MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 534 Kunnanhallitus 12.10.2015 Aika 12.10.2015 klo 15:00-17:39 Paikka Kunnantalo, kunnanhallituksen kokoushuone Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 236 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 536 237 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 537 238 Kunnanvaltuuston kokousten laillisuus ja täytäntöönpano 538 239 Vuoden 2015 talousarvion muutokset / Tekniset palvelut 539 240 Osavuosikatsaus 2/2015 543 241 Vuoden 2014 arviointikertomus 546 242 Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteutusohje 548 243 Kirjastonjohtajan virkanimikkeen muutos 555 244 KUUMA-kuntien yhteisen ICT-palveluyhtiön perustamisen valmistelu 556 245 Uudenmaan maakuntaparlamentti 12.-14.11.2015 567 246 Valtuustoaloite koskien pakolaisten vastaanottamista 568 247 Valtuustoaloite Sääksjärven entisen uimarannan käytön uudelleen avaamisesta kuntalaisten käyttöön 571 248 Valtuustoaloite kunnantalon lisäparkkipaikkojen rakentamiseksi 572 249 Viranhaltijapäätökset 573 250 Ilmoitusasiat 574 251 Lautakuntien pöytäkirjat 575

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 535 Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Läsnä Havula Tapio Kh:n puheenjohtaja Salmi Petri Kh:n I varapuh.joht. Elomaa Jarna jäsen Laukkanen Erkki jäsen Laine Markku jäsen Martniku Sari jäsen saapui klo 15.10 239 Mäkipää Marja-Leena jäsen Tilvis Reijo jäsen Nyfors Hannele varajäsen Muut Helin Anna Kv:n puheenjohtaja Peltola Veijo Kv:n I varapuh.joht. Laaksonen Tapio Kv:n II varapuh.joht. Kairesalo Esko kunnanjohtaja Siikaluoma Esa hallintojohtaja Tupamäki Anja asiantuntija :t 239-241 Seppälä Hannu asiantuntija 242 Poissa Ravolainen-Rinne Heta Kh:n II varapuh.joht. Allekirjoitukset Tapio Havula puheenjohtaja Esa Siikaluoma pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat 236-251 Pöytäkirjan tarkastus Marja-Leena Mäkipää Reijo Tilvis Pöytäkirja yleisesti nähtävillä Yleinen tietoverkko 16.10.2015

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 536 Kunnanhallitus 236 12.10.2015 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kunnanhallitus 236 Päätösesitys: Todetaan kokous laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Hyväksyttiin esityksen mukaan.

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 537 Kunnanhallitus 237 12.10.2015 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Kunnanhallitus 237 Päätösesitys: Valitaan pöytäkirjan tarkastajiksi Marja-Leena Mäkipää ja Jarna Elomaa. Valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi Marja-Leena Mäkipää ja Reijo Tilvis.

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 538 Kunnanhallitus 238 12.10.2015 Kunnanvaltuuston kokousten laillisuus ja täytäntöönpano Kunnanhallitus 238 Kuntalain 39 :n mukaan kunnanhallitus vastaa valtuuston päätösten täytäntöönpanosta ja laillisuuden valvonnasta. Kuntalain 96 :n mukaan, jos kunnanhallitus katsoo, että valtuuston päätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä tai että valtuusto on ylittänyt toimivaltansa tai että päätös on muuten lainvastainen, kunnanhallituksen on jätettävä päätös täytäntöön panematta. Asia on viipymättä saatettava uudelleen valtuuston käsiteltäväksi. Kunnanjohtajan päätösesitys: Kunnanhallitus päättää, että koska kunnanvaltuuston kokouksessa 28.9.2015 tehdyt päätökset ovat syntyneet laillisessa järjestyksessä eivätkä mene kunnanvaltuuston toimivaltaa ulommaksi tai muutoin ole lain tai asetuksen vastaisia, panna päätökset täytäntöön Hyväksyttiin esityksen mukaan.

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 539 Tekninen lautakunta 117 10.09.2015 Kunnanhallitus 239 12.10.2015 Vuoden 2015 talousarvion muutokset / Tekniset palvelut 363/02.02/2014 Tekninen lautakunta 10.09.2015 117 Toimitilapalvelujen käyttätalousmuutokset: Kunnossapidon palkkakulut ovat vuodelle 2015 yhteensä 280 000. Talousarvion laadinnan yhteydessä palkkakustannuksia leikattiin 160 800 (+sosiaalikulut) ja talousarvioon jäi vain 119 200 palkkoihin määrärahoja. Henkilöstökulut ylittyvät, koska jaksotetut palkat, työllistämispalkat ja työllistämistuet on varattu keskushallinnon määrärahoihin. Toteutumat on kirjattu toimialalle. Sälinkään koulun sisäilmakorjauksiin varatut määrärahat ylittyvät. Määrärahaa oli varattu vuodelle 2015 yhteensä 140 000 ja toteutuneet kustannukset olivat yhteensä 172 063,55. Määräraha ylitykset johtuivat rakennuksen rinteen puoleisen sivun salaojakustannuksista, joita rakennusvalvonta oli vaatinut asennettavaksi. Kirkonkylän koululla jouduttiin tekemään sisäilmakorjauksia terveystarkastajan kehotuksesta. Koulutien puoleisesta päädystä poistettiin käytöstä poistunut halko/koksikuilu, josta pääsi kosteutta sisätiloihin, lisäksi seinä vesieristettiin. Samalla rakennuksen sisäpuolelta poikien wc:ssa ja käytävässä korjattiin kosteusjälkiä ja ilmanvaihtokanavat nuohottiin. Korjauskustannukset olivat yhteensä 22 198,08. Hepolan pihakouluun uusittiin IV-koneet terveystarkastajan kehotuksesta, kustannus 16 000, lisäksi Hepolan koululle jouduttiin uusimaan öljypoltin, hinta 6 136. Vanhassa polttimessa oli vaara että kaasu kerääntyy kattilaan ja kun poltin käynnistyy seuraa polttimen räjähdys. Vanha poltin oli noin 20 vuotta vanha. Lisäksi korjattiin tiilikatto vuotoa, jiirissä oli rikkinäisiä tiiliä. Nykyinen katon aluskatteen päältä puuttuu ilmarako rimoitus, jolloin vesikatteen alle pääsevä vesi padottuu ruoteen taakse. Lähivuosina tulee varautua vesikaton korjaukseen. Korjauskustannukset olivat yhteensä 24 971. Seurojentalolla oli konesaumapeltikatossa vuoto, jota korjattiin yhteensä 8 194,08 edestä. Tätä korjauta ei oltu varattu määrärahoihin. Nummisten vanhalla koululla jouduttiin poistamaan väliaikaiseksi tarkoitettu viipalerakennus. Rakennus on ollut tontilla vain määräaikaisella rakennusluvalla ja lupa umpeutunut. Luvaton rakennus on haitannut myös kohteen myyntiä. Viipalerakennuksen purku maksoi 13 000. Tähän ei ollut varattu määrärahaa. Investointimuutokset Kapuli III alue-urakka valmistuu nopeammalla aikataululla. Vuoden 2016 taloussuunnitelmaan on varattu 2,0 milj.. Vuoden 2016 määrärahasta

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 540 Tekninen lautakunta 117 10.09.2015 Kunnanhallitus 239 12.10.2015 tulee siirtää 1,423 milj. vuoden 2015 talousarvioon. Vuoden 2015 uusi talousarvioesitys on 5,35 milj. ja vuoden 2016 uusi taloussuunnitelmaesitys on 500 000. Yhteensä Kapuli III alueurakkahankkeen kokonaiskustannusarvio on 5,85 milj. Riihenmäen koulun elinkaarihankkeen käynnistyminen viivästyi päätöksentekoprosessissa. Hankkeelle varattiin vuoden 2015 talousarviossa 7,76 milj.. Riihenmäen koulun uusi talousarvio vuodelle 2015 on 4 717 860 milj.. Lisäksi Hyökännummen koulun suunnittelu käynnistetään vuoden 2015 aikana ja siihen esitetään vuoden 2015 talousarvioon 104 000 määrärahaa. Elinkaarihankkeen kustannukset perustuvat elinkaarihankkeen sopimuksiin ja sovittuihin maksuaikatauluihin. Teknisen johtajan päätösesitys: Tekninen lautakunta esittää kunnanhallitukselle ja edelleen kunnanvaltuustolle 1) oikaisu toimitilapalvelujen kunnossapitopalvelujen palkkavarauksiin kunnossapidon palkkakustannuksista on poistettu talousarvion valmistelun yhteydessä virheellisesti 209 040 (palkat 160 800 ja sosiaalikulut 48 240 ). Palkkarahat tulee palauttaa toimitilapalvelujen kunnossapitopalvelujen tulosyksikköön 2) lisämääräraha toimitilapalvelujen käyttötalouteen toimitilapalveluille työllistämispalkkoihin 30 676 (huomioitu tullut työllistämistuki) lisämäärärahaa Sälinkään koulun sisäilmakorjauksiin 32 063,55 Kirkonkylän koulun sisäilmakorjauksiin 22 198,08 Hepolan koulun korjauskustannuksiin 24 971 Seurojentalon vesikattovuodon korjauskustannuksiin 8 194,08 Nummisten viipalerakennuksen purkuun 13 000 3) määrärahamuutos investointeihin Kapuli III vuoden 2016 määrärahasta siirretään 1,423 milj. vuoden 2015 talousarvioon. Vuoden 2015 uusi talousarvioesitys on 5,35 milj. ja vuoden 2016 uusi taloussuunnitelmaesitys 500 000. Yhteensä hankkeen kokonaiskustannusarvio on 5,85 milj. Riihenmäen koulun uusi talousarvio vuodelle 2015 on 4 717 860 milj. ( hankkeen aloitus viivästyi päätöksentekoprosessissa). Hyökännummen koulun suunnittelu käynnistetään vuoden 2015 aikana ja siihen esitetään vuoden 2015 talousarvioon 104 000 määrärahaa. Tekninen lautakunta päätti hyväksyä esityksen. Kunnanhallitus 239 Teknisen lautakunnan vuoden 2015 talousarvion li sä mää rä ra ha eh do tuk-

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 541 Tekninen lautakunta 117 10.09.2015 Kunnanhallitus 239 12.10.2015 sis ta toimitilapalveluiden tu los alu eel le voidaan todeta seuraavaa: Toimitilapalveluiden -tulosalueen toimintakate on vuoden 2015 ta lous arvios sa ajal la 1.1. - 31.8.2015: (1000 euroa) ulkoi nen Tp 2014 Ta 2015 Ks 2015 Ks 2015 muu tet tu tot. 31.8. tot. % Tp ennuste 2015 Toimitilapalvelut -6 120-6 412-6 412-6 531-4 254 65-6 531 - josta - (palkat) (-801) (-750) (-750) (-730) (-574) (79) (?) - kiinteistöhoito -5 644-6 015-6015 -6 003-3 446 57-5 631 - kunnossapito -477-397 -397-597 -853 125-900 Kunnanjohtajan päätösesitys: Kunnanhallitus päättää Työllistämistukimäärärahojen käyttöön (30 676 euroa) osoitetaan erikseen ka te (ar vio 31 500 euroa) yleis hal lin non tulosalueelta henkilöstöjohtajan viran hal ti ja pää tök sel lä myöhemmin syksyllä. Kunta on varannut mää rä ra hoja työl lis tä mi seen koko kunnan tasolla yhteensä 175 000 euroa, josta käytet ty 31.8.2015 mennessä 220 000 euroa. Lisäksi todetaan, että teknisten palveluiden toimialan käyttötalouden ul koiset toimintakulut olivat 30.9.2015 (tilanne 5.10.2015) -10,9 milj. euroa (tot. 69 %) ja toi min ta tuo tot 1,0 milj. euroa (tot. 81 %) sekä toimintakate -9,9 milj. euroa (68 %). Toimintakate alittaa laskennallisen 75 %:n toteutuman 1 milj. eu roa.toimintakate oli vuotta aiemmin vastaavana ajankohtana -9,5 milj. eu roa, joka oli tuolloin 70 % koko vuoden lopullisesta -13,6 milj. euron to teu tu mas ta. Toimintakate on muutetussa talousarviossa tälle vuodelle -14,6 milj. euroa, jossa muutos -1,0 milj. euroa, +7 % vuoden 2014 ti linpää tök seen verrattuna. Henkilöstökulut olivat syyskuun lopussa -3,2 milj. euroa (tot. 74 %), jossa vähennystä 5000 euroa edellisen vuoden vastaavan ajan koh dan käyt töön samalla, kun koko vuodelle varattu hen kilös tö mää rä ra ha (4,32 milj. euroa) on 0,123 milj. euroa edellisvuotta suurempi. (valmistelija/lisätietoja: kunnankamreeri Anja Tupamäki, 040-314 5240) 1. esittää valtuustolle hyväksyttäväksi vuoden 2015 talousarvioon investointiosaan seuraavat määrärahamuutokset: - talonrakennus/kapuli III lisämääräraha 1 423 000 euroa - talonrakennus/riihenmäen koulun alakoulu/määräraha 4 717 860 euroa sekä - talonrakennus/hyökännummen koulun suunnittelu/määräraha 104 000 euroa 2. hyväksyä, että teknisen toimialan tulee hakea kate käyttötalouden mahdollisiin määrärahaylityksiin ensisijaisesti toimialan sisältä eri tulosalueilta ja esittää tulosalueiden väliset määrärahasiirrot valtuustolle joulukuun 14.12.2015 kokouksessa. Käsittely: Kunnankamreeri Anja Tupamäki esitteli asiantuntijana asiaa kokouksessa.

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 542 Tekninen lautakunta 117 10.09.2015 Kunnanhallitus 239 12.10.2015 Hyväksyttiin esityksen mukaan. Merkittiin, että Sari Martniku saapui kokoukseen tämän pykälän aikana klo 15.13.

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 543 Kunnanhallitus 240 12.10.2015 Osavuosikatsaus 2/2015 363/02.02/2014 Kunnanhallitus 240 Mäntsälän asukasluku on tänä vuonna kasvanut elokuun loppuun men nessä 48 henkilöä (0,2 %) 20 669 asukkaaseen. Työttömyysaste oli 7,9 %, kun luku vuotta aiemmin oli 6,4 %. Uudellamaalla työttömiä oli keskimäärin 10,3 % työvoimasta. Käyttötalous Mäntsälän toimintakulut olivat elokuussa -83,0 milj. euroa (tot. 65 %) ja -tulot 17,5 milj. euroa (61 %). Toimintakulut ovat supistuneet edellisvuoden vas taa vas ta ajankohdasta 0,2 milj. euroa (0,2 %), josta palkkakulut 0,3 milj. euroa, 0,9 % ja muut henkilöstökulut 0,1 milj. euroa (1,3 %). Toimintakate -65,3 milj., tot. 66 % (2014; -65,3 milj. oli 68 % tp 2014 toteu tu mas ta) on hieman alle laskennallisen toteutuman. Toimialojen ilmoittamat menoylityspaineet kohdistuvat yleis hal lin nos sa tietohallintoon 0,2 milj. euroa ja taloushallinnon palkkauskuluihin 0,03 milj. euroa sekä käyttöomaisuuden myyn ti tuot toi hin, jossa tuotto on jäämässä -1,0 milj. euroa alle budjetoidun arvion. Tammi - elokuussa kunnalle on tilitetty verotuloja 53,2 milj. euroa, lisäys edel lis vuo den vastaavan ajankohtaan 3,2 milj. euroa (6,3 %). Ti lin pää tösen nus teen mukaan verotulojen arvioidaan kasvavan 6 %. Ve ro tu lo en nustet ta on tarkennettu verottajan viimeisimpien päivitysten mukaiseksi, jossa kun nal lis ve ron mar ras kuun maksuunpanotilitys on -5,2 milj. euroa vuo delta 2014. Vuoden 2015 kunnallisverojen ennakoiden jako-osuudet vah vis tetaan lopullisesti joulukuussa. Valtionosuuksia on tilitetty val tion osuus päätös ten mukaisesti 17,6 milj. eu roa. Verorahoituksen arvioidaan kas va van tänä vuonna 6,2 milj. euroa, 6,3 %. Vuosikate oli elokuussa 6 milj. euroa ja tilinpäätösennusteessa talousarvion mukainen eli noin 6,5 milj. euroa. Investoinnit Mäntsälän kunnan investoinneista oli elokuussa toteutunut 8,8 milj. eu roa. Kunnan investoinnit koko vuodelle olivat alkuperäisessä ta lous ar vios sa brutto 7,3 milj. euroa, kun tilinpäätösennusteessa investoinnit nousevat 17,3 milj. euroon. Elinkaarihankkeena aloitetun Rii hen mäen alakoulun raken ta mi nen alkoi elokuussa ja maksaa tänä vuonna 4,7 milj. euroa. Maanostoon on käy tet ty rahaa tä hän mennessä 2,7 milj. euroa. Kapulin teollisuusalueen in ves tointimenot kasvavat 5,4 milj. euroon. Lainakanta Kunnan lainakanta oli elokuussa 55,6 milj. euroa, 2 681 euroa/asukas. Laina kan nan arvioitiin alkuperäisessä talousarviossa olevan tilikauden lopussa noin 57 milj. euroa. Riihenmäen elinkaari-investoinnin aloitus 4,7 milj. euroa ja Kapulin 1,4 milj. euron lisäinvestoinnit kasvattavat in ves toin-

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 544 Kunnanhallitus 240 12.10.2015 tien toteutumaa, mikä näkyy lainakannan kasvuna. Kunnan lainakannan ar vioi daan nousevan tänä vuonna 59,4 milj. euroon ja asukasta kohden 2 864 euroon. Kuntakonsernin lainamäärän arvioidaan tänä vuonna nousevan 17,8 milj. eu roa 134 milj. euroon ja asukasta kohden 6 455 euroon. Määrärahamuutokset vuoden 2015 talousarvioon Vuoden 2015 talousarvioon esitetään seuraavat talousarviomuutokset Käyttötalousosa 1. Tarkastuslautakunta/tarkastustoimi/määrärahan siirto 10 000 euroa tulosalueelle/yleishallinto/kunnanhallitus/sisäinen valvonta; 2. Kunnanhallitus/käyttöomaisuuden myyntivoitot/tulovähennys -1 000 000 euroa; 3. Kunnanhallitus/yleishallinto/tietohallinto menolisäys 200 000 euroa ja talouspalvelut menolisäys 30 000 euroa; Investointiosa Tuloslaskelmaosa 1. Tuloslaskelmaosa/verotulot/tulolisäys 450 000 euroa, josta kunnallisverotuotto 320 000 euroa ja yhteisöverotuotto 130 000 euroa 2. Tuloslaskelmaosa/valtionosuudet/tulolisäys 370 000 euroa; Rahoitusosa Kunnanjohtajan päätösesitys: Kunnanhallitus päättää 1. Lainanotto/lainakannan muutoksen lisäys 9 460 000 euroa, jolloin lainakanta tilikauden lopussa kasvaa yhteensä 59,4 milj. euroon, 2 964 euroon/asukas. (Lisätietoja: kunnankamreeri Anja Tupamäki, 040 314 5240) 1. antaa osavuosikatsauksen 2/2015 valtuustolle tiedoksi, 2. esittää valtuustolle hyväksyttäväksi edellä selosteosassa kohdassa "Määrärahamuutokset vuoden 2015 talousarvioon" esitetyt talousarviomuutokset sekä 3. edellyttää, että toimialat hakevat aktiivisesti menosäästöjä ja tulolisäyksiä menopaineiden hallitsemiseksi, sekä budjetoivat käyttösuunnitelmiin mahdolliset meno-tulomuutokset bruttoperiaatteella. Käsittely: Kunnankamreeri Anja Tupamäki esitteli asiantuntijana asiaa kokouksessa. Hyväksyttiin esityksen mukaan.

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 545 Kunnanhallitus 240 12.10.2015 Liite 1. Osavuosikatsaus 2/2015

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 546 Tarkastuslautakunta, vaalikausi 38 27.05.2015 2013-2016 Kunnanvaltuusto 63 15.06.2015 Kunnanhallitus 241 12.10.2015 Vuoden 2014 arviointikertomus 15/02/2014 Tarkastuslautakunta, vaalikausi 2013-2016 27.05.2015 38 Tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet. Tarkastuslautakunta on suorittanut sille määrätyn tehtävän hyväksymänsä suunnitelman mukaisesti perehtymällä kunnan talousarvioon, tilinpäätökseen ja toimintakertomukseen sekä saamiinsa muihin selvityksiin. Lautakunta on kuullut kunnanjohtajaa, kamreeria sekä muita johtavia viranhaltijoita ja toimihenkilöitä arviointityötä tehdessään. Päätösesitys: Tarkastuslautakunta hyväksyy ja allekirjoittaa toimintavuoden 2014 arviointikertomuksen ja jättää sen valtuuston käsiteltäväksi. Päätettiin esityksen mukaisesti. Liite 1. Arviointikertomus 2014 Kunnanvaltuusto 15.06.2015 63 Esitys: Kunnanvaltuusto 1. merkitsee arviointikertomuksen vuodelta 2014 tiedoksi ja 2. päättää pyytää lautakunnilta ja toimialoilta vastineet arviointikertomuksessa esitetyistä havainnoista, selvityspyynnöistä ja suosituksista sekä kuvauksen käytönnön toimenpiteistä kunnanhallitukselle ja tarkastuslautakunnalle viimeistään syyskuun loppuun mennessä ja edelleen kunnanvaltuustolle viimeistään lokakuun loppuun mennessä. Käsittely: Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Jari Sillanpää esitteli raportin valtuustolle. Hyväksyttiin esityksen mukaan. Teknisenä korjauksena raportin sivulle 5, poistetaan lause, jossa todetaan Ehnroosin koulun purkaminen. Liite 1. Arviointikertomus 2014

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 547 Tarkastuslautakunta, vaalikausi 38 27.05.2015 2013-2016 Kunnanvaltuusto 63 15.06.2015 Kunnanhallitus 241 12.10.2015 Kunnanhallitus 241 Kunnan eri lautakunnat ja hallintopalvelut ovat käsitelleet vastineet vuoden 2014 arviointikertomukseen seuraavasti: perusturvalautakunta 9.9.2015 91 sivistyslautakunta 25.8.2015 68 maankäyttölautakunta 26.8.2015 95 tekninen lautakunta 13.8.2015 101 Kunnanjohtajan päätösesitys: Kunnanhallitus antaa tarkastuslautakunnalle ja valtuustolle oheisen liitteen mukaiset vastineet vuoden 2014 arviointikertomukseen. Käsittely: Kunnankamreeri Anja Tupamäki esitteli asiantuntijana asiaa kokouksessa. Hyväksyttiin esityksen mukaan; lisättiin (sivulle 13) 4.2. kappaleen viimeisen lauseen jälkeen maininta "Kunta on maksanut ko.lainan kokonaan pois. " Liite 1. Arviointikertomuksen vastineet

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 548 Tekninen lautakunta 210 18.12.2014 Tekninen lautakunta 4 27.01.2015 Tekninen lautakunta 84 16.06.2015 Kunnanhallitus 204 24.08.2015 Kunnanhallitus 242 12.10.2015 Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteutusohje 171/10/2015 Tekninen lautakunta 18.12.2014 210 Mäntsälän kunnan toimitilojen hankintaa koskevat ohjeet ovat peräisin vuodelta 2005. Kunnan organisaatiossa ja rakentamisen lainsäädännössä sekä ohjeistuksessa on tapahtunut monia muutoksia nykyisen ohjeen voimassaoloaikana. Nyt valmisteltu tilahankkeiden toteutusohje on ajantasaistettu vastaamaan nykyisiä säädöksiä ja toimintatapoja. Tilahankkeiden toteutusohje on luonnosvaiheessa ja siitä pyydetään muiden Mäntsälän kunnan hallintokuntien lausunnot. Lausuntojen pohjalta ohjetta tullaan täsmentämään. Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteutusohje tuodaan myöhemmin tekniseen lautakuntaan päätettäväksi ja siitä edelleen kunnanhallituksen ja kunnavaltuuston hyväksyttäväksi. (Valmistelija: Tekninen johtaja Hannu Seppälä, puh 040 314 5934) Teknisen johtajan päätösesitys: Tekninen lautakunta pyytää Mäntsälän kunnan hallintokunnilta lausuntoa uudistetusta Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteutusohjeesta. Lausuntojen jälkeen ohje tuodaan päätettäväksi tekniseen lautakuntaan ja edelleen kunnanhallituksen ja kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi. Käsittely: Rami Lindqvist kannatti Jari Elorannan näkemystä asian palauttamista valmisteluun. Hilkka Virtanen ja Anneli Sundberg esittivät, että asia siirretään käsiteltäväksi seuraavaan kokoukseen. Keskustelun perusteella tekninen johtaja muutti päätösesitystään. Teknisen johtajan muutettu päätösesitys: Asia jätetään pöydälle. Tekninen lautakunta päätti hyväksyä esityksen. Tekninen lautakunta 27.01.2015 4 Teknisen johtajan päätösesitys: Veijo Peltola poistui 18.40-18.43 ajaksi. Rami Lindqvist poistui asian käsittelyn jälkeen klo 18.50. Tekninen lautakunta halusi lisäaikaa, jotta pystyisi paremmin tutustumaan uudistettuun tilahankkeiden toteutusohjeisiin ja vertaamaan sitä vanhaan tilahankkeiden toteutusohjeeseen. Tekniselle lautakunnalle lähetettiin tutustuttavaksi voimassaoleva tilahankkeiden toteutusohje. (Valmistelija: tekninen johtaja Hannu Seppälä, puh: 040 314 5934)

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 549 Tekninen lautakunta 210 18.12.2014 Tekninen lautakunta 4 27.01.2015 Tekninen lautakunta 84 16.06.2015 Kunnanhallitus 204 24.08.2015 Kunnanhallitus 242 12.10.2015 Tekninen lautakunta pyytää Mäntsälän kunnan hallintokunnilta lausuntoa uudistetusta Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteutusohjeesta. Lausuntojen jälkeen ohje tuodaan päätettäväksi tekniseen lautakuntaan ja edelleen kunnanhallituksen ja kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi. Teknisen johtajan muutettu päätösesitys: Keskustelun perusteella tekninen johtaja muutti esitystään. Tekninen lautakunta pyytää Mäntsälän kunnan hallintokunnilta lausuntoa uudistetusta Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteutusohjeesta siten, että hankepäätöksen että hankesuunnitelmien euromääräiset rajat muutetaan tilahankkeiden toteutusohjeeseen. Määrät korjataan niin, että hankepäätöksistä ja -suunnitelmista vastaa tekninen lautakunta 150 000-1 000 000 ja kunnanhallitus 1 000 000-3 000 000 välillä sekä kunnanvaltuusto yli 3 000 000 osalta. Lausuntojen jälkeen ohje tuodaan päätettäväksi tekniseen lautakuntaan ja edelleen kunnanhallituksen ja kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi. Tekninen lautakunta päätti hyväksyä esityksen. Liite 1. Tilahankkeiden toteutusohjeet Käsittelyn aikana puheenjohtaja määräsi neuvottelutauon klo 18.49-19.07. Tekninen lautakunta 16.06.2015 84 Tekninen lautakunta on pyytänyt lausunnot käyttäjähallintokunnilta tilahankkeiden toteutusohjeesta. Perusturvalautakunta käsitteli ohjetta 4.3.2015, maankäyttölautakunta 11.3.2015 ja 8.4.2015 sekä sivistyslautakunta 28.4.2015 kokouksessaan. Ohessa lausunnoissa esitetyt asiat ja korjaukset. Perusturvalautakunta Peruturvalautakunta toteaa toteutusohjeista, että ne kuvaavat erinomaisesti tilahankkeiden kokonaisuutta ja niiden vaiheita. Toimijoiden roolit on selkeästi merkitty ja vastuitaja etenemistä on selkeytetty. Ohjeet tuovat hyvin esille hyvän ja onnistuneen suunnittelun merkityksen. Ohjeiden mukaan tilahankkeiden käynnistämisvastuu on tilojen käyttäjähallintokunnilla. Perusturvalautakunnan mukaan olisi hyvä sopia tarkemmin alkuvaiheen menettelytavoista hallintokuntien kanssa yhteistyössä. Lisäksi käyttäjähallintokunnan tulee varhentaa omaa käsittelyä ja suunnittelua, jotta hankkeet saadaan taloussuunnitelmaan riittävän varhain. Perusturvalautakunnan mukaan laaditut ohjeet selkiyttävät käyttäjähallintokunnan sisäistä vastuunmäärittelyä. Perusturvalautakunnan mukaan tarveselvitysrajan (yli 200 000 euroa) alle jääviä hankkeita koskevaan toimialojen yhteistoimintaan tarvittaisiin yhdessä sovittuja menettelytapoja ja välineitä (esim. lomakkeet tarpeen esittämiselle). Perusturvalautakunnan mukaan ohjeissa todetaan

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 550 Tekninen lautakunta 210 18.12.2014 Tekninen lautakunta 4 27.01.2015 Tekninen lautakunta 84 16.06.2015 Kunnanhallitus 204 24.08.2015 Kunnanhallitus 242 12.10.2015 päätöksentekijöille annettavan hankkeen eri vaiheiden aikana systemaattisesti mahdollisimman luotettavaa ja monipuolista tietoa hankkeen tarpeellisuudesta, vaihtoehtoisista ratkaisuista, kustannuksista ja rahoituksesta sekä käyttötalouteen vaikuttavista tekijöistä päätöksenteon pohjaksi. Perusturvalautakunnan mukaan käyttäjähallintokunnan ja teknisen toimialan vastuunjakoa tässä informoinnissa voisi ohjeissa vielä selkiyttää Perusturvapalveluiden toimialoille uutena vastuuna ohjeissa on se, että hankkeen omistaja eli käyttäjän asettama vastuuhenkilö vastaa tarveselvitysvaiheen aikana valtionapuun ja muuhun ulkoiseen rahoitukseen liittyvistä tehtävistä ja tarvittavien hakemusten laatimisesta. Uudisrakennushankkeiden määrärahavaraus on teknisen toimialan budjetissa. Perusturvalautakunnan mukaan ohjeissa voitaisiin todeta, että myös uudishankkeiden ensikertaisen kalustamisen määrärahat ovat teknisen toimialan budjetissa. Käytännössä on ilmennyt jonkin verran tulkinnanvaraisuutta siinä, missä on uudisrakentamiseen liittyvän ensikertaisen kalustamisen ja muun kalustamisen raja. Tiloista luopuminen -luvussa todetaan, että käyttäjähallintokunnan velvollisuutena on tuoda tilapalveluiden tietoon mahdollisuus luopua tiloista. Perusturvalautakunnan lausunnon mukaan tiloista luopumistilanteen vastuita voisi näissä ohjeissa selkiyttää. Esim. kuka vastaa tiloihin rakennettujen tietoteknisten yhteyksien katkaisemisesta yms. Sisäisillä vuokrilla on merkitystä tilankäytön tehokkuudessa. Sisäiset vuokrat sisällytetään kustannuslaskennassa esim. sote-palveluiden hintoihin. Sisäisten vuokrien vaikutus ja ennustettavuus olisikin nykyistä paremmin huomioitava käyttäjähallintokunnan omassa suunnittelussa, mikä edellyttää ajantasaista tietoa sisäisten vuokrien muutoksista ja niiden perusteista. Peruskorjauksia käsittelevissä ohjeissa todetaan, että tarvittavien väliaikaistilojen selvitystyö tehdään yhdessä teknisen toimialan ja käyttäjätoimialan kesken. Perusturvalautakunnan mukaan väistötilojen selvittämisvastuu on hyvä tapauskohtaisesti määritellä, ellei sitä voida yleisellä tasolla todeta. Ohjeiden mukaan hankkeen omistaja eli käyttäjätoimialan edustaja osallistuu suunnittelukokouksiin. Hankkeen omistaja on käyttäjätoimialalta toimialajohtajan nimeämä henkilö. Ohjeissa todetaan, että rakentamisvaiheessa työmaakokouksiin osallistuu hankkeen omistajan nimeämä edustaja. Perusturvalautakunta muistuttaa lasunnossaan, että aikaisempana käytäntönä on ollut se, että käyttäjälautakunta on nimennyt lautakunnan jäsenen työmaakokouksiin. Maankäyttölautakunta Maankäyttölautakunnan lausunnossa on pohdittu ja huomioitu tarvittavia muutoksia yksityiskohtaisesti tilahankkeiden

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 551 Tekninen lautakunta 210 18.12.2014 Tekninen lautakunta 4 27.01.2015 Tekninen lautakunta 84 16.06.2015 Kunnanhallitus 204 24.08.2015 Kunnanhallitus 242 12.10.2015 toteutusohjeeseen.yksityiskohtainen lausunnon täydennys on liitteenä. Lausunnossa on ehdotettu huomioitavaksi kohtaan 2.1 Maankäyttö ja kaavoitus kohtaan korvausta: "Maankäyttöpalvelut on mukana hankkeessa tarveselvitys- ja hankesuunnitteluvaiheessa selvittämässä eri sijoitusvaihtoehtojen kaavoitus- ja maankäytöllisiä vaihtoehtoja tai hankkimassa uusia tiloja tai kiinteistöjä, jos se katsotaan tarpeelliseksi. Maankäyttölautakunta vastaa ja päättää yhdyskuntarakenteen ja kaupunkikuvan suunnittelusta ja myös viranomaisena päättää rakennusluvasta ja sen valvonnasta toimintasääntönsä mukaan. Kohtaan 2.2 Tiloista luopuminen ensimmäiseen kappaleeseen lisäystä: "Kaikki kunnan kiinteistöjä koskevat kiinteän omaisuuden kauppakirjat valmistellaan ja allekirjoitetaan maankäyttöpalveluissa. Jos joku rakennettu tai rakentamaton kiinteistö todetaan jollekin hallintokunnalle tarpeettomaksi on ennen kiinteistön myyntiä hankittava maankäyttöpalveluista näkemys siitä, onko kiinteistö mahdollisesti "jalostettavissa" muuhun kunnan tai muun tahon käyttöön tulevaisuudessa esim. kaavoitusmenettelyllä tai vaihtokaupalla tms. kiinteistöteknisellä menettelyllä." Kohtaa 2.3 kappale 4:n lisäys: "Pyydetään lausunto käyttäjälautakunnalta ja maankäyttölautakunnalta ennen hyväksymistä" Kohtaan 2.5.2 lisättäisiin seuraava teksti: Suunnitteluvaiheessa L1 tulee esitellä asema-, ja julkisivupiirustuksia rakennustarkastajille ja maankäyttölautakunnalle. Lähes valmiita rakennuslupakuvia on esiteltävä maankäyttölautakunnalle hyvissä ajoin ennen niiden tuomista päätettäväksi, jotta niihin voidaan vielä tehdä mahdollisia luvan edellyttämiä muutoksia. Käsittelyn aikana esitettiin lisäyksiä, jotka on myös merkitty liitteenä olevaan luonnokseen.maankäyttölautakunta päätti yksimielisesti hyväksyä kaavoitusjohtajan esityksen käsittelyn aikana esitetyillä lisäyksillä täydennettynä. Sivistyslautakunta Sivistyslautakunta on ehdottanut seuraavia muutoksia lausunnossaan tilahankkeiden toteuttamisohjeeseen. Kohtaan 1.2 Toimitilan suunnittelun periaatteet lisättäisiin virke 'Toimitilan suunnittelussa tulee huomioida kestävän kehityksen kaikki ulottuvuudet.' tämän lisäksi tulisi korostaa lihavoinnein sanaa 'monikäyttöisyyden' (Tilojen suunnittelutavoitteisiin tulee aina sisällyttää ympäristöystävällisyyden, monikäyttöisyyden ja muunneltavuuden tavoitteet.) Kohta 1.3 Liittyminen taloussuunnitteluun ja hankkeen taloudelliset vaikutukset tulisi kuvan 2 jälkeen tulevassa kappaleessa korostaa lihavoinnein sanaa 'laatutaso' (Hankesuunnitteluvaiheessa lyödään lukkoon hankkeen luonne, laajuus, laatutaso, aikataulu ja toiminnalliset

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 552 Tekninen lautakunta 210 18.12.2014 Tekninen lautakunta 4 27.01.2015 Tekninen lautakunta 84 16.06.2015 Kunnanhallitus 204 24.08.2015 Kunnanhallitus 242 12.10.2015 perusperiaatteet.) Kohdassa 2.1 Tilahankkeen osapuolet tulisi sivistyslautakunnan mukaan täydentää Päättäjät -kappale seuraavaksi: 'Päättäjät lautakunnissa, kunnanhallituksessa ja kunnanvaltuustossa käsittelevät hankkeen taloutta ja toiminnallisia sisältöjä hankkeen eri vaiheissa. Tilaaja-/käyttäjälautakunta käsittelee hanketta, hankkeen taloutta ja toiminnallisia sisältöjä sen käynnistämis- ja suunnitteluvaiheessa sekä muissa keskeisissä vaiheissa. Kohdassa 2.3 Tarveselvitys tulisi korostaa lihavoinnein kolmannesta kappaleesta virke 'Tilahankkeen suunnittelun käynnistämisvastuu on käyttäjähallintokunnalla.' Tekniset palvelut on korjannut ja muokannut tilahankkeiden toteutusohjetta ja ottanut ohjetta tehdessään huomioon käyttäjähallintokunnilta saadut lausunnot ja korjausehdotukset. Ohjeeseen on lisätty ja huomioitu lausuntojen jälkeen seuraavat asiat: Alle 200 000 :n tarveselvityksistä laaditaan suppea kuvaus. Maankäyttöpalvelut on mukana hankkeessa tarveselvitys- ja hankesuunnitteluvaiheessa selvittämässä eri sijoitusvaihtoehtojen kaavoitus- ja maankäytöllisiä vaihtoehtoja tai hankkimassa uusia tiloja tai kiinteistöjä, jos se katsotaan tarpeelliseksi. Mahdollinen kiinteistön myynti tai rakennuksen purkaminen valmistellaan suunnittelu- ja rakennuttamispalveluissa yhteistyössä maankäyttöpalveluiden kanssa. Rakennusten purkamisen päätöksen tekee tekninen lautakunta ja myyntipäätös käsitellään kunnanhallituksessa. Jos joku rakennettu tai rakentamaton kiinteistö todetaan jollekin hallintokunnalle tarpeettomaksi, niin on ennen kiinteistön myyntiä hankittava eri hallintokunnilta näkemys siitä, onko kiinteistö mahdollisesti "jalostettavissa" muuhun kunnan tai muun tahon käyttöön tulevaisuudessa esim. kaavoitusmenettelyllä tai vaihtokaupalla tms. kiinteistöteknisellä menettelyllä. Pyydetään lausunto käyttäjälautakunnalta ja maankäyttölautakunnalta ennen hyväksymistä. L1- suunnitelmia esitellään asema- ja julkisivupiirustuksien osalta rakennustarkastajille. Lähes valmiita rakennuslupakuvia on esiteltävä maankäyttölautakunnalle hyvissä ajoin ennen niiden tuomista päätettäväksi, jotta niihin voidaan vielä tehdä mahdollisia luvan edellyttämiä muutoksia. Toimitilan suunnittelussa tulee huomioida kestävän kehityksen kaikki ulottuvuudet. Päättäjät lautakunnissa, kunnanhallituksessa ja kunnanvaltuustossa käsittelevät hankkeen taloutta ja toiminnallisia sisältöjä hankkeen eri vaiheissa. Tilaaja-/käyttäjälautakunta käsittelee hanketta, hankkeen taloutta ja toiminnallisia sisältöjä sen käynnistämis- ja suunnitteluvaiheessa sekä muissa keskeisissä vaiheissa.

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 553 Tekninen lautakunta 210 18.12.2014 Tekninen lautakunta 4 27.01.2015 Tekninen lautakunta 84 16.06.2015 Kunnanhallitus 204 24.08.2015 Kunnanhallitus 242 12.10.2015 (Valmistelija: tekninen johtaja Hannu Seppälä, puh. 040 314 5934) Teknisen johtajan päätösesitys: Tekninen lautakunta esittää kunnanhallitukselle ja edelleen kunnanvaltuustolle, että Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteuttamisohjeet hyväksytään. Käsittely: Käsittelyn aikana Jari Eloranta teki esityksen, jonka mukaisesti pidetään vuoden 2005 tilahankkeiden toteutusohjeet voimassa. Esko Tattari kannatti ehdotusta. Asiassa pidettiin kahden minuutin neuvottelutauko klo: 17.45-17.47. Puheenjohtaja ehdotti kädennostoäänestystä ja se hyväksyttiin yksimielisesti. Teknisen johtajan päätösesitystä kannatti kuusi (6) jäsentä: Asko Eerola, Anneli Sundberg, Hilkka Virtanen, Jussi Heikkilä, Christina Kalenius ja Leena Laine. Jari Elorannan tekemää ja Esko Tattarin kannattamaa esitystä äänesti kolme (3) jäsentä: Esko Tattari, Jukka Munukka ja Jari Eloranta. Teknisen johtajan päätösesitys jäi voimaan. Tekninen lautakunta päätti hyväksyä esityksen. Liite 1. Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteutusohje Kunnanhallitus 24.08.2015 204 Kunnanjohtajan päätösesitys: Kunnanhallitus hyväksyy Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteuttamisohjeen ja esittää sen edelleen kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi. Käsittely: Teknistä johtajaa Hannu Seppälää kuultiin asiantuntijana kokouksessa. Käsittelyn kuluessa kunnanjohtaja muutti esitystään seuraavasti: "Asia jätetään pöydälle lisävalmistelua varten ". Hyväksyttiin muutetun esityksen mukaan ja asia jätettiin pöydälle. Kunnanhallitus 242 Tilahankkeiden toteutusohje on käsitelty uudelleen maankäyttölautakunnassa ja esitetyt muutokset on huomioitu ohjeessa. Kunnanjohtajan päätösesitys: Kunnanhallitus hyväksyy Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteuttamisohjeen ja esittää sen edelleen kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi seuraavalla muutoksella:

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 554 Tekninen lautakunta 210 18.12.2014 Tekninen lautakunta 4 27.01.2015 Tekninen lautakunta 84 16.06.2015 Kunnanhallitus 204 24.08.2015 Kunnanhallitus 242 12.10.2015 Tilahankkeen suunnitteluvaiheiden tiivistelmä kohdassa Lausunnot / ohjaus teksti on "Pyydetään tarvittaessa lausunto käyttäjälautakunnalta ja maankäyttölautakunnalta ennen hyväksymistä. Hankevastaava informoi ja kuulee säännöllisesti kunnan johtoryhmää" Käsittely: Tekninen johtaja Hannu Seppälä esitteli asiantuntijana asiaa kokouksessa. Käsittelyn kuluessa kunnanjohtaja muutti esitystään seuraavin kohdin: Kappale 2.2. (sivu 8): Seuraava lause poistetaan kokonaan: "Maankäytön viranhaltijat vievät... maankäyttälautakuntaan." Kappale 2.5.4 (17.sivu) Kohta rakennesuunnittelu ja siellä kohta lausunnot, lause poistetaan kokonaan: "Työryhmä pyytää tarvittaessa." Hyväksyttiin muutetun esityksen mukaan. Liite 1. Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteutusohje

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 555 Sivistyslautakunta 91 30.09.2015 Kunnanhallitus 243 12.10.2015 Kirjastonjohtajan virkanimikkeen muutos 398/01.01/2015 Sivistyslautakunta 30.09.2015 91 Kirjastohenkilöstön palkkahinnoittelutunnuksiin on 1.7.2015 tullut valtakunnalliset muutokset. Näiden muutosten seurauksena on Mäntsälän kirjastonjohtaja siirretty tunnuksesta 02KIR012 palkkahinnoittelun ulkopuoliseksi viranhaltijaksi. Mäntsälän kunnan TVA-ryhmä on kokouksessaan 25.9.2015 esittänyt sivistyslautakunnalle, että hinnoittelumuutoksen lisäksi kirjastonjohtajan virkanimike muutettaisiin kirjastopalvelujohtajaksi. Uudistettu nimike vastaisi paremmin nykyistä toimenkuvaa, joka on laaja-alainen kirjasto- ja kirjastoautopalveluiden johtamistehtävä.lisäksi se antaisi paremman kuvan tehtävästä rekrytointiprosessissa. Kirjastonjohtajan siirtyessä eläkkeelle, tulee virka täytettäväksi vuoden 2016 alussa. (Valmistelija / lisätietoja: sivistysjohtaja Pekka Lintonen, p. 040 3145 192)) Sivistysjohtajan päätösesitys: Sivistyslautakunta päättää ehdottaa kunnanhallitukselle, että se esittäisi valtuustolle kirjastonjohtajan virkanimikkeen muuttamista kirjastopalvelujohtajaksi 1.1.2016 alkaen. Sivistyslautakunta päätti hyväksyä esityksen. Kunnanhallitus 243 Hallintosäännön 26a :n mukaan virkojen nimikemuutoksista päättää kunnanhallitus. Kunnanjohtajan päätösesitys: Kunnanhallitus päättää muuttaa kirjastonjohtajan virkanimikkeen kirjastopalvelujohtajaksi 1.1.2016 lukien. Hyväksyttiin esityksen mukaan.

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 556 Kunnanhallitus 183 22.06.2015 Kunnanhallitus 244 12.10.2015 KUUMA-kuntien yhteisen ICT-palveluyhtiön perustamisen valmistelu 435/00.01/2015 Kunnanhallitus 22.06.2015 183 KUUMA-kuntien kaupungin ja kunnanjohtajat sekä tietohallinnosta vastaavat ovat vuoden 2014 joulukuusta saakka selvittäneet edellytyksiä aluetta palvelevan yhteisen ICT-yhtiön perustamiselle. Uusi yhtiö muodostuisi Keravan kaupungin liikelaitoksena toimivasta tietotekniikan palvelukeskuksesta sekä yhteistyöhön mukaan tulevien kuntien nykyisistä sisäisistä tietotekniikkapalveluista. Mukana keskusteluissa ovat nykyisten Tipake-kuntien, Keravan, Järvenpään ja Mäntsälän lisäksi olleet Hyvinkää, Tuusula ja Pornainen. Selvitystyö on edennyt siihen pisteeseen, että yhtiön perustamisen valmisteluun haetaan eri kunnissa valtuutusta päätöksentekijöiltä. Kuuma-kuntien yhteisen ICT-yhtiön valmistelun tausta KUUMA-kunnat kehittivät 2000-luvun ensimmäisen vuosikymmenen aikana yhteistyötä erityisesti tuki- ja ympäristöpalveluissa. Yhteistyön tuloksena perustettiin v. 2008 mm. yhteinen tietotekniikan palvelukeskus (Tipake). Palvelukeskus perustettiin liikelaitoksena Keravan kaupungin organisaatioon. Palvelukeskusta koskevaan yhteistoimintasopimuksen allekirjoitti Keravan lisäksi Järvenpään kaupunki, jonka tietotekniikkahenkilöstö siirrettiin palvelukeskukseen. Palvelukeskus aloitti toimintansa vuoden 2009 alussa. Vuoden 2012 alussa yhteistyöhön tuli mukaan Mäntsälän kunta. Samanaikaisesti palvelukeskuksen toiminnan kehittämisen kanssa jatkettiin KUUMA-kuntien ICT-yhteistyön syventämistä koskevaa valmistelutyötä. V. 2012 kunnat toteuttivat yhteistyössä CGI:n kanssa selvityksen perustietotekniikan hoidosta. Selvityksen tuloksia hyödynnettiin v. 2012-2013 toteutetussa projektissa, jossa valmisteltiin Tipakkeen yhtiöittämistä. Konsulttina projektissa toimi FCG. Projektin tuloksena laadittiin yhtiön perustamisasiakirjat ja liiketoimintasuunnitelma. Päätöksiä toiminnan yhtiöittämisestä ei kuitenkaan tuolloin tehty. ICT-yhteistyön syventämistä koskevaan valmistelutyöhön osallistui nykyisten Tipake-kuntien lisäksi erityisen aktiivisesti Hyvinkään kaupunki. Hyvinkään kaupunginhallitus hyväksyi 11.6.2012 / 143 Tietohallinnon kehittämisohjelman vuoteen 2017. Tämän ohjelman yhtenä strategisena linjauksena oli, että perustietotekniikkapalvelut siirretään tuotettavaksi seudullisessa (KUUMA-kuntien) palvelukeskuksessa. Kuntien yhteisen ICT-yhtiön tarve nousi uudelleen esille syksyllä 2014 käydyissä kuntaliitosneuvotteluissa ja yhtiön perustamiseen palattiin v. 2014 joulukuussa, jolloin Keravan kaupunki kutsui KUUMA-kuntien kunnan/kaupunginjohtajat ja ICT:stä vastaavat neuvottelemaan yhtiön perustamisen edellytyksistä. Neuvottelun perusteella käynnistettiin uudelleen ICT-yhtiön perustamiseen tähtäävä selvitystyö.

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 557 Kunnanhallitus 183 22.06.2015 Kunnanhallitus 244 12.10.2015 Yhtiöittämiseen liittyvät taustaselvitykset Hyvinkään kaupunki on ensin syksyllä 2014 omatoimisesti ja sen jälkeen osana yhteistä selvitystyötä toteuttanut yhteistyössä käyttämänsä konsultin kanssa vertailuja, joissa on verrattu Tipakkeen ja Hämeessä jo toimivan kunnallisen palveluyhtiön KuntaPro Oy:n ICT-toimintaa sekä Tipakkeen ja alan merkittävän yksityisen toimijan, Fujitsun kustannuksia. Tipakkeen ja KuntaPro:n vertailua hankaloitti se, että KuntaPron tuotteistamisaste oli ICT-palvelujen osalta Hyvinkään käsityksen mukaan alhaisempi kuin Tipakkeella. KuntaPro:lla oli kuitenkin halua kehittää ICT-palvelujaan ja laajentaa toimintaansa Keski-Uudenmaan alueelle. Lopputulos vertailusta oli, että Tipakkeen pohjalle rakentuva toiminta katsottiin Hyvinkään näkökulmasta kannattavammaksi vaihtoehdoksi. Hyvinkään kaupungin tilaamassa Tipakkeen ja Fujitsun kustannusvertailussa oli tavoitteena selvittää laskennallinen kustannus Hyvinkään ICT-palveluille siinä tapauksessa, että palvelut tuottaisi joko Tipake tai Fujitsu. Vertailussa hyödynnettiin Tipakkeen palvelujen tuotteistusta. Suoritemäärinä käytettiin Hyvinkään kaupungin nykyisiä suoritemääriä. Selvityksen perusteella palvelujen laskennalliset kustannukset ovat sekä Tipakkeella että Fujitsulla lähes samalla tasolla. Täyttä vertailukelpoisuutta ei kuitenkaan ollut mahdollista saada aikaan. Lisäksi on huomioitava, että vertailuhinnat pitivät sisällään sellaisia kustannuseriä, joita on mahdollista pienentää siirryttäessä Tipakkeen tai Fujitsun palveluihin. Hyvinkään kaupungin johtopäätös suoritetusta vertailusta oli, että kaupungin kannalta järkevintä olisi järjestää tietotekniikkapalvelut kuntien yhteisen yhtiön toimesta. Yhtiön toiminta on kuitenkin järjestettävä niin yhtiö ottaa kokonaisvastuun kuntien tietotekniikkapalveluista ja hyödyntää toiminnassaan, milloin mahdollista, yksityisiä palveluntuottajia. Samalla on määriteltävä tietohallinnon, pääkäyttäjien ja muodostettavan yhtiön välinen työnjako sekä vastuut. Lisäksi on järjestettävä uudelleen kuntien tietohallintoyhteistyö sen varmistamiseksi, että tehtävät ratkaisut ovat yhdenmukaisia. Tipake-yhteistyössä mukana olevat kunnat tilasivat puolestaan BDO Oy:ltä selvityksen Keravan, Järvenpään ja Mäntsälän yhteisen tietotekniikan palvelukeskuksen liiketoiminnasta sekä analyysin palvelukeskuksen toiminnan laajentumisen edellytyksistä palvelemaan muita ympäristökuntia. Selvityksen luonne, menettelytavat ja raportointi noudattelivat yritysostotutkimusten periaatteita ja tavoitteita. Selvityksessä käsiteltiin muun muassa seuraavia osa-alueita: yksikön taloudellisen elinkelpoisuuden arviointi ja riskit. toimintatapojen ja prosessien (mukaan lukien hinnoittelu) arviointi, huomioiden kuntayhteistyöhön liittyvät käytännöt, yleiset prosessinäkökohdat ja yleiset ICT-alan standardit. sisäisen valvontajärjestelmän ja riskien hallinnan toimivuus ja mahdolliset kehityskohteet, huomioiden kuntalaki. taseen ulkopuolisten vastuiden ja velvoitteiden sekä oikeuksien arviointi ja niihin liittyvät riskit. arvio osakeyhtiö- tai kuntayhtymä malleilla toteutettujen

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 558 Kunnanhallitus 183 22.06.2015 Kunnanhallitus 244 12.10.2015 organisaatioiden hyödyistä ja mahdollisista haitoista verrattuna nykytilaan. Selvityksen perusteella Tipakkeen toimintaan ei liity sellaisia taloudellisia riskejä, jotka estäisivät toiminnan laajentamisen nykyisestä. Selvityksessä kiinnitetään huomiota Tipakkeen suhteellisen pieneen kokoon muihin vastaaviin organisaatioihin verrattuna. Tipakkeen voimavarat taloudellisten ja henkilöstömäärän mittapuiden mukaan ovat selvityksen mukaan varsin rajalliset. Todellisia mittakaavaetuja tai riittäviä taloudellisia resursseja palveluiden kehittämiseen ja erikoisosaamisen syventämiseen on vähän. Uusien kuntien liittyminen mukaan toimintaan parantaisi mahdollisuuksia toiminnan kehittämiseen. Toisaalta BDO:n raportissa arvioidaan myös, että tietotekniikkansa vielä itse hoitavien KUUMA-kuntien omat ICT- yksiköt eivät ilman merkittäviä lisäpanostuksia yksin kykene vastaamaan kasvaviin osaamisvaatimuksiin. Kuntien itse omistaman toimijan etuna BDO:n raportissa nähdään joustavuus ja kustannustehokkuus. Toisaalta täyden hyödyn saaminen yhteistyöstä edellyttää kuntien nykyistä laajempaa yhteistyötä myös tietohallinnon tasolla, mm. yhteisiä hankintoja ja järjestelmiä. Päätökset yhtiön perustamisen valmistelusta Selvitysten perusteella kunnan/kaupunginjohtajien yhteisessä neuvottelussa 1.4.2015 päätettiin, että kunnan/kaupunginhallituksille tuodaan toukokuun alkupuolella päätettäväksi esitys alueen yhteisen ICT-palveluyhtiön perustamisen valmistelusta. Ajatuksena oli, että Tipakkeen toiminnassa mukana olevien kuntien ja muiden selvitystyöhön osallistuneiden kuntien kaupungin/kunnanhallitukset tekevät jokainen oman päätöksensä yhtiöittämisen valmistelusta. Tipakkeen ulkopuolisista kunnista Hyvinkään kaupungilla on suurin kiinnostus yhteiseen ICT-yhtiöön mukaantulosta. Kaupungin tavoitteena on kaupungin tietotekniikkapalvelujen hoidon siirtäminen perustettavalle yhtiölle jo vuoden 2016 alussa. Hyvinkään kaupunginhallitus käsitteli perustietotekniikan hoidon järjestelyitä kokouksessaan 11.5.2015. Kaupunginhallitus päätti hyväksyä perustietotekniikkapalvelujen uudelleen järjestämisen jatkovalmistelun. Lisäksi kaupunginhallitus päätti valtuuttaa liiketoimintajohtajan, tietohallinnon ja kansliapäällikön valmistelemaan tietotekniikkapalvelujen siirtämistä perustettavan KUUMA-kuntien yhteisen yhtiön hoidettavaksi. Hyvinkään kaupunginhallituksen päätöksen mukaan valmistelussa mukana olevien kuntien tulisi pikaisesti sopia jatkovalmistelusta, jotta tavoiteaikataulu vuoden 2016 alusta toteutuisi. Jatkovalmisteluun kuuluu oleellisena kaupungin tietotekniikkahenkilöstön siirtäminen perustettavan yhtiön palvelukseen. Tuusulalla ja Pornaisilla on kiinnostusta tulla mukaan yhteistyöhön, mutta aikataulu on niiden osalta väljempi. Tuusula on tarkoitus tehdä yhtiöön liittymisen eduista ja haitoista vielä omat selvityksensä ennen päätöksentekoa.

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 559 Kunnanhallitus 183 22.06.2015 Kunnanhallitus 244 12.10.2015 Keravalla kaupunginhallituksen konsernijaosto on käsitellyt asiaa kokouksessaan 23.4.2015 ja päättänyt hyväksyä omasta puolestaan asian jatkovalmistelun ja esittää, että kaupunginhallitus päättää valtuuttaa kehitysjohtajan ja vt. liikelaitoksen johtajan valmistelemaan Tietotekniikan palvelukeskus -liikelaitoksen hoitamien toimintojen siirtämistä perustettavan KUUMA-kuntien yhteisen yhtiön hoidettavaksi. Tietotekniikan palvelukeskuksen johtokunta on käsitellyt asiaa kokouksessaan 21.4.2015 ja merkinnyt valmistelun tilanteen tiedoksi. ICT-yhtiön perustamisen valmistelu Valmistelun tavoitteena on toteuttaa KUUMA-kuntien yhdessä omistama ICT-palveluyhtiö, johon siirretään Tipakkeen nykyinen henkilökunta sekä liittyvien kuntien tietotekniikkahenkilökunta. Henkilöstö on tarkoitus siirtää perustettavaan yhtiöön ns. vanhoina työntekijöinä. Siirtämisen tarkemmat ehdot valmistellaan osana yhtiön perustamiseen liittyvää valmistelua. Perustettavan yhtiön palvelurakenne noudattaa pääosin Tipakkeen nykyistä palvelurakennetta, jota kehitetään vastaamaan paremmin nykytarvetta. Palvelut kuvataan tarkemmin valmistelun yhteydessä päivitettävässä liiketoimintasuunnitelmassa. Suunnitelmassa esitetään myös yhtiön keskeiset talouslaskelmat. Lähtökohtana yhtiön perustamisessa on, että yhtiön osakepääoma jakautuu kuntien asukasluvun mukaisesti. Osakepääoman suuruus ratkaistaan jatkovalmistelun yhteydessä. ICT-yhtiön perustamisen valmistelussa on tarkoitus käyttää hyväksi v. 2012-2013 Tipakkeen yhtiöittämiseksi valmisteltuja asiakirjoja, joita on tarve jonkin verran päivittää. Jatkovalmistelussa on tarkoitus mm. viimeistellä suunnitelma yhtiön perustamisesta ja toimintojen siirtämisestä yhtiön hoidettavaksi valmistella yhtiön perustamisasiakirjat ja liiketoimintasuunnitelma tarkentaa Tipakkeesta tehtyä selvitystä erityisesti taloudellisten ja sopimuksellisten vastuiden osalta selvittää Hyvinkään kaupungin tietotekniikan palvelutuotantoon liittyvät sopimusvastuut sekä palvelutuotannon nykyinen tila selvittää ylätasolla tietoteknisten palvelujen yhdistämisen vaatimukset ja valmistella toteutuksen alustava tiekartta Tavoitteena on, että jatkovalmistelun jälkeen kunnilla on valmiudet tehdä päätökset yhtiön perustamisesta. Tarkoitus on, että yhtiöittämisen valmisteluun liittyvä päätöksentekomateriaali on pääosin valmiina juhannukseen mennessä, jolloin materiaalia on mahdollista viimeistellä kesän aikana ja tehdä yhtiön perustamista koskevat päätökset elokuun loppuun mennessä. Jatkovalmistelun kustannukset muodostuvat valmistelussa mukana olevien organisaatioiden omasta työstä ja valmistelun tukena käytettävien

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 560 Kunnanhallitus 183 22.06.2015 Kunnanhallitus 244 12.10.2015 konsulttien palkkioista. Alustavasti on sovittu, että Tipakkeen toiminnassa mukana olevat kunnat maksavat valmisteluvaiheen kustannukset osana Tipakkeen kustannuksia niiltä osin kuin tehtävät selvitykset koskevat Tipaketta. Hyvinkään kaupunki maksaa kustannukset omaa organisaationsa koskevien selvitysten osalta. Yhtiön perustamisen ja toiminnan aloittamisen kustannuksista laaditaan erillinen arvio yhtiön perustamisasiakirjojen laadinnan yhteydessä. Kunnanjohtajan päätösesitys: Kunnanhallitus päättää hyväksyä ICT-yhtiön perustamisen jatkovalmistelun ja toteaa, että asia tulee päätöksentekoon varsinaisesti syksyn aikana. Hyväksyttiin esityksen mukaan. Kunnanhallitus 244 Yhtiön perustamisen valmistelu on Keravan kaupunginhallituksen päätösten jälkeen edennyt siten, että yhtiön perustamisasiakirjoja on valmisteltu kuntien yhteisessä virkamiehistä muodostetussa ohjausryhmässä. Ohjausryhmässä on ollut kaksi edustajaa kustakin valmistelussa mukana olleesta kunnasta. Ohjausryhmään ovat kuuluneet: Kehitysjohtaja Pekka Kauranen, Kerava, puheenjohtaja Tietohallintopäällikkö Risto Carlson, Kerava Talousjohtaja Antti Peltola, Järvenpää Tietohallintopäällikkö Jarmo Salminen, Järvenpää Hallintojohtaja Esa Siikaluoma, Mäntsälä Tietohallintopäällikkö Markku Anttila, Mäntsälä Talousjohtaja Markku Vehmas, Tuusula Tietohallintopäällikkö Niko Kinnunen, Tuusula Liiketoimintajohtaja Annukka Lehtonen, Hyvinkää Tietohallintopäällikkö Niko Lindberg, Hyvinkää Kunnanjohtaja Markku Hyttinen, Pornainen vt. liikelaitoksen johtaja Ari Sainio Ohjausryhmä on kokoontunut kesän aikana yhteensä neljä kertaa ja hyväksynyt omasta puolestaan perustamisasiakirjat vietäväksi päätöksentekoon kokouksessaan 17.8.2015. Ohjausryhmän valmistelema ICT-yhtiön osakassopimuksen luonnos ja yhtiöjärjestys ovat liitteenä sekä liiketoimintasuunnitelma taustamateriaalina. Yhtiön perustamisasiakirjat Yhtiön perustamisen keskeiset ehdot esitetään osakassopimuksessa ja yhtiöjärjestyksessä sekä perustamissopimuksessa. Yhtiön perustamisasiakirjat on valmisteltu siten, että toimintaan on mahdollista ottaa myöhemmin mukaan myös muita kuntaorganisaatioita.

MÄNTSÄLÄN KUNTA PÖYTÄKIRJA 17/2015 561 Kunnanhallitus 183 22.06.2015 Kunnanhallitus 244 12.10.2015 Yhtiöjärjestyksessä määritellään yhtiön toimialaksi tietotekniikka-, informaatio- ja viestintäpalveluiden sekä niihin liittyvien muiden palveluiden tuottaminen, järjestäminen ja kehittäminen kuntapalveluiden tueksi. Lisäksi yhtiöjärjestyksessä todetaan, että yhtiön osakkeenomistajina voivat toimia vain kunnat, kuntayhtymät sekä muut kuntakonsernien itsenäiset juridiset henkilöt kuten kuntien omistamat yhtiöt, jotka ovat julkisista hankinnoista annetun lain tarkoittamia hankintayksiköitä eivätkä toimi kilpailutilanteessa markkinoilla. Määräyksen avulla halutaan turvata yhtiön asema omistajiensa hankintalain mukaisena in-house yksikkönä. Osakassopimuksessa sovitaan yhtiön omistuksesta ja rahoituksesta. Yhtiön osakepääoma on sopimuksen mukaan varsin pieni. Tarkoitus on, että yhtiö rahoittaa toimintansa laskuttamalla kunnilta palveluistaan ennakkolaskutuksena. Sopimuksessa on varauduttu myös siihen, että tarvittaessa yhtiö voi pyytää omistajiltaan pääomalainaa. Osakassopimuksen mukaan kullakin kuntaosakkaalla on oikeus nimetä yhtiön hallitukseen yksi jäsen. Hallituksen jäsenillä tulee olla liiketoimintaosaamista ja/tai yhtiön toimialan tuntemusta. Osakassopimuksen määräysten avulla on pyritty varmistamaan kuntien sitoutuminen yhtiön osakkaiksi ja palvelujen käyttäjiksi. Sopimuksen mukaan osakkailla on velvoite ostaa tarvitsemansa yhtiön palveluvalikoimassa olevat ICT-palvelut yhtiöltä osakeomistustaan vastaavasti viiden vuoden ajan siitä lukien, kun ne ovat tulleet yhtiön osakkaiksi. Määräyksellä halutaan turvata yhtiön pitkäjänteinen kehittäminen. Toisaalta yhtiön edellytetään kehittävän palveluitaan niin, että ne vastaavat osakkaiden tarpeita ja tavoitteita. Perustamissopimus on luonteeltaan tekninen asiakirja, joka täydennetään sen jälkeen, kun kunnat ovat tehneet päätöksensä yhtiön perustamisesta. Perustettava yhtiö Laadittujen sopimusluonnosten ja suunnitelmien mukaan KUUMA-kunnille ICT-palveluita tarjoava yhtiö on tarkoitus perustaa niin, että se voisi aloittaa toimintansa vuoden 2016 alusta lukien. Yhtiön perustamisen lähtökohtia kuvataan ja arvioidaan laaditussa liiketoimintasuunnitelmassa. Lisäksi suunnitelmassa esitetään perustettavan yhtiön toiminnan tavoitteet, palvelut ja keskeiset toimintaperiaatteet. Uuteen yhtiöön on tarkoitus siirtää ensimmäisessä vaiheessa Keravan kaupungin nykyisen tietotekniikan palvelukeskus liikelaitoksen (Tipake) sekä Hyvinkään kaupungin tietotekniikan toiminnot ja palvelut. Siirto tapahtuu liikkeenluovutuksen periaatteita noudattaen. Yhteisen ICT-yhtiön perustamisella vastataan kuntien eri toimialojen jatkuvasti kasvavaan ICT:n käytön tuen tarpeeseen ja varmistetaan, että toimialojen on mahdollista saada tukea ICT:n käyttöön pohjautuvalle