Turvallisuusriskien hallinta ja suunnittelu Yhtymähallitus
Sisällysluettelo 1 Riskien hallintapolitiikka...3 2 Johdanto......3 3 Riskienhallintatyö... 3 4 Määritelmät.. 3 5 Toimintatavat riskien tunnistamiseksi ja hallitsemiseksi 4 5.1 Organisointi.4 5.1.1 Riskienhallintatyöryhmä... 4 5.1.2 Asiantuntijatyöryhmät.. 4 5.1.3 Strategiset riskit 4 5.1.4 Operatiiviset riskit 5 5.1.4.1 Työoloihin liittyvät riskit...5 5.1.4.2 Toimitilaturvallisuusriskit.5 5.1.4.3 Potila/asiakasturvallisuuteen liittyvät riskit... 5 5.1.4.4 Tietoturvallisuusriskit 5 5.2 Riskien jatkuva seuranta...5 5.3 Raportointi.....6. 5.4 Koulutus....6 5.5 Tiedottaminen..6 5.6 Viranomaisyhteistyö 6 6 Riskien hallinnan vastuut 7 6.1 Strateginen johto..7 6.2 Operatiivinen johto..7 6.3 Henkilö-/kiinteistöturvallisuus......8 Liitteet.9 2
1. Riskien hallintapolitiikka Turvallisuusriskien hallintapolitiikan avulla vaikutetaan omalta osaltaan siihen, että Ylä- Savon SOTE kuntayhtymän strategiassa määritelty visio, toiminta-ajatus, arvot ja palvelut toteutetaan laadukkaasti ja turvallisesti. 2. Johdanto Turvallisuuspolitiikka määrittelee yleisellä tasolla pitkäjänteisen turvallisuussuunnittelun tavoitteet, vastuut ja riskienhallintamallin. Turvallisuuspolitiikka käsittää henkilö- toimitila- ja toimintaturvallisuuden. Kuntayhtymässä on jo olemassa olevat potilasturvallisuutta ja tietoturvallisuutta ohjaavat toimintatavat liitetään osana tähän riskienhallintamalliin. Toimintamalli on kaikkia vastuualueita sitova toimintatapa turvallisuusriskien kartoittamiseksi ja hallitsemiseksi. Tietoturvallisuuden kantajärjestelmiin kuuluvat vaatimukset auditoidaan toiminnallisuuden osalta. 3. Riskienhallintatyö Turvallisuustyö on jatkuvaa toimintaa päivittäisessä työssä. Jokaisen kuntayhtymän henkilökuntaan kuuluvan velvollisuus on noudattaa turvallisuudesta annettuja määräyksiä ja raportoida esimiehelleen ja/tai turvallisuusvastaavalle havaitsemistaan ongelmista ja turvallisuuspoikkeamista. Turvallisuustyön perimmäisenä tavoitteena on turvata asiakkaiden laadukas hoito kaikissa tilanteissa. Riskienhallintatyötä tehdään riskien hallintatyökaluna toimivalla 4 ks ATK-ohjelmalla. 4. Määritelmät Strategiset riskit eli liiketoimintariskit voivat syntyä sisäisestä paineesta, väärien toimintastrategioiden valinnasta, puutteellisesta johtamisesta, kilpailusta tai hitaasta 3
reagoinnista toimintaympäristöön tapahtuviin muutoksiin. Strateginen riski voi uhata toiminnan jatkumisen edellytyksiä. Näitä ovat mm. johtaminen, talous, toiminnan haavoittuvuus, viestintäpolitiikka, rekrytointi, muutoksen hallinta, ikääntyvä henkilöstö ja resurssit. Operatiiviset riskien hallinta käsittää yksiköissä tapahtuvan turvallisuusjohtamisen ja turvallisuustoiminnan. Operatiivisella riskillä tarkoitetaan turvallisuusriskiä, joka voi aiheutua puutteellisesti toimivista prosesseista, henkilöistä, järjestelmistä tai ulkoisista tapahtumista. Toimintariskeillä tarkoitetaan mm. toimintatapoihin, projekteihin, sopimuksiin liittyviä riskejä. Henkilöriskeillä tarkoitetaan henkilöstöön tai asiakkaisiin kohdistuvia uhkia tai kuormitustekijöitä. Toimitilariskit ovat pelastussuunnitteluun liittyviä riskejä, jotka aiheutuvat toimitilaan kohdistuvista erityistilanteista. 5. Toimintatavat riskien tunnistamiseksi ja hallitsemiseksi 5. 1 Organisointi 5.1.1 Riskienhallintatyöryhmä Organisaatioon perustetaan riskien hallintatyöryhmä, joka vastaa strategisten ja operatiivisten riskien seurannasta ja valmistelee riskien hallinnan strategisia linjauksia asiantuntijatyöryhmien luomien tilannekuvien perusteella. Ryhmän kokoonpano: Johtoryhmä, asiantuntijatyöryhmien edustajat, työsuojelupäällikkö, henkilökunnan edustajat. 5.1.2 Asiantuntijatyöryhmät Asiantuntijatyöryhmiä ovat: potilas- ja asiakasturvallisuus työryhmä, tietoturvatyöryhmä ja henkilöturvallisuustyöryhmä. Työryhmät valmistelevat riskien arviointiin perustuvia esityksiä riskien hallintatyöryhmälle muodostamansa tilannekuvan perusteella. Työryhmät koostuvat alansa asiantuntijoista sekä tehtäväaluepäälliköistä. Työryhmien kokoonpano on määritelty alakohtaisissa suunnitelmissa 5.1.3 Strategiset riskit Johtoryhmä tarkastelee toimintaan liittyviä strategisia riskejä laaditun riskikartan avulla. Johtoryhmä suorittaa riskien arviointia ja hallintaa erikseen laaditun aikataulun mukaisesti. 4
5.1.4 Operatiiviset riskit 5.1.4.1 Työoloihin liittyvät riskit Työoloihin liittyviä riskejä arvioidaan 4ks- riskienarviointityökalulla. Työyksiköt arvioivat esimiesten johdolla työolosuhteisiin liittyviä riskit vuosittain. Arvioinneista kertyneistä tiedoista muodostuvat raportit antavat tietoja löytyneistä kehittämiskohteista ja työolojen kehittymissuunnasta. Raportit toimivat työsuojelun toimintaohjelmassa mainittuina työolojen kehittämissuunnitelmina, jotka viedään tehtäväalue- ja vastuualuejohtoryhmän käsiteltäväksi työsuojelun vuosikellon mukaisesti siten, että suunnitelmat tulevat huomioiduksi talousarviosuunnittelussa (liite 1). 5.1.4.2 Toimitilaturvallisuusriskit Toimitiloihin liittyviä riskejä haetaan kahdessa vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa tehtäväalueet tunnistavat IMS-toimintaprosesseihin sisältyviä riskejä. Toisessa vaiheessa henkilöturvallisuustyöryhmä käy havaitut riskit läpi toimitilakohtaisesti ja määrittää toimitilakohtaiset riskitasot yhdessä tehtäväaluejohtoryhmä kanssa. Riskien arvioinnissa hyödynnetään kerättyjä poikkeamatietoja. 5.1.4.3 Potilas- ja asiakasturvallisuuteen liittyvät riskit Potilasturvallisuusriskejä hallitaan potilasturvallisuussuunnitelman määrittelemällä tavalla. Tavoitteena on, että potilasturvallisuusriskejä päästään arvioimaan samalla työkalulla kuin turvallisuusjohtamisen ja työturvallisuusriskejä (4-ks). Riskien arvioinnissa hyödynnetään HaiPro tietokannasta kerättyjä poikkeamatapahtumia (liite 1). 5.1.4.4 Tietoturvallisuusriskit Tietoturvallisuusriskejä hallitaan tietoturvapolitiikan määrittelemällä tavalla ja 4ksriskienarviointityökalun avulla. (Liite 2,3,4 ja 5) 5.2 Riskien jatkuva seuranta Turvallisuudessa tapahtuvia poikkeamia seurataan poikkeamailmoitusten ja läheltä piti tilanteista tehtävien ilmoitusten avulla. Potilasturvallisuus poikkeamailmoitusten tekemiseen käytetään HaiPro vaaratapahtuma järjestelmää sekä manuaalista poikkeamailmoituslomaketta. Poikkeamailmoitukset käsitellään linjaorganisaatiossa kartoitusprosessin mukaisesti (liite 2. Riskienhallintatyöryhmä käsittelee vuosittain asiantuntijatyöryhmien esitykset ja tekee tarvittavat kehittämisesitykset johtoryhmälle. Henkilökunta merkitsee työturvallisuuteen liittyvät poikkeamat HaiPro: n työsuojeluilmoitukseen ja potilasturvallisuuteen liittyvät poikkeamat HaiPro:n potilasturvallisuusilmoitukseen. Paloturvallisuusilmoitukset, ilmoitukset ryöstöistä ja vahingonteoista tehdään erilliselle lomakkeelle (liite 6) tai Haipro -järjestelmään. Lähiesimiehet käsittelevät kaikki poikkeamailmoitukset ennen kuin lähettävät ne joko sähköisesti tai lomakkeella henkilöturvallisuustyöryhmälle. 5
5.3 Raportointi Työyksiköt toimittavat työoloihin ja tietoturvallisuuteen liittyvät riskienarviointiraportit tehtäväalue- ja vastuualuejohtoryhmälle sekä työsuojeluvaltuutetuille ja työterveyshuoltoon. Asiantuntijatyöryhmät käsittelevät merkittävät poikkeamailmoitukset ja tekevät yhteenvetoselvityksen ja toimenpide-ehdotuksen riskienhallintatyöryhmälle, joka valmistelee toimenpide-esitykset. Henkilöstöturvallisuuteen liittyvät poikkeamat käsitellään myös henkilöturvallisuustyöryhmässä. 5.4 Koulutus Työyksiköt käsittelevät työsuojeluun ja turvallisuuteen liittyvät koulutustarpeet riskienarvioinnin yhteydessä ja liittävät tarvittavat koulutukset koulutussuunnitelmiinsa. Turvallisuuteen liittyvät koulutukset koordinoidaan keskitetysti. Kiinteistön turvallisuusvastaavat vastaavat alkusammutusharjoitusten järjestämisestä. Esimiehet pitävät kirjaa kouluttautuneista ja huolehtivat siitä, että jokainen uusii koulutukset 3 4 vuoden välein. Esimiehet vastaavat ensiapukoulutusten järjestämisestä työterveyshuollon avustuksella. Työyksiköt huolehtivat siitä, että henkilökunta tekee vuosittain Navisec tietosuoja ja -turva koulutuksen. Esimiehet pitävät kirjaa koulutukseen osallistuneista. Jokainen potilastyötä tekevä henkilöstö tekee potilasturvallisuutta taidolla verkkokoulutuksen vuoden 2013 loppuun mennessä. Muille henkilöstöryhmille koulutus on vapaaehtoinen. 5.5 Tiedottaminen Kiinteistöjen käyttövastaavat ja turvallisuusvastaavat huolehtivat henkilökunnalle annettavasta tiedotuksesta turvallisuuteen ja sisäilmaongelmiin liittyvissä asioissa (ks.sisäilmaohje). Linjaorganisaatio vastaa muusta, esimerkiksi potilas/asiakasturvallisuuteen liittyvistä asioista. 5.6 Viranomaisyhteistyö Työsuojelupäällikkö koordinoi työsuojeluun ja toimitilaturvallisuuteen liittyvää viranomaisyhteistyötä. Linjaorganisaatio vastaa toiminnan lainmukaisuudesta. Tilapalvelupäällikkö neuvottelee Kuntayhtymän puolesta vuokrakiinteistöihin tehtävistä investoinneista. Viranomaisia ovat: Tilintarkastajat (tarkastuslautakunta), pelastusviranomaiset, työsuojeluviranomaiset, poliisiviranomaiset, terveydensuojeluviranomaiset, rakennusvalvonta, onko THL, AVI, KELA, ELY-keskus, Valvira. 6
6 Riskien hallinnan vastuut 6. 1 Strateginen johto Yhtymähallitus Asettaa toiminnalliset tavoitteet päättää riskienhallintapolitiikasta Turvaa talouden ja antaa henkilöstövoimavarat tekee päätöksen käytettävästä toimintamallista Johtoryhmä vastaa riskienhallinnan yleisestä kehittämisestä vastaa riskienhallinpolitiikan täytäntöönpanosta vastaa strategisten riskien määrittämisestä päättää varautumistoimenpiteistä vastaa sisäisestä ja ulkoisesta tiedottamisesta sitoutuu, velvoittaa, valvoo ja ohjaa vastaa riskienhallinta-asioiden valmistelusta yhtymähallitukselle 6.2 Operatiivinen johto Vastuualueen johtajat vastaavat riskienhallinnasta omalla vastuualueellaan seuraavat operatiivistenriskien selvittämisen ja arvioinnin toteutumista vastaavat varautumissuunnitelmien laatimisesta päättävät esille tulleiden epäkohtien korjauksista valtuuksiensa mukaisesti tekevät esityksiä korjaustoimenpiteistä yhtymähallitukselle Tehtäväalueiden päälliköt vastaavat operatiivisten riskien arvioinnin toteuttamisesta seuraavat riskien arvioinnin toteuttamista työyksiköissä tekevät esityksiä riskienhallintatyöryhmälle riskeihin varautumiseksi rajaavat arvioitavat kohteet valitsee vastuuhenkilöt ja mahdollistaa koulutuksen Esimiehet järjestävät riskien arvioinnin työpaikalla valvovat työpaikan turvallisuutta vastaavat työhön opastamisesta ja perehdyttämisestä vastaavat poikkeamatilanteiden tiedottamisesta työsuojelupäällikölle ja/tai ltehtäväaluepäälliköille 7
Henkilöstö Ilmoittaa esimiehelleen ja/tai turvallisuusvalvojalle havaitsemansa vaaratekijän, vian tai muun turvallisuuteen liittyvän seikan (poikkeamisilmoitus) Noudattaa yleensäkin kaikkia annettuja työturvallisuuteen liittyviä määräyksiä 6.3 Henkilö-/kiinteistöturvallisuus Henkilöturvallisuustyöryhmä Koostuu kiinteistöjen turvallisuusvastaavista Käsittelee turvallisuuspoikkeamaraportit Tekee esityksiä varautumisesta johtoryhmälle Työsuojelupäällikkö/turvallisuuspäällikkö On apuna riskienarvioinnin arviointijärjestelmän teossa ja turvallisuusolosuhteiden seurannassa Toimii yhdyshenkilönä työsuojelu- ja pelastusviranomaisiin päin Koordinoi toimitiloihin ja työsuojeluun liittyvien riskien koulutuksen järjestämistä Koordinoi pelastussuunnitelmien päivitystä Turvallisuusvastaavat/kiinteistön käyttövastaavat Ovat erikseen nimettyjä kiinteistön vastuuhenkilöitä (liite 7) Koordinoivat ja valmistelevat oman laitoksensa toimitiloihin liittyvien riskien arviointia ja hallintaa yhteistyössä turvallisuusvalvojien kanssa Huolehtivat turvallisuusvalvojien perehdyttämisestä Toimivat turvallisuusvalvojien yhteyshenkilönä Päivittävät oman kiinteistönsä pelastussuunnitelmaa riskien hallinnan avulla yhdessä työsuojelupäällikön kanssa Turvallisuusvalvojat Huolehtivat oman vastuualueensa henkilöstön perehdyttämisestä Tekevät toimitilaturvallisuuteen liittyviä esityksiä esimiehelleen ja turvallisuusvastaavalle Tilapalvelun edustaja Toimii yhteyshenkilönä kiinteistön omistajaan päin kiinteistön hoitoon liittyvissä asioissa Tukipalvelupäällikkö Hoitaa rahoitusta vaativia toimenpiteitä kuntayhtymän puolesta kiinteistön omistajan suuntaan. Toimii vuokralaisen edustajana 30.4.2013 Tiina Valta työsuojelupäällikkö 8
Liitteet: 1. Riskien arvioinnin vuosikello 2. Riskienhallinnan prosessikaavio 3. Lomake : operatiivisten riskien kartoitus 4. Lomake: Strategisten riskien kartoitus 5. Riskimatriisi: Riskitasojen määritysohje 6. Poikkeamailmoituslomake (tulipalo, murto, tms) 7. Kiinteistöjen turvallisuusvastaavat vuonna 2013 Lähteet: Riskien hallinta ja turvallisuussuunnittelu: Opas sosiaali- ja terveydenhuollon johdolle ja turvallisuusasiantuntijoille: STM 2011:15 Potilasturvallisuussuunnitelma, Ylä- Savo SOTE kuntayhtymä Työsuojelun toimintaohjelma. Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä: YHall 23.2.2010 Tietoturvasuunnitelma 9
Liite 1. RISKIEN ARVIOINNIN VUOSOKELLO Kuukausi Tehtävä ja sen aikataulutavoite Työkaluja ja malleja Tammikuu Riskitietojen keruu asiantuntijatyöryhmille. Puheenjohtaja kokoaa raportin riskienhallintatyöryhmälle Haipro raportit Muut poikkeamatiedot 4 ks- raportit Helmikuu Asiantuntijatyöryhmän tulosraportit yt-ryhmän käsittelyyn ennen riskien hallintatyöryhmän käsittelyä. Maaliskuu Huhtikuu Johtopäätösten tulkinta vastuualue- ja tulosyksikkötasolla Työyksiköt sekä vastuualuejohtajat esimiesten keskuudessa: Turvallisuusriskien ja työpaikan muiden haitta- ja vaaratekijöiden arviointi (esimies + henkilökunta) ja (vastuualuejohtaja + linjaorganisaation esimiehet), -> Toiminnan kehittämissuunnitelma (4 ks raportti) Työyksikön esimies toimittaa tiedon raportin valmistumisesta tehtäväalueen päällikölle sekä tsvaltuutetulle. Raporttia hyödynnetään tth:n työpaikkaselvityksessä - Työyksikkö toimittaa raportin työterveyshuoltoon ennen tth:n työpaikkaselvitystä. Huomioi: 1. Perehdyttämis- ja koulutustarpeiden arviointi ( myös esimiehet) -> koulutussuunnitelmat kustannuksineen -> tieto hallintoon hallinnon järjestämistä koulutustarpeista 2 Ikäjohtamisen näkökulma työsuunnitteluun ja henkilöstömitoitukseen Sähköinen riskienarviointi ohjelma Toukokuu Kesäkuu Tehtäväaluejohtoryhmä 1) Tulosyksikkökohtaisten raporttien yhteinen arviointi ja toiminnan suunnittelu 2) Työsuojelun Haiprotietojen käsittely ja toimintasuunnitelmien laadinta 3) Voimassa olevien turvallisuusmääräysten ja ohjeiden noudattamisen ja päivitystarpeiden selvittämien ja arviointi 4) Vajaatyökykyisten ja kuormittuneisuuden varhaisen puuttumisen käytäntöjen noudattamisen arviointi Ts- valtuutetut mukaan Toimitilariskien käsittely henkilöturvallisuustyöryhmässä 10
Heinäkuu Elokuu Henkilöstövaikutusten arvioinnin ensimmäinen versio Henkilöstökyselyn tulosten tarkastelu Syyskuu Vastuualuejohtoryhmä Kehittämissuunnitelmien yhteinen käsittely ja kehittämistarpeiden investointiohjelmat. Työsuojeluvaltuutetut ja tarvittaessa ts-päällikkö mukaan. Yhteistyöryhmä -yhteistyöryhmän toiminnan kehittämistarpeiden ja laadun arviointi -ts-valtuutettujen koulutustarpeiden arviointi Lokakuu Marraskuu Joulukuu Yhteistyöryhmä Talous- ja toimintasuunnitelman käsittely Toimintasuunnitelman päivitys hallituksessa. 11