Tarkastuslautakunta 60 30.11.2016 Tarkastuslautakunta 68 14.12.2016 Tarkastuslautakunta 3 25.01.2017 Kaupunginvaltuusto 5 06.02.2017 Tilintarkastuspalveluiden hankinta kaupunkikonsernille 2017-2018 14077/00.02.00/2016 Tala 60 Tilintarkastusyhteisön valinnan valmistelu on osa tarkastuslautakunnan vas tuul le kuuluvaa hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä. Ny kyinen tilintarkastussopimus BDO Audiator Oy:n kanssa päättyy vuoden 2016 tilikauden jälkeen, minkä vuoksi ulkoinen tarkastus on käyn nis tä nyt kilpailutuksen valmistelun yhteistyössä hankintojen kanssa. Kuntalain mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista var ten rekisteröidyn tilintarkastusyhteisön. Kaupungin tytäryhteisöjen ti lintar kas ta jak si on valittava sama tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poik kea miseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Täl lä kilpailutuksella kilpailutetaan koko kaupunkikonsernin ti lin tar kas tus pal ve lut, koska kaupungin tytäryhteisöjen osalta ei ole perusteltua tar kas tuk sen järjestämiseen liittyvää syytä olla valitsematta kaupungin ti lin tar kas tus yh teisöä myös tytäryhteisön tilintarkastajaksi. Tytäryhteisöjen osalta päätöksen tilintarkastajan valinnasta tekee ty tär yhtei sön yhtiökokous. Tilintarkastusyhteisön on määrättävä kaupungin vastuunalaiseksi ti lin tarkas ta jak si julkishallinnon ja -talouden hyväksytty tilintarkastaja (JHT/JHTT-ti lin tar kas ta ja). Sellaisessa yhteisössä ja säätiössä, jossa kaupun gil la on määräysvalta, voidaan vastuulliseksi tilintarkastajaksi va li ta KHT-, HT- tai JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastusyhteisön toimikausi ei ole sidottu tarkastuslautakunnan ja valtuus ton toimikauteen. Tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Toi mikau den pituus tuodaan valtuustolle ratkaistavaksi tilintarkastajan va lin nan yhteydessä. Laajoista keskeneräisistä valtakunnallisista uudistuksista johtuen, ti lin tarkas tus ehdotetaan kilpailutettavan vain vuosille 2017-2018. Lisäksi pyy detään optioita tarkastuspalveluista vuosille 2019 ja 2020. Lakisääteisten tilintarkastuspalveluiden lisäksi kilpailutetaan samalla tarjous pyyn nöl lä EU-projektien ja muiden hankkeiden tarkastukset sekä muut tilintarkastukseen liittyvät palvelut (ICT-, alv- ja so pi mus tar kas tuk set yms.). Tilintarkastajan tehtävät Tilintarkastajan on toukokuun loppuun mennessä tarkastettava jul kis hal lin-
non hyvän tilintarkastustavan mukaisesti kunkin tilikauden hallinto, kir jan pito ja tilinpäätös. Tilintarkastajan on tarkastettava: 1) onko kunnan hallintoa hoidettu lain ja valtuuston päätösten mu kai ses ti; 2) antavatko kunnan tilinpäätös ja siihen kuuluva konsernitilinpäätös ti linpää tök sen laatimista koskevien säännösten ja määräysten mu kai ses ti oikeat ja riittävät tiedot kunnan tuloksesta, taloudellisesta asemasta, ra hoituk ses ta ja toiminnasta; 3) ovatko valtionosuuksien perusteista annetut tiedot oikeita; 4) onko kunnan sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä kon ser ni val von ta järjestetty asianmukaisesti. Tilintarkastajan tulee noudattaa valtuuston ja tarkastuslautakunnan an tamia ohjeita, jolleivat ne ole ristiriidassa lain, hallintosäännön tai jul kis hal linnon hyvän tilintarkastustavan kanssa. Havaitsemistaan olennaisista epäkohdista tilintarkastajan on il moi tet ta va viipymättä kunnanhallitukselle annettavassa ti lin tar kas tus pöy tä kir jas sa. Tilintarkastuspöytäkirja annetaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle. Tarjouspyynnössä on määriteltävä tarkastuspäivien lukumäärä. Tar kas tuksen sisältöön ja laajuuteen vaikuttavat mm. kunnan konsernirakenne ja palvelutuotannon järjestämistavat. Keskeneräisten sote- ja maakuntauudistusten vuoksi on tar kas tus pal ve luiden tarvetta vaikea arvioida tulevina vuosina. Sotepalveluiden mah dol li nen siirtyminen kaupungin ja yksityisen palvelutuottajan yhteiselle yri tyk sel le vuoden 2017 aikana ei ole huomioitu arvioiduissa tar kas tus päi vis sä. Tarjouspyynnössä Kouvolan kaupungin lakisääteisen tilintarkastuksen tarkas tus päi vien määrä on 80 pv/v, eli 160 pv sopimuskausi, tässä on huomioi tu mm. liikelaitosten purkaminen. Tytäryhtiöiden tilintarkastuksen laajuudeksi on arvioitu 65 pv/v, 130pv/ sopi mus kau si - Kaakkois-Suomen Tieto Oy 3 pv / v - Kouvola Innovation -konserni 10 pv / v - Kouvolan Asunnot Oy 7 pv / v - Kouvolan Teatteri Oy 2 pv / v - KSS Energia -konserni 20 pv / v - Kouvolan Vesi Oy 13 pv/ v - muut pienet kiinteistö- ja asuntoyhtiöt 10 pv/v Lopullisten tarkastuspäivien määrä voi poiketa tarjouspyynnön arvioista, kos ka todellisten tarkastuspäivien lukumäärä perustuu tilintarkastajan te kemään riskienarviointiin ja sen edellyttämään tarkastustyön määrään. Tarkastuspäällikön ehdotus: Tarkastuslautakunta päättää kilpailuttaa tilintarkastuspalvelut Kouvolan kaupunkikonsernille
vuosille 2017-2018 sekä optioina vuosille 2019 ja 2020. hyväksyä ulkoisen tarkastuksen ja hankintatoimen kanssa yhteistyössä laatiman liitteen mukaisen tarjouspyynnön ja valtuuttaa käynnistämään kilpailutuksen. päättää julkaista tarkastuslautakunnan jäsenille kokouksessa jaettavan tilintarkastusta koskevan tarjouspyynnön HILMA ilmoituskanavassa. Tarkastustoimistolle annetaan oikeus tehdä teknisiä korjauksia tarjouspyyntöön sekä tehdä tarvittavat lisäykset siihen (esim. tarjouksen liitteet). Lisätietoja: tarkastuspäällikkö Sirkku Ahvo-Lehtinen, puh. 020 615 7916, sirkku.ahvo-lehtinen(a)kouvola.fi ja hankintapäällikkö Marja-Liisa Jyrkilä, puh. 020 615 7166, marja-liisa.jyrkila(a)kouvola.fi Tarkastuspäällikön muutettu päätösehdotus: Tarjouspyynnön valmistelua tilintarkastuspalveluiden hankinnasta kaupunkikonsernille vuosille 2017-2018 jatketaan. Tarkastuslautakunnan päätös: Tarkastuspäällikön muutettu päätösehdotus hyväksyttiin. Tala 68 Tarkastuspäällikön ehdotus: Tarkastuslautakunta päättää kilpailuttaa tilintarkastuspalvelut Kouvolan kaupunkikonsernille vuosille 2017-2018 sekä optioina vuosille 2019 ja 2020 hyväksyä ulkoisen tarkastuksen ja hankintatoimen kanssa yhteistyössä laatiman tarjouspyynnön ja valtuuttaa käynnistämään kilpailutuksen päättää julkaista tarkastuslautakunnan jäsenille kokouksessa jaettavan tilintarkastusta koskevan tarjouspyynnön HILMA ilmoituskanavassa. Tarkastustoimistolle annetaan oikeus tehdä teknisiä korjauksia tarjouspyyntöön sekä tehdä tarvittavat lisäykset siihen (esim. tarjouksen liitteet). Tarkastuslautakunnan päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin.
Tala 3 Jäsen Sari Melkko poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn aikana klo 17.44. Tarkastuslautakunta on yhdessä hankintatoimen kanssa kilpailuttanut kaupun gin ja kaupunkikonsernin tilintarkastuspalvelut. Tar kas tus lau ta kun ta antaa kuntalain mukaisesti ehdotuksen valittavasta ti lin tar kas tus yh tei sös tä kaupunginvaltuustolle. Kaupungin tytäryhteisöjen ti lin tar kas ta jak si on valittava sama tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poik kea mi seen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-tietokannassa 22.12.2016. Tar jous ten viimeinen jättöpäivä oli 10.1.2017. Määräaikaan mennessä tar jouk sen jättivät BDO Oy ja KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy. Tarjouspyyntö on oheismateriaalina. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista. Han kin ta muo to na käytettiin avointa menettelyä ja tarjouksen valintaperusteena on ko ko naista lou del li ses ti edullisin tarjous huomioiden hinta 60 % ja laatu 40 %. Kilpailutuksen tavoitteena oli saada laadukkaat, kustannustehokkaat ja vaikut ta vat tilintarkastuspalvelut. Laatua ja vaikuttavuutta arvioitiin tar joa jil ta pyydetyillä kirjallisilla palvelulupauksilla eli konkreettisilla ku vauk sil la toimintatavoista. Palvelulupaus koostuu kolmesta osa-alueesta ti lin tar kastus tii mi ja sen toimintatapa, tilintarkastusyhteisö ja ti lin tar kas tus pal ve lun vaikuttavuus. Tarkempi vertailu ilmenee oheismateriaalina ole vas ta tar jousten vertailulomakkeesta. Tehdyn vertailun mukaisesti BDO Oy sai kokonaispisteet 95,494 (hinta 55,494 pistettä ja laatu 40 pistettä) ja KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy sai kokonaispisteet 92,195 (hinta 60 pistettä ja laatu 32,195 pistettä), jo ten BDO Oy:n tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisempi. Yhteenvetona laatuarvioinnista voidaan todeta, että BDO Oy:n kor keampien laatupisteiden perusteena on konkreettinen ja yk si tyis koh tai nen ehdotus tarkastustiimin toimintatavasta, tar kas tus suun ni tel man laa din nas ta ja yhteistyöstä eri toimijoiden kanssa. Heidän pal ve lu lu pauk ses saan korostuu erityisesti vuorovaikutteisuus. KPMG:n pal ve lu lu paus oli yleisluonteisempi, josta puuttuu haettu konkreettisuus. Varsinainen laa tuver tai lu pe rus te lu on esitetty tarjousvertailussa. Tarjousten vertailua koskeva aineisto jaetaan kokousmateriaalin yh tey dessä ja tarjoukset ovat nähtävänä kokouksessa. Tarjousasiakirjoihin voi tutustua myös ulkoisen tarkastuksen tiloissa Kouvolan kau pun gin ta lol la, Torikatu 10, Kouvola. Lisätietoja: tarkastuspäällikkö Sirkku Ahvo-Lehtinen, puh. 020 615 7916, sirkku.ahvo-lehtinen(a)kouvola.fi ja hankintapäällikkö Marja-Liisa Jyr ki lä, puh. 020 615 7166, marja-liisa.jyrkila(a)kouvola.fi. Tarkastuspäällikön ehdotus:
Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi laaditun tarjousten ver tai lu tau lu kon sekä toteaa tilintarkastuksen kilpailuttamisen valmistelutyön suo ri tetuksi. Tarkastuslautakunta ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että valtuusto valitsee tarjousvertailusta ilmenevin perustein Kouvolan kau pun gin tilintarkastusyhteisöksi kokonaistaloudellisesti edul li simman BDO Oy:n tilikausille 2017-2018 ensisijaisesti kuntalain tar koitta maa lakisääteistä tilintarkastusta varten valtuusto delegoi päätöksen mahdollisesta myöhemmästä op tioi den käytöstä vuosina 2019 ja 2020 tässä tar jous pyyn tö asia kir jas sa mainituin ehdoin tarkastuslautakunnalle. Lisäksi tarkastuslautakunta ehdottaa, että kaupunginhallitus ohjeistaa kaupunkikonserniin kuuluvia ty tär yh tei söjä valitsemaan kuntalain 122 mukaisesti ti lin tar kas tus yh tei sök si BDO Oy:n tilikausille 2017-2018, koska ei ole olemassa tar kas tuksen järjestämiseen perustuvaa syytä olla valitsematta sa maa tilintarkastusyhteisöä kuin kaupungille ehdotettu. Tarkastuslautakunnan päätös: Tarkastuslautakunta päätti ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että valtuusto valitsee tarjousvertailusta ilmenevin perustein Kouvolan kau pun gin tilintarkastusyhteisöksi kokonaistaloudellisesti edul li simman BDO Oy:n tilikausille 2017-2018 ensisijaisesti kuntalain tar koitta maa lakisääteistä tilintarkastusta varten valtuusto delegoi päätöksen mahdollisesta myöhemmästä op tioi den käytöstä vuosina 2019 ja 2020 tässä tar jous pyyn tö asia kirjassa mainituin ehdoin tarkastuslautakunnalle. Lisäksi tarkastuslautakunta päätti ehdottaa, että kaupunginhallitus ohjeistaa kaupunkikonserniin kuuluvia tytäryhteisöjä valitsemaan kuntalain 122 mukaisesti tilintarkastusyhteisöksi BDO Oy:n tilikausille 2017-2018, koska ei ole olemassa tarkastuksen järjestämiseen perustuvaa syytä olla valitsematta samaa tilintarkastusyhteisöä kuin kaupungille ehdotettu. Kv 06.02.2017 5 Tarjouspyyntö liitteineen on oheismateriaalina. Tarjousten vertailutaulukko on liitteenä nro 3. Tarkastuslautakunnan ehdotus: - valtuusto valitsee tarjousvertailusta ilmenevin perustein Kouvolan kau pun gin tilintarkastusyhteisöksi kokonaistaloudellisesti edul li-
sim man BDO Oy:n tilikausille 2017-2018 ensisijaisesti kuntalain tar koit ta maa lakisääteistä tilintarkastusta varten - valtuusto delegoi päätöksen mahdollisesta myöhemmästä op tioiden käytöstä vuosina 2019 ja 2020 tässä tar jous pyyn tö asia kir jassa mainituin ehdoin tarkastuslautakunnalle. Asian käsittely: Esittelypuheenvuoron käytti tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Jari Suome la. Kaupunginvaltuuston päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.