HALLITUKSEN PÖYTÄKIRJA 2/2015. Kokous: Maanantai klo 8.30 Pielinen-kabinetti, Kärki, Mattilanniemi 6

Transkriptio

1 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO HALLITUKSEN PÖYTÄKIRJA 2/2015 Kokous: Maanantai klo 8.30 Pielinen-kabinetti, Kärki, Mattilanniemi 6 Läsnä: Tieteellinen johtaja Anne-Christine Ritschkoff, puheenjohtaja Professori Timo Ahonen Opiskelija Kalle Jokinen Professori Rauno Julin Toimitusjohtaja Antti Määttä Lehtori Auli Poutanen Emerita professori Krista Varantola Muut läsnäolijat Rehtori Matti Manninen Hallintojohtaja Kirsi Moisander Yhteysjohtaja Anu Mustonen Talousjohtaja Päivi Seppä (läsnä asioissa 3-5) Suunnittelupäällikkö Sakari Liimatainen (läsnä asioissa 3-5) Tilintarkastaja KHT, JHTT Ulla-Maija Tuomela, BDO Oy (läsnä asiassa 3) Henkilöstöjohtaja Jouni Valjakka (läsnä asioissa 3-5) Laatupäällikkö Pirjo Halonen (läsnä asiassa 5) Controller Vesa Kupari (läsnä asiassa 6) EduCluster Finland Oy:n hallituksen pj Tarja Pietiläinen (läsnä asiassa 6) Tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja Hannu Salminen (läsnä asiassa 7) Sisäinen tarkastaja Matti Pitkänen (läsnä asiassa 7) Opintopalvelujohtaja Mari Ikonen (läsnä asiassa 8-9) Sihteeri yliopistonlakimies Sanna Anttilainen p , sanna.anttilainen@jyu.fi. Hallituksen pöytäkirja 2/2015 Sivu 1 / 9

2 1. Päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin. 2. Esityslistan hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista. 3. Tilinpäätös 2014 (Päätösasia) (Valmistelijat suunnittelupäällikkö Sakari Liimatainen, p , ja talousjohtaja Päivi Seppä, p , Käsittelyn alussa läsnä myös tilintarkastaja KHT, JHTT Ulla-Maija Tuomela, BDO Oy) Yliopistolain (558/2009) 14 :n mukaan julkisoikeudellisen yliopiston hallituksen tehtävänä on laatia tilinpäätös. Yliopistolain mukaan yliopiston kirjanpitoon sovelletaan kirjanpitolakia (1336/1997). Opetus- ja kulttuuriministeriön laatima yliopistojen taloushallinnon koodisto sisältää periaatteet, joiden mukaisesti yliopistot järjestävät taloushallintonsa sekä yhtenäiset tilinpäätösmallit, joiden mukaisesti yliopistot laativat tilinpäätöksensä. Yliopistolain mukaisesti yliopistolla voi olla välittömästi sen yliopistolaissa säädettyjen tehtävien toteuttamiseen liittyvässä yhdessä tai useammassa yrityksessä kirjanpitolain edellyttämä määräysvalta. Yritykset, joissa yliopistolla on määräysvalta, ovat yliopiston tytäryrityksiä. Yliopisto ja sen tytäryritykset EduCluster Finland Oy ja UniServices Oy muodostavat yliopistokonsernin. Kansainväliset standardit ja hyvä tilintarkastustapa edellyttävät yliopiston johdon antavan tilintarkastajalle kirjallisen vahvistusilmoituksen muun muassa siitä, että tilinpäätös ja toimintakertomus antavat oikeat ja riittävät tiedot. Liitteessä 3 on yliopiston yksiköiden taloudellinen tulos ja tasekirjaan sisältyvää virallista tuloslaskelmaa täydentävä tuloslaskelma. - Käsitellään ja allekirjoitetaan yliopistokonsernin tasekirja (liite 1) Hallituksen pöytäkirja 2/2015 Sivu 2 / 9

3 - Esitetään tilikauden tuloksen siirtämistä voittovaroihin edellisten tilikausien ylijäämän lisäykseksi - Esitetään yliopistokollegiolle yliopiston tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen vahvistamista - Annetaan vahvistusilmoitus tilintarkastajille liitteen 2 mukaisesti - Pyydetään tilintarkastajilta lausunto tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä. Päätettiin esityksen mukaisesti. Liitettä 1 muokattiin asiaesittelyn yhteydessä. 4. Henkilöstökertomus 2014 (Tiedoksi) (Valmistelija henkilöstöjohtaja Jouni Valjakka, p , jouni.valjakka@jyu.fi) Tiedoksi vuoden 2014 henkilöstökertomus (liite 4). Henkilöstökertomuksen tarkoituksena on esittää luotettavaa ja objektiivista henkilöstön määrää ja -rakennetta koskevaa tietoa käytettäväksi strategiatyössä, toiminnan ja talouden suunnittelussa, henkilöstöohjelmassa sekä mm. tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelmassa määriteltyjen toimintalinjojen ja tavoitteiden toteutumisen seuraamiseen. Vuosittain laadittava henkilöstökertomus täydentää toimintakertomusta ja tilinpäätöstä ja toimii raporttina rehtorille ja yliopiston hallitukselle henkilöstön tilasta ja henkilöstöjohtamisesta Jyväskylän yliopistossa. Henkilöstökertomuksessa tietoja esitetään kuluneen vuoden lisäksi pääsääntöisesti kahdelta aikaisemmalta vuodelta. Tiedot on koottu pääsääntöisesti Jyväskylän yliopiston käyttämistä henkilötietojärjestelmistä. Todetaan. Todettiin. 5. Johdon katselmus (Päätösasia) Hallituksen pöytäkirja 2/2015 Sivu 3 / 9

4 (Valmistelija laatupäällikkö Pirjo Halonen, p , Jyväskylän yliopiston johdon katselmus on vuosittain hallitukselle annettava selonteko yliopiston ydintoimintojen tilasta ja laadunhallinnasta viimeksi kuluneen vuoden aikana. Johdon katselmus on osa yliopiston johtamis- ja laadunhallintajärjestelmää, ja vuoden 2014 toiminnasta annettava kertomus keskittyy yliopiston strategisten tavoitteiden saavuttamisen arviointiin. Katselmus koostuu varsinaisesta katselmusosasta ja sen tausta-aineistoista ( 015). Katselmus on esitelty yliopiston johtoryhmälle Merkitään tiedoksi johdon katselmus (liite 5) 2. Hallitus arvioi johdon katselmuksen relevanttiuden ja hyödyllisyyden arviointitiedon tuottajana toiminnan jatkuvaksi parantamiseksi. 1. Merkittiin tiedoksi. 2. Hallitus arvioi katselmuksen olevan hallitukselle hyödyllinen tiedontuottaja ja tärkeä väline yliopiston johtoryhmälle toiminnan jatkuvaksi parantamiseksi. 6. Yhtiökatsaus (Tiedoksi/Päätösasia) (Valmistelijat hallintojohtaja Kirsi Moisander, p , yliopistonlakimies Sanna Anttilainen p , ja controller Vesa Kupari, p , Asian esittelijänä myös EduCluster Finland Oy:n puheenjohtaja Tarja Pietiläinen, p , Yliopisto noudattaa omistajapolitiikkaan kuuluvissa asioissa hyvää hallintotapaa ja eettisiä toimintatapoja. Yliopiston hallitus käsittelee omistajapolitiikan toteutumista yhtiökatsauksessa vuosittain. Yhtiökatsauksessa käsitellään yliopiston konserniyhtiöiden tilanne mukaan lukien enemmistöomisteisten yhtiöiden hallitusten toiminnan arviointi. Yhtiökatsauksen yhteydessä hallitus nimeää yliopistolle strategisesti merkittävät yhtiöt ja ilmaisee kantansa näiden hallitusten kokoonpanoon sekä mahdollisiin muihin merkittäviin asioihin. Hallituksen pöytäkirja 2/2015 Sivu 4 / 9

5 1. Merkitään tiedoksi katsaus yliopiston osakeyhtiöomistuksista. 2. Nimetään yliopistolle strategisesti merkittävät yhtiöt. 1. Merkittiin tiedoksi. 2. Nimettiin yliopistolle strategisesti merkittäviksi yhtiöiksi EduCluster Finland Oy, Certia Oy, Sonaatti Oy, Suomen yliopistokiinteistöt Oy ja perusteilla oleva Unifund Oy. 7. Tarkastus- ja varmennustoiminnan vuosiraportointi ja sisäisen tarkastuksen vuosiraportti 2014 (Tiedoksi) (Valmistelijat sisäinen tarkastaja Matti Pitkänen, p , ja tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja Hannu Salminen, p , Jyväskylän yliopiston hallitus hyväksyi kokouksessaan Jyväskylän yliopiston tarkastus- ja varmennustoiminnan ohjesäännön. Ohjesäännön 5 :n mukaan tarkastus- ja arviointitoiminnan raportointi hallitukselle, rehtorille ja hallintojohtajalle tapahtuu tilivuosittain vuosiraportointina sekä vuoden aikana tapahtuvalla erillisraportoinnilla. Rehtorin ja hallintojohtajan tehtävänä on raportoida havainnot ja suositukset toimivalle johdolle ja ryhtyä niiden edellyttämiin toimenpiteisiin. Tarkastusvaliokunta käsittelee ja hyväksyy sisäisen tarkastuksen ja laatuauditointien vuosiraportit, jonka jälkeen ne toimitetaan hallitukselle. Tarkastusvaliokunta tekee ehdotuksen vuosiraporttien esittämistavasta joko erillisinä raportointikokonaisuuksina tai liitettynä johdon katselmukseen tai vastaavaan vuosiraportointiin. Tarkastusvaliokunta raportoi tarkastus- ja varmennustoiminnasta yliopiston hallitukselle vuosiraportoinnin yhteydessä ja sen lisäksi tarpeen mukaan. Raportoinnin toteuttaa tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja ensisijaisesti tarkastusvaliokunnan hallitusjäsenten kanssa tai muutoin tarkastusvaliokunnan valitseman henkilön kanssa. Hallituksen pöytäkirja 2/2015 Sivu 5 / 9

6 Liite 6: Sisäisen tarkastuksen vuosiraportti 2014 / ei-julkinen, JulkL 5.3, 3-kohta Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 8. Tutkintosääntö (Päätösasia) (Valmistelija opintopalvelujohtaja Mari Ikonen, p , mari.ikonen@jyu.fi) Yliopistolain 558/ mukaan julkisoikeudellisen yliopiston hallituksen tehtävänä on hyväksyä johtosäännöt ja muut vastaavat yleistä järjestäytymistä koskevat määräykset. Tutkintosäännön tarkoituksena on säätää, miten koulutus on järjestetty ja miten opintoja suoritetaan Jyväskylän yliopistossa. Jyväskylän yliopiston edellinen tutkintosääntö on hyväksytty Tutkintosäännön päivittäminen on ollut ajankohtaista mm. muuttuneen lainsäädännön vuoksi. Rehtori vastuutti koulutusneuvoston valmistelemaan uutta tutkintosääntöä. Koulutusneuvosto nimesi valmistelutyöryhmän ja sen jäsenet: Mari Ikonen, Kari Pitkänen, Tuula Maijanen, Sanna Anttilainen, Aila Virtanen, Maija Pöyhönen, JYYn edustaja (Susanna Koistinen). Tavoitteena on ollut tehdä mahdollisimman tiivis ja yksiselitteinen uusi tutkintosääntö, jota tulkittaisiin samalla tavoin eri yksiköissä. Tutkintosääntöluonnosta on käsitelty yliopiston johtoryhmässä ja sekä hallituksen iltakoulussa Luonnos on ollut laajasti kommentoitavana ja lausuttavana yksiköillä välisenä aikana. Saatujen kommenttien ja yliopiston johtoryhmässä ja hallituksen iltakoulussa käytyjen keskustelujen pohjalta työryhmä on muokannut tutkintosäännön oheiseen muotoon (liite 7). Hallitus hyväksyy tutkintosäännön. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. Hallituksen pöytäkirja 2/2015 Sivu 6 / 9

7 9. Muutoksia johtosääntöön (Päätösasia) (Valmistelija yliopistonlakimies Sanna Anttilainen p , Yliopistolain 558/ mukaan julkisoikeudellisen yliopiston hallituksen tehtävänä on hyväksyä johtosäännöt ja muut vastaavat yleistä järjestäytymistä koskevat määräykset. Tutkintosäännön uudistustyön myötä myös johtosääntöön on tullut uudistustarpeita. Esitetyt muutokset tukevat osaltaan yliopiston palvelutoimintojen kehittämistä keskittämällä kaikkien oikaisuvaatimusten käsittelyn yhdelle muutoksenhakulautakunnalle. Muutokset lisäävät dekaanin delegointimahdollisuuksia opiskelijoiden ottamisessa sekä yhtenäistävät päätöksentekoa muihin kuin tutkintoon johtavien opiskeluoikeuksien myöntämisen osalta. Keskitettyyn muutoksenhakulautakuntaan siirryttäisiin alkaen. Samassa yhteydessä erillislaitoksen johtajan tehtäviin esitetään lisättäväksi raportointivelvoite johtokunnalle ja rehtorille, jonka puutteen sisäinen tarkastus on nostanut esille. Pykäliin ehdotetut muutokset päivittävät johtosääntöä vastaamaan nykyistä strategiajohtoista ohjausmallia. Liite 8: Johtosääntömuutokset Hallitus hyväksyy esitetyt johtosäännön muutokset. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. 10. Tila-asiat (Päätösasia) (Valmistelijat hallintojohtaja Kirsi Moisander, p , ja tilapalvelujohtaja Timo Laine, p , Jyväskylän yliopiston tilaohjelmassa yliopiston hallitus päätti keskittää yliopiston toiminnat kolmelle kampukselle Seminaarinmäelle, Hallituksen pöytäkirja 2/2015 Sivu 7 / 9

8 Mattilanniemeen ja Ylistönrinteelle. Tilaohjelmassa myös määriteltiin tavoite tilankäytön tiivistämiselle neliöstä neliöön. Yliopiston hallitus on antanut tehtäväksi tilaohjelman päivittämisen ja asettanut tilankäytön suunnittelun lähtökohdaksi tilakustannusten pienentämisen vähintään 3 Meurolla. Yliopiston tilakustannuksiin vaikuttavat paitsi tilojen määrä myös rakennuskannan luonne sekä rakennusten ja kampusten sijainti. Yliopiston käytössä olevista kampuksista Seminaarinmäki on määritelty kokonaisuudessaan valtakunnallisesti merkittäväksi kulttuurihistorialliseksi alueeksi, ja osaa Mattilanniemen alueen rakennuksista pidetään alueellisesti merkittävinä. Ylistönrinne on viimeiseksi rakennettu kokonaisuus, jossa on suuria laboratorioita ja muita erikoistiloja. Yliopisto on valmistellut tilaohjelman päivityksen ensimmäisen vaiheen, Mattilanniemen aluetta koskevan käyttösuunnitelman yhteiskuntatieteellisen tiedekunnan ja kauppakorkeakoulun tilatarpeiden täyttämiseksi. Tilaohjelman päivittämisen toisessa vaiheessa tehdään suunnitelma Seminaarinmäen alueelle. Hallitus keskustelee tilaohjelman päivityksestä ja päättää Mattilanniemen tilojen käyttösuunnitelmasta sekä kauppakorkeakoulun ja yhteiskuntatieteellisen tiedekunnan tulevaan sijaintiin liittyvistä peruslinjauksista. Yliopisto jatkaa toimia, jotka tähtäävät tilankäytön tehostamiseen ja toimitilojen keskittämiseen nykyisille kolmelle kampukselle. Yliopisto luopuu esisuunnittelussa olevasta Mattilanniemen uudisrakennuksesta toistaiseksi. Yliopisto irtisanoo Villa Rana -rakennuksen vuokrasopimuksen. Yhteiskuntatieteelliselle tiedekunnalle ja kauppakorkeakoululle osoitetaan tilat vuosien aikana Mattilanniemestä sekä Seminaarinmäeltä. 11. Rehtorin katsaus 1) Sijoitustoimintaa koskevat järjestelyt Hallituksen pöytäkirja 2/2015 Sivu 8 / 9

9 2) Tilintarkastajien valintaprosessi 3) Seuraavan kokouksen asiat Todetaan. Todettiin. 12. Muut asiat Muita asioita ei ollut. 13. Pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirja tarkastettiin kokouksessa. 14. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14:50. Pöytäkirjan vakuudeksi puheenjohtaja Anne-Christine Ritschkoff rehtori Matti Manninen Hallituksen pöytäkirja 2/2015 Sivu 9 / 9