TELIA OFFICE 365 Pääkäyttäjän opas Palvelun käytön aloittaminen
SISÄLLYS Johdanto 1 Sovelluskauppa-tilin luominen... 3 2 Aktivoi Sovelluskauppa -tilisi... 6 3 Sovelluskaupan käyttö... 7 4 Sovellusten hallinta... 12 5 Toimialuenimen määrittely... 14 6 Laskutustavan valinta... 16 7 Tarkista tilauksen status... 20 8 Käyttöoikeuksien hallinta... 20 9 Kutsut Sovelluskaupan käyttäjiksi... 27 10 Toimialuenimen lisäys... 27 11 Mahdollisia muutostilanteita... 32 11.1 Palvelun lisenssimäärän nosto... 32 11.2 Käyttäjän sähköpostiosoitteen muokkaus... 35 11.3 Käyttäjän poisto Office 365 -palvelusta... 37
Johdanto Office 365 -palvelu mahdollistaa sähköpostin, asiakirjojen ja datan käsittelyn käytännöllisesti katsoen missä tahansa. Telian ja Microsoftin yhteistyön ansiosta voit hoitaa kaikki palveluun liittyvät asiasi yhden kontaktipisteen kautta. Me hoidamme puolestasi yhteydenpidon Microsoftin suuntaan. Palvelusta on myös muuta etua: Telian eri tukikanavat auttavat sinua pääkäyttäjänä Office 365 -palvelun käyttöönottoon ja käyttöön liittyvissä asioissa. Ammattimaisen tukipalvelun ansioista pystyt keskittymään ydinliiketoimintaasi. Saat apua nykyisen palvelusi siirtämisessä Office 365 -palveluun alasta ja yrityksen koosta riippumatta. Telia Käyttötuki auttaa neuvoo ja auttaa palveluihin käyttöön liittyvissä asioissa numerossa 0600 15500 (puhelumaksu/min + pvm/mpm), arkisin 8 20 ja lauantaisin 9 16.30. Lue lisää: https://www.telia.fi/yrityksille/asiakastuki/ota-yhteytta/telia-kayttotuki Telia Sovelluskauppa tuki auttaa sinua palveluun ja Sovelluskauppaan liittyvissä ongelmissa numerossa 020344590 (mpm/pvm), ark 8-17 Palvelun hallinta hoituu helposti Sovelluskaupassa hallitaan käyttäjälisenssejä (laskutuksen peruste), ja Microsoft Online portaalissa (MOP) palvelun ja käyttäjien hallinta. 1 Sovelluskauppa-tilin luominen Telia Sovelluskauppa on tarkoitettu pilvipalveluiden hallintaan. Luo ilmainen Sovelluskauppa-tili yrityksellesi, jotta voit ostaa tai kokeilla sovelluksia maksutta sekä lisätä ja hallinnoida käyttäjiä. Voit käyttää kaikkia ostamiasi sovelluksia kirjautumalla Sovelluskauppaan. Tarvitset Sovelluskauppa-tilin jos haluat tilata sovelluksia itsepalveluna Telia Sovelluskaupasta. Muussa tapauksessa sinulle on lähetetty sähköpostiin kutsu Sovelluskauppaan jota hyväksymällä pääset hyödyntämään Sovelluskaupan ominaisuuksia. A. Avaa selain ja mene osoitteeseen: sovelluskauppa.telia.fi Huom. Suosittelemme, että käytät selaimena Mozilla Firefoxia, Google Chromea, Safaria tai uusinta Internet Exploreria, jotta voit käyttää kaikkia Sovelluskaupan ominaisuuksia
B. Klikkaa sivun yläpalkista Kirjaudu sisään ja valitse avautuvan ikkunan oikeasta alakulmasta Rekisteröidy.
C. Syötä käytössä oleva sähköpostiosoitteesi ja klikkaa Rekisteröidy. Saat pian viestin sähköpostiisi (kts. kuva alla). Viestissä on linkki, jota seuraamalla voit jatkaa rekisteröitymisesi loppuun.
2 Aktivoi Sovelluskauppa -tilisi A. Sähköpostiisi saapuneen rekisteröintiviestin kautta pääset tilin aktivoimissivulle. Syötä omat ja yrityksesi käyttäjätiedot, hyväksy käyttöehdot ja klikkaa Luo tili. B. Olet nyt kirjautunut Telia Sovelluskauppaan ja sivun yläreunaan ilmestyy valikot Sovellukseni, Sovelluskauppa ja Tili. Sovellukseni-sivulla voit hallinnoida ja käyttää ostamiasi sovelluksia. Sovelluskauppa-sivun kautta voit etsiä, kokeilla ja ostaa uusia sovelluksia Tili-sivulla voit hallinnoida Sovelluskauppa-tiliäsi, esimerkiksi muokata sovellusten käyttöoikeuksia, lisätä tai poistaa yrityksesi käyttäjiä sekä hallinnoida laskutusta. Ainoastaan yrityksesi pääkäyttäjät näkevät Tili-välilehden.
3 Sovelluskaupan käyttö 1. Sovellukseni-välilehti Sovellukseni-välilehden kautta pääset käyttämään yrityksellesi tilattuja sovelluksia. Kun kokeilet sovellusta maksuttomasti tai olet ostanut maksullisen version, sovellus ilmestyy tälle välilehdelle Hallinnoi käyttäjätiliäsi -otsikon alle. Pääset käyttämään sovellusta sitä klikkaamalla. A. Jos sinulla ei ole vielä sovelluksia, Sovellukseni-välilehden näkymä vastaa yllä olevaa kuvaa. Klikkaamalla rataskuvaa, jonka alla lukee Asennusohjeet, saat vinkkejä Sovelluskaupan käyttöön.
2. Sovelluskauppa-välilehti A. Sovelluskauppa-välilehdeltä pääset sovellusten verkkokauppaan, jossa voit etsiä, kokeilla ja ostaa sovelluksia. 3. Tili-välilehti A. Tältä välilehdeltä voit hallinnoida Sovelluskauppa-tiliäsi, esimerkiksi muokata sovellusten käyttöoikeuksia, lisätä tai poistaa yrityksesi käyttäjiä sekä hallinnoida laskutusta. Huom. Tili-välilehti näkyy vain asiakkaan nimeämälle pääkäyttäjälle.
B. Tili-välilehdellä on monta alaotsikkoa. Ensimmäinen on Käyttöliittymä, jossa näet yrityksesi ja oman viimeaikaisen toiminnan. Sivun oikeassa laidassa on vinkkejä Sovelluskaupan mahdollisuuksista sekä lista yrityksesi kaikista käyttäjistä. Voit myös kutsua lisää käyttäjiä syöttämällä heidän sähköpostiosoitteensa ja klikkaamalla Kutsu.
C. Sovellukset -välilehden alta pystyt hallinnoimaan kaikkia sovelluksiasi. Kaikki yrityksesi sovellukset näkyvät tällä sivulla Hallitse sovelluksia -otsikon alla. Jos olet juuri rekisteröitynyt, eikä sinulla ole vielä sovelluksia, näkymä vastaa yllä olevaa kuvaa. D. Käyttäjät -välilehden alta pystyt määrittelemään yrityksesi käyttäjien roolit, näet heille määritetyt sovellukset sekä pystyt kutsumaan lisää käyttäjiä yritykseesi. Tutustu myös sivun vasemman reunan alaotsikoihin.
E. Käyttöoikeudet -välilehdellä voit määrittää käyttäjiä sovelluksiin sekä sovelluksia käyttäjälle. Yläreunan harmaalla taustalla olevista napista voit valita haluamasi tavan ( Hallinnoi sovelluksia tai Hallinnoi käyttäjiä ). Muistathan tallentaa kaikki tekemäsi muutokset klikkaamalla Tallenna muutokset oikealla olevan laatikon alareunasta. F. Laskutus -välilehdellä näet yrityksesi kaikki laskut sekä määrittelet ja päivität laskutustavan ja -tiedot.
G. Yrityksen asetukset -sivulla voit valita yrityksesi käyttäjien Sovelluskauppa-tilin salasanavahvuuden. Muista tallentaa muutoksesi! Tältä sivulta pääset myös muokkaamaan yrityksesi profiilia. 4 Sovellusten hallinta A. Kirjaudu sisään Sovelluskauppaan osoitteessa sovelluskauppa.telia.fi. Valitse Kirjaudu sisään sivun yläreunassa, syötä Sovelluskauppa-tilin käyttäjätunnus ja salasana ja kirjaudu sisään. Vinkki! Jos olet unohtanut salasanasi, klikkaa Unohditko salasanasi? B. Sovelluskauppa-välilehdeltä pääset sovellusten verkkokauppaan, jossa voit etsiä, kokeilla ja ostaa sovelluksia. Tämä ohje näyttää miten Microsoft Office 365 -palvelun tilaus ja aktivointi tehdään.
5. Office 365 -palvelun tilaus ja aktivointi A. Valitse Kokeile maksutta tai Osta sovellus versio.
B. Valitse haluttu palvelupaketti, tässä esimerkissä Office 365 Business Essentials, ja anna käyttäjämäärä sen perusteella kuinka monelle palvelu tulee käyttöön yrityksessänne. Klikkaa Jatka. 5 Toimialuenimen määrittely Seuraavassa vaiheessa määritellään palveluun *.onmicrosoft.com -päätteinen toimialue. Palveluun sisältyy automaattisesti maksuton toimialuenimi: xxxx.onmicrosoft.com tyyppinen toimialuenimi. xxx voidaan korvata esimerkiksi yrityksen nimellä. Tällä nk. yleisellä toimialuenimellä Office 365 -palvelu voidaan aktivoida ja ottaa käyttöön. Jos yrityksellänne on käytettävissä oma yksilöllinen verkkotunnus, se lisätään palveluun myöhemmässä vaiheessa. Katso kohta 10. Saat tarvittaessa apua Telia Käyttötuen kautta siinä, miten verkkotunnus liitetään Office 365 -palveluun. Katso lisätietoa Telia Käyttötuesta osoitteesta: https://www.telia.fi/yrityksille/asiakastuki/otayhteytta/telia-kayttotuki Office 365 -palveluun voit vapaasti valita minkä verkkotunnuksen haluat liittää Office 365 -palveluun. Tilatessasi Office 365 -palvelun Telialta, saat siihen liittyvän verkkotunnuksen ilman aloitus- ja kuukausimaksua Telia Verkkotunnuspalveluna, josta asiakas ja Telia sopivat erikseen. Jos sinulla ei vielä ole toimialuenimeä, nk. verkkotunnus (domain), voi tilata sen Telialta Telia Verkkotunnuspalveluna Office 365 -palvelun tilauksen yhteydessä. Jos yrität kirjata toimialuenimen, joka sisältää palveluun kelpaamattomia merkkejä, saat virheilmoituksen.
A. Kirjoita haluamasi palvelun käyttäjätunnus (toimii myös sähköpostiosoitteena). B. Kirjaa Tilin tiedot -osioon punaisella merkityt pakolliset tiedot ja klikkaa Jatka. Mikäli edellisessä vaiheessa määrittelemäsi toimialuenimi ei ole käytettävissä, saat virheilmoituksen. Muuta toimialuenimi joksikin muuksi (voit lisätä nimen perään numeron, esimerkiksi o365test1.onmicrosoft.com) ja klikkaa Jatka -painiketta.
6 Laskutustavan valinta A. Valitse laskutustapa ja täytä punaisella tähdellä merkityt kentät.
Mikäli valitsit laskutustavaksi laskun, aukeaa esitäytetty AferPay -osio (kts. kuva alla). Klikkaa Seuraava. B. Seuraavalta sivulta löytyy koonti tilatusta tuotteesta hinnoitteluineen, aktivoi Hyväksyn palvelun käyttöehdot -kohta ja klikkaa Tilaa.
C. Tilauksesi on nyt käsittelyssä; viimeiseksi aukeaa yhteenveto tilauksesta. Vahvistus toimitetaan vielä sähköpostitse.
7 Tarkista tilauksen status A. Sovellukseni -välilehdeltä voit tarkistaa tilauksesi statuksen. Kun käsittely on kesken, sovelluksen ikoni näkyy himmeänä ja sen nimen edessä on kellon kuva: Kun tilaus on valmis, kello-kuvio häviää nimen edestä ja sovellus näkyy kirkkaana Sovellukseni -välilehdellä, tässä tapauksessa Office 365 Business Premium: 8 Käyttöoikeuksien hallinta A. Ensisijaisena pääkäyttäjänä sinun on aktivoitava pääkäyttäjätilisi ja haluamasi palvelut. Office 365 -palvelun lisenssien hallintaan (laskutuksen peruste) käytetään Telia Sovelluskauppaa, osoite: sovelluskauppa.telia.fi O365 -palvelun ja käyttäjien hallintaan (esim. käyttöoikeudet, jakelulistat, jaetut sähköpostilaatikot, yrityksen tiedot) käytetään MOP-portaalia. Huom! O365-käyttäjätilien lisääminen ja poistaminen tehdään Sovelluskaupan kautta.
Pääkäyttäjän tulee aktivoida Telia Sovelluskauppa -tunnukset itselleen lisenssien hallintaa varten. Pääkäyttäjä voi lisätä käyttäjiä valitsemalla Tili -välilehden ja sen alta käyttäjät, kun on kirjautunut Sovelluskauppaan. Klikkaa Kutsu käyttäjiä -painiketta. B. Pääkäyttäjä voi määrittää muiden käyttäjien rooliksi joko yrityksen pääkäyttäjän, laskutuksen pääkäyttäjän tai käyttäjän. Rooli valitaan, kun uusi käyttäjä kutsutaan yritykseen, mutta pääkäyttäjä voi muokata rooleja tarvittaessa. Pääkäyttäjällä on oikeus hallinnoida ja muokata sovelluksia, niiden käyttöoikeuksia, lisätä tai poistaa yrityksesi käyttäjiä sekä hallinnoida laskutusta. Tili -välilehti näkyy vain asiakkaan nimeämälle pääkäyttäjälle. Laskutuksen pääkäyttäjällä on yrityksen pääkäyttäjän tapaan oikeus perua tai tilata sovelluksia. Käyttäjä voi ainoastaan käyttää hänelle määritettyjä sovelluksia, eikä hänellä ole oikeutta tilata uusia tai poistaa olemassa olevia sovelluksia.
C. Kutsu käyttäjiä syöttämällä sähköpostiosoite käsin tai lataamalla lista sähköposteista, jos kutsuttavia on paljon. Kun olet syöttänyt osoitteet klikkaa Lähetä kutsuja. Uusille käyttäjille lähtee sähköpostitseviesti (kutsu), missä pyydetään käyttäjää hyväksymään kutsun ja aktivoimaan oman tilinsä seuraamalla sähköpostiviestissä olevia ohjeita sekä klikkaamalla viestissä olevaa aktivointilinkkiä. Uuden käyttäjän luominen luo käyttäjälle samalla käyttöoikeuden sähköpostilaatikkoon. Suosittelemme, että luot uuden käyttäjän suoraan oikean domainin (verkkotunnuksen) alle, mikäli mahdollista. Voit muuttaa domainin oikeaksi MOP -portaalin kautta myös myöhemmässä vaiheessa, jos loit uuden käyttäjän onmicrosoft.com-tyyppiselle verkkotunnukselle. Uuden käyttäjän luominen ei vielä luo käyttäjälle varsinaista sähköpostitiliä, vaan tämä vaihe lähettää kutsun käyttäjälle, jotta käyttäjälle voidaan myöhemmin luoda varsinainen sähköpostitili. D. Jos et halua olla palvelun ensisijainen pääkäyttäjä, voit lisätä toisen tai useampia pääkäyttäjiä Sovelluskaupassa Tili -välilehden alta Käyttöoikeudet -kohdassa. Uusi pääkäyttäjä voi tarvittaessa myös poistaa pääkäyttäjän oikeutesi, jos et niitä tarvitse. E. Kun kutsut on lähetetty, saat kuittauksen että olet lähettänyt kutsun/kutsuja. Voit sulkea ikkunan ruksista, tai lähettää lisää kutsuja syöttämällä uusia sähköpostiosoitteita.
F. Valitse Tili ja Käyttöoikeudet ja klikkaa Office 365 -palvelun kuvaketta. Tähän vaiheeseen pääset vasta, kun kutsutut käyttäjät ovat hyväksyneet kutsut. Sitä ennen kutsutut käyttäjät eivät näy hallinnoitavissa käyttäjissä, ei edes suodatussääntöjä muuttamalla. G. Järjestelmä ehdottaa oletuksena käyttäjille käyttäjätunnuksia. Käyttäjätunnus = luotava sähköpostiosoite. Voit tarvittaessa muuttaa tunnukset haluamaasi muotoon. Täytä myös Etunimi - ja Sukunimi -kentät (näistä muodostuu käyttäjän näyttönimi. Näyttönimi näytetään sähköpostiosoitteen sijasta, esim. näyttönimi Matti Meikäläinen, Matin sähköpostisoite matti.meikalainen@yritys.fi). Klikkaa lopuksi Lähetä -painiketta. Huom! Yrityksen oma domain ei ole valittavissa ennen kuin se on liitetty O365 -palveluun. Katso kohta 10, Toimialuenimen lisäys.
H. Palaa Käyttöoikeudet -ikkunaan. Klikkaa Tallenna muutokset. I. Saat vahvistuksen muutoksista. Uudet käyttäjät generoituvat muutamassa minuutissa palveluun. Käyttäjille lähetetään sähköpostitse vahvistus, jossa kerrotaan että heille on luoto palveluun käyttöoikeus sekä Microsoft-palvelun käyttäjätunnukset. Molemmat sähköpostit alla kuvakaappauksina.
9 Kutsut Sovelluskaupan käyttäjiksi A. Klikkaa Tili -osiosta Käyttäjät ja Hallinnoi kutsuja. B. Ikkunassa näytetään ne käyttäjät, jotka eivät ole aktivoineet kutsua Sovelluskauppaan. Voit lähettää kutsun uudestaan ( Lähetä uudelleen ) tai poistaa kutsun kokonaan ( Kumoa ). Poistu sulkemalla ikkuna oikean yläreunan ruksista. 10 Toimialuenimen lisäys A. Kirjaudu palveluun ja valitse Tili, sitten Sovellukset ja viimeiseksi Hallinnoi toimialueita.
B. Klikkaa Lisää toimialue -painiketta. C. Lisää Toimialueen nimi -kenttään sen verkkotunnuksen nimi, jonka haluat lisätä palveluun. Jatka klikkaamalla Lisää toimialue.
C. Seuraavaksi aukeaa Vahvista toimialue -ikkuna, josta löytyy koodi jolla varmistetaan, että olet toimialueen omistaja. Ota tieto talteen ja pyydä että verkkotunnusta ylläpitävä taho lisää sen verkkotunnuksen tietoihin. Klikkaa Ohita vahvistamatta.
Verkkotunnusta ylläpitävä taho on se taho keneltä olet tilannut verkkotunnuksen tai missä verkkotunnus on ylläpidossa. Jos verkkotunnus on Telian ylläpidossa, ota yhteyttä Teliaan osoitteella: hostmaster@telia.fi Lue lisää verkkotunnuksista Telian sivuilta: https://www.telia.fi/verkkotunnus D. E. Kun saat tiedon verkkotunnusta ylläpitävältä taholta, että pyytämäsi lisäys on valmis, kirjaudu tarvittaessa palveluun ja valitse Tili, sitten Sovellukset. Automatiikan pitäisi tehdä toimialueen verifiointi puolestasi, mutta mikäli se on edelleen vahvistamatta, klikkaa Toimialueet -osiossa Muokkaa painikkeen takaa Hallinnoi toimialueita ja lopuksi Vahvista toimialue.
Mikäli toimialueen vahvistaminen päätyy virheeseen, ota yhteyttä verkkotunnuksen ylläpitäjään. E. Muuta lopuksi lisätty toimialue ensisijaiseksi toimialueeksi, Muokkaa ja Aseta ensisijaiseksi toimialueeksi.
11 Mahdollisia muutostilanteita 11.1 Palvelun lisenssimäärän nosto Kun palveluun lisättäviä käyttäjiä on enemmän kuin palveluun on määritelty lisenssejä, tulee lisenssimäärää kasvattaa. A. Siirry Sovellukset -välilehdelle ja valitse Päivitä versio. B. Näyttöön ilmestyy nykyinen lisenssien määrä, kasvata lukua tarpeen mukaan ja klikkaa Jatka - painiketta.
C. Seuraavalla sivulla näytetään laskutustiedot voit tarvittaessa muuttaa laskutusosoitetta. Oletuksena laskutustapa on nykyinen laskutustapa. Klikkaa Jatka.
D. Seuraavalta sivulta löytyy koonti tilauksesta hinnoitteluineen, aktivoi Hyväksyn palvelun käyttöehdot -kohta ja klikkaa Tilaa. F. Tilauksesi on nyt käsittelyssä; viimeiseksi aukeaa yhteenveto tilauksesta. Vahvistus toimitetaan vielä sähköpostitse. Voit palata sovelluksesi tietoihin Takaisin sovelluksiin -painikkeen avulla.
a. Siirtymällä Tili -osioon pääset jatkamaan palvelun määrittämistä lisäämillesi käyttäjille. Lisenssimäärä on nyt nostettu tilauksen mukaisesti ja voit määrittää palvelut kaikille uusille käyttäjille. Katso kohta 9. 11.2 Käyttäjän sähköpostiosoitteen muokkaus A. Käyttäjän Office 365 -palvelun osoitteen muokkaus tapahtuu Sovelluskaupassa siirtymällä Tili -osiossa Sovellukset -välilehdelle ja klikkaamalla sovelluksen nimeä.
B. Paina ratas-kuvaketta sen käyttäjän kohdalla, jonka tietoja haluat muuttaa. Klikkaa Muokkaa käyttäjänimeä.
C. Tee tarvittavat muutokset ja paina Vahvista -painiketta. 11.3 Käyttäjän poisto Office 365 -palvelusta A. Siirry Tili -osiossa Käyttöoikeuksiin ja klikkaa Office 365 -kuvaketta. Poista ruksi sen käyttäjän kohdalla jota olet poistamassa palvelusta ja klikkaa Tallenna muutokset.
B. Saat vahvistuksen - käyttäjä on nyt poistettu Office 365 -palvelusta. C. Voit poistaa käyttäjän myös Sovelluskaupasta. Klikkaa Tili -osiossa Käyttäjät.
D. Paina ratasta poistettavan käyttäjän kohdalta ja valitse Poista käyttäjä. E. Sovelluskauppa pyytää vahvistamaan poiston hyväksy klikkaamalla Kyllä.
Käyttäjä on nyt poistettu Sovelluskaupasta.