Laukaan ja Konneveden kuntien kuntaliitosselvityksen VIESTINTÄSUUNNITELMA

Laukaan ja Konneveden kuntien kuntaliitosselvityksen VIESTINTÄSUUNNITELMA

2 SISÄLTÖ 1 VIESTINNÄN PERUSTA...4 2 VIESTINNÄN SÄÄNNÖT...4 2.1 Viestintäsuunnitelman muutoksenhallinta...5 3 SISÄINEN VIESTINTÄ...5 3.1 Kuntaliitoksen ohjausryhmä...5 3.1.1 Keinot ja tavat...5 3.2 Työryhmät...5 3.2.1 Keinot ja tavat...6 3.3 Henkilöstö...6 3.3.1 Keinot ja tavat...6 3.4 Luottamushenkilöt...6 4 ULKOINEN VIESTINTÄ...7 4.1 Kuntalaiset...7 4.1.1 Keinot ja tavat...7 4.2 Sidosryhmät...8 4.2.1 Keinot ja tavat...8 4.3 Mediaviestintä...8 4.3.1 Keinot ja tavat...8 LÄHTEET...10

3 LIITTEET...11 Liite1. Viestintäsuunnitelman pohja...11

4 1 VIESTINNÄN PERUSTA Viestinnällä pyritään tukemaan yhteisen vision löytymistä. Lähtökohtana on: avoimuus ennakoivuus demokraattisuus johdonmukaisuus vastuullisuus Lisäksi viestinnällä pyritään kertomaan henkilöstölle, kuntalaisille ja sidosryhmille ajoissa, riittävästi ja ymmärrettävästi mitä kuntaliitoksella tavoitellaan. Viestinnällä pyritään vähentämään epävarmuutta, ohjaamaan vastarinta positiiviseksi voimavaraksi ja rohkaisemaan kuntalaisia näkemään muutos uutena mahdollisuutena. 2 VIESTINNÄN SÄÄNNÖT Viestintä on aktiivista ja ennakoivaa. Ei tyydytä kommentoimaan ja selittelemään jälkikäteen. Sovitaan ne henkilöt, jotka vastaavat viestinnästä viestintätoimenpiteet hyväksyy ohjausryhmä linjaukset sovitaan yhdessä Kaikkien, joilta asiasta voidaan kysyä, täytyy tietää samat faktat Viestit ovat yhdenmukaisia viestitään sitoutumista Seurataan muutoksia sisäisen ja julkisen keskustelun ilmapiirissä reagoidaan nopeasti virheelliset tiedot oikaistaan heti

5 erilaisiin mielipiteisiin jokaisella kuitenkin on oikeus 2.1 Viestintäsuunnitelman muutoksenhallinta Tämän suunnitelman muuttamisesta päättää ohjausryhmä. 3 SISÄINEN VIESTINTÄ 3.1 Kuntaliitoksen ohjausryhmä Johtaa ja valvoo niin sisäistä kuin ulkoistakin viestintää sekä mediasuhteita. 3.1.1 Keinot ja tavat esityslistat, päätöspöytäkirjat ovat välittömästi niiden valmistuttua luettavissa Laukaan kunnan internetsivulta ja linkin kautta Konneveden kunnan internetsivuilta. ohjausryhmän kokouksen jälkeen laadittava tiedote medialle saa nopeasti käsityksen pääuutisesta ja faktoista sen taustalla huolehtii ohjausryhmän sihteeri Viikoittainen paikallislehden juttusarja, jossa käydään läpi kuntalaismielipiteitä ja valmistelevien työryhmien edistymistä 3.2 Työryhmät Valmistelevat ohjausryhmälle asioita, varsinainen tiedotusvastuu on ohjausryhmällä

6 työryhmien vastuuhenkilöt vastaavat kuitenkin omalta osaltaan aihealueensa tiedottamisen järjestämisestä ohjausryhmän kanssa 3.2.1 Keinot ja tavat muistiot ovat luettavissa välittömästi niiden valmistuttua Laukaan kunnan internetsivuilta ja linkin kautta Konneveden kunnan internetsivuilta. huolehtii työryhmän sihteeri 3.3 Henkilöstö Viestinnässä on muistettava erityisesti henkilöstö, joka on muutoksen tärkein menestystekijä. 3.3.1 Keinot ja tavat henkilöstölle kerrotaan ohjausryhmän työn etenemisestä ennen ulkoista viestintää, tässä tapauksessa mediaa tieto välitetään laajasti intranetin tai sähköpostin välityksellä tiedote, jossa on tiivistetysti pääuutinen ja taustalla olevat faktat asioita käsitellään työpaikkapalavereissa järjestetään infotilaisuuksia, joissa läsnä ylin johto 3.4 Luottamushenkilöt ohjausryhmän työn etenemisestä esitetään tiivis raportti kunnanhallituksen ja valtuuston kokouksissa vastuuhenkilö on kunnanjohtaja

7 työryhmien etenemisestä esitetään tiivis raportti lautakuntien kokouksissa vastuuhenkilö on esittelijä varmistettava luottamushenkilöiden ja ohjausryhmän viestinnän yhdenmukaisuus poliittisen johdon roolia julkisessa keskustelussa tulee tukea 4 ULKOINEN VIESTINTÄ 4.1 Kuntalaiset Kuntalaisilla on oikeus tietää, miten yhteisiä asioita hoidetaan sekä osallistua ja vaikuttaa. Tiedottaminen kuntalaisille alkaa heti alkuvaiheessa, vaikkei mitään päätöksiä vielä olisikaan tehty. 4.1.1 Keinot ja tavat Kuntalainen haluaa vastauksen siihen: miten kaikki vaikuttaa hänen arkeensa mitä tapahtuu palveluille ja kunnan kehitykselle Viestintäkanavia mietittäessä pyrittävä tavoittamaan laajasti kaikki erilaiset ryhmät, nuoret, lapsiperheet, seniorit, erityisryhmät jne. Internet tiedote, jossa kaikki olennainen tiivistetysti dokumentit ja päätökset, asiaan tarkemmin syventymiselle

8 kuntaliitosselvitys internetsivu, joka on linkitetty kuntien etusivuilta ohjausryhmän tai sen jäsenten kirjoitukset blogeissa Laukaa Konnevesi ja Keskisuomalainen lehdissä yleisönosastokirjoituksiin vastaaminen 4.2 Sidosryhmät Näitä ovat yritykset, järjestöt ja seurakunnat. Viestiminen yhdistymisen vaikutuksista kunnan ja sidosryhmien välillä alkaa jo varhaisessa vaiheessa. 4.2.1 Keinot ja tavat kuulemis ja tiedotustilaisuudet sidosryhmätiedotteet 4.3 Mediaviestintä Media, erityisesti paikallinen media, kokoaa kuntaliitoskeskustelun. On muistettava, että media on julkisen keskustelun tärkeimpiä foorumeja ja mielipidevaikuttajia. 4.3.1 Keinot ja tavat oltava avoimia ja tuodaan selkeästi esiin selvitystyön eteneminen ja mahdolliset kompastuskivet auttaa toimittajia hahmottamaan haasteiden ohella myös edistysaskeleet

9 pidettävä säännöllisesti yhteyttä ja sovittava yhteistyötavoista Laukaa Konnevesi, Keskisuomalainen lehtien tai Ylen Keskisuomen uutisten kanssa. tietoa tarjottava tasapuolisesti mediaa palvellaan aktiivisesti ja oma aloitteisesti yhteydenottopyyntöihin vastataan ripeästi juttuvinkit artikkelit ja mielipidekirjoitukset lehdistötiedotteet Miten teet lehdistötiedotteen? lehdistötilaisuudet

10 LÄHTEET Avoimesti yhdessä. Kaarinan kaupungin ja Piikkiön kunnan kuntaliitoksen viestintäsuunnitelma. 2008. http://www.google.fi/url?sa=t&source=web&cd=1&sqi=2&ved=0cbkqfjaa&url=http %3A%2F%2Fwww.kaarina.fi%2Fosallistu_ja_vaikuta%2Fkuntaliitostiedotus%2FJarjest elytoimikunta%2ffi_fi%2fohjausryhman_esityslistat_ja_poytakirjat%2f_files%2f794 95553473773960%2Fdefault%2Fviestintasuunnitelma_kuntaliitos.pdf&rct=j&q=avoi mesti%20yhdess%c3%a4%20viestint%c3%a4suunnitelma&ei=v6j0tomqnsjk4qse46 WkDQ&usg=AFQjCNGfjJ_YoIyCMEFtHSAiiur8wP9_SQ Miten teet lehdistö tiedotteen? 2011. Koulutuksen tutkimuslaitos. Jyväskylän yliopisto. http://ktl.jyu.fi/ktl/intraktl/julkaisu/tiedottaminen/tiedote Muutosviestinnän avaimet kuntaliitoksissa. 2008. Helsinki: Suomen kuntaliitto. http://hankinnat.fi/binary.asp?path=1;29;355;741;105552;103098&field=fileattach ment&version=3 Viestintäsuunnitelmapohja. Jyväskylän ammattikorkeakoulun Optima.

11 LIITTEET Liite1. Viestintäsuunnitelman pohja Ajankohta Ydinviesti/ Tavoite/ Kohderyhmä/ Toimenpiteet/ Kanavat/ Vastuuhenkilö sanoma teema kenelle miten millä tavoin

12