Visma Fivaldi Sähköinen arkistointi

Visma Fivaldi Sähköinen arkistointi

2 Sisällys 1 Yleistä... 3 2 Palvelunhallinta... 4 3 Käynnistys ja oikeudet... 5 3.1 Arkistoinnin käynnistys... 5 3.2 Käyttöoikeustasot... 7 3.3 Käyttöoikeuksien määritys... 8 4 Arkiston käyttö... 9 4.1. Ajon muuttaminen automaattisesta valittavaksi... 10 4.2 Haku... 11 4.3 Hakukenttä... 12 4.4 Pikkuikkunan toiminnot... 13 4.5 Dokumenttityyppi... 15 4.6. Arkistosta materiaalin vienti kovalevylle... 17 5 Tiedoston lisääminen... 20 6 Fivaldi aineistot... 23 7 Käyttötiedot... 25

1 Yleistä Fivaldi Arkisto on asiakirjojen hallintajärjestelmä, jolla voidaan jakaa ja hallita kaikenlaisia sähköisiä asiakirjoja (mm. MS Office asiakirjat, PDF, lomakkeet, skannatut tiedostot, kuvat sekä ääni- ja videotiedostot). Arkistosta voidaan näyttää mm. word dokumentit ilman (html), että käyttäjällä on MS-Officea. Käyttöliittymänä on Internet-selain, jolla käyttäjä voi etsiä, tallentaa, hallinnoida ja jakaa dokumentteja. Etsiminen tapahtuu nopeasti ja helposti dokumenttien sisällön (vapaasana haku) ja/tai liittyvien hakukenttien (metatiedot) avulla. Arkistoitavien dokumenttien formaatiksi suositellaan PDF/A. Järjestelmään voidaan tuoda automaattisesti dokumentteja Fivaldista, joko ajastetusti tai toimintoon liittyen. Fivaldista siirtyviä dokumentteja ovat mm. - Myyntilaskut - Ostolaskut - Matka-/kululaskut - Raportit - Palkkalaskelmat - Kirjanpidon tositteet Arkistoon voi manuaalisesti tallentaa lähes mitä tahansa tiedostoja. Tallennus on mahdollista yksitellen tai useampi tiedosto kerralla. Tiedostoja tallentaessa voi käyttää hyväksi Fivaldin rekistereitä, jolloin kaikkia hakutietoja ei tarvitse tallentaa käsin vaan voi poimia niitä valintalistalta (esim. asiakas / toimittaja, tositenumero). Tiedostoon voidaan myös määrittää, missä näkymissä tiedosto näkyy. Tällä tavoin voidaan muodostaa näkymiä käyttäjätarvekohtaisesti. Esimerkiksi hallitusten jäsenille tehdystä näkymästä näkyy heti heille tärkeät dokumentit. Dokumentit indeksoidaan (vapaasana/sisältö haku) yöaikaan. Joten sisältöhaku uusien tiedostojen osalta toimii tallennusta seuraavana päivänä. Lakisääteisyys Fivaldi Arkistolla voidaan toteutaa yrityksen lakisääteiset arkistointitarpeet. Fivaldi palvelussa tiedostot on kopioitu myös erillisen levyjärjestelmään, joka sijaitsee EU-alueella, sekä lisäksi on nauhavarmistus. Nämä sijaitsevat maantieteellisesti eri paikassa kuin Fivaldi järjestelmän palvelimet 20.3.2015 Visma Fivaldi 3

2 Palvelunhallinta Arkistoinnin kaikki oikeudet käyttö, muutos, lisäys ja poisto voi laittaa kaikille arkiston käyttäjille. Vaikka käyttäjälle on annetu kaikki oikeudet, niin silti hänellä ei vielä tässä vaiheessa ole mitään oikeuksia itse arkistoon. Pääkäyttäjän pitää arkiston asetuksissa määrittää käyttäjille oikeudet mitä voivat tehdä hakemisto- tai tiedostokohtaisesti. Arkiston Pääkäyttäjä hallinnoi muiden arkiston käyttäjien oikeuksia. Käyttötiedot-oikeudet antaa käyttäjätunnukselle oikeuden tarkastella kuinka paljon tiedostoja on tallennettu arkistoon ja kuinka paljon tilaa ne vievät. Perustiedot-oikeudet laitetaan käyttäjälle, joka käyttää arkistoa, on tarve määrittää dokumenttityyppejä, mutta ei ole tarvetta myöntää muille käyttöoikeuksia. Roolit-oikeudet, annetaan käyttäjälle, jolla on oikeus luoda käyttöoikeustasoja ja hallinnoida toisten käyttöoikeuksia. Tiedostojen vienti-oikeudet sallii tiedostojen viemisen arkistosta kovalevylle. 20.3.2015 Visma Fivaldi 4

3 Käynnistys ja oikeudet 3.1 Arkistoinnin käynnistys Arkisto Perustiedot Määrittele arkistointiasetukset kohdan Perusasetuksissa valitaan mistä sovelluksista halutaan aineisto arkistoon, ja mistä kaudesta alkaen. Arkistoon ajettavat raportit voi valita sovelluksittain tai voi valita Kirjanpito (minimi) ja Palkanlaskenta(minimi), jolloin arkistoon ajetaan vain kaikki kirjanpitolautakunnan mukaan pakolliset raportit ja aineistot. 20.3.2015 Visma Fivaldi 5

Ulkoisille aineistoille on kaksi eri pakettia, hallintokansio ja palkkojen aineistot. Palkkojen aineistot liittyvät pelkkiin palkka-aineistoihin. Hallintokansiosta saadaan arkistointia varten dokumenttityypit ja hakukentät kaikkea pakollista ulkoista aineistoa varten, esim. verohallinnondokumentit, yhtiöoikeusdokumentit sekä pöytäkirjat. Arkiston käynnistyksen tekee aina arkiston pääkäyttäjä ja hän voi käynnistää vain sellaiset raporttiajot joihin hänen käyttäjätunnuksella on oikeus. Esim. palkkojen raporttiajoja ei voi käynnistää ellei ole oikeuksia palkkoihin. Arkisto Perustiedot Määrittele arkistointiasetukset kohdan Edistyneet asetukset kohdasta voi valita raporttikohtaisesti haluamansa arkistoitavat raportit. Arkiston käynnistyksen yhteydessä voidaan määritellä arkistoon pääsevät käyttäjät. Arkisto Perustiedot Määrittele arkistointiasetukset -näkymän alaosan painikeesta lisää käyttäjä/käyttäjäryhmä voidaan lisätä käyttäjälle oikeudet koko arkistoon. Vaihtoehtoisesti jokaiselle perusasetukset näkymän moduulille voidaan määritellä oikeudet käyttäjäkohtaisesti painikkeesta Määritä oikeudet. Vastaavasti voidaan edistyneet asetukset näkymässä määrittää oikeudet käyttäjille raporttikohtaisesti. 20.3.2015 Visma Fivaldi 6

3.2 Käyttöoikeustasot Perustiedot- roolit näkymässä näytetään arkistoon määriteltyjen roolien käyttöoikeustasot ja millaisia oikeuksia mikin taso sisältää. Nämä oikeudet tulevat samalla kun arkistointimalli otetaan käyttöön. Käyttäjä voi luoda omaan tarpeeseen sopivia käyttöoikeustasoja. Käyttöoikeustasot voivat olla yrityskohtaisia tai yleisiä, jolloin ne ovat käytössä koko ympäristössä kaikilla yrityksillä. Lukittuja tasoja ei voi muokata, eikä lukitusta voi niiden osalta avata. 20.3.2015 Visma Fivaldi 7

3.3 Käyttöoikeuksien määritys Käyttöoikeudet voi myös määrittää arkiston käynnistyksen yhteydessä (ks. 3.1.) Selailu näkymässä olevan pikkuikkunan Oikeudet välilehdellä voidaan määritetään käyttäjille oikeuksia arkiston hakemistoihin ja tiedostoihin. Jos käyttäjä on palvelunhallinnassa liitetty Arkistokäyttäjä ryhmään tai käyttäjälle on annettu arkisto-oikeudet niin arkiston pääkäyttäjä voi määrittää mihin arkistossa käyttäjätunnuksella pääsee. Arkiston Pääkäyttäjä oikeudella pääsee kaikkialle ja voi määrittää muiden oikeuksia. Kaikki Arkiston pääkäyttäjä(t) listataan pikkuikkunan oikeudet välilehdellä. Oikeudet ylemmältä tasolta on oletuksena kaikissa kansioissa. Jos annetaan käyttäjätunnukselle oikeus arkiston juureen pääsee hän oletuksena kaikkialle arkistoon. Suosituksena on, että arkiston puolella ei myönnettäisi mitään oikeuksia käyttäjäryhmille vaan käyttäjäkohtaisesti. Tällöin arkiston pääkäyttäjällä on varma tieto kenellä on oikeus mihinkin arkistoituun tietoon. 20.3.2015 Visma Fivaldi 8

4 Arkiston käyttö Materiaalin voidaan ajaa Fivaldista arkistoon muutamalla eri tavalla. Helpoin tapa on automaattinen. Automaattisen arkistoajon asetukset voi valita oman tarpeen, tai ajettavan aineiston mukaan. Aineistoa voidaan ajaa ajastetusti arkistoon esimerkiksi päivittäin tai vuosittain. Aineisto voidaan ajaa arkistoon myös kausittain. Kun kausi saadaan suljettua, ajetaan kyseinen kausi arkistoon. Samoin voi toimia jokaisen tositelajin kohdalla. Kun tositelaji suljetaan, viedään se kokonaisuudessaan arkistoon. Raporttien arkistointiajot ajetaan raporttitulostimesta. Kohteen voi tallentaa ennalta valittuun hakemistoon, tai tallennushakemiston voi itse valita. Kaikki kohteet voidaan tallentaa myös useampaan paikkaan. Tällöin sama raportti näkyisi esimerkiksi jos tarkastellaan myyntireskontran hakemistoa tai kauden hakemisto. Arkiston pääkäyttäjä voi halutessaan lukita tallennuskohteen. Tällöin kaikki ajot, ja muu tallennettava tieto on tallennettava oletuskohteeseen. Tämä toimenpide mahdollistaa sen että, kaikki samankaltainen tieto tallenne- 20.3.2015 Visma Fivaldi 9

taan aina samaan paikkaan, huolimatta siitä kuka sen tallentaa. Tiedostoja voidaan lisätä arkistoon myös manuaalisesti (kts kpl 5.) 4.1. Ajon muuttaminen automaattisesta valittavaksi Automaattisen ajon muuttaminen ennallta valittavaksi tapahtuu seuraavasti. Ensin klikataan raporttitulostimessa näytä tallennetut ajot painiketta ja saadaan seuraavanlainen näkymä: Tämän jälkeen valitaan muutettava ajo, esimerkiksi ennakot ja saatavat, klikataan tallennusnimeä ja saadaan esiin kyseinen raporttiajo: 20.3.2015 Visma Fivaldi 10

Tässä kohtaa muutetaan kohdasta Tallennustyyppi Automaattinen -> Esikäsittely. Tämän jälkeen klikkaa vain tulost/tallenna painiketta. 4.2 Haku Haussa voidaan valita dokumenttityypin mukaan mitä haetaan. Hakukenttiä ja dokumenttityyppejä arkistossa on esitallennettuna fivaldin sisäisiä aineistoja varten. Hakukenttiä ja dokumenttityyppejä käyttäjä voi tehdä myös itse. Sisältöhaku hakee tietoja dokumentista itsestään. Jokaisesta dokumentista tehdään indeksointi, jonka jälkeen haku onnistuu sisällön perusteella. Indeksointi tapahtuu yöllä, joten uutta dokumenttia voidaan hakea sisältöhaulla tallennusta seuraavana päivänä. 20.3.2015 Visma Fivaldi 11

4.3 Hakukenttä Käyttäjälle tuodaan valmiiksi Fivaldin omiin raportteihin tarvittavat hakukentät. Käyttäjä voi itse luoda tarvitsemiaan hakukenttiä ulkoisille aineistoille. Kentän tyypiksi voidaan valita tekstimuotoinen, numeerinen tai päivämäärä. Lisäksi käytössä on lista-tyyppi. Tämä mahdollistaa, että käyttäjä luo itse listan arvoista, jotka kenttään voidaan syöttää. Fivaldi arkistoon on myös luotu valmiiksi eri tietoa sisältäviä rekistereitä, joita voidaan valita kentän tyypiksi. Esimerkiksi kun yritys-tyyppiseen kenttään syötetään tekstiä, niin järjestelmä hakee samalla kannasta kaikki löytyvät hakuvaihtoehdot käyttäjän valittavaksi. Kaikien hakukentien edessä kirjainyhdistelmä REK tarkoittaa sitä, että kentän tieto tulee Fivaldin rekisteristä. 20.3.2015 Visma Fivaldi 12

4.4 Pikkuikkunan toiminnot Kun on valittuna tiedosto tai hakemisto, voidaan vieressä olevan pikkuikkunankohdassa selite muokata tiedoston tai hakemiston nimeä. Alareunasta löytyy Kopioi, Siirrä, Lisää sijaintiin ja Poista komennot, jotka koskevat valittua dokumenttia tai hakemistoa. Eli dokumentti voidaan kopioda toiseen kohteeseen tai siirtää toiseen kohteeseen, jolloin dokumentti ei jää vanhaan sijaintiin. Lisää sijaintiin poikkeaa kopioinnista siinä,,että sitä kautta voidaan luoda uusi hakemistopolku ko. dokumentille. Poista komento poistaa tiedoston tai hakemistopolun valitusta hakemistosta alkaen. 20.3.2015 Visma Fivaldi 13

Kun valitaan tietojen sijaan hakukenttä välilehti, voidaan muokata tiedoston tietoja jos ne ovat virheellisiä. Esimerkiksi voidaan vaihtaa dokumenttityyppiä. 20.3.2015 Visma Fivaldi 14

4.5 Dokumenttityyppi Fivaldi arkistossa on määritelty valmiiksi yleisimmät dokumenttityypit. Tarvittaessa niitä voidaan kuitenkin muokata. Muokkaaminen tapahtuu perustietojen dokumenttityypit-sivulla, jossa näkyy listattuna olemassa olevat dokumenttityypit. Valitsemalla yhden dokumenttityypin, voi nähdä sen sisältämät tiedot eli selitteen sekä oletustallennuskohteen. Lisäksi dokumenttityyppiin sidottuja hakukenttiä voidaan lisätä, poistaa tai muuttaa niiden järjestystä. Dokumenttityypit on jaoteltu yhdeksään ryhmään: 1 Asiakastiedot, 2 Yhtiöoikeus, 3 Tilinpäätökset, 5 Sopimukset, 6 Kirjeenvaihto, 7 Vuokratalo, 8 Kiinteistö, 9 20.3.2015 Visma Fivaldi 15

Perustiedot dokumentit näkymän ryhmittely painikkeen alta voidaan ryhmiä luoda lisää, poistaa tai muuttaa niiden järjestystä. Perustiedot dokumentit näkymän pikkuikkunan kenttien merkitykset: Täppä kohdassa Pak. tarkoitaa, että dokumenttia tallentaessa tämä tieto on dokumentille pakollinen. Tiedostoa ei voida tallentaa ilman, että tälle hakukentälle on määritetty tieto. Täppä kohdassa Ei tal. tarkoittaa, että tietoa ei voi tallentaa. Tätä voidaan käyttää esimerkiksi jos olisi pakollinen päiväys. Kausi ja tilikausi hakukentissä olisi Ei tal. täppä laitettuna, jolloin dokumenttia syöttävä henkilö ei voisi valita kautta vaan tieto tulisi aina tuolla korvaussäännöllä tiedoksi. Oletuskohdetta ei voi vaihtaa tarkoittaa, että dokumentti on aina tallennettava oletus tallennuskohteeseen eikä dokumentin tallentaja voi tallentaa dokumenttia muuhun tallennuskohteeseen. Ei manuaali lisäystä. Tämä vaihtoehto on täpättynä niissä dokumenttityypeissä, jotka tulevat automaattisesti fivaldista, esim. Raportit. Dokumenttityypit-sivulla voidaan tehdä myös muita toimenpiteitä. Voidaan lisätä uusi dokumenttityyppi, jolle annetaan aluksi vain selite. Lisäksi olemassa oleva dokumenttityyppi voidaan kopioida, jolloin selitettä lukuun ottamatta kaikki tiedot kopioituvat täsmälleen samanlaisina. 20.3.2015 Visma Fivaldi 16

4.6. Arkistosta materiaalin vienti kovalevylle Arkistosta voidaan viedä materiaali omalle kovalevylle selailu näkymän pikkuikkunan Vie valitut painikkeella. Selailu näkymästä voidaan valita hakemisto, mistä halutaan viedä materiaalia omalle kovalevylle ja sieltä polttaa vaikka CD:lle. Painike avaa Java ikkunan, josta voi valita mitkä tiedostot haluaa viedä. Ikkuna näyttää kaikki tiedostot mitä kyseisestä kansiosta ja alikansioista löytyy. 20.3.2015 Visma Fivaldi 17

Download painikkeella järjestelmä vie kaikki valitut tiedostot kohteeseen joka määritellään save to: kohdassa. Myös hakua voi käyttää hyväksi. Tekemällä haun joka koskee yhtä tilikautta voidaan viedä koko tilikausi kerralla omalle koneelle talteen. 20.3.2015 Visma Fivaldi 18

Tässä on haettu yhden tilikauden kaikki dokumentit, yhteensä löytyi 374 dokumenttia ja painikkeella vie haun tulos saadaan vietyä haussa löytyneet tiedostot omalle koneelle. Painikkeesta aukeaa sama java ohjelma kuin mitä aukeaa selailu näkymästä tiedostoja vietäessä omalle koneelle. 20.3.2015 Visma Fivaldi 19

5 Tiedoston lisääminen Tiedoston lisääminen aloitetaan selailu näkymän lisää tiedosto painikkeesta. Kun tiedostoa lisätään ensimmäiseksi on sille valittava dokumenttityyppi. Jos ei löydy sopivaa dokumenttityyppiä kannattaa kääntyä pääkäyttäjän puoleen, joka voi tarvittaessa tehdä uuden dokumenttityypin. Alla olevassa kuvassa näkyy dokumenttityyppien ryhmittely. Valitaan mitä dokumenttityyppiä tallennettava tiedosto edustaa. Valitaan pakollinen tieto tallennettavaksi, tässä tapauksessa mitä yhtiöoikeusasiakirjaa kyseinen tiedosto edustaa. 20.3.2015 Visma Fivaldi 20

Kohdassa Tallennuskohde näkyy mustalla hakemistot jotka eivät ole ko. dokumentin hakukenttiä ja sinisellä tekstillä näkyy mitkä hakemistot muodostuu hakukentistä. Hakemistorakenne muodostuu sitä mukaa kun arkistoidaan dokumentteja. Fivaldi ei luo tyhjiä kansioita vaan kun viedään dokumentti arkistoon niin silloin luodaan ko. dokumentille tarvittavat kansiot. Tiedosto haetaan seuraavaksi. Tämä tapahtuu Selaa.. painikkeella. 20.3.2015 Visma Fivaldi 21

Valitaan haluttu tiedosto omalta koneelta, tässä tapauksessa Väliaikaistiedostot on ko. dokumentin nimi. 20.3.2015 Visma Fivaldi 22

Tallenna painikkeella saadaan kyseinen tiedosto tallennettua sähköiseen arkistoon. Heti tallennuksen jälkeen järjesteämä näyttää mihin kansioon kyseinen tiedosto tallennettiin. 6 Fivaldi aineistot Perustiedot-näkymän aineistot välilehdeltä löytyy arkistoitava materiaali mitä ei saa raporttitulostimesta. Eli kaikki laskut ja muut juoksevat aineistot, kuten tiliotteet, palkkalaskelmat yms. 20.3.2015 Visma Fivaldi 23

Aineistolle valitaan tallennuskohde ja tiedot joita halutaan aineiston hauissa käyttää. Tiedoston nimi muodostuu tässä tapauksessa myyntilaskunnumerosta (kent_84). Aineistojen hakukenttiin on olemassa esivalitut tiedot. Täälläkin näkyy tallennuskohde, mustalla kiinteät hakemistot ja sinisellä hakukentästä tuleva kansio. Nämä asetukset tulevat arkistomallin kautta ja käyttäjän ei niitä tarvitse itse määritellä. 20.3.2015 Visma Fivaldi 24

7 Käyttötiedot Käyttötiedoista voi tarkastella kuinka paljon yritykset ovat arkistoineet. Käyttötietoja voi selailla yritys kerrallaan tai kaikki samanaikaisesti. Käyttötiedot kausittain on pitkä lista, siihen tulee aina kaikki yritykset joihin käyttäjällä on oikeus määritelty palvelunhallinnassa. Loppuun tulee yhteenveto Kausi yhteensä mikä kertoo kaikkien yritysten käyttämän tilan yhteensä. 20.3.2015 Visma Fivaldi 25