminen selittyy henkilöstökulujen kasvulla. Budjetoidut henkilöstökulujen ovat n. 7,5 miljoonaa euroa suuremmat kuin kuluvan vuoden toteumaennuste. Henkilöstömäärä kasvaa lähinnä vain omien siivoojien rekrytoinnin seurauksena. Talousarvion valmistelussa ei ole olennaisesti lisätty investointimenoja viime syksynä päätettyyn investointisuunnitelmaan. Hafliti.is päätti kokouksessaan 23.3.2011, miten pääoman tuotot otetaan huomioon yksiköiden talousarviossa. Yksiköitä kannustetaan pidemmän aikavälin ylijäämien keräämiseen ja yliopisto palkitsee siitä. Liitteenä on yliopiston vuoden 2013 budjetti (liite 5), kooste yksiköiden vuoden 2013 budjeteista (liite 6) sekä päivitetty yliopistotason investointisuunnitelma (liite 7). ESITYS: Hallitus vahvistaa vuoden 2013 talousarvion. Päätetään, että vuonna 2013 syntyvästä yli- ja alijäämästä maksettava vuosikorko on 3 %. Mikäli rehtorin kanssa on sovittu alijäämäisestä talousarviosta, vuosikorkoa ei peritä. Päätettiin esityksen mukaan.
6. Rahankeräysluvan hakeminen Rehtori Matti Manninen, p. 040 6800215, rnatti.rnanninen@iyu.fl Jyväskylän yliopiston voimassaoleva määräaikainen varainhankinnan mahdollistava rahankeräyslupa umpeutuu 31.12.2012. Jyväskylän yliopistolla on määräaikainen rahankeräyslupa 31.12.2012 saakka. Vaikka aktiivinen varainhankinta pääomakeräykseen on vastinrahakauden jälkeen päättynyt, voi yliopisto edelleen vastaanottaa pääomalahjoituksia ja toteuttaa varainhankintaa. Rahankeräyslain 8 :n mukaisesti rahankeräyslupa voidaan antaa enintään kahden vuoden määräajaksi. Keräystoiminta voidaan määritellä rahankeräyslupahakemuksessa osaksi uusimuotoisen yliopiston normaalia toimintaa. ESITYS: Haetaan rahankeräyslupaa ajalle 1.1.2013 31.12.2014 varainhankinnan mahdollistamiseksi. Päätettiin esityksen mukaan. Rehtori valtuutetaan hakemaan rahankeräyslupa yliopiston puolesta, päättämään rahankeräyslupahakemuksen yksityiskohdista sekä laatimaan hakemukseen liitettävä keräys- ja käyttösuunnitelma. 7. Työhyvinvointikysely 2012 Hallintojohtaja Kirsi Moisander, p. 0400 248 061, kirsi.moisander@jyu.fi (Valmistelija henkilöstöasiantuntija Ulla Huttunen, p. 050 3109981, uila.m.huttunen@jyu.fi) Jyväskylän yliopiston henkilöstöohjelma vuosille 2011-2017 hyväksyttiin hallituksen kokouksessa 16.2.2011. Henkilöstöohjelman tavoitteena on, että organisaatio toimii tuottavasti, henkilöstöllä on hyvä työkyky ja että työhyvinvointia edistetään ja ylläpidetään. Henkilöstöohjelman kehittämiskohteina ovat johtaminen ja esimiestyö, osaamisen kehittäminen, työsuhteet ja rekrytointi, urapolut ja tutkijanura sekä työhyvinvointi ja yhteisöllisyys.
Yliopiston henkilöstöohjelman tavoitteiden mukaan Jyväskylän yliopisto on hyvinvoiva työyhteisö ja kilpailukykyinen työnantaja. Työyhteisön tilaa seurataan vuosittain tehtävällä työhyvinvointikyselyllä, jonka tulosten perusteella yliopisto kehittää työnantajatoimintaansa. Nyt käytössä olevan työhyvinvointikysely on kehitetty yhteistyössä yliopistojen ja työeläkevakuutusyhtiö Varman kanssa. Jyväskylän yliopisto otti kyselyn käyttöönsä vuonna 2010 yhdessä yhdeksän muun yliopiston kanssa. Vuonna 2011 kyselyyn osallistui 12 yliopistoa ja vastauksia kertyi 12 700 kpl. Jyväskylän yliopistossa kyselyyn vastasi 1081 henkilöä, vastausprosentin ollessa 41,1 %. Vuoden 2012 kysely toteutettiin 24.9. 7.10.2012 Jyväskylän yliopistossa vastaajia oli 1108 henkilöä, vastausprosentin ollessa 41 %. Kyselyn osa-alueina olivat oma työ, johtaminen, esimiestyö, työyhteisö ja yhteistyö, osaaminen, motivaatio, terveys ja elämäntilanne sekä yliopiston julkinen kuva. Kyselyyn osallistui 10+2 yliopistoa (kaksi yliopistoa muista poikkeavalla tavalla) ja vastauksia kertyi yli 5 000. Työhyvinvointikyselyn tulosten mukaan henkilöstö on melko tyytyväinen kyselyssä esillä oleviin teemoihin. Tulokset ovat pysyneet melko samankaltaisina vuoteen 2011 verrattaessa. Pientä keskiarvojen nousua on havaittavissa osassa kysymyksistä. Yliopistojen yhteisiin tuloksiin 2012 verrattaessa Jyväskylän yliopiston osa-alueiden keskiarvot ovat samansuuntaisia kuin kaikkien yliopistojen yhteiset tulokset (NJ=5458). Huomattavia eroja ei ole havaittavissa. Vuoden 2011 työhyvinvointikyselyn tulosten perusteella on tehty kehittämistoimenpiteitä tiedekunnissa, laitoksilla ja yliopistopalveluissa. Tulosten pohjalta on kehitetty perehdyttämistä ja kehityskeskusteluja sekä tuettu henkilöstökoulutuksen kautta johtamista, esimiestyötä ja työssä jaksamista. Kasvatustieteiden tiedekunnassa on käynnistymässä henkilöstön ammatillista vahvistumista tukeva valmennus ja tiedekunnan esimiehille tarjotaan valmennusohjelmaa, joka tarjoaa välineitä henkilöstön johtamiseen ja ohjaamiseen. Kauppakorkeakoulussa on otettu käyttöön viestinnän parantamiseksi JSBE News, jossa viestitään tiedekunnan ajankohtaisista asioista. Tiedotteessa on käyty läpi mm. varhaisen tuen toimintamallia. Vuoden 2012 tulosten analysoinnin pohjalta jatketaan kehittämistoimenpiteitä.
Työhyvinvointikysely on yliopistouudistuksen jälkeen toteutettu kolmena peräkkäisenä vuotena 2010-2012. Tulosten mukaan muutoksesta aiheutuneita työhyvinvointia kuormittavia tekijöitä on edellisvuosia vähemmän. Kyselyn vaikuttavuuden, vastausprosentin heikkenemisen ja kehittämistoimenpiteiden jatkotyöstämisen yhteydessä on mietittävä tehdäänkö kysely tulevina vuosina joka vuosi vai muutetaanko se joka toinen vuosi toteutettavaksi. Samalla on tärkeää arvioida kyselyn toimivuutta. ESITYS: 1. Keskustellaan yliopistotason yhteenvedon ja analyysin perusteella yliopiston työhyvinvoinnin tilasta ja mahdollisista jatkotoimista. 2. Merkitään päätulokset tiedoksi. Merkittiin raportti tiedoksi. Päätettiin, että työhyvinvointikysely järj estetään jatkossakin vuosittain. Päätettiin, että rehtorin tulee ryhtyä toimenpiteisiin tilanteen parantamiseksi kolmen alhaisimman pistemäärään saaneen osa-alueen suhteen ja raportoida toimenpiteistään hallitukselle. Lisäksi hallitus edellyttää rehtorin selvittävän mahdollisuudet vastausprosentin kohottamiseksi. 8. Rehtorin katsaus 1. Sopimusneuvottelut 2. Certian kuulumisia ESITYS: Todetaan. Todettiin katsaus vastaanotetuksi. 9. Muut asiat Muita asioita ei ollut. 10. Pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirja tarkastettiin kokouksen päätteeksi. 11. Kokouksen päättäminen
Kokous pllätettiin kello 16.45. Vakuudeksi Puheenjohtaja Jorma Rantanen Rehtori Matti Manninen