Tietojärjestelmän kehittäminen syksy 2003 Ryhmä C2 <tjkc2@tuug.fi> Väliraportti 3 7.11.2003 Päivi Laiterla Tomas Windahl Toni Nikkanen Antti Lehto
Sisällysluettelo 1 Johdanto...3 2 Rich picture...3 3 Mittarit...5 4 Tarkennetut käsitemallit...6 4.1 Tarkennetut mallit...7 4.2 Uudet mallit...8 5 Elinkaarimallit...9 5.1 Projektin elinkaarimalli...10 5.2 Aikataulun elinkaarimalli...11 6 Projektiaikataulu...12 2
1 Johdanto Survey Inc. on tunnettu amerikkalainen markkinointitutkimusyritys, jolla on useita toimipisteitä Yhdysvalloissa. Yrityksen asiakaskuntaan kuuluu useita tunnettuja ja suuria liikeyrityksiä. Survey Inc. tarjoaa muun muassa asiakasprofilointeja, erilaisia tyytyväisyystutkimuksia, tulosanalyyseja ja markkinoinnin kehittämisprojekteja. Organisaatioltaan Survey Inc. on jaettu toimintojen mukaan jaoksiksi, joissa toimii useita osastoja. Survey Inc. päämääriä ovat projektien tehokas toteuttaminen, tuloksen tekeminen ja asiakastyytyväisyys. Kehitysprojektissa etsitään keinoja näiden tavoitteiden konkreettiseen toteuttamiseen ja mittaamiseen yrityksen toimintatapojen kehittämisen kautta. Kolmas väliraportti tarkentaa aikaisemmin esitettyjä kuvauksia asiakasyritys Survey Inc.:in toimintaprosesseista ja kehityskohteista. Rich Picture esityksessä kuvataan yrityksen perustoiminnot, asiakashankinnan, projektien aikataulutuksen ja projektien läpiviennin. Kuvaan on merkitty havaitut ongelmakohdat toimintaprosesseissa. CATWOE-analyysilla hahmotetaan yrityksen toimintaa eri toimijoiden näkökulmista ja näiden näkökulmien pohjalta on piirretty käsitemalleja yrityksen toiminnoista. Kehittämiskohteet on rajattu selkeiksi tavoitteiksi ja kiinnitetty näitä tavoitteita kuvaavia mittareita. Mittareiden avulla voidaan tarkastella kehitysprojektin etenemistä ja onnistumista. Lisäksi raportissa siirrytään rakenteelliseen suunnitteluun organisatoristen kuvausmenetelmien pohjalta tehtyjen rajausten mukaisesti. Raportissa esitetään elinkaarimalleja, joiden avulla voidaan myöhemmin siirtyä tarkempiin tietorakennetason kuvauksiin. 2 Rich picture ACE-tiimi käyttää ACE-järjestelmää ja Experience Databasea projektin kuluihin ja kestoon liittyvän laskentamateriaalin tuottamiseen. Lisäksi käytetään paperiarkistoissa olevia projektitietoja, koska kaikkia tietoja ei ole siirretty tietokoneelle. Tietojen saatavuudessa ja käytettävyydessä on ongelmia. AE tarvitsee ACE-tiimin tuottaman materiaalin mahdollisimman nopeasti käyttöönsä alustavan projektisuunnitelman tekemiseksi. AE tarjoaa asiakkaalle alustavaa projektisuunnitelmaa. Tarjouksen antaminen voi joskus ACE-tiimin ongelmien vuoksi viivästyä, jolloin asiakas saatetaan menettää. SAM hoitaa yrityksessä varsinaisen toteutettavan aikataulun tekemisen. Myös AE osallistuu käynnissä olevaan projektiin, eikä pelkästään tee alustavia projektitarjouksia asiakkaille. Mahdolliset muutoksen aikatauluihin tai projektin suorittamiseen tekee SAM, joka samalla myös valvoo projektin edistymistä. Kommunikaatio firmassa toimii pääasiassa e-mailin välityksellä ja kaikkien toimijoiden (AE, SAM, osastojen työntekijät) välillä koetaan olevan kommunikaatiovaikeuksia. 3
4
3 Mittarit Kehitettävän järjestelmän hytötyjä pyritään arvioimaan seuraavien mittareiden avulla. Tunniste Tavoitteen nimi Prioriteetti Lähde ASGN154 ACE-tiimin toiminnan tehostaminen 1 (Korkea) Antti Tavoitteen kuvaus ACE-tiimin toiminnan tehokkuudesta riippuu pitkälti kuinka nopeasti tarjous saadaan tehtyä. Alkuehdot ACE-tiimi saa riittävät tiedot työnsä pohjaksi AE:lta Arviointi Tavoitteen arviointi s käytetään uoritetaan, kun järjestelmä on ollut yhden vuoden käytössä. Arviointikriteereinä seuraavia asioita: - ACE-tiimin yhtä tarjousta kohden tekemän työn määrä ennen ja jälkeen järjestelmän käyttöönoton. - ACE-tiimiltä yhtä tarjousta varten tehtävään työhön kuluttama aika ennen ja jälkeen järjestelmän käyttöönoton. Johtopäätökset Mikäli voidaan osoittaa, että implementoitu järjestelmä on parantanut ACE-tiimin toimintaa arvionti-osion mukaisesti voidaan todeta, että järjestelmä on täyttänyt tämän sille asetetun kriteerin. Tunniste Tavoitteen nimi Prioriteetti Lähde HEWD511 AE:n toiminan tehostaminen 2 (Keskitaso) Antti Tavoitteen kuvaus AE:n toiminnan tehokkuudesta riippuu kuinka nopeasti tarjous saadaan tehtyä. Alkuehdot AE saa tarvitsemansa tiedot ACE-tiimiltä. Arviointi Tavoitteen arviointi suoritetaan, kun järjestelmä on ollut yhden vuoden käytössä. Arviointikriteereinä käytetään seuraavia asioita: - AE:n yhtä tarjousta kohden tekemän työn määrä ennen ja jälkeen järjestelmän käyttöönoton. - AE:n yhtä tarjousta yhtä tarjousta kohden kuluttama aika ennen ja jälkeen järjestelmän käyttöönoton. Johtopäätökset Mikäli voidaan osoittaa, että implementoitu järjestelmä on nopeuttanut AE:n toimintaa arvionti-osion mukaisesti voidaan todeta, että järjestelmä on täyttänyt tämän sille asetetun kriteerin. 5
Tunniste Tavoitteen nimi Prioriteetti Lähde KVBH611 Projektien aikataulujen laadinnan 1 (Korkea) Antti tehostaminen Tavoitteen kuvaus Oikein ja nopeasti laadittu aikataulu parantaa yrityksen työtehoa ja tuottavuutta. Alkuehdot Työ on myyty. Arviointi Tavoitteen arviointi suoritetaan, kun järjestelmä on ollut yhden vuoden käytössä. Arviointikriteereinä käytetään seuraavia asioita: - Miten nopeasti uuden projektin saamisen jälkeen aikataulut on laadittu ennen ja jälkeen järjestelmän käyttöönoton. - Miten hyvin aikataulut pitävät paikkaansa projektien todellisen etenemisen kanssa ennen ja jälkeen uuden järjestelmän käyttöönottamisen. Johtopäätökset Mikäli voidaan osoittaa, että implementoitu järjestelmä on parantanut aikataulujen laadintaa (SAM:n toimintaa) arvionti-osion mukaisesti voidaan todeta, että järjestelmä on täyttänyt tämän sille asetetun kriteerin. 4 Tarkennetut käsitemallit Saadun palautteen perusteella käsitemalleja muokattiin hieman sekä tarkennettiin kuvauksia joidenkin toimintojen kuvauksia. 6
4.1 Tarkennetut mallit Customer contact Customer does not accept cost and time estimate New Project Determine requirements Generate cost and time estimates, research plan Create offer Get time estimate from ACE team New project Create job schedules Departments Assign staff to jobs Reschedule jobs if requirements change Monitor and manage the progress of the project 7
4.2 Uudet mallit Generating cost and time estimates, research plan Requirements Send info to ACE team Get estimate from ACE team Offer not accepted Offer Adjust ACE estimate according to personal experience 8
Creating job schedules New project Create job number Assign critical due dates, milestones Initial job schedule Send job schedule to departments Departments cannot meet schedule 5 Elinkaarimallit Järjestelmästä löydettyjen entiteettien olemassaoloa kuvaavat elinkaarimallit on esitetty seuraavissa kuvissa. 9
5.1 Projektin elinkaarimalli tarjous muokattavana asiakaskontakti asiakas pyytää muokkaamaan projekti tarjous tarjous hyväksytään hylätty asiakas hylkää tarjouksen hyväksytty luodaan uusi projekti uusi projekti projektia tehdään keskeytyminen projektin teko projekti keskeytyy projekti valmistuu valmistuminen 10
5.2 Aikataulun elinkaarimalli suunnitelma aikataulu projekti päättyy päättyminen projekti keskeytyy muokkaus jos aikataulu ei sovi sitä muokataan keskeytyminen 11
6 Projektiaikataulu Tehtävä arv. työmäärä Aloitusaika Valmis% Tot. työmäärä Valmistumisaika Esitutkimus 50 6.10.2003 100.00% 40 31.10.2003 Projektinhallinta 20 14.10.2003 20.00% 6 28.3.2004 Vaatimusmäärittely 10 17.10.2003 30.00% 10 31.10.2003 Suunnittelu 60 24.10.2003 0 % 10 29.11.2003 Dokumentaatio 50 6.10.2003 0 % 30.1.2004 Implementaatio 200 29.11.2003 0 % 30.1.2004 Testaus 50 30.1.2004 0 % 28.2.2004 Käyttöönotto 50 28.2.2004 0 % 28.3.2004 12