VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUJEN (VALTIPA) VERKOSTON TOIMINTAKER- TOMUS 2007

VALTIOVARAINMINISTERIÖ Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Jussilainen Maija TOIMINTAKERTOMUS 2.1.2008 HAREnro VM013:00/2005 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUJEN (VALTIPA) VERKOSTON TOIMINTAKER- TOMUS 2007 Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä VALTIPA asetettiin vuosiksi 2005-2007 (VM013:00/2005). Valtipa-yhteistyöryhmään kuuluvat ministeriöiden, oikeuskanslerin viraston, eduskunnan ja Kansallisarkiston nimeämät jäsenet, jotka ovat organisaatioidensa tietopalvelusta tai sen osa-alueesta vastaavia. Valtioneuvoston periaatepäätös valtionhallinnon tietohallinnon kehittämisestä (2.3.2000) määrittelee Valtipan tehtäväksi valtioneuvoston sisäisten tietovarantojen ja -prosessien kehittämisen, ylläpitämisen, ulkoisten tietojen hankkimisen sekä niiden hyödynnettävyyden varmistamisen ja tiedon aktiivisen tarjoamisen. Tavoitteena on hyvän tiedonhallintatavan edistäminen valtioneuvostossa. VALTIPA:n puheenjohtajina toimivat 1.1. - 30.6.2007 tietopalvelupäällikkö Jyrki Paloposki ulkoasiainministeriöstä ja 1.7. - 31.12.2007 tietopalvelupäällikkö Aki Hietanen oikeusministeriöstä. Koordinaattorina toimi tietoasiantuntija Johanna Silvola 1.1.- 28.2.2007, tietoasiantuntija Pekka Kuittinen 1.3.-30.6.2007 ja tietoasiantuntija Maija Jussilainen 1.7.-31.12.2007. Edellä mainittujen lisäksi troikassa olivat mukana 1.1. - 30.6.2007 tietopalvelupäällikkö Aulikki Pakanen puolustusministeriöstä ja 1.7. - 31.12.2007 kehittämispäällikkö Päivi Happonen Kansallisarkistosta. Valtipan yhteistyöryhmä piti vuoden aikana yhdeksän kokousta. Kokousten pöytäkirjat löytyvät HARE:sta (VM013:00/2005). Vuonna 2007 Valtipa noudatti toiminnassaan Valtipan voimassa olevan viidennen strategiansa 2005-2007 visiota: Tieto sujuvasti yhteiskäyttöön. Toiminnallaan Valtipa tukee Valtioneuvoston yhteisiä toimintaprosesseja ja ministeriöissä tehtävää asiantuntijatyötä. Valtipan toimintakertomus 2007 pyrkii rakenteeltaan noudattamaan vuoden 2007 toimintasuunnitelmaa. Siinä Valtipan toiminta-alueiksi oli määritelty tiedon käyttöön saamisen parantaminen, Valtioneuvoston yhteisen asianhallinnan edellytysten luominen ja toimintaprosessien tietotuki. Vision saavuttamisen keinoina toimintasuunnitelmassa mainittiin osaamisen kehittämisen ja verkosto tehokkaana yhteistyön muotona. Toimintakertomuksessa puhutaan Valtipa-hankkeista niiden hankkeiden osalta, joissa Valtipalla on aloitteentekijän ja käynnistäjän rooli. id VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL 28 00023 VALTIONEUVOSTO PUH. (09) 16001 valtiovarainministerio@vm.fi http://www.vm.fi Y-tunnus 0245439-9

2 (16) Tiedon käyttöön saamisen parantaminen Kansainvälisen tiedon käytön tehostaminen Ulkoministeriö asetti vuonna 2006 Valtioneuvoston tiedon sisällönhallinnan tila ja vastuut (SILAVA) hankkeen jatkohankkeena projektin kansainvälisen tiedon käytön tehostamiseksi (UM013:00/2006). Hankkeen työryhmässä oli edustaja organisaatioista: eduskunta, PLM, VM, KTM, MMM, UM. Myös muiden ministeriöiden ja viranomaisten asiantuntemusta käytettiin hyväksi projektin aikana. Työryhmän ohjausryhmänä toimi VALTIPA-yhteistyöryhmä ja asettajalle eli UM:lle raportoitiin työn etenemisestä ja tuloksista. Valtipa-yhteistyöryhmä hyväksyi hankkeen loppuraportin kokouksessaan 12.12.2007 ja valtuutti UM:n tietopalvelun kokoamaan hankkeen esityksen mukaisesti kansainvälisen tiedon verkostoryhmän. Ryhmä tulee olemaan Valtipan verkostoryhmä. Valtioneuvoston yhteisen asianhallinnan edellytysten luominen Yhteisen asianhallinnan rakentaminen perustuu ajatukseen tietojärjestelmien yhteentoimivuudesta, joka edellyttää EU:n (IDA) hyväksymän EIF European Interoperability Framework-ohjeen mukaan kolmen tasoista yhteentoimivuutta: organisatorista, semanttista ja teknistä yhteentoimivuutta. Organisatorinen yhteentoimivuus on keskeisesti toimintaprosessien kokonaisuudesta ja kustakin toimintaprosessista vastaavien vastuulla. Tekninen yhteentoimivuus on keskeisesti tekniikan asiantuntijoiden vastuulla. Tietopalvelujen asiantuntemus on semanttisen yhteentoimivuuden alueella. Valtipa on käsitellyt kokouksissaan organisatorisen yhteentoimivuuden alueelle kuuluvia asioita kokouksissaan: ohjelmajohtamisen ja hallitusohjelman seurannan kehittämistä, kansallisen tietoyhteiskuntastrategian 2007-2011 jalkauttamista, ministeriöiden tehtävien siirtoa ja rakenteiden muutosta sekä ValtIT:n yhteentoimivuus hankkeen loppuraporttia ja tietoarkkitehtuuria. Valtipa antoi lausunnon yhteentoimivuushankkeen loppuraportista. Sähke-normin vaikutuksia ministeriöiden AMS:iin selvitettiin asiakirjahallinnon ryhmän ohjaamassa hankkeessa. Hankkeen mukaan nykymuotoisiin arkistonmuodostussuunnitelmiin ei kohdistu muutosvaatimuksia Sähkeen taholta. Hanke perehtyi JHSsuositusluonnokseen julkishallinnon yhteiseksi tehtäväluokitukseksi, pohti yhteisen tehtäväluokituksen mahdollisuutta ja teki vertailun ministeriöiden tehtäväluokitteluista. Kannanotto tehtäväryhmittelyyn ja vertailu toimitettiin asiakirjahallinnon ryhmän nimissä Juhtalle. Arkistonhoitajien ryhmä on päivittänyt Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisten asiakirjojen ja niihin rinnastettavien tietoaineistojen säilytysvastuut, -muodot ja ajat julkaisua (VM:n työryhmämuistioita 27/99). Työ on tarkoitus saattaa loppuun keväällä 2008. Ministeriöiden tehtävien siirto toisiin ministeriöihin ja kauppa- ja teollisuusministeriön ja työministeriön yhdistyminen uudeksi työ- ja elinkeinoministeriöksi ovat aiheuttaneet muutostarpeita myös EUTORI- ja HARE-järjestelmiin, joiden pääkäyttäjäryhmät ovat luoneet yhteisiä käytäntöjä. Semanttinen yhteentoimivuus Valtipan vuoden 2007 päähanke oli tietojärjestelmien yhteentoimivuuden parantamiseen tähtäävä Yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet hanke (VM 003:00/2007). Hanke mää-

ritteli yhteistyössä MAHTI-hankkeen kanssa valtioneuvoston yhteiset metatiedot ja teki ehdotuksia jatkotoimenpiteiksi. Valtipa-yhteistyöryhmä hyväksyi jatkovalmistelun pohjaksi hanke-esityksen metatietopalvelusta ja Valtioneuvoston metatietoryhmän asettamiskirjeluonnoksen. Valtipa-yhteistyöryhmä hankkeen ohjausryhmänä hyväksyi loppuraportin ja arvioi hankkeen onnistuneen hyvin. Koodistot: VALTIPA:n hankkeina kehitetyistä metatietokoodistoista (valtioneuvoston asiasanasto, valtioneuvostotiedon ryhmittely, valtioneuvoston asiakirjatyypit) on ylläpidetty ja kehitetty valtioneuvoston asiasanastoa. Asiasanaston käyttöä valtioneuvostossa on markkinoitu. VN-asiasanastoryhmä on vastannut asiasta, VNK:n tietopalvelu on ylläpitänyt asiasanastotietokantaa. Yhteiset käytännöt Yhteisten käytäntöjen merkitys korostui ministeriöiden tehtävien siirtymisessä toiseen ministeriöön ja kauppa- ja teollisuusministeriön ja työministeriön yhdistyessä työ- ja elinkeinoministeriöksi. Yhteisiä käytäntöjä on kehitetty ja ylläpidetty järjestelmien pääkäyttäjäryhmissä: EU- TORI-tietopalvelupääkäyttäjät, HARE-pääkäyttäjät ja VNLib-pääkäyttäjät. Ministeriöiden tietopalveluiden toimintaa kuvaava yhteistilasto Yhteistilastoa on koottu vuodesta 2001 lähtien. Vuoden 2006 tilasto koottiin toukokuussa 2007. 3 (16) Toimintaprosessien tietotuki ja tiedon tarjonta VALTIPA:n uuden strategian pohjustaminen Valtipan strategiakausi päättyi vuoden 2007 lopulla. Uusi strategia nimettiin valtioneuvoston tietopalvelustrategiaksi, rinnasteiseksi valtioneuvoston tietohallintostrategian kanssa. Strategiatyö käynnistettiin arvioimalla verkostoryhmissä vuosien 2005-2007 toteutumaa. Valtioneuvoston poikkihallinnollisten prosessien tietotuki Säädösvalmistelun tietotuen toimintamalli luotiin ja osa tietopalveluista on ottanut sen käyttöön. Palvelukuvaus on laadittu OM:n Parempi sääntely sivustolle. Säädösvalmistelun tietotuki verkosto on vakiintunut. Senaattorin uudistaminen VNK käynnisti Senaattorin uudistamishankkeen. Valtipa seurasi hanketta ja useat valtipalaiset osallistuivat hankkeeseen, mm. sen järjestämiin workshopeihin. Yhteistyö tietoaineistohankinnoissa Tietoympäristöryhmä jatkoi sähköisten tietoaineistojen hankintoja VNK:n (Senaattori) koordinoimana. Ministeriöiden ja VNK:n välisiä sopimuksia käsiteltiin Valtipassa.

4 (16) VNLib-yhteistietokanta VNLib-yhteistietokannassa olivat vuonna 2007 mukana VM+VNK (Linnan kirjasto), OKV, SM, STM, UM, PLM. Valtioneuvoston asiasanasto-tietokannan hyödyntämistä rajapinnan kautta VNLib-tietokannassa on valmisteltu erillisessä hankkeessa. Kirjastoasioita ja VNLib-kirjastojärjestelmää esiteltiin Valtipassa. Yhteistietokanta arvioitiin kustannustehokkaaksi ja palveluja parantavaksi järjestelmäksi. HARE:n kehittäminen HARE:n uudistamissuunnitelmia käsiteltiin Valtipa-yhteistyöryhmässä. HARE:n yhteisiä käytäntöjä kehitettiin HARE-pääkäyttäjäryhmässä päivittämällä ylläpito-ohjetta. HA- RE:n markkinointia varten uudistettiin HARE-esitteet. HARE:n käytön kannustamiseksi julkaistiin ministeriöiden intraneteissä HARE-porkkanoita. Osaamisen kehittäminen Valtioneuvoston ja eduskunnan päätöksentekoprosessi ja siihen liittyvät asiakirjat koulutus asiakirjahallinnon ammattilaisille järjestettiin 4.6.2007. Koulutukseen osallistui 30 henkilöä. Tietoympäristöryhmä järjesti valtioneuvoston tietomessut 20.9.2007. PTJ-tietovarastona koulutus järjestettiin 4.10.2007. Koulutukseen osallistui 12 henkilöä. Kirjastoryhmä järjesti opinto- ja tutustumismatkan Ruotsin valtioneuvoston kirjastotietopalveluun ja parlamentin kirjastoon 16.-18.9.2007. Matkalle osallistui 12 henkilöä. Matkaraportti jaettiin Senaattorissa. Tieto- ja viestintäammattilaisten aamukahvit, aiheena Yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet- hankkeen loppuraportin esittely ja VNTHY_n kehittäminen nettobudjetoiduksi palvelukeskukseksi järjestettiin yhdessä VNTHY:n kanssa 14.12.2007. Tilaisuuteen osallistui 45 henkilöä. Verkosto tehokkaana yhteistyön muotona Valtioneuvoston arkiston säilytysvastuun kehittäminen -hanke (VNK007:00/2005) esitti muutoksia asiakirjojen siirtoa ja säilyttämistä koskeviin käytäntöihin. Valtioneuvoston arkiston tehtävät siirrettiin Kansalliarkistolle. Arkistonhoitajien ryhmä ja HAREpääkäytttäjäryhmä käsittelivät asiaa ja sen seurauksia arkistoinnille. Valtipa esitteli toimintaansa valtion ja valtioneuvoston tietohallinnosta vastaavalle johdolle joulukuussa. Verkostoryhmät vuonna 2007 olivat seuraavat: VALTIPA-yhteistyöryhmä Asiakirjahallinnon ryhmä: puheenjohtaja Päivi Tommila KTM Arkistonhoitajien ryhmä: puheenjohtajat Mervi Björkman MMM, Benjamin Allemand (STM)

5 (16) VN-asiasanastoryhmä: puheenjohtaja Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö OKV Säädösvalmistelun tietotukiryhmä: kiertävä puheenjohtajuus Kirjaajien ryhmä: kiertävä puheenjohtajuus Kirjastoryhmä - vetäjät: Erja Mikkola MMM ja Mari Myllyharju VNK Tietoympäristöryhmä: puheenjohtaja Elina Kähö VM Tietojärjestelmien pääkäyttäjäryhmät: EUTORI-tietopalvelupääkäyttäjäryhmä HARE-pääkäyttäjäryhmä VNLib-pääkäyttäjäryhmä puheenjohtaja Liisa Sipola PLM

6 (16) Liite 1. Verkostoryhmien toimintakertomukset Arkistonhoitajien ryhmä Arkistonhoitajien ryhmä kokoontui yhteensä 7 kertaa. Ryhmässä käsiteltiin jäsenille yhteisiä kiinnostavia ja tärkeiksi koettuja ajankohtaisia asioita sekä ryhmään kutsuttiin vieraiksi asiantuntijoita asiakirjahallinnon ja arkistotoimen aloilta. Keväällä ryhmän puheenjohtajana toimi Benjamin Allemand sosiaali- ja terveysministeriöstä ja syksyllä Mervi Björkman maa- ja metsätalousministeriöstä. Sihteereinä toimivat ryhmän jäsenet vuoroperiaatteen mukaisesti. Ryhmän kokoonpanossa tapahtui vuoden aikana seuraavia muutoksia: kansallisarkiston edustajaksi tuli Ville Kajanne, liikenne- ja viestintäministeriön edustajaksi Maria Wigell, ryhmään tulivat myös Anne Schwartz eduskunnan arkistosta, Sanna Malkki valtioneuvoston arkistosta, Marja Leskinen ulkoasiainministeriöstä ja Anneli Mäkelä sisäasiainministeriöstä. Vuoden aikana on pienryhmätyöskentelynä päivitetty VM:n työryhmämuistiota 27/99 Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisten asiakirjojen ja niihin rinnastettavien tietoaineistojen säilytysvastuut, -muodot ja ajat. Yhtenäisten arkistotoimen ja asiakirjahallinnon toimintatapojen luominen sekä ylläpitäminen on nähty arkistonhoitajien ryhmässä tärkeänä. Keväällä ryhmällä oli kolme kokousta. Niissä käsiteltiin mm. Heli-järjestelmää ja sen asiakirjatietojen käsittelyä ja arkistointivastuita, määräystä asiakirjatietojen siirtämisestä kansallisarkistoon sekä Valtipan ajankohtaisia asioita. Syksyllä arkistonhoitajien ryhmä kokoontui neljä kertaa. Syksyn kokouksissa käsiteltiin muun muassa Valtipan strategiaa arkistonhoitajien osalta sekä valtioneuvoston arkiston säilytysvastuun siirtymistä osaksi arkistolaitosta sekä sen aiheuttamia muutoksia mm. asiakirjojen luovuttamiseen ja tietopalvelutoimintoihin. Asiakirjahallinnon ryhmä Asiakirjahallinnon ryhmä kokoontui 9 kertaa. Ryhmä käsitteli Sähke-normin vaikutuksia ministeriöiden AMS:iin ja sen osana julkishallinnon yhteistä JHS tehtäväluokitusta, hallitusten aineistojen arkistonmuodostussuunnitelmaa, UM:n sähköistä AMS:ia, YM:n asianhallintajärjestelmän uudistamista ja tehtäväluokitusta sekä eams:in kehittämisestä sekä kansallisarkiston ja ministeriöiden välisestä palvelusopimusluonnosta koskien väliarkistotiloja ja Valtipa-strategiaa (valtioneuvoston tietopalvelustrategiaa). Ryhmä teki vertailun ministeriöiden tehtäväryhmittelystä ja lähetti yhteenvedon ja kannanoton Juhtalle (JHS-sihteeristölle) käytettäväksi JHS-suositusluonnokseen julkishallinnon yhteiseksi tehtäväluokitukseksi. Ryhmän pöytäkirjat ja muu aineisto julkaistiin Senaattorissa, ryhmän taululla. Asiasanastoryhmä Valtioneuvoston asiasanastoryhmän tavoitteena on tehdä valtioneuvoston asiasanastosta hyvä ja toimiva työväline valtioneuvosto-ympäristössä olevien tietoaineistojen kuvailuun.

7 (16) VN asiasanastoa ylläpitävät ministeriöistä nimetyt henkilöt. Vuonna 2007 VN - asiasanastoryhmä kokoontui kuusi kertaa. Ryhmän puheenjohtajana toimi Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö (OKV) ja sihteerin tehtävät kiersivät. Valtioneuvoston asiasanastoryhmän kokoonpano vuonna 2007 liite 1. VN-asiasanastossa ovat mukana KTM, LVM, MMM, OKV, OM, OPM, PLM, SM, STM, TM, VM, VNK ja UM. Asiasanasto on julkaistu ja ylläpidetty Senaattorissa ja VNK on hoitanut VN-asiasanaston ylläpidon sekä teknisen vastuun. VN-asiasanaston käyttö eri ministeriöissä ja järjestelmissä liite 2. Asiasanastoryhmä tarkisti vuonna 2007 VNAS:ssa olevat ammatit, kemikaalit, kotimaiset ja ulkomaiset organisaatiot. Ryhmä on käsitellyt VNAS:on ehdotettuja uusia asiasanoja ja käynyt läpi Helsingin yliopiston kirjaston ylläpitämän Yleisen suomalaisen asiasanaston YSA:n uusia tai muutettuja asiasanoja. VN-asiasanastoryhmä muuta toimintaa vuonna 2007: - Missä mennään seminaari 13.11.2007 - tutustuminen Yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet hankkeeseen, Pekka Kuittinen VM/VNTHY - Web service teknologian soveltaminen metatietojen välittämiseen case valtioneuvoston asiasanasto hanke eli rajapintahanke, Henri Ryhänen / VNK - Valtipan strategia 2008-2010, Maija Jussilainen / VM/VNTHY EUTORI-pääkäyttäjäryhmä EUTORI-tietopalvelupääkäyttäjät kokoontuivat v. 2007 kymmenen kertaa. Pääkäyttäjäryhmän puheenjohtajana toimi helmikuuhun saakka Anu Kakkuri ja maaliskuusta alkaen Vesa Liikanen. Sihteerinä toimi Neea Härkönen. Pääkäyttäjäryhmässä käsiteltiin EU-valmistelua tukevan EUTORI-järjestelmän ylläpitokysymyksiä erityisinä asioina elokuussa toteutettu järjestelmän sisältöpalvelimen korotus sekä toisella vuosipuoliskolla työ- ja elinkeinoministeriön perustamiseen liittyvät asiat. HARE-pääkäyttäjäryhmä HARE-pääkäyttäjäryhmä kokoontui 6 kertaa. Sen lisäksi kokoontuivat pienryhmät HA- RE-esitteen uusimiseksi ja ministeriösiirtojen aiheuttamien toimenpiteiden suunnittelemiseksi sekä ylläpito-ohjeen päivittämiseksi. HARE-pääkäyttäjäryhmä käsitteli mm. Sisällön rajapintoja HARE EUTORI ja HARE hallintodiaari, tiedonsiirtoja OM:n asiankäsittelyjärjestelmästä Oskarista HARE:en, ministeriöiden käytäntöjä lausuntoasiakirjojen rekisteröinnissä HARE:en, HAREn tunnettuuden lisäämistä, valtioneuvoston arkiston siirtyminen Kansallisarkiston alaisuuteen ja sen aiheuttamia muutoksia HARE-hankkeiden arkistoinnissa ja HAREtietojärjestelmässä, ministeriöiden rakennemuutosten aiheuttamia toimia HARE.ssa, Valtipa-strategiaa, HAREn tulevaisuutta (Valtioneuvoston hanketyön tietojärjestelmätuen kehittäminen -hankkeen tilannetta) sekä HARE-tietojärjestelmään tehtyjä muutoksia ja virhetilanteita. Hankeasiakirjojen arkistointiohje päivitettiin.

8 (16) Kirjastoryhmä Vuonna 2006 kotimaisten kirjojen puitesopimustoimittajiksi valittiin Suomalainen Kirjakauppa Oy, Tyrvään Kirjakauppa Oy ja Suomen InfoKirjakaupat. Suomalainen Kirjakauppa Oy esitteli toimintaansa ja palvelujaan 13.2.2007 vn-kirjastoille MMM:ssä. Ulkomaisten kirjojen puitesopimustoimittajaksi valittiin Blackwell s Book Services, Dawson Books, Starkmann Limited sekä Amazon.com. Näistä Starkmann Limited esitteli toimintaansa ja palvelujaan 20.4.2007 STM:ssä. PrettyCirc-lehtikiertojärjestelmän selainversiota esiteltiin linnan kirjastossa 12.3. Tutustumis- ja opintokäynti Tukholmaan Ruotsin valtioneuvoston kirjaston kolmeen toimipisteeseen (Centralbiblioteket, Rosenbadsbiblioteket ja Utrikesdepartementets bibliotek) sekä parlamentin kirjastoon tehtiin 16.-18.9. Matkalle osallistui 12 kirjastoryhmän jäsentä. Kirjastoryhmä kokoontui 17.9. Tukholman matkalla Viking Linen Gabriella-laivalla. Ryhmän kokouksia pidettiin myös 24.10. MMM:ssä sekä 20.11. SM:ssä. Marraskuun kokouksessa pohdittiin mm. kirjastoryhmän kannanottoja Valtipan strategiaan. Kirjastoryhmän kokouksista tehdyt muistiot ovat Senaattorissa ja siellä on myös matkakertomus tutustumis- ja opintokäynnistä Ruotsin valtioneuvoston kirjastoihin ja parlamentin kirjastoon. Valtioneuvoston kirjastopalveluja, kirjastoryhmän toimintaa, hallinnonalojen kanssa tehtävää yhteistyötä sekä VnLib-kirjastojärjestelmää esiteltiin Valtipan kokouksessa 12.12. Kausijulkaisujen kilpailutus toteutettiin Hanselin toimesta ja kilpailutuksen valmistelussa oli mukana edustajia ministeriöiden kirjastoista. Kotimaisten kausijulkaisujen puitesopimustoimittajiksi valittiin Suomalainen Kirjakauppa Oy sekä Swets Information Services AB. Ulkomaisten kausijulkaisujen puitesopimustoimittajiksi valittiin Suomalainen Kirjakauppa Oy, Swets Information Services AB sekä Ebsco Information Services. Ministeriöiden kirjastot järjestivät ns. kevennettyjä kilpailutuksia valitakseen niille sopivan vaihtoehdon edellä mainituista puitesopimustoimittajista. Säädösvalmistelun tietotukiryhmä Säädösvalmistelun tietotukiryhmä kokoontui neljä kertaa. Verkostoryhmän toiminta vakiintui vuonna 2007, pääpaino on ollut kokemusten ja tiedonvaihdolla. Ryhmässä on kiertävä puheenjohtajuus. Luodusta säädösvalmistelun tietotuen toimintamallista on tiedotettu eri organisaatioissa. Osa tietopalveluista on ottanut mallin käyttöön resurssiensa puitteissa. Pilottihankkeita toteutettiin muutamissa ministeriöissä ja myös ministeriöiden tietopalvelujen ja Eduskunnan kirjaston tietopalvelun yhteistä toimintatapaa on testattu myönteisin kokemuksin. Tietotuen tarvekartoituslomake on saanut myönteistä palautetta, ja säädösvalmistelun tietotuen palvelukuvaus on valmistunut. Nämä on julkaistu oikeusministeriön Parempi sääntely -sivustolla. Säädösvalmistelun tietotuesta on valmistunut kirjoitus Hallinto-lehteen (julkaistu numerossa 1-2008) ja toimintamallista on luennoitu HAUS:n säädösvalmisteluavustajien koulutuksessa.

9 (16) Tietoympäristöryhmä Tietoympäristöryhmä kokoontui kuusi kertaa. Ryhmän jäsenten postituslistan lisäksi toimi toinen laajempi postituslista, jonka jäsenille lähetettiin kokouskutsut ja pöytäkirjat. Pöytäkirjat verkossa: http://senaattori.vn.fi > Sisäiset palvelut > Ministeriöiden tietopalvelut/valtipa > Tietoympäristöryhmä Tietoympäristöryhmä järjesti Valtipan tietomessut 20.9.2007 Säätytalossa. Teema: Toimintaympäristötiedon seuranta ja ratkaisut. Tilaisuus oli avoin VN:n piirissä, mutta ensisijaisena kohdeyleisönä olivat viestinnän ja tietopalvelun ammattilaiset. Tilaisuudessa oli noin 60 osanottajaa. Tietomessujen aineistot löytyvät verkosta Senaattori > Ajankohtaista verkostoryhmissä > Tietomessujen luentomateriaalit Hankinnoista ja hankintaprosessista: käsiteltiin hankintaprosessin kuvaus valinnasta sopimuksen solmimiseen, uudistamiseen, lopettamiseen saakka VN:n yhteishankintasopimus valmistui ryhmän toimintaa ohjaavan hankintayhteistyön budjetti vuodelle 2008 hyväksyttiin Valtipan yhteistyöryhmässä 17.11.2007 kaikissa kokouksissa käsiteltiin aineistojen ja palvelujen hankintoja, hankintasopimuksia, koekäyttöjä; yhden kokouksen alussa SWETSin edustaja esitteli PressDisplay-palvelua selvitettiin aineistojen ja palvelujen sopivuutta yhteishankinnoiksi tai erillishankinnoiksi ryhmän pj ja VNK:n edustaja (Ryhänen) osallistuivat useisiin palveluntuottajien neuvotteluihin Työryhmä arvioi toimintaansa Valtipan vuosien 20052007 strategian toteuttajana: VN:n hankintayhteistyö on vahvistunut ja tietoaineiston hankintaprosessi toimii tietoaineistojen rahoituskuvio on selkiytynyt perusaineistojen selvittämiseksi on toteutettu kysely aineistojen käytöstä ja käytettävyydestä tietopalvelut ovat toimineet verkostomaisessa yhteistyössä ministeriöiden tiedotusyksikköjen kanssa tietoaineistojen arvioimisessa (mm. vuoden 2007 Tietomessujen ohjelma suunnattiin myös tiedotuksille) Työryhmä ehdotti Valtipan vuosien 20082010 strategiaa varten: tietoympäristöryhmän toiminta-alue: VN, EK, TPK, OKV tietoympäristöryhmän ydintehtävä: toimintaympäristötiedon työvälineiden kehittäminen painopisteenä yhteishankinnat tietoaineistojen arviointi ja hankinta tietoaineistojen markkinointi ja niistä tiedottaminen tietoaineistojen käytön ja käytettävyyden evaluointi tietoympäristötieto sisältää myös tilannekuvatoiminnan ja lehdistöseurannan resurssit: turvataan laadukkaan ja ajantasaisen perusaineiston hankinta ja käyttö yhteistyö ministeriöiden viestintäyksikköjen kanssa tärkeää uudistuvan Senaattorin toivotaan tukevan tietoympäristöryhmän työtä Valtipan strategiaan yleiset linjaukset; toteutukset ryhmien toimintasuunnitelmiin

10 (16) VNLib-pääkäyttäjäryhmä VNLib-yhteistietokannassa olivat vuonna 2007 mukana VM+VNK (Linnan kirjasto), OKV, SM, STM, UM, PLM. Valtioneuvoston asiasanasto-tietokannan hyödyntämistä rajapinnan kautta VNLib-tietokannassa on valmisteltu erillisessä hankkeessa. Kirjastoasioita ja VNLib-kirjastojärjestelmää esiteltiin Valtipassa. Yhteistietokanta arvioitiin kustannustehokkaaksi ja palveluja parantavaksi järjestelmäksi. VNLib-pääkäyttäjäryhmä kokoontui vuonna 2007 seitsemän kertaa. Kokouksissa on käsitelty: - tietokannan toimintaan ja tietokantahuoltoon liittyviä asioita - VNLib-käsikirja valmistui (Senaattorissa) - Suositus yhteiseksi luettelointikäytännöksi VNLib-kirjastoissa -ohje tarkastettiin ja ohjetta on tarpeen tullen tarkennettu (Senaattorissa). Ryhmä on tarjonnut myös luettelointikoulutusta ja luetteloinnin vierihoitoa. - VNLib-hakulomaketta on korjattu ja hakua parannettu asiakkaan näkökulmasta (hakulomake Senaattorissa) - VNLib-pääkäyttäjäryhmä tapasi PrettyBit toimittajan. Tapaamisessa käytiin läpi kirjastojärjestelmän toimintaa liittyviä asioita, tarkasteltiin hakulomakkeen aineistotyyppejä ja keskusteltiin elektronisen aineiston luettelointiin liittyvistä kysymyksistä - E-aineiston luettelointisuositus VNLIb-kirjastoille valmistui loppuvuonna 2007 ja ohjetta on testattu 18.1.2008 saakka - tietopalvelusuunnittelija Liisa Sipola / PLM esitteli VNLib-yhteistietokantaa Valtipan kokouksessa 12.12.2007 - VNLib-pääkäyttäjäryhmän pöytäkirjat ovat Senaattorissa Kirjastoryhmän alla (jatkossa oman VNLib-pääkäyttäjäryhmän alla)

11 (16) Liite 2. VN-asiasanaston käyttö, tilannekatsaus ministeriöittäin 21.11.2007 KTM LVM MMM OM OPM PLM SM STM TM UM VM VNK Arkki-arkistojärjestelmä, julkaisurekisteri (KTM:n omat julkaisut), kirjasto-järjestelmä, kotisivut, lehtijärjestelmä, normirekisteri, puhepankki (ministerien puheet) omien julkaisujen asiasanoitus, tutkimushankejärjestelmä dokumenttienhallintajärjestelmä keväällä 2008, kirjastojärjestelmä OM asianhallintajärjestelmä, julkaisut (osittain) diaari, kirjastojärjestelmä, sähköinen arkisto, www-sivut asianhallintajärjestelmä, kirjastojärjestelmä VNLib-yhteistietokanta asiankäsittelyjärjestelmä ASDO, kirjastojärjestelmä VNLib-yhteistietokanta asianhallintajärjestelmä Doktori, Hantti-järjestelmä, Intra, kirjastojärjestelmä VNLibyhteistietokanta, STM:n julkaisut, www-sivut Internet-sanaston pohjana, kirjastojärjestelmä kirjastojärjestelmä VNLib-yhteistietokanta diaari, dokumentinhallintajärjestelmä, intranet, kirjastojärjestelmä VNLibyhteistietokanta, vm.fi Intra, kirjastojärjestelmä VNLib-yhteistietokanta, Kielipalvelun termipankki, Senaattorin tiedotteet HARE EUTORI OKV Eduskunta kirjasto kirjastojärjestelmä VNLib-yhteistietokanta ELKIn linkkien asiasanoitus, joita asiasanoitetaan myös EKSin ja Eurovocin asiasanoilla

12 (16) Liite 3. Verkostoryhmien toimintaan osallistuneet Valtipa-yhteistyöryhmä Hietanen, Aki OM, varalla Palmén Leena OM Paloposki, Jyrki, varalla Nissinen Mirja UM Happonen Päivi, varalla Punkki Mikko KA Vesanen Pentti, varalla Vanhanen Leena VNK Herna Manu, varalla Majuri Ansa SM Pakanen Aulikki, varalla Sipola Liisa PLM Peltonen Irja, varalla Marttila Anna-Maija VM Kaira-Hiekkavuo Tarja, varalla Rosti Heikki OPM Anttila Hannele, varalla Piiroinen Sanna MMM Miettinen Anne, varalla Tuomimäki Irmeli LVM Tommila Päivi, varalla Hämäläinen Päivi ja Hurmalainen Anne KTM Hartman Johanna, varalla Hagman Raija STM Koskimies Päivikki, varalla Heikkilä Paula TM Rintamäki Vesa, varalla Virtasalo Ulla YM Tuomi-Kyrö Eeva-Liisa, varalla Kukkanen Krista OKV Johansson Virpi, varalla Rautava Antti eduskunta Ryhänen Henri, varalla Vuorsalo Carita VNK asiantuntija, Senaattori Lahti Pekka VM/VNTHY Jussilainen Maija VM/VNTHY Arkistonhoitajien ryhmä Allemand Benjamin, STM Björkman Mervi, MMM Eskola Mikko, VNA Hartikainen Eeva, TM Honkala Marjukka, PLM Hurmalainen Anne, KTM Kajanne Ville, KA Leino Tarja, SM/RVLE Leskinen Marja, UM Lomu Juhani, EK Luomala Irene, OM Malkki Sanna, VNA Mäkelä Anneli, SM Mäkelä Tuula, YM Nummela Pertti, UM Pyykkö Raija, VM Rajala Maarit, SM Schwartz Anne, EK Uitto Salme, OPM Vanhanen Leena, VNA Wigell Maria, LVM

13 (16) Asiakirjahallinnon ryhmä Anttila Hannele MMM Björkman Mervi MMM Hanhimäki Kimmo KTM Heikkilä Paula TM Hietanen Kirsi UM Hurmalainen Anne KTM Jussilainen Maija VM/VNTHY Konttinen Petri STM Koskimies Päivikki TM Kraft Markku SM Kuittinen Pekka VM Lahin Marjatta OM Naski Anneli YM Niemi Anne LVM Malkki Riitta UM Marttila Anna-Maija VM Miettinen Anne LVM Nissinen Mirja UM Pakanen Aulikki PLM Palmén Leena VM/VNTHY, OM Pyykkö Raija VM Rajala Maarit SM Saastamoinen Marja UM Silvola Johanna VM/VNTHY Tommila Päivi KTM Vahlstedt Jaana LVM Vanhanen Leena VNK Wigell Maria LVM Valtioneuvoston asiasanaston yhteyshenkilöt ja ylläpitäjät vuonna 2007 Koordinointi: VNK informaatikko Henri Ryhänen UM OM SM PLM VM OPM MMM LVM KTM STM TM YM Eduskunta informaatikko Ritva Kontkanen kirjastoamanuenssi Jaana Puumalainen tietoasiantuntija Leena Palmén kirjastosihteeri Arja Vänska tietopalvelusuunnittelija Liisa Sipola informaatikko Anna-Maija Marttila kirjastonhoitaja Leena Granholm informaatikko Erja Mikkola suunnittelija Maria Wigell informaatikko Päivi Hämäläinen informaatikko Eila Leino suunnittelija Marjaana Kallio tietopalvelupäällikkö Ulla Virtasalo tietoasiantuntija Marja Oksa-Pallasvuo

14 (16) OKV informaatikko Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö VM / VNTHY verkkotoimittaja Eeva-Maria Suikkanen KA projektipäällikkö Maija-Liisa Tuomi HARE-pääkäyttäjien kokouksiin ovat osallistuneet Aalto Helena TM Aunela Helena STM Dolk Cherina STM Eväkoski Lena STM Hakkarainen Satu YM Hildén Helena OPM Honkala Marjukka PLM Hyvärinen Liisa VM Jantunen Sari PLM Jussilainen Maija VM/VNTHY Karaisto Marja-Riitta SM Kivelä Liisa SM Korhola Helena SM Kuittinen PekkaVM/VNTHY Lahin Marjatta OM Luomala, Irene OM (ent. Penttilä Irene) Mäkelä Anneli SM Naski Anneli YM Penttilä Irene, sittemmin Puustinen Anne LVM Puustinen Tarja VNK Pätiälä Hanne KTM Rosbäck Sonja LVM Saastamoinen Marja UM Silvola Johanna VM/VNTHY Stenvall Arja UM Sääksjärvi Kati VM Thorman Henna OPM Tihilä Markku MMM Vanhanen Leena VNK Vesalainen Maija-Liisa UM Kirjastoryhmän jakeluissa mukana olleet v. 2007 (osa on osallistunut kokouksiin, osa ollut vain jakelussa) Asp Kristiina, UM Granholm Leena, OPM Haapaniemi Jaana, KTM Hagman Raija, STM Heino Liisa, STM Herna Manu, SM Isoranta Hanna, UM Jantunen Sari, PLM Jussilainen Maija, VM Kallio Marjaana, TM Karhula Päivikki, EK Kähö Elina, VM

15 (16) Kährä Päivi, KTM Laitinen Marjo, VNK Leino Eila, STM Luoto Pirjo, STM Majuri Ansa, SM Mikkola Erja, MMM Myllyharju Mari, VNK Nieminen-Mahjoubi Monica, UM Näsänen Taina, MMM Oksanen Heta, UM Parkkonen Nina, PLM Pihlajamäki Ira, OKV Pitkänen Anja, SM Puumalainen Jaana, UM Raatikainen Pirkko, LVM Raitio Aino, STM Rommi Kirsti, YM Ryhänen Henri, VNK Silvola Johanna, VM Simola Maija, UM Sipola Liisa, PLM Tolvanen Marjo, OM Torkkel Stiina, VM Tuomi-Kyrö Eeva-Liisa, OKV Wetterstrand Elina, UM Vänskä Arja, SM Säädösvalmistelun tietotukiryhmä Säädösvalmistelun tietotukiryhmän kokouksiin ovat osallistuneet: Granholm Leena OPM Hartman Johanna STM Honkanen Paula SM Hämäläinen Päivi KTM Jussilainen Maija VM, VNTHY Leino Eila STM Lehtovuori Leena VM Majuri Ansa, SM Mikkola Erja MMM Pakarinen Mirja Eduskunnan kirjasto Palmén Leena OM Sipola Liisa PLM Tuomimäki Irmeli LVM Virtasalo Ulla YM Vänskä Arja SM Lisäksi verkostoryhmän sähköpostilistalla ovat olleet: Miettinen Anne LVM Hietanen Aki OM Koskimies Päivikki TM

16 (16) Tietoympäristöryhmän toimintaan ovat osallistuneet: Elina Kähö, VM, puheenjohtaja Leena Granholm, OPM Päivi Hämäläinen, KTM Hanna Isoranta, UM/KEO Marjaana Kallio, TM, varapuheenjohtaja Pirjo Luoto, STM Anja Majuri, SM Erja Mikkola, MMM Diana Nyberg, VNK Jaana Puumalainen, UM Aino Raitio, STM Henri Ryhänen, VNK Liisa Sipola, PLM Martti Tanskanen, Eduskunta Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö, OKV Irmeli Tuomimäki, LVM Carita Vuorsalo, STM Kaisa Paavilainen, Eduskunta, sihteeri VNLib-pääkäyttäjäryhmä Asikainen Lauri STM Hagman Raija STM Karjalainen Kari VNTHY Kuittinen Pekka, VM Kähö Elina VM Luoto Pirjo STM Majuri Ansa SM Myllyharju Mari VNK Oksanen Heta UM Parkkonen Nina PLM Puumalainen Jaana, UM Simola Maija (UM/KEO) Sipola Liisa PLM, pj. Tuomi-Kyrö Eeva-Liisa OKV, siht. Tuura Vesa VNTHY Vänskä Arja SM (sekä ohjelmistotoimittajan edustaja Porkka Pauli, PrettyBit Oy)