HALLITUKSEN ESITYSLISTA 2/2017. Kokous: Tiistai klo 9.00 Pielinen-kabinetti, Kärki, Mattilanniemi 6

Transkriptio

1 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO HALLITUKSEN ESITYSLISTA 2/2017 Kokous: Tiistai klo 9.00 Pielinen-kabinetti, Kärki, Mattilanniemi 6 Läsnä: Tieteellinen johtaja Anne-Christine Ritschkoff, puheenjohtaja Professori Timo Ahonen Professori Rauno Julin Opiskelija Jani Kykkänen Toimitusjohtaja Antti Määttä Lehtori Auli Poutanen Emerita professori Krista Varantola Muut läsnäolijat Rehtori Matti Manninen Hallintojohtaja Kirsi Moisander Yhteysjohtaja Anu Mustonen Sisäinen tarkastaja Matti Pitkänen (läsnä asiassa 4) Tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja Hannu Salminen (läsnä asiassa 4) Henkilöstöjohtaja Jouni Valjakka (läsnä asioissa 5-6) Talousjohtaja Päivi Seppä (läsnä asioissa 5-7) Suunnittelupäällikkö Jarkko Pirkkalainen (läsnä asiassa 6) Tilintarkastaja KHT, JHTT Ulla-Maija Tuomela, BDO Oy (läsnä asiassa 6) EduCluster Finland Oy:n hallituksen pj Tarja Pietiläinen (läsnä asioissa 7-8) EduCluster Finland Oy:n toimitusjohtaja Jyrki Saarivaara (läsnä asiassa 7) Controller Vesa Kupari (läsnä asiassa 7) Unifund Oy:n hallituksen pj Tero Ansio (läsnä asiassa 7) Johtaja Samuel Koivisto, SYK Oy (läsnä asiassa 7) Sihteeri yliopistonlakimies Sanna Anttilainen p , sanna.anttilainen@jyu.fi. Hallituksen esityslista 2/2017 Sivu 1 / 8

2 1. Päätösvaltaisuuden toteaminen 2. Esityslistan hyväksyminen 3. Jyväskylän yliopiston turvallisuuspolitiikka (Päätösasia) Hallintojohtaja Kirsi Moisander, p. (014) , (Valmistelijat turvallisuuspäällikkö Olli-Pekka Laakso, p. (014) , ja tietoturvapäällikkö Teijo Roine, p , Hallitus keskusteli turvallisuuspolitiikan päivityksestä kokouksessaan esittelyn pohjalta. Turvallisuuspolitiikan päivitys käsiteltiin tämän jälkeen yhteistoimintalain (334/2007) mukaisessa menettelyssä sekä työsuojelun yhteistoiminta-asiana (44/2006) yliopiston työsuojelutoimikunnassa Kyseisistä käsittelyistä ei noussut muutostarpeita hallitukselle aiemmin esiteltyyn. Hyväksytään Jyväskylän yliopiston turvallisuuspolitiikka (liite 1). 4. Tarkastus- ja varmennustoiminnan vuosiraportointi ja sisäisen tarkastuksen vuosiraportti 2016 (Tiedoksi) (Valmistelijat sisäinen tarkastaja Matti Pitkänen, p , ja tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja Hannu Salminen, p , Jyväskylän yliopiston hallitus hyväksyi kokouksessaan Jyväskylän yliopiston tarkastus- ja varmennustoiminnan ohjesäännön. Ohjesäännön 5 :n mukaan tarkastus- ja arviointitoiminnan raportointi Hallituksen esityslista 2/2017 Sivu 2 / 8

3 hallitukselle, rehtorille ja hallintojohtajalle tapahtuu tilivuosittain vuosiraportointina sekä vuoden aikana tapahtuvalla erillisraportoinnilla. Rehtorin ja hallintojohtajan tehtävänä on raportoida havainnot ja suositukset toimivalle johdolle ja ryhtyä niiden edellyttämiin toimenpiteisiin. Tarkastusvaliokunta käsittelee ja hyväksyy sisäisen tarkastuksen ja laatuauditointien vuosiraportit, jonka jälkeen ne toimitetaan hallitukselle. Tarkastusvaliokunta tekee ehdotuksen vuosiraporttien esittämistavasta joko erillisinä raportointikokonaisuuksina tai liitettynä johdon katselmukseen tai vastaavaan vuosiraportointiin. Tarkastusvaliokunta raportoi tarkastus- ja varmennustoiminnasta yliopiston hallitukselle vuosiraportoinnin yhteydessä ja sen lisäksi tarpeen mukaan. Raportoinnin toteuttaa tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja ensisijaisesti tarkastusvaliokunnan hallitusjäsenten kanssa tai muutoin tarkastusvaliokunnan valitseman henkilön kanssa. Liite 2: Sisäisen tarkastuksen vuosiraportti 2016 / ei-julkinen, JulkL 5.3, 3-kohta Hallitus keskustelee ja päättää toimenpiteistä, joihin vuosiraportti antaa aihetta. 5. Henkilöstökertomus 2016 (Tiedoksi) (Valmistelija henkilöstöjohtaja Jouni Valjakka, p , jouni.valjakka@jyu.fi) Henkilöstökertomus vuodelta 2016 kuvaa Jyväskylän yliopiston henkilöstöjohtamisen keskeisiä elementtejä ja näihin liittyviä toimenpiteitä yliopiston strategian ja henkilöstöohjelman tavoitteiden mukaisina myös toimintakertomuksessa henkilöstöstä esitettävä huomioiden. Vuosittain laadittava henkilöstökertomus toimii raporttina rehtorille ja yliopiston hallitukselle henkilöstön tilasta ja henkilöstöjohtamisesta Jyväskylän yliopistossa. Henkilöstökertomuksessa esitetään luotettavaa ja objektiivista henkilöstön määrää ja -rakennetta koskevaa tietoa käytettäväksi strategiatyössä, toiminnan ja talouden suunnittelussa, henkilöstöohjelmassa sekä mm. tasa- Hallituksen esityslista 2/2017 Sivu 3 / 8

4 arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelmassa määriteltyjen toimintalinjojen ja tavoitteiden toteutumisen seuraamiseen. Henkilöstökertomuksessa tietoja esitetään kuluneen vuoden lisäksi pääsääntöisesti kahdelta aikaisemmalta vuodelta. Tiedot on koottu pääsääntöisesti Jyväskylän yliopiston käyttämistä henkilötietojärjestelmistä. Liite 3: Vuoden 2016 henkilöstökertomus Merkitään tiedoksi. 6. Tilinpäätös ja toimintakertomus 2016 (Päätösasia) (Valmistelijat suunnittelupäällikkö Jarkko Pirkkalainen, p , ja talousjohtaja Päivi Seppä, p , Käsittelyn alussa läsnä myös tilintarkastaja Partner KHT, JHTT Ulla-Maija Tuomela, BDO Oy) Yliopistolain (558/2009) 14 :n mukaan julkisoikeudellisen yliopiston hallituksen tehtävänä on laatia tilinpäätös. Yliopistolain mukaan yliopiston kirjanpitoon sovelletaan kirjanpitolakia (1336/1997). Opetus- ja kulttuuriministeriön laatima yliopistojen taloushallinnon koodisto sisältää periaatteet, joiden mukaisesti yliopistot järjestävät taloushallintonsa sekä yhtenäiset tilinpäätösmallit, joiden mukaisesti yliopistot laativat tilinpäätöksensä. Yliopistolain mukaisesti yliopistolla voi olla välittömästi sen yliopistolaissa säädettyjen tehtävien toteuttamiseen liittyvässä yhdessä tai useammassa yrityksessä kirjanpitolain edellyttämä määräysvalta. Yritykset, joissa yliopistolla on määräysvalta, ovat yliopiston tytäryrityksiä. Yliopisto ja sen tytäryritykset muodostavat yliopistokonsernin. Yliopisto, EduCluster Finland Oy, Unifund Oy ja UniServices Oy muodostavat yliopistokonsernin. Kansainväliset standardit ja hyvä tilintarkastustapa edellyttävät yliopiston johdon antavan tilintarkastajalle kirjallisen vahvistusilmoituksen muun Hallituksen esityslista 2/2017 Sivu 4 / 8

5 muassa siitä, että tilinpäätös ja toimintakertomus antavat oikeat ja riittävät tiedot. Liitteessä 6 on tiedoksi yliopiston yksiköiden taloudellinen tulos Käsitellään ja allekirjoitetaan yliopistokonsernin tilinpäätös ja toimintakertomus (liite 4) - Esitetään tilikauden tuloksen siirtämistä voittovaroihin edellisten tilikausien ylijäämän lisäykseksi, josta varainhoidosta kertyneet pääoman tuotot siirretään vapaaseen rahastoon. - Esitetään yliopistokollegiolle yliopiston tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen vahvistamista - Annetaan vahvistusilmoitus tilintarkastajille liitteen 5 mukaisesti - Pyydetään tilintarkastajilta lausunto tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä. 7. Yhtiökatsaus (Tiedoksi) (Valmistelijat hallintojohtaja Kirsi Moisander, p , kirsi.moisander@jyu.fi ja yliopistonlakimies Sanna Anttilainen p , sanna.anttilainen@jyu.fi. Asian esittelijänä myös controller Vesa Kupari, p , vesa.kupari@jyu.fi, Unifund Oy:n hallituksen puheenjohtaja Tero Ansio, p , ansio.tero-olavi@orange.fr, EduCluster Finland Oy:n puheenjohtaja Tarja Pietiläinen, p , tarja.pietilainen@educlusterfinland.fi, toimitusjohtaja Jyrki Saarivaara, p , jyrki.saarivaara@educlusterfinland.fi ja johtaja Samuel Koivisto, SYK Oy, p , samuel.koivisto@sykoy.fi) Yliopisto noudattaa omistajapolitiikkaan kuuluvissa asioissa hyvää hallintotapaa ja eettisiä periaatteita. Yliopiston hallitus käsittelee omistajapolitiikan toteutumista yhtiökatsauksen yhteydessä vuosittain. Yhtiökatsauksessa esitellään yliopiston konserniyhtiöiden tilannetta mukaan lukien enemmistöomisteisten yhtiöiden hallitusten toiminnan itsearviointia. Hallituksen esityslista 2/2017 Sivu 5 / 8

6 Yliopiston omistajapolitiikan periaatteiden mukaan yritysten omistamisen tulee tukea yliopiston perustehtävien toteuttamista tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Yliopiston omistamille yrityksille määritetään hallituksen hyväksymät toiminnallisesti ja taloudellisesti mitattavissa olevat tavoitteet. Hallitus on määritellyt yhtiöille asetettavia tavoitteita sekä omistajapolitiikassa, kunkin yhtiön perustamisen yhteydessä että päätettäessä yhtiön osakkuudesta. Yliopiston hallitus on vuoden 2016 yhtiökatsauksen yhteydessä nimennyt yliopistolle strategisesti merkittäviksi yrityksiksi yliopiston tytäryhtiön EduCluster Finland Oy:n, Suomen yliopistokiinteistöt Oy:n sekä Certia Oy:n. Vuonna 2015 perustetun Unifund Jyväskylä Oy:n (100 %) sijoitustoiminta on varsinaisesti käynnistynyt vuoden 2016 aikana ja sitä voidaan nyt ensimmäistä kertaa arvioida. Vuonna 2016 syntyneitä uusia omistuksia ovat opintohallinnon tietojärjestelmiä korkeakouluille tuottavan Funidata Oy:n osakkuus, joka tällä hetkellä on 16,3% sekä pieni osakkuus CSC-Tieteen tietotekniikan keskus Oy:ssä. CSC omistusjärjestelyn taustalla oli halu turvata valtion tutkimukseen, opetukseen ja kulttuuriin liittyvää strategista intressiä sekä luoda korkeakouluille edellytykset hyödyntää CSC:n palveluita toiminnassaan nykyistä tehokkaammin ja joustavammin. Edellä mainittujen lisäksi yliopisto omistaa 15% kampuksella ravintolapalveluita tuottavasta Sonaatti Oy:sta ja pieniä osuuksia Jyväskylän Kongressikeskus Oy:sta sekä SHOK-yhtiöistä DIMECC Oy, SalWe Oy sekä CLIC Innovation Oy. Yliopistolla on myös nyt lepäämässä oleva yritys UniServices Oy (100 %). 1. Merkitään tiedoksi yhtiökatsaus. 2. Arvioidaan tarvetta yliopistolle strategisesti merkittävien yhtiöiden mahdolliseen täydentämiseen tai uudelleen määrittelyyn. Hallituksen esityslista 2/2017 Sivu 6 / 8

7 8. EduCluster Finland Oy:n kannustejärjestelmän päivitys (Päätösasia) (Valmistelija EduCluster Finland Oy:n hallitus. Asian esittelijänä myös EduCluster Finland Oy:n puheenjohtaja Tarja Pietiläinen, p , Yliopiston hallitus on kokouksessaan hyväksynyt Jyväskylän yliopiston omistajapolitiikan ja omistajaohjauksen ohjesäännön. Omistajaohjauksen yhtenä keskeisenä lähtökohtana on yhtiöiden tehokkuuden ja tuloksellisuuden turvaaminen siltä osin kuin siihen voidaan vaikuttaa omistajan toimin. Politiikka ja ohjesääntö linjaavat siten osaltaan myös kannustejärjestelmien käyttöä yliopiston tytäryhtiöissä. Politiikan mukaan yliopiston määräysvallassa olevissa tytäryhtiöissä henkilöstön palkkausta käsitellään kokonaisuutena, jossa elementteinä ovat henkilön palkkaa, eläkettä ja luontaisetuja koskevat työsopimuksen ehdot. Palkitsemisessa yhdistetään kyky kilpailla parhaista osaajista, sitoutuneista johtajista ja muusta henkilöstöstä sekä kohtuullisuus. Lisäpalkkioiden pitää perustua mitattavissa olevaan tuloksellisuuteen ja koko henkilöstöllä tulee olla mahdollisuus hyötyä hyvästä tuloksesta. Tulospalkkio voi olla enimmillään 20 % palkkionsaajan vuosipalkasta. Tulospalkkauksen käyttöönotto yliopiston tytäryhtiöissä edellyttää konsernijohdon lupaa. Yliopiston konsernijohtoon kuuluvat yliopiston hallitus ja rehtori. EduCluster Finland Oy:n hallitus on tehnyt konsernijohdolle liitteenä 7 (salassa pidettävä, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta kohta) olevan esityksen yhtiön kannustejärjestelmän päivityksestä. Hallitus antaa luvan liitteen 7 mukaisen kannustejärjestelmän käyttöönottoon EduCluster Finland Oy:ssa. 9. Rehtorin katsaus 1) OKM:n visiotyö 2) Vaasan tilanne 3) Seuraavan kokouksen asiat Hallituksen esityslista 2/2017 Sivu 7 / 8

8 Todetaan. 10. Muut asiat 11. Pöytäkirjan tarkastaminen 12. Kokouksen päättäminen Hallituksen esityslista 2/2017 Sivu 8 / 8