Käyttöohjeet yhdistyskäyttäjille Munuais- ja maksaliitto ry:n Sebacon jäsenhallinta- ja viestintäohjelmisto 2007
Sisällys 1. Sebacon 1.9... 2 2. Help desk... 3 3. Kirjautuminen... 4 4. Yleisesittely... 4 5. Henkilö- ja yhdistystiedot... 5 5.1. Pikahaku... 5 5.2. Jäsentiedot... 5 5.2.1. Perustiedot-välilehti... 6 5.2.2. Jäsenyys-välilehti... 6 5.2.3. Lisätiedot-välilehti... 7 5.2.4. Liiton tehtävät-välilehti... 8 5.2.5. Yhdistystehtävät-välilehti... 8 5.2.6. Huomionosoitukset-välilehti... 9 5.2.7. Tapahtumat-välilehti... 9 5.2.8. Maksut-välilehti... 9 5.2.9. Uuden henkilön lisäys... 11 5.2.10. Jäsentietojen muokkaus... 12 5.2.11. Jäsenen eroaminen ja yhdistyksen vaihtaminen... 17 5.2.12. Kirjepohja... 17 5.3. Yhdistystiedot... 17 5.3.1. Perustiedot-välilehti... 18 6.3.2. Laskutustiedot-välilehti... 18 6.3.3. Hyvityshistoria-välilehti... 19 6.3.4. Yhdistystietojen muokkaus... 19 5.4. Jäsenlaskutus... 21 6. Raportit... 22 6.1. Raporttityökalun peruskäsitteet... 22 6.1.1. Raporttityypit ja niiden käyttö... 23 6.2. Pikaohje yhdistyksen / liiton jäsentarrojen tulostamiseen... 24 6.3. Valmiin raportin tarkastelu... 26 6.4. Uuden raportin luonti... 26 6.5. Kriteereiden valinta kenttä kentältä... 27 6.5.1. Hakevat kriteerit, rajaavat kriteerit ja hakevat kriteerit (or)... 29 6.5.2. Raporttien Henkilö-, Yritys-, Tapahtumat- ja Kysely-välilehdet... 29 6.6. Raporttityökalulla muodostetulle kohderyhmälle suoritettavat toiminnot... 30 6.7. Kiinteät raportit... 35 6.7.1. Dynaaminen tilastotyökalu... 35 7. Kurssit eli tapahtumat... 36 7.1. Uuden kurssin lisäys... 37 7.2. Kurssilaisten lisäys kurssille... 38 7.3. Osallistujalistat... 39 8. Salasanan vaihto... 39 1. Sebacon 1.9 Tervetuloa käyttämään Sebacon 1.9 jäsenrekisteriohjelmistoa. Sebacon 1.9 sisältää dynaamisen jäsen-/asiakashallinnan lisäksi tehokkaat työkalut yhdistyksen viestintään. 2
- Sebaconista voi ottaa rajattoman määrän dynaamisia raportteja. - Sebacon sisältää sähköpostiviestinnän, tekstiviestit, uutiskirjeet sekä tarrat. - Sebaconiin voi luoda rajattomasti erilaisia postituslistoja kuten joulukorttien saajat, yhdistyksen ulkopuoliset postitusryhmät, jäsenet tai puheenjohtajat. - Sebacon 1.9 jäsenrekisteriohjelmiston viestintäosio mahdollistaa henkilökohtaisen viestittämisen laajallekin jäsenkunnalle automaattisesti. - Jäsen saa yhdistysten lähettämät viestit kirjeenä, matkapuhelimeen tai suoraan omaan sähköpostiosoitteeseen. Tämän käyttöohjeen tehtävänä on perehdyttää sinut käyttämään Sebacon 1.9- jäsenrekisteriohjelmistoa. 2. Help desk Kaikissa Sebacon -jäsenrekisteriohjelmistoon liittyvissä ongelmatapauksissa voit olla yhteydessä Sebacon Oy:hyn. Yhteystiedot: Sähköposti: helpdesk@sebacon.fi Puhelin: 09 4288 4040 3
3. Kirjautuminen 1. Kirjoita Internet-selaimen osoiteriville osoite https://jasen.musili.fi. 2. Kirjoita Username- ja Password-kenttiin ylläpitäjältä saamasi käyttäjätunnukset. Unohtuneet tunnukset saat liiton pääkäyttäjältä. 3. Klikkaa Login-painiketta. Kirjautuminen tapahtuu osoitteesta https://jasen.musili.fi. Vinkki: Ohjelma kirjaa sinut automaattisesti ulos, mikäli olet ollut pitkään käyttämättä sitä. Tällöin sisäänkirjautuessasi pääset automaattisesti takaisin sivulle, jossa olit ennen uloskirjausta. Mikäli jostain syystä haluat tällaisessa tilanteessa jäsenrekisterin etusivulle, kirjoita osoiteriville rekisterin perusosoite: https://jasen.musili.fi (ei https://jasen.musili.fi/login/). 4. Yleisesittely Ylänavigaatiopalkin valinnat ovat henkilötiedot, raportit, kurssit, salasanan vaihto sekä uloskirjautuminen. Ohjelmisto aukeaa jäsentietopuolelle aakkosissa ensimmäisen jäsenen tietoihin. Ylänavigaatiopalkissa näkyvät ohjelmiston pääominaisuudet: - Henkilötiedot 4
Henkilö- eli jäsentiedot on jaettu henkilö- ja yhdistystietoihin. Henkilötietojen puolella hallinoidaan kaikkia jäseniä, huolimatta siitä että jäsen saattaa olla yritys. Yhdistyspuoli on varattu yhdistysten tietojen ylläpitoon. - Raportit Ohjelmistossa voidaan tarkastella valmiita raportteja tai luoda uusia käyttäjän tarpeesta riippuen. Raportti on yksinkertaisimmillaan nimilista tietyt kriteerit täyttävistä henkilöistä (esim. yhdistyksen vuosijäsenet). - Kurssit Jäsenrekisteriin voidaan perustaa kursseja ja niille voidaan syöttää ihmisiä. - Salasanan vaihto Salasana suositellaan vaihdettavaksi ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. - Uloskirjautuminen 5. Henkilö- ja yhdistystiedot Jäsentiedot jaetaan Henkilö- ja Yhdistystietoihin. Kaikki jäsenet tallennetaan henkilötietoihin, huolimatta siitä, että jäsen saattaa olla yritys. Jäsentiedoissa voidaan hallinnoida myös esimerkiksi perheenjäsenten ja asiakkaiden tietoja. Yhdistystiedoissa hallinnoidaan yhdistysten tietoja. Huomaathan, että jäsenrekisterissä ovat katselu- ja muokkausnäkymät erikseen. Muokkausnäkymään pääset Muokkaa-painiketta painamalla. Uuden jäsenen voit lisätä klikkaamalla Lisää-painiketta. Kun uutta jäsentä ollaan lisäämässä, avautuvat kaikki välilehdet auki peräkkäin. 5.1. Pikahaku Pikahaku löytyy jäsenrekisterin oikeasta yläreunasta. Pikahaulla voit hakea henkilöitä (sukunimen alulla, sukunimen ja etunimen yhdistelmällä ja jäsennumerolla tai sen alulla) ja yhdistyksiä (yhdistyksen nimellä ja yksilöivän numeron (= jäsennumero ) perusteella). 1. Valitse pudotusvalikosta, haluatko hakea henkilöä vai yhdistystä (=pudotusvalikossa yritys). 2. Kirjoita hakuehto, esim. Esimerkki Essi. 3. Klikkaa Hae-painiketta (tai enteriä). Henkilön tiedot tulostuvat sivulle. Useamman henkilön löytyessä sivulle tulostuu nimilista, jolloin henkilön nimi toimii linkkinä tarkempiin tietoihin. Nimilistan perässä oleva Poista-painike poistaa henkilön vain ko. nimilistasta, ei kokonaan järjestelmästä. Huom! Huomaathan, että pikahaun kautta tehtyihin listauksiin tulevat myös passiiviset jäsenet mukaan. Passiiviset jäsenet ovat esimerkiksi eronneita tai kuolleita henkilöitä. 5.2. Jäsentiedot Jäsentiedot jaetaan yhdeksälle eri välilehdelle: Perustiedot, Jäsenyys, Lisätiedot, Liiton tehtävät, Yhdistystehtävät, Huomionosoitukset, Perhe, Tapahtumat ja Maksut. Tässä käyttöohjeessa käydään aluksi eri välilehtien kentät pintapuolisesti läpi. 5
5.2.1. Perustiedot-välilehti Perustiedot-välilehden kentät ovat seuraavat: sukunimi, etunimi, jäsennumero, nimi2, tyyppi, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, kotipuhelin, sähköpostiosoite, syntymävuosi, matkapuhelin, yhdistys, kielikoodi, maa ja kunta. Tyyppi-kenttä kertoo, miksi henkilö on syötetty järjestelmään. Yleisin tyyppi on jäsen, mutta henkilö voi olla myös sidosryhmään kuuluva, perheenjäsen, asiakas, toimija (luottamustehtävissä olija) tai työntekijä. Perustiedot-välilehti 5.2.2. Jäsenyys-välilehti Jäsenyys-välilehden kentät ovat yhdistys, jäsenlaji, liittymispäivä, tila, lehdet, lehden esto, elinehdon kappalemäärä, eropäivämäärä, eron syy, liittymissyy ja vapaa tekstikenttä. Jäsenyysvälilehden kentät ovat tärkeitä silloin, kun ohjelmistoon syötetty henkilö on tyypiltään jäsen. 6
Jäsenyys-välilehti 5.2.3. Lisätiedot-välilehti Lisätiedot-välilehdellä kenttinä ovat mistä saanut tietoa liitosta, ammattikoodi (sidosryhmille), työpuhelin, osoitteen muutoksen lähde sekä laskutusosoitekentät. Lisätiedot-välilehti 7
5.2.4. Liiton tehtävät-välilehti Liitto tallentaa omia tehtäviään Liiton tehtävät-välilehdelle. Tehtävistä tallennetaan organisaatio (esim. liittohallitus, liittovaltuusto, työryhmä), tehtävä organisaatiossa sekä alkamis- ja päättymispäivämäärät. Yhdistyksen käyttäjät eivät voi muokata tämän välilehden tietoja. Liiton tehtävät-välilehti 5.2.5. Yhdistystehtävät-välilehti Yhdistys hallinnoi oman yhdistyksen tehtäviä Yhdistystehtävät-välilehdellä. Tehtävien tulee olla aina ajantasalla, sillä liitto käyttää tehtävätietoja kriteereinä mm. tarrojen tulostuksessa. Tehtävistä tallennetaan tehtävän nimi sekä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Yhdistystehtävät-välilehti 8
5.2.6. Huomionosoitukset-välilehti Huomionosoitukset-välilehdelle tallennetaan huomionosoitus (esim. kunniamerkit ja viirit), päätöspäivämäärä, luovutuspäivämäärä ja lisätiedot. Huomionosoitukset-välilehti 5.2.7. Tapahtumat-välilehti Jäsenrekisterin kurssijärjestelmässä voidaan hallinnoida erilaisia tapahtumia. Jäsenen tapahtumahistoria on nähtävillä Tapahtumat-välilehdellä. Tapahtumat-välilehti 5.2.8. Maksut-välilehti Jäsenen maksurivit näkyvät Maksut-välilehdellä. Maksujen hallinnoinnista tehdään oma liitteensä käyttöohjeeseen myöhemmin. 9
Maksut-välilehti 10
5.2.9. Uuden henkilön lisäys Tässä luvussa kerrotaan kenttä kentältä uuden jäsenen lisäämiseen liittyvistä asioista. 1. Klikkaa jäsentietolomakkeen oikeassa yläreunassa olevaa Lisää-painiketta. Pääset uuden jäsentietolomakkeen lisäysnäkymään. Tällöin perustiedot-, jäsenyys-, lisätiedot- ja perhevälilehtien kentät avautuvat samalle sivulle. 2. Täytettävät kentät uutta henkilöä lisätessä ovat seuraavat: - Sukunimi Pakollinen kenttä - Etunimi Pakollinen kenttä - Jäsennumero Muodostuu automaattisesti yhdistysnumerosta ja juoksevasta numerosta. - Nimi 2 Lisäkenttä nimelle tai osoitteelle - Tyyppi Pakollinen kenttä uutta jäsentä lisätessä. Valinnat ovat jäsen, sidosryhmä, perheenjäsen, asiakas, toimija ja työntekijä. Voit merkitä perheenjäsenen kohdalle perheenjäsen-merkinnän. Toimijat ovat luottamustehtävässä toimivia ei-jäseniä. Työntekijät ovat esim. liiton työntekijöitä. Yhdistys voi myös hallinnoida jäsenrekisterissä omia sidosryhmiään ja asiakkaitaan. - Lähiosoite - Postinumero Postitoimipaikka ja kunta päivitetään automaattisesti postin postinumerorekisteristä. Ruotsinkielisille postitoimipaikka ja kunta päivitetään ruotsiksi. Kuitenkin mikäli postitoimipaikka-/kuntakenttiin on itse kirjoittanut tekstiä, sen päälle ei kirjaudu automaattisesti mitään. - Postitoimipaikka - Kotipuhelin Puhelinnumerokenttien muodolla ei ole väliä. Suuntanumero tulee kuitenkin merkitä. - Syntymävuosi Syntymävuosikenttään kirjataan syntymävuosi neljällä numerolla kirjoitettuna. - Sähköposti - Matkapuhelin Tekstiviestien lähetyksessä käytetään matkapuhelinkentän numeroa. Numeron muodolla ei ole väliä. - Kielikoodi - Maa Maa-kenttä täytetään vain silloin, kun henkilö asuu ulkomailla. - Kunta Automaattinen kenttä postinumerosta. - Yhdistys Pakollinen kenttä uutta jäsentä lisätessä. Yhdistyskäyttäjät voivat valita vain oman yhdistyksensä. - Jäsenlaji Pakollinen kenttä uutta jäsentä lisätessä. Jäsenlajit ovat vuosijäsen, ainaisjäsen, kannattajäsen (henkilö) ja kannattajäsen (yhteisö). - Liittymispäivä Päivämäärät kirjataan muodossa pp.kk.vvvv, eli esim. 12.22.2007. - Tila 11
Pakollinen kenttä uutta jäsentä lisätessä. Henkilö lisätään ensin hakemus -vaiheessa olevaksi, jolloin liitto lähettää hänelle tervetulopaketin. Kun yhdistys hyväksyy jäsenen muuttamalla tilan aktiiviseksi, jäsenelle lähtee lasku. Henkilön tila voi olla myös verkkohakemus -vaiheessa ennen hakemusvaihetta. Tällöin henkilön hakemus on tullut Internet-lomakkeella suoraan jäsenrekisteriin. - Lehdet Elinehto-lehti lähetetään kaikille aktiivisille jäsenille, joiden Elinehto-valintaruutu on aktiivinen. Yhdistys voi käyttää Yhdistyksen lehti-valintaruutua omien lehtiajojen hallintaan. - Lehdet 2 Liitto hallinnoi Njurfunkin ja äänilehden lähettämistä. - Lehden esto Jäsenen jättäessä jäsenmaksun maksamatta, lehden lähetys estetään tämän kentän avulla. Automaattinen kenttä. - Elinehdon kappalemäärä Erityistapauksissa liitto voi lähettää samalle henkilölle useamman lehden. - Liittymissyy - Vapaa tekstikenttä - Mistä saanut tietoa liitosta - Ammattikoodi Yhdistys voi käyttää ammattikoodikenttää hyväkseen hallinnoidessaan sidosryhmäosoitteistoja. - Työpuhelin Numeron muodolla ei ole väliä. - Lähiosoite (laskutus) Mikäli laskutusosoite ei ole sama kuin varsinainen osoite, laskutusosoite kirjataan laskutusosoitekenttiin. - Postinumero (laskutus) Postitoimipaikka ja kunta päivitetään automaattisesti postin postinumerorekisteristä. Ruotsinkielisille postitoimipaikka ja kunta päivitetään ruotsiksi. Kuitenkin mikäli postitoimipaikka-/kuntakenttiin on itse kirjoittanut tekstiä, sen päälle ei kirjaudu automaattisesti mitään. - Postitoimipaikka (laskutus) - Kunta (laskutus) - Perhe Mikäli haluat liittää henkilön jo olemassa olevaan perheeseen, valitse perhe pudotusvalikosta. Katso lisätietoja luvusta 5.2.11.2. - Perheen pää Mikäli haluat tehdä henkilöstä perheen pään eli perheen yhteisen laskun saajan, merkitse tämä aktiiviseksi. Katso lisätietoja luvusta 5.2.11.2. 3. Sivun lopussa oleva Tallenna-painike tallentaa tiedot. Tiedot voi tallentaa myös Enternäppäintä painamalla. 5.2.10. Jäsentietojen muokkaus Kun jäsen on syötetty järjestelmään, tietojen muokkaus aloitetaan aina Muokkaa-painiketta painamalla. Tämä koskee myös sellaisia tilanteita, kun muokattava välilehti on vielä tyhjä eli jäsenellä ei ole ko. välilehdellä tietoa. 12
Vaikka välilehdellä ei olisi tietoa, tietojen muokkaus aloitetaan aina Muokkaa-painiketta painamalla. Perustiedot-välilehdellä olevaa Muokkaa-painiketta painamalla aukeavat perustiedot-, jäsenyys-, lisätiedot- ja perhetiedot samalle sivulle peräkkäin. Sen sijaan muilla välilehdillä painike avaa vain sen välilehden muokkaustilan, jossa sillä hetkellä ollaan. 5.2.10.1. Luottamustehtävien hallinta ja jäsenrekisterin käyttäjien lisäys Yhdistys ylläpitää omia tehtäviään itse Yhdistystehtävät-nimisellä välilehdellä. Alla on esimerkki yhdistystehtävien ja jäsenrekisterin yhdistyskäyttäjien lisäyksestä. 1. Hae pikahaulla haluamasi henkilö ja klikkaa tämän Yhdistystehtävät-välilehteä. Huolimatta siitä, onko välilehti tyhjä (jolloin jäsenellä ei ole tehtäviä ennestään) vai onko välilehdellä jo tietoa, tehtävän lisääminen (eli jäsenen tietojen muokkaaminen) aloitetaan Muokkaapainiketta painamalla. Uutta tehtävää lisätessäsi klikkaa Muokkaa-painiketta. 2. Valitse Tehtävä-pudostusvalikosta haluamasi tehtävä. Vaihtoehdot ovat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, jäsenasiainhoitaja, rahastonhoitaja, vapaaehtoistyöntekijä, pääkäyttäjä ja varakäyttäjä. Pääkäyttäjä ja varakäyttäjä ovat jäsenrekisterin käyttäjäryhmiä. 13
Kun lisäät uuden jäsenrekisterin käyttäjän, sinun tulee pyytää käyttäjätunnukset liiton pääkäyttäjältä. Tehtävä valitaan Tehtävä-pudotusvalikosta. 3. Yhdistyskäyttäjät voivat valita vain oman yhdistyksensä Yhdistys-pudotusvalikkoon. 4. Kirjoita alkamis- ja päättymispäivämäärät muodossa pp.kk.vvvv (esim. 22.12.2007). 5. Klikkaa lopuksi Tallenna-painiketta tai paina Enteriä. 6. Tehtävätiedosta tulee välilehdelle oma rivinsä. Rivejä voi olla useita allekkain. 5.2.10.2. Perheliitoksien hallinta Jäsenrekisterissä on mahdollisuus liittää perheenjäsenet yhteen. Ominaisuutta voidaan hyödyntää mm. perhekursseja markkinoidessa. Yksi perheenjäsenistä on aina ns. perheen pää, joka saa myös perheen yhteisen laskun. Loput henkilöistä liitetään perheen päähän. Perheenjäsenten yhdistäminen tapahtuu seuraavalla tavalla: 1. Hae pikahaulla se henkilö, jonka haluat perheen pääksi eli laskun saajaksi. 2. Mene ko. henkilön Perhe-välilehdelle ja klikkaa Muokkaa-painiketta. 3. Laita tietoihin rasti kohtaan Perheen pää. Jätä Perhe-pudotusvalikko tyhjäksi. Perheen päätä tallentaessa tietojen tulee olla yllä olevan kuvan kaltaisia. 14
4. Paina tämän jälkeen Tallenna-painiketta. 5. Nyt henkilö on lisätty perheen pääksi eli laskun saajaksi. Perhe-pudotusvalikossa näkyy perheen pään nimi, joka tulee olemaan perheenjäsenten yhdistävä tekijä ohjelmistossa. Eemeli Esimerkki on perheensä pää. Hänellä ei vielä ole perheenjäseniä. 6. Hae pikahaulla (tai lisää jäsenrekisteriin) uusi henkilö, jonka haluat liittää perheeseen. Henkilö voi olla tyypiltään esimerkiksi jäsen tai perheenjäsen. Siirry uuden henkilön Perhevälilehdelle ja klikkaa Muokkaa-painiketta. 7. Liitä henkilö juuri luomaasi perheeseen valitsemalla Perhe-pudotusvalikosta perheen pään nimi ja klikkaa Tallenna-painiketta. Valitse pudotusvalikosta sen perheen perheen pään nimi, johon haluat liittää henkilön. 8. Perheenjäsenen tiedot näyttävät alla olevan kuvan mukaisilta. Alla olevassa kuvassa ollaan siis Eetu Esimerkin tiedoissa, ja hänet on yhdistetty perheeseen, jonka perheen päänä toimii Eemeli Esimerkki. Eemeli Esimerkki on Eetun ainoa perheenjäsen ja samalla myös perheen pää. 15
Eemeli Esimerkki on Eetu Esimerkin perheenjäsen ja samalla myös perheen pää. Lisätään Eemelin perheeseen vielä yksi jäsen, jolloin Eemelin Perhe-välilehden näkymä on alla olevan kuvan mukainen. Kuvassa ollaan Eemeli Esimerkin tiedoissa. Hän on perheen pää eli kaikilla hänet perheeseensä kuuluvilla on Perhe-kentässä hänen nimensä. Eemelin perheenjäsenet näkyvät linkkeinä Perheenjäsenet-kentässä. Eemeli Esimerkin perheenjäsenet näkyvät Perheenjäsenet-kentässä. Perheenjäsenet poistetaan perheliitoksesta seuraavalla tavalla: 1. Hae pikahaulla näytölle sen henkilön tiedot, jonka haluat poistaa perheestä. 2. Mene henkilön Perhe-välilehdelle ja klikkaa Muokkaa-painiketta. 3. Muokkaa tietoja niin, että jätät Perhe-pudotusvalikon tyhjäksi. Paina tämän jälkeen Tallennapainiketta. 4. Henkilön Perhe-välilehden tiedot ovat nyt tyhjät. Huom! Et voi poistaa perheen päätä perheestä, koska hän on laskun saaja. Mikäli ehdottomasti haluat poistaa perheen pään perheestä, sinun tulee ensin valita perheen pääksi joku toinen perheenjäsenistä. 16
Mikäli haluat poistaa perheen perheen pään nimen pudotusvalikosta, ota yhteys liiton pääkäyttäjään. 5.2.11. Jäsenen eroaminen ja yhdistyksen vaihtaminen Jäsenen eropyynnön tai yhdistysvaihtotoivomuksen tullessa yhdistykseen toimitaan seuraavalla tavalla: 1. Hae pikahaulla ko. jäsenen tiedot näytölle ja paina Muokkaa-painiketta. 2. Vaihda tilaksi Päättynyt, eropäivämääräksi päivämäärä muodossa pp.kk.vvvv ja eron syyksi Kuollut, Eronnut, Yhdistysvaihto tai Muu virhe. Jäsentä erotettaessa täytetään kentät Tila, Eropäivämäärä ja Eron syy. 3. Raportit-sivulle on tehty valmiiksi lista kaikista jäsenistä, joiden tila on päättynyt. Lista voidaan tulostaa ja sitä voidaan käyttää seuraavassa yhdistyksen hallituksen kokouksessa. 4. Kun jäsenten eropyyntö on hyväksytty, yhdistyskäyttäjä käy muuttamassa jäsenen tilan päättyneestä passiiviseksi. Tämän jälkeen jäsenet eivät saa enää laskua eikä lehteä, eivätkä he tule oletuksena mukaan raportteihin ja jäsenlistauksiin. Huom! Osa eropyynnöistä voi tulla liiton kautta. Tällöin liitto muuttaa jäsenyyden päättyneeksi. Yhdistyksen tulee siis aina ennen hallituksen kokousta tarkastaa, onko uusia päättynyt - vaiheessa olevia tullut rekisteriin. 5.2.12. Kirjepohja Jäsenrekisteriin on tallennettu yksi kirjepohja yhdistysten käyttöön. Kirjepohjan vasempaan yläreunaan tulostuu jäsenen nimi- ja osoitetiedot ja allekirjoitukseksi tulostuu sisäänkirjautuneen henkilön nimi. Kirjepohjaan on valmiiksi merkitty otsikon ja leipätekstin alkamiskohdat, mutta muuten kirjepohja on tyhjä. Kirjepohjassa on Munuais- ja maksaliiton ylätunniste. Kirjepohja löytyy Toiminnot-laatikosta jäsentietojen oikealta puolelta. 5.3. Yhdistystiedot Yhdistystietoihin päästään klikkaamalla jäsenrekisterin vasemman yläreunan Henkilötiedot-linkkiä ja valitsemalla henkilötietojen sijaan yhdistystiedot. Yhdistystiedot on sijoitettu henkilötietojen alle, 17
koska jokainen jäsen on linkitetty johonkin yhdistykseen. Yhdistystiedot käsittävät kolme eri välilehteä: Perustiedot, Laskutustiedot ja Hyvityshistoria. Pikahaku jäsenrekisterin oikeassa yläreunassa toimii myös yhdistysten osalta. Valitse pikahaun pudotusvalikosta yritys ja kirjoita hakemasi yhdistyksen nimen alkua pikahakukenttään. Klikkaa tämän jälkeen Hae-painiketta tai paina enteriä. Saat hakusi tulokset näkyville. 5.3.1. Perustiedot-välilehti Perustietojen kentät ovat yhdistyksen nimi, jäsennumero, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, kunta, laji, perustamispäivä, yhdistyksen puhelin, yhdistyksen sähköpostiosoite, yhdistyksen faksi, yhdistyksen kotisivu, liitolta tulevien yhdistystiedotteiden saaja, liitolta tulevien kokouspöytäkirjojen saaja, liitolta tulevien kokouskutsujen saaja sekä yhdistyksen luottamushenkilöt. Perustiedot-välilehti 6.3.2. Laskutustiedot-välilehti Laskutustietojen kentät ovat seuraavat: pankki, tilinumero, jäsenmaksu (varsinainen), jäsenmaksu (kannattajahenkilö), jäsenmaksu (kannattajayhteisö), liiton osuus, vuoden viimeinen maksupäivä. 18
Laskutustiedot-välilehti 6.3.3. Hyvityshistoria-välilehti Hyvityshistoriassa nähdään riveittäin ne summat, jotka liitto on tilittänyt yhdistykselle. Hyvityshistorian kentät ovat päivämäärä, summa (EUR), summa (KPL), aihe ja suoritettu. Hyvityshistoria-välilehti 6.3.4. Yhdistystietojen muokkaus Yhdistykset hallinnoivat itse yhdistystietoja. Yhdistystietojen muokkaus aloitetaan oman yhdistyksen kohdalla Muokkaa-painiketta painamalla. 19
Seuraavia kenttiä voidaan muokata: - Yhdistyksen nimi - Lähiosoite - Postinumero Postitoimipaikka ja kunta päivitetään automaattisesti postin postinumerorekisteristä. Ruotsinkielisille postitoimipaikka ja kunta päivitetään ruotsiksi. Kuitenkin mikäli postitoimipaikka-/kuntakenttiin on itse kirjoittanut tekstiä, sen päälle ei kirjaudu automaattisesti mitään. - Postitoimipaikka - Kunta - Perustamispäivä Päivämäärä muodossa pp.kk.vvvv. - Yhdistyksen puhelin Numeron muodolla ei ole väliä, mutta suuntanumero pitää kirjata. - Yhdistyksen sähköpostiosoite - Yhdistyksen kotisivu - Liitolta tulevien yhdistystiedotteiden saaja Liitto lähettää erilaisia tiedotteita yhdistyksen päättämille henkilöille. Yhdistyksen tulee pitää huolta, että tiedotteiden saaja-tiedot ovat rekisterissä aina ajantasalla. - Liitolta tulevien kokouspöytäkirjojen saaja - Liitolta tulevien kokouskutsujen saaja - Pankki - Tilinumero Tilitysten maksamista varten. - Jäsenmaksu (varsinainen) Yhdistys kirjaa syyskokouksessa määrittelemänsä jäsenmaksut jäsenmaksukenttiin. - Jäsenmaksu (kannattajahenkilö) - Jäsenmaksu (kannattajayhteisö) - Liiton osuus - Vuoden viimeinen laskutuspäivä Loppuvuodesta liittyneet saavat jäsenlaskun vasta seuraavana vuonna. Tarkan päivämäärän, jonka jälkeen liittyneille ei enää lähetetä laskua, voi yhdistys itse määritellä tähän kenttään. 20
Yhdistystietojen muokkaus. 5.4. Jäsenlaskutus Jäsenlaskutuksesta toimitetaan myöhemmin käyttöohjeeseen ylimääräinen liite. Tässä luvussa kerrotaan kuitenkin pääpiirteissään, kuinka laskutus tulee toimimaan. Musilin jäsenlaskutus tapahtuu seuraavan kaltaisesti (tietoihin voi tulla muutoksia): 1. Yhdistykset määrittelevät jäsenmaksujen perusteet syyskokouksessa. Jäsenmaksujen perusteet tulee olla syötetty järjestelmään vuoden loppuun mennessä oman yhdistyksen laskutustietoihin. 2. Jäsenlaskut vanhoille jäsenille lähetetään helmi-maaliskuussa (n. 6000 jäsentä). Laskujen eräpäivä on kahden viikon kuluttua laskun lähettämisestä. 3. Kaksi viikkoa eräpäivästä lähetetään ensimmäinen maksumuistutus. Toinen ja viimeinen maksumuistutus lähetetään myöhemmin, esim. kuukauden kuluttua. Maksumuistutuksen jälkeen jäsen ei saa enää lehteä ennen suorituksen tekemistä. 4. Loppuvuodesta liittyneet saavat jäsenlaskun vasta seuraavana vuonna. Tarkan päivämäärän, jonka jälkeen liittyneille ei enää lähetetä laskua, voi yhdistys itse määritellä laskutustietojen Vuoden viimeinen laskutuspäivämäärä-kenttään. 5. Suoritukset tulevat liiton tilille. Tilitykset yhdistyksille tehdään esim. kerran kahdessa viikossa. 6. Uuden jäsenen tietojen syöttäminen: kun jäsen lisätään rekisteriin ja merkitään hakemus - vaiheeseen, hänelle lähetetään tervetulopaketti liitolta. Rekisteristä tulostetaan ikkunakuoreen sopiva tervetulokirje. Yhdistyksen hyväksyttyä jäsenen, lasku lähtee Itellan kautta. 21
6. Raportit Ohjelmistossa on mahdollisuus tarkastella jo luotuja tai luoda uusia raportteja riippuen käyttäjän tarpeista. Ideana on, että käyttäjän tarvitsee osata mahdollisimman vähän monimutkaisia koodeja tai SQL-kieltä - raporttien luonti tapahtuu helpon käyttöliittymän avulla. Valmiiksi tallennettuun raporttiin tallentuvat vain raportin kriteerit, ei henkilöitä. Tällöin raportti on aina ajantasalla, vaikka uusikin jäsenen täyttäisi kriteerit. Raportit-sivu 6.1. Raporttityökalun peruskäsitteet Raporteiksi kutsutaan yleensä tietyt kriteerit täyttävää kohderyhmää. Kriteereinä voivat olla esimerkiksi yhdistykseen Etelä-Karjalan munuais- ja maksapotilaat ry kuuluminen ja jäsenlajina vuosijäsenyys. Kohderyhmästä voidaan tehdä erikseen Excel-, HTML- tai CSV-tiedostoja tai kohderyhmälle voidaan tulostaa tarrat. Kohderyhmälle voidaan myös lähettää uutiskirje, sähköposti tai tekstiviesti. Raporttityökalulla voi ottaa myös kiinteitä raportteja, jotka ohjelmiston toimittaja on tehnyt valmiiksi. Kiinteitä raportteja ovat mm. jäsenmaksuihin ja lehtiajoihin liittyvät raportit. 22
6.1.1. Raporttityypit ja niiden käyttö Raporttityypit Raporttityypit löytyvät Raportit-sivun pudotusvalikosta. Raporttityyppejä on viisi: Normaali, Valmiit, Oikeudet, Tapahtuma, Kysely ja Kiinteä. 1. Normaalilla raporttityypillä tarkoitetaan pelkkää nimilistausta. Nimet ovat linkkejä jäsenen / yhdistyksen tarkempiin tietoihin. Normaali raporttityyppi tarkoittaa nimilistausta. 2. Valmiit raportit ovat yleensä käyttäjän itsensä luomia, mutta ne ovat nimilistan sijaan täysin valmiita HTML-, CSV- tai Excel-raportteja. Raporttiin on lisäksi määritelty ne kentät, jotka jäsenistä / yrityksistä halutaan tulostettavan. 23
Excel- ja HTML-raportit 3. Oikeudet niminen raporttityyppi liittyy jäsenrekisteriohjelmiston oikeuksien hallintaan. Tämä raporttityyppi ei kuitenkaan ole käytössä Munuais- ja maksaliiton jäsenrekisterissä. 4. Tapahtumaa luodessa Extranettiin tarvitaan erilaisia kohderyhmiä jolle tapahtuma voidaan osoittaa. Tällainen kohderyhmä voisi olla esimerkiksi yli 40-vuotiaat naiset. Kohderyhmää ei tarvitse luoda, mikäli tapahtuma on suunnattu kaikille jäsenille. Huom! Munuais- ja maksaliitto ei ole ainakaan vielä ottanut Extranettiä käyttöön. 5. Tyyppiä Kysely oleva raportti toimii samalla tavalla kuin Tapahtumat. Kyselyä muodostettaessa tarvitaan kohderyhmä, joka luodaan raportti-työkalulla ja tallennetaan Kysely-nimisen raporttityypin alle. Kohderyhmää ei tarvitse luoda, mikäli kysely on suunnattu kaikille jäsenille. Huom! Munuais- ja maksaliitto ei ole ainakaan vielä ottanut Extranettiä käyttöön. 6. Kiinteät raportit ovat järjestelmässä ohjelmiston toimittajan puolesta, eikä niitä voi muokata tai poistaa. Kiinteistä raporteista voit lukea lisää luvusta 6.7. 6.2. Pikaohje yhdistyksen / liiton jäsentarrojen tulostamiseen 1. Valitse jäsenrekisteristä Raportit-sivu. 2. Raporttilistauksessa löytyy raportti Aktiiviset jäsenet (kaikki jäsenlajit). Valitse ko. riviltä Käytä raporttia-linkki. Voit halutessasi käyttää myös jotain toista raporttia. 3. Näyttöön aukeaa nimilista. Valitse nimilistan yläpuolelta Toiminnot-pudotusvalikosta Tarratuloste. Paina vielä Käytä-painiketta. 24
Kohderyhmälle tehtävät toiminnot löytyvät Toiminto-pudotusvalikosta. 4. Valitse, haluatko avata pdf-tiedoston vai tallentaa sen koneelle. 5. Tarroja tulostaessasi tarrakoko on 3 x 8 tarraa arkilla. Tarroja tulostettaessa kannattaa laittaa Adobe Acrobatin tai Readerin tulostusasetuksista skaalaus ja keskitys pois päältä alla olevan kuvan mukaisesti. Tarrojen tulostus 25
6.3. Valmiin raportin tarkastelu Tallennettuja raportteja voi käyttää, muokata tai poistaa käyttöoikeuksien mukaan. Ohjelmistoon jo tallennetut raportit näkyvät Raportit-sivulla allekkain. Raportit on jaettu viiteen eri raporttityyppiin, yleisinpänä niistä Normaali. Normaalin raporttityypin raporttien nimet näkyvät allekkain raportit-sivulle tultaessa. Käyttäjillä näkyvät sekä itse luodut että pääkäyttäjät määräämät raportit. Valmiita raportteja voi käyttää, muokata tai poistaa niitä klikkaamalla haluamaansa linkkiä (katso yllä oleva kuva). Kuitenkin, mikäli raportti on pääkäyttäjän luoma, eivät muut käyttäjäryhmät voi sitä poistaa. Vinkki: Raportista saat pikakuvakkeen työpöydällesi klikkaamalla hiiren oikealla painikkeella Käytä raporttia-linkkiä ja valitsemalla Kopioi pikakuvake. Siirry työpöydälle, ja valitse Liitä pikakuvake (toimii IE:ssä). 6.4. Uuden raportin luonti Ohjelmistossa on siis mahdollista luoda uusia raportteja. Tämä tarkoittaa sitä, että käyttäjä voi itse määritellä haluamansa kriteerit ja luoda haluamansa kohderyhmä. Kohderyhmästä voi tehdä Excel-, HTML- tai CSV-tiedoston. Kohderyhmästä voi myös tulostaa tarrat tai heille voi lähetää viestejä. Yhdistyksen käyttäjät voivat ottaa raportteja vain oman yhdistyksen jäsenistön tiedoista. Uuden kohderyhmän voit luoda näin: 1. Klikkaa Raportit-sivun painiketta Lisää uusi. 2. Voit valita hakukriteerit sivulla näkyvistä kentistä. Kun olet valinnut hakukriteerin, paina kentän alapuolella olevaa Lisää valinta-painiketta. Hakukriteereitä voi olla rajaton määrä. Hakukriteerit ja rajattujen henkilöiden ja yhdistysten määrä näkyvät sivun oikeassa yläreunassa. Vaikka olisit hakemassa jäseniä, ohjelma näyttää myös, kuinka moneen yhdistykseen haetut jäsenet kuuluvat. HUOM! Huomaathan, että raporttityökalulla otetuissa raporteissa on oletuskriteerinä Tila = aktiivinen (ks. seuraava kuva). Valinta tarkoittaa sitä, että raportissa ei ole mukana päättynyt-, passiivinen-, hakemus- tai verkkohakemusvaiheessa olevat jäsenet. Mikäli kuitenkin haluat hakea myös muita jäseniä, voit klikata kriteerin vieressä olevaa Poista-painiketta. 3. Kun olet lisännyt haluamasi kriteerit, klikkaa Hae valituilla painiketta. 26
4. Mikäli haluat tallentaa raportin, anna raportille nimi. Sivulta voit lisäksi valita, haetko henkilöitä vai yrityksiä (=yhdistyksiä) (jotka täyttävät annetut kriteerit tai joihin kuuluu kriteerit täyttäviä henkilöitä). 5. Valitse pudotusvalikosta lisäksi sopiva Raportin tyyppi. Yleisin raporttityyppi on normaali. 6. Klikkaa Jatka-painiketta. 7. Valintojesi mukaan sivulle aukeaa lista jäsenistä tai yhdistyksistä. Voit suorittaa ko. kohderyhmälle jonkun seuraavista toiminnoista: HTML-, CSV- tai Excel-raportin luonti, sähköposti, tekstiviestin tai Extranet-viestin lähetys tai osoitetarrojen tulostus. Hakukriteerit ja rajattujen henkilöiden ja yritysten määrä näkyvät sivun oikeassa yläreunassa. Kriteeri Tila = aktiivinen on oletuksena. 6.5. Kriteereiden valinta kenttä kentältä Raporttisivulle tulostuvat kaikki ne kentät henkilötietopuolelta, jotka pääkäyttäjä on sinne määritellyt. Kenttiä käytetään hieman eri tavoilla riippuen siitä, mitä tyyppiä ne ovat. Alla on lista eri vaihtoehdoista: Etu- ja sukunimi-kentät: o Voit hakea jäseniä etu- tai sukunimen alkukirjaimilla tai koko nimellä. Muut tekstikentät, kuten henkilön jäsennumero tai nimi2. o Sinun tulee kirjoittaa koko teksti haluamaasi kenttään. o Voit käyttää kentissä myös huutomerkkiä (!). Huutomerkki tarkoittaa tyhjää kenttää. Jos esimerkiksi laitat huutomerkin postitoimipaikkakenttään hakevien kriteereiden puolella, saat tuloksena kaikki jäsenet, joilta ko. kenttä on tyhjä. Rajaavien kriteereiden puolella raporttiin tulostuvat kaikki, joilla ko. kentässä on tietoa. Monivalintaruutu, kuten yhdistys: o Voit valita useita eri yhdistyksiä painamalla ctrl-painikkeen pohjaan ja valitsemalla hiirellä haluamasi yhdistykset. 27