Kieku tulee, mikä muuttuu esimiesten tehtävissä? Toimintatapamuutoksista ja niiden merkityksestä esimiehen näkökulmasta Seija Friman
Kiekun tuki esimiestehtävän eri osaalueilla Ihmisten johtaminen Tavoitekeskustelut Tulos- ja kehityskeskustelut 360-arviointi Osaamisen arviointi ja kehittymissuunnitelmien laadinta Sisäisiin koulutuksiin ohjaaminen Hallinto lomien ja vapaiden suunnittelu harkinnanvaraisten virkavapauksien ratkaiseminen ylityömääräykset työaikojen hyväksyminen ja seuranta Organisaation johtaminen ajantasainen ja keskitetty tieto henkilöstöstä tietovaraston tietojen hyödyntäminen suunnittelussa
Esimiesroolin terävöityminen Kieku-toimintamalli tuo esimiestyöhön muutoksia - Muutoksen laajuus vaihtelee virastoittain - Monet henkilöstöhallinnon tehtävistä ovat olleet jo aikaisemminkin esimiehen vastuulla, mutta Kiekun myötä vastuu tulee konkreettisemmaksi Esimiehelle aktiivinen rooli henkilöstöasioiden hoitamisessa Huolellisuus ja tarkkuusvaatimus lisääntyy sekä esittelijällä että ratkaisijalla - Varmistettava, että tiedot oikein, esim. oikeat poissaolon syykoodit, poissaolojen kestot oikein Työnantajanäkökulma vahvistuu - Opittava ottamaan työnantajanäkökulma asioihin, eli kaikkia mahdollisia ehdotuksia ei tule hyväksyä Yhtenäisen toimintatavan tavoitteena oikeudenmukainen kohtelu organisaation sisällä ja organisaatioiden välillä
Kiekun vaikutuksia esimiestehtäviin Henkilöstöasioiden käsittely hoidetaan Kieku-portaalissa - Valtion virka- ja työehtosopimusten mukaisesti - Helppokäyttöinen ja ohjaava - Keskitetty yhteen paikkaan - Reaaliaikainen - Historiatieto käytettävissä Käsiteltävät asiat tulevat portaalin tehtävälistalle Laajat henkilöstö- ja talousraportit esimiehen käytössä - Raportit päivittyvät yön yli
Kiekun vaikutuksia esimiestehtäviin Asiasta riippuen esimies joko esittelee tai ratkaisee henkilöstöasioita Kiekussa Esimiehen on poissaolojen aikana valittava portaalissa sijainen itselleen - Kiekussa esimiehen sijaisena voi toimia vain esimies, työnjohdollisen esimiestyön sijaisjärjestelyt voidaan hoitaa kuten ennenkin Käytännössä kun esimies lähtee lomalle, hän laittaa sijaistukset sekä Kiekuun, Rondoon että M2:een.
Kiekun vaikutuksia esimiestehtäviin Poissaolojen käsittely Esimies ratkaisee omien välittömien alaistensa - Ei-harkinnanvaraiset poissaolot portaalissa tehdyn esityksen perusteella (mm. kaikkien sairauspoissaolojen ja virkaehtosopimuksen mukaisten palkallisten vapaapäivien hyväksyminen) - Lomat, lomarahan vaihtovapaat ja säästövapaat - Ylityöt ja myönnettyjen saldovapaiden pitäminen HUOM! Asianohjausmalli ei vaikuta tähän, sama kaikilla Esimies esittelee kaikki omien välittömien alaistensa - Harkinnanvaraiset poissaolot puoltamalla / epäämällä portaalissa tehtyä esitystä (mm. kannan ottaminen vuorotteluvapaiden myöntämiseen)
Kiekun vaikutuksia esimiestehtäviin Ajanhallinta Esimies hyväksyy tehdyt ylityöt ja haittakorvaukset - esimies antaa ylityömääräyksen portaalissa ja hyväksyy tehdyt ylityöt portaalissa (saa työlistalleen ilmoituksen hyväksyttävistä ylitöistä) - mikäli työaikoja ei ole hyväksytty aikataulun mukaisesti, ne eivät mene ajoissa maksuun Työaikojen kohdentamisen osalta kirjauskombinaatioiden tarkoituksenmukaisuudesta vastaa esimies Hanke suosittelee, että virkamiehet käyvät viikoittain ilmoittamassa ja kohdentamassa toteutuneen työaikansa sekä esimiehet tarkistamassa ja hyväksymässä alaisten toteumia samaan tahtiin
Tietovarastoraportointi Raportointiin pääsee portaalista raportoinnin välilehdeltä, virkamiehen ja esimiehen portaalivälilehtien tapaan Esimiehen raportit: - henkilöt nimikkeittäin, henkilöstöryhmittäin ja työaikaosuuksittain - henkilölukumäärät ikäryhmittäin - tutkinnot ja koulutukset, koulutustiedot henkilöittäin - poissaolojen kestot poissaololajeittain ja henkilöittäin - henkilöiden palkkatiedot palkkalajeittain ja seurantakohteittain Talousraportteja - noin 25 erillistä taloustietojen raporttia - raportit liittyvät talousarviokirjanpitoon, liikekirjanpitoon, myyntiin, seurantakohteisiin, budjetointitietoihin ja valtuuksiin
Kieku esimiehen työvälineenä Kiekun loppuvuodesta 2014 toteutetun asiakastyytyväisyyskyselyn vastausten mukaan lähes 2/3 vastaajista katsoo, että Kieku on parantanut esimiehen mahdollisuuksia hoitaa esimiestehtäväänsä Sanallisia palautteita: Tiedon saanti työaikoihin liittyvistä asioista on helpompaa nykyään. Tiedot ja toimenpiteet yhdessä järjestelmässä Tietoa lomista ja poissaoloista on nyt helpommin saatavissa Pystyn seuraamaan poissaoloja paremmin ja käyttämään Kiekua varhaisen puuttumisen tukena. Olemme tarkentaneet laskentakohteiden käyttöä. Suuntaus on hyvä, että kaikki tehdään yhdessä järjestelmässä. Toteutus kuitenkin ontuu. joitakin lomakkeita täytetään muka Kiekussa, mutta sitten ne tulostetaan, eikä niitä viedä sähköiseen järjestelmään (mm. ylityölomake). Tilaisuus, Esittäjä 11
Kieku esimiehen työvälineenä Mikäli esimiehet eivät ryhdy noudattamaan Kiekun prosesseja, siitä aiheutuu ylimääräistä työtä hrhenkilöstölle eikä hyötyjä saada aikaiseksi. - Asioiden käsittely portaalissa ripeästi tarvittaessa hrtoimintoon tukeutuen, ei myöhässä tekemistä! - Uusien käsittelyprosessien omaksuminen, esim. sijaisuudet, lääkärintodistukset, työaikojen/ylitöiden hyväksyminen, esittelijä/päätöksentekijä - Mahdollisesti uusien vastuiden ymmärtäminen Esimiehet eivät hyödynnä portaaliraportteja suunnittelussa ja seurannassa Tilaisuus, Esittäjä 12
Virka- ja työehtosopimuksiin liittyvät osaamisvaatimukset esimiehen kannalta Esimiehen tulee jatkossakin hallita valtion virkaehtosopimuksen pääpiirteet ja linjaukset - Oman viraston henkilöstöhallinto auttaa esimiehiä harvoin toistuvissa tai muuten erityisissä tilanteissa Pääsääntö on, että perustiedot VES/TES:stä riittävät, järjestelmä ohjaa Seuraavilla dioilla esitetty pääasiat, jotka tulisi hallita
Esimiehen muistilista keskeisistä VES/TESasioista /Kiekuun liittyvät 1. Sairauspoissaolot: tulee tuntea, milloin poissaolon hyväksymistä varten tarvitaan sairauslomatodistus Huomioitava muut toimintamallit virastoissa (esim. varhaisen tuen mallit) 2. Muut poissaolot: Erityisesti perhevapaat (äitiys-, isyys- ja vanhempainvapaan lisäksi esim. tilapäinen hoitovapaa (valtion yleinen VES luku 3.2.) Muut poissaolot (3.3.), esim. merkkipäivät ja lähiomaisiin liittyvät poissaolot 3. Lomat: Loman määräytyminen ja lomien pitämiseen liittyvät yleiset seikat (Valtion VES vuosilomista), esimerkiksi: Vuosilomaan oikeuttava palvelusaika (15 vuoden sääntö) Lomien siirtäminen ja säästäminen sekä lomarahan vaihtaminen vapaaksi 4. Työajat: (Valtion VES työajoista): Vaihtelee virastoittain riippuen käytössä olevista työaikamuodoista (virasto-, viikko- ja jaksotyö) 5. Palkkausjärjestelmän perusteet (oman viraston tarkentava VES): palkkaryhmät ja palkan muodostuminen eri osista
Esimiehen muistilista keskeisistä VES/TESasioista /Muut 6. Valtion matkustussääntö (=VES matkakustannusten korvaamisesta): perusasiat kuten virkamatkan käsite, päivärahan edellytykset 7. YT-käsiteltävät asiat (YT-laki 1233/2013 3 ja 4 luku) 8. Tasa-arvo-asiat (suositus sukupuolten tasa-arvon edistämisestä valtion virastoissa 2/2007)
Ei-harkinnanvaraiset virkavapaudet Sairaus, työtapaturma, ammattitauti Perhevapaat (äitiys- ja vanhempain-vapaa, hoitovapaa, osittainen ja tilapäinen hoitovapaa) Kuntoutus Eläke/kuntoutustuki, osatyökyvyttömyyseläke Ammattiyhdistyskoulutus ja - kokous Kunnallinen luottamustoimi, käräjäoikeuden lautamies Merkkipäiviin ja lähiomaisiin liittyvät poissaolot Pakottavat perhesyyt Lapsen vaikea sairaus Päihdeongelmaisen hoito Asevelvollisuus, kertausharjoitus, maanpuolustuskurssi Maajoukkueessa edustaminen (olympialaiset, EM ja MM)
Harkinnanvaraiset virkavapaudet Opintovapaa: alkamisajankohtaa voidaan siirtää Muu virka/tehtävä virastossa Muu virka/tehtävä muualla (poikkeus: kansanedustaja, EU, YK, kehitysyhteistyö, tuomioistuin-harjoittelu) Osittainen virkavapaus Osa-aikaeläke Palkaton virkavapaus Vuorotteluvapaa