Projektinhallinta Osa 1: yleistä

Projektinhallinta Osa 1: yleistä Kari Smolander Lappeenrannan teknillinen yliopisto kari.smolander@lut.fi Kurssin tavoitteet p Opinto-oppaasta Perehdyttää opiskelija tietojärjestelmän rakentamisessa työn organisointiin, suunnitteluun, ohjaamiseen ja ryhmätyöhön liittyviin ongelmiin ja niiden ratkaisumenetelmiin. Harjoitella projektityöskentelyä käytännössä. p Eriteltynä Projektityön organisoinnin, suunnittelun ja ohjaamisen perusteet IT-projektien erityisominaisuuksia Periaatteiden konkretisoituminen käytäntöön projektityössä 1 2 Kurssin keskeisin sisältö p Projektien teoriaa Projektiorganisaatio vs. linjaorganisaatio Projektin suunnittelu p Osittaminen p Resurssien ja kustannusten hallinta Projektin seuranta ja ohjaaminen p Projektien käytäntöä Ryhmässä tehtävä projektityö, joka konkretisoi teoriaa Kurssin rakenne p Luennot 1. periodilla keskiviikkoisin klo 10-12 Ei luentoja 19.9. ja 17.10. Korvaava luento 13.9. 10-13 salissa 1383, prof. Donald Gause, State University of New York p Harjoituksia 3 h viikossa (Erja Mustonen-Ollila) p Harjoitustyö, joka tehdään 3-4 opiskelijan ryhmissä p Kurssin arvosana määräytyy harjoitustyön perusteella Myös luennot tukevat harjoitustyön tekemistä Luennot määrittävät harjoitustyön teoreettiset perusteet ja arvostelukriteerit 3 4

Luennot p Luennot perustuvat osittain Hanna-Kaisa Lammin aikaisempina vuosina tekemään materiaaliin p Käsiteltäviä asioita: Projektien organisaatio Projektien ositus Projektisuunnittelu Riskit ja riskianalyysi Projektin seuranta ja läpivienti Laadunvarmistus IT-projektien erityispiirteitä Sopimukset Projektien päättäminen Harjoitukset p Harjoituksista käytetään suurin osa harjoitustyön tekemiseen ja ohjaamiseen Toimeksiannon ja projektisuunnitelman laatiminen Riskien analysointi Asiakaskontaktit Katselmoinnit Projektin johtoryhmän kokoontuminen Loppuraportointi ja projektin päättäminen p Hyväksyttävään suoritukseen vaaditaan projektidokumenttien/kokousten toimittaminen ajallaan p Seuratkaa kurssin kotisivuja harjoitusten / harjoitustyön osalta! 5 6 Harjoitusajat p Harjoituksia 21 h, 1. ja 2. periodi seuraavasti: Viikko 37-40: p harjoitusryhmä 1 ma 15.15-17.30 (6428) p harjoitusryhmä 2 ti 8.15-10.30 (6428) Viikko 41: p harjoitusryhmä 1 ma 15.15-17.30 (6303) p harjoitusryhmä 2 ti 8.15-10.30 (6303) Viikko 42: p harjoitusryhmä 1 ma 15.15-17.30 (6303) p harjoitusryhmä 2 ti 8.15-10.30 (6428) Viikko 43: p tenttiviikko, ei harjoituksia Viikko 44-50: p harjoitusryhmä 1 ma 15.15-17.30 (6428) p harjoitusryhmä 2 ti 8.15-10.30 (6428) HARJOITUKSET ENSIMMÄINEN KOTITEHTÄVÄ p Muodostakaa projektiryhmä 3-4 henkilöä/ryhmä Sopikaa minä päivinä osallistutte harjoituksiin p Ideoikaa ohjelmistotuote, minkä haluatte teetättää toisella ryhmällä Tuotteen pitää olla käyttöliittymäintensiivinen Tuotetta tulee voida operoida www- ja/tai mobiilikäyttöliittymän kautta 7 8

ESIMERKKEJÄ Kurssimateriaali p Kurssin kotisivut: http://www.it.lut.fi/kurssit/07-08/ti5214400/ p Aikaisempien vuosien materiaalit myös saatavilla p Kirjat: Pelin, R.: Projektihallinnan käsikirja Whitten, N.:Managing Software Development Projects Murch, R.: IT-projektinhallinta Ruuska, K.: Projekti hallintaan p Ei opintomonistetta 9 10 Osa 1: Mitä on projektin hallinta? p PROJEKTI (project): Projekti on se työ, joka tehdään määritellyn kertaluonteisen tuloksen aikaansaamiseksi. p HALLINTA (management): valvoa ja tehdä päätöksiä, pitää projekti kelvollisena käyttäen parhaita kykyjä, onnistua tarkoituksessaan Projekti: p Lähtee aina asiakkaan tarpeesta. Asiakas voi olla sisäinen tai ulkoinen p Ajallisesti rajoitettu, tietty lopputulos p Suunnitelmallisesti toteutettu p Organisaatio ja resurssit p Esim. projektin hallinta-kurssin suorittaminen jouluun mennessä p Mutta ei esim. verotuksen keventäminen 11 12

PMBOK definition p A Guide to The Project Management Body of Knowledge (PMBOK), third edition 2004 p Projektin ominaisuudet Tilapäinen (temporary) Tuottaa yksilöllisen tuotteen, palvelun tai lopputuloksen (unique products, services or result) Etenevä kehittyminen (Progressive elaboration) 13 Ohjelmistoprojektin erityispiirteitä p Projektin lopputulos on abstrakti p Lopputuloksen yksityiskohtainen määrittely projektin alussa on usein mahdotonta p Kuva lopputuloksesta täsmentyy sen mukaan, kun projekti edistyy p Ihminen on pääasiallinen toteutusresurssi p Tuotteen laadunvalvonta on vaikeaa, koska lopputuloskin on abstrakti p Projekti ei ole irrallinen, vaan se on riippuvainen useista eri tekijöistä (asiakas, toimittaja, alihankkijat, ympäristöt jne.) 14 Projektin elinkaari Projektin toteutus & valvonta Esitutkimus Toteutettavuustutkimus Lopetustoimenpiteet Tuotteen tai palvelun elinkaari Idea Projektit Proto Rel1 Rel 1.1 Rel2 Rel3 tuote pois käytöstä Eri projektiosien väliset kestot vaihtelevat projektista toiseen. Tuotetuki Tuotteen tai palvelun elinkaari 15 16

Millaisia projekteja on olemassa? p Määrittelyprojekti p Tuotekehitysprojekti p Tutkimusprojekti p Toiminnan kehittämisprojekti p Toimitusprojekti p Markkinointiprojekti p Henkilöstön kehittämisprojekti Millaisia projekteja on olemassa? p Koulutusprojekti p Käyttöönottoprojekti p Hankintaprojekti p Laatujärjestelmän käyttöönottoprojekti jne. p Tarvittaessa jako aliprojekteihin p Asiakasprojekti vs. tuotekehitysprojekti 17 18 Mihin projekteja tarvitaan? p Vaatimukset kasvavat: kilpailu kiristyy työssä on mukana useita osapuolia, kuten alihankkijoita, toimittajia mahdollisesti vielä fyysisestikin eri maissa tiedonkulku monimutkaistuu tietojärjestelmät kehittyvät voimakkaasti laatujärjestelmät asettavat vaatimuksia Mikä on prosessi? p Prosessi on jatkuvaa toimintaa, esim. tuotekehitysprosessi toimitusprosessi osto- ja logistiikkaprosessi tuotehallintaprosessi johtamisen prosessi tuotantoprosessi 19 20

Projekti vs. prosessi Sisältö Projekti Laatujärjestelmän kehittäminen ja käyttöönotto Tuotantolinjan rakentaminen Prosessi Laadun parantaminen Tuotteen valmistus linjalla p Projektin valinta yrityksessä p Projektin hallinnan tehtäviä p Projektin aloitus p Ryhmätyöskentely projektissa p Palaverikäytännöt Uuden tuotteen markkinointikampanja Tuotteen myynti 21 22 Strategiasta projektinvalintaan Kaupalliset tekijät Asiakkaan tarpeet Teknologiastrategia Liiketoimintastrategia Kehitysprojektit Osaaminen Tietotaito Tuotekehitysprojektin valinta p Asiakkaan tarve tärkein näkökohta p Tärkeämpää kuin tehdä asioita oikein, on tehdä oikeita asioita. (Peter Drucker) p Kilpailijoiden toimenpiteet p Yhteiskunnan ja ympäristön muutokset p Uudet innovaatiot ja teknologiat p Tuotteen ominaisuudet, kustannukset, tuotekehitykseen menevä aika sekä kustannukset 23 24

Projektien valintaryhmän tehtävät p Hyväksyä käynnistettävät tehtävät p Selvittää projektien sopivuus yrityksen strategiaan p Asettaa projektin liiketoiminnalliset tavoitteet p Nimetä projektipäällikkö p Valvoa projektia tai nimetä valvontaryhmä p Suorittaa kehitysprojektien välinen priorisointi (T&K) Projektin rahoitus p Asiakasprojektissa asiakas maksaa p Sisäisessä tuotekehitysprojektissa mukana TEKES, KERA EU p Yliopistojen tutkimusprojektien rahoittajat TEKES EU Firmat 25 26 Rinnakkainen tuotekehitys p Tuoteprojektin kaikissa vaiheissa alusta alkaen on mukana Markkinointi Tuotekehitys Materiaalitoiminnot Valmistus p Projektin jokaisen vaiheen yhteydessä arvioidaan kaikki osa-alueet ja päätetään jatkosta. Sisältö p Projektin valinta yrityksessä p Projektinhallinnan tehtäviä p Projektin aloitus p Ryhmätyöskentely projektissa p Palaverikäytännöt 27 28

Project Management: The 4 P s People the most important element of a successful project Product the software to be built Process the set of framework activities and software engineering tasks to get the job done Project all work required to make the product a reality Projektin kulku Linjaorganisaatio Lähtötiedot: tavoitteet, reunaehdot, rajoitteet... Suunnittelu Projektisuunnitelma* ja muu projektiin liittyvä materiaali Seuranta ja ohjaus Seurantaraportit Ohjaus Projektiorganisaatio Huom! Projektisuunnitelman aloitus voidaan tehtä linjaorganissa, mutta viimeistellään yleensä projektiorganisaatiossa. Käynnistäminen Projekti Loppuraportti Päättäminen Päätösraportti Tuote 29 30 PMBOK: projektin päävaiheet ja artifaktit PMBOK määritelmät p Project Charter A document issued by the project initiator or sponsor that formally authorizes the existence of a project, and provides the project manager with the authority to apply organizational resources to project activities. p Project scope statement The narrative description of the project scope, including major deliverables, project objectives, project assumptions, project constraints, and a statement of work, that provides a documented basis for making future project decisions and for confirming or developing a common understanding of project scope among the stakeholders. The definition of the project scope what needs to be accomplished. p Baseline The approved time phased plan (for a project, a work breakdown structure component, a work package, or a schedule activity), plus or minus approved project scope, cost, schedule, and technical changes. Generally refers to the current baseline, but may refer to the original or some other baseline. Usually used with a modifier (e.g., cost baseline, schedule baseline, performance measurement baseline, technical baseline). p Acceptance The act of formally receiving or acknowledging something and regarding it as being true, sound, suitable, or complete. p Approval The act of formally confirming, sanctioning, ratifying, or agreeing to something. 31 32

PMBOK: tyypilliset projektin kustannukset PMBOK: Vaikutusmahdollisuudet ja kustannukset projektin aikana 33 34 Linjajohdon henkilöstötehtävät PMBOK: linjaorganisaatio p Päättää seuraavista työntekijän asioista: nimike ja ylennykset organisaatiossa palkka bonukset ylityöt vastuut työtehtävät p Projektipäälliköllä ei siis ole vastuuta näistä! Vai onko? 35 36

PMBOK: puhdas projektiorganisaatio Matriisiorganisaatio p Projektijohtamisorganisaatio muodostuu usein matriisiorganisaation tyyppiseksi p Soveltuu jos organisaatiossa on yli 100 henkilöä ja projekteja yli 10 p Matriisiorganisaatiossa osaaminen jakautuu kolmeen toiminta-alueeseen Tulosyksikön johto Projektien johto Asiantuntijat 37 38 PMBOK: heikko matriisi PMBOK: vahva matriisi 39 40

PMBOK: organisaatiotyypin vaikutus projekteihin Matriisiorganisaation edut 41 p Ammatillinen erikoistuminen voidaan viedä pitkälle p Työkuormitus saadaan tasaiseksi, kun heitä voidaan joustavasti siirtää projektien välillä p Yhdessä projektissa opittu siirtyy muille projekteille p Johdolla paremmat mahdollisuudet ohjata resurssien käyttöä ja priorisoida projekteja p Matriisiorganisaatio voi poistaa päällekkäistä kehitystyötä ja siten alentaa kustannuksia p Asiantuntijoiden linjaesimies pysyy samana vaikka projekti vaihtuu 42 Matriisiorganisaation haitat Projektiorganisaatio p Päätöksenteko monimutkaistuu p Projektien väliset kiistat resursseista ovat yleisiä p Organisaatio voi byrokratisoitua TILAAJA Projektiryhmä Linjajohto Projektipäällikkö Käyttäjät p Matriisiorganisaatio vaatii luotettavasti toimivaa projektien aika- ja resurssisuunnittelua Mikäli resurssi ei vapaudu suunnitellusti saattaa toinen projekti myöhästyä TOIMITTAJA Projektin valvoja Tukihenkilöt Projektipäällikkö JOHTO- RYHMÄ Osaprojekti 1 Osaprojekti 2 Osaprojekti N Projektiryhmä 43 ALI- HANKKIJAT Projektiryhmä Projektiryhmä 44

Esimerkki ITprojektiorganisaatiosta Projektinhallinnan tehtävät Projektin asettaja Osaprojektipäällikkö 1 Arkkitehti (eli tekninen pp) Suunnittelija projektin laatu projektin riskit Testaaja projektimittarit Projektin valvoja tai ohjausryhmä Projektisihteeri Projektipäällikkö Osaprojektipäällikkö 2 Osaprojektipäällikkö N Dokumentoija Tukitoiminnot asiantuntijat laatuinsinööri konfiguraation hallintainsinööri muut tarvittavat erikoisroolit kustannusten arviointi projektin aikataulu kommunikointi ja raportointi projektin henkilöresurssit projektin muut resurssit projektin etenemisen seuranta 45 46 Projektipäällikkö p Projektipäällikköä voidaan verrata pienen yrityksen toimitusjohtajaan: motivaatio saada projekti onnistuneesti toteutetuksi projektiryhmän sitouttaminen tavoitteen saavuttamiseksi projektille voidaan järjestää tulospalkkausjärjestelmä 47 Projektipäällikön tehtävät p Laatia projektisuunnitelma yhteistyössä projektiryhmän kanssa p Käynnistää projektiryhmän työskentely ja ohjata ryhmää p Johtaa projektin toimeenpanoa, tehtävien antoa ja valvoa työn edistymistä p Raportointi p Varustaa projektiryhmä tarvittavilla tiedoilla ja koulutuksella p Laatia projektin loppuraportti ja suorittaa projektin päättäminen 48

Projektipäällikön on p Tunnettava projektin johtamis- ja ohjausmenettelyt p Tehtävä päätöksiä jämäkästi p Tunnettava projektin tehtäväalue ja käytettävät tekniikat p Nautittava luottamusta ja avustettava projektihenkilöstöä p Pyrittävä ennaltaehkäisemään riskejä ja ongelmia ja hallita muutoksia Projektiryhmän jäsenen tehtävät p Osallistua projektisuunnitelman laatimiseen ainakin oman työnsä osalta p Huolehtia omista tehtävistään laadullisesti hyvin niin nopeasti kuin mahdollista p Raportoida työn edistymisestä pp:lle p Dokumentoida työnsä tulokset p Noudattaa päätettyjä teknisiä standardeja p Kehittää omaa ammattitaitoaan ja työmenetelmiä 49 50 Projektin asettajan tehtävät Johtoryhmän tehtävät p Päättää projektin aloittamisesta, keskeyttämisestä ja päättämisestä p Nimeää projektin johtoryhmän p Vastaa viimekädessä, että projektilla on käytettävissä tarvittavat resurssit p Ratkaisee mahdolliset projekti- ja linjaorganisaation väliset kiistat 51 p Määrittää projektin ajalliset, tekniset ja kustannukselliset tavoitteet p Nimetä projektipäällikkö: paras valinta on henkilö, jolla on kokemusta, toimialaosaamista ja tunneälyä p Hyväksyä projektipäällikön laatima projektisuunnitelma p Antaa projektille sen tarvitsemat resurssit p Tehdä projektin kannalta keskeiset päätökset p Hyväksyä projektin tulos p Päättää projektin lopettamisesta 52

Projektien sudenkuoppia 1/2 p Kaikkea mahdollista nimitetään projekteiksi p Puhutaan projekteista, mutta asioita ohjaavat linjapäälliköt p Projekti annetaan henkilöille muiden töiden ohella p Ei osata käyttää projektin ohjauksen menetelmiä p Suunnitelmallisuus ja valvonta puuttuu Projektien sudenkuoppia 2/2 p Ei ole projektiohjeistoa, kukin toimii miten parhaaksi näkee p Asenteet Ei minun työtäni voi aikatauluttaa p Johdon informaatiojärjestelmät puutteellisia, ei tunneta projektien tilannetta tai henkilöstön kuormitusta p Projektien aloitus ja lopetus lipsuvia p Ammattitaitoisten projektipäälliköiden puute 53 54 Projektijohtamiskulttuuri 1/2 p Projektien itsenäisyyttä ja omajohtoisuutta tuetaan p Projektipäälliköille annetaan riittävät valtuudet ja toimintaedellytykset p Projektit perustuvat strategisiin suunnitelmiin ja toteuttavat niissä asetettuja tavoitteita p Käytetään projektinhallinnan menetelmiä Projektinjohtamiskulttuuri 2/2 p Tulosjohtaminen on viety projektitasolle p Projektien ohjaukseen on yhteiset toimintamallit ja pelisäännöt p Henkilöstö on koulutettu projektitoimintaan p Projektipäällikölle on suunniteltu urakehitys 55 56

Nelostie Oy (1/2) p Valtatie 4 rakennettiin projektimaisesti. Nelostie Oy rakensi tien ja vastaa sen ylläpidosta vuoteen 2012 saakka, jolloin valtio saa tien omakseen. Nelostie Oy saa 2,5 euroa jokaisesta autosta, joka ajaa Järvenpäästä Lahteen. Koska automaksut alkoivat vasta kun tie valmistui, oli projektin nopea toteutus rahallisesti merkittävää. Nelostie Oy (2/2) p Tie valmistui marraskuussa 1998 vuoden aikataulustaan edellä! p On arvioitu että kustannukset ovat 15-20% pienemmät kun rahoitus järjestetään koko projektille kerrallaan, sen sijaan että rahat jaetaan vuosittain lisätietoja: www.nelostie.net 57 58