KY TOMMI: toimintajärjestelmä energia-alalle Energiapäivät, Tampere (4.-5.2.2011)
Toimintajärjestelmän rakenne Laatu-, työterveys- ja turvallisuus sekä ympäristöjohtaminen = johtamisjärjestelmä Yritysesittely Toimintapolitiikka Arvot Kuvaus toimintajärjestelmästä 1. TOIMINTAKÄSIKIRJA Kuka tekee? Mitä tehdään? Milloin tehdään? Miksi tehdään? Prosessikuvaukset Miten tehdään? Missä tehdään? Työohjeistus 2. Laatu- ja ympäristötiedostot: työmaadokumentit, laadunmittaus, asiakas- ja poikkeamapalautteet jne. 3. Viitetiedot: lait, asetukset, määräykset ja ohjeet
Jos kiinnostuit sähköisestä toimintakäsikirjasta, ota yhteyttä! Kiitoksia mielenkiinnostanne! Ville Järvinen p. 040 9009424 ville.jarvinen@koneyrittajat.fi 4
Taustalla on laatujärjestelmä
.. joka laajeni toimintajärjestelmäksi KY-TOMMI järjestelmä sisältää: Laatujärjestelmän (ISO 9001) Osia ympäristöjärjestelmästä (ISO 14001) Osia työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmästä (OHSAS 18001) Sähköinen järjestelmä sisältää myös yritystoimintaa tukevia linkkejä, ohjeita ja dokumentteja
Toimintajärjestelmä Keino yritykselle: määritellä järjestelmällisesti laatu-, ympäristö- ja työterveys- sekä työturvallisuuteen liittyvät tekijät asettaa tavoitteita niiden suhteen ohjata toimintaa tavoitteiden mukaisiksi todentaa asiakkaille yrityksen kyky hallita em. asiat Työkalu käytännön työn ohjaamiseen
Sähköinen toimintakäsikirja
KY-TOMMI sisältää Toimintakäsikirjan (vrt. laatukäsikirja) Toimintajärjestelmän tiedostoista (laatu- ja ympäristötiedostot) Viitetiedoista
Toimintakäsikirjojen vertailua Perinteinen, paperinen toimintakäsikirja: pituus noin 20 30 sivua + liitteet standardien sisällön mukaan etenevä malliliitteet, -viitetiedot kansioittain laatu- ja ympäristötiedostoja Sähköinen toimintakäsikirja: sama sisältö standardien kanssa, esitetään aihealueittain enemmän ajantasaisia malliliitteitä ja viitetietoja laatu- ja ympäristötiedostot sähköisinä
Perinteisen, paperisen toimintakäsikirjan ominaisuuksia + Kirjamainen, selailtava ja looginen rakenne + Tutunoloinen ja yleensä toimiva käytännössä - Vaatii ylläpidossa aktiivisuutta käyttäjältä - Päivittäminen voi käydä ajan mittaan hankalaksi - Vie tilaa kansiomuodossa (dokumentit, viitetiedot)
Sähköisen toimintakäsikirjan ominaisuuksia + Rakenne muodostuu asiakokonaisuuksista + Käyttö on yksinkertaista ja selainpohjaisuuden vuoksi ajasta ja paikasta riippumatonta (myös mobiilikäyttö) + Saadaan yksinkertaisesti asiakkaiden ja ali- tai osaurakoitsijoiden käyttöön + Koulutus- ja muiden rekistereiden sekä palautteiden helppo ylläpito + Asiakkaiden vaatimien muutosten teko sekä toimintakäsikirjan päivittäminen on yksinkertaista - Vaatii aktiivisuutta käyttäjiltä sekä tietokoneen käyttötaidon
Hintalaskelma Ensimmäinen vuosi (vain yksi toimiala) = 12 * 31,90 ~ 383 + (alv.) = perustamismaksu + kuukausimaksut Toinen vuosi = 12 * 31,90 ~ 383 + (alv.) jne. = kuukausimaksut
Entä ne muut kulut? Alihankkija tuottaa ylimääräiset palvelut Tietokannan koon suurentaminen = 15 / Gt Yrityksen oma logo ohjelmaan = 190 Muut graafiset muokkaukset = 120 / tunti Tietokannan palautus = 210 / kerta
Mitä hinnalla saa? Helposti hallittavan ja nopeasti auditointiin soveltuvan, ajantasaisen toimintajärjestelmän mallin Ajantasaista ja yrittäjälle merkityksellistä lisäaineistoa toimintajärjestelmän sisällä Neuvontaa käytössä sekä tiedon toimintajärjestelmän sisältöpäivityksistä Sähköisen toimintakäsikirja ohjelmiston, tietokantoineen ja ohjelmapäivitykset Tietojen varmuuskopioinnin ja järjestelmän ylläpidon palvelimella
Mihin yritykset voivat käyttää KY-Tommi toimintajärjestelmää? Yritys A (metsä): säilyttää konekohtaisia laatutiedostoja järjestelmässä ja edellyttää niiden seuraamista Yritys B (maarakennus): tulee käyttämään urakkakohtaisia osioita, joihin kerätään mm. urakan toiminta- ja laatusuunnitelmat sekä katselmusten pöytäkirjat Kumpikin yritys käyttää järjestelmää asiakkaiden vakuuttamiseen toiminnan laadukkuudesta
Sisäänkirjautuminen: KY-Tommi
Sähköisen toimintakäsikirjan etusivu
Metsätyöt-osion etusivu
Maarakennus-osion etusivu
Metsäenergia-osion yksittäinen sivu
Sivun muokkaus
Sivun muokkaus
Sivun muokkaus
Koulutusrekisterin täyttäminen esimerkki 1/4
Koulutusrekisterin täyttäminen esimerkki 2/4
Koulutusrekisterin täyttäminen esimerkki 3/4 (keskeneräinen lomake)
Valmis koulutusrekisterilomake
Yrityksen sisäinen poikkeamapalaute
Raportti koulutusrekisteristä 1/3
Raportti koulutusrekisteristä 2/3
Raportti koulutusrekisteristä 3/3 valmis raportti
Käyttäjäryhmät, käyttäjäoikeudet - asiakkaat