KLUBITOIMINNAN YLEISKALENTERI JA SIHTEERIN MUISTILISTA

Transkriptio

1 1 KLUBITOIMINNAN YLEISKALENTERI JA SIHTEERIN MUISTILISTA Koonnut Otto Pitkänen, LC Kuopio/Päiväranta, puh , Keijo Happonen tehnyt lisäyksiä Hannu Nyman päivittänyt MyLCi:n ja kotimaisen jäsenrekisterin avulla Lions-järjestöön ilmoitettavat tiedot MyLCI - järjestelmässä klubin virkailijoilla on oikeudet tehdä muutoksia klubin tietoihin kauden alusta (1.7.) lähtien. Ohjelman alkuvalikon kohdista ainakin seuraavia joutuu käyttämään. Kuukauden jäsenraportti: Onko muutoksia? Klubin jäsenluettelo: uuden jäsenen lisääminen ja jäsenen poistaminen. Muuta jäsenen tietoja asianomaisen jäsenen kohdalla. Valikossa tarvittava toiminto on löydettävissä. Jäsenen sähköpostiosoite jäsenrekisterissä on oltava oikea osoite, ei lions.fi eli alias osoite, joita on esim. piirihallituksen jäsenillä. Jäsenen erottamisessa kysytään tarkat tiedot. Muista tallentaa. Klubin jäsenlistan jäsentiedot: jäsenen osoite- ja statustiedon muutos. Kuukauden palveluaktiviteettiraportti: aktiviteettien ilmoittaminen. Aktiviteetin nimi ja tyyppi. Voi ilmoittaa kokoukset ja hallintoaktiviteetitkin, jos haluaa. Erityisaktiviteetin voi nimetä haluamallaan tavalla. Lionsklubin yhteystietolista: Kauden vaihtuessa uuden presidentin ja sihteerin tiedot tähän, sekä klubin tiedot (kokous pvm, paikka ja aika) Lionsklubin virkailijailmoitus tälle vuodelle: Mahdolliset muutokset kesken vuoden. Lionsklubin virkailijailmoitus ensi vuodelle: Uudet seuraavan kauden virkailijat huhti - toukokuussa. Osa ilmoitetaan MyLCI:n avulla ja osa kotimaisen Jäsenrekisterin avulla: Katso tämän asiakirjan kohta Toukokuu. Jos klubista on virkailijoita piirihallituksessa, niin heidän virkailijatietojansa pystyy vain piirisihteeri muuttamaan tai lisäämään. Toimenpiteet kuukausittain: Heinäkuu Muutosilmoitus yhdistysrekisteriin (ellei ole tehty kesäkuussa). Presidentti tekee omilla pankkitunnuksillaan. Kansainvälisen jäsenmaksun 1. erä erääntyy maksettavaksi. Muutokset MyLCI - järjestelmään. Ainakin ilmoitus, että jäsentilanne ei ole muuttunut. Kotimainen 100 %:n presidentin ansiomerkin anomus edellisen kauden piirikuvernöörille viimeistään Elokuu Hallituksen kokous elo-syyskuun vaihteessa. Kutsu ja edellisen kokouksen pöytäkirja jakoon viikkoa ennen kokousta. Tarkennetaan toimintasuunnitelma. Syyskuun klubikokouksen valmistelu. Suomen Lions-liiton jäsenmaksu, eräpäivä Muutokset MyLCI - järjestelmään kuun lopussa, mahdolliset aktiviteetit myös.

2 2 Syyskuu Hallituksen kokous kuun alussa. Klubikokouksen kutsu ja edellisen pöytäkirja jakoon viikkoa ennen. Toimintasuunnitelman hyväksyminen. Vuosikokousvalmistelut (vuosikertomus). Sihteeri raportoi kesäkauden tapahtumat Aktiviteetit - toiminnalla MyLCI - järjestelmään viimeistään nyt. Muutokset MyLCI - järjestelmään kuun lopussa. Lokakuun hallituksen kokouskutsu ja edellisen kokouksen pöytäkirja jakoon viikkoa ennen kokousta. Lokakuu Hallituksen kokous kuun alussa. Klubikokous ja vuosikokous; kokouskutsu sääntöjen mukaisena. Alustava kokouskutsu kaksi viikkoa ennen ja lopullinen kokouskutsu edellisen pöytäkirjan kanssa jakoon viikkoa ennen kokousta. Muutokset MyLCI - järjestelmään kuun lopussa, mahdolliset aktiviteetit myös. Marraskuun hallituksen kokouskutsu ja edellisen kokouksen pöytäkirja jakoon viikkoa ennen kokousta. Marraskuu Klubikokous. Kutsu ja edellisen kokouksen pöytäkirja jakoon viikkoa ennen kokousta. Muutokset MyLCI - järjestelmään kuun lopussa, mahdolliset aktiviteetit myös. Joulukuun hallituksen kokouskutsu ja edellisen kokouksen pöytäkirja jakoon viikkoa ennen. Joulukuu Toimikuntien kokoukset Hallituksen kokous. Klubikokous. Kutsu ja edellisen kokouksen pöytäkirja jakoon viikkoa ennen. Ilmoittautuminen kv. nuorisovaihtoon. Lions-liiton vuosikokoukselle esitettävät klubialoitteet ja ehdotukset liiton puheenjohtajiksi lähetettävä kannatustodistuksen kera Lions-liittoon; jossa niiden on oltava ennen Tammikuun hallituksen kokouskutsu ja edellisen kokouksen pöytäkirja jakoon viikkoa ennen. Tammikuu Klubikokous. Kutsu ja edellisen kokouksen pöytäkirja jakoon viikkoa ennen. Kansainvälisen jäsenmaksun 2. erä erääntyy maksettavaksi. Piirikuvernööriehdokkaiden nimet piirikuvernöörille mennessä kannatustodistuksen kera. Helmikuun hallituksen kokouskutsu ja edellisen kokouksen pöytäkirja jakoon viikkoa ennen kokousta.

3 3 Helmikuu Toimikuntien kokoukset Hallituksen kokous Klubikokous. Kutsu ja edellisen pöytäkirja jakoon viikkoa ennen. Entisten piirikuvernöörien kuukausi; vierailukutsut Tarvittaessa ehdollepanotoimikunnan (nimeämistoimikunta) nimittäminen, ellei ole tehty aikaisemmin. Muutokset MyLCI - järjestelmään, myös mahdolliset aktiviteetit. Maaliskuun hallituksen kokouskutsu ja edellisen kokouksen pöytäkirja jakoon viikkoa ennen kokousta. Maaliskuu Klubikokous: ehdotus uudesta hallituksesta ja toimikunnista. Kutsu ja edellisen pöytäkirja jakoon viikkoa ennen. Huhtikuun alun hallituskutsu ja edellisen kokouksen pöytäkirja jakoon viikkoa ennen. Huhtikuu Hallituksen kokous (vaalikokousasioiden valmistelu). Klubikokous (vaalikokous) sääntöjen mukaan. Hallituksen jäsenten lopullinen valinta. Lisäksi toimikuntien kokoonpano, alustava toimintasuunnitelma ja alustava talousarvio. Ensimmäinen kutsu vaalikokoukseen 2 viikkoa ennen. Tarkempi kutsu ja edellisen kuukausikokouksen pöytäkirja jakoon viikkoa ennen. Valitaan edustajat piirin ja liiton vuosikokouksiin, valtakirjat edustajille. Piirin vuosikokous. Klubivirkailijoiden koulutustilaisuus piirikokouksen yhteydessä. Palveluvaraukset vuosikokoukseen. Toukokuun alun hallituskutsu ja edellisen kokouksen pöytäkirja jakoon viikkoa ennen. Toukokuu Hallituksen kokous. Klubikokous. Kutsu ja edellisen pöytäkirja jakoon viikkoa ennen. Valmistelut tehtävien vaihdosta istuvan ja uuden hallituksen välillä. Muutokset virkailijatietoihin viimeistään järjestelmiin. Seuraavan kauden virkailijat: presidentti, 1. ja 2. varapresidentti, sihteeri, rahastonhoitaja ja jäsenjohtaja tulee syöttää MyLCi - järjestelmään, josta ne siirtyvät Suomen Lions-liiton Jäsenrekisteriin. Kaikki muut klubivirkailijat tulee syöttää suoraan Suomen Lions-liiton Jäsenrekisteriin jäsenen tietoihin kohtaan Tehtävä. Jäsentietojen tarkastaminen ja muutosten tekeminen jäsenrekisteriin viimeistään 31.5., mahdolliset aktiviteetit myös. 100 %:n läsnäolomerkit tältä kaudelta tilattava liittotoimistosta Toimintasuunnitelman mahdolliset tarkennukset seuraavalle toimintakaudelle. Kotimaan jäsenrekisteriin merkitään myös: klubin tiedot (kokous pvm, paikka ja aika ei siirry MylCI:stä)

4 4 erikoisjäsenyydet (Ritari, MJF ja ainaisjäsen) palkitsemiset muutokset Lions-lehden tilauksiin Kesäkuu Toimikuntien kokoukset (uusi hallitus). Hallituksen vaihtokokous, johon osallistuvat kaikki kiinnostuneet klubin jäsenet. Toimintasuunnitelman mahdolliset tarkennukset. Suomen Lions-liiton vuosikokous. Järjestön vuosikokous (Convention) kesä-heinäkuussa. Klubin edustajan valtuutus MyLCI:n kautta, jolloin edustaja saa sähköpostina vahvistuksen valtuutuksesta, joka mukaan Conventioon. Tarkistettava, että päämajan (USA) ja Lions-liiton laskut on maksettu. Varmistettava, että hallinnollisella tilillä on katetta tulevan kauden kansainvälisen ja kotimaisen jäsenmaksun sekä vuosikokousmaksun suoritusta varten ja sovittava kumpi rahastonhoitajista asian hoitaa. Virkailijoiden muutosilmoitus yhdistysrekisteriin. Sihteeri ja presidentti aloittavat vuosikertomuksen kokoamisen. Muutokset MyLCi - järjestelmään, mahdolliset aktiviteetit myös. Toimintakauden aktiviteetit on ilmoitettava viimeistään 30.6, jos niitä on vielä ilmoittamatta. Edellisen kauden aktiviteettia ei voi ilmoittaa seuraavalla kaudella 1.7. eteenpäin. Kotimainen 100 % presidentin ansiomerkin anomus kauden piirikuvernöörille viimeistään Sihteerin työrutiineista oma käytäntöni MyLCi - järjestelmään olen ilmoittanut aktiviteetit sitä mukaan kun saan niistä tiedot! Tietokoneellani on päähakemisto LIONS. Siinä ovat alihakemistot kausittain Vuosi 2017 syksy, Vuosi 2018 kevät jne. Kutakin kautta varten ovat alihakemistot: Kutsut ja pöytäkirjat, Listaukset ja tehtävät, Jäsenasiat, Toimikunnat, Kirjevarasto sekä Muuta. Vastaava tiedostorakenne on muistitikulla ja läppärissä. Siirrän tiedostoja pöytäkoneeltani läppärille ja takaisin muistitikun kautta. Samalla syntyvät varmuuskopiot kahteen paikkaan. Kokouskutsuja tehdessä pystyy käyttämään hyväksi edellisen kauden asiakirjoja, kunhan muistaa muuttaa päivämäärät ja presidentin/sihteerin nimet. Kokousta varten olen tallettanut kutsun vastaavalla nimellä Kokouspöytäkirja xxxx. Siihen on helppo tehdä muistiinpanot päätöksistä, koska otsikot ovat jo valmiina. Osallistujalistaan olen kopioinut valmiiksi jäsenlistan aakkosjärjestyksessä. Siitä voi poistaa ne, jotka eivät ole paikalla. Kohtaan Saapuneet kirjeet voi pitkin kuukautta jo valmiiksi kerryttää asiaa. Hakemistossa Listaukset ja tehtävät on minulla Excel-taulukoita eri tarkoituksiin. Asiakirjan saa perustettua kotimaisesta Jäsenrekisteristä tallettamalla Excel- muodossa. Pidän yllä ajantasaista

5 5 jäsenluetteloa. Siinä on myös laskuri, joka laskee jäsenten iän syntymäpäivämuistamisia varten. Olen korostanut punaisella värillä niiden henkilöiden iän, joilla pyöreät vuodet lähestyvät. Erillinen taulukko on kokousosallistumisseurantaa varten. Kuukausikokoukseen osallistumisen korvaukseksi hyväksytään joku Leijonatapahtuma, joka on suoritettu aikaikkunassa 21 päivää ennen tai jälkeen kuukausikokouksen tai henkilö on ilmoittanut pakollisen työesteen tai sairastumisen. Tekstiasiakirjoina Word-muodossa ovat Jäsenluettelo ja Jäsenluettelo - hallitus, jotka on helppo kopioida kokouspöytäkirjaan. Sähköpostin ryhmäjakelun toteuttamiseen on kaksi tapaa. Yksinkertaisin on tehdä jäsenten sähköpostiosoitteista (mielellään aakkosjärjestyksessä) yhtenäinen, pilkuilla erotettu tekstipötkö, jonka voi kopioida sähköpostiviestiä lähettäessä Piilokopio-kenttään. Toinen tapa on luoda Osoitekirja sähköpostiohjelmaan. Joka tapauksessa kannattaa kauden alussa tehdä koejakelu jäsenistölle ja pyytää jokaiselta vastausta, että on saanut testiviestin ja samalla voi pyytää yhteystietojen tarkennusta, jos osoite- tai puhelinnumerotietoihin on viime aikoina tullut muutoksia. Otto Pitkänen