Raportointi Eura 2007 ja Wepa 2007 Valtteri -järjestelmissä Rakennerahastojen tietojärjestelmien tuottamien raporttien hyötykäyttö omassa työssä Oulu 2.6., Kuopio 8.6., Tampere 10.6., Helsinki 16.6. Erikoissuunnittelija Mikko Rantahalme Kehittämisyksikkö Sähköiset palvelut
Koulutuksen tavoite: - Saada yleiskäsitys raportoinnista RR järjestelmäkokonaisuudessa - Saada käsitys raportoinnin nykytilasta Eura 2007 ja Wepa 2007 Valtteri järjestelmissä - Saada käsitys raportoinnin kehityssuunnitelmista RR järjestelmäkokonaisuudessa - Auttaa hahmottamaan raporttien valintaa kulloisessakin tilanteessa - Auttaa raporttien rajaamista ja ajamista sekä myös jatkojalostusta käyttötarkoituksen mukaan
Wepa 2007 Valtteri
Raportointi Valtteri -järjestelmässä Valtteri on etupäässä talousarviovarojen hallintajärjestelmä vaikkakin EURAn esijärjestelmä. Järjestelmän toiminnoissa mukana paljon RR piirteitä (Euran esijärjestelmänä) kuten varaukset, tilityksen käsittely, varmennukset, takaisinperinnät RR-piirteistä: Tapaukset valmistellaan operatiivisesti Valtterilla, lopullinen tapaus toteumineen on lopulta Eurassa > raportoidaan aina seurantajärjestelmästä Raportit sis. valmisteilla olevia tapauksia sekä lopullisia tapauksia, raportit näyttävät aina sen hetkistä kokonaistilannetta > Tarkoituksena on näyttää todellinen operatiivinen tilanne Seurantajärjestelmässä todellinen (päätösten mukainen) tilanne
Raportointi Valtteri -järjestelmässä Tärkein tehtävä talousarviovarojen hallinta > raportointi painottuu talousarviovarojen hallintaan Tällä hetkellä järjestelmässä on 16 valmisraporttia Valmisraportit jakautuvat: Projektikohtaisiin raportteihin Virastokohtaisiin raportteihin Perustietojen listauksiin Muuta raportointia kehitetään koko ajan Muuta raportointia on järjestelmässä erilaisten hakutulosten ja listausten kautta runsaasti. Kaikki hakutulokset voidaan listata Wordiin tai Exceliin
Raportointi Valtteri -järjestelmässä ALKU muutokset toivat erityisen haasteen kehitys- ja ylläpitotyölle. ALKU muutosten johdosta ei muutettu raportteja mutta raporttien tietosisällön oikeellisuus (takautuvat tiedot projektikohtaisen periytyksen jälkeen) ovat olleet suuri haaste. ALKU muutos vaikutti raportoinnin perusteisiin. Raportointia varten 2009 raportointikanta, jossa tilanne 31.12.2009 mennessä vanhalla virastorakenteella. Raportointi saatu toimimaan. Ei tiedossa olevia virheitä. Käyttäjällä aina vastuu reagoida virheeseen! Huom. Tarkista aina raportin rajaukset ja todenna tilanne.
Raportointi Valtteri -järjestelmässä Tulevia kehitysnäkymiä: Kehysallokointi ja raportointi Ohjelmakehykset toimintalinjoittain ja viranomaisittain Vertailuraportointi toteumiin Takaisinperintöjen ja varmennusraportoinnin kehittäminen Varmennuskäynnin pöytäkirja Varmennusten jatkotoimien seurantaraportti (Varmennusten seurantaraportointi Euraan) Takaisinperintöjen seurantaraportti Tilitysten raportointi Tukikelvottomat erät Tilitysten summaraportit (Maksajalle) Muuta Purkautuvien sidontojen raportointi Tuoreutuneet valtuudet / virtuaalivaltuudet Maakuntaliittojen arviomäärärahan tilanneraportti
Raportointi Valtteri -järjestelmässä Raportit voi aina ajaa Pdf tai Crystal muotoon. Crystalissa toiminne export, jolla raportin voi ajaa Exceliin tai Wordiin. Tämä toimii kaikissa raporteissa.
Raportointi Valtteri -järjestelmässä Mitä ja miten löytyy oikea tieto? Mieti tarve ja tee selväksi mitä tietoa etsit. Aja sopivin raportti tai raportit. Muutamaa raporttia yhdistelemällä yleensä tieto löytyy. Pysyvistä tarpeista kehitetään raportointia. Excelin kautta voi jalostaa tietoa lähes rajattomasti. Huom! Tällöin ei kyse enää kuitenkaan järjestelmän raportista. Määrämuotoisessa raportoinnissa esim. ministeriöön ao. raportti ilmoitetaan pyyntökirjeessä. Menojen täsmäävyys todennetaan raportein ja dokumentoidaan. Määrämuotoiset raportit ministeriön ohjeistuksissa. Hyviä vinkkejä raporttien käytöstä kannattaa jakaa! Jäsennä tarpeet ja käy läpi hyödyt.
Valtteri valmisraportit (tilanne 5/2010): Projektikohtaiset raportit: Määrärahatilanne Tiliote Virastokohtaiset raportit (myös tapahtumittain/ projekteittain) Valtiovirastojen arviomäärärahan käyttö Maakuntaliiton maksatukset Virastojen valtuuskuva Projektien sidontatoteuman seurantaraportti Projektien maksatustoteuman seurantaraportti Projektivarausraportti Myöntämisvaltuuksien tilanneraportti Valtiovirastojen myöntämisvaltuuksien käyttö Maakuntaliiton ohjelmakehyksen käyttö Luokitustietojen listaukset Tilivirastojen tiedot Rahoittajaviranomaisten tiedot Viraston tiedot Erillinen 2009 raportointikanta (vanha viranomaisrakenne)
Esimerkkejä Valtteri raporteista Projektin tiliote Määrärahatilanneraportti Valtuuskuva ja valtuusexcel Arviomäärärahan käyttöraportti (ja maakuntaliiton maksatukset) Hakulistaukset
EURA 2007
EURA 2007 raporttien käyttö Rakennerahastojen (ESR ja EAKR) seurantajärjestelmä Tutustu ennakkoon kaikkiin järjestelmän raportteihin Raportin nimi kertoo raportin pääsisällön Selvitä ennakkoon tietyt käsitteet, jotta ymmärrät mitä tietoa rajaat (esim. maksatuspäätöspäivä vs. maksupäivä) Tutustu myös raporttien tasovalintoihin (esim. projektitaso vs. maksatuspäätöstaso) Anna vain tarvittava määrä rajausparametreja (esim. pelkkä projektikoodi riittää, jos haluat tiedot yhdestä projektista) Projektitason raporteista saa Excel-jatkojalostuksessa hyvin monipuolista tietoa. Raportit on suunniteltu siten, että esim. Excelin yksinkertaisen pivot-työkalun käyttö on mahdollista. Usean eri projektitason raportin tietoja voi yhdistellä Excelissä tai Accessissa (esim. maksatusraportti + sidontaraportti)
Raportit EURA 2007:ssä EURAssa tuotannossa 13 raporttia: 1 - Hakemusten lukumäärä 2 - Projektien luokitteluraportti 3 - Suunniteltu rahoitus projekteittain 4 - Varattu ja sidottu rahoitus projekteittain 5 - Tilitysraportti 6 - Kootut indikaattoritiedot 7 - OPM:n hallinnonalan erityisindikaattoritiedot 8 - Seurantalomakkeiden tarkkailuraportti 9 - Projektien toteuttaja- ja yhteystietoraportti 10 - Menojen vahvistamisraportti 11 - Rahoitustietojen varmenneraportti 12 - Maksatustiedot projekteittain 13 - Maksatustiedot toimintalinjoittain Seuraavaksi tulossa 14 - Maksatushakemusten seuranta- ja käsittelyaikaraportti
EURA 2007:n raporttien kehittäminen Raporttien kehittäminen nopeutuu sen jälkeen, kun kaikki tietoja järjestelmään syöttävät ominaisuudet (puuttuvat osiot ja tiedonsiirrot) saadaan ensin täysin valmiiksi. Uuden raportin toteutus on monivaiheinen prosessi, joka koostuu sisältömäärittelystä, teknisestä määrittelystä, teknisestä toteutuksesta, testauksesta, virheiden korjaamisesta ja julkaisemisesta. Uuden raportin kuvaus tulee päivittää myös raporttien käyttöohjeeseen. Tavoitteena on, että jokainen raportti palvelisi useita eri tietotarpeita riittävine rajausvaihtoehtoineen. Erityyppisistä tiedoista toteutetaan yleensä ensin yksityiskohtainen raportti ja tämän jälkeen valmiita summatason raportteja. Tulossa lisäksi projektikohtaisia raportteja, jotka näkyvät myös hakijan ja toteuttajan palveluiden puolella (osio Oman projektin tiedot ).
EURA 2007:ään suunniteltuja uusia raportteja (nimet viitteellisiä) Projektikohtainen maksatustietoraportti (myös toteuttajalle) Maksatushakemusten toteutumaraportti (hylätyt ja hyväksytyt kustannukset ja rahoitukset) Järjestelmätarkastusraportti (VVC:n tarkastukset) Projektitarkastusraportti (VVC:n tarkastukset) Paikanpäällä tehdyt varmennukset -raportti Väli- ja loppuraporttien tarkkailuraportti Rahoitustietojen korjaustapahtumat -raportti Ohjelmakauden toteutumisen yleiskuvaraportti ( kaikki A4:llä ) Laaja indikaattoriraportti (kaikki indikaattoritiedot seurantakausittain) Suunnitellut indikaattoritiedot
Vahvistamis- ja varmenneraportit - erot 10 - Menojen vahvistamisraportti 11 - Rahoitustietojen varmenneraportti Kenelle toimitetaan? Todentamisviranomaiselle, TEM/TAL/TOVI Hallintoviranomaiselle, TEM/AKY/RAHA Vähintään 3 kertaa vuodessa TOVIn ohjeen 3 kertaa vuodessa (huhtikuun, elokuun ja Kuinka usein? mukaisesti joulukuun tilanteesta) Mitä sisältää? EU + valtio + kunta + muu julkinen (+ yksityinen) EU + valtio Rajaus kohdistuu EURA 2007:ssä perustetut projektit: maksatuspäätöspäivämäärään (ei välttämättä täsmää kirjanpidon kanssa!). Tuki 2000:ssa perustetut projektit: maksupäivämäärään Maksupäivämäärään Aikaväli Ohjelmakauden alusta pyydettyyn ajankohtaan Vuoden alusta joko huhti-, elo- tai joulukuun loppuun Taso Viranomainen, jokaisesta ohjelmasta oma raportti Viranomainen, kaikki tiedot samalla raportilla Muuta Viranomainen "ELY, yritystuet" (Tuki 2000:ssa perustetut projektit) omalla raportilla (oma viranomaisvalinta) Viranomainen "ELY" sisältää sekä EURA 2007:ssä perustetut ELYn projektit että Tuki 2000:ssa perustetut "ELY, yritystuet" - viranomaisen projektit
Eura 2007 esimerkkejä raporteista 2 - Projektien luokitteluraportti 6 - Kootut indikaattoritiedot 12 - Maksatustiedot projekteittain 13 - Maksatustiedot toimintalinjoittain 14 Maksatushakemusten seuranta- ja käsittelyaikaraportti (TESTI)
KESKUSTELUA JA KOMMENTTEJA!
KIITOS JA HYVÄÄ KESÄÄ! Yhteystiedot: EURA 2007 (RR-kokonaisuus), projektipäällikkö Kehittämispäällikkö Keijo Hämäläinen Wepa 2007 projektipäällikkö Erikoissuunnittelija Mikko Rantahalme Wepa.neuvonta@tem.fi Eura.neuvonta@tem.fi Etunimi.Sukunimi@tem.fi