HÄRKÄÄ SARVISTA, YHDESSÄ Hyviä kokemuksia yhteistyöstä ja sisäisestä viestinnästä Rakennuttajapäällikkö Timo Juolevi / Senaatti-kiinteistöt Tarkastaja Seppo Karhu / Kaakkois-Suomen poliisilaitos 12.9.2017
LAPPEENRANNAN POLIISITALON PERUSKORJAUS 2
LAPPEENRANNAN POLIISITALON PERUSKORJAUS LÄHTÖKOHDAT Rakentamisen kannalta haastava lähtökohta Työntekijöillä oli ollut oireilua, joka viittasi rakennuksen sisäilmaongelmiin Aluksi osa henkilöstöä sijoitettiin muihin toimipisteisiin Lopulta kaikki siirtyivät väliaikaistiloihin Poliisitoimintoja useassa eri toimipaikassa Oireilu jatkui osalla henkilöstöä myös väistötiloissa Rakennus oli ollut tyhjillään huhtikuusta 2014 Rakennus hylätty ja käyttökelvoton Sijainti Lappeenrannan keskustassa, keskeisellä paikalla Henkilöstön asenne Talo olisi pitänyt purkaa 3
LAPPEENRANNAN POLIISITALON PERUSKORJAUS MITÄ TEHDÄ? HÄRKÄÄ SARVISTA, YHDESSÄ UUSIA MAHDOLLISUUKSIA Rakennukselle uusi elämä Halu panostaa viestintään Hyvä viestintäyhteistyö Tulevan käyttäjän kuuleminen Käyttäjän edustaja tiiviisti mukaan Sisäilma-asiantuntija mukaan Työmaan puhtauden ja kosteuden seuranta Käyttäjälähtöinen vastaanottomenettely Käytönaikainen sisäilmaseuranta 4
LAPPEENRANNAN POLIISITALON PERUSKORJAUS YLEISTÄ HANKKEESTA Vuonna 1980 valmistunut Lappeenrannan poliisitalo Käsittää rakennuksen täydellisen peruskorjauksen Mittavat purkutyöt, vain betonirunko jäi Toteutusmuoto Senaatin kärkihankeallianssi Palveluntuottaja SRV Rakennus Oy Rakentaminen 5/2016 12/2017 Rakentaminen sääsuojan alla Poliisitoiminnot väistötiloissa 15 MILJ. 6600BRM² 5
MIKSI HANKEVIESTINTÄÄ? Viestintä on olennainen osa hanketta Suunnitelmallinen, oikea-aikainen viestintä edistää hankkeen onnistunutta läpivientiä Lisää hankkeen läpinäkyvyyttä Kerrotaan hankkeesta ja sen etenemisestä säännöllisesti Ennaltaehkäisee ja poistaa turhia pelkoja ja huhuja Palvelee asiakkaita ja käyttäjiä Motivoidaan käyttäjiä muutoksiin ja uusiin ratkaisuihin Onnistunut viestintä helpottaa äärettömästi työtä. Kumpikin osapuoli ymmärtää toisiaan. 6
HANKEVIESTINTÄ JA SEN TAVOITTEET Toteutetaan yhteistyössä käyttäjän kanssa Tiedotetaan ennakoidusti ja avoimesti hankkeen etenemisestä Koordinoidaan viestintää Yhtenäinen viestintä, ydinsisältö Palvelee asiakkaita ja käyttäjiä Auttaa rakentamaan haluttuja mielikuvia Rakennuksen maine muuttuu Terveellinen, turvallinen ja toimiva työympäristö Onnistunut viestintä luo hyvät edellytykset hankkeen onnistumiselle. * 7
HANKKEEN PÄÄVIESTIT Suunnittelu ja rakentaminen tapahtuu tiiviissä yhteistyössä Asiat tehdään hankkeen parhaaksi -periaatteella Yhteinen tavoite hyvä taloudellinen, ajallinen ja laadullinen lopputulos Purkutöiden laajuus ja jäljelle jäävien rakenteiden puhtaus Seinät ja talon henki uudistuvat Talo tunnetaan terveellisenä, turvallisena ja toimivana työympäristönä Terve Talo -suunnittelusta toteutukseen Purkutöiden laajuus ja jäljelle jäävien rakenteiden puhtaus Dokumentointi koko rakentamisen ajan Viestintää ei ole koskaan liikaa, mutta tiedon pitää tulla oikeassa muodossa. 8
VIESTINNÄN SISÄLTÖJÄ HANKKEEN ERI VAIHEISSA Tutkimus Suunnittelu Rakentaminen Seuranta Tiedotus tulevasta hankkeesta ja aikataulusta Käyttäjille infoa sisäilman laatuun vaikuttavista tekijöistä ja oireista Tiedotus kohteessa tehtävistä tutkimuksista Ketkä hoitavat asiaa Tulosten tulkinta Tulosten tiedotus Käyttäjien kuuleminen Mahdolliset jatkotoimenpiteet Tiedotus aloittamisesta ja aikataulusta Ketkä suunnittelevat Selvitysten tulokset ja johtopäätökset Tavoitteiden määrittely Jatkotoimenpiteet ja vaikutukset suunnitteluun Etenemisestä tiedottaminen Mahdolliset viivästymiset ja niiden syyt, uusi aikataulu Vaikutukset käyttäjiin Ajankohtainen tieto etenemisestä Seuranta ja valvonta sisäilman laatuun vaikuttavat tekijät Mahdolliset viivästymiset ja niiden syyt, uusi aikataulu Tilannetiedotukset Valmistuminen Paluumuutto Tiedotus käyttäjille mitä muuton jälkeen tehdään, mitataan, seurataan ja miksi Seurantatutkimusten tulokset Tiedotus tuloksista Arvio jatkotoimista / Prosessin päätös 9
VIESTINNÄN KEINOJA HAVAINNEKUVAT 10
VIESTINNÄN KEINOJA JULKISIVUN PURKU PURKUVAIHE Mitä puretaan, laajuus Miten puhdistetaan Miten varmistetaan puhtaus RAKENTAMISVAIHE Mitä materiaalia käytetään Miten rakennetaan Mitä seurataan 11
VIESTINNÄN KEINOJA VALOKUVAT, JULKISIVUN PURKU 12
VIESTINNÄN KEINOJA VALOKUVAT, SISÄPUOLEN PURKU, ENNEN / NYT 13
VIESTINNÄN KEINOJA DOKUMENTOINTI 14
HANKEVIESTINTÄ HUOMIOITAVIA ASIOITA Tiedottamisen koordinointi Yhteistyö Yhdenmukainen Ennakoiva Säännöllinen Läpinäkyvä Selkeää Havainnekuvat Mallit Infotilaisuudet Mitä enemmän viestitään ja oikeita faktoja, sitä paremmin homma onnistuu. 15
HANKEVIESTINNÄN TYÖKALUJA Viestintäsuunnitelma Hankkeen perustiedot Infotilaisuudet käyttäjille Työmaakierrokset Tapahtumat; harjannostajaiset, vihkiäiset, käyttöönotto Palauteseminaari Poliisin sisäinen intranet Oma palsta hankkeelle Suunnitelmat nähtävillä Tiedotteet Valokuvia Kysymyksiä ja vastauksia palsta 16
LAPPEENRANNAN POLIISITALON PERUSKORJAUS VIESTINTÄ HENKILÖSTÖLLE Useita henkilöstötilaisuuksia rakennushankkeen aikana Ensimmäiset tilaisuudet jo purkuvaiheessa Sisäilma-asiantuntijan rooli tärkeä koko rakennushankkeen ajan Henkilöstölle kerrottu mm. että, säilytettävät betonirakenteet on testattu ja ne ovat terveitä Henkilöstöllä mahdollisuus kysyä rakentamisesta ja käydä itse katsomassa miten rakentaminen edistyy Säännöllinen sisäinen tiedottaminen koko rakennushankkeen ajan
KAAKKOIS-SUOMEN POLIISILAITOKSEN INTRA (SINETTI) Intran etusivun ja Toimitilat -sivuston sisältöä
KAAKKOIS-SUOMEN POLIISILAITOKSEN INTRA (SINETTI) Koko henkilöstölle avoin kyselypalsta
LAPPEENRANNAN POLIISITALON PERUSKORJAUS HAASTEET HANKKEESSA Henkilöstön ennakkoasenne Huhupuheet Tahallinen väärän tiedon levittäminen
HYVÄT KOKEMUKSET Johdon sitoutuminen Henkilöstön osallistaminen Sisäilma-asiantuntija Sisäinen intranet Infotilaisuudet Työmaakierrokset Asennemuutokset Säännöllinen ja ajantasainen tiedotus hankkeesta Terveellinen työympäristö Tästä tulee hyvä talo 21
KIITOS! Heräsikö kysymyksiä?