T-76.115 Software Project: FASTAXON Personal Assignment: Communication Practices Report Group: Muuntaja 0
Versiohistoria Dokumentin omistaja: Tero Leppänen Versio Päiväys Kirjoittaja Selitys 0.1 29.03.2004 Tero Leppänen Ensimmäinen versio 0.2 30.03.2004 Tero Leppänen Oikeinkirjoitus tarkistettu 0.3 02.04.2004 Tero Leppänen Viimeistelyä 1
Sisältö 1. Esittely...3 2. Kommunikointimenetelmät projektityössä...3 3. FASTAXON-projektin kommunikointimenetelmät...3 4. Menetelmien ominaisuuksia ja käyttökokemuksia...4 4.1 Yahoo! Groups keskusteluryhmä...4 4.2 Kokouskäytännöt...6 4.3 CVS-versiohallintajärjestelmä...8 4.4 Triviaalit menetelmät...9 5. Kommunikointimatriisi...11 6. Ajankäyttö...12 7. Menetelmien vertailua FASTAXON-projektissa...13 2
1. Esittely Tämän dokumentin tarkoituksena on esitellä tulokset kommunikointimenetelmien käytöstä ja niiden tutkimisesta FASTAXON-projektissa. Projektissa käytetyt menetelmät sovittiin pääosin projektin suunnitteluvaiheessa, Project Planning iteraatiossa. Valittuja kommunikointimenetelmiä oli useita ja niiden käyttö oli osin päällekkäistä. Projektin aikana havainnoitiin eri menetelmien hyviä ja huonoja puolia. Lisäksi projektiryhmän jäseniä pyrittiin ohjaamaan käyttämään kuhunkin tarkoitukseen sopivinta menetelmää. Projektin lopussa, DE-iteraatiossa, tehtiin yhteenveto eri menetelmien toimivuudesta ja niiden luontevista käyttötavoista. Yhteenveto esiteltiin projektiryhmän jäsenille. Projektiryhmän jäsenet ovat toimineet useita vuosia käytännön projektitehtävissä työelämässä. Ryhmän jäsenten edustamissa organisaatioissa on käytössä erilaisia kommunikointitapoja ja niiden muunnoksia. Projektin alussa olikin melko luontevaa ottaa joukko näitä entuudestaan tuttuja menetelmiä käyttöön. Toisaalta varjopuolena on liiallinen kommunikointikanavien lukumäärä ja toisaalta uusien menetelmien tai soveltamistapojen opettelu. Erilaisten menetelmien käyttö vaatii määrätietoisen suunnitelman. Tulee määritellä missä tilanteissa ja miten eri menetelmiä sovelletaan. Yhteisistä pelisäännöistä pitää sopia projektin alussa. Toisaalta menettelytavat iteroituvat projektin aikana kun prosessit kehittyvät. Muuttuneet ja uudet kommunikointitavat pitäisi tunnistaa, analysoida ja dokumentoida projektin aikana. Näin menetelmät saadaan kaikkien käyttöön ja niiden ominaisuudet tunnetaan ja niitä voidaan hyödyntää täysipainoisesti. Analysointi on tehtävä viimeistään projektin lopuksi, jolloin vakiintuneista käytännöistä voidaan oppia seuraavia projekteja varten. 2. Kommunikointimenetelmät projektityössä Kommunikointimenetelmien tarkoituksena on edistää työn kulkua ja auttaa projektia saavuttamaan sille asetetut tavoitteet. Menetelmät eivät ole itsetarkoitus vaan niiden pitää tukea projektia kokonaisuutena. Kommunikointimenetelmien ja tapojen valinnalla tehostetaan tiedonkulkua ja vältetään turhaa tiedottamista. 3. FASTAXON-projektin kommunikointimenetelmät PP-iteraation aikana sovittiin projektissa käytettävän seuraavia menetelmiä: - Yahoo! Groups -keskusteluryhmä - kokoukset, (esityslistat, pöytäkirjat ja tehtävälista) - CVS -versiohallintajärjestelmä 3
- triviaalit menetelmät (sähköposti, puhelin, tapaamiset jne.) 4. Menetelmien ominaisuuksia ja käyttökokemuksia 4.1 Yahoo! Groups keskusteluryhmä Yahoo! Groups keskusteluryhmä on WWW-pohjainen viestin välitysjärjestelmä. Palvelu on mainosrahoitteinen ja vaatii rekisteröitymisen. Palveluun rekistyneiden kesken voidaan perustaa ryhmiä, jolloin saadaan käyttöön yhteinen keskustelualue. Ryhmälle määritellään moderaattori(t), jolla on oikeudet mm. lisätä ja poistaa käyttäjiä sekä järjestellä ja poistaa viestejä. Ryhmän jäsenet voivat lähettää viestejä järjestelmään, joka tarjoaa ne nähtäviksi muille ja arkistoi ne. Viestejä voi selata joko aikajärjestyksessä tai keskustelusäikeinä. Tämä onkin tärkein etu verrattuna esim. perinteiseen sähköpostiin. Viestit ja niiden vastaukset tulevat kaikkien nähtäviksi ja niihin voidaan palata myöhemminkin. Asetuksista riippuen jäsenet voivat saada tiedon uusista Yahoo-viesteistä myös sähköpostiinsa. Koska kukin jäsen voi säätää asetuksensa itse haluamikseen, ei voida olla varmoja siitä, saavatko kaikki jäsenet näitä sähköpostimuistutuksia. Viestien lukeminen vaatii oma-aloitteisuutta ja järjestelmään pitää erikseen kirjautua. Onkin syytä olettaa, että Yahoo! Groups -tyyppisen palvelun viestejä ei seurata jatkuvasti. Tästä johtuen on hyvä sopia ryhmän kesken jokin sopiva vasteaika, jonka puitteissa viestejä käydään lukemassa. Näin menetellen viestin lähettäjä voi olettaa, että viesti on luettu tietyn ajan kuluessa sen lähettämisestä. Fastaxon projektissa vasteajaksi sovittiin 24h. Käytännössä siis jokainen ryhmän jäsen tarkistaa viestinsä vähintään kerran vuorokaudessa. Lomien ja muiden pitkäaikaisten poissaolojen aikana vaatimuksesta luonnollisesti joustettiin. Yahoo! Groups ei sovellu kiirellisten viestien välittämiseen. Lisäksi Yahoo! Groups tarjoaa käyttöön yhteisen kalenterin, äänestysautomaatin, on-line chatin ja tiedostoarkiston. Tiedostoalueelle voi tallentaa tiedostoja yhteensä 20MB. Tiedostoille tai viesteille ei suoriteta backupia, joten pitkäaikaiseen tiedon varastointiin järjestelmä ei sovellu. On myös muistettava, että WWW-pohjaisten ja kolmannen osapuolen ylläpitämän järjestelmien tietoturvasta ei ole takeita. WWW-käyttöliittymän ansiosta järjestelmään pääsee miltä tahansa internettiin kytketyltä koneelta. Tämä on selvä etu esim. sähköpostijärjestelmiin verrattuna, koska niihin ei välttämättä ole pääsyä joka paikasta. Yahoo-järjestelmään voi lähettää myös viestejä tavallisella sähköpostilla, jolloin ei tarvitse edes loggautua järjestelmään. Yahoo! Groups ei ole ainoa WWW-pohjainen foorumi. Muita vastaavia löytyy varmasti, mutta Yahoon käyttöön päädyttiin, koska se oli entuudestaan tuttu osalle ryhmän jäsenistä. 4
4.1.1 Yahoon käyttäminen FASTAXON-projektissa, suunnitelma Projektia varten perustettiin t76115muuntaja -niminen ryhmä Yahoo! Groups palveluun. Palvelua hyödynnetään koko ryhmää koskevien asioiden tiedon väliyksessä. Näitä ovat mm. erilaiset asennusohjeet, vinkit, kokouksista päättäminen, ym. Tiedostoaluetta hyödynnetään sisäisten kokousten esityslistojen ja pöytäkirjojen välitykseen sekä tilapäisten tiedostojen siirtämiseen. Tiedostoalueelle on tehty erilliset hakemistot eri tyyppisille tiedostoille. Yahoon chat -ominaisuutta voidaan käyttää tarvittaessa korvaamaan tavallisia kokouksia. Chat on varmasti hyödyllinen myös koodausvaiheen ongelmien selvittämisessä. Yahoota ei käytetä tietovarastona vaan ensisijainen varastointipaikka on CVS-tietokanta. Osa Yahoossa käytävästä keskustelusta saattaa jalostua esim. asennusohjeeksi, jolloin se muokkauksen jälkeen siirretään CVS-tietokantaan. Yahoo on tarkoitettu ryhmän sisäiseen viestintään, eikä sinne tarjota pääsyä asiakkaalle tai mentorille. Yahoon viestien lukemisen vasteajaksi on sovittu 1 arkipäivä (24h). Yahoon moderaattoreina toimivat Mika Hakkarainen ja Tero Leppänen. 4.1.2 Käyttökokemukset Yahoosta Tiedostoaluetta hyödynnettiin ryhmän sisäisten dokumenttien ja esimerkiksi ryhmän sisäisten palavereiden pyötäkirjojen säilytyspaikkana. Järjestelmä toimi hyvin kukuunottamatta wwwvälitteisen tiedonsiirron hitautta. Projektin aikana törmättiin muutamia kertoja stabiilisuusongelmiin, Yahoon palvelimeen ei saatu yhteyttä. Alkuvaiheessa kokeiltiin Chat-ominaisuutta muutaman kerran, mutta se ei vaikuttanut käyttökelpoiselta. Ensinnäkin piti etukäteen sopia jäsenten kesken sopiva chattailuaika, tehokas käyttö vaatisi jatkuvaa chattikanavalla roikkumista. Selainpohjainen chat-käyttöliittymä oli valmistajariippuvainen, eikä se toiminut kunnolla kaikilla selaimilla. Pääsääntöisesti Yahoon tiedostopalvelu ja keskusteluryhmä toimivat niin kuin pitääkin. Osoituksena tästä voidaan pitää myös sitä, että kanavaa hyödyntävät esim. monet kaupalliset ohjelmistotuoteet käyttäjätukenaan (esim. uc/os-ii). WWW-käyttöliittymää ei voi pitää erityisen selkeänä. Keskustelusäikeiden käsittely voisi olla havainnollisempaa. Lisäksi mainoksilla rahoitetun järjestelmän pop-upit ja välibannerit haittasivat jonkin verran käyttöä. Suurin puute on kuitenkin varmuuskopioinnin puute, varsinaisessa tuotantokäyttössä varmuuskopiointi pitäisi järjestää manuaalisesti. Projektin lähetessä loppuaan Yahoon käyttö hiipui ja tilalle otettiin tavallinen sähköposti. Tähän on kolme pääsyytä: 5
1. Stabiilisuusongelmat ja epämiellyttävä käyttöliittymä (verrattuna esim. sähköpostiohjelmaan). 2. Keskustelyryhmässä ei muodostunut riittävästi keskustelua. Ryhmään lähetettyihin kysymyksiin ei vaivauduttu vastaamaan, koska niitä ei oltu välttämättä osoitettu suoraan kenellekään vaan kysymykset esitettiin koko ryhmälle. Tällöin käy helposti niin, ettei kukaan ota vastuuta vaan jokainen ajattelee, että varmasti joku toinen vastaa esitetyyn kysymykseen. 3. Liikaa kommunikointikanavia. Jäsenet joutuivat joka tapauksessa seuraamaan omaa henkilökohtaista sähköpostiaan. Tämän lisäksi projektiin liittyviä viestejä piti hakea myös Yahoosta, joka aiheutti ylimääräistä vaivaa. 4.2 Kokouskäytännöt Hyvin järjestetyt kokoukset ovat tehokas tapa tiedon välittämiseen useammalle henkilölle yhtäaikaa. Toisaalta huonosti valmistellut ja tehottomasti hoidetut kokouset vievät tarpeettomasti projektiryhmän aikaa. Kokouksia varten tulee valmistella esityslista ja kokouksen päätökset kirjataan pöytäkirjaan tai tehtävälistaan. 4.2.1 Kokouskäytännöt FASTAXON-projektissa, suunnitelma FASTAXON-projektissa järjestetään kolmentyyppisiä kokouksia 1. Asiakaspalaverit - Vakioaika: to 16-18 - osallistujat: asiakas, projektiryhmän jäsenet valikoidusti - projektipäällikkö tekee esityslistan tai valtuuttaa jonkun toisen tekemään sen. Esityslista jaetaan säköpostitse asiakkaalle ja Yahoon kautta projektiryhmälle. - pöytäkirja ja päivitetty tehtävälista toimitetaan ryhmälle ja asiakkaalle kokouksen jälkeen, pöytäkirja ja tehtävälista tallennetaan CVS-tietokantaan. 2. Sisäiset palaverit - vakioaika: ti 17-19 - osallistujat: projektiryhmän jäsenet valikoidusti - koollekutsuja tekee esityslistan. Esityslista jaetaan Yahoo! Groups järjestelmän kautta. 6
- pöytäkirja ja esityslista tallennetaan Yahoo! Groups järjestelmään. Tehtävälistaa päivitetään ja se tallennetaan CVS-tietokantaan 3. Mentor-tapaamiset - 1 kerta / iteraatio, paitsi PP-iteraatiossa 2 kertaa - projektipäällikkö sopii ajankohdan - osallistujat: projektiryhmä ja mentor - projektipäällikkö valmistelee esityslistan, jakelu sähköpostilla mentorille ja Yahoon kautta projektiryhmälle - pöytäkirja ja esityslista tallennetaan Yahoo! Groups järjestelmään. Tehtävälistaa päivitetään ja se tallennetaan CVS-tietokantaan Kokouspöytäkirjan laatija valitaan valitaan aakkosten mukaan kiertävässä järjestyksessä. Kokouksille on ennalta varattu viikottaiset ajat, jolloin ryhmän jäsenten on helppoa huomioida ne henkilökohtaista ajankäyttöä suunnitellessa. Kokouksia järjestetään tarvittaessa. Kokouksissa käytetään pyötäkirjan rinnalla action point register listaa, johon on listataan avoimet tehtävät, niiden vastuuhenkilö ja deadline-päivä. Lista käydään läpi kokouksessa ja siihen lisätään kokouksen aikana päätetyt tehtävät. Lista pyritään pitämään yksiselitteisenä. Listalla otettavat tehtävät ovat sopivan kokoisia yhden henkilön suoritettaviksi ja ne ovat yksikäsitteisiä. Jokaiselle tehtävälle määritellään vain yksi vastuuhenkilö, jaetun vastuun käsitettä ei tunneta. Vastuuhenkilö voi luonnollisesti delegoida tehtävän tai osan siitä muille ryhmän jäsenille. Tehtävät, jotka todetaan tehdyiksi, siirretään suljettujen tehtävien listalle. Listan tarkoituksena on helpottaa tiedon hakemista avoinna olevista tehtävistä, eri kokouksissa käsitellyt asiat kootaan yhteen listaan, joten ryhmän jäsenten ei tarvitse selata läpi useita kokouspöytäkirjoja. 4.2.2 Käytännön kokemuksia kokouskäytännöistä FASTAXON-projektissa Vakiopalaveriajat toimivat mainiosti projektin alkuvaiheessa kun pidettiin paljon yhteisiä tapaamisia sekä ryhmän kesken että asiakkaan kanssa. Projektin suunnitteluvaiheen paikkeilla kokoustarve alkoi vähentyä. Roolien ja työnjaon selkiytyessä siirryttiin kahden-kolmen kokouksiin, joiden ajat voitiin helpommin sopia vapaasti. Vuorotellen tehtävä palaveripöytäkirja oli myös toimiva käytäntö. Valmiita pohjia käytettäessä, pöytäkirja voitiin yleensä kirjoittaa jo palaverin aikana. Sisäisiin palavereihin esityslistaa ei aina ehditty valmistella. Asiakaspalaverit venyivät usein pitkiksi etukäteissuunnittelusta huolimatta. Paikalla oli liikaa osallistujia ja käsitelviä asioita oli liikaa. Myöhemmin pyrittiin ottamaan käsittelyyn aina yhden aihepiirin asioita kerrallaan ja paikalle kutsuttiin vain ne, joita asiat 7
suoranaisesti koskettivat. Tehdyistä päätöksistä tiedotettiin muille pöytäkirjojen ja e-mailien avulla. Action point rekisteristä luovuttiin I2 kierroksen aikana. Sitä ei oltu käytetty aktiivisesti projektissa. Osa ryhmän jäsenistä osallistui T-76.115 kurssin rinnalla pidettävälle riskien hallintakurssille, joka toi mukanaan action point tyyppisen riskien hallinnan työlistan. Tämä lisäsi entisestään eri kommunikointitapoja projektissa. Projektin kokoluokan ollessa suhteellisen pieni, suoritusvuoroa odottavat tehtävät voidaan hallinnoida muulla tavoin, joten action point rekisterin käytöstä luovuttiin. Ratkaisulla pyrittiin vähentämään erilaisia kommunikointikanavia. Mentor-tapaamiset koettiin toimiviksi, niissä voitiin keskustella vapaasti projektin tilasta ja saatiin hyviä neuvoja ongelmatilanteisiin. Noin tunnin mittaisina aika tahtoi usein loppua kesken ja tapaamisille olisi toivonut enemmän aikaa. 4.3 CVS-versiohallintajärjestelmä CVS on ilmainen ohjelmisto, joka on tarkoitettu helpottamaan ohjelmistojen versiohallintaa. CVS:n avulla useat käyttäjät voivat muokata samoja dokumentteja ja lähdetiedostoja samanaikaisesti. Vanhaan versioon voidaan aina haluttaessa palata. Ryhmätyössä automatisoidun versiohallintajärjestelmän käyttö on lähes välttämätöntä. 4.3.1 CVS:n käyttö FASTAXON-projektissa, suunnitelma CVS-tietokanta sijaitsee Niksulan palvelimella, jonne projektiryhmän jäsenillä on pääsyoikeudet. FASTAXON-projektia varten on luotu tietokanta, jossa on valmiina hakemistorunko, jonka mukaan erityyppiset tiedostot voidaan sijoittaa oikeaan paikkaan. CVS:ää käytetään SSh-yhteyden yli esim. Tortoise front-endin kautta tai suoraan sovelluskehittimestä (Eclipse). Lähdekoodien lisäksi CVS-tietokantaan tallennetaan kaikki projektiin liittyvä säilyttämisen arvoinen dokumentaatio. Tarkempi kuvaus tästä löytyy projektisuunnitelmasta. Kommunikoinnin kannalta oleellisia dokumentteja ovat: - asiakaspalavereiden esityslistat ja pöytäkirjat - tehtävälista Action point register - edistymisraportit Progress reports, joita esitellään kunkin iteraation lopussa sidosryhmille - projektisuunnitelma - määrittelydokumentit, speksit 8
- asennus- ja käyttöohjeet - testisuunnitelmat ja -raportit CVS-tietokannassa olevien dokumenttien päivittäminen omalle koneelle on rutiininomainen toimenpide, joka tulee suorittaa aina, kun aloitetaan työskentely projektin parissa. Dokumenttien muutokset näkyvät CVS front-edin raporttilistssa automaattisesti. Lisäksi tiedostoissa on versiohistoria, josta voi tarkistaa kulloisenkin version ja siihen tehdyt muutokset. Koska CVS-järjestelmä ei aktiivisesti informoi käyttäjiä dokumenttien muutoksista, kannattaa suuremmista muutoksista, kuten uusien dokumenttien lisäämisestä jne. keskustella muiden ryhmän jäsenten kanssa esimerkiksi Yahoon välityksellä. Versiohallinnan käytön helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi valittiin FASTAXON-projektiin vastuuhenkilö, jonka tehtävänä on huolehtia CVS:n hakemistorakenteesta, työkaluista, julkaisuista ja muista versiohallintaan liittyvistä asioista. FASTAXON-projektissa CVSvastuuhenkilö on Hannu Törnroos. 4.3.2 Käyttökokemuksia CVS:stä FASTAXON-projektissa Versiohallintaa voidaan pitää ohjelmistoprojektin kulmakivenä. Hannu valmisteli CVS:n ja Tortoisen käytöstä kattavat ohjeet ja myöhemmin Pentti ohjeisti CVS:n integroinnin Eclipsekehitysympäristöön, jota käytettiin projektissa. CVS:n avulla hallinnoitiin sekä dokumentteja että lähdekoodia. CVS ei pelasta tiedostojen yhtäaikaiselta editoinnilta. Yhtäaikainen editointi aiheuttaa konfliktin tallennusvaiheessa. Dokumenttien osalta kullekin dokumentille valittiin vastuuhenkilö, omistaja, joka viimekädessä vastasi ns. master-dokumentin päivityksestä. Muiden päivittäessä dokumenttia, kukin tallensi ne CVS:ään omalla nimellään varustettuna ja muutokset eroteltuina ( Highlight changes ). Dokumentin omistaja kokosi muutokset yhteen ja liitti ne master-dokumenttiin ennen julkaisua. Lähdekoodien osalta ei yleensä ollut kovin suurta taarvetta päivittää toisten ohjelmoijien tekemiä tiedostoja, jolloin edellä kuvattua yhtäaikaisen editoinin ongelmaa ei päässyt syntymään. Työnjako oli selkeää. Mikäli kuitenkin oli tarvetta editoida toisten tekemiä lähdekoodejä, tästä ilmoitetiin muille tekijöille tai pyydettiin alkuperäistä tekijää editoimaan koodia halutulla tavalla. CVS:n käyttöä voi varauksetta suositella sekä dokumenttien että lähdekoodin hallintaan. 4.4 Triviaalit menetelmät Kaikki tavalliset arkipäiväiset kommunikointimenetelmät ovat luonnollisesti hyödynnettävissä projektityössä. Näiden käytössä on kuitenkin tunnettava niiden rajoitukset ja soveltuvuus joukkotiedottamiseen projektiryhmälle ja sidosryhmille. Triviaaleja menetelmiä ovat mm: 9
- tapaamiset - sähköposti - puhelin 4.4.1 Käyttökokemuksia sähköpostista FASTAXON-projektissa Projektin aikana suuri osa aiemmin Yahoossa käydystä keskusteluista siirtyivät sähköpostiin. Tämä koettiin vaivattomammaksi tavaksi, sähköpostihan tarkistetaan joka tapauksessa säännöllisin väliajoin, Yahoo koettiin ylimääräiseksi vaivaksi sähköpostin rinnalla. Sähköpostia käytettäessä viestistä tulee jää myös henkilökohtaisempi vaikutelma, jolloin vastauskin tulee helpommin kuin irralliseksi koettuun keskusteluryhmäviestiin. Sähköpostin ongelmana on yhteisen arkiston ja keskustelusäikeiden puute. Lisäksi vastaanottajia saattaa tulla lisää tai hävitä viestiketjuista keskustelun aikana, jolloin on vaikea hahmottaa mistä oli alunperin kyse. Projektipäällikön näkökulmasta olisi hyvä saada kopiona kaikki projektin aikana käyty keskustelu itselleen. Monesti keskustelut esim. suunnittelijoiden välillä lähtivät liikkeelle mitättömän pienistä yksityiskohdista ja projektipäällikköä ei näillä asiolla haluttu vaivata. Myöhemmin keskustelun jatkuessa ilmeneenkin, että pienehkö asia on paisunut koko projektia koskevaksi ja projektipäällikkö sekä muut ryhmän jäsenet on syytä ottaa mukaan keskusteluun. Yleisesti olisi hyvä jos projektipäällikkö olisi mukana seuraamassa keskustelua alusta alkaen, toisaalta suuremmissa projekteissa viestien määrä saattaa kasvaa kohtuuttomaksi. Fastaxon projektissa, jossa oli 7 tekijää viestien hallinta onnistui kuitenkin vielä helposti. Projektin aikana projektipäällikkö patisteli useaan otteeseen ryhmän jäseniä lähettämään kopiot viesteistä myös hänelle. 10
5. Kommunikointimatriisi Alla olevassa taulukossa on esitelty FASTAXON-projektissa käytetyt kommunikointitavat erilaisissa tilanteissa. Asia Vastuuhenkilö, lähde Kohde Ajankohta Yahoo message Sisäisen palaverin Projektipäällikkö tai Projektiryhmä 1 vrk ennen esityslista koollekutsuja palaveria Sisäisen palaverin pöytäkirja Pöytäkirjanpitäjä Projektiryhmä 1 vrk palaverin jälkeen Asiakaspalaverin esityslista Projektipäällikkö Projektiryhmä, 1 vrk ennen asiakas palaveria Asiakaspalaverin pöytäkirja Pöytäkirjanpitäjä Projektiryhmä, asiakas 1 vrk palaverin jälkeen Yahoo file X X Yahoo chat e-mail Asiakas Asiakas CVStietokanta Ryhmä Ryhmä Asiakaspal averi Sisäinen palaveri Review meeting Speksimutokset Projektiryhmä, asiakas Tarvittaessa Keskustelu Muutetut dokumentit Päätökset Työnjakoon liittyvät asiat Projektipäällikkö Projektiryhmä Tarvittaessa Keskustelu Projektisuunnit Päätökset elma Aikatauluasiat Projektipäällikkö Projektiryhmä, asiakas Tarvittaessa Keskustelu Projektisuunnit Päätökset elma Status-raportointi sidosryhmille Projektipäällikkö Asiakas, mentor Viikottain Asiakas, mentor Versiohallintaan, kehitysympäristöön, yms. Työkaluihin liittyvät kysymykset Projektiryhmä Projektiryhmä Tarvittaessa Kysymykset ohjeet Keskustelu Palavereiden osallisujista ja Projektipäällikkö Projektiryhmä 3-5 vrk ennen Kysely Mentor, ajankohdasta sopiminen palaveria ryhmälle asiakas Uusista buildeista tiedottaminen Release manager Projektiryhmä Buildin yhteydessä Tiedote Versiohistoria Dokumenttien välitys Account manager Asiakas Tarvittaessa X (CVS:stä) asiakkaalle Dokumenttien välitys mentorille Projektipäällikkö Mentor Tarvittaessa X Review raportit Projektipäällikkö Asiakas, mentor Ennen katselmointia Tallenus Asennusohjeet Projektiryhmä Projektiryhmä, Tarvittaessa X asiakas Käyttöohjeet Projektiryhmä Projektiryhmä, Tarvittaessa X asiakas Action point register Pöytäkirjanpitäjä Projektiryhmä 1 vrk palaverin Tallenus Käsittely Käsittely jälkeen Esittely 11
6. Ajankäyttö Kommunikointisuunitelma on tehty pääosin PP-iteraatiossa ja se on dokumentoitu tarkemmin I1- iteraatiossa. Projektin jokaisella kierroksella tehtiin muistiinpanoja eri menetelmien käytöstä ja hienosäädettiin menetelmiä. DE-iteraatiossa tehtiin yhteenveto eri menetelmistä ja niiden käyttökelpoisuudesta. Yhteenveto esiteltiin projektiryhmälle. Tehtävä Suunnittelu, PP-vaihe Suunnittelu ja dokumentointi, I1-vaihe Seuranta ja muutokset projektin aikana PP-DE vaiheet, 1h/iteraatio Yhteenveto, DE-iteraatio Esittely ryhmälle Tunnit 2,5 h 4 h 5 h 3,5 h 1 h Yhteensä 16 h 12
7. Menetelmien vertailua FASTAXON-projektissa Yhteenvedot eri menetelmien käytöstä on esitetty kunkin menetelmän esittelyn ja suunnittelun yhteydessä. Alla on esitetty eri kommunikointimenetelmien hyviä ja huonoja puolia projektissa saatuihin kokemuksiin perustuen. Sähköposti + luotettava + tehokas, henkilökohtainen + henkilökohtainen arkistointi (myös kähteneet viestit) + nopea + de facto standardi ohjelmistoprojektien viestintään - säikeiden hallinta puutteellista - useiden eri osoitteiden hallinta saattaa muodostua ongelmalliseksi - varmuuskopiointi järjestettävä Yahoo Groups + yhteinen viestiarkisto + yhteinen tiedostoarkisto - varmuuskopiointi puuttuu - mainokset - luotettavuus - chat käyttökelvoton - vasteajat pitkiä, ei muisteta käydä pollaamassa viestejä Action Point Register + selkeä tehätvä lista + tehtävät voidaan tarvittaessa priorisoida + vastuuhenkilö ja deadline kullekin tehtävälle + seuranta helppoa esim. palaverien alussa 13
- tehokas käyttö vaatii rutiinia, listaa ei kannata tehdä jos sitä ei seurata - muutosten kirjaaminen hankalaa - monimutkaisten asioiden esittäminen hanakalaa -> vaatii rinnalle myös muita kuvausmenetelmiä CVS + yksiselitteinen, toimii aina oikein + tehokas + luotettava - käyttö vaatii hiukan totuttelua - käyttöliittymissä toivomisen varaa - integrointi eri työkaluihin ei kovin suoraviivaista (riippuu työkaluista) 14