KUNNAN TULOKSELLINEN JOHTORYHMÄTYÖSKENTELY Mitä mieltä kunnanjohtajat ovat omista johtoryhmistään? Yhteenveto kyselyn tuloksista Maaliskuu 2017 BDO Oy Sähköinen kysely johtoryhmätyöskentelyn kehittämisestä tammikuussa 2017 Vastaajina 58 kunnan- tai kaupunginjohtajaa 1
TULOKSELLINEN JOHTORYHMÄTYÖSKENTELY YHTEENVETO KUNNANJOHTAJIEN NÄKEMYKSISTÄ Johtoryhmän strategisen johtajuuden vahvistaminen Eniten korostettu johtoryhmätyöskentelyyn liittyvä kehittämistarve on johtoryhmän strategisen otteen vahvistaminen. Johtoryhmän toiminnan tulisi perustua kuntastrategiaan, ja työskentelyssä tulisi keskittyä strategisesti merkittäviin asioihin pitämällä katse pitkällä tulevaisuudessa. Johtoryhmässä ei siis pitäisi päättää päivittäisistä, operatiiviseen johtamiseen liittyvistä asioista, elleivät ne ole erityisen merkittäviä organisaation tavoitteiden kannalta. Johtoryhmän tehtävä on seurata strategian toteutumista ja toiminnan tuloksellisuutta Johtoryhmän tulisi ymmärtää toimintaympäristön keskeiset muutokset ja seurata kunnan toiminnan vaikuttavuutta asukkaiden hyvinvointiin ja alueen elinvoimaan. Johtoryhmän tulisi löytää vahva tahto saada asioita aikaan ja kiinnostus seurata oman toimintansa tuloksia. 2
TULOKSELLINEN JOHTORYHMÄTYÖSKENTELY YHTEENVETO KUNNANJOHTAJIEN NÄKEMYKSISTÄ Johtoryhmän avainrooli strategian toimeenpanossa yli toimialojen Vastausten perusteella johtoryhmällä on merkittävä rooli organisaation yhteistyökulttuurin luomisessa ja osallisten sitouttamisessa. Kuntastrategia ei ole minkään arvoinen, jos sitä ei osata toteuttaa käytännössä. Johtoryhmällä on avainrooli organisaation yhteishengen luojana, sitouttajana ja motivoijana. Tavoitteena on saada koko organisaatio, viranhaltijat ja luottamushenkilöt, ymmärtämään organisaation yhteiset tavoitteet ja toteuttamaan niitä päivittäisessä toiminnassa. Johtoryhmän selkeä rooli, suunnitelmallinen työskentely ja sitoutuneet jäsenet Johtoryhmätyöskentelyn tulisi olla muutakin kuin yleistä ja epävirallista keskustelua. Johtoryhmällä tulisi olla yhteisesti hyväksytty toiminta-ajatus ja mahdollisesti myös kirjallinen työjärjestys. Eräs kyselyyn vastannut kunnanjohtaja kertoi, että johtoryhmän kokouksissa ei ole ollenkaan asialistaa. Monessa vastauksessa toivottiin, että johtoryhmän jäsenet valmistautuisivat kokouksiin nykyistä paremmin, ja ymmärtäisivät johtoryhmän vaikutusmahdollisuudet koko kunnan toimintaan. Johtoryhmän on mahdollista olla tiimi, joka innostaa ja motivoi koko organisaatiota toteuttamaan yhteisiä tavoitteita. 3
TULOKSELLINEN JOHTORYHMÄTYÖSKENTELY YHTEENVETO KUNNANJOHTAJIEN NÄKEMYKSISTÄ Johtoryhmän osaamisen kehittäminen Johtoryhmän jäsenten osaamista pitäisi kehittää jatkuvasti mm. kouluttautumalla ja toiminnan arvioinnin avulla. Vastaajat toivoivat johtoryhmälle lisää koulutusta mm. strategisesta johtamisesta ja ajattelusta. Lisäksi johtoryhmän tulisi arvioida säännöllisesti sekä oman toimintansa onnistumista että kunnan toiminnan tuloksellisuutta ja vaikutuksia kuntalaisiin, elinympäristöön ja alueeseen. 4 Johtoryhmän läpinäkyvä toiminta ja suunnitelmallinen viestintä Jotta johtoryhmän rooli tulisi näkyväksi koko organisaatiossa, johtoryhmän on huolehdittava siitä, että sen toiminta on läpinäkyvää. Johtoryhmän päätöksistä tulisi viestiä henkilöstölle ja luottamushenkilöille. Myös kokousten kirjaamiskäytännöt tulisi olla määritelty selkeästi ennalta. Johtoryhmän kokoonpano ja työskentelyilmapiiri Johtoryhmän kokoonpanoon vaikuttavat organisaation koko ja johtamisjärjestelmä. Usein johtoryhmä muodostetaan kunnanjohtajasta ja toimialojen johtajista. Suuressa organisaatiossa haasteita voi aiheuttaa johtoryhmän liian suuri koko: esimerkiksi 11 jäsenen johtoryhmä on toimintakyvyltään ja dynamiikaltaan huomattavan erilainen kuin kolmen jäsenen johtoryhmä. On tärkeää, että johtoryhmän kokoonpano mahdollistaa tasa-arvoisen keskustelun: eräs kunnanjohtaja kertoi vastauksessaan, että haasteita johtoryhmän keskustelulle voi aiheuttaa esimerkiksi luottamushenkilöjäsenen erilainen taustarooli.
JOHTORYHMÄN KOKOONPANO 7 Yleisin johtoryhmän jäsenmäärä oli seitsemän. Suurimmassa johtoryhmässä oli 11 jäsentä. Pienimmässä johtoryhmässä oli kolme jäsentä. 12% 88% 88 % vastaajista pitää johtoryhmänsä kokoonpanoa toimivana. Ehdotuksia johtoryhmän kokoonpanon kehittämiseksi: Työntekijäjärjestöjen edustaja mukaan Johtoryhmä muodostetaan vain viranhaltijoista (ei luottamushenkilöitä) Useampia johtoryhmiä erilaisiin tarpeisiin organisaation suuren koon vuoksi 5
JOHTORYHMÄN ROOLI JA YDINTEHTÄVÄT 4 5 6 7 8 9 10 Johtoryhmän roolin ja ydintehtävän selkeys saavat arvosanaksi 8 (vastausten keskiarvo). Johtoryhmällä on selkeä asema ja rooli koko organisaation johtamisessa 4,3 Johtoryhmän ja poliittisen johdon työnjako on toimiva 4,0 Johtoryhmällä on merkittävä rooli kunnan strategiatyön valmistelijana 4,5 Johtoryhmä toimii aktiivisesti kunnan resurssien ja toimintojen yhteen sovittajana 4,2 Johtoryhmä tekee aktiivisesti töitä varmistaakseen tiedonkulun johdon sekä toimialojen välillä 4,2 Johtoryhmä kehittää aktiivisesti kunnan sisäisiä yhteistyösuhteita 4,0 Johtoryhmä kehittää aktiivisesti yhteistyösuhteita kunnan ja sen ulkoisten sidosryhmien välillä 3,5 Asteikko: 1=täysin eri mieltä, 2=jonkin verran eri mieltä, 3=ei samaa, eikä eri mieltä, 4=jonkin verran samaa mieltä, 5=täysin samaa mieltä 6
JOHTORYHMÄTYÖSKENTELYN KULTTUURI 4 5 6 7 8 9 10 Johtoryhmän työkulttuurin strategialähtöisyys saa arvosanaksi 8 (vastausten keskiarvo). Kunnan visio ja strategia ohjaavat johtoryhmän työskentelyä 4,0 Johtoryhmä keskustelee säännöllisesti strategisesti merkittävistä asioista 4,2 Johtoryhmä arvioi järjestelmällisesti kunnan toimintaympäristön muutoksia 3,7 Johtoryhmässä etsitään uusia ratkaisuja kyseenalaistamalla nykyisiä toimintatapoja 3,8 Johtoryhmässä pystytään analysoimaan rakentavasti kunnan sisäisiä ongelmia ja mahdollisia epäonnistumisia 4,1 Johtoryhmän sisäisiä ristiriitoja pystytään käsittelemään avoimesti ja rakentavasti 3,9 Johtoryhmän kokousten ilmapiiri on avoin ja keskusteluun innostava 4,3 Johtoryhmän kokouksissa kyetään tekemään päätöksiä määrätietoisesti 4,2 Johtoryhmän jäsenet ovat motivoituneita kehittämään johtoryhmätyöskentelyä 4,0 Asteikko: 1=täysin eri mieltä, 2=jonkin verran eri mieltä, 3=ei samaa, eikä eri mieltä, 4=jonkin verran samaa mieltä, 5=täysin samaa mieltä 7
JOHTORYHMÄN TOIMINTATAVAT JA MENETTELYT 4 5 6 7 8 9 10 Johtoryhmän toimintatapojen ja menettelyjen systemaattisuus ja tehokkuus saa arvosanaksi 8 (vastausten keskiarvo). Johtoryhmälle on laadittu kirjallinen toimenkuva (tehtävät ja työnjako) 2,6 Johtoryhmän jäsenet ymmärtävät johtoryhmätyöskentelyn toiminta-ajatuksen ja tavoitteet 3,8 Johtoryhmätyötä ohjaa vuosisuunnitelma tai vuosikello 3,5 Johtoryhmän kokoukset on valmisteltu huolellisesti 3,3 Johtoryhmän kokousten asialista toimitetaan oikea-aikaisesti 3,6 Johtoryhmän jäsenet ovat valmistautuneet ja perehtyneet käsiteltäviin asioihin etukäteen 3,2 Johtoryhmän kokoukset ovat tehokkaita ja etenevät suunnitelman mukaisesti 3,6 Johtoryhmän jäsenet sitoutuvat yhdessä tehtyihin päätöksiin ja toimivat niiden mukaisesti sovitussa aikataulussa 3,9 Johtoryhmä seuraa päätöstensä toteutumista käytännössä 3,7 Johtoryhmän toiminnasta ja päätöksistä viestitään selkeästi palvelualueille 3,6 Johtoryhmän omaa toimintatapaa arvioidaan ja kehitetään järjestelmällisesti 3,3 Asteikko: 1=täysin eri mieltä, 2=jonkin verran eri mieltä, 3=ei samaa, eikä eri mieltä, 4=jonkin verran samaa mieltä, 5=täysin samaa mieltä
VASTAAJAT 58 BDO Oy:n toteuttamaan kyselyyn vastasi 58 kunnan- tai kaupunginjohtajaa. Kysely toimitettiin kaikille Manner-Suomen kuntien johtajille. Yli 10 000 asukasta Alle 4 000 asukasta 26% 41% 33% Vastaajat tulivat eri kokoisista kunnista - suurin osa 4 000 10 000 asukkaan kunnista. 4 000 10 000 asukasta 9
JOHTORYHMÄKESKUSTELU JATKUU BDO LEADERISSÄ! Seminaari pureutuu tavoitteiden ja toimintatapojen arviointiin johtajuuden näkökulmasta. 10 Lisätietoa sekä ilmoittautuminen 13.4.2017 saakka osoitteessa: www.bdo.fi/bdoleader2017
ARVIOINTEJA ORGANISAATIOLLESI BDO tarjoaa tukea erilaisiin johtamisen arviointi- ja kehittämishankkeisiin mm. Johtamisjärjestelmän arviointi Toimintojen organisoinnin arviointi (mm. tukipalvelujen organisointi ja kehittäminen) Toimielintyöskentelyn arviointi (esim. johtoryhmä, valtuusto, hallitus, lautakunnat, konserniyhteisöjen hallitukset tms.) Valtuustokauden arviointi Kuntastrategian arviointi DISC-johtamiskäyttäytymisen arviointi johtoryhmäläisille Menetelmiä voivat olla esim. Kyselyt (sähköinen webropol-kysely) Haastattelut Benchmarking Muun asiakkaan toimittaman aineiston analyysi Toimeksianto räätälöidään aina asiakaskohtaisesti. Kysy tarjous: kehitysjohtaja Jari Salomaa puh. 050 462 6900 jari.salomaa@bdo.fi 11
Copyright 2016 All rights reserved. BDO Oy, a limited liability company incorporated in Finland, is a member of BDO International Limited, a UK company limited by guarantee, and forms part of the international BDO network of independent member firms. Ota yhteyttä ja kysy lisää johtamisen arviointi- ja kehittämispalveluista! Jari Salomaa kehitysjohtaja 050 462 6900 jari.salomaa@bdo.fi Heini Ruski Asiantuntija 050 324 9103 heini.ruski@bdo.fi BDO HELSINKI VATTUNIEMENRANTA 2 00210 HELSINKI BDO TURKU LINNANKATU 10 A 20100 TURKU BDO TAMPERE LAPINTIE 6 33100 TAMPERE BDO OULU SEPÄNKATU 20 90100 OULU +358 20 743 2920 www.bdo.fi