SOTEMAKUjory 18.8.2017 Tilannekatsaus Johanna Sorvettula
Yhtenäiset linjaukset ja valmistelun lisäajan hyödyntäminen Strategia ja muutostuki Toimintajärjestelmän luominen Hyvän hallinnon kehittäminen Esimiestoiminnan laadun kehittäminen Henkilöstöselvitys ja kartoitus mukaan lukien järjestelmän käyttöönottoprojekti Tukipalvelujen järjestäminen maakunnassa Ulkopuolinen konsultaatio; suuruuden ekonomia Liiketoimintasuunnitelma Prosessien uudistaminen ICT Sopimus Due Diligence 14-18.8.2017 avustavan henkilöstön koulutukset Sopimuskannassa tallennettuna 431 sopimusta EPSHP:n sopimusten lisäksi
Keskusteltavia aiheita jatkovalmistelua varten 1. Esivalmistelun jatkuminen 1) Siirtyvät organisaatiot sitoutuvat valmistelussa tehtyihin päätöksiin ja sitoumuksiin. 2) Hallintosääntö, jonka siirtyvät organisaatiot päätöksenteossa hyväksyvät. 3) Puitesopimus, jonka siirtyvät organisaatiot päätöksenteossa hyväksyvät.
2. Linjausten tarkentaminen jatkossa Valmistelun aikana tarvittavat linjaukset SOTEMAKU-johtoryhmä esittää ja tarkentaa seuraavia linjauksia SOTEMAKU-ohjausryhmän päätettäväksi. Niiden toimintojen ja henkilöiden osalta, jotka siirtyvät osaksi uutta maakuntaa, sovitaan seuraavista toimintatavoista: Edistetään ja tuetaan uuteen maakuntaan siirtymistä koskevaa valmistelutyötä Viestitään muutoksesta aktiivisesti ja monipuolisesti Tuetaan henkilökuntaa muutoksessa Tuetaan Etelä-Pohjanmaan maakunnassa omistettua ja johdettua toimintaa Säilytetään laaja-alaisesti työpaikkoja omassa maakunnassa Pidättäydytään ylempien toimihenkilöiden vakinaisesta palkkaamisesta Pidättäydytään ulkoistusratkaisuista, jotka olisivat voimassa 1.1.2020 eteenpäin Pidättäydytään sellaisista ratkaisuista, jotka sitoisivat maakuntaa 31.12.2019 jälkeen Pidättäydytään uusista henkilökuntaeduista ennen uuteen maakuntaan siirtymistä Pidättäydytään uusista palkkausperusteiden ja järjestelmien luomisesta Pidättäydytään tekemästä paikallisia sopimuksia, joiden voimassaolo jatkuu 31.12.2019 jälkeen Pidättäydytään palkkaharmonisoinnista siirtymävaiheen aikana ennen 1.1.2020
3. Ulkopuolinen selvitys tukipalvelujen järjestämisestä Tukipalvelurakenteen asiantuntijaselvitys, 5 vaihtoehtoa 1. 1 uusi maakunnallinen tukipalveluyhtiö 2. 1-n maakunnallista tukipalveluyhtiötä 3. Tukipalveluyhtiö Seinäjoen Keskuspesula Oy:n pohjalta 4. Yhteistyö muiden maakunnallisten/julkisten toimijoiden kanssa 5. Tukipalvelut maakunnan omana toimintana
Miksi asiantuntijaselvitys kannattaa? Kohdennetaan maakunnan asianosaajat toiminnalliseen kehittämiseen Riippumaton tarkastelu Kokemuksen hyödyntäminen Tukea etenemisen jatkosuunnittelulle ja päätöksenteolle Eri tukipalvelujen alueilla, kuten ruokapavlelut ja TAHE, tehtävä lähiaikoina ratkaisuja, joille hyvä saada lisätukea Taloudellinen tehokkuus vaatii vertailutietoa omaa maakuntaa laajemmin Vastaavia selvityksiä tehty/tehdään monessa maakunnassa mm. Keski-Pohjanmaa ja Pirkanmaa
4. Järjestelmävalinnat ja sopimukset ICT-järjestelmät riskianalyysi 1/2 Väliaikaisella toimielimellä rajattu oikeus tehdä sopimuksia 1)Pakkokuntayhtymä Lain perusteella yleisseuraanto Riskitön vaihtoehto 2)Vapaaehtoiset kuntayhtymät Lain perusteella yleisseuraanto Sopimuksen päivittäminen Sopimuksen laajentaminen Onko kielletty sopimusmuutos? Jos on, niin toissijaisesti suorahankintaperuste 3)Kunta Sotetoiminta siirtyy maakunnalle siten vain suoraan sote-toimintaan liittyvät järjestelmät siirtyvät, ei esim. hallinnolliset järjestelmät (vastaa liiketoimintakauppaa) Ei yleisseuraanto Sopimuksen jakaminen on kielletty sopimusmuutos ja tosiasiallisesti uusi sopimus -> vastoin yleisiä sopimusperiaatteita ja rikkoo hankintalakia Mitään sellaisia kilpailutuksia ei tehdä, mitkä ei olisi jo tällä hetkellä kilpailutusprosessissa 4)Rajaus Rajaus valtion järjestelmiä ja niiden siirtoa tai niiden hyödyntämistä ei käsitellä.
ICT-järjestelmät riskianalyysi 2/2 Pääperiaatteet Lähtökohta I Kokonaistaloudellisesti edullisin; hinta, laatu, käytettävyys, käyttöikä jne Lähtökohta II Ensisijaisesti laajimman käyttäjän sopimus päivitetään tai laajennetaan maakunnan käyttöön Lähtökohta III saman järjestelmän tilanteessa joko järjestelmää laajimmin tai uusimmalla versiolla käyttävän organisaation sopimukset päivitetään maakunnan käyttöön Lähtökohta IV laillisuus tai pienimmän riskin periaate Siirto maakunnalle, yhteiskäyttö, tietyn toiminnan käyttö Lähtökohta V Kaikki järjestelmät tulevat ainakin alkuvaiheessa siirtymään maakunnalle (myös tukipalveluiden, liikelaitoksen ja ep sote oy:n järjestelmät) Riskianalyysissä arvioidaan ennen kaikkea sitä, onko sopimusmuutos olennainen ja sitä, onko kyseessä hankintalaissa erikseen määritelty kielletty hankintasopimuksen muuttaminen sopimuskauden aikana. Kokonaisarviossa vaikuttavina tekijöinä ovat esimerkiksi: muutoksen syyt (lainsäädäntömuutos), sopimuksen tekohetki (onko sote-muutosta voinut ennakoida); onko hankintayksikkö voinut ennakoida muutosta, sopimuksen luonne, onko alkuperäisessä sopimuksessa mahdollistettu sopimusmuutos, sopimuskauden pituus, muutoksen olennaisuus (esim. euromäärät), onko kyse yleisseuraannosta Riskiä voidaan pienentää, kun olemassa olevista vaihtoehdoista valitaan kokonaisarvioinnin perusteella pieniriskisin. Asiasta ei saada täysin riskitöntä hankintalain näkökulmasta. Edelleen asiassa voidaan huomioida riskin hinta. Oikeusprosessi kestää käytännössä noin kaksi vuotta. Kyse olisi tuomiossa mahdollisesta laittomasta suorahankinnasta, jolloin seuraamus oli lähtökohtaisesti sopimuksen tehottomuusseuraus. Tällöin hankinta kilpailutettaisiin uudelleen. Valittaja voi myös vaatia hyvitysmaksua. Tämä on riski, mutta asiassa tulee huomioida, että valittajan tulisi pystyä vakuuttamaan tuomioistuin siitä, että sillä olisi ollut todellinen mahdollisuus voittaa tarjouskilpailu virheettömässä menettelyssä. Nyt tarjouskilpailua ei järjestetä, jolloin tämän osoittaminen voi olla hankalaa. Häviäjän maksettavaksi tulevat oikeudenkäyntikulut eivät ole kokonaisuuden kannalta merkittäviä.
ICT-järjestelmät ja verkko Maakunnan toiminnan takaamiseksi valmistelussa on tullut esille 38 perustietojärjestelmän valitseminen siirtyvien organisaatioiden tällä hetkellä käytössä olevista tietojärjestelmistä. Näiden valittavien tietojärjestelmien käytettävyys edellyttää yhtenäisen verkon rakentamista kahden kesäkauden aikana vuosina 2017 ja 2018. Siirtyvien organisaatioiden sopimukset siirtyvät yleisseuraantona Etelä-Pohjanmaan maakuntaan eikä maakunnan edellytetä kilpailuttavan käyttöönsä tulevia tietojärjestelmiä. Ennen 2019 järjestettäviin hankintamenettelyihin ei ole minkään tietojärjestelmän osalta mahdollisuutta, lukuun ottamatta jo hankinta-prosessissa olevia järjestelmiä kuten asianhallintajärjestelmä ja UNA-asiakas- ja potilastietojärjestelmä. Perusjärjestelmiin liittyy noin 200 liittymärajapintaa. Noin 500 muuta järjestelmää voidaan valita myöhemmin. Strategisten päätyöryhmien valmistelutilanne ja ict:n rajalliset resurssit edellyttävät perusjärjestelmien valitsemista toukokuun loppuun 2017 mennessä. Verkon rakentaminen edellyttää toimia jo huhtikuun 2017 lopulla. Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiriin kuntayhtymän alue-verkon rakentamista koskeva sopimus takaa kustannustehokkaan toteutustavan. Tietojärjestelmien ja verkon käyttöönotto ja koulutus vaativat resursseja ja aikaa. Verkon rakentamisen aloittaminen vaatii maakuntavalmistelulta nopeaa toimipistekartoittamista siten, että verkon laajentaminen aloitetaan ns. varmoista toimipisteistä.
SOTEMAKU-johtoryhmä päätti kokouksessaan 17.3.2017 mm.: Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymää pyydetään aloittamaan verkon laajentaminen tulevan maakunnan käyttöön osana maakuntavalmistelua ja valtuutetaan strategiset tukipalvelut päätyöryhmä kuultuaan alaisiaan työryhmiä tekemään noin 38 päätietojärjestelmien valinta. Valintapäätös tuodaan tiedoksi SOTEMAKU-johtoryhmälle
Strategiset tukipalvelut päätyöryhmä Järjestelmävalinnat kokouksissa10.4, 18.5. ja 15.6 Esitykset kustakin työryhmästä, ICT päätyöryhmän ja EPSHP laajalla hyväksynnällä Periaatteella, että työryhmän kanta on ensisijainen ja ICT työryhmän hyväksyntä valinnalle on saatu Henkilöstöhallinnon järjestelmän valintaesityksen teki kokoukselle vastuuvalmistelija Ari Pätsi
Strategiset tukipalvelut päätyöryhmä 15.6.2017 Ehdotus: Tietohallintotyöryhmä, EPSHP:n tietohallinto ja henkilöstöhallinto esittävät, että laajennetaan Kaksineuvoisen SOEMAKU valmistelua ja tulevaa maakuntaa varten tehtyä sopimusta. Perusteluna on kokonaistaloudellisesti edullisin järjestelmä. Ehdotus on sopimussoikeudellisesti riskittömin vaihtoehto. Maakunnan kokonaisuuden kannalta järkevin vaihtoehto näillä tiedoilla on Aditron Personec+ESS. Minkään vaihtoehdon kohdalla ei silti vältytä suurelta työmäärältä ja tiukalta aikataululta. Suunnittelu, aikataulutus, päätökset ja tiedot ajoissa, tietovastaavuuksien vertailut, liittymien toteutus, testaukset, koulutukset ym. ym. pitäisi aloittaa heti. Pelkkä konvertointi ei vielä mahdollista palkanmaksun aloittamista. Valittavassa järjestelmässä on standardiliittymät, mitkä mahdollistavat liittymien muodostamisen EPSHP:n palveluväylään ja valittuihin järjestelmiin. Käydään keskustelu ja hyväksytään päätösesitys. Päätös: Laajan keskustelun jälkeen ehdotus hyväksyttiin.
Maakuntauudistus/ICTjärjestelmien kilpailutukset lainsäädännön viivästymisen aika-arvion perusteella
Nykyiset järjestelmät Maakuntaan siirtyvien organisaatioissa on järjestelmiä/installaatioita yli 700. Tämän kokonaisuuden kilpailutus on aika- ja henkilöresurssien puitteissa mahdotonta vuoden 2020 alkuun mennessä. Huomattava osa näistä järjestelmistä kelpaa nykyisessä muodossa maakunnalliseen toimintaan, mutta toiminta edellyttää järjestelmäkohtaista konsolidointia. Järjestelmien konsolidointi edellyttää järjestelmien käytön laajentamista ja supistamista sekä mahdollista poistumista. Tämä edellyttää sopimusten läpikäyntiä, sopimusneuvotteluja ja niiden uudistamista.
Maakunnan toimintaa tukevia uusia/uusittavia järjestelmiä Maakunnan suunnittelussa tuotettujen tiettyjen uusien toimintaprosessien mahdollistamiseksi sekä tietojärjestelmäkokonaisuuksien tehostamiseksi on syytä kilpailuttaa niitä tukevat tietyt järjestelmät Taloushallinto Sähköinen asianhallinta UNA- asiakkuudenhallinnan, toiminnan- ja tuotannonohjauksen ydin UNA-asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuus Ostopalvelujärjestelmä riippuen maakuntalainsäädännön tulevista vaatimuksista Tietojohtamisen vaatimat järjestelmät riippuen maakuntalainsäädännön tulevista vaatimuksista
5. Sopimusten riskikartoitus SopimusDD Riskikartoitus, riskienhallinta Maakunnan vastuut ja velvoitteet Reklamaatio ja riidat Mallipohjien rakentaminen Neuvottelumenettely Irtisanominen Jakaminen; kunnat ja vapaaehtoiset kyt Erityinen irtisanomisperuste