Valtiokonttori Käsikirja 1 (10) 26.9.2013 Sisäisen budjetin ja ennusteen vertailuraportti Käsikirja Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. 09 77 251, Faksi 09 772 5208, www.valtiokonttori.fi
Valtiokonttori Käsikirja 2 (10) Asiakirjan muutoshistoria versio päiväys tekijä Muutoshistoria 0.1 3.6.2010 Niina Ainiala Alustava 0.2 8.10.2010 Niina Ainiala Päivitykset 0.3 19.7.2012 Jaana Viitasaari ReqId 2211: Asiakas, Toimittaja ja Tositelaji lisätty vapaisiin ominaisuuksiin. 0.9 9.8.2013 Leila Saari Ulkoasun muokkausta, tekstipäivityksiä 0.91 21.8.2013 Sirpa Forsman ME3484: Nimike, asiakasryhmä ja kappalemäärä tieto BIraporteille. Tekninen nimi lisätty. 1.0 26.9.2013 Leila Saari Tekstipäivityksiä. Valmis
Valtiokonttori Käsikirja 3 (10) SISÄLLYSLUETTELO 1 Johdanto... 4 2 Kohderyhmä ja prosessit... 4 3 Termit ja lyhenteet... 4 4 Sisäisen budjetin ja ennusteen vertailuraportin sisältökuvaus... 5 4.1 Raportin ajoparametrit... 5 4.2 Raportin muut suodatusarvot... 5 4.3 Raportin oletusnäkymä... 6 4.4 Raportin tunnusluvut... 7 4.5 Raportin vapaat ominaisuudet... 8 4.6 Lähdetiedot SAP ECC:ssä ja sisäisessä budjetoinnissa... 9 4.7 Virastokohtaiset erityispiirteet... 10
Valtiokonttori Käsikirja 4 (10) 1 Johdanto Tässä käsikirjassa kuvataan raportin Sisäisen budjetin ja ennusteen vertailu (VZTAHA_M01_Q014) sisältö ja käyttötapoja. BI-raportointivälineen yleiset, kaikkia raportteja koskevat ominaisuudet (käyttöohjeet) on kuvattu tarkemmin käsikirjassa BI-raporttien käyttö. Ennen raportin käyttöä on suositeltavaa tutustua BI-raportointivälineen ominaisuuksiin esimerkiksi mainitun käsikirjan BI-raporttien käyttö avulla. Sisäisen budjetin ja ennusteen vertailuraportti on suunniteltu seurantakohdekohtaisen tarkastelun monipuoliseen hyödyntämiseen. Raportti näyttää valitun kuukauden kuukausikohtaisen sekä kumulatiivisen toteuman ja ennusteen. Kumulatiivisia toteumia verrataan saman kumulatiivisen ajanjakson ennusteeseen. Oletusnäkymässä riveillä lukuarvot näkyvät tulosyksiköittäin ja talousarviotileittäin. Vapaissa ominaisuuksissa on käytettävissä mm. kaikki seurantakohteet. 2 Kohderyhmä ja prosessit Ensisijaisena kohderyhmänä ovat sekä virastojen ydintoiminnan organisaatio (budjettivastuulliset esimiehet ym.) että ydintoimintaa tukevat henkilöt (taloushallinnon henkilöstö). 3 Termit ja lyhenteet Alla olevassa taulukossa on kuvattu käsikirjaan liittyviä keskeisimpiä termejä ja lyhenteitä. Laajemmin BI-raportoinnin käyttöön liittyviä termejä on kuvattu käsikirjassa BI -raporttien käyttö. Termi / lyhenne Kirjanpitoyksikkö Virasto Kuvaus Organisaation taso, esim. 3010 Valtiokonttori. Käyttöoikeusrelevantti. Virasto. Kirjanpitoyksikkö koostuu yhdestä tai useammasta virastosta (Organisaatiossa tulosyksikön ylempi taso). Käyttöoikeusrelevantti. Järjestelmässä virasto = segmentti
Valtiokonttori Käsikirja 5 (10) Käyttöoikeusrelevantti LKP Sis. budjetin versio (= arvotyyppi budjetin syöttöpohjassa) Käyttäjän oikeus tietosisältöön tarkistetaan BI raporteilla. Liikekirjanpito Budjettityyppi: 300 = sisäinen budjetti 1 (varsinainen budjetti) 400 = sisäinen budjetti 2 (varautuminen rinnakkaiseen budjettiin) 500 = ennuste 1 600 = ennuste 2 700 = sidotut varat 4 Sisäisen budjetin ja ennusteen vertailuraportin sisältökuvaus 4.1 Raportin ajoparametrit Raportille suodattuu automaattisesti niiden kirjanpitoyksiköiden / virastojen tiedot, joihin raportin käyttäjälle on annettu oikeus. Raportin käyttäjä voi halutessaan suodattaa näistä yhden tai useamman arvon. Tilivuosi, Kirjauskausi, Sis. budjetin ja ennusteen versiot ovat pakollisia syöttötietoja. Arvot voi syöttää käsin, esim. Tilikausi 2010 tai valitsemalla valintalistasta. 4.2 Raportin muut suodatusarvot Raportin muut suodatusarvot ovat kiinteitä ja ne ovat tehty raportin määrittelyissä. Raportin käyttäjällä ei ole mahdollisuutta muuttaa näitä itsenäisesti.
Valtiokonttori Käsikirja 6 (10) Rajaukset Kuvaus Huomioita 0INFOPROVIDER = ZGLC14 = ZFIGL_BUR Raportin tiedot tulevat pääkirjan tapahtumakuutiosta ja sisäisen budjetoinnin raportointikuutiosta. 0CHRT_ACCTS = TILI 0CO_AREA = 1111 Tilikartta on liikekirjanpidon tilikartta. Laskenta-alue on Suomen valtio. 0FM_AREA = 1000 Rahoitusalue on Valtio. 0FISCVARNT = K4 Tilikausivariantti = Kalenterivuosi, 4 erit. kautta. 4.3 Raportin oletusnäkymä Raportille on valittu seuraava oletusnäkymä, jota raportin käyttäjä voi kuitenkin muuttaa haluamallaan tavalla käyttämällä vapaita valintoja, suodatusarvoja ja hierarkioita.
Valtiokonttori Käsikirja 7 (10) Raportin vasemmalla puolella olevassa palkissa on raportin rakenne. Sarakkeilla on tunnuslukurakenne Budj ja ennusteen vertailu kk/kum, tulot/menot. Riveillä on tulosyksiköt ja rahoitusrivit. Vapaat ominaisuudet ovat raportin käyttäjän hyödynnettävissä ja niitä voidaan ottaa mukaan raportin riveille ja sarakkeille haluttuun kohtaan. 4.4 Raportin tunnusluvut Sisäisen budjetin ja ennusteen vertailu -raportin aineistot saadaan Pääkirjan tapahtumista ja Sisäisen budjetoinnin raportoinnista. Raportin tunnuslukuja ovat: Sis. bud v xxx vvvv, mikä koostuu sisäisen budjetoinnin raportointikuution tapahtumista rajauksella o 0VTYPE Arvotyyppi = ZBUD_VERSIO Sis. budjetin versio Toteuma 1- kkk.vvvv,, mikä koostuu pääkirjan tapahtumista rajauksella o 0VTYPE Arvotyyppi = 10 Toteuma o 0GL_ACCOUNT = Tuotto- ja kululaskelma TKTT Ennuste v xxx kkk.vvvv,, mikä koostuu sisäisen budjetoinnin raportointikuution tapahtumista rajauksella o 0VTYPE Arvotyyppi = ZENNUSTE_VERSIO Ennusteen versio Budj vers erotus 1- kkk.vvvv, tunnusluku lasketaan kaavalla (Sis. bud v xxx vvvv) (Ennuste v xxx kkk.vvvv)
Valtiokonttori Käsikirja 8 (10) Budj versioiden erotus %, tunnusluku lasketaan kaavalla (Budj vers erotus 1 kkk.vvvv) / (Ennuste v xxx kkk.vvvv) * 100 Sis.Budj.Määrä (Piilotettu), Määrä(0QUANTITY) rajauksella o (0VTYPE)Arvotyyppi = ZBUD_VERSIO o (0FISCYEAR)Tilikausi =0P_FYEAR, yksittäisten arvojen syöttö pakollinen (0QUANTITY)Määrä (Piilotettu), rajauksella o (0VTYPE)Arvotyyppi = 10 Toteuma o (0FISCPER3)Kirjauskausi=1-0P_PER3)1-kirjauskausi, yksittäisarvojen syöttö pakollinen o (0GL_ACCOUNT)LKP-tili on rajattu Tuotto ja kululaskelma (TKTT) hierarkiatasolla Piilotetut tunnusluvut saa raportille näkyviin Suodatustoiminnallisuudella. 4.5 Raportin vapaat ominaisuudet Oletusnäkymän lisäksi raportilla voidaan vapaasti ryhmitellä, luokitella, suodattaa ja summata seuraavilla vapailla valinnoilla, joita käyttäjä voi halutessaan viedä haluamaansa järjestykseen riveille tai sarakkeille. Ominaisuus Kuvaus Huomioita ZALUEKUNT Alue/kunta 0CUSTOMER Asiakas ReqId 2211 0CUSTOMER_ZASIA_R YH Asiakasryhmä ME3484 ZCOMPCODE Kirjanpitoyksikkö Valitaan raportin ajoparametreissa.
Valtiokonttori Käsikirja 9 (10) 0FISCPER3 Kirjauskausi Kirjanpidon kirjauskausi, jolle kirjaus kohdistuu. Valitaan välinä raportin ajoparametreissa. 0PCOMPANY 0GL_ACCOUNT Kumppaniyhtiö LKP-tili 0MATERIAL Nimike ME3484 0WBS_ELEMNT Projekti Ominaisuudelle on kiinnitetty ECC:n tilihierarkia Tuotto- ja kululaskelma ja tase tilivir/ tilitaso TKTT 0PROJECT Projektimääritys, projektin summataso ZSEGMENT Segmentti ZSEUKO1 Seurantakohde 1 ZSEUKO2 Seurantakohde 2 0FUND Suorite 0FISCYEAR Tilikausi Kirjanpidon tilivuosi, jolle kirjaus kohdistuu. Esim. 2010. Valitaan raportin ajoparametreissa. 0FUNC_AREA Toiminto 0VENDOR Toimittaja ReqId 2211 0AC_DOC_TYP Tositelaji ReqId 2211 0COORDER Valtuus 4.6 Lähdetiedot SAP ECC:ssä ja sisäisessä budjetoinnissa Kun halutaan verrata BI raportin ja ECC -aineiston vastaavuutta, voidaan SAP ECC:ssä käyttää transaktiota: S_ALR_87012277 - Pääkirjatilien saldot Sisäisen budjetoinnin lukuja voi verrata portaalissa kohdassa"raportointi" -> "Ylläpito: Sisäiset budjetit ja valtuudet" -> "Sisäisten budjettien ylläpito" raportti "Sisäisen budjetin syötön tarkistusraportti (multiprovider)".
Valtiokonttori Käsikirja 10 (10) Sekä SAP ECC -transaktiossa että sisäisen budjetoinnin tarkastusraportilla on annettava samat valinnat, kuin millä BI raporttia on suodatettu, esim. Yritys (=Kirjanpitoyksikkö), aikavalinnat. 4.7 Virastokohtaiset erityispiirteet Raportti on globaali raportti, eikä siihen ole toteutettu virastokohtaisia piirteitä.