LAPPEENRANNAN KAUPUNGIN KIINTEISTÖOHJELMA

LAPPEENRANNAN KAUPUNGIN KIINTEISTÖOHJELMA Tilakeskus 04.12.2012

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO 1.1 Tausta 1.2 Kiinteistöohjelman sisältö 1.3 Visio 1.4 Kriittiset menestystekijät 2 TILAKESKUKSEN KIINTEISTÖJOHTAMISEN TOIMINTAMALLI 2.1 Tilakeskuksen toimiala 2.2 Tilakeskuksen johtajan tehtävät 2.3 Tilakeskuksen johtoryhmä 2.4 Tulosalueiden tehtävät ja johtaminen 2.4.1 Toimitilajohtaminen 2.4.2 Rakennuttaminen ja suunnittelu 2.4.3 Kiinteistöpalvelut 2.5 Tulosalueiden päälliköiden tehtävät 3 TILAKESKUKSEN ISÄNNÖINNIN JA KIINTEISTÖNHOIDON TOIMINTAMALLI 3.1 Isännöintipalvelut ja toritoiminta 3.1.1 Isännöintipalvelujen tehtävät 3.1.2 Isännöitsijän tehtävät 3.2 Kunnossapitopalvelut 3.2.1 Kunnossapitopalvelualueen tehtävät 3.2.2 Kunnossapitoalueiden työnjohtajien tehtävät 4 KAUPUNGIN OMISTUKSESSA OLEVAT RAKENNUKSET 4.1 Tilat nyt, niiden käyttötilanne ja tarve tulevaisuudessa 4.2 Rakennusomaisuuden korjausvelka, peruskorjaustarve ja perusparannustarve 4.3 Tilojen tehokkaan käytön turvaaminen 4.4 Rakennuskannan kunnon turvaaminen 4.5 Periaatteet nykyisten tilojen hallinnassa 4.5.1 Tilojen salkuttaminen 4.5.2 Tilojen kuntoluokitus 4.5.3 Tilojen ylläpitoluokitus 4.6 Periaatteet tilojen hankinnassa 4.6.1 Rakentaminen 4.6.1.1 Urakoitsijoiden valintaperusteet 4.6.1.2 Suunnittelijoiden valintaperusteet 4.6.1.3 Energiatehokkuusluokitus 4.6.2 Vuokraus 4.6.3 Ostaminen 4.7 Investointien rahoitus 4.7.1 Rahoitusvaihtoehdot 4.8 Vuokrausperiaatteet 4.8.1 Vuokrauksen yleisperiaatteet 4.8.2 Vuokran määräytymisperiaatteet 4.8.2.1 Sisäinen vuokraus 4.8.2.2 Kuntayhtymille vuokraus 4.8.2.3 Kaupunkiyhtiöille vuokraus 4.8.2.4 Ulosvuokraus

3 5 ULKOPUOLISILLE VUOKRATUT JA ULKOA VUOKRATUT TILAT 5.1 Ulkopuolisille vuokratut tilat 5.2 Ulkoa vuokratut tilat 6 VAKUUTTAMINEN 7 KIINTEISTÖOHJELMAN SEURANTA JA PÄIVITYS

4 1 JOHDANTO 1.1 Tausta Lappeenrannan kaupungin tuottavuustoimikunta on raportissaan 7.6.2010 kohdassa 6. Kiinteistöjen määrä, hoito ja rahoitustapa pyytänyt laatimaan kiinteistöohjelman. Kiinteistöohjelmassa linjataan miten kaupungin toimitilojen omistus ja ylläpito on tarkoituksenmukaisinta järjestää. Hyvät ja toimivat tilat ovat edellytys kaupungin palveluille. Tilojen ylläpitoon ja hankintaan on syytä kiinnittää entistä enemmän huomiota niiden suuren taloudellisen merkityksen tähden. Tällä kiinteistöohjelmalla ohjeistetaan tilakeskuksen toimintasäännöt ja periaatteet. Tässä ohjelmassa esitetyt tilojen salkuttaminen, kuntoluokitus ja ylläpitoluokitus kuvaavat kaupungin omistamien rakennusten tahtotilan tulevina vuosina. Tämän pohjalta laaditaan perusparannus-, peruskorjaus- ja kunnossapito-ohjelmat vuosittain. Myytäväksi esitetyt rakennukset tuodaan vuosittain erikseen teknisen lautakunnan päätettäviksi. 1.2 Kiinteistöohjelman sisältö 1.3 Visio Tässä kiinteistöohjelmassa esitetään toimintamalli kiinteistöjohtamiselle, isännöinnille ja kiinteistönhoidolle. Arviointi kiinteistöjen tarpeesta ja määrästä (omat tilat vs. vuokratut tilat). Selvitys rakennusten omistamisesta ja vuokrausperiaatteista sekä investointien rahoitusvaihtoehdoista ja rakennusten vakuuttamisesta. Tilakeskus on luotettava, yhteistyökykyinen toimitilojen suunnittelija, rakentaja, ylläpitäjä ja isännöitsijä. Tilakeskuksen vuokraamat tilat ovat terveellisiä, turvallisia ja taloudellisia käyttää niin, ettei niille ole vaarana käyttökiellon asettaminen. 1.4 Kriittiset menestystekijät Omistajan näkökulma - Julkisten rakennusten arvon säilyttäminen niin, että peruskorjausinvestointien osuus kasvaa - Elinkaarikustannusten optimointi ja energiatehokkuuden lisääminen - Tilojen ja palveluiden kokonaisedullinen määrä ja laatu Asiakkaan näkökulma - Turvaa ja parantaa asiakkaan oman tuotannon edellytyksiä toimitiloissa - Vuokran (sisäinen/ulkoinen) määräytymisperusteiden tunnistaminen toimitilassa tuotetun tuotteen hinnoittelussa Talouden näkökulma - Toimii taloudellisesti ja turvaa omaisuuden arvon Toiminnan näkökulma - Toimii suunnitelmallisesti, tehokkaasti ja sopimuksen mukaisesti laatuun panostaen Henkilöstön näkökulma - Motivoitunut ja ammattitaitoinen henkilöstö - Joustava, tuottavuutta edistävä talousohjaus

5 - Hyvä johtamiskulttuuri Ympäristön näkökulma - Tiloissa ja palveluissa huomioidaan kestävä kehitys ja mahdollisimman pieni ympäristökuormitus Kulttuuri- ja rakennushistorialliset näkökulmat - Kaupunki pyrkii osaltaan kiinteistöjen käytössä, muokkaamisessa, myynnissä, purkamisessa ja korjauksissa huomioimaan kulttuurisesti kestävän kehityksen eli kaupungin rakennusperintöön liittyvät imagolliset, kaupunkikuvalliset sekä kulttuuri- ja rakennushistorialliset arvoulottuvuudet. 2 TILAKESKUKSEN KIINTEISTÖJOHTAMISEN TOIMINTAMALLI 2.1 Tilakeskuksen tehtävät Tilakeskuksen tehtävänä on 1. Kaupungin toimialojen ja muiden vuokralaisten tilantarpeiden täyttäminen järjestämällä niille tarkoituksenmukaiset tilat 2. Toimitiloihin tarvittavien kiinteistö- ja käyttäjäpalveluiden järjestäminen 3. Tarvittavien tilojen hankkiminen sekä tilojen luovutus, myynti ja purkaminen 4. Rakennettujen kiinteistöjen arvon kehittäminen 5. Tilaomaisuuden ja sen tuottavuuden kehittäminen 6. Tilankäytön asiantuntijana toimiminen Tilakeskus jaetaan toimitilajohtamisen, rakennuttamisen ja suunnittelun sekä kiinteistöpalvelujen tulosalueisiin. Kiinteistöpalvelut jaetaan kanta-lappeenrannan läntiseen ja itäiseen sekä Joutsenon kunnossapitoalueeseen. Ylämaa kuuluu läntisen kunnossapitoalueen piiriin. 2.2 Tilakeskuksen johtajan tehtävät Tilakeskuksen johtajan tehtävänä on 1. Vastata tilakeskuksen strategisesta suunnittelusta, toiminnan ja talouden suunnittelusta sekä kehittämisestä 2. Vastata tilakeskuksen tulostavoitteiden toteuttamisesta 3. Vastata tilakeskuksen osalta teknisen lautakunnan päätösten toimeenpanosta 4. Vastata tilakeskuksen talousarvion, toimintasuunnitelman ja toimintakertomuksen laadinnasta 5. Vastata sisäisestä valvonnan toimivuudesta 6. Suorittaa muut teknisen lautakunnan määräämät tehtävät 2.3 Tilakeskuksen johtoryhmä Tilakeskuksella on tilakeskuksen johtajan johdolla toimiva johtoryhmä, johon kuuluvat rakennuttajapäällikkö, suunnittelupäällikkö ja kunnossapitopäällikkö. Johtoryhmän tehtävänä on tukea tilakeskuksen johtajaa toiminnan kehittämisessä sekä osallistua asioiden valmisteluun. Johtoryhmän tehtävänä on muun muassa 1. Sovittaa yhteen tulosalueiden toimintaa tavoitteiden saavuttamiseksi

6 2. Käsitellä lautakunnalle esiteltävät asiat ja seurata päätösten täytäntöönpano 3. Seurata ja ohjata toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista 4. Vastata henkilöstön kehittämisestä ja käsitellä henkilöstöä koskevat asiat 5. Vastata viestinnästä 2.4 Tulosalueiden tehtävät ja johtaminen 2.4.1 Toimitilajohtaminen Toimitilajohtamisen tulosalue vastaa kaupungin hallinnassa olevien toimitilojen arvon säilyttämisestä, kiinteistötaloudesta ja taloudellisuuden kehittämisestä. Tulosalueen vastuulla on rakennuskannan kunnosta huolehtiminen, kunnossapidon ohjelmointi sekä tuottavuuden parantaminen. Tulosalue vastaa toimitilojen käyttäjäpalveluiden (lämpö, sähkö, vesi- ja jätehuolto) järjestämisestä. Tulosalue vastaa asiakkaiden toimitilatarpeiden täyttämisestä vuokraamalla näille tilat ja tilaamalla palveluita muilta tulosalueilta. Tulosalue vastaa myös tilakeskuksen talousarvion laadinnasta, seurannasta, ohjauksesta, raportoinnista sekä tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laadinnasta. Tulosalueen johtajana on tilakeskuksen johtaja. 2.4.2 Rakennuttaminen ja suunnittelu Rakennuttaminen ja suunnittelu-tulosalue jakautuu rakennuttamisen ja suunnittelun tulosyksiköihin. Tulosalueen päällikkönä toimii rakennuttajapäällikkö. Rakennuttaminen Rakennuttamisen tulosyksikkö hoitaa kaupungin toimitilojen uudisrakennusten, laajennusten, peruskorjaus- ja muutostöiden rakennuttajatehtävät tavoitteena tilojen kokonaistaloudellisuus koko rakennuksen elinkaaren ajalla. Rakennuttaminen käsittää hankesuunnittelun erikseen sovittavassa laajuudessa, suunnittelun ohjauksen, rakentamisen valmistelun ja valvonnan noudattaen lakia julkisista hankinnoista, kaupunginhallituksen hyväksymiä hankintaohjeita ja muita kaupungin sisäisiä ohjeita. Tulosyksikköä johtaa rakennuttajapäällikkö. Suunnittelu Suunnittelun tulosyksikkö toimii asiantuntijana rakennushankkeiden suunnittelussa ja suunnittelun ohjauksessa sekä vastaa pääsuunnittelijan tehtävistä erikseen sovittavissa hankkeissa tavoitteena tilojen kokonaistaloudellisuus koko rakennuksen elinkaaren ajalla. Suunnittelun tulosyksikkö toimii tilankäytön asiantuntijana asiakkaiden työympäristön kehittämishankkeissa, tarveselvityksissä ja hankesuunnitelmissa. Tulosyksikköä johtaa suunnittelupäällikkö. 2.4.3 Kiinteistöpalvelut

7 Kiinteistöpalvelut tulosalue jakautuu isännöinti- ja kunnossapitopalveluihin. Tulosalue vastaa kiinteistöjen kunnon säilyttämisestä sekä järjestää, tuottaa ja kehittää ylläpitopalveluja ja vastaa vuokraustoiminnasta sekä toritoiminnasta. Tulosalueen päällikkönä toimii kunnossapitopäällikkö. Tulosalueen toiminnan tavoitteena on tarjota vuokralaisilleen terveelliset ja turvalliset toimitilat pitämällä ne käyttökelpoisessa kunnossa niin ettei työympäristön terveellisyyden pohjalta käyttökieltoja tulla asettamaan. Tulosalueen tehtäviin kuuluvat 1. Toimitilojen kiinteistönhoitopalvelut muodostuen talotekniikan ja ulkoalueiden hoidosta, turvapalveluista ja käyttäjäpalveluista 2. Toimitilojen kunnossapitotyöt 3. Talotekniikan asiantuntijatehtävät, olosuhde- ja kaukovalvonnan hoitaminen sekä erityislaitteiden hoito, energiatehokkuuden ylläpito ja parantaminen 4. Toimitilojen vuokraustoiminta sisäiseen ja ulkoiseen käyttöön omien ja ulkoa vuokrattujen tilojen osalta 5. Toritoiminta Kiinteistöjen arvon säilyttämiseksi tulosalue järjestää ja tuottaa kiinteistö- ja kunnossapitopalveluja ennakoivasti. Lisäksi tulosalue laatii esityksen pitkän tähtäimen suunnitelmaksi ja vuosittaisista kunnossapito-ohjelmista rakennuskohtaisesti. Kunnossapitopalaverit Tulosalueen henkilöstö kokoontuu kuukausittain kunnossapitopäällikön johdolla pidettäviin kunnossapitopalavereihin, joihin osallistuvat kunnossapitotyönjohtajat, kiinteistöhuoltajat, isännöitsijä, torivalvoja sekä käsiteltävistä asioista riippuen apulaisisännöitsijä ja kiinteistösihteeri. Kunnossapitoinsinööri pitää tarvittaessa koulujen talonmies-vahtimestareille palavereja. Kunnossapitopalaveritoiminnan tavoitteena on kehittää käytännön toimintaa, käsitellä yhteisiä asioita, kiinteistöjen ongelmakohtia ja sopia toimintatavoista vastuuttaen jatkotoimenpiteiden hoitajat. 2.5 Tulosalueiden päälliköiden tehtävät Tulosalueen päällikön tehtävänä on 1. Johtaa, suunnitella ja kehittää tulosalueen toimintaa yhdessä henkilöstön kanssa ja vastata tulosalueelle asetettujen toiminnallisten, taloudellisten ja laadullisten tavoitteiden saavuttamisesta 2. Vastata tulosalueen toimialaan kuuluvien asioiden valmistelusta ja päätösten täytäntöönpanosta 3. Tehdä ehdotukset tulosalueen toimintasuunnitelmiksi ja talousarvioksi 4. Vastata tulosalueen talousarvion, tulos- ja palvelutavoitteiden toteutumisesta ja vastata toiminnan raportoinnista tilakeskuksen johtajalle 5. Vastata tulosalueen toimialaan kuuluvien hankinta- ja vuokrasopimusten valmistelusta ja valvoa sopimusten noudattamista 6. Vastata, että tulosalueen vastuulla olevaa kiinteää ja irtainta omaisuutta hoidetaan huolellisesti ja käytetään tarkoituksenmukaisesti 7. Vastata tulosalueen henkilöstön osaamisesta ja koulutuksesta, työhyvinvoinnista, työsuojelusta ja muusta työympäristön kehittämisestä

8 8. Vastata yhteistyöstä tulosyksiköiden ja asiakkaiden sekä sidosryhmien välillä 9. Suorittaa muut tilakeskuksen johtajan määräämät tehtävät 3 TILAKESKUKSEN ISÄNNÖINNIN JA KIINTEISTÖNHOIDON TOIMINTAMALLI 3.1 Isännöintipalvelut ja toritoiminta Isännöintipalvelut ja toritoiminta sisältyvät tilakeskuksen organisaatiossa kiinteistöpalvelut tulosalueeseen, jonka päällikkönä toimii kunnossapitopäällikkö. Isännöintipalveluja tuottavat isännöitsijä ja apulaisisännöitsijä. Heitä avustavat tulosalueen kiinteistösihteeri ja toimistosihteeri. Isännöintipalvelut tuottaa toimitilapalveluja kaikille kaupungin toimialoille ja tilojen käyttäjille mukaan lukien ulos vuokrattujen tilojen vuokralaiset. Kaupungin omaan toimintaan tai niihin rinnastettavia toimialoja ovat kasvatus- ja opetustoimi (koulu- ja päiväkotitoiminnot), kaupunginkanslia, kulttuuri- ja vapaa-aikatoimi (teatteri-, kirjasto-, museo- ja liikuntatoiminnot), tekninen toimi (varikot), Etelä-Karjalan pelastuslaitos, Lappeenrannan seudun ympäristötoimi, Saimaan talous ja tieto Oy, Saimaan Tukipalvelut Oy, Williparkki Oy ja EKSOTE Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri (sairaala- ja hoivapalvelutoiminnot). Käyttäjien toiminnan monimuotoisuus ja erityislaatuisuus huomioiden isännöintipalvelujen ulkoistaminen ei ole tarkoituksenmukaista käyttäjien vaatimusten täyttävien palvelujen tuottamiseksi. Toritoimintaa hoitaa isännöitsijän alaisuudessa oleva torivalvoja, jota avustaa kolme osa-aikaista apulaistorivalvojaa. Toiminnassa olevia toreja on viisi (kauppatori, satamatori, Lauritsalan tori, Joutsenon tori ja Sammontori), joista yksi on niin sanottu myyntipaikka (Sammontori). Lauritsalan torin ja Sammontorin käyttö on vähäistä. Niiden toiminnan jatkamista tulee harkita. 3.1.1 Isännöintipalvelun tehtävät Isännöintipalvelujen tehtävänä on 1. Vastata kaupungin omistamien ja ulkoa vuokrattujen rakennusten ja toimitilojen vuokraustoiminnasta sisäiseen ja ulkoiseen käyttöön 2. Vastata vuokrasopimusten päivittämisestä budjetoitujen vuokratulojen saavuttamiseksi 3. Vastata kiinteistö- ja turva- ja käyttäjäpalvelujen toimintaan liittyvien hankinta-, huolto- ja lakisääteiseen tarkastustoimintaan liittyvien sopimusten laatimisesta, kilpailuttamisesta ja valvonnasta 4. Osallistua rakennuskohtaisen pitkän tähtäimen suunnitelman ja vuosittaisen kunnossapito-ohjelman laatimiseen ja priorisointiin niin, että tilojen huono kunto ei ole vuokrauksen esteenä 5. Huolehtia kiinteistöjen tehokkaasta vuokrauksesta niin, ettei tiloja pidetä tarpeettomasti tyhjillään 6. Vastata toritoiminnasta 3.1.2 Isännöitsijän tehtävät Isännöitsijän tehtävänä on

9 1. Kehittää isännöintitoimintaa mukaan lukien toritoimintaa tilakeskuksen tulostavoitteiden ja kiinteistöjohtamisen mukaiseksi 2. Suunnitella ja kehittää tilakeskuksen vuokraustoimintaa kaupungin vuokralle antamien ja vuokralle ottamien tilojen osalta tehokkaaksi ja kaupungin kannalta edulliseksi 3. Tehdä aloitteita ja esityksiä isännöintitoimintojen kehittämiseksi taloudelliseksi ja tehokkaaksi kiinteistöjen energiatalouden, ympäristön ja turvallisuuden kannalta 4. Järjestää kiinteistönhoito-, huolto-, turva- ja käyttäjäpalveluiden kilpailuttaminen ja tilaaminen, arvioida niiden tarkoituksenmukaisuutta, valvoa sopimusten noudattamista ja suorittaa ostopalvelujen laadunvalvontaa 5. Neuvotella, kehittää ja sopia vuokralaisten ja vuokranantajien kanssa vuokraustoimintaan tai tilapäiskäyttölupiin liittyvistä sopimusehdoista, laatia sopimukset ja valvoa niiden noudattamista 6. Avustaa vastuulleen kuuluvien teknisen lautakunnan päätöstä vaativien asioiden valmistelussa ja osallistua päätösten toimeenpanoon ja noudattamiseen 7. Vastata vastuulleen kuuluvalta osalta tilakeskuksen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta (talousarvio, vuokrien perusteet ja vuokrien kehitys) 8. Vastata sisäisen valvonnan toimivuudesta vastuulleen kuuluvalta osalta 9. Osallistua kiinteistöjen kunnossapitopalavereihin 10. Toimia kunnossapitopäällikön sijaisena 11. Suorittaa muut esimiehen määräämät tehtävät Apulaisisännöitsijä avustaa isännöitsijää edellä mainituissa tehtävissä ja toimii isännöitsijän sijaisena lukuun ottamatta toritoimintaa, jossa isännöitsijän sijaisena on kunnossapitopäällikkö. Lisäksi apulaisisännöitsijälle kuuluvia erikseen nimettyjä tehtäväkokonaisuuksia ovat: - kiinteistöjen jätehuoltopalvelujen toiminnasta vastaaminen - avainhallinnasta vastaaminen - ilkivaltailmoitusten tekeminen poliisiviranomaiselle 3.2 Kunnossapitopalvelut Kunnossapitopalvelut sisältyy tilakeskuksen organisaatiossa kiinteistöpalveluttulosalueeseen, jonka päällikkönä toimii kunnossapitopäällikkö. Kunnossapitopalveluiden tavoitteena on pitää toimitilat käyttökelpoisessa kunnossa toteuttamalla ennakoivaa huoltoa, pitkän tähtäimen hoitosuunnitelmia ja vuosittaista kunnossapito-ohjelmaa rakennuskohtaisesti. Perusperiaatteena kunnossapidossa on hoitaa kiinteistöjen talotekniikan ylläpito tilakeskuksen oman henkilöstön toimesta ja ostaa kiinteistöjen ulkoaluehoito ulkopuolisilta palveluntuottajilta. Rakennusten vuosikorjaustyöt tekee pääsääntöisesti vuoden 2013 alussa tilakeskuksen organisaatioon palvelutuotannosta siirtyvät kolme rakentamisryhmää ja Joutsenon rakentamisryhmä. Ulkopuolisia kilpailutettuja vuosisopimusurakoitsijoita käytetään lähinnä talotekniikkaan liittyvissä töissä ja rakentamistöissä, mikäli kaupungin omien rakennusryhmien resurssit eivät riitä. Kasvatus- ja opetustoimelle käyttäjäpalveluja tuottavista talonmies-vahtimestareista neljän nimike on muutettu 1.1.2012 alkaen laitosmieheksi, joiden toimenkuva painottuu talonmies-vahtimestareita enemmän kiinteistöhuoltoon. Kunnossapito-tulosyksiköt Kunnossapitopalvelut on jaettu kolmeen tulosyksikköön, joista käytetään nimityksiä

10 - Läntinen kunnossapitoalue (Kauppakadusta länteen + Ylämaa) - Itäinen kunnossapitoalue (Kauppakadusta itään + Nuijamaa) - Joutsenon kunnossapitoalue (Joutseno, Korvenkylä, Rauha-Tiuru) Kunnossapitoalueet-tulosyksiköiden toiminnasta vastaavat niiden työnjohtajina toimivat kunnossapitoinsinööri ja kaksi kunnossapitomestaria. Heidän alaisuudessaan on 11 kiinteistöhuoltajaa, 4 laitosmiestä ja 10 talonmiesvahtimestaria, joista yksi on osa-aikainen. Lisäksi Joutsenon kunnossapitoalueella toimii kunnossapitomestarin alaisuudessa rakennusryhmä muodostuen neljästä rakennusammattimiehestä. Vikojen ja korjaustarpeiden tiedoksi saantia ja korjaustöiden nopeuttamista auttaa vuonna 2010 käyttöönotettu huoltokirja ja siihen liittyvä huollon vikailmoitusohjelma, jonka välityksellä tilojen käyttäjät ja vuokralaiset tekevät vikailmoituksen. Työnjohtajat suunnittelevat vikailmoitukset huoltokirjan kautta toteutukseen. Huoltokirjaan on ohjelmoitu myös määräaikaishuollot, joista tulee muistutus kiinteistöhuoltajille. Keskitettyyn kiinteistövalvomoon on liitetty 45 kiinteistöä, liitäntätyö on meneillään yhdeksässä kiinteistössä ja suunnittelussa on 19 kiinteistön liittäminen. Kiinteistöjen kulutusta seurataan nettipohjaisen FimX-kulutusseurantajärjestelmän kautta. Kunnossapitoalueet-tulosyksiköt vastaavat kiinteistönhoidosta ja kunnossapidosta sekä eräiden koulujen ja terveydenhoitolaitosten käyttäjäpalveluista niin, että toimitilat toimivat moitteettomasti ja tilat ovat turvallisia ja terveellisiä käyttää. 3.2.1 Kunnossapitoalueen tehtävät Kunnossapitoalueiden tehtävänä on 1. Järjestää ja tuottaa ennakoivasti kunnossapitopalveluja kiinteistöjen arvon säilyttämiseksi 2. Vastata lämpö-, sähkö-, vesi- ja viemärilaitteiden ja ilmanvaihtolaitteiden moitteettomasta toiminnasta niihin liittyvine korjaus-, asennus-, ylläpito-, hoito- ja huoltotehtävineen 3. Vastata erityislaitteiden, kiinteistöautomaation, hissien, paloilmoitin- ja sammutusjärjestelmien toimintakunnosta 4. Vastata turvajärjestelmien; turva- ja merkkivalaistuksen,rikosilmoittimien, kameravalvonnan, kiinteistöhälytyslaitteiden toimintakunnosta sekä niihin liittyvien jatkohälytysten toimimisesta 5. Hoitaa kaukovalvontaa 6. Vastata ulkoalueiden kunnossapidosta 7. Vastata rakennusten ja toimitilojen suunniteltujen, määräaikaisten tai välittömien korjaus- ja kunnossapitotoimenpiteiden toteuttamisesta 8. Ylläpitää huoltokirjaa ja suorittaa siihen liittyvää huollonohjausta 9. Hoitaa kiinteistöpäivystys (24 h) 3.2.2 Kunnossapitoalueiden työnjohtajien tehtävät Kunnossapitoalueiden työnjohtajien tehtävänä on 1. Suunnitella, kehittää ja vastata kaupungin omistamien tai hallitsemien toimitilojen korjauksista ja vuosittaisesta kunnossapidosta tilakeskuksen tulostavoitteiden ja kiinteistöjohtamisen mukaisesti

11 2. Vastaanottaa kiinteistöjen ja toimitilojen vika- ja korjauspyynnöt, jota varten käytössä on huoltokirja ja huollon vikailmoitusohjelma 3. Tilata ja valvoa kiinteistöjen, tilojen ja korjaus- ja kunnossapitotehtävien työsuoritukset 4. Laatia, priorisoida ja toteuttaa kiinteistöjen ja tilojen vuosikorjausohjelma 5. Suunnitteluttaa kunnossapitokorjaukset tilakeskuksen valitsemilla suunnittelijoilla 6. Vastata LVISA- ja turvajärjestelmien, talotekniikan ja erityislaitteiden ylläpidosta, hoidosta ja huollosta 7. Osallistua kiinteistöjen kunnossapitopalavereihin 8. Suorittaa muut esimiesten määräämät tehtävät 4 KAUPUNGIN OMISTUKSESSA OLEVAT RAKENNUKSET Tilakeskus tarjoaa kaupungin palvelutoiminnoille tarkoituksen mukaiset, lisäarvoa antavat, käyttökustannuksiltaan taloudelliset, energiatehokkuudeltaan hyvät, turvalliset ja terveelliset toimitilat. Toimitiloja hankittaessa ja suunniteltaessa ensisijainen vaihtoehto toiminnan sijoittamiselle on kaupungin omistama tila. Muina vaihtoehtoina on ulkoa vuokrattu, aiottuun käyttötarkoitukseen hyvin soveltuva tila. Palvelutoimintojen tilantarveselvityksissä ja hankesuunnitelmissa tavoitteena on olemassa olevan tilaomaisuuden mahdollisimman tehokas käyttö ja vasta sen jälkeen laajennus- ja uudisrakentamisvaihtoehto tai ulkopuolinen vuokraus. Tilakeskus ohjaa ja valvoo hankkeiden suunnittelua omistajan näkökulmasta tavoitteena toimivat, tarkoituksenmukaiset ja laajuudeltaan riittävät tilat. 4.1 Tilat nyt, niiden käyttötilanne ja tarve tulevaisuudessa Kaupunki omistaa nyt (1.12.2012) 726 rakennusta, joiden yhteenlaskettu huoneala on 340 974 m 2 ja tilavuus 1 621 530 m 3. Rakennusomaisuuden arvot on päivitetty vuoden 2011 tasolle. Arvojen päivityksessä on mukana 669 rakennusta, joiden pinta-ala on 336 468 m 2, tekninen arvo 390 M ja jälleenhankinta-arvo 577 M. Rakennusten keskimääräinen käyttöaste on 95 %. Keskityttäessä kaupungin ydintoimintoihin, on tilojen tarve tulevaisuudessa noin 77 % kaupungin tällä hetkellä omistamasta rakennuskannasta. Nyt tarpeettomassa käytössä olevaa rakennusmassaa pyritään joko jalostamaan tällä hetkellä ulkopuolisilta vuokratuissa toimitiloissa toimiville toiminnoille tai niistä luovutaan joko myymällä tai purkamalla. 4.2 Rakennusomaisuuden korjausvelka, peruskorjaustarve ja perusparannustarve Korjausvelkaindeksi Korjausvelkaindeksi mittaa omistettujen rakennusten vuosittaista korjausvelan muutosta. Korjausvelkaindeksi kuvaa kulumisen ja omaisuuteen suoritettujen toimenpiteiden jälkeistä rakennusten kunnon sekä investointitarpeen muutosta koko omaisuusmassassa. Mikäli rakennuksiin ei ole investoitu riittävästi, syntyy rakennuksiin korjausvelkaa, joka tietyn kulumisen jälkeen näkyy myös kasvaneena perusparannustarpeena kaikkien rakennusten osalla. Korjausvelkaindeksi mittaa vuosittain sitä, miten korjausvelka sekä perusparannustarve ovat rakennusomaisuudessa kehittyneet. Keskeisimmät korjausvelkaan ja perusparannustarpeeseen vaikuttavat tekijät ovat: 1. Rakennusten kuluminen

12 2. Kaikki rakennuksiin kohdistuneet investoinnit sekä suuremmat kunnossapitotyöt 3. Rakennusten myynnit ja purut 4. Rakentamisen kustannustason muutos Korjausvelkaindeksin tunnusluvut on luotu yhteistyössä Trellum Consulting Oy:n ja Suomen suurimpien kaupunkien tilahallintojen kanssa. Tunnuslukuja voidaan käyttää vertailtaessa kaupungin omaa rakennusomaisuuden tilaa ja muiden kaupunkien rakennuskantaa. Korjausvelkaindeksissä tuotetaan kolme erillistä omaisuuden hallintaan liittyvää tunnuslukua, joiden kehittymistä korjausvelkaindeksissä seurataan. Tunnusluvut ovat: 1. Korjausvelka 2. Peruskorjaustarve 3. Perusparannustarve Korjausvelka kuvaa määritelmällisesti sitä, kuinka paljon koko salkun rakennuksista on vuosien saatossa tingitty rahaa, jotta ne olisivat fyysisesti tämän päivän käyttöä vastaavassa kunnossa. Lappeenrannan kaikkien rakennusten laskennallinen korjausvelka (75 %) on vuoden 2011 arvojen mukaan 65 M, josta säilytettävien ja muuhun käyttöön jalostettavien osuus on 45 M. Yleisesti ei tavoitteellisena tasona pidetä 100 %:n kuntoa, jossa rakennus joka päivä vastaisi uuden vastaavan rakennuksen kuntoa. Hyväksyttävänä tasona, jossa kuluminen ei vielä oleellisesti haittaa käyttöä pidetään 75 %:n tasoa vastaavasta uudesta. Käyttäjän kannalta tämä tarkoittaa sitä, että tila palvelee käyttötarkoitustaan lievästä vanhanaikaisuudestaan huolimatta. Kun rakennuksen kunto laskee alle tämän tason, syntyy laskennallista korjausvelkaa. Peruskorjaustarve kuvaa sitä, kuinka paljon salkun huonokuntoisiin rakennuksiin tulisi investoida rahaa, jotta ne olisivat alkuperäiseen tasoon nähden erinomaisessa kunnossa. Lappeenrannan kaupungin rakennusten laskennallinen peruskorjaustarve on vuoden 2011 arvojen mukaan 78 M. Perusparannustarve kuvaa sitä, kuinka paljon huonokuntoisiin rakennuksiin tulisi investoida rahaa, jotta ne olisivat tämän päivän uusien käyttötarkoitukseltaan vastaavien rakennusten tasoisessa kunnossa. Perusparannustarve sisältää myös toiminnalliset muutokset eli ne toimenpiteet, jotka rakennukset vaativat vastatakseen tämän päivän toiminnallisia ja lainsäädännöllisiä vaatimuksia. Lappeenrannan kaupungin rakennusten laskennallinen perusparannustarve on vuoden 2011 arvojen mukaan 139 M. 4.3 Tilojen tehokkaan käytön turvaaminen Omassa käytössä olevat rakennukset säilytetään sellaisessa kunnossa, että oma toiminta niissä voidaan hoitaa optimaalisella tasolla. Näissä kohteissa tehdään muutos- ja korjaustöitä siten, että elinkaaritaloudelliset näkökohdat saadaan optimoitua. Uudisrakentamisessa tilojen suunnittelussa painotetaan elinkaarta, kestävää kehitystä, energiatehokkuutta, muunneltavuutta tulevaisuuden tarpeisiin, yhteensopivien toimintojen keskittämistä samoihin tiloihin (esim. päiväkoti ja koulu) sekä sen kautta tehokkuuden ja työympäristön viihtyvyyden lisäämistä. Keskittämisen kautta saadaan parannettua toiminnan kokonaistaloudellisuutta. 4.4 Rakennuskannan kunnon turvaaminen

13 Pääomavuokrilla rahoitettavat investoinnit Pääomavuokra on korko sidotulle pääomalle, joka käytetään rakennusten peruskorjaukseen. Kaupungin omistamiin rakennuksiin tehdään vuosittain talousarvion laadinnan yhteydessä neljän vuoden pääomavuokrilla rahoitettava investointiohjelma. Tätä investointiohjelmaa tarkistetaan vuosittain ja sitä konkretisoidaan vuosittain tehtävillä kuntotutkimuksilla. Niissä tarkennetaan perusparannus- ja peruskorjaustoimenpiteet sekä laaditaan kustannusarviot. Pääomavuokrilla rahoitettaviin investointeihin käytetään rahaa seuraavan neljän vuoden aikana 16 M. Tavoitteena pidetään 20 M neljävuotisjaksolle, joka vastaisi 5 M /vuosi. Pääomavuokrilla rahoitetaan sellaisia perusparannus-, korjaus- ja muutostöitä, jotka eivät ole verrattavissa uudestaan rakentamista vaativiin peruskorjauksiin. Korjausvastikkeella katettavat ylläpitokorjaukset Perittävä korjausvastike käytetään rakennusten käytöstä ja kulumisesta aiheutuviin ylläpitokorjauksiin. Korjausvastiketta peritään sisäisessä vuokrauksessa vuonna 2013 0,39 % ja ulkoisessa vuokrauksessa 2 % jälleenhankinta-arvosta. Pitkän aikavälin tavoitteena on periä korjausvastiketta 2 % jälleenhankinta-arvosta sekä sisäisessä että ulkoisessa vuokrauksessa, jotta korjausvelan kasvun nousu pystyttäisiin katkaisemaan. Vuosittaisista ylläpitokorjauksista laaditaan kunnossapito-ohjelma käyttäjiltä saatujen ehdotusten ja kunnossapitoyksiköiden esitysten pohjalta. Korjausvastikkeella katettaviin ylläpitokorjauksiin käytetään vuosittain rahaa n. 2,8-3 M. Tavoitteena on saada nostetuksi sisäisen vuokrauksen korjausvastiketta asteittain niin, että vuosittain ylläpitokorjauksiin olisi käytettävissä vähintään 4 M. Rakennusten ylläpitokorjauksilla pidetään rakennukset käyttökunnossa tekemällä korjauksia käyttötalouden varoin. Suurempaa rapistumista korjaavat, järjestelmiä uusivat ja tilamuutoksia sisältävät toimenpiteet keskitetään rakennuksen elinkaarelle peruskorjauksiksi. Ylläpitovuokralla katettavat kulut Juoksevien ylläpitokulujen kattamiseksi peritään ylläpitovuokraan vuosittain noin 12,8 M. Ylläpitokuluja aiheutuu lämmityksestä, sähköstä, vedestä ja jätevedestä, jätehuollosta, ulkoaluehoidosta, koneiden ja laitteiden huoltosopimuksista, vartioinnista, osakehuoneistojen yhtiövastikkeista, isännöinnistä ja vakuutusmaksuista. Huoltokirja Rakennusten huoltotoimintojen optimoimiseksi ylläpidetään kaikista merkittävimmistä rakennuksista huoltokirjaa. Näihin laaditaan elinkaaritalouden kannalta keskeiset huoltotoimenpiteet siten, että niiden avulla voidaan ennaltaehkäistä laitteiden rikkoutuminen ja vahingon syntyminen. Rakennusosien ja LVIS- järjestelmien uusimisessa vältetään liian aikaista kesken elinkaarta tapahtuvaa uusintaa kuitenkin siten, että kaikki tarkoituksenmukaiset toimenpiteet tehdään samalla kertaa. Korjauksissa huomioidaan aina energiatehokkuuden parantaminen. Korjauksia suunniteltaessa huomioidaan kerralla kaikki korjaustarpeet niin, että käyttäjille ei aiheudu toistuvaa ja jatkuvaa häiriötä. Korjaustapoja ja -materiaaleja valittaessa huomioidaan kestävyys, soveltuvuus, siivottavuus ja materiaalin saatavuus tulevaisuudessa siten, että seuraava korjaus olisi mahdollisimman edullinen ja helppo toteuttaa.

14 4.5 Periaatteet nykyisten tilojen hallinnassa 4.5.1 Tilojen salkuttaminen Tilakeskuksen hallinnassa olevien rakennuksien tavoitetila ratkaistaan tilasalkutuksen avulla. Lappeenrannan kaupungin omistamiin rakennuksiin on sitoutunut huomattava pääoma. Omaisuuden arvon säilyttäminen edellyttää pitkäjänteistä ja suunnitelmallista toimintaa. Lisäksi omaisuuden säilyttäminen vaatii rakennusten hoitamista, huoltamista ja kunnossapitoa. Laadukkaalla kiinteistöjohtamisella voidaan tukea asiakkaiden palvelutuotantoa. Rakennuksien omistaminen ja niiden kunnossapitäminen on pitkäjänteistä ja vakaata toimintaa. Vastuullisen omistajan toiminta tulee olla pitkälle suunniteltua ja yhteisesti hyväksyttyyn ohjelmaan perustuvaa. Korjaamisen ja tarvittaessa korjaamatta jättämisen tulee olla huolellisesti harkittua käyttäjä- ja rakennuskohtaisesti. Tilasalkuissa rakennukset jaetaan pitkän tähtäimen tahtotilan mukaisesti eri luokkiin. Omistuksessa oleva rakennus voidaan joko omistaa edelleen, jalostaa, myydä tai purkaa. Vuokrattujen kohteiden osalla ratkaisuna on joko jatkaa vuokrausta tai luopua siitä. Näin muodostuvat 6 eri luokkaa, joiden mukaan tilasalkku on järjestetty. A Säilytetään edelleen B Jalostetaan muuhun käyttöön C Hallintaa (sisään vuokrausta) jatketaan D Myydään E Hallinnasta (sisään vuokrauksesta) luovutaan F Puretaan Pintaala Tekninen Jälleenhankinta- Korjausvelka Tekn.arvo/ Tilasalkku Lukumäärä arvo 2011 arvo 2011 75% JHA A 506 269 729 337 009 122 478 157 314 44 470 084 70 % B 11 5 696 4 151 313 7 380 372 1 408 947 56 % C 58 13 929 D 63 49 331 44 024 680 78 651 003 56 % F 89 11 712 5 715 564 13 605 185 42 % Kaikki yhteensä 727 350 397 390 900 679 577 793 873 45 879 031 68 % 4.5.2 Tilojen kuntoluokitus Kullekin rakennukselle määritetään kuntoluokitus, joka kuvaa karkeasti rakennuksen tämän hetkistä korjaustarvetta Kuntoluokat ovat: 5 Uusi, kunto erinomainen (> 90 %) 4 Hyväkuntoinen, lähes uutta vastaava, korjaustarve >15v (75 % - 89 %) 3 Kunto tyydyttävä, korjaustarve 9-15 v (60 % -74 %) 2 Kunto välttävä, korjaustarve 4-8 v (50 % -59 %) 1 Kunto huono, teknisesti vanhentunut, korjaustarve 0-3 vuotta (< 50 %) 0 Purkukuntoinen, rakennusta ei kannata korjata

15 Kuntoluokka Pinta- Tekninen Jälleenhankinta- Korjausvelka Tekn.arvo/ Lukumäärä ala arvo 2011 arvo 2011 75% JHA (tyhjä) 69 10 506 3 153 255 3 078 557 5 54 53 438 87 358 396 95 339 251 0 92 % 4 67 52 182 72 461 506 90 836 513 29 441 80 % 3 234 114 714 136 467 533 208 753 067 20 097 267 65 % 2 174 86 257 75 251 624 137 970 600 25 752 323 55 % 1 97 29 743 14 407 903 37 643 567 38 % 0 32 3 557 1 800 462 4 172 318 43 % Kaikki yhteensä 727 350 397 390 900 679 577 793 873 45 879 031 68 % 4.5.3 Tilojen ylläpitoluokitus Tilasalkussa jokaiselle rakennukselle muodostuu tulevaisuuden osalta tavoite, jota toteutetaan pitkällä aikavälillä. Rakennuksen kunnossapitotaso tulee suhteuttaa tahtotilaan ja sen takia myös kunnossapitotason tulee olla mahdollisimman vakaa. Tilasalkussa on 5-portainen luokitus, jossa ylintä tasoa edustavat arvorakennukset, jotka pidetään kaikissa olosuhteissa käyttötarkoituksensa vaatimassa kunnossa (esim. kaupungintalo, Raatihuone). Heikomman ylläpitotason rakennuksiin tehdään vain turvallisuuden vaatimat korjaukset. Ylläpitoluokat ovat 4 Arvorakennus 3 Tilat pidetään kunnossa ja arvoa parannetaan perusparannuksilla ja vuosikorjauksilla 2 Tilat pidetään viranomaisvaatimusten mukaisessa kunnossa; välttämättömät kunnossapitotoimenpiteet suoritetaan 1 Rakennuksia ei kunnosteta; vain turvallisuusvaatimukset ja huoneenvuokralain määräykset täytetään 0 Purkukuntoinen, rakennusta ei kannata korjata Ylläpitoluokka Pinta- Tekninen Jälleenhankinta- Korjausvelka Tekn.arvo Lukumäärä ala arvo 2011 arvo 2011 75% /JHA (tyhjä) 68 10 408 3 153 253 3 078 556 4 44 31 893 43 310 458 64 342 954 7 086 753 67 % 3 145 223 718 280 237 223 393 402 020 32 082 875 71 % 2 86 25 918 26 747 579 42 535 890 5 672 514 63 % 1 346 54 162 35 204 073 69 396 408 1 036 889 51 % 0 38 4 298 2 248 093 5 038 045 45 % Kaikki yhteensä 727 350 397 390 900 679 577 793 873 45 879 031 68 % Päätös rakennuksen kuulumisesta tai siirtymisestä tiettyyn salkkuun ei tarkoita välittömiä toimenpiteitä vaan on nimenomaan tulevaisuuden lopputila. 4.6 Periaatteet tilojen hankinnassa 4.6.1 Rakentaminen Uudisrakentaminen on perusteltua vain palvelutarpeen sitä edellyttäessä. Uudisinvestointeja voidaan tehdä silloin, kun niillä voidaan pienentää käyttökustannuksia, parantaa tuottavuutta tai ne ovat elinkeinopoliittisesti

16 perusteltuja. Vuosittaisissa investoinneissa pääpaino on perusparannuksissa ja peruskorjauksissa. Investointiesityksiin liitetään laskelmat investoinnin käyttökustannus- ja tuottavuusvaikutuksista sekä muut perustelut. 4.6.1.1 Urakoitsijoiden valinta Rakennusurakat kilpailutetaan julkisten hankintojen hankintaohjeiden mukaisesti. Urakoiden hankintaperusteena voi olla kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa tarjoushinnan osuus on hankkeen ominaisuuksista riippuen 50-60 % tai halvin tarjoushinta. Hankintaperusteen ja kokonaistaloudellisen edullisuuden hinnan ja laatutekijöiden painotuksesta harkitsee tilakeskus aina hankekohtaisesti. Tarjouskilpailut ilmoitetaan HILMA-kanavalla, osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. 4.6.1.2 Suunnittelijoiden valinta Suunnittelu- ja konsulttitehtävät kilpailutetaan julkisten hankintojen hankintaohjeiden mukaisesti. Hankintaperusteena on ensisijaisesti kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa tarjoushinnan osuus on hankkeen ominaisuuksista riippuen 30-50 % tai joissain tapauksissa myös halvin tarjoushinta. Hankintaperusteen ja kokonaistaloudellisen edullisuuden hinnan ja laatutekijöiden painotuksesta harkitsee tilakeskus aina hankekohtaisesti. Tarjouskilpailut ilmoitetaan HILMA-kanavalla, osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. 4.6.1.3 Energiatehokkuusluokitus Energiatehokkuutta kuvaa energiatehokkuusluku ET (kwh/brm 2 /vuosi) Uudisrakennuksissa energiatehokkuuden tulee olla vähintään luokkaa C (ET-luku 151-200) ja peruskorjauksissa vähintään luokkaa D (ET-luku 201-280). 4.6.2 Vuokraus Kaupungin omistamia tiloja vuokrataan pääasiassa kaupungin omille toimialoille, kuntayhtymille ja kaupungin kokonaan omistamille yhtiöille. Kaupungin palvelutoiminnoille tarpeettomat tilat myydään tai vuokrataan ulkopuolisille tilojen käyttäjille. Kaupunki vuokraa omiin käyttötarpeisiin soveltuvia tiloja tarvittaessa ulkopuolisilta omistajatahoilta silloin, kun omia tiloja ei ole saatavilla. 4.6.3 Ostaminen Kaupunki ostaa oman palvelutarpeen tyydyttämiseksi tiloja silloin, kun ne ovat käyttötarkoitukseen hyvin soveltuvia, niiden energiatehokkuus on hyvä ja niiden hankkiminen ja ylläpito on edullisempaa kuin uudistilojen rakentaminen, olemassa olevien tilojen käyttötarkoituksen muuttaminen ja/tai olemassa olevien rakennusten peruskorjaus uuteen käyttötarkoitukseen. 4.7 Investointien rahoitus Vuosikate määrittää pitkällä aikavälillä sen, miten paljon voidaan investoida. Jos investoinnit ylittävät vuosikatteen, merkitsee se lisävelkaantumista. Investointien tekemistä velkarahoituksella voidaan perustella silloin, kun investoinnit parantavat tuottavuutta, alentavat käyttökustannuksia tai lisäävät tuloja tai silloin, kun hankepanostus vahvistaa veropohjaa tai monipuolistaa elinkeinorakennetta. 4.7.1 Rahoitusvaihtoehdot

17 4.8 Vuokraus Omarahoitus Rahoitetaan vuosikatteella. Osittainen omarahoitus Rahoitetaan osittain vuosikatteella ja osittain lainarahoituksella. Täysimääräinen velkarahoitus Velkarahoitus sisältää aina kilpailutuksen. Erilaiset kiinteistö leasing vaihtoehdot Tosiasiassa korollinen laina, johon sisältyy jäännösarvo ja lunastusmahdollisuus sovittuna aikana. Elinkaarimalli (PPP-malli) Kyseessä on velkarahoituspohjainen järjestelmä, jossa toimittaja hinnoittelee oman riskinsä ja siirtää riskin tilaajalle. Elinkaarimallilla tarkoitetaan sellaista tilapalvelujen hankinta- ja toimitustapaa, jossa palveluntuottajalle siirretään yhdellä sopimuksella vastuu ainakin rakennuksen suunnittelusta, rakentamisesta ja kiinteistöpalveluista usean kymmenen vuoden kattavan jakson ajaksi. Yleensä vähintään 25 vuotta. Elinkaarihankkeiden maksuperuste ei yleensä ole kiinteä, vaan maksun suuruus määräytyy toteutuvan palvelutason mukaan. Esim. heikennykset palvelu- tai laatutasossa pienentävät palveluntuottajan saamaa maksua. Kyseessä on velkarahoituspohjainen järjestelmä, jossa toimittaja hinnoittelee oman riskinsä ja siirtää riskin tilaajalle. Elinkaarihankkeen kokoluokan on oltava riittävän suuri (useiden kymmenien miljoonien hanke), jotta palvelujen organisointi on taloudellista (kiinteät kustannukset ovat lähes samat laajuudesta riippumatta). 4.8.1 Vuokrauksen yleisperiaatteet Tilakeskuksen ollessa vuokranantaja noudatetaan seuraavia yleisperiaatteita: Vuokravakuus Ulos vuokrattaessa peritään vuokravakuutena irtisanomisajan mukainen vuokra. Kaupungin toimialoille, kuntayhtymille ja kaupunkiyhtiöille vuokrattaessa ei vuokravakuutta peritä. Irtisanomisaika Ulosvuokrattaessa irtisanomisaika vaihtelee tapauskohtaisesti 1 kuukaudesta 6 kuukauteen. Lyhintä irtisanomisaikaa käytetään kohteissa, joille on odotettavissa kaupungin omaa käyttötarvetta tai niiden realisointi tai purku on suunnitteilla. Sisäisessä vuokrauksessa irtisanomisaika on 12 kuukautta, josta kuitenkin perustelluista syistä johtuen voidaan sopia lyhyemmästä irtisanomisajasta. Kuntayhtymille ml. Eksote ja kaupunkiyhtiöille vuokrattaessa irtisanomisaika on 12 kuukautta. Yhteisten tilojen jyvitys Vuokrattaessa vain osa rakennuksesta, lisätään vuokrattavaan huonealaan yhteisten tilojen (aulat, käytävät, porrashuoneet, saniteettitilat ym.) osuutena kolmannes vuokrattavasta alasta. Esim. vuokrattavien huoneiden ala on 60 m 2 => vuokrasopimuksen mukainen huoneala on 60 m 2 +20 m 2 = 80 m 2. Väistötilat peruskorjausten aikana

18 Mikäli vuokratuista tiloista joudutaan korjaustöiden ajaksi siirtymään väistötiloihin, peritään sisäisessä vuokrauksessa korjauksen alaisista tiloista täysi vuokra ja väistötilat järjestetään veloituksetta. Ulkoisessa vuokrauksessa sellaiselta korjausajalta, jolloin vuokralainen ei voi toimia tilassa, ei peritä vuokraa eikä sitouduta väistötilojen järjestämiseen. Vuokran indeksisidonnaisuus Sisäisesti sekä kuntayhtymille ja kaupunkiyhtiöille vuokrattujen toimitilojen ylläpitovuokraa tarkistetaan Tilastokeskuksen julkaiseman kiinteistöjen ylläpidon kustannusindeksin vuosimuutoksen perusteella. Ulos vuokratuille tiloille määritetään yksi vuokra, joka kokonaisuudessaan sidotaan kiinteistöjen ylläpidon kustannusindeksiin. 4.8.2 Vuokran määräytymisperiaatteet 4.8.2.1 Sisäinen vuokraus Sisäinen vuokra määräytyy pääomavuokrasta, korjausvastikkeesta ja ylläpitovuokrasta. Erillistä tontinvuokraa ei peritä, vaan se sisältyy pääomavuokraan. Tilakeskus ja kiinteistö- ja mittaustoimi sopivat keskenään vuosittain talousarvion laatimisen yhteydessä tontinvuokrana tuloutettavan määrän. Pääomavuokra määritetään rakennuksen teknisen nykyarvon perusteella. Pääomavuokra on korkoa rakennukseen sijoitetulle pääomalle. Pääomavuokran suuruus v. 2013 on 2,3 M ja tavoitetasona määrätyn aikajakson kuluessa pidetään viittä (5) miljoonaa euroa. Korjausvastike määritetään rakennuksen jälleenhankinta-arvosta. Korjausvastike kuvaa sitä rahamäärää, jolla rakennus saadaan pidettyä pitkällä aikavälillä käyttökelpoisessa kunnossa. Korjausvastikkeeseen vaikuttaa rakennusten kuluminen sekä rakennuksissa oleva korjausvelka. Vuonna 2013 korjausvastikkeena peritään 1,3 M ja tavoitetasona määrätyn aikajakson kuluessa pidetään neljää (4) miljoonaa euroa. Ylläpitovuokra perustuu toteutuneisiin, rakennuksiin kohdistuneisiin ylläpitokustannuksiin, jotka saadaan kirjanpidosta. Vuosittaista vuokraa laskettaessa on käytettävissä tilinpäätöstiedot edellistä edelliseltä vuodelta. Näitä arvoja muutetaan kiinteistön ylläpidon kustannusindeksin vuosimuutoksen perusteella. Vuosimuutos lasketaan edellisen vuoden viimeisen neljänneksen indeksin pisteluvun vuosimuutoksen mukaan. Lisäksi huomioidaan lainsäädännöstä aiheutuvat muutokset täysimääräisinä (esim. energiavero). 4.8.2.2 Kuntayhtymille vuokraus Kuntayhtymille (Eksote, Koulutuskuntayhtymä) vuokrauksessa noudatetaan hyväksyttyä Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin vuokrien määritysperiaatetta, jonka mukaan vuokra määräytyy pääomavuokrasta, korjausvastikkeesta ja ylläpitovuokrasta. Pääomavuokra määritetään rakennuksen teknisen nykyarvon perusteella. Pääomavuokra on korkoa rakennukseen sijoitetulle pääomalle. Korkokustannus on 3 % teknisestä arvosta. Erillistä tonttivuokraa ei peritä. Korjausvastike määritetään rakennuksen jälleenhankinta-arvosta. Korjausvastike on 2 % x jälleenhankinta-arvo. Korjausvastike kuvaa sitä rahamäärää, jolla rakennus saadaan pidettyä pitkällä aikavälillä käyttökelpoisessa kunnossa.

19 Korjausvastikkeeseen vaikuttaa rakennusten kuluminen sekä rakennuksissa oleva korjausvelka. Ylläpitovuokra perustuu toteutuneisiin, rakennuksiin kohdistuneisiin ylläpitokustannuksiin, jotka saadaan kirjanpidosta. Vuosittaista vuokraa laskettaessa on käytettävissä tilinpäätöstiedot edellistä edelliseltä vuodelta. Näitä arvoja korotetaan kiinteistön ylläpidon kustannusindeksin vuosimuutoksen perusteella. Vuosimuutos lasketaan edellisen vuoden viimeisen neljänneksen indeksin pisteluvun vuosimuutoksen mukaan. 4.8.2.3 Kaupunkiyhtiöille vuokraus Kaupunkiyhtiöille vuokrattaessa noudatetaan samoja vuokran määräytymisperiaatteita kuin kuntayhtymille vuokrattaessa. 4.8.2.4 Ulosvuokraus Ulos vuokrattaessa lähtökohtana on neuvoteltu markkinahintainen vuokra, jonka laskennan periaatteena käytetään kuntayhtymien vuokrausperiaatteita sillä erotuksella, että pääomavuokran korkoprosentin tavoitetasona käytetään 6 %. Erillistä tonttivuokraa ei peritä. 5 ULKOPUOLISILLE VUOKRATUT JA ULKOA VUOKRATUT TILAT 5.1 Ulkopuolisille vuokratut tilat Tilakeskus vuokraa kaupunkiorganisaation ulkopuolisille tahoille omistamiaan tiloja vain siinä tapauksessa kun kaupungin omilla toimialoilla tai niihin rinnastettavilla toimijoilla (kaupunkiyhtiöt, kuntayhtymät) ei ole tarvetta näille tiloille. Tilat vuokrataan joko määräajaksi tai toistaiseksi lyhyellä irtisanomisajalla. Ulkopuolisille on vuokrattu tiloja pois lukien kuntayhtymät ja kaupunkiyhtiöt n. 22 500 m 2, vastaten noin 6 % kaupungin omistuksessa olevasta rakennuskannasta. Ulkoa vuokratut tilat Tilakeskus vuokraa ulkoa tiloja kaupungin toimialojen tarpeeseen, kun omia tiloja ei ole osoittaa. Ulkoa on vuokrattu tiloja pääasiassa kasvatus- ja opetustoimen käyttöön päivähoidon tarpeisiin. Tilakeskuksen tavoitteena, jota kasvatus- ja opetustoimen varhaiskasvatus tukee, on rakentaa toimivia omia tiloja ja luopua ulkoa vuokratuista epäkäytännöllisistä ja suhteellisen kalliista tiloista. 6 VAKUUTTAMINEN Yhteensä ulkoa vuokrattuja tiloja on noin 14 000 m 2. Voimassa olevan omaisuusvakuutuksen omavastuu on 50 000. Omaisuusvakuutukset on syytä kilpailuttaa noin viiden vuoden välein. Tilasalkussa F-luokkaan sijoitettuja rakennuksia ja tekniseltä arvoltaan alle 50 000 :n rakennuksia ei vakuuteta.

20 7 KIINTEISTÖOHJELMAN PÄIVITTÄMINEN Kiinteistöohjelman rakennusluetteloa päivitetään jatkuvasti tapahtuneiden myyntien, purkujen ja ostojen osalta. Myös rakennusten käyttöaste-tietoa päivitetään jatkuvasti vuokraustapahtumien perusteella. Rakennusten arvot ja korjausvelkatilanne pidetään ajan tasalla päivittämällä arvotiedot (tekninen arvo, jälleenhankinta-arvo, korjausvelka) vuosittain tilinpäätöksen valmistuttua. Rakennusten tilasalkutus, kuntoluokitus ja ylläpitoluokitus tarkastetaan vuosittain. Kiinteistöohjelman päivityksestä vastaa tilakeskuksen johtaja.