Kirjanpito ja seurantakohteet

Kirjanpito ja seurantakohteet Kieku Simulaatiotyöpaja päivitetty 22.9.2014

Koulutusmateriaalin versiohistoria Versio Päiväys Tekijä Muutoshistoria 1.0 10.3.2014 Tuula Tahvanainen 22.9.2014 Outi Vänttinen Satu Kirilo Tarkistettu ja päivitetty tarvittavilta osin 2

Käsiteltävät asiat Liikekirjanpidon prosessit ja työroolit Simulaatiotapaukset Talousarviokirjanpidon prosessi ja työroolit Simulaatiotapaukset Seurantakohteiden prosessi ja työroolit Simulaatiotapaukset 3

Valtion taloushallinnon prosessit Kieku-prosessit Hankinnasta maksuun Tilauksesta perintään Kirjauksesta tilinpäätökseen Ulkoisen laskennan perustietojen ylläpito Pääkirjanpito Kauden vaihde Suunnitelmista tuloksiin Sisäisen laskennan seurantakohteiden ylläpito 4

Kirjanpidon ja seurantakohteiden ylläpidon Kieku-prosessit Ulkoisen laskennan perustietojen ylläpito Liikekirjanpidon tilikartan ylläpito Talousarviokirjanpidon perustietojen ylläpito Pääkirjanpito Saapuvien kirjanpitoaineistojen käsittely Muistiotositteiden käsittely Kauden vaihde Kuukauden vaihde Varainhoitovuoden vaihde Sisäisen laskennan seurantakohteiden ylläpito Seurantakohteiden ylläpito 5

Liikekirjanpidon prosessit Liikekirjanpidon tilikartan ylläpito Saapuneiden kirjanpitoaineistojen käsittely Muistiotositteiden käsittely Kuukaudenvaihde Varainhoitovuodenvaihde 6

Liikekirjanpidon tilikartan ylläpito TYÖROOLIT Konsernitilikartan asiantuntija (VK) valmistelee määräykset ja tekee päätökset valtiokonsernin yhteisestä tilikartasta ohjeistaa ja valvoo Seurantakohdevastaava (V) liikekirjanpidon tilien sisällöllinen asiantuntemus ohjeistaa liikekirjanpidon tilien käyttöä virastossa vastaa kpy:n tilikartan ja oikeellisuustarkistusten tilijoukkojen ajantasaisuudesta Pääkirjanpito vastaa tilikarttojen ajantasaisuudesta järjestelmässä ylläpitää tilikartat (KONS, TILI, kirjanpitoyksikön tilikartta) ylläpitää yhteisten validointisääntöjen ja kpy:n ilmoittamien yrityskohtaisten validointisääntöjen tilijoukkomuutokset 7

Liikekirjanpidon tilikartan ylläpito Kaikille yhteinen tilikartta KONS, konsernitason tilikartta (koodi 5 merkkiä). Keskuskirjanpidon raportointitaso TILI, liikekirjanpidon tilikartta (koodi 8 merkkiä). Jokainen tilikartan tili on kytketty konsernitason tilikartan tiliin. Kirjanpitoyksikön liikekirjanpidon tilikartta Sisältää liikekirjanpidon tilikartasta kirjanpitoyksikön tarvitsemat tilit. 8

Liikekirjanpidon tilikartan ylläpito jatkuu VK antaa tilimääräykset uusista konsernitason LKP-tileistä ja päätökset uusista Kiekun Tili-tilikartan 8-merkkisistä tileistä. Palvelukeskus ylläpitää molempien tilikarttojen LKP-tilit, kustannuslajit 8-merkkisille LKP-tileille sekä tuotto- ja kululaskelman ja taseen kaavojen mukaiset hierarkiat. Kirjanpitoyksikkö valitsee käyttöönottoprojektin aikana tarvitsemansa 8-merkkiset LKP-tilit, pyytää tuotantokäyttöön siirtymisen jälkeen palvelupyynnöllä tarvitsemansa tilit ja ilmoittaa palvelukeskukseen päivitykset yrityskohtaisten oikeellisuustarkistusten (validointisääntöjen) tilijoukkoihin. 9

Liikekirjanpidon tilikartan ylläpito -Löytyykö tilikartasta tarvittava tili? - Neuvonnan tarve kirjauskäytännöistä - Pyyntö tilijoukkojen päivittämisestä. (V) Seurantakohdevastaava (V) Onko kirjanpitotapahtumalle oikeaa tili? Tilikarttaneuvonta (PK, VK) Kirjanpito Tilimääräys tai päätös uudesta tai muutetusta liikekirjanpidon tilistä (VK) Konsernitilikartan asiantuntija (VK) Muutetusta tai perustetusta liikekirjanpidon tilistä ja tilijoukkojen päivittämisestä tiedottaminen virastolle Pääkirjanpito Liikekirjanpidon tilin perustaminen tai olemassa olevan tilin tietojen muuttaminen ja tilijoukkojen päivitys. Pääkirjanpito 10

Simulaatiotapaus 1 Uuden perustetun LKP-tilin käyttöönotto Käyttötapauksen kuvaus Kirjanpitoyksikkö ottaa käyttöönsä VK:n päätöksen mukaisen uuden LKP-tilin. Aloitus Tarve uuden LKP-tilin käyttöön. Työroolit tapauksessa: Lopetus Uuden LKP-tilin mukainen seuranta raportilta. Seurantakohdevastaava (V), Kirjanpitovastaava (V) Käyttötapaukseen liittyvä prosessi 2.3.1.1 Liikekirjanpiidon tilikartan ylläpito 2.3.4.2 Muistiotositteiden käsittely Tilanteen kuvaus 1. Valtiokonttori on antanut päätöksen uudesta LKP-tilin lisäjaottelusta. Päätös on toimitetaan kaikille kirjanpitoyksiköille, tieto tehdyistä päätöksestä on myös luettavissa VK:n sähköisestä Laskentatoimen tiedotteesta. 2. Kpy lähettää palvelupyynnön palvelukeskukseen. tilin laajentamisesta kpy:n käyttöön. Monivirastoisessa kpy:ssä LKP-tilien valinnat tehdään keskitetysti sovittujen henkilöiden toimesta. 3. Palvelukeskus laajentaa tilin kpy:n käyttöön, jonka jälkeen tili on seuraavana päivänä oheisjärjestelmissä mm. Rondossa. 4. Palvelukeskus tiedottaa palvelupyynnön valmistumisesta AT:n kautta. 5. Tilin käyttöönotto on nähtävissä myös seurantakohderaportilla. 5. Kpy laatii muistiotositteen Rondossa ja käyttää tiliöinnissä uutta LKP-tiliä. 6. Rondossa hyväksytty muistiotosite siirtyy Kiekun kirjanpitoon, tiliöintipalaute Kiekusta siirtyy muistiotositteelle.rondoon.. 7. Uuden seurantakohteen näkyminen toteutumaraportilla.. 11

Saapuneiden kirjanpitoaineistojen käsittely Palvelukeskus hoitaa keskitetysti kaikille yhteisten järjestelmien kirjanpitoliittymien käsittelyn: R8, M2 ja Palkat. Kirjanpitoyksikkö on operatiivisten järjestelmien (substanssijärjestelmien) kirjanpitoliittymien käsittelyssä oleellisena toimijana hoitaen siirrettävän aineiston tarkastuksen, lähettämisen ja osallistuu virheiden selvittämiseen. Palvelukeskus hoitaa vastaanottajana virhetilanteet ja tarvittavat kirjaukset seurantakohteiden virhetileille. 12

Saapuneiden kirjanpitoaineistojen käsittely jatkuu TYÖROOLIT Kirjanpitovastaava (V) Luo ja tarkastaa siirrettävän aineiston (substanssijärjestelmä) Tulostaa ja lähettää siirtolistat palvelukeskukselle Selvittää teknisen virheen ja lähettää sanoman uudelleen Kirjanpito Luo ja tarkastaa siirrettävän aineiston (yhteiset järjestelmät) Tulostaa siirtolistat Käsittelee saapuneen aineiston Tulostaa siirtolistat (Kieku) Selvittää teknisen virheen ja lähettää sanoman uudelleen Täsmäyttää siirron ja arkistoi siirtolistat 13

Saapuneiden kirjanpitoaineistojen käsittely Siirrettävän aineiston luonti ja tarkastus Teknisen virheen selvitys ja uudelleen lähetys Siirtoajo (Substanssijärjestelmät) (V) Kirjanpitovastaava (V) Siirrettävän aineiston luonti ja tarkastus Teknisen virheen selvitys ja uudelleen lähetys Siirtoajo (Yhteiset järjestelmät) Kirjanpito Arkistointi Kirjanpito Siirtolistojen tulostus ja lähetys (V) Kirjanpitovastaava (V) Siirtolistojen tulostus Kirjanpito Täsmäytys ja pääkirjatositteen muodostaminen Kirjanpito Liittymän sisäänluku Kirjanpito Teknisen virheen selvitys ja kirjaus virhetilleille Kirjanpito Siirtolistojen tulostus Kirjanpito 14

Muistiotositteiden käsittely Muistiotositteiden käsittelyyn ei muutosta Muistiotositteet tehdään, asiatarkastetaan ja hyväksytään Rondossa Poikkeustapauksessa muistiotosite voidaan tehdä Palkeiden kirjanpitäjän toimesta suoraan Kieku-järjestelmään Kuukauden vaihde, varainhoitovuoden vaihde Kiekuun Palkeissa tallennetut muistiotositteet hyväksymiskierrätetään asiakirjoina ja arkistoidaan Rondossa. 15

Muistiotositteiden käsittely jatkuu TYÖROOLIT Kirjanpitovastaava (V) Tekee muistiotositteen (Rondo) Asiatarkastaa muistiotositteen (Rondo) Hyväksyjä (V) Hyväksyy muistiotositteen (Rondo) Kirjanpito Tekee muistiotositteen (Rondo/Kieku) Asiatarkastaa muistiotositteen (Rondo) Kierrättää Rondossa Kiekuun tallennetun muistiotositteen. Siirtää hyväksytyt muistiotositteet (Rondo) Täsmäyttää sisäänluetun aineiston (Kieku) Muistiotositteiden kierron valvonta (Rondo) Arkistoinnin siirron tarkastus (Rondo) Hyväksyjä Tekee teknisen hyväksynnän muistiotositteelle (Rondo) 16

Muistiotositteiden käsittely Muistiotositteen laatiminen (V) Kirjanpitovastaava (V) Muistiotositteen laatiminen Kirjanpito Muistiotositteen asiatarkastus (V) Kirjanpitovastaava (V) Muistiotositteen asiatarkastus Kirjanpito Muistiotositteiden kierron valvonta Kirjanpito Muistiotositteen hyväksyminen (V) Muistiotositteen tekninen hyväksyminen Kiekuun tallennetun muistiotositteen kierrättäminen ja arkistointi Kirjanpito Muistiotositteen siirto Kirjanpito Siirrettyjen muistiotositteiden täsmäytys Kirjanpito Muistiotositteiden arkistointi ja siirron tarkastus Kirjanpito 17

Simulaatiotapaus 2 Kirjanpitoyksikkö laatii muistiotositteen Käyttötapauksen kuvaus Kirjanpitoyksikkö laatii muistiotositteen, jolla oikaistaan virheellisesti tiliöity TaKP-tili. Aloitus Kpy laatii oikaisutositteen Rondoon Työroolit tapauksessa: Lopetus Virhe on korjattu, oikaisu todennettavissa taloushallinnon raportilla. Kirjanpitovastaava (V), BI-Raportoija / taloustiedon hyödyntäjä Käyttötapaukseen liittyvä prosessi 2.3.4.2 Muistiotositteiden käsittely. BI-raportointi Tilanteen kuvaus 1. Kpy laatii Rondossa muistiotositteen, jolla oikaistaan virheellinen kirjaus talousarviokirjanpidon osalta. 2. Rondossa hyväksytty muistiotosite siirtyy Kiekun kirjanpitoon, tiliöintipalaute Kiekusta siirtyy muistiotositteelle Rondoon. 3. Katsotaan Kiekusta tehty tosite ja todetaan vielä korjauksen oikeellisuus. 4. Todennetaan ko. talousarviomäärärahan käytön tilanne BI-raportoinnissa Talousarvion seurantaraportilla. 18

Kuukaudenvaihde ja varainhoitovuodenvaihde Kauden vaihteen osalta on laadittu kaksi prosessia, joista varainhoitovuodenvaihteen prosessi sisältää kuukaudenvaihteen prosessin toiminnot lisättynä vuoden vaihteeseen liittyvillä toiminnoilla Prosessissa painopiste on palvelukeskuksen työrooleilla. Nämä prosessit eivät koske vain kirjanpitoa, vaan myös ostoreskontraa, myyntireskontraa, käyttöomaisuuskirjanpitoa, palkkakirjanpitoa sekä raportointia. Varainhoitovuodenvaihteessa järjestelmä mahdollistaa aikataulujen rytmittämistä erityiskirjauskausien (13-16) avulla. Palkeet ohjeistaa erityiskirjauskausien käytön. Huom! Työajanseurantaan perustuvat jakopalkkatiedot siirretään Palkat-järjestelmästä BI-raportointiin.. 19

Kuukaudenvaihde jatkuu TYÖROOLIT Kirjanpitovastaava (V) Kirjanpito Uuden kirjanpitokauden avaaminen Tekee ilmoitukset hallinnan siirroista ja lähetteiden tilin käytöstä Tasetilien ja osakirjanpitojen täsmäyttäminen ja sulkeminen Tekee projektien purkuajojen jälkeen jaksotukset ja muut kuukauden vaihteen kirjaukset Sulkee edellisen kuukauden kirjanpitokauden Kirjanpidon tekninen tarkastus ja kirjanpidon siirto keskuskirjanpitoon Tarkastaa ja hyväksyy tili-ilmoituksen Virallisen raportoinnin arkistoinnin valvonta 20

Kuukaudenvaihde jatkuu Työroolit jatkuu Käyttöomaisuusasiantuntija Tekee käyttöomaisuuden täsmäytykset ja poistoajot Ostoreskontranhoitaja Täsmäyttää ostoreskontran Myyntireskontranhoitaja Täsmäyttää myyntireskontran 21

Varainhoitovuodenvaihde Työroolit jatkuu Kirjanpitovastaava (V) Tilinpäätöslaskelmissa ja liitteissä tarvittavien lisätietojen toimittaminen palvelukeskukselle Pääkirjanpito Tarkastaa ja ylläpitää yhteiset ja yrityskohtaiset validointisäännöt (oikeellisuustarkistukset) sekä niiden tilijoukot seuraavalle varainhoitovuodelle (vuoden vaihde) Sovakirjanpito Kopioi tositenumerosarjat (vuoden vaihde) Tekee saldonsiirtoajot (vuoden vaihde) Muilta osin työroolit ovat vastaavat kuin kuukaudenvaihteen prosessissa 22

Kuukauden vaihde ja varainhoitovuodenvaihde Oikeellisuustarkistusten tarkastaminen, tilijoukkojen ja seurantakohteiden ylläpito. Tositenumerosarjojen ylläpito Sovakirjanpito Uuden kauden avaaminen (A, D, K, S) Kirjanpito Ilmoitus/erittely hallinnan siirroista ja lähetteiden tilin käytöstä Kirjanpito Projektien purkuajot Käyttöomaisuuden poistoajot Kirjanpito Kirjanpitokauden (K) sulkeminen Kirjanpito Jaksotukset ja muut kauden vaihteen kirjaukset Kirjanpito Kirjanpitokauden (A, D) sulkeminen Kirjanpito Tilinpäätösviennit kaudelle 12 ja kausille 13-16 Kirjanpito Lisätietojen toimittaminen tilinpäätöksen liitteisiin ja laskelmiin (V) Kirjanpitovastaava (V) Tilinpäätösliitteiden toimittaminen VK:lle Tilinpäätöserittelyt Kirjanpito Keskuskirjanpidon siirto Kirjanpito Kirjanpidon tekninen tarkastus Kirjanpito Kirjanpitokauden (S) sulkeminen Kirjanpito Saldotarkistukset Kirjanpito Tili-ilmoituksen ja täsmäytyslaskelman asiatarkastaminen Ja hyväksyminen Kirjanpito VTV-aineistojen siirto Kirjanpito Virallinen ja muu arkistoitava raportointi Kirjanpito Saldonsiirtoajot Sovakirjanpito 23

Simulaatiotapaus 3 Erityiskirjauskauden kirjaukset ja raportointi Käyttötapauksen kuvaus Erityiskirjauskaudelle kirjattujen tositteiden hakeminen ja raportointi Aloitus Virheellinen kirjauksen vuoksi siirtomäärärahan siirtokirjaus ei ole kirjanpidossa oikein. Lopetus Virheet korjattu ja siirtomäärärahan siirron määrä on oikein. Käyttötapaukseen liittyvä prosessi 2.3.5.2. Varainhoitovuodenvaihde 2.3.4.2. Muistiotositteiden käsittely Työroolit tapauksessa: Kirjanpitovastaava (V), BI-raportoija / taloustiedon hyödyntäjä BI-raportointi Tilanteen kuvaus Simulaatiotapauksen 3 aiheuttamat jatkotoimet: 1. Todennetaan ko. talousarviomäärärahan käytön tilanne BI-raportoinnista Talousarvion seurantaraportilla., kirjauskaudeksi vuodenvaihteen ko. tilanteessa valitaan kausi 13. Todetaan, että yksi kuluvan vuoden siirtomäärärahatileistä on ylittynyt. Palvelukeskus ohjeistaa tilinpäätösohjeissa erityiskirjauskauden käytön. 2. Etsitään syytä em. määrärahan ylittymiseen Ficosta ko. talousarviotilin /rahoitusrivin osalta. 3. Todetaan, että ennen oikaisukirjausta on tehty tilinpäätöstä varten siirtomäärärahan siirtokirjaus, joka oikaisuviennistä johtuen on liian suuri. 4. llmoitetaan tilanne palvelukeskukseen, Palkeet tekee Rondossa oikaisutositteen siirtomäärärahan siirtokirjaukseen kaudelle 13. 5. Kun oikaisutosite on siirtynyt Kiekun kirjanpitoon, todetaan vielä ko. TaKP-tilin ja siirrettyjen määrärahojen tilin tilanne raportilla. 24

Talousarviokirjanpidon prosessit Talousarviokirjanpidon perustietojen ylläpidon prosessi 25

Talousarviokirjanpidon prosessin työroolit Kirjanpitovastaava (V) Vastaanotetun tai annetun määrärahan jakopäätöksen käsittely ja ohjeistaminen virastossa Toimittaa jakopäätöksen Palkeisiin järjestelmässä ylläpitoa ja tilinpäätöksen raportointia varten. Toimittaa tiedot tarvittavista yrityskohtaisten oikeellisuustarkistusten tilijoukkopäivityksistä palvelukeskukselle. Pääkirjanpito Konsernitason käyttöoikeuksin ylläpidetään talousarviokirjanpidon tilit rahoitusrivit ja niiden hierarkiat sekä yrityskohtaisten validointisääntöjen tilijoukkomuutokset. 26

Talousarviokirjanpidon perustietojen ylläpito Tieto kirjanpitoyksikkökohtaisten voimassaolevien TaKP-tilien käyttöoikeuksista siiŕtyy päivittäin yhteisiin järjestelmiin, esim. R8 ja M2 Kirjanpitoyksiköille talousarviossa kohdennetut tuloarviot ja määrärahat kohdistetaan yrityksen budjettivastuualueelle, jonka koodi on kirjanpitoyksikön yrityskoodia vastaava, esim. VK:lla 3010. Tilijaottelussa numerotunnuksilla 000, 001, 002 ja 003 merkityt tilit luetaan kunkin hallinnonalan ministeriölle. Näihin liittyvät määrärahat tallennetaan ministeriön budjettivastuualueille, jotka on laadittu em. tunnusten mukaisiksi siten, että niiden edessä on neljämerkkinen yritystunnus, esim. 3000002. Kaikki 6-alkuiset TaKP-tilit kopioidaan kaikille yrityksille Palkeiden toimesta seuraavan vuoden vuositilikarttaan. Palvelukeskus ylläpitää keskitetysti siirrettyjen määrärahojen ja 6- alkuisten TaKP-tilien vuosialkusaldon edellisen vuoden loppusaldojen mukaisesti. 27

Talousarviokirjanpidon perustietojen ylläpito jatkuu Keskuskirjanpito toimittaa Palkeisiin - Marraskuussa luonnos seuraavan varainhoitovuoden tilijaottelusta. Tilit luetaan seuraavan vuoden vuositilikarttaan. Tileille luetaan tilijaottelun mukainen hierarkia. - Joulukuussa kuluvan vuoden siirtomäärärahatilien perusteella laaditut siirrettyjen määrärahojen tilit seuraavan vuoden vuositilikarttaan. - Tammikuussa vahvistettu talousarvion tilijaottelu. Tilien tarkistus luonnos vs. vahvistettu tilijaottelu sekä tilijaottelun mukaiset tuloarviot/määrärahat. - Viikoittain LTA:ista aiheutuvat ja muut tilijaottelumuutokset Määrärahojen jakopäätösten perusteella ylläpidetään lisäksi niihin liittyvät TaKP-tilien yrityskohtaiset kirjausoikeudet. 28

Talousarviokirjanpidon perustietojen ylläpito Uuden TaKP-tilin perustamispyyntö ministeriöstä Pääkirjanpito Siirrettyjen määrärahojen tilien perustaminen vuositilikarttaan. Pääkirjanpito TaKP-tilien ja hierarkioiden perustaminen vuositilikarttaan. Pääkirjanpito Talousarviotilit talousarvion tilijaottelun luonnoksesta. (VK) TaKP:n asiantuntija (KKP) VK:n määräämien 6-alkuisten tilien perustaminen vuositilikarttaan Pääkirjanpito Vahvistetun tilijaottelun mukaisten tilien lukeminen järjestelmään Pääkirjanpito Vahvistetun tilijaottelun mukaisten tuloarvioiden ja määrärahojen lukeminen järjestelmään. Pääkirjanpito Siirrettyjen määrärahojen tilien ja 6-alkuisten tilien alkusaldojen ylläpito. Pääkirjanpito Kirjanpitoyksiköille tiedottaminen järjestelmään ylläpidetyistä muutoksista. Pääkirjanpito Määrärahan jakopäätösten käsittely, ohjeistaminen ja toimittaminen pk:een. Tilijoukkomuutosten ilmoittaminen. Kirjanpitovastaava (V) Muista tilijaottelumuutoksista aiheutuvien TaKP-tilien käyttöoikeuksien, tuloarvioiden, määrärahojen ja alkusaldojen ylläpito. Pääkirjanpito LTA:n ja LTA:sta aiheutuvien tilijaottelumuutosten mukaisten TaKP-tilien käyttöoikeuksien, tuloarvioiden ja määrärahojen ylläpito Pääkirjanpito 29

Simulaatiotapaus 4 Kirjausoikeus toisen kpy:n myöntämään määrärahaan Käyttötapauksen kuvaus Kpy saa määrärahan jakopäätöksen, jossa myönnetty kirjausoikeus toisen kpy.n määrärahaan. Aloitus Kpy saa määrärahan jakopäätöksen kirjausoikeudella Lopetus Kpy seuraa myönnettyjen määrärahojen käyttöä raporteilla. Käyttötapaukseen liittyvä prosessi 2.3.1.2 Talousarviokirjanpidon perustietojen ylläpito BI-raportointi Työroolit tapauksessa: Kirjanpitovastaava (V), BI-raportoija, / taloustiedon hyödyntäjä, Tilanteen kuvaus 1. Oman hallinnonalan ministeriö on myöntänyt kpy:lle kuluvana vuonna jo toisen kerran määrärahaa samalta TaKP-tililtä ja kirjausoikeuden ko. tilin käyttöön. 2. Kpy toimittaa jakopäätöksen palvelukeskukseen, joka tallentaa määrärahan muutokset myöntäjän toimittaman jakopäätöksen perusteella samanaikaisesti molemmille kpy:ille. Ko. talousarviokirjanpidon tili on jo aiemmasta jakopäätöksestä johtuen laajennettu kpy:n käyttöön, joten tilin laajennusta ei nyt tarvita. 3. Kpy ohjeistaa tarvittavilta osin ko. määrärahan käytön omassa organisaatiossaan, tämän määrärahan yhteydessä käytetään myös projektikoodia. 4. Kpy tarkistaa yrityskohtaisten validointisääntöjen tilijoukkojen oikeellisuuden ko. TaKP-tilin osalta. 5. Seurataan määrärahan käyttöä talousarviokirjanpidon tilin osalta, projektipäällikkö seuraa projektin toteutumia. 30

Seurantakohteiden ylläpidon prosessi Seurantakohteet, joita tämä prosessikuvaus koskee: Toimintayksikkö, Valtuus, Suorite, Toiminto, Alue/kunta, Seurantakohde1 ja Seurantakohde2. Koulutuksessa omina esityksinään olevat projektit ja hankkeet, sisäinen budjetointi ja valtuudet sekä analysointi ja raportit, jotka eivät sisälly tähän esitykseen. Sisäisen laskennan seurantakohteiden raportointi on pääasiassa tietovarastoraportointia. BI-raporttien käyttöön tarvitaan BI-raportoinnin työroolien mukaiset käyttöoikeudet. 31

Seurantakohteiden ylläpito jatkuu Kieku-tietojärjestelmän tavoitteena on, että palvelukeskus ja asiakasvirastot käyttävät määriteltyjen palveluiden tuottamiseen yhteisiä tietojärjestelmiä yhtenäisin yksinkertaistetuin toimintaprosessein. Seurantakohteiden ylläpito tehdään palvelukeskuksessa konsernitason työrooleihin perustuvilla käyttöoikeuksilla. Seurantakohteiden vakiohierarkiat ovat kaikille yhteiset. Kirjanpitoyksiköiden seurantakohteet siirtyvät yrityskohtaisina oheisjärjestelmiin ja yrityskohtaisten käyttöoikeuksien avulla kirjanpitoyksiköt näkevät omat seurantakohteensa ja tulostavat oman yrityksensä raportteja. 32

Seurantakohteiden ylläpito jatkuu Työroolit Seurantakohdevastaava (V) Seuko-osaaja / seurantakohdekoordinaattori Seurantakohdeasiantuntija (VK) 33

Seurantakohteiden ylläpito Työroolit jatkuu Seurantakohdevastaava (V) Seurantakohteiden sisällöllinen asiantuntemus Ohjeistaa seurantakohteiden käyttöä virastossa Ilmoittaa seurantakohteiden ja yrityskohtaisten oikeellisuustarkistusten tilijoukkojen päivitys- tarpeet palvelukeskukseen Seurantakohdeasiantuntija (VK) Seurantakohdemallin omistaja Vastaa yhteisten seurantakohteiden kokonaisuudesta Ohjeistaa ja neuvoo Tiivis yhteistyö VK, V, PK 34

Seurantakohteiden ylläpito Työroolit jatkuu Seuko-osaaja / seurantakohdekoordinaattori Ylläpitää järjestelmässä seurantakohteet ja niiden hierarkiat Ylläpitää yrityskohtaisten validointisääntöjen tilijoukkomuutokset Konsultoi ja koordinoi seurantakohteiden käyttöä ja sisällöllistä yhtenäisyyttä Tuntee valtion seurantakohderakenteen ja hierarkiat Tekee yhteistyötä VK:n seurantakohdeasiantuntijan kanssa. 35

Seurantakohteiden ylläpito Hallinnonalan yhteisten hierarkioiden koordinointi (V,VK, Ministeriö) Lisäys, muutos, poisto tai tilijoukkojen päivitystarve (V) Seurantakohdevastaava (V) Sisällöllinen ja tekninen tarkastus Seuko-osaaja Tiivis yhteistyö VK, V, PK Muutetusta tai perustetusta seurantakohteesta tiedottaminen virastolle Seuko-osaaja Tilijoukkojen päivittäminen Seuko-osaaja Seurantakohteen luominen tai olemassa olevan seurantakohteen tietojen muuttaminen Seuko-osaaja 36

Simulaatiotapaus 5 Uuden seurantakohteen suunnittelu ja perustaminen Käyttötapauksen kuvaus Kpy tarvitsee ydintoimintoihin uuden seurantakohdekoodin. Käyttötapaukseen liittyvä prosessi Aloitus Kpy suunnittelee uuden toimintokoodin ja sijoittaa sen hierarkiaan. Työroolit tapauksessa: Seurantakohdevastaava (V) Lopetus Uusi toimintokoodi perustettu ydintoimintoihin, ohjeistettu kpy.ssä ja käytössä oheisjärjestelmissä. 2.4.1. Seurantakohteiden ylläpito Tilanteen kuvaus 1. Kirjanpitoyksikkö/virasto tarvitsee ydintoimintoihin uuden koodin toimintokoodin. 2. Suunnitellaan uusi toimintokoodi (3 + 7 = 10 merkkiä) 301XXXXXXX ja sille nimi (25 merkkiä). 3. Sijoitetaan suunniteltu uusi toimintokoodi toimintohierarkian oikealle hierarkiatasolle. 4. Tehdään Palkeiden AT:ssa palvelupyyntö, johon liitetään toiminto-seurantakohteen ylläpitolomake ja kerrotaan oikea hierarkiasolmu toiminnolle. Kpy:ssä on sovittu, ketkä tekevät seurantakohteisiin liittyviä palvelupyyntöjä. 5. Ilmoitetaan ne yrityskohtaisten validointisääntöjen tilijoukot, joihin uusi toimintokoodi mahdollisesti on tarpeen päivittää. 6. Palkeet perustaa uuden toiminnon ja päivittää toimintojen hierarkian. 7. Kpy päivittää omat tilipuitteensa ja ne ohjeet, joissa toimintojen käytöstä on ohjeistettu. 8. Palvelukeskus ilmoittaa AT:n kautta työn valmistumisesta. Voidaan haluttaessa todentaa myös seurantakohderaportilla tai seurantakohteen katselussa. 9. Uusi toiminto-seuko on käytössä oheisjärjestelmissä perustamista seuraavana päivänä. 37

Ota yhteyttä Koulutustilaisuuden sisältöön liittyvissä kysymyksissä: Taloushallintoasiantuntija: Outi Vänttinen sähköposti: outi.vanttinen@valtiokonttori.fi puh: 0295 50 2409 Taloushallintoasiantuntija: Satu Kirilo sähköposti: satu.kirilo@valtiokonttori.fi puh: 0295 50 3334 Yleisesti Kieku-hankkeen koulutuksiin liittyvissä hallinnollisissa kysymyksissä: Koulutussuunnittelija Riikka Heinikoski sähköposti: riikka.heinikoski@valtiokonttori.fi puh: 0207 13 0279 Tuotantokäyttöön liittyvät kysymykset ja palvelupyynnöt: https://palvelupiste.palkeet.fi