SELVITYS pk-yritysten tietoteknisistä tarpeista ja liiketoiminnan sähköistymisestä

SELVITYS pk-yritysten tietoteknisistä tarpeista ja liiketoiminnan sähköistymisestä

SELVITYS pk-yritysten tietoteknisistä tarpeista ja liiketoiminnan sähköistymisestä Henrik Andersson

Taitto: Marianne Holm, Helsingin seudun kauppakamari Paino: Painojussit Oy, huhtikuu 2006 ISBN 951-98807-8-X

Alkusanat Tämä raportti on jatkoa Helsingin seudun kauppakamarin Tietoyhteiskunta 2000+ -projektin osana vuosina 2001 ja 2003 tehdyille selvityksille pk-yritysten tietotekniikan ja sähköisen liiketoiminnan tarpeista. Selvitysten tarkoituksena on ollut kartoittaa pk-yritysten tietoteknisten ratkaisujen laajuutta, odotuksia, hyötyjä ja haasteita sekä tietotekniikan käyttöön liittyviä ajankohtaisia aiheita. Koska käytössämme on nyt kolme suhteellisen yhdenmukaista selvitystä viiden vuoden ajalta, tämän selvityksen erityisenä mielenkiinnon kohteena on ollut ymmärtää, onko tieto- ja viestintätekniikan (ICT) käyttö pk-yritysten liiketoimintaprosesseissa johtanut jonkin kokoluokan yrityksissä tai kokonaisilla toimialoilla selviin myönteisiin muutoksiin tai suoranaisiin läpimurtoihin liiketoiminnassa. Nyt tehty selvitys perustuu aiempien tutkimusten aihepiiriin ja kysymyksiin, joita on osittain ajanmukaistettu ja laajennettu. Nyt saatuja tuloksia on ensisijaisesti verrattu vuoden 2003 ja soveltuvasti vuoden 2001 selvityksen tuloksiin kehityspiirteiden ja liiketoimintaan vaikuttaneiden muutosten kuvaamiseksi. Selvityksen keskeisinä aiheina ovat esimerkiksi sellaiset yksittäiset tieto- ja viestintätekniikan soveltamiskohteet kuin sähköiset kauppapaikat, verkkolasku ja sähköinen viranomaisasiointi. Laajasti on pyritty selvittämään tietotekniikan soveltamisalueita koskevia hyötyjä, haasteita ja vaihtoehtoisia hankintatapoja. Selvityksen Helsingin seudun kauppakamarille teki kauppatieteiden ylioppilas Henrik Andersson osana pro gradu -työtään. Selvitys toteutettiin haastattelututkimuksena internet-verkon välityksellä. Helsingin seudun kauppakamari kiittää lämpimästi kaikkia selvitykseen osallistuneita jäsenyrityksiään. Helsingissä huhtikuun 20. päivänä 2006 Heikki J. Perälä toimitusjohtaja

Sisällysluettelo 1 TIIVISTELMÄ...7 2 SELVITYKSEN TOTEUTUS...8 2.1 SELVITYKSEN TAUSTA JA TAVOITTEET...8 2.2 SELVITYKSEN SISÄLTÖ...8 2.3 SELVITYKSEN TOTEUTUSTAPA, KOHDERYHMÄ JA VERTAILU VUODEN 2003 TULOKSIIN...8 2.4 SELVITYKSEEN LISÄTYT UUDET JA LAAJENNETUT KYSYMYKSET...8 3 TIETO- JA VIESTINTÄTEKNIIKAN HYÖDYNTÄMINEN LIIKETOIMINNASSA...9 4 HENKILÖITÄ JA YRITYKSIÄ KUVAAVAT TAUSTATIEDOT...10 5 LIIKETOIMINNAN SÄHKÖISTYMINEN YRITYKSEN KILPAILUTEKIJÄNÄ...12 5.1 TIETOTEKNIIKAN TARJOAMAT MAHDOLLISUUDET YRITYKSILLE...12 5.2 TIETOTEKNIIKAN VAIKUTUS YRITYSTEN TOIMINTOJEN TUOTTAVUUTEEN...14 5.3 TIETOTEKNIIKAN KÄYTÖN ESTEET/HIDASTEET...16 6 LIIKETOIMINTASTRATEGIA, TOIMINTASUUNNITELMAT JA VASTUUHENKILÖT...18 7 VIESTINTÄ...20 8 YRITYSJÄRJESTELMÄT...22 9 SÄHKÖINEN KAUPPAPAIKKA...25 10 ULKOISTUS JA OHJELMISTOVUOKRAUS...27 10.1 TIETOTEKNIIKAN JA SIIHEN LIITTYVIEN TUKIPALVELUIDEN ULKOISTUS...27 10.2 SOVELLUSVUOKRAUS...29 11 TIETOTURVA...31 12 VERKKOLASKU...33 13 SÄHKÖISET VIRANOMAIS- JA JÄRJESTÖPALVELUT...35 13.1 SÄHKÖINEN VIRANOMAISASIOINTI...35 13.2 SÄHKÖISEN VIRANOMAISASIOINNIN ARVIOINTI...37 14 AJANKOHTAISET AIHEET...39 15 YHTEENVETO...40 16 LÄHTEET...42 17 TUTKIMUSKYSYMYKSET...43 6

1 Tiivistelmä Selvityksessä kartoitettiin pk-yritysten tietoteknisiä tarpeita ja liiketoiminnan sähköistymistä. Tulokset seuraavat varsin johdonmukaisesti Helsingin seudun kauppakamarin vuosina 2001 ja 2003 suorittamien kartoitusten ja vastaavien muiden viimeaikaisten kotimaisten tutkimusten viitoittamaa myönteistä kehitystä. Selvityksen keskeisenä tavoitteena on löytää vastauksia seuraavaan kysymykseen: Onko pk-sektorilla syntynyt tai syntymässä tietotekniikan tukemana yritysten toimintoja tehostavia (esim. asiakaspalvelu, hankintatoimi, viranomaisasiointi) ja kannattavuutta parantavia läpimurtoja? Selvityksen tärkeimmät havainnot, johtopäätökset ja toimenpide-ehdotukset ovat: 1. Aktiivisesta tietojohtamisesta on tulossa vallitseva käytäntö. Yrityksistä yli 70 % ottaa tietotekniikan huomioon pitkän aikavälin liiketoimintastrategioiden ja lyhyen aikavälin toimintasuunnitelmien laadinnassa. Lisäksi yritykset nimeävät tietotekniikasta vastaavia henkilöitä aikaisempaa useammin. 2. Liiketoiminnan sähköistyminen etenee voimakkaasti ja alkanutta läpimurtoa tukevat: yrityksen keskeisiä liiketoimintaprosesseja ohjaavat yritysjärjestelmät, kuten asiakkuudenhallintajärjestelmä (CRM), toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) ja toimitusketjun hallintajärjestelmä (SCM), joista yhtä tai useampaa käyttää 63 % yrityksistä; sekä sähköisen viestinnän ratkaisut, joista sähköposti ja kotisivut ovat vallitsevia käytäntöjä, ja intranet, ekstranet ja EDI/OVT-tiedonsiirto kasvavia viestinnän muotoja (noin puolet yrityksistä käyttää). 3. Yrityksen koko (liikevaihto, henkilöstön määrä, sidosryhmien lukumäärä) on merkittävin selittävä tekijä sähköisen liiketoiminnan ratkaisujen monipuoliselle käytölle ja niistä saatujen hyötyjen kertymiselle. Vaikkakin suuret yritykset käyttävät tietoteknisiä ratkaisuja lähtökohtaisesti laajimmin vahvojen voimavarojensa vuoksi, on myös pienillä yrityksillä mahdollisuus hyödyntää tietotekniikkaa runsaan tarjonnan ja monipuolisten hankintavaihtoehtojen vuoksi. Vaihtoehtoisena ja nopeasti kasvavana tietotekniikan hankintatapana ulkoistusta käyttää suosituimmilla kohdealueilla yli puolet ja sovellusvuokrausta neljännes yrityksistä. 4. Yhteistyökumppaneiden valmiudet, yhteensopivuuskysymykset, tietotekniikan perustamis- ja ylläpitokustannukset, sopivien paketti- ja palveluratkaisujen puute, kehitystyön ajan puute ja tietoturvakysymykset arvioidaan yrityksissä merkittävimmiksi hidasteiksi ja esteiksi. 5. Koska ajankohtaisimmista aiheista tietoturvan, kotisivujen rakentamisen ja käytön, ohjelmistojen ja laitteiden kustannuskysymysten sekä koulutuksen alueilla on markkinoilla runsas tarjonta, sopiva yhteistyöteema yritysten ja Helsingin seudun kauppakamarin kesken on todennäköisimmin edelleen yleinen tieto- ja viestintätekniikan ratkaisujen sekä erityisaiheina sähköisten viranomaispalveluiden ja verkkolaskun käytön kannustaminen (noin 43 % yrityksistä käyttää ja 75 % lopuista yrityksistä on kiinnostunut käyttämään verkkolaskutusta). 7

2 Selvityksen toteutus 2.1 Selvityksen tausta ja tavoitteet Raportti on toteutettu Helsingin seudun kauppakamarin jäsenyritysten keskuudessa. Kyseessä on jatkoselvitys Helsingin seudun kauppakamarin Tietoyhteiskunta 2000+ -projektille, jonka puitteissa vuosina 2001 ja 2003 tuotettiin raportit pk-yritysten tietoteknisistä valmiuksista. Selvityksen tavoitteena on jatkaa aikaisempien raporttien tapaan liiketoiminnan sähköistymiseen liittyvien tarpeiden, valmiuksien, mahdollisuuksien ja esteiden kartoitusta pk-yritysten keskuudessa. 2.2 Selvityksen sisältö Selvityksessä etsittiin vastauksia seuraaviin kysymyksiin: Minkälaisia tietoteknisiä sovellusratkaisuja ja niihin liittyviä tukipalveluita yritykset käyttävät liiketoimintansa tukena? Miten tietotekniikka vaikuttaa yritysten tuottavuuteen? Minkälaisia esteitä/hidasteita tietotekniikan käyttöön liittyy? Mitä erilasia tietotekniikan hankintavaihtoehtoja yritykset käyttävät? Miten yritykset huomioivat tietotekniikan pitkän ja lyhyen aikavälin suunnitelmissaan? Miten paljon yritykset integroivat tietojärjestelmiään sidosryhmiensä kanssa? Mitä aiheeseen liittyviä toivomuksia yrityksillä on Helsingin seudun kauppakamarille? 2.3 Selvityksen toteutustapa, kohderyhmä ja vertailu vuoden 2003 tuloksiin Selvitys toteutettiin internet-haastattelututkimuksena 10.11. 4.12.2005 välisenä aikana. Saatekirje ja linkki sähköiseen kyselylomakkeeseen lähetettiin 1740 jäsenyritykseen. Kyselylomakkeen täytti yhteensä 217 eri yrityksen edustajaa, ja vastausprosentiksi muodostui näin 12,5 %, jota voidaan pitää riittävänä vastausprosenttina internet-haastattelututkimukselle. Selvityksen kohderyhmänä olivat Helsingin seudun kauppakamarin jäsenyritykset, jotka työllistävät 10 499 työntekijää. Otanta muodostettiin Helsingin seudun kauppakamarin jäsenrekisteristä. Vastauksia saapui myös muista kuin 10 499 henkilöä työllistävistä yrityksistä. Tarkempi selvitys vastanneiden yritysten taustatiedoista on kappaleessa 4. Tässä selvityksessä ei ole otettu huomioon en osaa sanoa -vastauksia. Prosenttiyksiköiden välistä yhdenmukaista vertailua varten vuoden 2003 selvityksen prosenttiosuudet on laskettu vastaavasti uudelleen. 2.4 Selvitykseen lisätyt uudet ja laajennetut kysymykset Kokonaan uutena kysymyksenä on lisätty yritysten sisäiseen ja ulkoiseen viestintään (esimerkiksi kotisivut, sähköposti, intranet ja ekstranet) liittyvien tietoteknisten ratkaisujen merkitsevyyttä koskeva kysymys (kappale 7). Lisäksi kokonaisvaltaisia tietojärjestelmiä kuten esimerkiksi yritysjärjestelmiä (kappale 8), sovellusvuokrausta (kappale 10.2), tietoturvaa (kappale 11) ja verkkolaskutusta (kappale 12) koskevia kysymyksiä on laajennettu ja/tai ne on eriytetty omaksi kokonaisuudeksi. 8

3 Tieto- ja viestintätekniikan hyödyntäminen liiketoiminnassa Yritykset käyttävät hyväkseen erilaisia tieto- ja viestintäteknisiä (Information and Communication Technology, ICT) ratkaisuja sisäisissä ja ulkoisissa liiketoimintaprosesseissaan toimialalleen, yrityskoolleen ja valitsemalleen liiketoimintatavalle soveltuvalla tavalla. Kuva 1 havainnollistaa tässä selvityksessä esiintyviä erilaisia tietoteknisiä ratkaisuja ja niiden käyttöön liittyvää tyypillistä vaiheittaista kehityskaarta yksittäisistä tietotekniikan perusratkaisuista monipuolisiksi integroiduiksi kokonaisuuksiksi eli sähköiseksi liiketoiminnaksi. Kuva 1. Sähköisen liiketoiminnan kehittämisen vaiheet (muokattu lähteestä: Berg 2004) 9

4 Henkilöitä ja yrityksiä kuvaavat taustatiedot Selvitykseen vastanneiden henkilöiden jakauma on samansuuntainen vuoden 2003 selvityksen kanssa. Erona vuoden 2003 selvitykseen on se, että pienten yritysten (liikevaihto alle 16,81 ME ja henkilöstön määrä alle 50) osuus on kasvanut keskimäärin 6 prosenttiyksikköä. Päätoimialojen välisessä vertailussa kaupan yritysten osuus on nyt suurin. Uusia taustatekijöitä ovat sidosryhmät (mm. alihankkijat, tavarantoimittajat ja asiakkaat) sekä kotimaan- ja ulkomaankauppa. Henkilöiden asema yrityksessä Selvitykseen vastanneista henkilöistä 61 % on toimitusjohtajia tai yrittäjä/omistajia. Vuonna 2003 heidän osuutensa oli 66 %. Päällikkö- tai muuta johtotasoa edustavien osuus on 31 %, kun vuonna 2003 vastaava osuus oli 26 %. Muiden henkilöstöryhmien osalta tulokset ovat identtiset. Tämän selvityksen henkilöiden asemaa koskeva erittely on esitetty kuviossa 4.1. Yritysten liikevaihto, henkilöstö ja sidosryhmät Vuoden 2004 liikevaihto on 80 %:lla yrityksistä pienempi kuin 16,81 ME. Vuoden 2003 selvityksessä vastaava osuus oli noin 74 %. Yrityksiä, joiden liikevaihto on 16,81 ME, on tässä selvityksessä 17 %. Vuoden 2003 selvityksen vastaava osuus oli noin 22 %. Lisäksi tässä selvityksessä 3 %:lla yrityksistä liikevaihdon käsite ei ole verrattavissa toiminnan luonteen vuoksi. Suurin osa yrityksistä (74 %) työllistää alle 50 henkilöä. Vuoden 2003 selvityksessä niiden osuus oli 69 %. Suurimpana erona vuosien 2005 ja 2003 selvitysten välillä on mikroyritysten eli alle 10 henkilöä työllistävien yritysten osuus. Tässä selvityksessä niitä on 10 %. Vuoden 2003 selvityksessä niiden osuus oli 3 %. Yritysten sidosryhmien (alihankkijat, tavarantoimittajat, agentit, edustajat, jälleenmyyjät, omat myyntiyksiköt, suorat asiakkaat jne.) kappalemääräinen arviointi on uusi taustatekijä. Tämän selvityksen liikevaihtoa, henkilöstöä ja sidosryhmiä koskeva tarkempi erittely esitellään kuviossa 4.1. Yritysten päätoimialat, kaupankäynnin muodot ja markkina-alueet Vuoden 2003 selvityksessä yksityisten palveluiden yritysten osuus oli suurin eli 41 %. Nyt niiden osuus on 28 %. Tässä selvityksessä kaupan sekä teollisuuden, energian ja rakentamisen yritysten osuudet ovat yksityisten palveluiden yrityksiä suuremmat. Kaupankäynnin muotoa koskevat tulokset vastaavat hyvin vuoden 2003 selvityksen tuloksia. Uutena kaupankäynnin muotona on lisätty julkishallinnolle suunnattu kauppa (b2g). Kaikille suunnattu kauppa (b2a) koostuu yrityksistä, jotka käyvät ainakin yrityksille ja kuluttajille suunnattua kauppaa (b2b ja b2c). Lisäksi ne voivat käydä myös julkishallinnolle suunnattua kauppaa (b2g). Yrityksen markkina-alue on uusi taustatekijäkysymys. Tämän selvityksen päätoimialoja, kaupankäynnin muotoja ja markkina-alueita koskeva tarkempi erittely esitellään kuviossa 4.1. 10

Kuvio 4.1 Henkilöitä ja yrityksiä kuvaavat taustatiedot ASEMA YRITYKSESSÄ (n=216) toimitusjohtaja tai yrittäjä/omistaja päällikkötaso tai muu johtaja muu asiantuntija 3 5 31 61 LIIKEVAIHTO VUONNA 2004 (n=217) 0 1,7 M 1,71 16,8 M 16,81 M käsite ei ole verrattavissa 3 17 26 54 HENKILÖSTÖN MÄÄRÄ (n=216) 1 9 työntekijää 10 49 työntekijää 50 199 työntekijää 200 työntekijää 8 10 18 64 SIDOSRYHMIEN MÄÄRÄ (n=207) 1 99 kappaletta 100 249 kappaletta 250 kappaletta 20 32 48 PÄÄTOIMIALAT* (n=213) kauppa teollisuus, energia ja rakentaminen yksityiset palvelut julkinen hallinto ja hyvinvointipalvelut 6 28 34 32 KAUPANKÄYNNIN MUODOT (n=216) yrityksille suunnattu kauppa (b2b) kaikille suunnattu kauppa (b2a) julkishallinnolle suunnattu kauppa (b2g) kuluttajille suunnattu kauppa (b2c) 6 7 19 68 MARKKINA-ALUEET (n=215) kotimaa kotimaa ja ulkomaat ulkomaat 4 31 65 0 10 20 30 40 50 60 70 80 % * Päätoimialat on jaoteltu samoin kuin Helsingin seudun kauppakamarin neljännesvuosittain julkaisemassa toimialakatsauksessa. 11

5 Liiketoiminnan sähköistyminen yrityksen kilpailutekijänä 5.1 Tietotekniikan tarjoamat mahdollisuudet yrityksille Tietotekniikan käytöllä oletetaan olevan yrityksille sitä suurempi merkitys, mitä enemmän sen avulla voidaan automatisoida sellaisia liiketoimintaprosesseja, jotka ulottuvat yrityksen sisäisten rajojen ulkopuolelle (esimerkiksi asiakaspalvelu, hankintatoimi). Lisäksi automatisoidun liiketoimintaprosessin oletetaan olevan selkeä, helppokäyttöinen ja luotettava. Kaikkein merkittävimmiksi tietotekniikan tarjoamat mahdollisuudet liiketoiminnan kehittämisen kannalta arvioidaan suurissa yrityksissä (liikevaihto 16,81 ME ja/tai henkilöstön määrä 200 työntekijää) ja yrityksissä, jotka käyvät yritysten välistä kauppaa (b2b ja b2a). Tietotekniikan merkitsevyys yritysten toiminnoissa ja tavoitteissa Vastaajat arvioivat neljäksi merkittävimmäksi tietotekniikan tarjoamaksi mahdollisuudeksi: asiakaspalvelun parantumisen liiketoimintaprosessien tehostumisen yrityskuvan vahvistumisen yhteistyön tiivistymisen yhteistyökumppaneiden kanssa. Niin edellä lueteltujen kuin muidenkin yritysten toimintojen ja tavoitteiden osalta saadut tulokset vastaavat hyvin vuoden 2003 selvityksen tuloksia. Tietotekniikan tarjoamien mahdollisuuksien tarkempi erittely yritysten erilaisten toimintojen/tavoitteiden suhteen on esitetty kuviossa 5.1.1. Kuvio 5.1.1 Tietotekniikan tarjoamien mahdollisuuksien merkitys yritysten toiminnoille ja/tai tavoitteille KAIKKIEN TOIMINTOJEN/TAVOITTEIDEN KESKIARVO 2,98 PÄÄSÄÄNTÖISESTI SISÄINEN TOIMINTO/TAVOITE (ka.) kannattavuuden parantuminen (n=182) omaan ydinosaamiseen keskittyminen (n=172) tuotekehityksen tehostuminen (n=170) 2,73 2,91 2,76 2,51 SEKÄ SISÄINEN ETTÄ ULKOINEN TOIMINTO/TAVOITE (ka.) asiakaspalvelun parantuminen (n=208) liiketoimintaprosessien tehostuminen (n=202) 3,33 3,38 3,28 PÄÄSÄÄNTÖISESTI ULKOINEN TOIMINTO/TAVOITE (ka.) yrityskuvan vahvistuminen (n=210) yhteistyön tiivistyminen yhteistyökumppanien kanssa (n=201) uusien asiakasryhmien tavoittaminen (n=205) uusien liiketoimintamahdollisuuksien luominen (n=199) liiketoiminnan kansainvälistyminen (n=186) 2,52 2,98 3,21 3,15 3,06 2,98 1 2 3 4 keskiarvo (1=ei merkitystä, 2=vähäinen merkitys, 3=kohtalainen merkitys ja 4=suuri merkitys) 12

Kuvion 5.1.1 tulosten perusteella mahdollisuudet liiketoiminnan kehittämiselle ovat kaikkein merkitsevimpiä ulkoisissa toiminnoissa/tavoitteissa. Esimerkiksi asiakaspalvelu, joka ulottuu yrityksen rajojen ulkopuolelle, ja joka on avoin tapahtuma yrityksen ja asiakkaan välillä, saa toimintojen/tavoitteiden välisessä vertailussa korkeimman keskiarvon (3,38). Vastaavasti tuotekehitys, joka tapahtuu usein yrityksen sisällä tai kehitysyhteisössä, ja jonka tulokset pysyvät usein sen jäsentensä tietona, saa toimintojen/tavoitteiden välisessä vertailussa kaikkein heikoimman keskiarvon (2,51). Neljän merkittävimmän tietotekniikan tarjoaman mahdollisuuden vertailu suhteessa yritysten taustatekijöihin Tietotekniikan tarjoamat mahdollisuudet arvioidaan usein sitä merkittävämmäksi, mitä suuremmasta yrityksestä (liikevaihto ja henkilöstön määrä) on kyse. Kuviossa 5.1.2 on esitettynä neljän merkittävimmän tietotekniikan tarjoaman mahdollisuuden vertailu suhteessa yritysten henkilöstön määrään. Lisäksi yritykset, joilla on yrityksille suunnattua kauppaa (b2b ja b2a), arvioivat tietotekniikan tarjoamat mahdollisuudet muita kaupankäynnin muotoja harjoittavia yrityksiä merkittävämmäksi. Kuvio 5.1.2 Neljän merkittävimmän tietotekniikan tarjoaman mahdollisuuden vertailu suhteessa yritysten henkilöstön määrään Asiakaspalvelun parantuminen (n=207) Liiketoimintaprosessien tehostuminen (n=201) Yrityskuvan vahvistuminen (n=209) Yhteistyön tiivistyminen yhteistyökumppanien kanssa (n=201) 1 9 työntekijää; 2,90 10 49 työntekijää; 3,37 50 199 työntekijää; 3,51 200 työntekijää; 3,69 1 9 työntekijää; 2,80 10 49 työntekijää; 3,28 50 199 työntekijää; 3,45 200 työntekijää; 3,44 1 9 työntekijää; 3,14 10 49 työntekijää; 3,22 50 199 työntekijää; 3,24 200 työntekijää; 3,12 1 9 työntekijää; 2,86 10 49 työntekijää; 3,17 50 199 henkilö, 3.51 200 työntekijää; 3,24 1 2 3 4 keskiarvo (1=ei merkitystä, 2=vähäinen merkitys, 3=kohtalainen merkitys ja 4=suuri merkitys) 13

Liiketoiminnan sähköistyminen yrityksen kilpailutekijänä 5.2 Tietotekniikan vaikutus yritysten toimintojen tuottavuuteen Tietotekniikan käyttö lisää kohdealueensa toimintojen tuottavuutta. Tietotekniikalla on vuoden 2003 selvityksen tapaan suurin tehostava vaikutus asiakaspalveluun, taloushallintoon sekä sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Mitä suurempi yritys (liikevaihto ja/tai henkilöstön määrä), sitä todennäköisemmin tietotekniikka on tehostanut edellä mainittuja toimintoja. Tietotekniikan vaikutus yritysten tuottavuuteen Tarkastelujaksolla 2003 2005 tietotekniikalla on ollut edelleen kokonaisuuden kannalta myönteinen vaikutus yritysten tuottavuuden kasvulle. Tulokset myötäilevät edellisessä kappaleessa esiteltyjen tietotekniikan tarjoamien mahdollisuuksien tavoin vuoden 2003 selvityksen tuloksia. Kuviossa 5.2.1 ovat tulokset tietotekniikan käytön vaikutuksesta yritysten tuottavuuden kasvuun vuosien 2003 2005 aikana. Ajanjaksolla 2003 2005 yritysten erilaisten toimintojen tuottavuuteen liittyvä kasvu on ollut keskimäärin vahvinta asiakkuudenhallinnan alueella. Siihen liittyvät prosessit ovat vakiintuneina ja hyvin dokumentoituna olleet tietoteknisen automatisoinnin kohteena jo pitkään. Viimeaikainen asiakkuudenhallinnan alueen ja ohjelmistoratkaisujen laajeneminen yhä useampia yrityksen sidosryhmiä kattavaksi ja entistä enemmän itsepalveluperiaatteella toimivaksi reaaliaikaiseksi palveluksi saa jatkuvasti aikaan uusia tuottavuushyötyjä. Verrattaessa asiakkuudenhallintaa toimitusketjun hallintaan jälkimmäiseen liittyvät prosessit ovat tulleet tietoteknisen automatisoinnin kohteeksi vasta myöhemmin. Toimitusketjun hallinnan prosessit on ehkä koettu vähemmän vakiintuneiksi sekä monimutkaisemmiksi ja siten vaikeammin automatisoitaviksi. Tällöin tuottavuuteen liittyvä kasvu on koettu vastaavasti keskimääräistä heikommaksi. Monivaiheisen toimitusketjun hallinnan yhdenmukaisuuden ja läpinäkyvyyden parantaminen kunkin vaiheen osalta automatisointia varten saattaa edelleen olla suuri haaste. Sisäisen hallinnon toiminnoista taloushallintoon ja sisäiseen viestintään liittyvä tuottavuuden kasvu on kaikkien toimintojen kokonaisjakaumaan verrattuna keskimääräistä myönteisempää. 14

Kuvio 5.2.1 Tietotekniikan vaikutus yritysten tuottavuteen ajanjaksolla 2003 2005 erittäin paljon paljon melko paljon vähän hyvin vähän ei lainkaan KAIKKIEN TOIMINTOJEN KOKONAISJAKAUMA 7 21 30 25 9 8 ASIAKKUUDEN HALLINTA (kokonaisjakauma) 7 24 37 24 6 2 asiakaspalvelu (n=210) 9 27 41 19 31 ulkoinen viestintä (n=200) 9 27 32 25 7 markkinointi (n=209) 4 22 37 26 8 3 myynti (n=208) 4 19 40 27 7 3 SISÄINEN HALLINTO (kokonaisjakauma) 8 22 28 25 10 7 taloushallinto (n=212) 14 28 29 18 7 4 sisäinen viestintä (n=210) 11 23 33 21 7 5 resurssien hallinta (n=188) 4 18 25 31 13 9 henkilöstöhallinto (n=201) 5 16 25 32 12 10 TOIMITUSKETJUN HALLINTA (kokonaisjakauma) 6 16 26 26 11 15 tilaus ja toimitus (n=205) 8 26 31 23 8 4 hankinta ja varastointi (n=200) 4 12 27 34 12 11 tuotanto (n=175) 6 12 21 24 12 25 tuotekehitys (n=171) 5 10 23 24 15 23 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % 15

Liiketoiminnan sähköistyminen yrityksen kilpailutekijänä 5.3 Tietotekniikan käytön esteet/hidasteet Yritykset arvioivat neljäksi merkittävimmäksi sähköisen liiketoiminnan esteeksi/hidasteeksi yhteistyökumppaneiden valmiudet, tietojärjestelmien yhteensopivuuskysymykset, tietotekniikan perustamis- ja ylläpitokustannukset sekä sopivien palvelu-/pakettiratkaisujen puutteen. Yritysten tietotekniikan käytön sisäiset ja ulkoiset esteet/hidasteet Vuoden 2003 selvityksen tapaan tietojärjestelmien yhteensopivuuskysymykset sekä tietotekniikan perustamis- ja ylläpitokustannukset arvioidaan yrityksissä neljän merkittävimmän esteen/hidasteen joukkoon. Yhteistyökumppaneiden valmiudet ja sopivien palvelu-/pakettiratkaisujen puute ovat uusia esteitä/hidasteita kärkinelikossa. Tietotekniikan käyttöön liittyvät ulkoiset esteet/hidasteet arvioidaan pääsääntöisesti sisäisiä esteitä/hidasteita merkittävimmiksi (kuvio 5.3.1). Kuvio 5.3.1 Sähköisen liiketoiminnan esteet/hidasteet erittäin paljon merkitystä paljon merkitystä melko paljon merkitystä melko vähän merkitystä vähän merkitystä ei merkitystä KAIKKIEN ESTEIDEN/HIDASTEIDEN KOKONAISJAKAUMA 4 11 20 21 21 23 SISÄISET ESTEET/HIDASTEET (kokonaisjakauma) 3 10 20 23 21 23 tietotekniikan perustamis- ja ylläpitokustannukset (n=201) 7 20 28 22 13 10 aika ei riitä kehitystyölle (n=199) 5 15 27 21 16 16 sähköisen liiketoiminnan osaamisen puute (n=195) yrityksen liikeidea ei sovellu sähköiseen liiketoimintaan (n=196) henkilöstön muutosvastarinta (n=200) 2 9 5 8 2 5 14 25 19 25 19 24 15 27 24 34 27 16 pelko tietotekniikkaprojektin epäonnistumisesta (n=188) 1 7 11 26 27 28 yrityksen avainhenkilöiden muutosvastarinta (n=195) 2 4 12 23 26 33 ULKOISET ESTEET/HIDASTEET (kokonaisjakauma) 5 12 20 19 21 23 yhteistyökumppaneiden valmiudet (n=182) 7 20 38 15 15 5 yhteensopivuuskysymykset (n=183) 7 23 25 20 13 12 sopivien palvelu-/pakettiratkaisujen puute (n=188) 3 17 30 17 20 13 tietoturva- ja virusongelmat (n=199) 7 16 21 21 22 13 ulkoisten palveluiden tuottajat (n=183) 5 14 23 27 15 16 asiakaskunnan koko (n=196) 4 7 19 21 20 29 maksuliikenteen epävarmuus (n=188) 3 5 8 17 35 32 kuluttajasuojaan liittyvät asiat (n=176) 1 4 6 20 26 43 tekijänoikeus- ja patenttiasiat (n=166) 3 4 4 16 28 45 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % 16

Neljän merkittävimmän esteen/hidasteen vertailu suhteessa yritysten liikevaihtoon Yhteistyökumppaneiden valmiudet käyttää tietotekniikkaa ja yhteensopivuuskysymykset arvioidaan kaikkein ongelmallisimmiksi yrityksissä, joiden liikevaihto on 16,81 ME. Sähköisen yhteyden perustamista yhteistyökumppanin kanssa saattaa ymmärrettävästi vaikeuttaa huomattavasti yhteistyökumppanin mahdollisesti heikot tietotekniset valmiudet ja/tai erilaisiin teknisiin ratkaisuihin pohjautuvat tietojärjestelmät. Tietotekniikan perustamis- ja ylläpitokustannukset arvioidaan puolestaan kaikkein ongelmallisimmiksi yrityksissä, joiden liikevaihto on alle 1,71 ME. Kyseisen kokoluokan yrityksillä ei ilmeisesti yksinkertaisesti ole taloudellisia mahdollisuuksia sijoittaa varoja tietoteknisiin ratkaisuihin. Sopivien palvelu-/pakettiratkaisujen puute koskee eniten 1,71 16,8 ME liikevaihdon yrityksiä. 17

6 Liiketoimintastrategia, toimintasuunnitelmat ja vastuuhenkilöt Tietoisuus sähköisen liiketoiminnan tärkeydestä on lisääntynyt voimakkaasti ajanjaksolla 2003 2005. Yrityksistä 71 % sisällyttää nyt tietotekniikan koko yrityksen tai jonkin osa-alueen pitkän aikavälin liiketoimintastrategiaan ja 77 % yrityksistä sisällyttää tietotekniikan joko kokonaan tai jonkin osa-alueen osalta lyhyen aikavälin toimintasuunnitelmiinsa. Vuoden 2003 selvityksessä vastaavat osuudet olivat 54 % ja 57 %. Yritykset, joiden liikevaihto on 16,81 ME ja/tai henkilöstön määrä 50, kaupan ja yksityisten palveluiden yritykset sekä yrityksille suunnattua kauppaa (b2b ja b2a) käyvät yritykset suunnittelevat muita yrityksiä useammin tietotekniikan hyödyntämistä strategisella tasolla ja toimintasuunnitelmissaan. Tietotekniikan ottaminen huomioon liiketoimintastrategioiden ja toimintasuunnitelmien laadinnassa ja vastuuhenkilöiden nimeämiset Ajanjakson 2003 2005 myönteinen kehitys osoittaa yritysten suunnittelevan aikaisempaa merkittävästi enemmän tietotekniikan hyödyntämismahdollisuuksia kokonaisvaltaisesti, osa-alueittain ja vastuuhenkilöiden osalta niin pitkällä kuin lyhyelläkin aikavälillä. Yrityksistä 41 % sisällyttää tietotekniikan koko yrityksen liiketoimintastrategiaan ja 30 % johonkin liiketoimintastrategian osa-alueeseen (kuvio 6.1). Vastaavasti vuoden 2003 selvityksessä noin 28 % yrityksistä sisällytti tietotekniikan koko yrityksen liiketoimintastrategiaan ja noin 26 % johonkin liiketoimintastrategian osa-alueeseen. Yrityksistä 38 % sisällyttää tietotekniikan kaikkiin yrityksen toimintasuunnitelmiin ja 39 % joihinkin toimintasuunnitelmien osa-alueisiin (kuvio 6.1). Vastaavasti vuoden 2003 selvityksessä noin 26 % yrityksistä sisällytti tietotekniikan kaikkiin toimintasuunnitelmiinsa ja noin 31 % joihinkin toimintasuunnitelmien osa-alueisiin. Yrityksistä 44 % on nimennyt ainakin yhden tietotekniikasta vastaavan henkilön koko yritykselle ja 35 % jollekin osa-alueelle (kuvio 6.1). Vastaavasti vuoden 2003 selvityksessä noin 42 % yrityksistä oli nimennyt ainakin yhden tietotekniikasta vastaavan henkilön koko yritykselle ja noin 25 % jollekin osa-alueelle. Kuvio 6.1 Tietotekniikan ottaminen huomioon liiketoimintastrategioiden ja toimintasuunnitelmien laadinnassa ja vastuuhenkilöiden nimeämiset kyllä, koko yrityksen kyllä, osa-alueen ei Osana liiketoimintastrategiaa (n=209) 41 30 29 Osana toimintasuunnitelmia (n=208) 38 39 23 Vastuuhenkilö(t) (n=211) 44 35 21 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % 18

Tietotekniikan ottaminen huomioon liiketoimintastrategioiden ja toimintasuunnitelmien laadinnassa ja vastuuhenkilöiden nimeämiset suhteessa yrityksen taustatekijöihin Mitä suurempi on yrityksen liikevaihto ja/tai henkilöstön määrä, sitä todennäköisemmin tietotekniikka otetaan huomioon laadittaessa koko yrityksen kattavia liiketoimintastrategioita ja toimintasuunnitelmia. Edellinen pätee myös tietotekniikasta vastaavien henkilöiden nimeämiseen. Kaupan ja yksityisten palveluiden yritykset sekä yritykset, jotka käyvät yritysten välistä kauppaa (b2b ja b2a) laativat koko yrityksen kattavat strategiset ja toiminnalliset suunnitelmat muita yrityksiä useammin. 19

7 Viestintä Käytännöllisesti katsoen kaikki selvitykseen osallistuneet yritykset käyttävät sähköisen viestinnän perusratkaisuja eli puhelinta, faksia ja sähköpostia. Kotisivutkin on käytössä 96 %:lla yrityksistä. Edellä mainittuja perusratkaisuja monipuolisimpien sähköisen viestinnän ja tiedonsiirron ratkaisujen eli intranetin 1 (69 %), ekstranetin 2 (46 %) ja EDI-OVT-tiedonsiirron 3 (49 %) käyttöön taas vaikuttaa oleellisesti yrityksen koko. Mitä suurempi yritys (liikevaihto, henkilöstön määrä ja sidosryhmien kappalemäärä), sitä todennäköisemmin se käyttää intranetiä, ekstranetiä ja EDI/OVT-tiedonsiirtoa. Lisäksi edellä mainitut viestintämuodot ovat yleisempiä yrityksissä, jotka käyvät yritysten välistä kauppaa (b2b ja b2a) ja/tai ulkomaankauppaa. Intranet-, ekstranet- ja EDI/OVT-tiedonsiirto ovat yritysten käyttämiä massaviestimiä, joiden käytöstä syntyvät hyödyt kasvavat, kun tietoa on tarpeellista siirtää suuria määriä, usein ja automaattisesti. Erilaisten viestintämuotojen käytön merkitys yrityksille Yritysten viestintään liittyvien ratkaisujen käyttöä ja niiden merkitystä mittaava arvio on lisätty uutena kysymyksenä tähän selvitykseen. Kuviossa 7.1 on esitettynä erilaisia viestintämuotoja koskevat tulokset. Intranetin käytön prosenttiosuuteen on kuitenkin syytä suhtautua hieman varauksellisesti, sillä saatujen vastausten perusteella osa vastaajista on saattanut epähuomiossa sekoittaa käsitteet intranet ja internet. Kuvio 7.1 Viestintämuotojen merkitys yrityksille suuri merkitys kohtalainen merkitys vähäinen merkitys ei ole käytössä KOKONAISJAKAUMA 41 27 12 20 Puhelin (n=216) 87 12 1 Sähköposti (n=217) 81 18 1 Kotisivut (n=203) 38 43 15 4 Faksi (n=216) 24 47 28 1 Intranet (n=199) 22 33 14 31 EDI/OVT-tiedonsiirto (n=174) 18 19 12 51 Ekstranet (n=181) 17 18 11 54 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Intranetin, ekstranetin ja EDI/OVT-tiedonsiirron hyödyt ja haasteet yrityksille Intranet-, ekstranet- ja EDI/OVT-pohjaisia ratkaisuja pidetään yrityksissä hyödyllisinä viestintätapoina sekä sisäisessä että ulkoisessa tiedottamisessa ja tiedonsiirrossa. Mainittujen ratkaisujen merkityksen odotetaan edelleen kasvavan. 1 Intranet on julkisesta internetistä eristetty yrityskohtainen sovellus, jonka avulla tietoa jaetaan henkilöstön kesken. 2 Ekstranet on intranetin laajennettu versio. Sen avulla yritys voi jakaa tietoa yhteistyökumppaneidensa kanssa. 3 EDI/OVT-tiedonsiirto (Electronic Data Interchange/Organisaatioiden välinen tiedonsiirto) mahdollistaa sähköisessä muodossa olevan tiedon vaihdon heterogeenisten tietojärjestelmien välillä, ennalta määriteltyjen sanomien avulla. 20

Kommentteja intranetin, ekstranetin ja EDI-OVT-tiedonsiirron hyödyistä ja haasteista: Intranetiä käytetään tuotetietojen, kuvien, ja markkinointimateriaalin (ilmoituspohjat) välittämiseen kauppiaille. Siitä väline on osoittautunut erittäin hyödylliseksi ja kustannustehokkaaksi. Seuraava askel on saada toimimaan se myös tilauskanavana. Kaikki palveluihin liittyvät materiaalit ja projektit hallinnoidaan tätä kautta. Tiimeillä omat työtilat, joissa voivat viedä käytännön asioita eteenpäin. Asiakashallintaa ollaan tehostamassa. EDI/OVT:stä sanottua: jos sillä tarkoitetaan sähköistä tiedonsiirtoa viranomaisille ja pankkilaitoksille, silloin merkitys on suuri. Ekstranet pohjaiset interaktiiviset kauppapaikat ovat rasite. Ne toimivat lähinnä kuluttajabisneksessä. Yhteyksien pitää toimia suoraan järjestelmien välillä oli sitten kyse CAD-kuvien tai tilausten, laskujen jne. siirrosta. Vrt. esim. Rosettanet, EDI/XML jne. Oiva tiedonvälityskyky laajoille tiedostoille. Oltava tarkkana oikeuksien kanssa. Intranetin, ekstranetin ja EDI/OVT-tiedonsiirron käyttö suhteessa yritysten taustatekijöihin Mitä suurempi on yrityksen koko (liikevaihto, henkilöstön määrä ja sidosryhmien kappalemäärä), sitä todennäköisemmin yritys käyttää intranetiä, ekstranetiä ja EDI/OVT-tiedonsiirtoa. Kuviossa 7.2 on tarkempi erittely edellä mainittujen viestintäratkaisujen käytöstä yritysten liikevaihdon mukaan. Kuvio 7.2 Yritysten intranetin, ekstranetin ja EDI/OVT-tiedonsiirron käyttö liikevaihdon koon mukaan Intranet (n=192) (ka.) 0 1,7 M 1,71 16,8 M 16,81M 48 68 74 83 Ekstranet (n=176) (ka.) 0 1,7 M 1,71 16,8 M 16,81M 28 47 49 65 EDI/OVT-tiedonsiirto (n=167) (ka.) 0 1,7 M 1,71 16,8 M 16,81M 15 49 50 82 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 % Lisäksi intranetin, ekstranetin ja EDI/OVT-tiedonsiirron käyttö on yleisempää yrityksissä, jotka käyvät yritysten välistä kauppaa (b2b ja b2c), ja yrityksissä, joilla on liiketoimintaa ulkomailla. Kaupan yritykset käyttävät EDI/OVT-tiedonsiirtoa muita päätoimialoja enemmän. Intranetin ja ekstranetin käytön suhteen päätoimialojen kesken ei ole merkittäviä eroja. 21