Klubin kehittämistyöpaja 2013
Työpajan tavoitteet Klubin toiminnan laadun parantaminen Jäsentyytyväisyyden nostaminen Jäsenten sitouttaminen Mitä klubi tekee ja miten tekee? LAADUKKAASTI TOIMIVASSA KLUBISSA TEHDÄÄN OIKEITA ASIOITA OIKEALLA TAVALLA (klubi itse määrittelee lions -arvojen puitteissa)
Työpajan toteuttaminen Klubi-illan tai kokouksen yhteydessä Kokousosuus mahdollisimman lyhyt Käsitellään edeltävässä hallituksen kokouksessa Suositeltu ajankohta 2/2013 Aikaa työskentelylle varataan klubin koosta riippuen 1-1,5 h (suluissa vähimmäisaika per vaihe) Työpajan esittely ja työryhmiin jakautuminen (15 min) Ryhmätyöskentely (30 min) Tulosten esittely (15-45 min)
Työpajan toteuttaminen Työpajan esittely ja työryhmiin jakautuminen (15 min) Työpajan vetäjä on sovittu hallituksen kokouksessa Vetäjä voi olla klubivirkailija tai joku jäsenistä Työskentelyn sujuvuuden varmistamiseksi vetäjän tulee perehtyä materiaaliin ennakkoon Työryhmän suosituskoko on 3 4 henkeä Ryhmät on hyvä suunnitella alustavasti etukäteen Työpajan vetäjä ei osallistu itse ryhmätyöskentelyyn Hallituksen jäsenet jakautuvat ryhmiin
Työpajan toteuttaminen Ryhmätyöskentely (30 min) Työskentelyä varten tarvitaan teemakortti sekä muistiinpanovälineet Ryhmät työskentelevät itsenäisesti annetun aiheen pohjalta (teemakortti) Teemakorttien kysymykset on tarkoitettu avuksi keskustelun käynnistämiseen Ryhmä valitsee keskuudestaan henkilön, joka kirjaa ylös ryhmän näkemykset Työpajan vetäjä huolehtii aikataulun pitävyydestä
Työpajan toteuttaminen Tulosten esittely (15-45 min) Ryhmän valitsema henkilö esittelee tulokset koko klubille, perustellen ja välttäen lyhyitä kyllä / ei - vastauksia Aikataulusta riippuu, sallitaanko kommentointi ja keskustelu Työpajan vetäjä kokoaa ryhmien tulokset kirjallisina yhteenvetoa varten
Työpajan johtopäätökset, toimenpiteet ja seuranta Työpajan vetäjä laatii koonnin ryhmätöiden tuloksista ja toimittaa ne presidentille sekä hallituksen jäsenille Hallitus käsittelee yhteenvedon ja päättää mahdollisista toimenpiteistä Tulokset ja mahdolliset toimenpiteet esitellään seuraavassa klubikokouksessa Hallitus seuraa valittujen toimenpiteiden toteutumista ja raportoi niistä säännöllisesti klubikokoukselle
Teemakortti 1: Aktiviteetit Minkä verran on sopiva määrä aktiviteetteja klubillemme? Ovatko aktiviteetit lions hengen ja klubin arvojen mukaisia? Tarvitsevatko aktiviteetit uudistamista vai toimivatko ne hyvin? Millaisiin aktiviteetteihin osallistun mieluiten ja mitkä ovat / olisivat hyviä kohteita? Muita huomioita?
Teemakortti 2: Klubikokoukset Mikä saa minut lähtemään klubikokoukseen? Mitä haluaisin muuttaa klubikokouksissa? Voisiko klubikokousta korvata klubi-illalla ilman muodollista kokousta? Mitä merkitystä on kokouspaikalla? Onko klubikokoukseen osallistumista tärkeä korvata muulla tavoin? Muita huomioita?
Teemakortti 3: Palkitseminen Mikä minua motivoi? Motivoivatko huomionosoitukset, kuten mitalit, pinssit, kunniakirjat ja vastaavat klubin jäseniä riittävästi? Millaisia huomionosoituksia yleensä jäsenet arvostavat eniten? Entä itse? Miten jäsenten kannustamista ja motivointia pitäisi kehittää? Muita huomioita?
Teemakortti 4: Klubivirat Onko valinta klubin keskeiseen virkaan (presidentti, sihteeri, rahastonhoitaja) jäsenelle enemmän uhka vai mahdollisuus? Millä perusteella henkilöt tulisi valita klubivirkoihin? Onko yhden kauden pituinen toimikausi hyvä käytäntö? Saavatko klubivirkailijat riittävästi koulutusta, ohjausta ja tukea tehtäviinsä? Muita huomioita?
Teemakortti 5: Viestintä Mitä klubin toimiva sisäinen viestintä edellyttää? Kehittämistarpeita? Kenen tehtävä tulisi olla vastata klubiviestinnästä? Kumpi on tärkeämpää, virallinen viestintä (pöytäkirjat, tiedotteet ym.) vai epävirallinen viestintä (puhelinkeskustelut, puskaradio tms) Miten klubin jäsenet voivat edesauttaa klubiviestinnän toimivuutta ja avoimuutta? Muita huomioita?
Teemakortti 6: Jäsenhankinta Minkälaisia tavoitteita klubin tulisi asettaa jäsenhankinnalle? Onko klubiin helppo rekrytoida uusia jäseniä? Ovatko uudet jäsenet aidosti tervetulleita klubiin? Mitä jäsenkummi ja muut klubin jäsenet voivat tehdä, jotta uusi jäsen viihtyisi klubissa? Muita huomioita?
Teemakortti 7: Aate ja arvot Ovatko lions toimintaa ohjaavat periaatteet jäsenten tiedossa? Mikäli klubissa on käyty yhteinen arvokeskustelu, näkyvätkö valitut arvot klubin arjessa? Näkyykö järjestön palvelutehtävä mielestäsi sopivassa määrin klubin toiminnassa? Muita huomioita?
Teemakortti 8: Yhteishenki Mitkä seikat edistävät hyvää ryhmähenkeä klubissanne? Jos klubissa esiintyy ristiriitoja, miten ne voidaan ratkaista? Miten klikkiytyminen voi vaikuttaa klubin toimintaan ja miten klikkiytymistä voidaan ehkäistä? Muita huomioita?
Teemakortti 9: Vapaavalintainen Mikäli ryhmiä muodostuu enemmän kuin kahdeksan, voidaan käyttää samaa korttia useammalla ryhmällä tai laatia omia teemakortteja vapaavalintaisista aiheista